Krav på dokumentation i Green Keys kriterier

Under följande avsnitt har jag ställt frågor som hur dokumentation förvaras, vad som ingår och vad som inte ingår och vilka centrala delar som återfinns i stöddokumenten med kriterier. Varje verksamhet som är certifierad med Green Keys miljömärkning ska ha en anställd som är miljöansvarig. Personen som är miljöansvarig ska ansvara för att kriterier dokumenteras, uppdateras och att årligen kontrollera verksamhetens kriterier. Samtlig dokumentation om kriterier ska förvaras lättillgängligt för eventuell kontroll och stöddokumentet Green Key hotellkriterier beskriver följande:

”För att ha all information lättillgänglig bör Green Key-pärmen/mappen organiseras utifrån Green Keys områdeskriterier. Den ska innehålla alla relevanta och uppdaterade dokument för att kunna visa på efterlevnad av respektive kriterium” – (Green Key hotellkriterier

2020:5)

Denna Green Key pärm med dokumentation om efterlevnad av kriterier kan vara både en fysisk pärm med papperskopior men även i elektronisk form, huvudsaken är att miljöansvarig på verksamheten kan visa att kriterier följs vid kontrollbesök av Green Key. Samtlig

dokumentation på verksamheten ska hållas dagsaktuell och miljöansvarig på verksamheten ansvarar även för att årligen förnya Green Keys miljömärkning för verksamheten (Green Key hotellkriterier, 2020).

För personen som arbetar som miljöansvarig blir det mycket dokumentation att hantera för att kunna uppvisa att kriterier uppfylls. I dokumentet (Miljöpärm innehåll hotell,2020:1) anges obligatoriska kriterier som även kräver dokumentation där den första punkten heter ”1.2 Daterad och signerad miljöpolicy, mindre än tre år gammal”. En miljöpolicy kräver att verksamheten beräknar och övervakar miljöprestandan, men beskriver inte hur detta ska hanteras. I dokumentet (Miljöpärm innehåll hotell, 2020:1-3) nämns dock flertalet kriterier som tvingar verksamheten att beräkna sin miljöprestanda genom att ha mätbara mål, men detta gäller de obligatoriska kriterierna och inte frivilliga poängkriterier utöver Green Keys faktiska krav. Obligatoriska kriterier som kräver dokumentation och att verksamheten kan beräkna sin miljöprestanda omfattar för hotell energi, vatten, kemikalier och avfall.

Problemet blir att även vid obligatoriska kriterier kan undantagsfall göras i vilka Green Keys hotellkriterier beskriver ett exempel som:

”Verksamhetens totala energiförbrukning (el, värme och eventuell kyla) ska mätas och registreras minst en gång per månad och även beräknas på årsbasis. Energiförbrukningen per gästnatt ska också beräknas. Om möjligt ska energikällorna anges. Om verksamheten inte har möjlighet att mäta sin faktiska energiförbrukning månadsvis ska detta kommuniceras till Green Key.” – (Green Key hotellkriterier, 2020:7)

Huruvida denna dokumentation på kriterier kommuniceras till Green Key för vidare utredning framgår inte. Frågan om ett kriterium är obligatoriskt vid dessa undantagsfall tåls också att diskutera och borde eventuellt ingå i stöddokumentet Green Key hotellkriterier. Utifrån vad jag kan hitta i respektive stöddokument handlar centrala delar om obligatorisk dokumentation för hotell om energi, vatten, kemikalier och avfall. I samtliga stöddokument beskrivs dessa delar men på olika sätt och både i obligatoriska kriterier i dokumentation och i form av poängkriterier. Målet för kriterier när det kommer till Green Key, oavsett om det är ett obligatoriskt eller poängkriterium är att till största möjliga mån kunna mäta dess uppfyllnad. Vid osäkerheter om Green Keys kriterier och krav på dokumentation gällande till exempel vad som är obligatoriskt och inte, har verksamheterna en kontaktperson på Green Key att vända till för professionell rådgivning.

5.5 Målgrupper för Green Keys stöddokument

Under följande avsnitt undersöker jag hur Green Keys stöddokument framställer vem kriterierna riktas till. Hur dessa dokument skrivs och till vem dokumenten är tillägnade. Obligatoriska kriterier från Green Key beskriver att verksamheten ska utse en anställd till miljöansvarig. Denna person blir huvudansvarig för vem dokumenten är tillägnad och har därefter det största ansvaret till att kriterier enligt Green Key följs och efterlevs. För verksamhetens del är det dock av stor vikt att involvera flertalet anställda för att skapa ett engagemang för miljöarbetet och för att informationen ska spridas vidare till verksamhetens konsumenter. Konsumenter efterfrågar i allt större utsträckning en tydlig och pålitlig

information, både gällande tjänster och produkter där konsumenten vill ha ordentligt med information om huruvida produkten eller tjänsten är ett miljövänligt alternativ. I och med en bristande information kan även kunskapsläget försämras vilket bidrar till att informationen

om miljömärket kan tyckas otillräcklig och bristfällig. För att lyckas med att formulera korrekt information är både intern och extern information viktigt enligt Green Keys stöddokument (Inspiration för nya mål och handlingsplaner, 2020:2-3). Stöddokumentet bekräftar genom förslag på handlingsplaner till exempel att ”Förbättra informationen om miljöarbetet på webbsidan genom en synlig, informativ och regelbundet uppdaterad flik” och ”Informera gästerna om miljövänligare alternativ” kan vara bra handlingsplaner för att lyckas nå ut med relevant information och samtidigt involvera fler medarbetare till att nå ut med informationen. Engagemang från ledning och personalstyrka är viktigt för att arbeta hållbarhet och Green Key beskriver i stöddokumentet Inspiration för nya mål och handlingsplaner att:

”Tänk på att informera, förklara och motivera varför ni behöver göra förändringar och bjud in personalen så att personalen känner att de är en viktig del i arbetet. Låt personalen vara delaktiga och komma med förbättringsförslag gällande ert hållbarhetsarbete” – (Inspiration

för nya mål och handlingsplaner, 2020:2).

Ett obligatoriskt kriterium som Green Key ställer på verksamheterna som innehar en miljömärkning är att Green Keys orginalskylt ställs i närheten till verksamhetens entré eller där den är som mest synlig för verksamhetens gäster. Anledningen till detta är för att sprida information och kunskap om Green Key och vad Green Key innebär, samtidigt som gästen blir medveten om verksamhetens åtaganden gällande miljömässig hållbarhet i och med detta. Verksamheten ska även ha en skylt med information gällande giltighetstiden på

miljömärkningen, detta för att verksamheter inte ska kunna skylta med information som inte längre är aktuell. När en verksamhet har blivit certifierad och fått en miljömärkning från Green Key är verksamheten därmed förpliktigad enligt stöddokument (Green Key

hotellkriterier, 2020:14) till att ge en korrekt, tydlig och lättförståelig information angående verksamheten inklusive dess produkter och tjänster och lovar inte mer än den kan hålla. En ökad medvetenhet och kunskap hos konsumenter gällande miljömässig hållbarhet resulterar i att intresset och därmed kunskapen om miljömärkningar har ökat. Green Keys stöddokument Inspiration för nya mål och handlingsplaner (2020) beskriver hur en ökad kunskap i kombination med engagemang och intresse för hållbarhet är en viktig faktor för att stärka kunskapsläget. Det krävs även en kunskap i hur verksamheten i sig fungerar för att därefter kunna applicera Green Keys krav och förändringar hos verksamhetens personal.

Green Key beskriver vikten av att öka gästernas kunskap och engagemang, lika viktigt är det att öka personalens kunskap och engagemang för att därefter kunna kommunicera ut och informera gästerna om vad Green Key är och hur verksamheten arbetar med sin

miljömärkning samt vad de gör för att uppnå miljömässig hållbarhet. Även hotellkedjorna delar denna åsikt där Elite Hotels nämner i sin hållbarhetsrapport vikten av kunskap och engagemang genom att beskriva:

”Vår strategi och inställning är att med kompetens och engagemang öka insikten om hur vår miljö utvecklas. Detta för att skapa ett miljömedvetet företag där alla våra anställda känner sig delaktiga och tar ansvar för miljön”- (Hållbarhetsrapport 2018:4)

Radisson beskriver vikten av att involvera sina anställda i verksamhetens miljöengagemang och att ha bra vanor för att därmed stärka kunskapen inom organisationen och kunna nå ut med informationen till sina gäster genom att beskriva i sin årsredovisning från 2018:

”It’s essential to involve all Radisson employees in our Think Planet targets. We encourage employees to be energy conscientious by switching off appliances and lights when not in use. We implement continuous and creative communications to ensure that employees develop good energy-use habits.” – (Årsredovisning, 2018:52).

Kritik som ofta riktas mot miljömärkningar handlar om att ”den större bilden ignoreras”. Genom att involvera olika delar inom verksamheten och samtliga anställda kan verksamheten åtminstone minimera risken för att kunskapsbrist ska vara en anledning till att verksamheten inte lyckas uppnå uppsatta kriterier och miljömål genom miljömärkningen. Att säkerställa att rätt kunskap finns inom verksamheten är viktig för att även kunna säkerställa att rätt

information når ut till verksamhetens gäster angående vilka åtaganden och vilket engagemang verksamheten har, detta för att kunskap även kan stärka nivån av ”Green Marketing” det vill säga potentiella marknadsfördelar genom att kommunicera ut sitt miljöengagemang och åtaganden för att uppnå en miljömässig hållbarhet.