6.2.1 Om leverantörsmöten
Projektet genomförde under hösten och vintern 2014 möten med leverantörer inom branschen. Projektgruppen träffade American Express Global Business Travel, Via Egencia, HRG Nordic AB, Resecity samt Amadeus.
Syftet med mötena var att få en bild av leverantörernas synpunkter och erfarenheter beträffande ramavtal med offentliga kunder. Dessutom gavs leverantörerna möjlighet att komma med input gällande upplägg av en
2 Verksamhetsberättelse 2013, 76:e verksamhetsåret, Svenska Resebyråföreningen, sid. 3.
3 Se a.a., sid 3.
4
Sveriges Affärsreseförening, SBTA som är ett nätverk för köpare och leverantörer inom mötes- och resebranschen, har tillsammans med VHS Upphandling och SRF arbetat fram en vägledning för upphandling av resebyråtjänster. Vägledningen är avsedd att användas av både statliga myndigheter och resebyråer. Dock är denna vägledning inte uppdaterad sedan 2009.
eventuellt kommande upphandling. Därtill har projektet efterfrågat leverantörernas syn på marknaden i stort. Nedan följer en kortfattad sammanställning om leverantörerna.
6.2.2 Om leverantörerna Via Egencia:
VIA Egencia är Nordens största affärsresebyrå. Företaget har 90 kontor och 1 400 anställda i Sverige, Danmark, Finland och Norge. VIA Travel Group har en årlig omsättning på 10,5 miljarder SEK.
American Express Global Business Travel:
American Express Global Business Travel ägs till 50 % av American Express.
Företaget är en del av ett resebyrånätverk med kontor i fler än 140 länder världen över. De erbjuder reselösningar, konsulttjänster, analyser, samt planerar möten och events.
HRG Nordic AB:
HRG Nordic bildades 1850 och är världens näst äldsta resebyrå. HRG Nordic är en del av den globala resebyråkedjan Hogg Robinson Group Plc. De erbjuder ett utbud av reselösningar, rådgivning och arrangemang för affärsresemarknaden till näringsliv och offentlig sektor. Företaget har nordisk täckning med kontor i Sverige, Norge, Danmark och Finland. De samarbetar globalt över
landsgränserna i Norden.
Resecity AB:
Resecity har bedrivit resebyråverksamhet sedan 1982, med första kontoret i Huddinge/Stockholm. Resecity har tio kontor runt om i landet och är totalt 49 anställda inklusive VD och åtta regions-/resebyråchefer. Företaget omsätter ca 250 miljoner SEK/år. Kunderna utgörs både av företags- och privatresekunder, med en fördelning på ca 60 respektive 40 %. Inom segmentet företagskunder finns en stor del av kunderna inom offentlig förvaltning; landsting, högskolor och ett flertal kommuner. Sedan år 2010 är Resecity partner till Via Egencia som i sin organisation tillsammans med sina partners har en sammanlagd omsättning på 4 miljarder.
6.2.3 Mötets viktigaste frågor
Nedan följer vad som diskuterades under mötet.
6.2.4 Mest betydelsefullt för kunder i offentlig sektor
Nedan följer exempel på punkter som leverantörerna anser vara mest betydelsefulla för kunder inom offentlig sektor:
Kvalitetssäkrad implementeringsprocess Överenskommen affärsplan
Kunskap och erfarenhet kring ramavtalet
Uppföljning, avstämningsmöten och tydlig statistik Kompetens hos kundansvarig
Pris
Tillgänglighet Säkerhet
6.2.5 Ramavtalets omfattning
Flertalet av leverantörerna anser att ett eventuellt kommande ramavtal på området bör ha avropsordningen förnyad konkurrensutsättning. På så vis kan leverantörerna tillgodose myndigheternas spretiga behov av resebyråtjänster.
6.2.6 Bokningskanaler
Nedan följer exempel på bokningskanaler som leverantörerna använder sig av:
Telefonbokning Självbokningssystem App
Betydelsefullt för kunder inom offentlig sektor
Ramavtalets omfattning
Bokningskanaler
Bokningssystem
Svårigheter/utmaningar
Marknadens utveckling
Utvärdering av priser
Extern remiss
Viktiga aspekter att beakta vid kommande upphandling
Samtliga leverantörer ser en efterfrågan av appar på marknaden. Flertalet kunder bokar idag via självbokningssystem även om många kunder fortfarande vill ringa till resebyrån, detta avser dock främst statliga myndigheter.
6.2.7 Svårigheter/utmaningar
En av leverantörerna har framfört att ett statligt ramavtal för resebyråtjänster eventuellt skulle kunna vara konkurrenshämmande och därmed missgynna små och medelstora leverantörer.
6.2.8 Marknadens utveckling
Leverantörerna har uppmärksammat att det har skett en viss ökning av
tågtrafik på vissa sträckor. Detta avser främst Stockholm - Göteborg. Dock har vissa nattåg tagits bort vilket på sikt kan ge effekt i form av att tågtrafiken minskar något. Tågtrafiken för utrikes resor är idag mycket begränsad.
Resenären kan inte ta ett tåg från ett land till ett annat eftersom tågbredden (bredden på spåren) varierar från land till land. Detta bidrar till att flygtrafiken i dagsläget är mer tidseffektiv och prisvärd.
Leverantörerna ser en ökning av konkurser vad gäller leverantörer inom
flygbranschen eftersom det är en väldigt konkurrensutsatt marknad och antalet lågprisbolag ökar.
Leverantörerna framför även att säkerheten har blivit en allt viktigare aspekt för resenärerna. Resebyråerna har utvecklat Traveltracker, ett system som gör att beställarna och leverantörerna kan spåra samtliga resenärer för att se exakt var de befinner sig vid en viss tidpunkt. Detta ökar säkerheten bland annat vid naturkatastrofer eller andra hot.
Resebyråbranschen är en självsanerande bransch och flertalet av leverantörerna påpekar att de har relativt få reklamationer.
Resebyråerna ser i dagsläget inga tecken på att behovet att resebyråtjänster kommer att minska.
6.2.9 Utvärdering av priser
Leverantörerna anser att det är av stor vikt att upphandlade myndigheter är tydliga med vad som ska ingå i transaktionsavgiften och vad som avses med en transaktionsavgift.
6.2.10 Extern remiss
Samtliga leverantörer är positiva till Extern remiss.
6.2.11 Viktiga aspekter att beakta vid en eventuellt kommande upphandling Nedan anges de aspekter som leverantörerna anser att Statens inköpscentral bör beakta vid en eventuellt kommande upphandling av resebyråtjänster:
Tillämpa en incitamentsmodell (båda parter drar nytta av detta)
Prismodeller – Transaktionsarvodet kan leda till strategisk prissättning Var noggrann med vad som ska ingå i transaktionsarvodet
Ge detaljerad info om myndigheterna avseende deras resmönster