Miljöaspekter

Innan Miljöstyrningsrådet (MSR) gick över till Konkurrensverket hade de arbetat fram kriterier inom området resebyråtjänster. Likt MSR:s övriga upphandlingskriterier finns det baskrav, avancerade krav och spjutspetskrav.

Kraven rör bland annat miljöstatistik och klimatkompensation. Dessa krav är

 Medlemskap i SRF - Kvalitetsstämpel

 Viktigt att beakta SME i resebyråupphandlingar

 Pris och tillgänglighet viktigast för kunden

 Stora upphandlingar leder ofta till prisdumpning – SME kan inte konkurrera

 Viktigt med prissättning för onlinebokning

 Viktiga ska-krav/utvärderingskriterier – säkerhet, ekonomi, referenser och intervjuer

 Viktigt med krav på tillräcklig kapacitet – så att driftstörningar inte förekommer

 Öppna upp för bland annat teknisk utveckling under avtalstiden

 Extern remiss – SRF ser positivt på detta

 Besparingsmodellen – svår att tillämpa som incitamentsmodell

 Appar är ett kostsamt krav som kan utesluta flera SME

 Säkerhet – Traveltracker viktig aspekt för användarna

 Behovet av resebyråtjänster kommer inte att minska framöver

dock inte uppdaterade och finns inte publicerade på Konkurrensverkets hemsida.

Eftersom det rör sig om upphandling av en resebyråtjänst kan projektgruppen inte ställa lika långtgående miljökrav som vid en varuupphandling.

8 Andra upphandlingar inom området

Kustbevakningen, dnr 26-1371/13

Upphandlingen avsåg resebyråtjänster och uppdraget omfattade affärsresor.

Avtal skulle tecknas med en leverantör och av förfrågningsunderlaget framgick att Kustbevakningen avsåg teckna avtal med den leverantör som hade det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till nedanstående utvärderingskriterier:

 Pris 60 %

 Referenser 40 %

Denna upphandling överprövades. (Se kap 9 för mer detaljerad information) Göteborgs universitet, dnr EUI 14 011

Upphandlingen avsåg resebyråtjänster för både fullservice och självbokning.

Uppdraget omfattar förmedling av både inrikes och utrikes flyg, tåg- och

båtresor, hotell, hyrbil, marktransporter m.m. Anbud skulle även omfatta grupp- och konferensbokningar som optionsmöjlighet. Avtal skulle tecknas med en leverantör och av förfrågningsunderlaget framgick att Göteborgs universitet avsåg teckna avtal med den leverantör som hade det ekonomiskt mest

fördelaktiga anbudet.

Lantmäteriet, dnr 104-2014/2702

Upphandlingen avsåg resebyråtjänst inklusive självbokningssystem. Avtal skulle tecknas med en leverantör och av förfrågningsunderlaget framgick att

Lantmäteriet avsåg teckna avtal med den leverantör som hade det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Anbudsgivare som uppfyllde samtliga

kvalificeringskrav kunde tillgodoräkna sig ett mervärde i utvärderingen om följande utvärderingskriterier kunde uppfyllas:

 Alert mail

 Skanning av kreditkort

Dessa anbudsgivare bjöds även in till Lantmäteriet i Gävle för att presentera sin tjänst. Presentationen skulle bedömas och värderas enligt nedanstående

parametrar:

 Verktyg för resenärsprofil (online-demonstration)

 Självbokningssystem

SKL Kommentus inköpscentral, dnr 10248

Upphandlingen omfattade heltäckande resebyråservice för tjänsteresor inom Sverige och utomlands. Upphandlingen var uppdelad i 6 anbudsområden och SKI avsåg teckna avtal med tre leverantörer rangordnade per anbudsområde. Av förfrågningsunderlaget framgick att avtal skulle tecknas med de leverantörer som erbjöd lägst pris.

9 Överprövningsmål inom området

Förvaltningsrätten i Växjö, mål nr 1590-14, dom 2014-08-26

Via Egencia Sweden AB (Bolaget) ansökte om överprövning och yrkade i första hand att en ny utvärdering skulle genomföras. I andra hand yrkade Bolaget att upphandlingen skulle göras om. Som grund till yrkandet anförde Bolaget att brister i anbuden för tre anbudsgivare hade förekommit i flera fall, bland annat ofullständig kopia av registreringsbevis samt ofullständig eller ingen information avseende miljö- och kvalitetssäkringsfrågor. Bolaget framhöll även att de

referensfrågor som angavs i upphandlingen är formulerade så att de uppenbart är härförliga till anbudsgivarens kvalifikationer och ska därmed ej tillämpas i utvärderingen, då det är otillåtet att utvärdera referenser som avser

leverantören. Frågorna som avsåg bedömningen av helhetsintrycket för resebyråns självbokningssystem och själva bedömningsskalan pekar enligt Bolaget på att utvärderingskriterierna inte kan anses vara tillåtna.

Kustbevakningen som var motpart i målet bestred bifall till Bolagets talan och framhöll bland annat att samtliga anbud var fullständiga och att det inte föreligger något generellt hinder mot tillämpning av referenser i

anbudsutvärderingen så länge kriterierna syftar till att fastställa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

Förvaltningsrätten ansåg att Kustbevakningen inte hade handlat i strid med LOU när de hade utvärderat de övriga tre anbuden och att anbuden således var fullständiga. Utvärderingskriteriet referenser utgörs av referenskundens

poängsättning enligt ett antal nyckelord som exempelvis tillgänglighet, engagemang, kundkännedom, självbokningssystem och förmågan att erbjuda

kostnadsbesparande alternativ. Förvaltningsrätten ansåg att de frågor som referenterna besvarat var hänförliga till anbudsgivarens kvalifikationer och avsåg ej att fastställa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

Kustbevakningen hade därmed handlat i strid med 1 kap. 9 § LOU. Eftersom Bolaget inte kunde påvisa att en skada hade skett p.g.a. att vinnande leverantör hade mycket högre poäng för utvärderingskriteriet pris, avslogs Bolagets

ansökan.

Förvaltningsrätten i Jönköping, mål nr 1139-14, dom 2014-06-17 Lingmerths Resebyrå AB (Bolaget) ansökte om överprövning och yrkade att upphandlingen skulle utvärderas på nytt och att ett av anbuden skulle förkastas p.g.a. onormalt lågt anbudspris.

Bolaget anförde att en av anbudsgivarna hade angivit ett så pass lågt anbud (nollanbud) gällande ett arvode, vilket i detta fall avser ersättning för utfört arbete att genomföra en hotellbokning samt utsällande av voucher ⁷.

Värnamo kommun som hade genomfört upphandlingen framhöll att nollbudet för en viss prisfråga ansågs normalt i detta hänseende eftersom det endast utgjorde en del av den totala prissättningen i anbudet (av totalt 15 prisfrågor).

Förvaltningsrätten fann inte att det pris som angavs av en av anbudsgivarna är så lågt att det i sig ger stöd för att anbudet är onormalt lågt. Det finns även inget generellt hinder mot att leverantörer anpassar sin prissättning och lämnar

mycket låga priser i sitt anbud. Förvaltningsrätten ansåg vidare att prisfrågan inte var otydlig eller felaktig på så sätt att det påverkat förutsättningarna för upphandlingen. Bolagets ansökan om överprövning avslogs således.

Förvaltningsrätten i Linköping, mål nr 7095-13, dom 2014-01-30 Via Egencia Sweden AB (Bolaget) ansökte om överprövning och yrkade att

upphandlingen inte får avslutas förrän en ny utvärdering har genomförts där den vinnande leverantören inte ska beaktas.

Bolaget anförde att det bland annat finns bristande uppfyllelse i anbudet avseende den vinnande leverantörens tekniska förmåga och kapacitet. Enligt Bolaget har leverantören inte lämnat någon beskrivning för underleverantören som angetts i anbudet.

7 En voucher innebär att det bokade hotellet skickar en faktura till resebyrån som därefter vidarebefordrar detta

Fortifikationsverket och Statens Fastighetsverk som genomförde upphandlingen tillsammans vidhöll att leverantören uppfyllde beskrivning av underleverantör genom att fylla i organisationsnummer, adress kontaktperson m.m.

Förvaltningsrätten i Linköping ansåg att den vinnande leverantören inte hade angett en beskrivning av underleverantören och att den upphandlande

myndigheten inte får efterge eller bortse från förfrågningsunderlagets

obligatoriska krav. Förvaltningsrätten ansåg inte heller att det skulle strida mot proportionalitetsprincipen om det vinnande anbudet skulle förkastas.

Förvaltningsrätten fann att det aktuella ska-kravet måste anses ha ett naturligt samband med upphandlingen och att den inte kan anses vara av oväsentlig betydelse. Mot bakgrund av detta fann förvaltningsrätten att myndigheterna brutit mot 1 kap. 9 § LOU. Bolagets ansökan om överprövning bifölls.

10 Relevant lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd

Mot bakgrund av de lagregler som finns när man beaktar resebyråns ansvar bör resetjänsterna inledningsvis delas in de resetjänster som säljs av en resebyrå i a) försäljning av paketresor (inklusive paketliknande resor) och

b) försäljning av enskilda resetjänster såsom persontransporter, hotell/logi etc.

Eftersom en eventuellt kommande upphandling av resebyråtjänster endast kommer avse enskilda resetjänster kan resegarantilagen (1972:204) samt

paketreselagen (1992:1672) inte beaktas i detta fall då dessa lagar endast avser arrangörer eller reseförsäljare av paketresor⁸.

För försäljning av enskilda resetjänster saknas särskild lagstiftning som reglerar ansvaret om tjänsten inte utförs i enlighet med ett avtal. Resebyrån agerar

endast som mellanhand mellan resenären och leverantören av den enskilda resetjänsten.

Eftersom flygbolag inte är skyldiga att ställa garanti enligt resegarantilagen innebär detta vanligtvis att en resenär som köpt biljett med ett flygbolag som försatts i konkurs endast får en oprioriterad fordran i konkursboet.

8 Med paketresa avses i lagen ett arrangemang som har utformats innan avtal träffas och som

1. består av transport och inkvartering eller någon av dessa tjänster i kombination med någon turisttjänst som utgör en inte oväsentlig del av arrangemanget och som inte är direkt knuten till transport eller inkvartering, 2. varar mer än 24 timmar eller inbegriper övernattning samt

I avsaknad av särskild lagstiftning ligger därmed det enskilda avtalet i fokus.

Enligt allmänna avtalsrättsliga principer ansvarar den som ingår ett avtal för att avtalet fullföljs. Eftersom resebyrån normalt endast förmedlar resan ingås själva avtalet mellan ex. flygbolaget och resenären. Det kan dock förekomma

undantagsfall där resebyrån utgör en avtalspart och där resebyrån ansvarar för avtalets fullgörande. För att resebyrån ska anses vara part torde sannolikt krävas att resebyrån på något sätt handlat självständigt i förhållande till de avtalsvillkor som leverantören uppställer, t.ex. genom att lägga till en tjänst till avtalet eller genom att ändra eller göra tillägg i avtalet. En resebyrå skulle även kunna tänkas bli part i avtalet om resebyrån sluter avtal med resenären utan att göra klart för resenären att avtalet träffas med leverantören och detta inte heller på annat sätt framgår, t.ex. på biljett eller andra handlingar som resenären erhåller.⁹

Personuppgiftslagen (1998:204) – Lagen har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas.

Begreppet "behandlas" omfattar bland annat insamling, registrering, lagring, bearbetning, spridning samt utplåning av personuppgifter. Lagen reglerar hur personuppgifter får behandlas och bygger på samtycke och information till de registrerade. Om personuppgifterna lagras i en databas eller annan typ av register anses uppgifterna vara strukturerade. Om personuppgifterna återfinns exempelvis i löpande text eller i e-post anses uppgifterna däremot vara

ostrukturerade. För strukturerad personuppgiftsbehandling gäller betydligt fler regler än för ostrukturerade.

Förordning om Uppförandekod för datoriserade bokningssystem (EG nr 80/2009) - Syftet med uppförandekoden är att öka flyg- och GDS-bolagens

möjligheter att förhandla om avgifter och innehåll.

De viktigaste punkterna i uppförandekoden är följande:

Ett moderföretag får inte gynna sitt eget bokningssystem genom att koppla provisioner eller liknande till användandet av ett visst

bokningssystem eller kräva att ett visst bokningssystem används vid försäljning av företagets transporttjänster.

9

Konsumenten ska informeras om systemleverantörens namn och adress, syftet med databehandlingen, hur länge personuppgifterna ska ligga kvar och hur den som är föremål för uppgifterna kan få tillgång till dessa.

Svartlistade flygbolag ska klart och tydligt markeras på textbilden i reservationssystemen, vilket inte varit fallet tidigare.

Flygbolagens uppgifter ska visas på ett neutralt och uttömmande sätt på reservationssystemens textbilder och får inte vara diskriminerande eller partiska.

11 Elektroniska anbud

Statens inköpscentral använder sig av elektronisk upphandling och systemet TendSign för hantering av alla upphandlingar, ansökningar,

förfrågningsunderlag, anbud och avtal. En eventuellt kommande upphandling inom ramavtalsområdet kommer att genomföras i TendSign. Avtal kommer att signeras elektroniskt.

12 Tilläggstjänster

Det har under förstudien framkommit en del önskemål om närliggande tjänster som skulle kunna ingå i en kommande upphandling. Att avropande myndigheter ska kunna använda resebyrån till att boka möten och event som en tilläggstjänst är ett sådant önskemål.

Flera myndigheter har inkommit med förfrågningar om möjlighet att boka hotell utomlands då det i dagsläget inte finns något statligt ramavtal för detta. Dock anser projektgruppen att detta inte är kopplat till resebyråtjänsten och ska därmed inte beaktas.

13 För och nackdelar inför eventuell upphandling

Enligt förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning ska det finnas

ramavtal eller andra gemensamma avtal som effektiviserar upphandlingarna för varor och tjänster som myndigheterna upphandlar

 ofta

 i stor omfattning

 eller som uppgår till stora värden.

Förordningens kriterier tolkas på följande sätt:

 Ofta. Varor och tjänster som myndigheter upphandlar löpande eller annars flera gånger årligen, dvs. återkommande vid flera tillfällen.

 I stor omfattning. Varor och tjänster som myndigheter upphandlar stora mängder av, det vill säga i stort antal.

 Till stora värden. Varor och tjänster som myndigheter upphandlar som uppgår till stora värden (cirka 10 % av SIC:s årsomsättning).

Även om kriterierna kan sammanfalla helt eller delvis motiverar varje enskilt kriterium att upphandling sker enligt förordningen.

14 Rekommendation

Majoriteten av respondenterna svarade i enkäten att de skulle använda ett statligt ramavtal för resebyråtjänster om det fanns ett. Därtill står det i de

statliga ramavtalen för inrikes och utrikes flyg att avropsförfrågan ska skickas ut av beställare anlitad resebyrå till de ramavtalsleverantörer som ramavtal

tecknats med på aktuellt anbudsområde. En sådan förfrågan ska således ske via ett bokningssystem.

Vidare har det efter genomförd myndighetsenkät och möten med myndigheter framkommit att det finns behov av ett statligt ramavtal för resebyråtjänster.

Därtill har marknadsundersökningen inte heller visat på att det skulle finnas skäl till att inte genomföra en ramavtalsupphandling på området.

Syftet med ett sådant ramavtal skulle vara att underlätta för myndigheterna, inte minst för de mindre och medelstora myndigheterna som idag saknar eget avtal och som reser i mindre utsträckning. Dock är vikten av ett resebyråavtal inte beroende av hur mycket eller lite en myndighet reser. Ett resebyråavtal innebär högre säkerhet både vid bokning av resa och vid själva resandet samt kan i många fall leda till stor besparing för myndigheten.

En redogörelse för upplägget av en upphandling på området kommer att

sammanställas i en upphandlingsplan, i det fall beslut fattas att en upphandling ska genomföras.

Projektguppen har funnit att det finns ett behov av ett statligt ramavtal inom området, dock är det svårt att bedöma i vilken omfattning. Projektgruppen rekommenderar trots detta att en upphandling genomförs, men med viss reservation om att avtalet eventuellt inte kommer tillämpas i så hög utsträckning inledningsvis eftersom många myndigheter har egna avtal.

Projektgruppen föreslår att Statens inköpscentral således får beakta upphandlingen/ramavtalet som en långsiktig satsning.

Efter sammantagen bedömning rekommenderar projektet att Statens inköpscentral beslutar att en ramavtalsupphandling genomförs.

15 Källförteckning