Hälso- och sjukvårdspersonals legitimation - uppföljning. Granskning på uppdrag av Region Skånes revisorer

Hälso- och sjukvårdspersonals legitimation - uppföljning

Granskning på uppdrag av Region Skånes revisorer

Tina Burgerhout

Nils Rydmarker

Innehåll

1. Sammanfattning ... 3

2. Inledning ... 5

Bakgrund ... 5

2.1. Syfte och avgränsning ... 5

2.2. Revisionsfrågor ... 5

2.3. Metod och revisionskriterier ... 6

2.4. Projektorganisation ... 7

2.5. 3. Iakttagelser, bedömningar och slutsatser ... 8

Iakttagelser: Förändringar i rekryteringsprocessen 2010-2013 ... 8

3.1. 3.1.1. Organisation och ansvarsområden ... 8

3.1.2. Rekryteringsprocessen i Region Skåne ... 9

3.1.3. Rekryteringsprocessen i Capio och Aleris ... 11

Slutsatser: Förändringar i rekryteringsprocessen 2010-2013 ... 12

3.2. Iakttagelser: Personalakten ... 14

3.3. 3.3.1. Dokumentation av betygshandlingar och referenser ... 14

3.3.2. Dokumentation av giltig legitimation ... 15

3.3.3. Dokumentation inom Capio och Aleris ... 15

Slutsatser: Personalakten ... 15

3.4. Iakttagelser: Kontroller ... 16

3.5. 3.5.1. Kontroll av betyg och referenser ... 17

3.5.2. Kontroll av legitimation ... 17

3.5.3. Kontroller av inhyrd personal ... 18

Slutsatser: Kontroller ... 18

3.6. Iakttagelser: Information och utbildning ... 20

3.7. 3.7.1. Information ... 20

3.7.2. Utbildning ... 21

Slutsatser: Information och utbildning ... 21

3.8. Bilaga 1 - Intervjuförteckning ... 23

1. Sammanfattning

Den övergripande revisionsfrågan i denna granskning har varit huruvida hälso- och sjukvårdens rutiner vid rekrytering/anställning av läkare, sjuksköterskor och barnmorskor fungerar ändamålsenligt.

Vår bedömning är att rekrytering av legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal inte fungerar ändamålsenligt. Detta bekräftas av den granskning av personalakter som gjorts. I alltför liten utsträckning finns dokumenterade bevis på att kontroller som är nödvändiga för att upprätthålla patientsäkerheten är utförda. Bevis om giltig legitimation, betygshandlingar och referenser saknas i hög grad i personalakterna. Samma brister framkom i revision nr 26/2010. En skärpt kontroll av dessa handlingar uttrycktes då i yttranden från Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsnämnden till revisorerna. En skärpt kontroll har inte fått genomslag fullt ut i Regionen. Trots en gemensam HR- organisation och gemensamma riktlinjer för rekrytering inom Region Skåne skiljer sig lokala rekryteringsrutiner åt. Granskningen visar att detta dels beror på ett misstroende mot vissa delar av HR-organisationen, dels på otydlig kommunikation kring gällande rutiner och hur dessa följs upp.

Revisionsfrågor:

1. Hur ser det ut idag jämfört med tidigare?

Vår bedömning är att Region Skåne idag har en ändamålsenlig organisation som syftar till samsyn och samarbete i HR-frågor¹. Den utgår centralt från HR-direktören och Koncernstaben HR. I nära samarbete med förvaltningarnas HR-chefer beslutas regiongemensamma riktlinjer och policys i rekryteringsfrågor. Som en del i organisationen finns Gemensamma servicefunktionen (GSF). GSF:s tjänster är till viss del obligatoriska för att säkerställa att rekryteringsprocessen ser likadan ut i hela Regionen. En del rekryterande chefer har inte förtroende för GSF:s tjänster och utför därför arbete som ingår i GSF:s obligatoriska tjänsteutbud.

 Vi rekommenderar att Region Skåne tydligare medvetandegör personal som arbetar med HR-frågor om organisationsstrukturen och dess roll- och ansvarsfördelning.

 Vi rekommenderar att GSF skall ansvara för en större del av rekryteringsprocessen än idag.

 Vi rekommenderar att GSF:s kompetensnivå höjs för att bättre motsvara rekryterande chefers krav.

2. Vilka enhetliga rutiner har framtagits gällande rekryteringsprocessen sedan rapporten 2010 och används dessa fullt ut i regionen?

Dokumentet Region Skånes rekryteringsprocess (Rekryteringsprocessen) har upprättats. Det innehåller en tydlig beskrivning av rutinerna för hur en rekryteringsprocess inom Region Skåne skall gå till.

Dokumentet är obligatoriskt att följa. 2010 fanns endast rekommendationer. Granskningen visar att nuvarande rutiner som gäller vid rekryteringsprocesser inte följs.

 Vi rekommenderar att Rekryteringsprocessen och dess innehåll tydliggörs för rekryterande chefer.

Dokumentet är inte endast ett stöd utan måste följas.

 Vi rekommenderar en regelbunden uppföljning av i vilken utsträckning rutiner följs vid rekryteringar. Det skulle vara värdefullt i utvecklings- och förbättringsarbete.

3. Kontrolleras betyg och referenser vid varje anställning? Hur görs dessa kontroller?

I samtliga verksamheter förutom den granskade privata primärvården kontrolleras alternativt dokumenteras betyg och referenser i alltför låg utsträckning. Inte en enda personalakt från den

1 HR (eng. Human resources) kallas en organisations mänskliga resurser och hanteringen av dessa i organisationen. Exempel på HR-frågor är personalpolitiska och personaladministrativa frågor.

offentliga primärvården innehöll referenser och endast 10 % innehöll betyg eller intyg om behörighetsgivande utbildning. I de fall betygshandlingar finns ligger de ofta någon annanstans än i personalakten. Referenstagning sker vanligen muntligen per telefon vilket får till följd att inget dokument sparas. Rekryterande chefer är noga med att referenten är en före detta chef till sökanden.

 Vi rekommenderar skärpta krav på att betyg kontrolleras och en tydlig kommunikation om att betygsutdrag skall sparas i personalakten.

 Vi rekommenderar skärpta krav på att referenser kontrolleras och en tydlig kommunikation om att referenser skall sparas i personalakten.

 Vi rekommenderar insatser för att få tillstånd en attitydförändring för när referenstagning är aktuellt. Referenser bör alltid tas för att få en korrekt bild av sökandes tidigare arbetsprestationer.

4. Kontrolleras legitimationernas giltighet? Hur görs dessa kontroller?

Rekryterande chef skall säkerställa att sökandes legitimation är giltig och förvissa sig om eventuella tillsyns- och ansvarsärenden föreligger. I revision nr 26/2010 konstaterades att denna kontroll i princip aldrig utfördes i någon verksamhet. Vår granskning visar att en avsevärd förbättring har skett inom både offentliga och privata verksamheter. Detta gäller både primär- och specialistvård. Den offentliga specialistvården uppvisar i högst utsträckning bevis på att kontroll av giltig legitimation har utförts (32

% av granskade personalakter). Merparten av tillsättningarna föregås inte av en legitimationskontroll.

 Vi rekommenderar att det i riktlinjerna för rekryteringsprocessen tydliggörs att legitimationskontroll skall utföras.

 Vi rekommenderar att det i riktlinjerna för rekryteringsprocessen tydliggörs att bevis om att legitimationskontroll är utförd skall sparas i personalakten.

5. Vilka handlingar sparas i personalakten vid rekryteringsprocessen? Finns det någon kvalitetssäkring inom området?

Granskningen visar att rutinerna brister avseende vad som skall sparas i personalakten. Ytterst gäller detta dokumentation av betygshandlingar, referenser och legitimation. Till skillnad från när granskningen 2010 gjordes finns nu obligatoriska riktlinjer för vad personalakten skall innehålla.

Rutinerna har dock inte omsatts i praktiken fullt ut.

 Vi rekommenderar att innehållet i Rekryteringsprocessen avseende vad personalakten skall innehålla tydliggörs.

 Vi rekommenderar att rutiner införs för hur dokumentationen i personalakten skall följas upp.

 Vi rekommenderar att rutiner införs för vem som skall följa upp dokumentationen i personalakten.

6. Hur tillgodoses behovet av information och utbildning i rekryteringsfrågor?

Det är de enskilda förvaltningarnas ansvar att säkerställa att dess medarbetare har den kompetensnivå som krävs för yrket. Cheferna upplever att de har den information och den utbildning som krävs i rekryteringsfrågor. Granskningen visar att viktiga steg i rekryteringsprocessen hoppas över. Detta talar emot att informationsflöde och utbildningsinsatser i rekryteringsfrågor är tillräckliga.

 Vi rekommenderar att gällande rutiner förtydligas i det primära rekryteringsstödet som finns i dokumentform - Rekryteringsprocessen.

 Vi rekommenderar att det nya regiongemensamma intranätet Vårt gemensamma intranät (VGI) utformas som en levande sida med kontinuerliga uppdateringar. Att följa informationsflödet skall vara en naturlig del i det dagliga arbetet.

 Vi rekommenderar att lokala HR-specialister får större ansvar för informationsspridning och omvärldsbevakning inom HR-området.

 Vi rekommenderar att bestämmelser avseende obligatoriska utbildningsinsatser i större utsträckning utformas centralt.

 Vi rekommenderar en fortsatt spridning av utbildning i form av chefskörkortet.

2. Inledning Bakgrund 2.1.

En legitimation ger laglig rätt att behandla och vårda patienter inom hälso- och sjukvården. För att patientsäkerheten skall garanteras krävs att rekrytering av hälso- och sjukvårdspersonal föregås av noggranna kontroller av bevis på giltig och äkta legitimation samt referenser som styrker ett gott yrkesutövande. Revisorerna har under 2010, rapport nr 26², granskat hälso- och sjukvårdspersonalens legitimation. Det har framkommit en del brister i granskningen och under 2013 har revisorerna beslutat att genomföra en uppföljning med fokus på vidtagna och planerade åtgärder inom området.

Syfte och avgränsning 2.2.

Granskningen skall med utgångspunkt i det ovan nämnda ge revisorerna underlag för att bedöma om hälso- och sjukvårdens rutiner vid rekrytering/anställning av läkare, sjuksköterskor och barnmorskor fungerar ändamålsenligt. Granskningen skall även ha fokus på vidtagna och planerade åtgärder inom området.

Granskningen skall, förutom det regionövergripande perspektivet, omfatta all offentligt finansierad hälso- och sjukvård inom Region Skåne.

Kartläggning och analys skall så långt det är möjligt tydliggöra eventuella skillnader mellan vårdgivare på regional nivå, mellan primärvård och specialiserad vård samt mellan offentlig och privat vårdgivare.

Revisionsfrågor 2.3.

Förutom vad som angivits ovan har granskningen utgått från följande frågor:

1. Hur ser det ut idag jämfört med tidigare?

2. Vilka enhetliga rutiner har framtagits gällande rekryteringsprocessen sedan rapporten 2010 och används dessa fullt ut i regionen?

3. Kontrolleras betyg och referenser vid varje anställning? Hur görs dessa kontroller?

4. Kontrolleras legitimationernas giltighet? Hur görs dessa kontroller?

5. Vilka handlingar sparas i personalakten vid rekryteringsprocessen? Finns det någon kvalitetssäkring inom området?

6. Hur tillgodoses behovet av information och utbildning i rekryteringsfrågor?

2 Revision nr 26/2010 Rekrytering av legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal

Metod och revisionskriterier 2.4.

Granskningen har genomförts med hjälp av dokumentstudier, intervjuer samt granskning av personalakter.

Intervjuer

Djupintervjuer har genomförts enligt en i förväg fastställd intervjumall. 16 intervjuer har genomförts via personliga möten och en via telefon. Från den offentligt drivna vården har följande personer intervjuats: HR-chefer vid förvaltningarna Skånes universitetssjukvård³, Skånevård Sund och Skånevård Kryh, verksamhetschefer och enhetschefer vid Skånes universitetssjukhus (SUS), Helsingborgs lasarett, Centralsjukhuset Kristianstad och psykiatriska mottagningen i Eslöv samt HR-specialister vid Helsingborgs lasarett, Centralsjukhuset Kristianstad och Lasarettet i Ystad samt en förhandlare vid Skånevård Sund. Från den privat drivna vården har sjukhuschef, verksamhetschef samt personalspecialist⁴ vid Capio Simrishamns sjukhus intervjuats. Från Koncernkontoret har enhetschefen vid Koncernstaben HR intervjuats. Därtill har ett studiebesök gjorts på Gemensamma servicefunktionen (GSF) där teamledare och rekryterare intervjuades och visade rekryteringsverktyget Offentliga jobb.

Förteckning över intervjuade personer återfinns i bilaga 1.

Granskning av personalakter

Inom ramen för granskningen har cirka 200 personalakter fördelade på offentlig⁵ och privat⁶ primärvård samt offentlig⁷ och privat⁸ specialistvård granskats. Urvalet består av personer som anställts efter december 2012.⁹ Läkartjänster stod för 32 % av personalakterna, sjukskötersketjänster för 62 % och barnmorsketjänster för 6 %. Fördelningen mellan antalet granskade personalakter från offentligt/privat driven vård var 76 % respektive 24 % vilket motsvarar fördelningen offentligt/privat driven vård inom Region Skåne.

Revisionskriterier

De bedömningskriterier som utgjort grunden för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar är i denna granskning främst:

 Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763)

 Patientsäkerhetslagen (2010:659)

 Förordning om behörighet till vissa anställningar inom hälso- och sjukvården m.m.

(1998:1518)

3 I rapporten skrivs förvaltningen Skånes universitetssjukvård ut i sin helhet medan Skånes universitetssjukhus förkortas SUS.

4 Personalchef benämns personalspecialist på Capio Simrishamns sjukhus.

5 Skånes universitetssjukvård, Skånevård Sund och Skånevård Kryh.

6 Capio.

7 Skånes universitetssjukvård, Skånevård Sund och Skånevård Kryh.

8 Capio och Aleris.

9 För att få ett tillräckligt urval av barnmorskor samt personal från Hässleholms sjukvårdsorganisation, Lasarettet i Landskrona och de privata verksamheterna inkluderades härifrån också personer anställda före dec 2012.

 Socialstyrelsens föreskrifter Särskilt förordnande att utöva läkaryrket för icke legitimerade läkare (SOSFS 2000:6)

 Socialstyrelsens föreskrifter Erkännande av yrkeskvalifikationer inom hälso- och sjukvården (SOSFS 2007:23)

 Socialstyrelsens föreskrifter Undantag från kravet på legitimation för vikarie på anställning som sjuksköterska (SOSFS 2000:9)

Övriga dokument som studerats är bland annat:

 Region Skånes budget 2013 (Verksamhetsplan med plan för 2014 och 2015)

 Region Skånes rekryteringsprocess (Personalstrategiska avdelningen 2011-10-17)

 Personalidé – vår personalpolitiska värdegrund (Region Skåne)

 Regiongemensamma policydokument och processbeskrivningar

 Revision nr 26/2010 Rekrytering av legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal

 Regionstyrelsens yttrande (2011-04-28) gällande slutsatserna i revision nr 26/2010

 Hälso- och sjukvårdsnämndens yttrande (2011-04-15) gällande slutsatserna i revision nr 26/2010

Projektorganisation 2.5.

Projektledare från Revisionskontoret var bitr. yrkesrevisor Åsa Nilsson. Kontaktperson från Regionens revisorer var Lars-Olof Olsson. Från Helseplan var Tina Burgerhout projektledare och konsulten Nils Rydmarker var involverad i arbetet. Marie Öberg Lindevall var intern kvalitetsansvarig på Helseplan.

3. Iakttagelser, bedömningar och slutsatser

Iakttagelser: Förändringar i rekryteringsprocessen 2010-2013 3.1.

I detta avsnitt behandlas revisionsfrågorna: 1. ”Hur ser det ut idag jämfört med tidigare?” och 2.

”Vilka enhetliga rutiner har framtagits gällande rekryteringsprocessen sedan rapporten 2010 och används dessa fullt ut i regionen?”

3.1.1. Organisation och ansvarsområden

Region Skåne är den största arbetsgivaren inom hälso- och sjukvård i Skåne. Antalet medarbetare är cirka 32 000. Organisationen avseende HR är idag uppbyggd enligt bilden nedan.

Figur 1 – HR-organisationen i Region Skåne och dess förvaltningar (förenklad bild)

Utifrån intervju med enhetschefen på Koncernstab HR samt i dokumentgranskning framgår att HR-direktören arbetar tillsammans med Koncernstab HR med strategisk utveckling av regiongemensamma riktlinjer, policys och processer inom HR-området. Koncernstaben samordnar HR-frågor inom Regionen och arbetar mot ett gemensamt förhållningssätt. På förvaltningsnivå finns en HR-chef. Denne leder, utvecklar, följer upp och samordnar HR-arbetet på förvaltningen. HR-chefen på respektive förvaltning skall enligt intervjuer och dokumentgranskning utgå ifrån ett regionövergripande synsätt och inte enbart se till den egna förvaltningen. HR-direktören och tre enhetschefer i Koncernstab HR bildar tillsammans med förvaltningarnas HR-chefer ett HR-chefsnätverk. Dessa fastställer gemensamt policys och riktlinjer, exempelvis hur Region Skånes rekryteringsprocess skall se ut. Under respektive förvaltnings HR-chef finns en stab som arbetar med processer för bland annat HR-styrning och kompetensförsörjning. För dessa processer finns nätverk med stabsrepresentanter från både förvaltningar och Koncernstab HR. Under HR-chefen finns även HR-ansvariga som arbetar för

divisionschefen. De har i sin tur HR-specialister som utgör det verksamhetsnära stödet till rekryterande chef.

HR-organisationen har förändrats sedan förra revisionen gjordes 2010 (revision nr 26/2010).

Denna revision visade att Region Skånes förvaltningar mer eller mindre själva valde hur de ville utforma sina processer. Nuvarande organisation är mer centraliserad. Nu finns det formulerade roller och ansvarsområden i högre utsträckning än tidigare. Gemensamma HR- processer har utarbetats. Ett avstamp mot ett regiongemensamt och mer uppstyrt förhållningssätt till HR-frågor skedde 1 september 2010 då Gemensamma servicefunktionen (GSF) bildades. GSF skulle i det inledande skedet bland annat vara ett valfritt rekryteringsstöd till förvaltningarna. Genom GSF och standardiserade processer skulle förvaltningarna få möjlighet att frigöra resurser för kärnverksamheterna. Sedan 2010 har GSF fått mer inflytande över rekryteringsprocessen. En del av dess tjänster är idag obligatoriska för förvaltningarna att köpa. Behovet av att utveckla gemensamma arbetssätt, strukturer och aktiviteter inom rekryteringsområdet finns fortfarande enligt Koncernstab HR. HR-chefer och verksamhetsnära chefer menar i sin tur att de gemensamma processer som redan finns inte fullt ut har överförts i praktiken.

3.1.2. Rekryteringsprocessen i Region Skåne

Rekryteringsprocessen

Bilden nedan visar den rekryteringsprocess som är obligatorisk för alla verksamheter att följa.

Figur 2 – Rekryteringsprocessen i Region Skåne (endast relevanta delar)

Som stöd i rekryteringen finns Region Skånes rekryteringsprocess (Rekryteringsprocessen) som är ett dokument med alla steg i processen förklarade. Intervjuade rekryterande chefer menar att man är väl bekant med Rekryteringsprocessen. Enligt rekryterande chefer följs samtliga steg

i bilden ovan. Både intervjuer och granskningen av personalakter vittnar dock om brister i dokumentationen av utförandet.

Roller och ansvar

Rekryterande chef är ansvarig för rekryteringen. Denne skall vid tillsättningen se till att obligatoriska kontroller gjorts, dokumenterats och arkiverats i personalakten. Chefens verksamhetsnära stöd i HR-frågor utgörs av HR-specialisten. HR-specialisten innehar en generalistroll inom HR och skall kunna rekryteringsprocessen. Gentemot rekryterande chef har HR-specialisten en konsultativ roll och skall ge råd och stöd genom hela rekryteringsprocessen.

HR-specialisten skall också kunna bistå med tolkning av lagar och avtal. Med kunskap i HR- frågor är de viktiga informationsspridare inom området. HR-specialistens arbetsuppgifter och ansvarsområde varierar beroende på chef, förvaltning, storlek på klinik etc. Rekryterande chefer tar hjälp av HR-specialisterna i varierande utsträckning. I intervjuer med rekryterande chefer och HR-specialister på olika sjukhus framkommer att HR-specialistens uppgifter på Centralsjukhuset Kristianstad skiljer ut sig från övriga. Där utför HR-specialisterna generellt fler uppgifter än på andra verksamheter.

GSF:s service

GSF är en regiongemensam servicefunktion inom de administrativa områdena HR och ekonomi i Region Skåne. GSF har ett obligatoriskt baspaket vilket innebär att de utför delar av rekryteringen i samarbete med rekryterande chef. I det obligatoriska baspaketet ingår att GSF i samarbete med rekryterande chef utarbetar kravprofil, gör en tidplan för rekryteringsprocessen, sköter annonsering, ansvarar för viss kommunikation med kandidater samt gör urval mot kravprofil och urval till intervju. Därtill erbjuds ytterligare tjänster inom rekryteringsprocessen såsom referenstagning och kontroller mot Socialstyrelsen. Initialt var förvaltningarna inte tvungna att låta GSF sköta delar av rekryteringsprocessen. Tjänsterna inom rekrytering riktade sig främst till mindre verksamheter utan eget HR-stöd. Enhetschefen för Koncernstab HR menar att det faktum att alla verksamheter numera måste använda sig av GSF är ett tydligt steg mot en standardisering av rekryteringsprocessen i Regionen.

Rekryteringsprocessens legitimitet

HR-chefer och rekryterande chefer menar i intervjuer att tanken med en regionövergripande, effektiv och kvalitetssäkrad rekryteringsprocess är god. GSF skulle kunna bistå med kompetens och kontinuitet i processen. På GSF arbetar personalvetare som borde kunna utforma attraktiva annonser och sortera inkommande ansökningar på rätt sätt. Rekryterande chefer saknar enligt egen utsago dock i många fall tilltro till GSF:s arbete i rekryteringsprocessen. De ser GSF som en omväg i processen som resulterar i dubbelarbete. Förvaltningarna köper i princip alltid baspaketet och inga tilläggstjänster. Även moment som ingår i baspaketet och som GSF gör (se figur 2 ovan) väljer rekryterande chefer att parallellt utföra själva. Som skäl anger cheferna att man vill ha kontroll över processen. Rekryterande chefer menar också att GSF saknar den medicinska kompetens som krävs för att göra ett urval av inkommande ansökningar till läkar- och sjukskötersketjänster. Rekryterande chefer läser därför alla inkommande ansökningar och gör själva ett urval för dessa yrkeskategorier. För yrkeskategorier med lägre medicinsk kompetens fyller GSF en viktigare funktion enligt de intervjuade cheferna. Ett problem som påpekas av flera chefer är också att GSF saknar lokalkännedom. Därför kan GSF inte marknadsföra enskilda förvaltningar i samband med

annonsering vilket skedde då rekryteringen sköttes på lokal nivå. Flertalet intervjuade chefer och HR-specialister på förvaltningarna framhåller att GSF har ett svårt uppdrag. GSF ansvarar för en begränsad del av rekryteringsprocessen. GSF deltar främst i den inledande delen av rekryteringsprocessen. Att inte få ha inflytande över en större del av rekryteringsprocessen kan sänka motivationen hos GSF:s medarbetare menar några av de intervjuade cheferna.

I intervjuerna framkommer att verksamhetsnära chefer generellt ser mindre potential i GSF än vad chefer på övergripande förvaltningsnivå gör. Flertalet verksamhetsnära chefer skulle enligt intervjuerna vilja sköta hela processen själva. De tycker alltså inte att GSF fyller någon funktion. De rekryterande cheferna förefaller inte heller reflektera över hur GSF kan förbättras för att faktiskt kunna bli ett effektivt stöd i rekryteringen. Denna inställning skiljer sig något mot HR-chefernas. HR-cheferna instämmer med rekryterande chefers kritik mot GSF. Däremot ser de samtidigt att GSF skulle kunna fylla en viktig funktion som stöd till rekryterande chef. Ett alternativ som nämns i intervjuerna med HR-cheferna är att utöka uppdraget för GSF. Ett större deltagande genom hela rekryteringsprocessen skulle betyda att GSF får snabbare återkoppling om vad som händer i processen och ett mer stimulerande arbete. En HR-chef menar att om GSF tydligare får se resultat och effekt av sitt jobb skulle motivationen öka och kvaliteten på deras arbete höjas. Som ett alternativ till en utökning av GSF:s uppdrag nämner också HR-chefen att GSF inte skulle ansvara för någon del i rekryteringen.

IT-stödet Offentliga jobb

Rekryteringsprocessen stöds av och registreras i det web-baserade IT-stödet Offentliga jobb.

Både GSF och rekryterande chefer har tillgång till Offentliga jobb. I de fall HR-specialister är mer involverade i rekryteringsarbetet har även de tillgång till Offentliga jobb. För Region Skåne fungerar Offentliga jobb som ett rekryteringverktyg. Arbetssökande å andra sidan använder det som en sökmotor för jobb inom Region Skåne. Överlag anser både rekryterande chefer, HR-specialister och GSF att Offentliga jobb är ett bra verktyg som är lätt att arbeta i.

Rekryterande chefer och HR-specialister uppskattar också att alla uppgifter kommer in centralt och att man får en god överblick över hur långt man har kommit i processen. I Offentliga jobb kan rekryterande chefer bland annat söka CV, rangordna sökanden, göra ett urval och på ett transparent sätt kommunicera med GSF. I systemet finns också dokument och lathundar om vilka rutiner som finns och skall följas vid en rekrytering.

3.1.3. Rekryteringsprocessen i Capio och Aleris

De privata vårdgivarna som inkluderats i denna granskning är Capio och Aleris. Vi har tagit del av riktlinjer för rekryteringsprocessen på Capio Närsjukvård och Aleris. Capio Närsjukvårds och Aleris anvisningar om hur en rekryteringsprocess skall gå till är inte lika omfattande som Region Skånes. Anvisningarna är också av mer rådgivande karaktär. Capio Simrishamns sjukhus tillhör inte Capio Närsjukvård utan Capio Närvård.¹⁰ Personalchefen på Capio Simrishamns sjukhus hade vid intervjutillfället ingen vetskap om det finns centralt utgivna riktlinjer för rekryteringsprocessen inom Capio Närvård.

10 Capio Närsjukvård och Capio Närvård är två olika verksamhetsområden inom koncernen Capio.

Personalspecialisten på Capio Simrishamns sjukhus understryker att verksamheten i stor utsträckning själva kan styra rekryteringsprocessen. Detta uppfattas av personalchefen som positivt. Våren 2013 tog Capio över driften av Simrishamns sjukhus från Carema. Carema hade en betydligt mer centralstyrd rekryteringsprocess. Riktlinjerna var då inte anpassade efter de lokala förhållandena. Ur det hänseendet är förutsättningarna för en god rekryteringsprocess bättre nu menar personalchefen. Däremot fanns tidigare ett elektroniskt rekryteringsverktyg.

Det saknas nu vilket enligt personalchefen gör anställningsförfarandet mer omständligt.

Att döma av Aleris anvisningar om hur rekryteringsprocessen skall gå till är deras rekryteringsprocess mer detaljerad och centralstyrd än Capio Närsjukvårds. Aleris har också ett IT-stöd för webbrekrytering och en databas för CV-registrering. Det finns flera automatiserade funktioner såsom (automatiskt) svarsmail till alla sökande samt (automatiskt) utskick av intresseförfrågan med jämna mellanrum.

Slutsatser: Förändringar i rekryteringsprocessen 2010-2013 3.2.

HR-organisationen – Vår bedömning är att Region Skåne nu har en ändamålsenlig organisation som syftar till samsyn och samarbete i HR-frågor. Det är viktigt att kopplingen mellan Koncernstab HR och förvaltningarna är fortsatt tydlig. Utan denna försvåras samordningen förvaltningarna emellan och risken för en återgång till lokala rekryteringsprocesser ökar.

Gällande roller och ansvarsområden måste vara kända och anses legitima i hela organisationen. Vi bedömer att de idag inte helt hunnit etablera sig på verksamhetsnivå.

Region Skåne har idag en tydligare organisationsstruktur avseende rekrytering än vid tidpunkten för motsvarande granskning 2010. Det finns även en rekryteringsprocess som skall gälla för all verksamhet inom Regionen. Rekryteringsprocessen utarbetas av Koncernstaben HR i samarbete med HR-direktör och förvaltningarnas HR-chefer. Genom detta har policys och riktlinjer gällande rekrytering blivit regiongemensamma. Regionens HR-organisation gynnar interaktion mellan förvaltningar och sjukhus. HR-funktioner med ansvar för olika processer ingår i sjukhus- och förvaltningsöverskridande nätverk.

Vi rekommenderar att Region Skåne tydligare medvetandegör personal som arbetar med HR- frågor om organisationsstrukturen och dess inbördes roller. För att omsätta roll- och ansvarsuppdelningen fullt ut i praktiken krävs en ökad kännedom om just organisationens uppbyggnad.

GSF – en del av HR-organisationen – Vi bedömer att det stöd som GSF ger vid rekrytering är uppbyggt för att ge ett adekvat stöd till verksamheterna. De utgör en del i standardiseringen av rekryteringsprocessen. GSF har tydliga rutiner för hur de inledande delarna av rekryteringen skall ske. Allmängiltiga mallar finns utarbetade för bland annat kravprofil och annonser. Vid tidpunkten för revision nr 26/2010 var GSF inte lika utvecklad som idag. Nu är det en väsentlig del av HR-organisationen. Avseende rekrytering var inte någon av dess tjänster obligatorisk 2010. Att GSF fanns innebar då ingen inskränkning i respektive förvaltnings val att utforma sin egen metod för rekrytering. Idag är en del av GSF:s tjänster obligatoriska. Syftet är att uppnå ett enhetligt arbetssätt för rekrytering i Regionen. GSF skall behandla alla inkommande ärenden på samma sätt.

Vi bedömer att det finns en misstro mot GSF bland rekryterande chefer. Servicen har alltför låg legitimitet. Kompetensen inom GSF är huvudsakligen inriktad på HR medan medicinsk kompetens saknas. Medicinsk kompetens krävs för att identifiera lämpliga kandidater vid

rekrytering. Rekryterande chefer väljer därför att själva parallellt utföra uppgifter som GSF är ålagda att utföra och utför.

Vi rekommenderar att GSF får ansvara för en större del av rekryteringsprocessen. Idag har GSF en liten roll i ett initialt skede av rekryteringsprocessen. För att kunna etablera en standardiserad rekryteringsprocess i Regionen bör GSF få ökat inflytande över de rutiner som idag sätts lokalt. GSF:s tjänster bör bestämmas i samråd med rekryterande chefer för att säkerställa att utbud möter efterfrågan.

Vi rekommenderar att kompetensmixen inom GSF ses över. En ökad medicinsk kompetens skulle öka rekryterande chefers förtroende för GSF och leda till bättre rekryteringar.

Riktlinjer för rekryteringsprocessen – Vi bedömer att det idag finns klara riktlinjer för rekrytering inom Region Skåne. Vid tidpunkten för granskningen 2010 fanns endast en frivillig vägledning för rekrytering på Regionens intranät. Idag finns ett gediget dokument, Rekryteringsprocessen, som skall följas vid rekrytering. Intervjuer visar att rekryterande chefer inte är bekanta med rekryteringsstegen som anges i dokumentet. Huruvida rekryteringar i verkligheten sker enligt den gällande regiongemensamma processen är svårt att säga.

Dokumentation från rekryteringsprocesser saknas i de flesta fall. Idag är möjligheten att följa upp enskilda rekryteringar undermålig. I sin tur försvåras då utveckling och förbättring av rekryteringsprocessen. Det finns även vissa brister och otydligheter i dokumentet Rekryteringsprocessen. Detta gäller bland annat vilken dokumentation som skall sparas i personalakten.

Vi rekommenderar att Rekryteringsprocessen och dess innehåll tydliggörs för rekryterande chefer. Dokumentet är inte endast ett stöd eller en frivillig vägledning. Rutiner i Rekryteringsprocessen är till stor del tvingande och måste följas. Först när rutinerna följs kan effekt ses av den uppstramning av rekryteringsprocessen som gjorts sedan granskningen 2010.

Vi rekommenderar en regelbunden uppföljning av i vilken utsträckning rutiner följs vid rekryteringar. Det skulle vara värdefullt i utvecklings- och förbättringsarbetet inom rekrytering.

Roller vid rekrytering – Vi bedömer att de HR-stöd som finns till förfogande kan utnyttjas på ett mer effektivt sätt i de flesta verksamheter. En tydlig och allmängiltig rekryteringsprocess kräver en klar arbetsfördelning. Vår bedömning är att det i Regionen inte finns en tillräckligt tydlig arbetsfördelning mellan rekryterande chef och HR-specialist. Arbetsfördelningen skiljer sig runt om i Regionen. Granskningen visar att HR-specialisterna har kunskap som rekryterande chefer ibland saknar. HR-specialisterna är viktiga informationsspridare. De kan hjälpa rekryterande chef att omsätta centrala riktlinjer för rekryteringsprocessen i praktiken. Risken att obligatoriska bitar i processen förbises minskar därmed.

Vi rekommenderar att HR-specialistens roll stärks och får samma innebörd i hela Regionen.

IT-stöd – Vår bedömning är att det IT-verktyg, Offentliga jobb, som Region Skåne infört sedan granskningen 2010 underlättar rekryteringsprocessen. Det är lättillgängligt, lättförståeligt och ger en god överblick över rekryteringsprocessen.

Rekryteringsprocessen inom Capio och Aleris – Vi bedömer att rekryteringsförfarandet vid Capio och Aleris inte är lika utarbetat som inom Region Skåne. Capio har en decentraliserad

rekryteringsprocess med få riktlinjer. Detta gäller i synnerhet inom specialistvården¹¹. Aleris har något mer detaljerade riktlinjer. Både Capio och Aleris ger dock respektives vårdgivare stort handlingsutrymme gällande val av rekryteringsförfarande.

Iakttagelser: Personalakten 3.3.

I detta avsnitt behandlas revisionsfrågan: 5. ”Vilka handlingar sparas i personalakten vid rekryteringsprocessen? Finns det någon kvalitetssäkring inom området?”

Arbetsgivaren ansvarar för att hälso- och sjukvårdspersonalen har den kompetens och de egenskaper som krävs för att tillgodose patientsäkerheten. Detta innebär att en arbetsgivare är tvungen enligt lag att utföra vissa kontroller samt rekommenderad att utföra andra kontroller innan en anställning kan bli aktuell. I dokumentet Rekryteringsprocessen finns både krav och rekommendationer på vad en personalakt skall innehålla.

Vi har granskat personalakter för att kunna följa rekryteringsprocessen och vilka kontroller som gjorts. I nästa kapitel redovisas i en tabell i hur stor utsträckning personalakterna innehöll efterfrågade dokument. En jämförelse med revision nr. 26/2010 finns med i tabellen. I intervjuer och dokumentgranskning har vi inte kunnat finna att någon kvalitetssäkring inom området görs. Detta gäller för både privata och offentliga verksamheter.

3.3.1. Dokumentation av betygshandlingar och referenser

I Region Skånes rekryteringsprocess ingår att kontrollera att betyg från behörighetsgivande utbildning finns. Detta måste ske före varje beslut om anställning. Det gäller även om den sökande är känd sedan tidigare som exempelvis vid intern rekrytering från en annan avdelning.

Dokumentgranskningen visar att det i den löpande texten i Rekryteringsprocessen inte framgår explicit att en kopia på betyg skall arkiveras i personalakten. Det anges att den sökande skall uppmanas att till intervjutillfället ta med sig bland annat betyg. I en bilaga till Rekryteringsprocessen med en förteckning över vad en personalakt skall innehålla står däremot tydligt att personalakten skall innehålla tjänstbarhetsintyg/betyg.

I Region Skånes rekryteringsprocess ingår att ta referenser. Det finns utförliga riktlinjer för hur referenstagningen skall gå till. Som stöd finns ett referensprotokoll som rekryterande chef kan använda sig av. Det står tydligt i ett kapitel i Rekryteringsprocessen att referensprotokollet för varje nyanställd skall sparas i personalakten. I bilagan till Rekryteringsprocessen med förteckningen över vad en personalakt skall innehålla står däremot inte referensprotokoll med.

Det finns inget krav på vilken roll i förhållande till sökanden referenterna skall ha haft. Dock rekommenderas att minst en referent är en före detta chef.

11 Med specialistvård avses här Simrishamns sjukhus.

3.3.2. Dokumentation av giltig legitimation

För legitimerad personal måste enligt Socialstyrelsens (SoS) föreskrifter en legitimationskontroll göras innan anställning. Socialstyrelsen har uppgifter om legitimation och/eller specialistbevis samt eventuella gällande behörighetsinskränkningar. Fram till och med maj 2013 lämnade SoS även uppgifter om det fanns tillsyns- och klagomålsärenden registrerade på sökanden i fråga. Sedan 1 juni 2013 är det Inspektionen för vård och omsorg (IVO) som lämnar dessa uppgifter. IVO har övertagit samtliga anmälningar som är gjorda både till Socialstyrelsen och Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN). IVO och SoS är två skilda myndigheter.

Rekryterande chef skall vända sig till båda dessa myndigheter för kontroll innan anställning eventuellt sker. Rekryterande chef kan även delegera uppgiften att kontakta myndigheterna.

Dokumentgranskningen av Rekryteringsprocessen visar att det klart och tydligt framgår vilka kontroller som skall göras hos SoS respektive IVO. I löpande text (i ett kapitel) beskrivs också hur man går till väga för att göra kontrollerna. Det skall ske via e-post med båda myndigheterna. Däremot står det inte som krav, eller ens rekommendation, att det skall dokumenteras att kontroll har skett. När det gäller legitimerad personal skall personalakten innehålla legitimationsbevis. Detta står i bilagan till Rekryteringsprocessen med förteckningen över vad personalakten skall innehålla. Det anges inte om personalakten skall innehålla dokumentation om att legitimationen är kontrollerad mot Socialstyrelsens register. Gällande eventuella tillsyns- och ansvarsärenden står anmälan till Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN) med i förteckningen över vad personalakten skall innehålla. Detta kan tolkas som att endast i de fall då anmälan till HSAN föreligger skall denna finnas med i personalakten.

Huruvida dokumentation skall ske av genomförd kontroll med IVO ifall ärenden finns eller ej är inte tydligt.

3.3.3. Dokumentation inom Capio och Aleris

I Aleris anvisningar för hur rekryteringsprocessen skall gå till framgår tydligt att kontroll av legitimation, betyg och referenstagning skall göras innan anställning. Det är också tydligt hur kontrollerna skall göras. Det framgår dock inte om det är nödvändigt att dokumentera att kontrollerna är gjorda. I Capio Närsjukvårds fall framgår att kontroll av legitimation, betyg och referenstagning skall göras innan anställning. Det är inte tydligt men kan utläsas av bland annat den intervjumall som finns. På Capio Simrishamns sjukhus menar intervjuad personalspecialist att det inte finns några centralt utgivna anvisningar för hur en rekryteringsprocess skall gå till. Följaktligen vet cheferna inte heller om det finns några centrala riktlinjer för hur kontroll av legitimation, betyg och referenstagning skall skötas.

Slutsatser: Personalakten 3.4.

Dokumentering av rekryteringsprocessen – Vi bedömer att rutinbeskrivningen av rekryteringsprocessen som finns i dokumentet Rekryteringsprocessen är tydlig när det gäller roller. Den är även tydlig när det gäller ansvarsområden samt vilka moment som praktiskt skall utföras innan en tillsättning får ske. Beskrivningen av vad som skall dokumenteras är dock otydlig och i vissa fall inkonsekvent. Rutiner över vad som skall dokumenteras som anges i den löpande texten i Rekryteringsprocessen stämmer inte alltid överens med vad som anges i checklistan i bilagan över vad som skall finnas i personalakten. Vi bedömer därför att det finns en risk för att dokumentation av viktiga moment i rekryteringsprocessen inte utförs. För att få

en fullständig bild av rekryterad personal är det viktigt att samtlig dokumentation sparas på samma ställe – i personalakten. Granskningen visar att Rekryteringsprocessen är det dokument som rekryterande chefer och HR-specialister finner stöd i. Detta skiljer sig från resultatet i revision nr. 26/2010. Vid den tidpunkten fanns inget allmängiltigt och etablerat dokument. Rekryterande chefer tar primärt hjälp av Rekryteringsprocessen när de är tveksamma om hur rekryteringen skall gå till. Då är det av största vikt att de får ett klart och tydligt svar.

Vi rekommenderar att innehållet i Rekryteringsprocessen avseende vad personalakten skall innehålla tydliggörs. Främst gäller detta dokumentation av betygshandlingar, referenser, bevis för giltig legitimation och uppgifter om eventuella tillsyns- eller ansvarsärenden.

Kvalitetssäkring – Vi bedömer att det i dagsläget inte genomförs någon kvalitetssäkring av innehållet i personalakten. Detta syns tydligast i de fall det rör sig om internrekryteringar och sökanden är känd sedan tidigare. Kontroller och dokumentation av dessa ses då ibland som onödig administration.

Vi rekommenderar att rutiner införs för hur dokumentationen i personalakten skall följas upp.

Detta gäller både vilket innehåll som skall följas upp och med vilken regelbundenhet det skall följas upp. Samma rutiner skall gälla för såväl nyanställda som för anställda som är (väl)kända på arbetsplatsen sedan länge.

Vi rekommenderar att rutiner införs för vem som skall ansvara för att följa upp dokumentationen i personalakten.

Iakttagelser: Kontroller 3.5.

I detta avsnitt behandlas revisionsfrågorna: 3. ”Kontrolleras betyg och referenser vid varje anställning? Hur görs dessa kontroller?” och 4. ”Kontrolleras legitimationernas giltighet? Hur görs dessa kontroller?”

Tabell 1 – Andel av granskade personalakter som innehöll efterfrågad information vid 2013 respektive 2010 års granskning

2013 2010 2013 2010 2013 2010 2013 2010

Typ av dokument

Anställningsavtal 100% 93% 94% 95% 100% 84% 100% 93%

Legitimation 35% 38% 73% 75% 100% 60% 97% 68%

Betyg/intyg från behörighetsgivande utbildning 10% 42% 62% 78% 100% 48% 64% 66%

Referenser/vitsord 0% 24% 27% 31% 33% 24% 45% 6%

Kontroll mot Socialstyrelsen/IVO 10% 0% 32% 2% 27% 0% 18% 0%

Primärvård Specialistvård Primärvård Specialistvård Offentlig verksamhet Privat verksamhet

3.5.1. Kontroll av betyg och referenser

Den offentligt drivna primärvården uppvisar sämst resultat i vår granskning vad gäller förekomst av betygshandlingar i personalakten. I 10 % av undersökta personalakter från den offentligt drivna primärvården finns betyg från behörighetsgivande utbildning. Motsvarande siffra vid 2010 års granskning var 42 %. De personalakter som granskats från den privat drivna primärvården hade i alla undersökta personalakter betyg sparade. Vid granskningen 2010 innehöll 48 % av akterna hos privat driven primärvård betygshandlingar. I 2013 års granskning finns betygshandlingar i 62 % av granskade personalakter inom den offentligt drivna specialistvården och i 64 % av granskade personalakter inom den privat drivna specialistvården. Den offentligt drivna vården uppvisar en större noggrannhet gällande kontroll av sjuksköterskors betyg än läkares och barnmorskors betyg. Den privat drivna vården uppvisar större noggrannhet gällande kontroll av sjuksköterskors och barnmorskors betyg än läkares betyg. I intervjuer med rekryterande chefer framträder en bild av att de i hög utsträckning kontrollerar betygshandlingar. Detta gäller alla vårdgivare. Flertalet förklarar dock att en betygskopia ofta sparas på annan plats än i personalakten. Ett par rekryterande chefer hänvisar också till legitimationshandlingar i de fall en betygskopia inte finns sparad. De menar att en giltig legitimation är ett bevis på att man klarat utbildningen till yrket i fråga.

Den offentligt drivna primärvården uppvisar sämst resultat i vår granskning vad gäller förekomst av referenser i personalakten. Inga av de granskade personalakterna från den offentligt drivna primärvården innehöll referensdokumentation. Det är en försämring med 24 procentenheter jämfört med 2010. Den privat drivna specialistvården är bäst där 45 % av undersökta personalakter innehöll referenser. Motsvarande siffra 2010 var 6 %. Rekryterande chefer menar dock att referenstagning alltid sker innan en eventuell anställning. Det sker vanligen via telefon. Rekryterande chefer understryker även att minst en referent alltid är en före detta chef till sökanden. Flertalet rekryterande chefer framhåller att referenser sparas antingen i pappersform eller elektroniskt lokalt på kliniken istället för i personalakten.

Granskningen av personalakterna visar att den offentligt drivna vården uppvisar större noggrannhet gällande kontroll av sjuksköterskors referenser än läkares och barnmorskors referenser. Den privat drivna vården uppvisar större noggrannhet gällande kontroll av läkares referenser än sjuksköterskors och barnmorskors referenser.

3.5.2. Kontroll av legitimation

I princip alla de granskade personalakterna från de privata verksamheterna innehöll en utfärdad legitimation. 35 % av granskade personalakter från den offentligt drivna primärvården innehöll en utfärdad legitimation. Motsvarande siffra för den offentligt drivna specialistvården var 73 %. Att det förekommer en utfärdad legitimation i personalakten betyder inte att den är giltig. Legitimationen kan ha dragits in eller vara belagd med inskränkningar.

Enligt granskningen av personalakter 2010 var det endast inom den offentliga specialistvården som bevis på kontroll av legitimationens giltighet och eventuella ansvarsärenden sparades i personalakten. 1,5 % av granskade akter inom den offentliga specialistvården innehöll då spår av dessa kontroller. 2013 års granskning visar en klar förbättring för alla verksamheter. Läkares legitimation kontrolleras i större utsträckning än sjuksköterskors och barnmorskors legitimation. Detta gäller för alla verksamheter. Bäst på att arkivera bevis på att kontroller genomförts är rekryterande chefer inom offentlig specialistvård. 32 % av granskade akter

innehöll dokumentation av kontroll mot Socialstyrelsen/IVO. Dokumentationen består i dessa fall av att rekryterande chef sparar e-postkorrespondensen med Socialstyrelsen/IVO i personalakten. Rekryterande chefer poängterar att det är enkelt och går fort att kontrollera mot dessa myndigheter. Oftast ges svar via e-post inom 15 minuter efter att frågan ställts.

Förvaltningarnas HR-chefer uppger att det inte finns tillräckliga rutiner för hur bevis på utförd kontroll skall sparas. Av intervjuade rekryterande chefer säger sig merparten ringa Socialstyrelsen/IVO för kontroll. Om behörighetsinskränkningar och anmälningar saknas nöjer man sig med detta. En kontinuerlig uppföljning av huruvida legitimationen är giltig och om det finns anmälningar för den legitimerade personalen görs ej. Region Skåne eller de privata verksamheterna har heller inga rutiner för detta. Socialstyrelsen skickar via e-post ut varningar om en legitimation dras in eller beläggs med behörighetsinskränkningar. IVO skickar på motsvarande sätt ut information om personal är föremål för tillsyns- eller ansvarsärenden.

Denna information räcker gott och väl menar rekryterande chefer varför uppföljning ej upplevs nödvändig.

3.5.3. Kontroller av inhyrd personal

Region Skåne genomför inga kontroller av personal som hyrs in via bemanningsföretag. Detta framkom redan vid förra granskningen 2010. Det åligger bemanningsföretaget att göra kontroller motsvarande de som Region Skåne gör i sin egen rekryteringsprocess. Detta är reglerat i avtal. Inhyrda läkare, sjuksköterskor och barnmorskor skall inställa sig på arbetsplatsen och kunna börja arbeta snabbt. Ingen process eller kontroll av vare sig legitimation, eventuella ansvarsärenden, referenser eller betyg skall vara nödvändig enligt rekryterande chefer. Koncerninköp som arbetar med upphandling och inköp gör däremot avtalsuppföljningar med stickprovskontroller. För nuvarande avtal har ännu inte några kontroller utförts. Koncerninköp har inte planerat hur ofta kontroller skall göras inom ramen för det nuvarande avtalet.

Slutsatser: Kontroller 3.6.

Kontroll av betygshandlingar – Vår bedömning är att kontroll av betyghandlingar är bristfällig.

Granskningen ger varierande resultat beroende på vilken verksamhet som undersöks. Detta gör det svårt att avgöra i vilken grad betyg faktiskt inte kontrolleras eller om utförda kontroller inte dokumenteras. I den offentliga primärvården innehöll endast 10 % av granskade personalakter betygshandlingar. Inom den offentliga primärvården har det dessutom skett en markant försämring gällande dokumentation av betygshandlingar. Rekryterande chefer menar att kontroll av betyg utförs i hög utsträckning men att det inte alltid dokumenteras i personalakten. Vi ser detta som ett tecken på att de centralt utformade regiongemensamma riktlinjerna inte nått ut till verksamheten. Antingen rör detta riktlinjerna gällande kontroll, riktlinjerna gällande dokumentation eller en kombination av de båda. I värsta fall är det kontroller som inte görs.

Vi bedömer att bristen på dokumentation av betyg medför en sämre överblick över vilken kompetens som faktiskt finns. Vi har tittat på personalakter från nyligen anställda. I många av fallen rör det sig om personer utan tidigare bakgrund på de aktuella arbetsplatserna och i vissa fall nyligen examinerade personer. I synnerhet i dessa fall är betygshandlingar viktiga för att få en bild över kompetensen. Betygshandlingar och kompetensbevis av olika slag torde underlätta vid planering av produktion och bemanning. Utifrån granskningen av personalakter ser vi även att en del personal har gått utbildningar eller innehar kunskaper som inte är

nödvändiga för att utöva yrket de är anställda för. Det kan röra sig om kunskap som kan vara till nytta för verksamheten i framtiden. Utan betygshandlingar av genomförda utbildningar finns en risk att kompetens som redan finns i verksamheten förbises vid en kompetensinventering inför eventuella nyanställningar.

Vi rekommenderar skärpta krav på att betyg kontrolleras och en tydlig kommunikation om att betygsutdrag skall sparas i personalakten.

Kontroll av referenser – Vi bedömer att dokumentering av referenser är högst bristfällig. Detta gäller för både primär- och specialistvård, oavsett om den är offentligt eller privat driven. För den offentliga primärvården syns en markant försämring mot resultatet i revision nr. 26/2010.

Gemensamt för alla verksamheter i hela granskningen är att samtliga intervjuade ser referenstagningen som nödvändig. Rekryterande chefer säger sig vara noga med att referenten är en relevant person. En tidigare chef till sökanden tas av flera rekryterande chefer upp som ett exempel på en relevant referent. Granskningen visar att cheferna ofta behåller referenserna lokalt och inte sparar dem i personalakten. I flertalet fall säger de sig också göra sig av med dem när den anställde visat sig fungera väl i verksamheten. I de fall dokumentation från tidigare arbetsgivare fanns i personalakten utgjordes den generellt sett av skriftliga vitsord på tjänsteintyg. Detta framkom redan i granskningen från 2010. HR-chefer på förvaltningarna medger att information om referenstagning och var referenser skall sparas varit otydlig.

Verksamhetschef och personalchef på Capio instämmer. De ser också referenstagning som ett klart förbättringsområde.

Vi rekommenderar skärpta krav på att referenser kontrolleras och en tydlig kommunikation om att referenser skall sparas i personalakten.

Vi bedömer att det finns en inställning om att referenstagning inte är lika viktig vid internrekryteringar av sedan tidigare kända personer. Det finns en risk i denna inställning.

Rekryterande chef bör alltid göra en seriös referenstagning. Det är inte säkert att det som hörs i korridorer eller personalrum är detsamma som det som sägs i förtroende vid en personlig referenstagning. Risken finns att man får en ensidig bild av sökanden istället för en verklig bild av personens styrkor och svagheter om man inte tar referenser.

Vi rekommenderar insatser för att få tillstånd en attitydförändring gällande när referenstagning är aktuellt. Referenser bör alltid tas för att man skall få en korrekt bild av sökandes tidigare arbetsprestationer.

Kontroll av giltig legitimation – Vi bedömer att bristande kontroll av giltig legitimation kan gå ut över patientsäkerheten. Verksamheten måste förvissa sig om att dess personal har kompetens att utföra sitt yrke. Kontrollen handlar dels om att kontrollera med Socialstyrelsen om legitimationen är belagd med behörighetsinskränkningar, dels att kontrollera med IVO om ansvars- eller tillsynsärenden finns för sökanden i fråga. Granskningen av personalakterna visar att alla verksamheter oavsett vårdnivå och driftsform utför kontroll av giltig legitimation i betydligt högre utsträckning än vid tidpunkten för revision nr 26/2010. Detta är en positiv utveckling. Fortfarande är det endast mellan 10 % och 32 % av personalakterna som innehåller bevis på giltighetskontroll av legitimationen. Antingen sparar inte rekryterande chef beviset eller så utförs helt enkelt inte kontrollen. Det finns därmed en risk att en person med en legitimation med behörighetsinskränkningar, med en indragen legitimation eller en person som (faktiskt) aldrig haft någon legitimation anställs.

Vi rekommenderar att det i riktlinjerna för rekryteringsprocessen tydliggörs att legitimationskontroll skall utföras.

Vi bedömer att det på grund av brist på dokumentation i merparten av granskade personalakter är svårt att avgöra i vilken grad verksamheterna har blivit bättre eller sämre på att utföra obligatoriska kontroller. I en del fall säger sig chefer kontrollera legitimationens giltighet men spara beviset på annan plats än i personalakten. På samma sätt säger sig chefer ofta observera varningar som skickas ut av SoS och lokalt spara dessa om det är relevant för den egna verksamheten. Det finns en risk i att spara information om personal på andra ställen än i personalakten. En nytillträdd chef skall kunna gå till personalakten och där få nödvändig information och historik om personalen. I de fall information inte finns sparad i personalakten kan den gå förlorad vid exempelvis chefsbyten. Att spara information i personalakten möjliggör också intern uppföljning och externa granskningar.

Vi rekommenderar att det i riktlinjerna för rekryteringsprocessen tydliggörs att bevis om att legitimationskontroll är utförd skall sparas i personalakten.

Iakttagelser: Information och utbildning 3.7.

I detta avsnitt behandlas revisionsfrågan: 6. ”Hur tillgodoses behovet av information och utbildning i rekryteringsfrågor?”

3.7.1. Information

Hittills har varje förvaltning i Regionen haft egna intranät. Dessa ersätts nu under 2013 av ett enda regiongemensamt intranät. Det kallas Vårt gemensamma intranät (VGI). VGI är nu i drift för vissa enheter inom Region Skåne och kommer vid årsskiftet 2013 / 2014 att implementeras i samtliga enheter. VGI utgår från medarbetarens behov och roll. Medarbetaren kan forma sin egen startsida utifrån informationsbehov och intresseområden. Alla typer av nyheter, information och dokument som policys och riktlinjer skall publiceras här. Det gäller både sådant som är av regional och lokal karaktär. I förvaltningarnas egna intranät har inte regiongemensam information funnits med i samma utsträckning. Regiongemensam information i rekryteringsfrågor skall spridas via VGI. Intervjuade från både Koncernstab HR och förvaltningarna tror att VGI kan gynna ett gemensamt arbetssätt i rekryteringfrågor. HR- specialisterna på förvaltningarna har en viktig uppgift att bevaka ny information som sprids och att dela med sig denna till rekryterande chef.

Det samlade stödet i form av information om rekrytering är dokumentet Rekryteringsprocessen. Då processen fastställdes gick dokumentet först ut via regionchefen, förvaltningscheferna och HR-cheferna som sedan spred det vidare ut i ledningsgrupperna. Idag finns Rekryteringsprocessen i IT-stödet Offentliga jobb. Den är skriven för rekryterande chefer, HR-specialister och för GSF. I Offentliga jobb finns även en rad lathundar samt lagar och förordningar som gäller vid anställningsprocesser. Intervjuade rekryterande chefer säger sig vara medvetna om var information finns. Flertalet har också informationen i utskriven form (på sitt kontor).

3.7.2. Utbildning

Det finns för närvarande inga gemensamma riktlinjer för utbildning i rekryteringsfrågor utarbetade på koncernnivå. Respektive förvaltning ansvarar själva för att utbilda sin personal vad gäller rekrytering. HR-chefen utbildas genom kurser och seminarier av externa konsulter. I HR-chefens stab finns en processansvarig för kompetensförsörjning. Denne är bland annat ett stöd i rekryteringsprocessen och utvecklar verksamhetsnära introduktionsprogram för förvaltningens nyanställda. HR-specialisterna är en viktig länk mellan förvaltningens kompetensförsörjning och rekryterande chefer och utgör ett verksamhetsnära stöd. De håller med stöd av processansvarig för kompetensförsörjning bland annat i utbildningar. Ett exempel på detta är utbildningen i volymrekrytering som gavs inför sommaren 2013.

Nytillträdda chefer går en introduktionsutbildning. Utbildningen tar upp chefskapets tre hörnstenar - verksamhetsplanering, ekonomi och personalfrågor. Det är en endagsutbildning som hålls på förvaltningsnivå. Den beskrivs av intervjuade HR-, verksamhets- och enhetschefer som översiktlig. Chefer på samtliga nivåer är nöjda med den utbildning som erbjuds. De påpekar dock att en mer omfattande utbildning är önskvärd. HR-chefer anser att chefer också har ett eget ansvar att fortlöpande utbilda sig. Det finns både interna och externa experter att vända sig till. I november 2013 startar en försöksomgång med en mer omfattande utbildning (ett så kallat chefskörkort) för nya chefer. Den samordnas av Koncernstab HR. Olika medarbetare håller i olika delmoment. Utbildningen kommer ske både genom utbildningsdagar och via en digital lärplattform. Ambitionen är att även befintliga chefer på sikt skall genomgå utbildningen. Allt mer av chefsutvecklingen kommer i framtiden att ligga på regionnivå enligt HR-chefer.

Slutsatser: Information och utbildning 3.8.

Informationens räckvidd – Vi bedömer att information rörande rekryteringsprocessen idag inte i tillräckligt hög grad når fram till rekryterande chefer. Granskningen visar dock att rekryterande chefer är nöjda med den information som finns avseende rekryteringsprocessen.

Med detta avses dokumentet Rekryteringsprocessen. Den anses vara tydlig och lättåtkomlig.

Precis som revision nr. 26/2010 visar denna granskning att gällande rutiner inte följs. Antingen beror detta på att rekryterande chefer ignorerar den information som finns eller att de inte är medvetna om den. Vi bedömer att informationen förvisso är lätt att hitta men att de riktlinjer den innehåller inte är tydliga nog. Detta i kombination med misstron mot den initiala delen av rekryteringsprocessen som GSF utför bidrar till att bestämmelser inte följs. Införandet av VGI som informationskanal samt en tydligare utformning om vilka rutiner som faktiskt skall följas bör leda till att rekryterande chefer i större utsträckning följer gällande bestämmelser.

Vi rekommenderar att gällande rutiner förtydligas i det primära rekryteringsstödet som finns i dokumentform - Rekryteringsprocessen.

Vi rekommenderar att VGI utformas som en levande sida med kontinuerliga uppdateringar.

Att följa informationsflödet skall vara en naturlig del i det dagliga arbetet. Den personliga sidan i VGI kan anpassas efter ansvarsområden och intresse. Samtlig personal som arbetar med rekrytering bör upprätta en mapp eller motsvarande med uppdaterad information inom rekrytering.

Vi rekommenderar att lokala HR-specialister får större ansvar för informationsspridning och omvärldsbevakning inom HR-området. I likhet med vad som framkom i granskningen 2010 tenderar rekryterande chefer att prioritera kärnverksamheten framför utveckling av HR-frågor.

Brist på riktlinjer för utbildning i rekrytering – Vi bedömer att centralt utformade riktlinjer avseende utbildning i rekryteringsfrågor behöver förstärkas. Det finns en risk i att låta utbildningsansvaret ligga lokalt. Det blir svårare att hålla ett regiongemensamt förhållningssätt i rekryteringsfrågor. Alla vårdgivare prioriterar inte rekryteringsfrågor på samma sätt.

Sannolikheten för ojämn kvalitet i kompetens inom området ökar därmed.

Vi rekommenderar att bestämmelser avseende obligatoriska utbildningsinsatser i större utsträckning utformas centralt. Detta säkerställer att det finns en miniminivå gällande kunskap om rekryteringfrågor hos samtliga vårdgivare i Regionen. Det är de rekryterande cheferna som har huvudansvaret för rekryteringar. Utbilningar bör därför primärt rikta sig till rekryterande chefer. Utöver de obligatoriska centralt utformade utbildningarna skulle respektive vårdgivare kunna välja att komplettera med utbildningar anpassade för den lokala verksamheten. HR- specialisten bör här bidra med sin kompetens.

Chefskörkortet ett bra initiativ – Vi bedömer att pågående försöksomgång där nya chefer i samband med introduktionen går en grundlig utbildning inom bland annat rekrytering är mycket positivt. På så sätt säkerställs att en god och likvärdig kompetens inom området finns i hela Regionen. Det faktum att ambitionen finns att även befintliga chefer skall genomgå utbildningen ser vi som ett tecken på ett ökat engagemang i utbildningsfrågor. Tidigare har det inte bedrivits arbete för ökad utbildning i någon större utsträckning.

Vi rekommenderar en fortsatt spridning av utbildningen för chefskörkortet. Det är klokt att utbilda nytillträdda chefer i första hand. Vid introduktionen läggs grunden för hur rekrytering inom Region Skåne skall gå till. Granskningen visar att befintliga rekryterande chefer ofta har sin egen rekryteringsmetodik. Vi rekommenderar därför också att chefer som varit anställda länge ges möjlighet att gå utbildningen.

Bilaga 1 - Intervjuförteckning

Intervjuad Roll

Carina Wirth Enhetschef Koncernstab HR

Lisbeth Hedenus HR-chef Skånes universitetssjukvård Marie Hedin Christensson HR-chef Skånevård Sund

Bruno Malmlind HR-chef Skånevård Kryh Anders Lindahl Förhandlare Skånevård Sund

Sten Kjellström T.f. klinikchef Ögonkliniken Skånes universitetssjukhus SUS

Sara Lövgren Enhetschef Akutmottagningen Skånes universitetssjukhus SUS Lund Maria Nelderup Enhetschef Kirurgi Helsingborgs lasarett

Åsa Olofsson Verksamhetschef Ögonkliniken Centralsjukhuset Kristianstad CSK Ingrid Westerlund Enhetschef Psykiatri Eslöv

Elisabeth Frick HR-specialist Helsingborgs lasarett

Helena Stiber HR-specialist Centralsjukhuset Kristianstad CSK Karolina Törnqvist HR-specialist Lasarettet i Ystad

Eva Bengtsson HR-specialist Lasarettet i Ystad Jessica Erlandsson Persson Teamledare GSF Rekrytering Malin Ferbas Rekryterare GSF Rekrytering

Carolin Lindahl Sjukhuschef Capio Simrishamns Sjukhus Rolf G Engdahl Personalspecialist Capio Simrishamns Sjukhus Lena Larsson Verksamhetschef Capio Simrishamns Sjukhus