7. LITTERATURFÖRTECKNING
7.3 Muntliga källor
Broström, Anders, 2006: 1: a Besöksintervju. 2006-04-04, ca en timme.
Broström, Anders, 2006: 2: a Besöksintervju. 2006-04-19, ca en timme.
Broström, Anders, 2006: 3: e
Besöksintervju. 2006-05-16, ca en halv timme.
Den steg essen i
medarbetarperspektiv Bilaga 1 visa nedbrytningsproc
Styrmått
Ekonomi Kund Interna processer
Framgångsfaktorer Styrmått
Kompetensutveckling => I genomsnitt 2½ % / år ntal dagar / medarbetare & år)
jukfrånvaro i tid => Max 5 % av totalt arbetad arbetstid
an och Nortons ursprungliga perspektiv presenteras utan text i ovanstående nedbrytningsprocessen.
(A S
Figuren visar en egen översikt som åskådliggör hela nedbrytningsprocessen för att förtydliga teoriavsnitten 2.1 samt 2.2. Figuren bygger på en sammanställning hämtad från boken: ”Personlig kompass med Balanced Scorecard för arbetsglädje och ökad effektivitet” (2004) s. 78 av Lena Maria Nordstrand och Stig Högsta. Steg 1 är vision, steg 2 är perspektiv, osv. I medarbetarperspektivet följer en mer utförlig beskrivning av varje steg, innehållet i denna text är hämtad till största delen från vår litteratursammanställning (se bilaga 2). Kapl
Bilaga 2
Huvudkategorier Perspektiv Framgångsfaktorer Styrmått Mätmetod Exempel - företag
Trivsel och kompetensuppbyggnad Medarbetar - Motivation, Rekrytering Motivation Exempel på BSC
Trivsel Frånvaro
Kompetensuppbyggnad Utbildning (rekrytering) Kompetensförbättring GEFO s. 18
Befintlig kunskap Aktiviteter Antal mässbesök Nyckeltal
Kompetensuppbyggnad Personalkompetens Enkätundersökning GEFO s. 40
Förbättringsförslag Antal .- - -
Trivsel och kompetensuppbyggnad Medarbetar - Personalomsättning Antal anställda / år Nyckeltal Exempel på BSC
Befintlig kunskap Ledningskvalité Enkätundersökning
Kompetensuppbyggnad Utbildning Antal utbildningsdagar / medarbetare Nyckeltal Styr m. bsc s.9
Trivsel Medarbetar - Medarbetartillfredsställelse Årlig personal enkätundersökning Exempel - kommunal verksamhet
(Motivation) Nyckeltal sjukfrånvaro och personalomsättning Nyckeltal
Trivsel Delaktighet Årlig personal enkätundersökning
Trivsel Arbetsmiljö Årlig personal enkätundersökning E & G 32, 37,38, 65
Befintlig kunskap Uppevd kompetens Årlig personal enkätundersökning
Kompetensuppbyggnad Utvecklings - & lärande - Kompetensutveckling (lärande) Antal utbildningsdagar / total arbetstid Nyckeltal
(Kurser och utbildning)
Så använder myndigheterna BSC Fortsättning bilaga 2
Huvudkategorier Perspektiv Framgångsfaktorer Styrmått Mätmetod Exempel - företag
Trivsel Medarbetar - Arbetsglädje Årlig enkät Polisen ESV s. 35
Trivsel Engagemang Årlig enkät
Trivsel och kompetensuppbyggnad Handlingsutrymme Årlig enkät
Befintlig kunskap Ansvar Årlig enkät Polisen ESV s. 35,41,42
Trivsel Medarbetar - Personalens attityder Enkätundersökning Lantmäteriet s.36
Trivsel Sjukfrånvaro Nyckeltal
Trivsel och kompetensuppbyggnad Personalomsättning Nyckeltal
Kompetensuppbyggnad Kompetensutveckling Nyckeltal
Kompetensuppbyggnad Utbildningsnivå Nyckeltal
Antal anställda Nyckeltal (ej målvärde)
Åldersstruktur Nyckeltal
Könsfördelning Nyckeltal
Befintlig kunskap Medarbetar - Personal m hög kompetens Avstämning av uppsatta mål - internutbildning Analys Kammarkollegiet
Trivsel och kompetensuppbyggnad Flexibla arbetsvillkor Analys av personalomsättning Analys
Kompetensuppbyggnad Medarbetar - Utbildning Avsätta tid för kompetensutveckling .- - - SPV s.35,43
Kompetensuppbyggnad Kompetensutveckling Ekobrottsmyndigheten
Tabellen i bilaga 2 visar ingående de faktorer som vi observerat i en litteratursammanställning. Tabellen sammanfattar framgångsfaktorer och styrmått som kan ses som lämpliga att använda sig av i medarbetarperspektivet. Litteratursammanställningen är en sammanställning av: Björck – Larsson (GEFO), 1999; Ericsson och Gripne (E&G), 2002; Styrkortet i praktiken (Styr m. bsc) 2000:16. Sammanställningen anger exakta litteratur- och sidhänvisningar för varje framgångsfaktor och styrmått samt exempel på företag och myndigheter som använder sig av dessa framgångsfaktorer och styrmått.
Tabellen i bilaga 3 visar en sammanställning av samtliga faktorer som vi observerat vid litteratursammanställning. Siffrorna i parentes anger om
framgångsfaktorn visar en egen sammanställning av framgångsfaktorer och styrmått i medarbetarperspektivet. En sammanfattning av: Björck - Larsson, 1999;
Sammanställning Bilaga 3
Trivsel (2) Framgångsfaktorer Styrmått Metod Vår motivering
(Jfr. Läckaget i bägaren)
Medarbetartillfredsställelse Arbetsglädje --- Enkät Trivs?!
Attityd --- Enkät Positiv attityd => trivs troligen
Delaktighet --- Enkät Stor delaktighet => större chans att personalen trivs
Engagemang --- Enkät Stort engagemang => större chans att personalen trivs
Motivation (3) - - - --- Stor motivation => Trivs troligen
Sjukfrånvaro (3) Nyckeltal i tid Nyckeltal Låg sjukfrånvaro => Kan vara ett tecken på att personalen trivs
Personalomsättning Personalomsättning (4) Ant. anst. som lämnar företaget / år Nyckeltal Om få personer lämnar företaget tyder det på att de trivs
Rekrytering - - - Hur ofta behövs det rekryteras? Tecken på att personalen trivs/inte trivs?
Flexibla arbetstider Analys av personalomsättning Analys
Handlingsutrymme Enkät
Arbetsmiljö Arbetsmiljö Enkät Om personalen är nöjd med arbetsmiljön tyder det på att de trivs
Befintlig kunskap
(Jfr. Innehållet i bägaren)
Aktiviteter Antal mässbesök Nyckeltal Duktig personal => återkommande kundbesök
Ansvar Enkät Kompetent personal ges ökat ansvar
Ledningskvalité Enkät Hög ledningskvalité =>Kunnig ledning / personal
Mångkunnig personal - - -
Upplevd kompetens Enkät
Kompetensuppbyggnad
(Jfr. Införseln i bägaren)
Kompetensutveckling Kompetensförbättring (2) - - - --- Vidareutveckling
Kompetensutveckling (3) Ex. Antal utbildningsdagar / total arbetstid Nyckeltal Vidareutveckling Utbildning (3) Ex. Antal utbildningsdagar / medarbetare Nyckeltal Vidareutveckling
Utbildningsnivå Vidareutveckling / grundläggande utbildning
Personal m hög kompetens Avstämning av uppsatta mål - internutbildning Analys
Personalomsättning Personalomsättning (4) Ant. anst. som lämnar företaget / år Nyckeltal Förändring i kompetensutvecklingen
Rekrytering - - - Ny rekrytering => förändring i kompetensutvecklingen
Flexibla arbetstider Analys av personalomsättning
Handlingsutrymme Enkät
Kompetensförsörjningsperspektivet i Läkemedelsverket
Bilaga 4
Styrmått
Ekonomi Process
Kompetensför-sörjning Kvalitet
Trivsel : Rekrytering Sjukfrånvaro (2 mått)
Personalomsättning
Långsiktiga mål Rekrytering Sjukfrånvaro
Strategiska mål
Kritiska framgångsfaktorer Perspektiv
Nyckeltal Se tabell 4.2 i empiri avsnittet
Vision
Figuren visar en egen översikt som åskådliggör Läkemedelverkets styrkort för förtydliga empirikapitlet, kap 4. Figuren bygger på en sammanställning hämtad från boken: ”Personlig kompass med Balanced Scorecard för arbetsglädje och ökad effektivitet” (2004) s. 78 av Lena Maria Nordstrand och Stig Högsta. Steg 1 är visionen, steg 2 är perspektiv, osv. I medarbetarperspektivet följer en mer utförlig beskrivning av varje steg, innehållet i denna text är hämtad från kap.4 i empirikapitlet.
Intervju 1 – 2006-04-04 Bilaga 5
___________________________________________________________________
Allmänna kortsvarsfrågor
Dessa frågor berör verksamheten inom myndigheten samt respondenten:
• Myndighet:
• Antal anställda:
• Verksamhetsområde:
Organisation:
• Vilken befattning har din närmaste chef?
• Var är din plats i organisationen? (organisations schema)
• Har du någon/några underordnade?
Intervjuad person som arbetar med styrning:
• Namn:
• Titel befattning:
• Plats för intervjun:
Övergripandefrågor som berör uppbyggnad av er ekonomistyrning
Dessa frågor som följer nedan är av mer övergripande inslag. För att senare kunna välja ett specifikt område som är intressant har vi därför valt att ställa mer övergripande frågor vid 1: a intervju tillfälle.
Frågorna är uppdelade i tre områden: fastställande av övergripande målsättning och aktiviteter, fastställande av styrmått samt delegering av ekonomiskt ansvar. Vissa frågor har även underliggande delfrågor, dessa betecknas med punkter.
1. Fastställande av övergripande målsättning och aktiviteter:
1. Vilken möjlighet har du att påverka verksamhetens syfte och mål utifrån vad som är lämpligt ur styrsynpunkt?
2. Vilken ledningsfilosofi finns i er ledning?
o Hur betonar ledningen olika styrmedel och dess inriktning?
o Val av styrmedel – betonas det formella styrsystemet eller styr ledningen mer genom personliga kontakter?
o Viken frihet har ledningen i förhållande till regeringen, dvs. är det ledningen eller regeringen som till största del påverkar vilka ramar ni har att gå efter – vad ni ska styra mot? Har ledningen fria händer?
2. Fastställande av styrmått (Nedbrytning, analys samt uppföljning/utvärdering):
3. Hur följer du upp och ser till att strategiska planen konkretiseras för att den ska bli effektiv?
4. Vilken delaktighet har du vid nedbrytande av operativa mål och handlingsplaner samt val av tillvägagångssätt?
5. Hur ser du till att målsättningarna blir mätbara – så att dessa kan följas upp på ett bra sätt?
6. Vilka styrverktyg används i organisationen - exempelvis processtyrning, balanserat styrkort?
7. Är du med och formulerar ekonomiska prestationsmål? På vilket sätt i så fall? Vilka?
Tillvägagångssätt?
o Nyckeltal o Effektivitetsmått
8. Vilken typ av norm har organisationen till grund som jämförelsefaktor?
o tidigare perioder
o andra liknande organisationer
o vad organisationen borde uppnå (bedöms i förväg)
o vad organisationen borde ha uppnått (bedöms i efterhand)
3. Delegering av ekonomiskt ansvar:
9. I vilken utsträckning kan enhetsansvarig påverka det han/hon förväntas ansvara för när det gäller följande områden:
o Ansvarstagande- befogenhet o Handlingsalternativ
10. Vilka nivåer i organisationen har ansvar för mål och strategier?
Intervju 2 – 2006-04-19 Bilaga 6
Frågor om styrkortet samt kompetensförsörjningsperspektiv
Första delen i detta frågeformulär behandlar allmänna frågor om styrkortet för att sedan fördjupa oss i alla styrmått inom kompetensförsörjningsperspektivet. Frågeformuläret avslutas med frågor om planering och utveckling av kompetensutveckling. Vissa frågor har även underliggande delfrågor, dessa betecknas med punkter.
1
. Styrkortet (Fyra perspektiv) – Allmänna frågor:1. Det finns information om styrkortet som omnämns i GD-plan dessa överensstämmer med måtten i lägesrapporten (styrkortet) För övrigt är det väldigt lite information om styrkortet, vad beror detta på?
2. Hur länge har styrkortet funnit i organisationen?
3. Hur aktivt används styrkortet?
4. Har du haft en aktiv delaktighet vid framtagandet av styrkortet eller passiv delaktighet, dvs. att det ligger på ditt ansvarsområde/att du är delaktig i att det ska ske eller ingen delaktighet alls?
5. Har du varit med och utformat detta?
6. Rangordna i vilken omfattning du arbetar med dessa arbetsområden (Hur mycket arbetstid som du lägger ner – hur viktigt du ser området?)
o Ekonomi o Produktion
o Kompetensförsörjning o Kvalitet
7. Finns det andra frågor som du arbetar mer med?
8. Under vilken period omfattar styrkortet i lägesrapporten?
2. Styrkortet (Fyra perspektiv) – Fördjupade frågor om styrmått inom kompetensförsörjningsperspektiv:
9. Implementering av nyckeltal:
o Var det ditt ansvar att ni skulle införa dessa nyckeltal?
o Var du delaktig i processen – vad och hur ni skulle mäta? Vilka har central funktion vid utformande av styrmåtten?
o Hur ofta och när uppdateras styrmåtten?
Detaljerade frågor om respektive styrmått inom kompetensförsörjningsområdet:
10. Rekryteringsmåttet:
a. Motivering till styrmåttet: pågående rekrytering per antal anställda?
o Syftet med detta mått?
o Vad vill ni uppnå med att mäta detta?
b. Målsättningen (2005):
o Under vilka kriterier grundar målsättningen av t ex standard/er , regeringskrav?
o Hur jämförs målsättningen t ex högt/lågt i förhållande till andra myndigheter?
o Hur ofta sätts målsättningen?
11. Sjukfrånvaro
a. Vad mäter styrmåttet?
o Anställda med sjukrapportering: Mäter det långtidssjuka, korttidssjuka?
o Sjukfrånvaro per Arbetstid : Mäter det Totalt antal timmar, långtidssjuka, korttidssjuka?
o Representerar mått på sjukfrånvaron i årsredovisningen samma mätetal som i styrkortet?
o Syftet med detta mått?
o Vad ska uppnås?
b. Målsättningen (2005):
o Under vilka kriterier grundar målsättningen av t ex standard/er , regeringskrav?
o Hur jämförs målsättningen t ex högt/lågt i förhållande till andra myndigheter?
o Hur ofta sätts målsättningen?
o Utifrån årsredovisning är sjukfrånvaron långt ifrån uppfyllt, Vad gör ni åt saken, t ex åtgärder, planer?
o Följde du upp avvikelsen i detta mått (2005), Hur?
o Gjorde du någon analys över vad differensen berodde på?
12. Antal anställda mindre än ett år:
a. Ingår alla anställda i måttet – även de 34 tidsbegränsat anställda (Förklaring av måttet)?
o Syftet med detta mått?
o Vad uppnå?
b. Målsättningen (2005):
o Under vilka kriterier grundar målsättningen av t ex standard/er, regeringskrav?
o Hur jämförs målsättningen t ex högt/lågt i förhållande till andra myndigheter?
o Hur ofta sätts målsättningen?
13. Koppling till återrapporteringskrav, i enighet med lång- eller kortsiktiga mål?
o Kan ni använda dessa mått vid återrapporteringskraven, är det samma information?
14. Använder ni även andra mått? (t ex mått på kompetensutveckling–
utbildningskompetens, erfarenhet?)
3. Planering och uppföljning av kompetensutveckling:
15. Omvärldsanalys – personalanalys:
o Vad är ditt ansvarsområde samt vilken delaktighet har du i detta?
o Följer du upp dessa område på något sätt?
16. Ämnesområdeschef – Enhetschef – Medarbetare i analyser och uppföljning:
o Respektive nivås delaktighet och ansvarsområde - delaktighet i att analys och uppföljning ska ske?
17. GD-plan s. 1 uttrycker att all verksamhet inte berörs av visionen, vilka verksamheter berörs?
Intervju 3 – 2006-05-16 Bilaga 7
___________________________________________________________________
Specifika frågor om styrkortet, kompetens och etik
Detta frågeformulär behandlar specifika frågor om styrkortet där vi vill ha större tydlighet och information om. Frågeformuläret inleds med frågor om utformande av det nya styrkortet, val av framgångsfaktorer samt kompetens. För att sedan avsluta med övriga kompletterande- och etik frågor.
Vissa frågor har även underliggande delfrågor, dessa betecknas med punkter.
1. Vid utformandet av det nya styrkortet:
1. Vad var det bakomliggande motivet till det nya styrkortet?
o Hur framkom diskussionen?
2. Vem eller vilken enhetsnivå ansåg att det fanns behov för ett nytt styrsystem?
3. Tittade ni över de befintliga styrsystemen och kompletterade det ni saknade eller sattes de generellt utifrån vad som skulle kunna tänkas vara lämpligt?
2. Val av framgångsfaktorer:
4. Vilket tillvägagångssätt använde ni er av vid framtagandet av framgångsfaktorer?
o Resonemang över vilka mått som var lämpliga?
o Stegvis nedbrytningsprocess från visionen och nedåt?
o Gjordes någon undersökning?
o Var andra i organisationen delaktiga vid framtagandet, vilka?
5. Bestämdes framgångsfaktorerna av arbetsgruppen, eller fanns det fler som var inblandade?
Vi Visar vår sammanställning av faktorer – enligt denna mäter ni enbart trivsel.
6. Vad beror det på?
o att ni inte hade någon mätning av trivsel sedan tidigare?
o att ni redan mätte kompetens?
o Är måtten bara satta på måfå?
7. Har det framkommit ett behov av att komplettera några mått i organisationen?
8. Skulle det vara möjligt att sammankoppla utbildningskorten med styrkortet?
3. Kompetens:
Vi Visar vår sammanställning av framgångsfaktorerna för kompetens.
9. Mäter LV dessa på något vis?
10. Hur länge har ni använt er av utbildningskort i organisationen?
11. Har alla anställda var sitt utbildningskort eller endast kärnkompetensen?
12. Vilka har tillgång till information om utbildningskort? Alla anställda eller endast anställda med chefpositioner?
13. Litteraturen ger exempel på att man kan ha mått för utbildningskorten. Vad tror du om det?
o Hur används utbildningskort i kompetensfrågor? Används utbildningskort som underlag i något sammanhang?
14. Har ni något mätetal eller målvärden för nivån på från utbildningskorten?
15. Har LV en annan mätning på kompetens? Mäter LV kompetens på annat sätt?
4. Kompletterande (förtydligande) frågor:
16. Vad innebär regulatorisk?
17. LVs arbetsgrupp har bedömt 1 % som en lagom nivå. (Broström 2006-04-19), kan du motivera varför detta val?
5. Etikfrågor:
18. Avstämning om det finns något av det som har sagts under våra intervjuer som han ansåg som känslig information, och som han inte ville att vi skulle ta med i vår uppsats.
19. Är du intresserad av att läsa igenom uppsatsen, för att se om vi har skrivit något som kan anses vara olämpligt samt om vi uppfattar allt rätt?
20. Har vi din tillåtelse att publicera intervjumaterialet i vår uppsats?
21. Hur anser du att vårt allmänna uppträdande har varit? Är det någon/några frågor som du upplever vara alltför personliga eller olämpliga?