10.1 Nyckeltal
Antal kommuninvånare: 94 400 (93 400)
Antal årsarbetare i bygglovprocessen: 17,8 (16,4)
Antal ansökningar: 1 462 (1 129)
Antal beslut: 1 880 (1 424)
Andel nämndbeslut
- inklusive ingripande- och påföljdsärenden 4,6 % (6,6 %) - exklusive ingripande- och påföljdsärenden 3,9 % (4,3 %) Produktivitet:
- ärenden/årsarbetare 82 (69)
- beslut/årsarbetare 106 (87)
Handläggningstid medel: 8,9 (6,8) veckor
Handläggningstid median: 5,0 (4,6)veckor
Rättssäkerhet (överklagande ärenden/antal beslut): 3,5 % (4,7 %) Rättssäkerhet (överklagade ärenden som stått sig): 75,5 % (72,1 %)
Kundnöjdhet: 78 (69)
(2012-års siffror inom parantes)
Redovisning av antal dagar från registrering till expediering.
10.2 Organisation kring bygglovhanteringen 2013
Bygglovenheten i Nacka är en av sex enheter på Miljö & Stadsbyggnad (M&S). I december 2013 var vi totalt 19 personer, inräknat stadsarkitekten. I oktober anställdes en ny enhetschef, då den tidigare enhetschefen helt övergått till stadsarkitektrollen. På enheten finns också en biträdande enhetschef.
Enheten är sedan ett antal år tillbaka organiserad i tre team, som är geografiskt baserade.
Varje team består av en koordinator som är administrativt ansvarig, samt 3-4 handläggare med varierande bakgrund som arkitekt, byggnadsingenjör, samhällsplanerare, miljöinspektör eller byggnadsantikvarie. En av handläggarna är specialiserad på olovligt byggande och arbetar endast med detta. Koordinatorerna handlägger anmälningar om eldstäder och VA-anslutningar, hissar samt slutbevis/slutbesked. En arkivkoordinator ansvarar för arkivfrågor och är back-up vid frånvaro för de övriga koordinatorerna.
Stadsbyggnadsservice, en del av Nacka Kontaktcenter, består av tre personer som svarar på allmänna frågor om bygglov, byggrätter, planering, miljö, VA, trafik och exploatering.
Stadsbyggnadsservice är öppet alla vardagar 07:45-16:30. Frågor kring pågående ärenden besvaras dock av handläggarna på enheten. Handläggarna ska vara nåbara och har ingen telefontid.
Sedan ett par år tillbaka sitter vi, liksom alla medarbetare i Nacka stadshus, i ett ”flexikontor”
(öppet kontorslandskap utan fast platser). Alla anställda har bärbara datorer och mobiltelefoner, som möjlighet till distansarbete.
10.3 Viktiga verksamhetshändelser under 2013
• Beslut har fattats om att Nacka ska få tunnelbana till Nacka centrum och att 13 500 nya bostäder ska byggas på västra Sicklaön fram till 2030. På sikt kommer detta att påverka bygglovenhetens verksamhet. Enheten har vid ett par seminarier bidragit till det pågående visionsarbetet om hur framtidens stad ska upplevas och har också bemannat
”visionsverkstaden”.
• En digital nämndhantering har införts.
• Arbetet med OVK har återupptagits efter en längre tids inaktivitet.
• Vi har fortsatt att arbeta aktivt med kompetensutveckling, där målet är att 5 % av arbetstiden ska ägnas åt detta. Under året har till exempel flera medarbetare gå KA-utbildningen och alliansens 3-dagarskurs i Kommunikation och bemötande. Två personer har gått Bygglov i praktiken på KTH och biträdande chefen har gått ledarskapsakademin, en utbildning som sträcker sig över 1,5 år.
• Enheten har genomfört en studieresa till Malmö, Lomma och Staffanstorp.
• Vi har deltagit i referensforum PBL och remissmöte om att utöka storleken för
friggebodar, besvarat remisser krin BBR samt till regelförändringar för fler bostäder åt unga och studenter. Enheten har tillsammans med planenheten besvarat remissen Boverkets allmänna råd om planbestämmelser.
• Årets Stadsbyggnadsdagar har haft temat ”långsiktighet”.
10.4 Analys av 2013
De senare åren har präglats av en hög personalomsättning av handläggare. Detta har inneburit ett omfattande merarbete för enheten i form av rekrytering och introduktion av nyanställda, men också överlämning av pågående ärenden. Från och med oktober har enheten också en ny enhetschef. Att skapa en arbetsmiljö som attraherar och vidmakthåller duktiga medarbetare, är en prioriterad fråga för verksamheten.
Trots den höga personalomsättningen har enheten fått fina resultat i årets kundundersökning, tack vare ett bra arbetsklimat och en bra mix av kompetenser. Nacka får i undersökningen näst bäst betyg i hur nöjd kunden är med handläggningen i sin helhet, och är därmed tillbaka på en hög nivå efter fjolårets ”dipp”. I jämförelse med övriga kommuner i enkäten ligger Nacka i topp vad gäller kundens upplevelse av hur enkelt det är att komma i kontakt med bygglovhandläggare och att handläggningstiden upplevs som rimlig. Motsatt förhållande gäller dock för avgiftens rimlighet. Parallellt med bygglovalliansens kundundersökning genomfördes för första gången också en separat kundundersökning av de som sökt marklov för trädfällning. Något förvånande fick vi också här ett fint helhetsomdöme, då 83 % svarade att de var nöjda med handläggningen i sin helhet. Drygt hälften angav dock att de är negativa till att det i vissa delar av Nacka kommun krävs marklov för trädfällning.
Uppföljningen av 2013 års mål visar att vi har klarat målet på 6 veckors handläggningstid (median), produktivitetsmålet att alla handläggare i genomsnitt ska fatta 100 beslut och en-hetsmålet om en rättssäkerhet på 75 %. Målet om en kundnöjdhet på 80 uppnåddes nästan (78).
10.5 Mål för 2014
Produktivitet: genomsnittligt antal bygglovbeslut per handläggare 100 Handläggningstid: mediantid 6 veckor
Rättssäkerhet: andel överprövade ärenden som ändras i sista instans <20 %.
Kundnöjdhet: 70
Övriga mål för året är att:
• Arbeta med klarspråk och bemötande.
• Införa en digital bygglovhantering (skanning av inkommande handlingar och e-signering av beslut). Upphandling av arkiv pågår och beräknas bli klart under 2015. Ansökan via e-tjänsten MittBygge fortsätter att öka under året. Antalet digitala ansökningar beräknas
passera 20 % av dt totala antalet ansökningar. Ökningen sker främst genom en hårdare marknadsföring på hemsidan och genom stadsbyggnadsservice. Målet är också att digitalisera processen OVK.
• Bli av med den ”ryggsäck” som gamla ärenden enligt ÄPBL utgör.
• Omarbeta och uppdatera bygglovenhetens hemsida på www.nacka.se.
10.6 Medverkan i Bygglovalliansen 2013
Styrgrupp, kundenkät, loggning handläggningstider, årsrapport, digitalisering, bemötandeutbildning, Bygglov i praktiken (KTH).
10.7 Kontaktperson 2013
Marina Arnshav, biträdande bygglovchef.