Rapport: Avtalsuppföljning 2020
LYKTAN – DEMENS
Lyktan – demens - Rapport: Avtalsuppföljning 2020
Innehållsförteckning
Inledning ... 3 Sammanfattande bedömning ... 3 Bedömning ... 5 Underlag bedömning ... 7
Lyktan – demens - Rapport: Avtalsuppföljning 2020
Inledning
Lyktan är en dagverksamhet för personer över 65 år med demenssjukdom som drivs på uppdrag från Solna stad av Vardaga. Verksamheten håller öppet fem dagar i veckan, dvs måndag till fredag mellan kl. 09:00-15:00.
Lokalen finns i en av Polhemsgårdens lokaler på Polhemsgatan 16 i Solna. Omkring åtta gäster besöker verksamheten dagligen.
Metod
Kvalitetsutvecklare tog kontakt med utföraren och informerade om tillvägagångssättet. En digital uppföljning via Teams ägde rum den 11 december 2020. Vid mötet deltog verksamhetschef.
Vid uppföljningstillfället utgick kvalitetsutvecklare från utförarens egna svar på en tidigare utskickad frågeenkät från förvaltningen och dokumentation från tidigare avtalsuppföljningar. I sin förberedelse av årets
avtalsuppföljning har kvalitetsutvecklare också tagit del av en skriftlig sammanställning gjord av Solna stads demensteam. Demensteamet genomförde hösten 2020 ett platsbesök i en av utförarens lokaler för
dagverksamhet där intervju med personal samt observation av lokalens utformande ägde rum. Syftet med besöket var att påbörja, ett sedan tidigare planerat utvecklingsarbete i samverkan med utförare som bedriver dagverksamhet.
Med anledning av Covid-19 har dagverksamheten till största delen under 2020 hållits stängd utan pågående verksamhet. Förvaltningen har därför bedömt att årets avtalsuppföljning av dagverksamhet skall betraktas som en deluppföljning med fokus på ett antal på förhand bestämda områden. De områden som valts ut är exempelvis delområden inom ledning och organisation, samverkansfrågor samt ledningssystem för systematiskt
kvalitetsarbete.
Sammanfattande bedömning
Förvaltningens sammanfattande bedömning är att det finns en kompetent och tydlig ledning med erfaren och engagerad personal. En fullständig bedömning av samtliga delområden är i dagsläget svårt eftersom
verksamheten, med anledning av Covid-19 inte är aktiv på det sätt som är tänkt.
Utifrån intervju med verksamhetschef och den samlade dokumentation och information förvaltningen tagit del av visar dock på att det finns förbättringspotential inom ett flertal delområden. Den främsta utmaningen för utföraren är att skapa och vidhålla en fungerande struktur kring det systematiska kvalitetsarbetet men också säkerställa att den organisation, ledning och mötesstruktur som finns är anpassad utifrån verksamhetens behov.
Verksamheten behöver också utveckla sitt systematiska arbete när det gäller introduktion av nya medarbetare då vikten av att samtliga medarbetare, inklusive vikarier ges rätt förutsättningar att komma in i rutiner och arbetssätt redan från start.
Kommentarerna till varje delområde under rubrik Underlag bedömning längre ner i denna rapport ger i första hand en preliminär bild av hur det ser ut i verksamheten gällande arbetssätt och rutiner.
Åtgärd
Utföraren ska inkomma med en handlingsplan utifrån identifierade utvecklingsområden senast den 1 april 2021. I handlingsplanen ska det ingå en beskrivning av hur man tänker arbeta vidare med respektive utvecklingsområde specificerat per enhet. Där ska ingå vem som ansvarar för planerade aktiviteter och slutdatum för respektive aktivitet. Kvalitetsutvecklaren kommer följa upp hur arbetet fortlöpt i samband med nästa uppföljning samt löpande under året vid behov.
Övergripande beskrivning av metoden för bedömning
Uppföljningsmodulen är ett stöd vid uppföljning av verksamheterna. Det som följs upp är följsamhet till
avtalskrav och andra krav på verksamheterna som Solna stad ställt. De områden som i samband med uppföljning ska bedömas anges under kolumn Område i tabellen nedan. Respektive område är uppdelat i ett eller flera
delområden.
Delområden bedöms utifrån en tregradig skala – godkänd, delvis godkänd eller ej godkänd. Se nedan för bedömningsanvisningar. Bedömning av delområden sker alltid utifrån uppställda kriterier, som är specifika för respektive delområde. Nedan beskrivs exempel på kriterier för delområdet Kompetensutveckling, under området Personal och utbildning.
1. Medarbetarnas kompetens överensstämmer med verksamhetens behov
Lyktan – demens - Rapport: Avtalsuppföljning 2020 2. Verksamheten har en tydlig struktur för att identifiera behov av kompetensutveckling
3. Verksamheten har en tydlig struktur för att utveckla kompetensen i verksamheten utifrån identifierade behov
På områdesnivå görs istället en bedömning utifrån en femgradig skala. Syftet med att ha två alternativ som båda innebär att verksamheten är godkänd (4 respektive 5) är att kunna identifiera riktigt goda exempel på systematisk utveckling av arbetssätt (5) som sedan kan spridas till andra verksamheter.
Ytterligare en anledning till att ha två godkända bedömningsnivåer är att uppföljningen inte bara syftar till att följa upp om verksamheten uppfyller ställda krav, utan även är tänkt att belysa områden där verksamheterna förvisso uppfyller kraven, men har möjlighet att utvecklas ännu mer (4). Även här finns anvisning för hur bedömning ska göras, se bedömningsanvisningar nedan.
Område Delområde
Ledning och organisation Mötesstruktur utifrån verksamhetens behov Verksamhetens organisation och ledning Personal och utbildning Introduktion av nya medarbetare
Kompetensutveckling
Verksamhetens arbete för att säkerställa bemanning Verksamhetens arbete med att rekrytera nya medarbetare
Samverkan Verksamhetens externa samverkan
Verksamhetens interna samverkan Ledningssystem för systematiskt
kvalitetsarbete Medarbetardelaktighet i verksamhetens kvalitetsarbete Verksamhetens arbete med avvikelser
Verksamhetens systematiska kvalitetsarbete Social dokumentation Verksamhetens arbete med social dokumentation Självbestämmande och integritet Delaktighet och kommunikation
Kontaktmannaskap
Tillgänglighet och information
Bemötande och anhörigstöd Bemötande
Stöd till närstående
Mat och måltider Livsmedelshygien
Möjligheter att påverka mat och måltider Aktiviteter och fritid Aktiviteter inne och ute
Säkerhet Hot och våld
Bedömning görs av huruvida verksamheten uppfyller uppställda kriterier för delområdet.
För att delområdet ska vara godkänt ska skriftliga rutiner eller funktions-/arbetsbeskrivningar finnas, vara aktuella, tillämpas och vara förankrade i hela verksamheten.
Delområdet kan vara delvis godkänt om 1. Skriftlig rutin finns, men tillämpningen är låg eller 2. Tillämpade arbetssätt finns, men rutiner saknas.
Delområdet är ej godkänt om det både saknas skriftliga rutiner och tillämpade arbetssätt för uppställda kriterier.
Bedömning av områden
Utifrån bedömning av underliggande delområden, ska en samlad bedömning för respektive område göras.
Bedömning sker utifrån en femgradig skala. Kriterier för respektive nivå anges nedan.
Lyktan – demens - Rapport: Avtalsuppföljning 2020 2: Verksamheten har identifierat behov av förbättring där förbättring krävs och har påbörjat arbetet med att
åtgärda identifierade brister.
3: Verksamheten har rutiner alternativt uppvisade arbetssätt utifrån uppsatta kriterier inom respektive delområde, men uppnår ej kravet för godkänt inom ett eller flera delområden.
4: Verksamheten är godkänd inom samtliga delområden, rutiner finns och tillämpas.
5: Verksamheten har rutiner som tillämpas inom samtliga delområden och arbetar systematiskt med att utveckla ett eller flera delområden.
Bedömning
Område Resultat 2019 Resultat 2020
Ledning och organisation Bedömning ej genomförd 4. Uppfyller kraven Personal och utbildning Bedömning ej genomförd 3. Uppfyller kraven delvis
Samverkan Bedömning ej genomförd 3. Uppfyller kraven delvis
Ledningssystem för systematiskt
kvalitetsarbete Bedömning ej genomförd 3. Uppfyller kraven delvis Social dokumentation Bedömning ej genomförd 3. Uppfyller kraven delvis Självbestämmande och integritet Bedömning ej genomförd 3. Uppfyller kraven delvis Bemötande och anhörigstöd Bedömning ej genomförd 4. Uppfyller kraven
Mat och måltider Bedömning ej genomförd Bedömning ej genomförd
Aktiviteter och fritid Bedömning ej genomförd Bedömning ej genomförd
Säkerhet Bedömning ej genomförd Bedömning ej genomförd
Ledning och organisation
4. Uppfyller kraven
Verksamheten är godkänd inom samtliga delområden, rutiner finns och tillämpas.
Personal och utbildning
3. Uppfyller kraven delvis
Verksamheten har rutiner alternativt uppvisade arbetssätt utifrån uppsatta kriterier inom respektive delområde, men uppnår ej kravet för godkänt inom ett eller flera delområden.
Status Utvecklingsområden
Aktiviteten är ännu inte bedömd.
Generell kompetensplan för dagverksamhetens personal
Aktiviteten är ännu inte bedömd.
Introduktion och uppföljning
Samverkan
3. Uppfyller kraven delvis
Verksamheten har rutiner alternativt uppvisade arbetssätt utifrån uppsatta kriterier inom respektive delområde,
Lyktan – demens - Rapport: Avtalsuppföljning 2020 men uppnår ej kravet för godkänt inom ett eller flera delområden.
Status Utvecklingsområden
Aktiviteten är ännu inte bedömd.
Lokal rutin för intern samverkan
Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
3. Uppfyller kraven delvis
Verksamheten har rutiner alternativt uppvisade arbetssätt utifrån uppsatta kriterier inom respektive delområde, men uppnår ej kravet för godkänt inom ett eller flera delområden.
Status Utvecklingsområden
Aktiviteten är ännu inte bedömd.
Dagverksamhetens personals medverkan i systematiskt kvalitetsarbete
Aktiviteten är ännu inte bedömd.
Systematiskt arbete med avvikelser, synpunkter och klagomål.
Aktiviteten är ännu inte bedömd.
Verksamhetens systematiska kvalitetsarbete.
Social dokumentation
3. Uppfyller kraven delvis
Verksamheten är godkänd inom samtliga delområden, rutiner finns och tillämpas.
Självbestämmande och integritet
3. Uppfyller kraven delvis
Verksamheten har rutiner alternativt uppvisade arbetssätt utifrån uppsatta kriterier inom respektive delområde, men uppnår ej kravet för godkänt inom ett eller flera delområden.
Status Utvecklingsområden
Aktiviteten är ännu inte bedömd.
Brukares delaktighet i det dagliga arbetet
Bemötande och anhörigstöd
4. Uppfyller kraven
Verksamheten är godkänd inom samtliga delområden.
Mat och måltider
Bedömning ej genomförd Området har ej följts upp 2020.
Lyktan – demens - Rapport: Avtalsuppföljning 2020
Aktiviteter och fritid
Bedömning ej genomförd
Området har ej följts upp 2020.
Säkerhet
Bedömning ej genomförd
Området har ej följts upp 2020.
Underlag bedömning
Verksamheten bedöms ha en anpassad mötesstruktur genom att personalen dels har regelbundna avstämningar med sin chef för uppföljning och planering.
Varannan månad äger teammöten rum där verksamheten går igenom gäster.
Personalen deltar också vid APT:n tillsammans med personalen vid vård- och omsorgsboendet. Vid dessa APT finns ingen särskild punkt på agendan eller planerat avsatt tid för gällande dagverksamheten.
Minnesanteckningar från teammöten och APT finns tillgänglig för all personal.
Verksamhetens organisation och ledning
3. Godkänd
Ledningen, dvs enhetschefen, bedöms som nära och tillgänglig för dagverksamhetens personal. Namngiven ersättare finns vid enhetschefens frånvaro.
Personal och utbildning
Delområde Kommentar
Introduktion av nya medarbetare 2. Delvis godkänd
Verksamheten har rutiner och arbetssätt för introduktion av nya medarbetare.
Introduktion och uppföljning av introduktion dokumenteras för den personal som är tillsvidareanställd med inte alltid för vikarier.
Kompetensutveckling 2. Delvis godkänd
Verksamheten har en generell kompetensplan som gäller för samtliga medarbetare oavsett inom vilken verksamhet man arbetar. Ingen specifik kompetensplan finns för dagverksamhetens personal.
Verksamhetens arbete för att säkerställa bemanning
3. Godkänd
Verksamheten bedöms ha fungerande rutiner och arbetssätt för att säkerställa en behovsanpassad bemanning. Vid sjukfrånvaro, semestrar eller vid eventuell förändrad vårdtyngd i verksamheten finns ett fåtal fasta/vana vikarier som verksamheten tar in.
Verksamhetens arbete med att rekrytera nya medarbetare
3. Godkänd
Verksamheten har skriftliga rutiner för rekrytering av nya medarbetare. Nya rekryteringar till dagverksamheten sker sällan, dvs färre antal gånger än en gång varje år.
Verksamhetens rutin för extern samverkan beskriver hur och när samverkan med respektive samverkanspartner ska ske.
Verksamhetens interna samverkan
2. Delvis godkänd
Vid uppföljningstillfället kan enhetschefen redogöra för verksamhetens interna samverkan. För dagverksamheten saknas skriftlig rutin för intern samverkan.
Lyktan – demens - Rapport: Avtalsuppföljning 2020
Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
Delområde Kommentar
Medarbetardelaktighet i verksamhetens kvalitetsarbete
2. Delvis godkänd
Vid uppföljningstillfället kan enhetschefen muntligen redogöra för hur
medarbetarna görs delaktiga i kvalitetsarbetet. Med anledning av pandemin har detta arbete stannat av under året.
Verksamhetens arbete med avvikelser
2. Delvis godkänd
Vid uppföljningstillfället informerar enhetschefen om att hen saknar kännedom om det inträffat några avvikelser eller inkommit några synpunkter sedan övertagandet 2019.
Verksamhetens systematiska kvalitetsarbete
2. Delvis godkänd
Verksamhetens systematiska kvalitetsarbete är svårbedömt då ledningen saknar information eller dokumentation om några eventuella avvikelser, synpunkter eller klagomål. Rutiner och arbetssätt för kvalitetsutveckling finns på en övergripande nivå.
Rutiner och arbetssätt finns för social dokumentation. Enhetschefen genomför regelbundet egenkontroller av social dokumentation, resultatet dokumenteras och återkopplas muntligen till berörda medarbetare vid eventuella avvikelser.
Vid uppföljningstillfället kan dock inte någon medarbetare bekräfta vad som framkommer vid intervjun. Någon skriftlig dokumentation kan inte heller redovisas.
Självbestämmande och integritet
Delområde Kommentar
Delaktighet och kommunikation 2. Delvis godkänd
Verksamheten bedöms i stort sett ha förutsättningar för att ge brukare möjlighet till delaktighet och utformning av verksamheten. Med anledning av årets pandemi har kommunikationen i längre perioder skett via telefon.
Verksamheten har behov av att utveckla aktivitetsutbudet, exempelvis genom mera utevistelser och utflykter anpassade till brukares önskemål.
Kontaktmannaskap 3. Godkänd
Verksamheten arbetar utifrån en koncernövergripande rutin för kontaktmannaskap.
Tillgänglighet och information 3. Godkänd
Rutin för mottagande av ny brukare finns. Det är dagverksamhetens personal som ansvarar för mottagandet och enhetschefen följer tillsammans med personalen upp att rutinen följs. Skriftlig information lämnas till varje ny brukare.
Anhöriga bjuds in varje år till närståendeträffar och månadsvis sänds mail från verksamhetschef till alla anhöriga.
Bemötande och anhörigstöd
Delområde Kommentar
Bemötande 3. Godkänd
Verksamhetschefen kan muntligen redogöra för de kommunikationsvägar och arbetssätt som finns för detta ändamål. Verksamhetschefen bedöms ha kännedom om Solna stads kvalitetsdeklaration för dagverksamhet.
Stöd till närstående 3. Godkänd
Verksamheten har skriftliga rutiner och arbetssätt.
Mat och måltider
Delområde Kommentar
Livsmedelshygien Ej genomförd
Möjligheter att påverka mat och måltider
Ej genomförd
Lyktan – demens - Rapport: Avtalsuppföljning 2020
Aktiviteter och fritid
Delområde Kommentar
Aktiviteter inne och ute Ej genomförd
Säkerhet
Delområde Kommentar
Hot och våld Ej genomförd Larm
Ej genomförd Nyckelhantering
Ej genomförd Privata medel
Ej genomförd
Tystnadsplikt och sekretess Ej genomförd