5.2.1 Om referensgruppsmöten
Den 15 januari genomfördes ett referensgruppsmöte med tio representanter från olika statliga myndigheter runt om i landet. De nio myndigheter som
representerades på referensgruppsmötet har egna resebyråavtal och en av myndigheterna har egen resebyrå inhouse.
Syftet med mötet var att få en bild av hur behovet av resebyråtjänster ser ut samt att ge möjlighet för myndigheterna att inkomma med synpunkter och erfarenheter beträffande upphandlingar av resebyråtjänster, befintliga avtal samt deras arbete med uppföljning av avtalen. Därtill gavs referensgruppen möjlighet att komma med förslag påupplägg och omfattning inför en eventuellt kommande upphandling. Nedan anges i korthet vad som avhandlades under respektive punkt.
5.2.2 Arvode
Flera myndigheter framför att det behövs en förändring från både myndigheternas och leverantörernas sida avseende arvodesdelen.
I dagsläget finns det tre arvodesmodeller: transaktionsarvode, procentarvode och årsarvode (management fee). Transaktionsarvodet är det mest förkommande inom branschen och tillämpas vid flera offentliga upphandlingar. Resebyråerna
Arvode
Självbokningssystem
App
Säkerhet
Ramavtalets upplägg och omfattning
Krav vid en eventuellt kommande upphandling
är dock inte nöjda med denna arvodesmodell, men har enligt myndighetsrepresentanterna inga konkreta förbättringsförslag.
Arvodet anges oftast per resenär, oavsett hur många biljetter som bokas på en och samma beställning (t.ex. flyg, tåg, marktransporter). Priset för en offline- eller onlinebokning varierar beroende på myndighetens behov och resmönster.
En av myndighetsrepresentanterna rekommenderar att Statens inköpscentral tillämpar golvpriser för vissa specifika destinationer vid resebyråupphandlingar för att undvika nollanbud.
Myndigheterna har olika policys avseende vad som ska ingå i den beräknade omsättningen för upphandlande resebyråtjänster. En del myndigheter redovisar arvodet och själva resekostnaderna separat medan andra myndigheter räknar samman både arvodesdelen och resekostnaderna.
5.2.3 Självbokningssystem
De flesta myndighetsrepresentanterna anger att deras respektive myndighet oftast bokar resor via mail och telefon (direkt till resebyrån) eller via ett
självbokningssystem. Transaktionsavgiften för bokning via självbokningssystem är vanligtvis betydligt lägre än vid personlig service. Ett flertal av
myndigheterna upplever att ett välfungerande självbokningssystem kan underlätta bokningsprocessen avsevärt. Genom att använda ett
självbokningssystem kan beställaren vara mer flexibel och på så sätt även hitta billiga resor lättare. När en beställare ska boka resor offline, dvs. via mail eller telefonkontakt till resebyrån brukar resebyrån oftast leta efter de avgångar som avser just det datumet som beställaren uppger. Vid ett självbokningssystem kan beställaren få en bättre överblick av priserna och på så sätt även vara flexibel i sitt resande för att erhålla bästa möjliga pris. Flera myndigheter har också en hög användargrad gällande självbokningssystemet som ofta överstiger 50 %. Det är dock inte alltid resenären som bokar genom ett självbokningssystem utan i flera fall är beställaren (myndighetens reseansvarig och/eller administratör) som bokar resorna åt myndighetens resenärer. Flera myndighetsrepresentanter anser att de flesta självbokningssystem är väldigt lätta att använda och har ett logiskt upplägg. De personer som är missnöjda med myndighetens självbokningssystem är oftast, enligt myndighetsrepresentanterna, de som inte använt det tidigare eller använt det i mindre utsträckning.
5.2.4 App
Flertalet myndighetsrepresentanter ställer sig positiva till bokningar via app men anser att det i dagsläget endast kan tillämpas som ett komplement då samtliga resebyråer inte har utvecklat funktionen fullt ut avseende bokningar (funktionen har främst utvecklats avseende hotellbokningar). De appar som finns tillgängliga (och som resebyråerna tillämpar via Amadeus system) används
oftast som en reseplanerare för resenären där denne har möjlighet att bevaka sina bokningar. Några av myndigheterna anser även att en app i dagsläget kan vara svåranvänd inom myndighetssektorn eftersom den vanligtvis inte är
kopplat till ett pre-approval system1 (funktionen finns idag endast i ett självbokningssystem).
5.2.5 Säkerhet
Flera myndigheter anser att säkerhetsaspekten vid bland annat
profilhanteringen är viktig att beakta vid en eventuellt kommande upphandling av resebyråtjänster. Myndigheter bör exempelvis få ställa krav på vart
leverantörernas dataservrar får finnas, för att säkerställa att känslig information inte riskerar att hamna i orätta händer.
5.2.6 Ramavtalets upplägg och omfattning
Flera representanter i referensgruppen anser att en eventuellt kommande upphandling bör vara anpassad för små och medelstora myndigheter eftersom större myndigheter redan har egna avtal eller i vissa fall egen resebyrå inhouse.
Referensgruppen anser att förnyad konkurresutsättning torde vara den enda tillämpliga avropsordningen på ett eventuellt kommande ramavtal. En
leverantör kan enligt myndighetsrepresentanterna inte täcka samtliga behov hos statliga myndigheter. En av representanterna anför dock att en stor resebyrå inte borde ha svårigheter med att hantera ett stort antal nya kunder eftersom de redan har ett välfungerande system för detta gällande deras tjänster inom privat sektor. Resebyrån kan emellertid ha svårigheter att integrera myndigheternas olika system till sina egna. Några av representanterna i referensgruppen framhåller även att små till medelstora myndigheter kan riskera att få sämre service om en eller flera större leverantörer vinner upphandlingen, då deras system oftast är utformat för att tillgodose större kunders behov. En av
myndighetsrepresentanterna anför även att marknaden kan påverkas markant om staten endast tecknar avtal med en stor aktör.
1
Det fördes även diskussioner om hur en eventuellt kommande upphandling bör utformas. Myndigheterna anser att det behövs flera delområden (helst fler än två) för att täcka in myndigheternas specifika behov. Att dela upp upphandlingen i s.k. Small - Medium - Large eller Bas - Mellan - Spjutspets togs upp som
förslag. Vid en sådan uppdelning beaktas priset på ett sådant sätt att de
myndigheter som har ett basbehov av resebyråtjänster inte ska bära kostnaderna för de myndigheter som har väldigt specifika och mer komplexa behov av resor.
Vid en förnyad konkurrensutsättning kan den avropandemyndigheten således välja delområdeefter myndighetens behov och därefter teckna ett leveransavtal på exempelvis 1-2 år med den vinnande leverantören.
5.2.7 Krav vid en eventuellt kommande upphandling
Referensgruppen anser att följande krav bör ställas vid en eventuellt kommande upphandling av resebyråtjänster;
Välfungerande trackingsystem
Kunskap om resor i andra länder/ovanliga och komplexa resor, kompetens och erfarenhet
Kapacitet
Olika betalningsmöjligheter – e-voucher, konton, kort, fakturering, viktigt med valbarhet avseende olika lösningar
Resepolicyn ska kunna integreras
Viktigt att personal/reseprofilerna kan tankas över från myndighetens egna system (bl.a. Palasso och Primula)
Miljöredovisning ska skickas direkt till Naturvårdsverket
Tilläggstjänst – Konsult/Travel Manager om myndigheten inte har en sådan. Konsulten kan bland annat hjälpa till med miljöredovisning, utformning av resepolicy eller med kostnadseffektivitet
6 Marknadsundersökning
Marknadsundersökningen har genomförts genom en analys av marknaden samt med beaktande av hur branschen anser att en eventuell upphandling lämpligen bör utformas.
En viktig informationskälla har varit de möten som genomförts med några av de leverantörer som finns inom branschen.
6.1 Marknaden
Resebyråernas försäljning till svenska kunder under 2013 har i stort sett varit oförändrad jämfört med 2012. Försäljningen av affärsresor har minskat vilket delvis beror på fallande flygpriser men även på att företagen fortfarande håller igen på utgifterna.2
Enligt en rapport från FN-organet World Tourism Organization (UNWTO) ökade resandet i världen under 2013 med 5 %. Under 2013 beräknades antalet
internationella resenärer ha uppgått till ca en miljard resenärer trots den
ekonomiska osäkerheten. UNWTO förutspår att resandet i världen fortsätter att öka kommande år.3
Under de senaste åren har resebyråerna tappat en del av trafiken med inrikes flyg. Dock ser man nu att denna utveckling tycks ha avtagit. Försäljningen av inrikes flyg har halverats vilket kan förklaras av en ökad direktförsäljning via flygbolagens hemsidor. Detta avser främst de s.k. lågkostnadsflygbolagen.
Mycket tyder också på att tåget fortsätter att ta marknadsandelar från
inrikesflyget, även om försäljningen av tågresor minskade kraftigt under både 2009 och 2011.4