Närvarande
Inger Lundström Roland Dahlqvist
Leif Nordström Robert Larsson
Michael Sundberg Kent Barkestedt
P-O Planting
Robert Lund Karin Tengdelius, SKL, p 1-2
Anna Eklöf, SKL, p 1-2 Hans Forsström, PwC
1. Mötets öppnande
Inger hälsar välkommen, särskilt till gästerna från SKL, och öppnar dagens möte.
2. Möte med SKL-revision
Från SKL medverkar Karin Tengdelius och Anna Eklöf.
Inledningsvis presenterar samtliga sig och sin bakgrund. Därefter redovisar Karin det uppdrag som SKL har och syftet med den studie med uppsökande verksamhet i ett antal kommuner runt om i landet som föranleder dagens möte. Nytt med denna studie är att SKL vänder sig till fler, som politiker och ledande tjänstepersoner, än bara revisorer i kommunerna.
Revisorerna ser gärna att SKL återkopplar sin bild efter att studien är klar.
Revisorerna beskriver sitt arbetssätt och hur er ett revisionsår i Boden kan se ut vad gäller planering, grundläggande och fördjupad granskning, kontakter med Kf:s presidium, styrelser och nämnder mm. Särskilt diskuteras frågan om revisorernas medverkan på intervjuerna i granskningen, och revisionens förmåga att verkligen gå på djupet i enskilda granskningar.
Vidare diskuteras lekmannarevisionen och de särskilda utmaningar den medför ex-vis företagens synpunkter på kostnaden.
Kommunikationen utåt diskuteras också, t ex hemsidans funktion. Noteras att hemsidan inte blivit uppdaterad som den ska under 2019. Vidare diskuteras att revisionens språk inte i alla avseenden är anpassat till kommunmedlemmarnas varierande förmåga att ta till sig skriven text.
SKL efterlyser vad som kännetecknar Boden-revisionen och bör lyftas fram; revisorerna lyfter fram sin samverkan, breda kompetensområden, inbördes förtroende och respekt, kompetenta sakkunniga m m.
3. Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkänns med ett tillägg om mötesplanering 2020 under punkt 12.
4. Föregående mötesanteckningar 12/11 Till handlingarna med godkännande.
5. POP-rapport med information om pågående granskningar o revisionsplan 2019 POP-rapporten gås igenom – inga avvikelser finns att notera. Däremot har inget svar
inkommit på COSO-granskningen. Uppdras till PwC att påminna resp bolag om att lämna svar.
- Projektplan Samverkansgranskning – uppdatering efter styrgruppsmöte 15/11
Projektplanen diskuteras i em efter mötet med IFO. Noteras ska att Piteå nu beslutat att delta i granskningen och att även Luleå har den avsikten även om definitivt beslut tas först i början av december.
Klockan 15.20 medverkar Kerstin Larsson och Mona Eriksson från IFO. De informerar bl a om att Norrbottens kommuner nyligen genomfört en utvärdering av Norrbus-överenskommelsen med slutrapport i september, och även kommer fortsätta med att utvärdera arbetet i länet och har utsett arbetsgrupper för detta. Samtidigt finns föräldra-kritik mot BUP som uppges bara arbeta med akuta ärenden (i princip suicidala ungdomar) och hänvisar föräldrarna till kommunens socialtjänst, som varken har mandat eller
kunskap för denna typ av insatser. I Boden finns BUP numer endast en dag i veckan – tidigare först fem och sedan tre dagar/vecka. Sammantaget finns det för lite resurser hos BUP varför såväl hälsocentraler som socialtjänsterna får ta emot problematiken.
Revisorerna beslutar att inte medverka i samverkansgranskningen detta år.
Mötesanteckningarna från styrgruppsmötet i samverkansnätverket 15/11 gås igenom.
Revisorerna står fast vid sin synpunkt att någon administrerad samverkan i form av en överenskommen plattform inte krävs. Revisorerna säger ja till samverkan men nej till plattforms-bildandet/Norrev.
Uppdras till Roland att återkoppla detta som Bodens svar till styrgruppen.
- Kommande ansvarsutövandemöten – underlag bifogas
Underlag inför de kommande mötena med återstående nämnder och med styrelsen gås igenom och kompletteras. Till mötet med Ks läggs till frågor rörande utfallet av EKO-granskningen och de åtgärder som bör vidtas samt fråga rörande uppsiktsplikten. Till mötet med MoBn läggs till en fråga om nämndens s k tillsynsskuld.
6. Protokollsinfo Inget för dagen.
7. Löpande ekonomisk uppföljning av styrelse och nämnder (månadsrapport) För revisionen ser det bra och samtliga planerade granskningar ser ut att rymmas inom årets granskning.
8. Inkomna yttranden och beslut avs tidigare granskningar Inget för dagen
9. Information från ordförande Inget för dagen.
10. Kurser och konferenser Inget för dagen.
11. Övriga frågor
- Kostnadsfördyring av nya äldreboendet – Inger - Underlag bifogas
Utifrån de svar som inkommit på frågan om hur fördyringen har beslutats diskuteras. Av underlagen framgår inte tydligt hur beslutet och fattat och om detta ryms inom någon delegation.
Uppdras till PwC att ta reda på om denna typ av ändringsbeslut kan tas inom ett investeringsprojekt eller om det krävs särskilt beslut på någon annan nivå.
12. Kommande möten
- Möte med socialnämnden 26/11 kl 08.30
Överenskoms att P-O tillsammans med Jenny håller i mötet.
- Möte med Utb-nämnden 28/11 kl 10.00 - Möte med Fast-nämnden 4/12 kl 13.00 - Möte med Ks 9/12 kl 14.00
- Möte med MoB-nämnden 10/12 kl 13.15 - Mötet med Socn ledning 10/12 kl 14.45
Socialnämndens ledning har möjlighet att medverka 10/12 kl 14.45 och cirka 45 minuter framåt. Syftet är att få en aktuell genomgång av det ekonomiska läget för nämnden.
Frågor att diskutera handlar om underskottets storlek, analysen av det, vidtagna och planerade åtgärder, förutsättningarna framåt för en ekonomi i balans.
Rev-möte hålls därefter under eftermiddagen och på kvällen äts julmiddag på Viljan kl 18.00.
- Inför revisionsplaneringen 16–17/12
Upplägget för dagarna diskuteras. Överenskoms att revisorerna börjar kl 10.00 och att PwC ansluter efter lunchen den 16:e, samt att ev efterträdare till Inger är välkommen att medverka.
Överenskoms att riskanalysen för bolagen görs översiktligt liknande det som gjordes inför 2019.
- Mötesplanering 2020
Datum har inkommit för Ks behandling av årsredovisning 2019 och delårsrapport2020 utifrån önskemålet att revisorernas möten ang dessa granskningar planeras in så att det stämmer bättre med kommunens tidplan.
Överenskoms att skjuta frågan till planeringsdagarna i december.
13. Avslutning
Inger tackar deltagarna och avslutar dagens möte.
Vid datorn med bästa hälsningar / Hans