tänker arbeta vidare med respektive utvecklingsområde. Där ska beskrivas vem som ansvarar för planerade aktiviteter och slutdatum för respektive aktivitet. Kvalitetsutvecklaren kommer följa upp hur arbetet fortskrider löpande under året samt i samband med 2021 års avtalsuppföljning.
Elisabet Sundelin Johanna Hansson
Dagverksamheter - Rapport: Avtalsuppföljning 2020
Rapport: Avtalsuppföljning 2020
DAGVERKSAMHETER
Dagverksamheter - Rapport: Avtalsuppföljning 2020
Innehållsförteckning
Inledning ... 3 Sammanfattande bedömning ... 3 Bedömning ... 5
Dagverksamheter - Rapport: Avtalsuppföljning 2020
Inledning
Staben för kvalitetsutveckling genomför avtalsuppföljningar av dagverksamheter. Syftet med avtalsuppföljningen är att säkerställa att avtalad kvalitetsnivå uppnås och att verksamheterna bedrivs enligt gällande avtal, lagar och föreskrifter.
Utförare som följts upp under hösten 2020 är Skoga, Gläntan och Örtagården som har funktionsbevarande inriktning samt Berga, Lyktan och Lärkan med demensinriktning.
Skoga drivs i egen regi medan Örtagården och Lärkan drivs av Förenade care, Berga och Gläntan av Ansvar och omsorg samt Lyktan av Vardaga.
Dagverksamheterna håller öppet vardagar mellan kl. 9-15. Samtliga dagverksamheter förutom Berga tar emot gäster måndag till fredag. Berga är öppen två dagar i veckan, tisdagar och torsdagar.
Metod
Kvalitetsutvecklare tog kontakt med utförarna och informerade om tillvägagångssättet. Såväl ledning som representanter från arbetsgruppen bjöds in men hos Förenade Care, Vardaga samt Ansvar och omsorg deltog endast verksamhetscheferna. För de utförare som driver fler än en verksamhet gjordes en gemensam uppföljning för två verksamheter vid ett och samma tillfälle.
Vid uppföljningstillfället utgick kvalitetsutvecklare från verksamheternas svar på en tidigare utskickad enkät från förvaltningen samt dokumentation från tidigare avtalsuppföljningar. I sin förberedelse av årets avtalsuppföljning har kvalitetsutvecklare också tagit del av en skriftlig sammanställning gjord av Solna stads demensteam.
Demensteamet genomförde hösten 2020 platsbesök hos verksamheterna. Syftet med besöken var att påbörja, ett sedan tidigare planerat utvecklingsarbete i samverkan med utförare som bedriver demensdagverksamhet. I demensteamet sammanställning har kvalitetsutvecklare beaktat de förbättringsområden som framkommit i samband med intervjuer av personal samt observation av verksamheternas lokaler.
Med anledning av pandemin, Covid-19, har dagverksamheterna till största delen under 2020 hållits stängda utan verksamhet. Förvaltningen har därför bedömt att årets avtalsuppföljning av dagverksamhet skall betraktas som en deluppföljning med fokus på ett antal på förhand bestämda områden som ansetts möjliga att följa upp under rådande omständigheter och de förutsättningar som funnits. Planen för 2021 är att återuppta arbetet med avtalsuppföljningarna genom fortsatta intervjuer med personal, platsbesök i verksamheterna samt fördjupad granskning av dokumentation och arbetssätt när verksamheterna kommit igång.
Samtliga verksamhetschefer har fått återkoppling i form av en skriftlig rapport där identifierade
utvecklingsområden framgår. Verksamheterna har utifrån dessa utvecklingsområden ålagts att inkomma med utvecklingsplaner senast den 1 april 2021, där de ska beskriva hur man tänkt arbeta utifrån identifierade utvecklingsområden.
Sammanfattande bedömning
Förvaltningens sammanfattande bedömning är att det hos utförare finns en kompetent och engagerad ledning.
Vid avtalsuppföljningarna diskuteras återkommande behovet av att utveckla en bättre struktur för arbetet generellt. Majoriteten av alla medarbetare har mångårig erfarenhet av att arbeta på en dagverksamhet men vid avtalsuppföljningen framkommer att stor del av befintlig kunskap och/eller kännedom om rutiner ej
dokumenterats. Detta ses därför som ett generellt viktigt utvecklingsområde för verksamheterna att ta sig an så snart som möjligt. De områden som omfattas är exempelvis social dokumentation, mötesstrukturer och samverkan internt och extern. Behovet av mer verksamhetsnära ledning bedöms också som ett potentiellt förbättringsområde.
En samlad bild som framkommer i avtalsuppföljningarna att det sällan eller aldrig inträffar några avvikelser eller inkommer synpunkter och klagomål. Förvaltningen bedömer att verksamheterna är i behov av att ta fram rutiner och arbetssätt detta stämmer men framför allt för att säkerställa att det finns aktuella rutiner och arbetssätt implementerade.
Dagverksamheternas gemensamma syfte är att fungera som en plats för gemenskap och förhindra ensamhet eller isolering i det egna hemmet samt dagliga aktiviteter. Intervjuad personal visade tydligt på en engagerad personal som trivs bra med sitt yrke och är måna om att göra vardagen så bra som möjligt för besökande gäster, utveckla samarbetet med hemtjänst, biståndshandläggare och vårdcentraler.
Dagverksamheter - Rapport: Avtalsuppföljning 2020 Utifrån intervjuer med verksamhetschefer och den personal som hade möjlighet att delta samt den samlade
dokumentation och information förvaltningen tagit del av, visar på att det finns förbättringspotential inom ett flertal delområden för samtliga utförare. Den främsta utmaningen för utförarna är att skapa en fungerande struktur och arbetssätt kring sitt övergripande systematiska kvalitetsarbete.
Kommentarerna till varje delområde under rubrik Underlag bedömning längre ner i denna rapport ger i första hand en preliminär bild av hur det ser ut i verksamheterna gällande arbetssätt och rutiner.
Övergripande beskrivning av metoden för bedömning
Uppföljningsmodulen är ett stöd vid uppföljning av verksamheterna. Det som följs upp är följsamhet till
avtalskrav och andra krav på verksamheterna som Solna stad ställt. De områden som i samband med uppföljning ska bedömas anges under kolumn Område i tabellen nedan. Respektive område är uppdelat i ett eller flera
delområden.
Delområden bedöms utifrån en tregradig skala – godkänd, delvis godkänd eller ej godkänd. Se nedan för bedömningsanvisningar. Bedömning av delområden sker alltid utifrån uppställda kriterier, som är specifika för respektive delområde. Nedan beskrivs exempel på kriterier för delområdet Kompetensutveckling, under området Personal och utbildning.
1. Medarbetarnas kompetens överensstämmer med verksamhetens behov
2. Verksamheten har en tydlig struktur för att identifiera behov av kompetensutveckling
3. Verksamheten har en tydlig struktur för att utveckla kompetensen i verksamheten utifrån identifierade behov
På områdesnivå görs istället en bedömning utifrån en femgradig skala. Syftet med att ha två alternativ som båda innebär att verksamheten är godkänd (4 respektive 5) är att kunna identifiera riktigt goda exempel på systematisk utveckling av arbetssätt (5) som sedan kan spridas till andra verksamheter.
Ytterligare en anledning till att ha två godkända bedömningsnivåer är att uppföljningen inte bara syftar till att följa upp om verksamheten uppfyller ställda krav, utan även är tänkt att belysa områden där verksamheterna förvisso uppfyller kraven, men har möjlighet att utvecklas ännu mer (4). Även här finns anvisning för hur bedömning ska göras, se bedömningsanvisningar nedan.
Område Delområde
Ledning och organisation Mötesstruktur utifrån verksamhetens behov Verksamhetens organisation och ledning Personal och utbildning Introduktion av nya medarbetare
Kompetensutveckling
Verksamhetens arbete för att säkerställa bemanning Verksamhetens arbete med att rekrytera nya medarbetare
Samverkan Verksamhetens externa samverkan
Verksamhetens interna samverkan Ledningssystem för systematiskt
kvalitetsarbete Medarbetardelaktighet i verksamhetens kvalitetsarbete Verksamhetens arbete med avvikelser
Verksamhetens systematiska kvalitetsarbete Social dokumentation Verksamhetens arbete med social dokumentation Självbestämmande och integritet Delaktighet och kommunikation
Kontaktmannaskap
Tillgänglighet och information
Bemötande och anhörigstöd Bemötande
Stöd till närstående
Mat och måltider Livsmedelshygien
Möjligheter att påverka mat och måltider Aktiviteter och fritid Aktiviteter inne och ute
Säkerhet Hot och våld
Larm
Nyckelhantering Privata medel
Dagverksamheter - Rapport: Avtalsuppföljning 2020
Bedömningsanvisningar
Bedömning av delområden
Bedömning görs av huruvida verksamheten uppfyller uppställda kriterier för delområdet.
För att delområdet ska vara godkänt ska skriftliga rutiner eller funktions-/arbetsbeskrivningar finnas, vara aktuella, tillämpas och vara förankrade i hela verksamheten.
Delområdet kan vara delvis godkänt om 1. Skriftlig rutin finns, men tillämpningen är låg eller 2. Tillämpade arbetssätt finns, men rutiner saknas.
Delområdet är ej godkänt om det både saknas skriftliga rutiner och tillämpade arbetssätt för uppställda kriterier.
Bedömning av områden
Utifrån bedömning av underliggande delområden, ska en samlad bedömning för respektive område göras.
Bedömning sker utifrån en femgradig skala. Kriterier för respektive nivå anges nedan.
1: Verksamheten har inte identifierat behov av förbättring där förbättring krävs och därmed ej heller påbörjat arbetet med att åtgärda identifierade brister.
2: Verksamheten har identifierat behov av förbättring där förbättring krävs och har påbörjat arbetet med att åtgärda identifierade brister.
3: Verksamheten har rutiner alternativt uppvisade arbetssätt utifrån uppsatta kriterier inom respektive delområde, men uppnår ej kravet för godkänt inom ett eller flera delområden.
4: Verksamheten är godkänd inom samtliga delområden, rutiner finns och tillämpas.
5: Verksamheten har rutiner som tillämpas inom samtliga delområden och arbetar systematiskt med att utveckla ett eller flera delområden.
Bedömning
Område Resultat 2020
Ledning och organisation 4. Uppfyller kraven 67 (%)
3. Uppfyller kraven delvis 33 (%) Personal och utbildning 4. Uppfyller kraven 17 (%)
3. Uppfyller kraven delvis 83 (%) Samverkan 3. Uppfyller kraven delvis 100 (%) Ledningssystem för systematiskt
kvalitetsarbete 3. Uppfyller kraven delvis 100 (%) Social dokumentation 3. Uppfyller kraven delvis 100 (%) Självbestämmande och integritet 4. Uppfyller kraven 33 (%)
3. Uppfyller kraven delvis 67 (%) Bemötande och anhörigstöd 4. Uppfyller kraven 100 (%) Mat och måltider Bedömning ej genomförd 100 (%) Aktiviteter och fritid Bedömning ej genomförd 100 (%) Säkerhet Bedömning ej genomförd 100 (%)
Dagverksamheter - Rapport: Avtalsuppföljning 2020 Tabellen nedan redovisar verksamheternas poäng på områdesnivå.
Skoga Gläntan
Örta-gården Berga Lyktan Lärkan SUMMA
(Max 30) Ledning &
organisation 4 4 3 4 4 3 22
Personal &
utbildning 4 3 3 3 3 3 19
Samverkan 3 3 3 3 3 3 18
Lednings-system för systematiskt
kvalitetsarbete 3 3 3 3 3 3 18
Social
dokumentation 3 3 3 3 3 3 18
Självbestämman
de & integritet 3 4 3 4 3 3 20
Bemötande &
anhörigstöd 4 4 4 4 4 4 24
Mat & måltider Aktiviteter & fritid
Säkerhet SUMMA
(Max 35) 24 24 22 24 23 22
Ledning och organisation
Samtliga verksamheter förutom Örtagården och Lärkan får godkänt. Dessa verksamheter bedöms framför allt i behov av att utveckla en anpassad mötesstruktur och säkerställa så det finns en ledning kopplad till
verksamheternas behov.
Dagverksamheter - Rapport: Avtalsuppföljning 2020
Personal och utbildning
Endast Skoga dagverksamhet bedöms nå upp till godkänt inom området personal och utbildning. Övriga verksamheter har i samband med uppföljningstillfället inte kunnat påvisa hur de på ett systematisk sätt säkerställer att aktuella medarbetare erbjuds eller deltar i någon anpassad planering för kompetensutveckling.
Verksamheterna bedöms även ha brister i deras arbete gällande dokumentation av introduktion av nya medarbetare.
Endast Skoga följde kvalitetsutvecklarens efterfrågan om att vid uppföljningstillfället även få tala med medarbetare.
Samverkan
Inom området extern samverkan är det endast Lyktan dagverksamhet som når upp till godkänt då de kunnat uppvisa skriftlig dokumentation inom detta område. Övriga verksamheter behöver säkerställa att detta finns.
Ingen av verksamheterna har skriftliga rutiner eller dokumentation för intern samverkan.
Dagverksamheter - Rapport: Avtalsuppföljning 2020
Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
Ingen av dagverksamheterna bedöms nå upp till godkänt inom delområdet Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Utmaningarna består främst i att det saknas en tydlig struktur för information, dokumentation samt arbete kring uppföljning när det gäller avvikelser, synpunkter och klagomålshantering.
Social dokumentation
Ingen av dagverksamheterna når upp till godkänt för området social dokumentation. Det saknas framför allt en tydlig struktur för hur man arbetar med dokumentation och uppföljning av egenkontroller.
Självbestämmande och integritet
Dagverksamheter - Rapport: Avtalsuppföljning 2020 anpassade till verksamheten och de enskildas behov.
Bemötande och anhörigstöd
Samtliga dagverksamheter bedöms ha rutiner och arbetssätt inom området bemötande och anhörigstöd.