Utifrån ovan resonemang har vi tagit fram förslag till lösningar på de utmaningar vi har identifierat utifrån studiens empiriska material och teoretiska referensram. En första lös-ning består av en checklista för en framgångsrik digital kommunikation i syfte att bidra till att skapa goda förutsättningar för HR-funktionen att säkerställa användningen av di-gital kommunikation. Vi upplever att det finns brister i hanteringen av den snabba didi-gitala utvecklingen, därmed möjligheten till en fungerande användning av digital kommunikat-ion i vissa hänseenden. Vi vill härmed lyfta fram följande förslag för att HR-funktkommunikat-ionen långsiktigt ska lyckas handskas och bemöta de utmaningar den digitala kommunikationen för med sig.
Vi har förhoppningen om att det genom följande förslag på potentiella lösningar för
HR-funktionens användning av digital kommunikation, kommer kunna möjliggöra samt bidra till en mer hållbar digital kommunikation. Den hållbara kommunikationen menar vi syftar till, utöver miljö och tidsaspekten, att en tydlig gränsdragning mellan arbetsliv och pri-vatliv ska respekteras för att förebygga en sund arbetsmiljö och främja medarbetarnas hälsa och välmående. Samtliga informanter nämner att den digitala tillgängligheten ut-manar gränsdragningen mellan arbetsliv och privatliv, vilket vi menar gör att en hållbar digital kommunikation behöver framhävas. Vi kan samtidigt se att en hållbar digital kom-munikation är viktig för organisationens långsiktiga mål. Hanteras komkom-munikationen på rätt sätt kan miljö- och tidsaspekter vara av värde ur både kostnadssynpunkt och effekti-vitet för organisationen. Vi gör tolkningen att HR-funktionen behöver ha kunskap om den hållbara digitala kommunikationens fördelar och dess betydelse, både ur ett medarbetar-perspektiv och ledningsmedarbetar-perspektiv för att strategiskt kunna optimera användningen av di-gital kommunikation. Checklistan nedan är en sammanställning av de frågor vi anser att en HR-funktion bör ställa sig inför en kommunikationsprocess. Utifrån identifieringen av utmaningar och möjligheter menar vi på att checklistan är ett nödvändigt underlag för HR-funktioner att använda sig av i syfte att uppnå en framgångsrik digital kommunikat-ionen, där brus undviks.
Checklista - för framgångsrik digital kommunikation
• Vad för budskap ska sändas?
• Varför ska budskapet sändas digitalt?
• Vem/vilka är budskapets mottagare och sändare?
• Vilken digital kommunikationskanal är lämpligast för budskapet?
• Hur ska integriteten säkerställas?
• När ska budskapet förmedlas?
• Hur säkerställer ansvariga sändare att mottagare nåtts av budskapet?
• Hur säkerställer ansvariga sändare möjlighet till återkoppling och följdfrågor?
______________________________________________________________
• Hur ska uppföljning genomföras?
• Finns det tid avsatt till förbättringsåtgärder?
• Hur säkerställs den digitala kompetensen?
Checklistan är tänkt att användas av HR-funktionen innan dess att den digitala kommu-nikationen tar vid, i syfte att redan under tidigt skede av en kommunikationsprocess fö-rebygga kommunikationssvårigheter. Checklistan ska skapa goda förutsättningar för att kommunikationsprocessen blir genomtänkt redan från start och därmed möjliggöra för en effektiv och hållbar digital kommunikation. Frågorna i checklistan är ämnade att ställas när HR-funktionen ska kommunicera budskap i mer omfattande grad till enskild medar-betare eller fler. De fyra sista frågorna i checklistan är tänkt att ställas för att möjliggöra ett väl fungerande efterarbete med digital kommunikation. Frågorna ska uppmana till att upprätthålla den framgångsrika digitala kommunikationen och på sikt öka chanserna till långsiktig utvecklingspotential. Vi kan se att kommunikation generellt är en mycket kom-plex process, där de mest grundläggande och självklara stegen för en framgångsrik digital kommunikation tenderar att glömmas bort i andra prioriteringar. Vi tror att felpriorite-ringar skapar begränsningar, vilket i sin tur riskerar att kommunikationen inte blir hållbar, utan snarare mer tidskrävande och ineffektiv. Många faktorer spelar roll och avgör för huruvida budskap når fram via digital kommunikation eller inte. Den digitala kommuni-kationen skiljer sig mycket från det fysiska mötet där flera av de hinder den digitala kom-munikationen har inte finns på samma sätt. Att ha en checklista att förhålla sig till under-lättar HR-funktionens arbete med digital kommunikation och upprätthåller dess kommu-nikativa förmåga samt förståelse för digitala kommunikationssvårigheter.
Vi menar sammanfattningsvis att lösningen för en hållbar digital kommunikation är att HR-funktioner, som del av deras strategiska arbete, aktivt behöver arbeta med att inför varje kommunikationsprocess, säkerställa att en tydlig beskrivning på respektive frågor i checklistan finns. Det är huvudsyftet med att ta fram checklistan, då vi utifrån studiens identifiering av utmaningar och möjligheter anser att det kommer krävas ett allt mer ge-nomarbetat kommunikationsarbete för HR-funktionen. Vi är väl medvetna om att en håll-bar kommunikation kräver både tid och förmåga att ta sig an nya strategier och tillväga-gångssätt, men kommer samtidigt kunna leda till att utmaningarna, vilka finns och är identifierade, kommer kunna öppna för flertalet framtida möjligheter för HR-funktionens användning av digital kommunikation.
En andra lösning vi presenterar är ett förslag om en tydlig gränsdragning mellan arbetsliv och privatliv. Hur en sådan gränsdragning bör se ut är upp till respektive organisation och HR-funktion att anpassa och utforma. Vi ser en möjlighet i att hantera utmaningen kring
ett allt mer modernare arbetsliv med ständig uppkoppling att från ett HR-perspektiv fatta beslut om tillgängligheten till arbetsplatsens digitala verktyg och kommunikationska-naler, något vi menar kommer bli av vikt att ha förmåga att göra för att undvika effekterna den negativa stressen kan ha för organisationens produktivitet. Vår uppfattning är att om HR-funktionen fattar ett strategiskt beslut om att begränsa tillgängligheten till digitala verktyg och kommunikationskanaler, kan medarbetare inte heller nås eller arbeta dygnet runt. Medarbetare får på så vis en begränsad arbetstid att förhålla sig till. Vi menar på att det kan innebära att det i vissa organisationer kan komma att innefatta mer drastiska åt-gärder i form av tidsbegränsningar av den digitala tillgängligheten för när, var och hur information förmedlas eller blir åtkomlig. I andra verksamheter handlar det snarare om att bryta beteendemönster och förslagsvis skapa normer inom en organisationskultur, vilka ska främja att samtliga medarbetare förhåller sig till outtalade regler att inte kom-municera digitalt efter arbetstid för att respektera varandras privatliv. Vi tror att en tydli-gare gränsdragning inom snar framtid kommer att krävas för att minska den negativa stress vi har identifierat, vilken vi har fått en förståelse för kan finnas i samband med den digitala tillgängligheten i större organisationer.
Utifrån ovan presenterade förslag på lösningar har vi en förhoppning om att möjliggöra för HR-funktionen att i sin strategiska roll kunna utveckla strategier, vilka är anpassade efter digital förutsättningar. Vi menar att avsikten är att den digitala kommunikationen ska ske utifrån samma premisser och därmed öppna upp för en hållbar digital kommuni-kation inom organisationen. Vi anser att en hållbar digital kommunikommuni-kation är möjligt att åstadkomma om HR-funktionens användningen av digital kommunikation är väl genom-arbetad, vilket vi menar att lösningsförslagen ska möjliggöra. Vi är samtidigt väl med-vetna om att det kräver tid och förmåga, men ur ett långsiktigt perspektiv kommer gynna såväl HR-funktionen, medarbetarna och organisationen, där just en fungerande digital kommunikation internt går att anse vara en framgångsfaktor i organisationens strävan att uppnå effektivitet.
6 Slutsats
I uppsatsens avslutande avsnitt kommer studiens slutsats att presenteras, vilken kommer att besvara huruvida studiens frågeställning och syfte är uppnått.
______________________________________________________________________
Vi kan av studien konstatera att HR-funktionens användning av digital kommunikation medför både möjligheter och utmaningar. En möjlighet vi har identifierat är att digital kommunikation skapar en ökad effektivitet inom organisationen utifrån en viktig tidsa-spekt. Vi lever i ett ständigt uppkopplat samhälle där vi har möjlighet att nå kollegor på arbetsplatsen dygnet runt vilket effektiviserar medarbetares dagliga arbete. En ökad ef-fektivitet frigör resurser i form av tid, vilket skapar en möjlighet för HR-funktionen att lägga mer tid på andra arbetsuppgifter. Sett ur en miljöaspekt kan vi konstatera att den digitala kommunikationen har en omfattande betydelse och bidrar till ett mer hållbart sätt att kommunicera internt. Kostnadsbesparingar är en annan möjlighet vi identifierat med användningen av digital kommunikation, vilken frigör ekonomiska resurser till andra de-lar av verksamheten. Ytterligare en möjlighet vi identifierat handde-lar om att den digitala kompetensen ökar i takt med en ökad användning av digital kommunikation. Medarbetare blir allt mer vana vid nya digitala arbetssätt, vilket innebär att medarbetare får en större grundförståelse för digital kommunikation och kan underlätta HR-funktionens arbete med digital kompetensutveckling.
Utmaningarna vi har identifiera är HR-funktionens strategiska överväganden när det kommer till att ha kunskap och förmåga om att fatta rätt beslut inför en kommunikations-process. Det handlar om att förmedla rätt budskap, i rätt kommunikationskanal samt till rätt mottagare vid rätt tidpunkt. En annan utmaning vilken identifierats är HR-funktionens kontinuerliga arbete med att förebygga brus i kommunikationsprocessen. Detaljer och tydlighet i kommunikationen blir viktigt för HR-funktionen i arbetet med att undvika brus, och kan reducera både oro och motstånd. Det blir för HR-funktionen samtidigt en utmaning att främja en god arbetsmiljö, då negativ stress i samband med den ökade digi-tala utvecklingen och dess tillgänglighet till ständig uppkoppling gör att gränsdragningen mellan arbetsliv och privatliv blivit mer svårhanterlig. Ytterligare en utmaning vilken har identifierats är att lyckas underhålla digital kompetensutveckling i större organisationer.
Den digitala utvecklingen går fort fram, vilket vi kan konstatera utmanar både de digitala
arbetssättet, hur nya system kan komma att hinna implementeras samt att säkerställa att alla medarbetare lär sig.
Det finns en annan utmaning i HR-funktionens användning av digital kommunikation, vilken handlar om att hålla sig uppdaterad kring hur digitala verktyg och digitala system lämpar sig bäst utifrån organisation. En annan utmaning vilken kunnat identifierats är utmaningen att hantera den avsaknad av fysiska värden, vilka i digital kommunikation bortfaller. Det framkommer i studien att det är svårt att genom digital kommunikation ersätta det fysiska mötet. Avslutningsvis har en ytterligare utmaning kunnat identifierats i att digital kommunikation riskerar att skapa en distansering. Det blir i den digitala kom-munikationen vanligare att uttrycka sig mindre genomtänkt och beskrivs vara i integration med andra på arbetsplatsen intressanta samtal uppstår. Det gör att det finns en utmaning i det faktum att digital kommunikation utmanar vikten av det fysiska mötet och dess vär-den, vilket är betydelsefullt för såväl en fungerande kommunikation liksom för en god arbetsmiljö. Utmaningar finns således också till att för HR-funktionen hitta en anpass-ningsförmåga till hur och på vilket sätt den digitala kommunikationen används.
Utifrån identifierade möjligheter och utmaningar har vi möjliggjort för en diskussion kring framtidsutsikter för digital kommunikation. Vidare har vi lyft fram förslag på lös-ningar till HR-funktionen för en framgångsrik användning av digital kommunikat-ion. Det gör att vi har lyckats uppnå studiens syfte, att identifiera möjligheter och utma-ningar med HR-funktionens användning av digital kommunikation. Vi anser att vi lyckats besvara studiens delsyfte, att belysa potentiella framtidsutsikter och presentera lösnings-förslag på identifierade möjligheter och utmaningar. Förhoppningen är att studien ska bidra till en framtida hållbar användning av digital kommunikation för HR-funktioner i deras strategiska roll. På följande sida presenteras en sammanställning av studiens iden-tifierade möjligheter och utmaningar med HR-funktionens användning av digital kom-munikation, samt framtidsutsikter och lösningar.
Möjligheter Utmaningar
• Ökad effektivitet
• Positiv miljöpåverkan
• Kostnadsbesparingar
• Ökad digital kompetens
• HR-funktionens strategiska överväganden
• Förebyggandet av brus i kommunikationsprocesser
• Främjandet av en god arbetsmiljö
• Underhållet av digital kompetensutveckling
• HR-funktionens behov av att vara uppdaterad på nya digitala verktyg och kommunikationskanaler
• Avsaknaden av fysiska värden
• Skapandet av distansering
Framtidsutsikter Lösningar
• Anpassningsförmåga av nya digitala kommuni-kativa arbetssätt
• Ökat strategiskt infly-tande
• Checklista för framgångsrik digital kommunikation för HR-funktioner
• Alternativa förslag på gränsdragningar mellan ar-betsliv och privatliv
Slutsatsen vi kan dra är att HR-funktionens användning av digital kommunikation är av-görande för att uppnå en ännu effektivare organisation. Digital kommunikation är en grundförutsättning i HR-funktionens strategiska roll. För att ha tillgång till de möjligheter den digitala kommunikationen innebär, krävs förmåga och kunskap att hantera de utma-ningar vilka medföljer samhällets digitala utveckling. Det är först när utmautma-ningarna han-teras rätt och arbetas aktivt med som HR-funktionens användning av digital kommuni-kationen kan bli framgångsrik. Genom att arbeta utifrån de lösningsförslag vi lyft fram skapas goda förutsättningar för HR-funktionen att ta del av möjligheterna med digital kommunikation.
7 Referenser
Ahlström, K. (2020). Därför avskyr vi videomötet som samtalsform. Dagens Nyheter, 10 maj. https://www.dn.se/kultur-noje/darfor-avskyr-vi-videomotet-som-samtals-form/?forceScript=1&variantType=large (Hämtad 2020-05-20)
Barnard. I. C. (1968). The functions of the executive. Cambridge, Mass : Harvard Univ.
Press
Bell, J. & Waters, S. (2016). Introduktion till forskningsmetodik. Upplaga 5. Lund: Stu-dentlitteratur
Bolter, J. D. & Grusin, R. (2016). The World Wide Web. I Crowley, D. & Heyer, P.
(red.) Communication in history: technology, culture, society. Upplaga 6. Boston, MA:
Allyn & Bacon, ss. 297-304.
Bryman, A. & Bell, E. (2017). Företagsekonomiska forskningsmetoder. Upplaga 3.
Stockholm: Liber
Castells, M. et al. (2016). A Mobile Network Society. I Crowley, D. & Heyer, P. (red.) Communication in history: technology, culture, society. Upplaga 6. Boston, MA: Allyn
& Bacon, ss. 304-307.
Dahlkwist, M. (2012). Kommunikation. Upplaga 6. Stockholm: Liber
Denscombe, M. (2018). Forskningshandboken: För Småskaliga Forskningsprojekt Inom Samhällsvetenskaperna. Upplaga 4. Lund: Studentlitteratur
El-Khoury, D. (2017). "Digital transformation and the world-class HR difference". Stra-tegic HR Review, (16)2, ss. 86-88.
doi:10.1108/SHR-01-2017-0001
Gilan, A. & Hammarberg, J. (2016). Get digital: or die trying. Stockholm: Bullet Point Publishing
Grønmo, S. (2006). Metoder i samhällsvetenskap. Upplaga 1. Malmö: Liber
Jakobsson, R. & Skoglund, K. (2019). Bättre arbetsmiljö: handbok. Upplaga 14. Stock-holm: Prevent
Johansson, C. (2017). Utmaningar i den digitala arbetsmiljön. Previa, 1 april.
https://www.previa.se/livet-och-jobbet/utmaningar-i-den-digitala-arbetsmiljon?
(Hämtad 2020-03-31)
Kullberg, F. (2019). Distansarbete ökar mest - i storstäder. Chef. 3 december.
https://chef.se/distansarbete-okar-mest-storstader/ (Hämtad 2020-04-24)
Kvale, S. & Brinkmann, S. (2014). Den kvalitativa forskningsintervjun. Upplaga 3:3.
Lund: Studentlitteratur
Larkin, J. (2017). HR digital disruption: the biggest wave of transformation in decades.
Strategic HR Review, 16(2), ss. 55-59.
doi:10.1108/SHR-01-2017-0006
LeCompte, M. & Goetz, J. P. (1982). Problems of Reliability and Validity in Ethno-graphic Research, Review of Educational Research, 52: ss. 31-60.
doi:10.2307/1170272
Lengnick-Hall, M. & Moritz, S. (2003). The Impact of e-HR on the Human Resource Management Function. Journal of Labor Research, Vol. 24 No. 3 ss. 365-379.
doi:10.1007/s12122-003-1001-6
Marler, J.H. & Parry, E. (2015). Human resource management, strategic involvement and e-HRM technology. The International Journal of Human Resource Management.
Vol.27(19), ss. 2233-2253.
doi:10.1080/09585192.2015.1091980
Nilsson, B. & Waldemarson, A-K. (2016). Kommunikation: samspel mellan människor.
Upplaga 4:1. Lund: Studentlitteratur
Lindmark, A & T, Önnevik. (2006). Human resource management - organisationens hjärta. Upplaga 2:1. Lund: Studentlitteratur
Lindstedt, I. (2019). Forskningens hantverk. Upplaga 2. Lund: Studentlitteratur
Olsson, H. & Sörensen, S. (2011). Forskningsprocessen: kvalitativa och kvantitativa perspektiv. Upplaga 3. Stockholm: Liber
Robbins, S. & Judge, T. (2019). Organizational behavior. Upplaga 18. Pearson Educa-tion Limited.
Ryen, A. (2004). Kvalitativ intervju: från vetenskapsteori till fältstudier. Malmö: Liber
Salaman, G. Storey, J. & Billsberry, J. (2005). Strategic human resource management:
theory and practice. Upplaga 2. London: Open University in association with SAGE
Sohlberg, P. & Sohlberg, B-M. (2013). Kunskapens former - vetenskapsteori och forsk-ningsmetod. Upplaga 3:1. Stockholm: Liber
Trenholm, S. (2018). Thinking through communication: an introduction to the study of human communication. Upplaga 8. New York: Routledge
Trost, J. (2005). Kvalitativa intervjuer. Upplaga 3. Lund: Studentlitteratur
Ulfsdotter Eriksson, Y. (2013). Personalvetenskap - som förhållningssätt. Stockholm:
Liber
Bilaga
Intervjufrågor
1. Hur arbetar ni med digital kommunikation i er verksamhet?
2. Vilka utmaningar och möjligheter anser du utifrån din arbetsroll att den digitala kom-munikationen har?
3. På vilket sätt kan den digitala kommunikationen bli bättre?