Nulägeskartläggning

Nedan följer en beskrivning av samtliga processer och dess aktiviteter samt en nulägeskartläggning som har utformats i FlexSim utifrån studiens intervjuer och observationer, se Figur 4.1. Nulägeskartläggningen illustrerar samtliga processer i

ordningsföljd som omfattas av fakturaflödet. Denna nulägeskartläggning har validerats av samtliga respondenter.

Fakturor via e-post (Email invoice)

I detta skede inkommer PDF-fakturor från leverantörer till en särskild mejladress. Samtliga fakturor granskas av medarbetare för att säkerställa att fakturan tillhör fallföretaget och har skickats till rätt avdelning. Detta synliggörs genom fakturans mottagare eller tillhörande ordernummer och eller referens. Om ordernummer eller referens saknas men mottagaren stämmer, överförs dessa fakturor manuellt till en mapp som sedan automatiskt överför dessa vidare till avläsningsprogrammet (Scanning Software). Om mottagaren, ordernummer och eller referens inte stämmer vidarebefordras fakturan, om möjligt till den rätta mottagaren. Pappersfakturor (Post invoice)

Pappersfakturor som inkommer via posten granskas på samma vis som fakturor via e-post (Email invoice). Samtliga fakturor och dess tillhörande bilagor ges en unik streckkod. Dessa fakturor sätts sedan in i en scanner för att konvertera dessa pappersfakturor till PDF-fakturor. Dessa PDF-fakturor överförs sedan automatiskt till avläsningsprogrammet (Scanning

Software). Slutligen arkiveras pappersfakturorna manuellt efter datum i en särskild pärm som bevaras på fakturaenheten.

25 Avläsningsprogram (Scanning Software)

Samtliga fakturor vid denna process är i PDF-format och avläses automatiskt.

Mjukvaruprogrammet läser av och markerar viktig information på fakturan som leverantör, summa att betala, moms, ordernummer, referens, mottagare, betalningsvillkor och

betalningsväg. När fakturan är avläst överförs denna automatiskt till avläsningskontroll (Verification).

Avläsningskontroll (Verification)

Efter att fakturorna har avlästs i avläsningsprogrammet (Scanning Software) kontrollerar medarbetarna manuellt att avläsningen har utförts korrekt. Om avläsningsprogrammet (Scanning Software) har läst av felaktigt, korrigeras detta manuellt. Fakturor som har ordernummer och eller referens överförs efter godkänd kontroll, automatiskt till processen jämförelse av faktura mot order (Matchning) eller till processen godkännande av faktura (Approver). Fakturor som bland annat saknar ordernummer och eller referens överförs automatiskt till processen felaktiga fakturor (Errors).

Jämförelse av faktura mot order (Matchning)

I denna process jämförs fakturan mot tillhörande order. En faktura kan endast jämföras mot tillhörande order om ordern har godsmottagits. Medarbetare kontrollerar manuellt att

fakturans angivna pris, kvantitet och innehåll överensstämmer med tillhörande godsmottagen order. Om fakturan inte överensstämmer med tillhörande godsmottagen order,

vidarebefordras denna för en kompletterande kontroll hos en annan avdelning. När fakturan har godkänts i denna process överförs den i väntan på att betalningsprocessen (Payment) påbörjas.

Felaktiga fakturor (Errors)

I denna process hamnar fakturor som saknar tillräcklig information och därför inte kan skickas vidare för godkännande (Approver), detta kan bero på en avsaknad av bland annat leverantör, betalningsväg, ordernummer eller referens. Medarbetare granskar manuellt varje faktura i denna process och markerar det som saknas. Därefter påbörjar medarbetaren en sökning efter den informationen som saknas. Om fakturan saknar leverantör kan

inköpsenheten kontaktas i syfte att få nödvändig information. Om fakturan saknar betalningsväg kan den angivna leverantören kontaktas eller sökas upp i fallföretagets affärssystem i syfte att finna korrekt betalningsväg. Om fakturan saknar ordernummer och eller referens kan medarbetaren antigen kontakta inköpsenheten för tillhörande ordernummer eller söka tidigare fakturor från samma leverantör i affärssystemet för att finna tillhörande referens. När samtlig nödvändig information har inhämtats skickas fakturan manuellt till godkänannde (Approver).

Godkännande av fakturor (Approver)

I denna process har fakturor innehållande fullständig information skickats för godkännande, där de antigen godkänns eller avvisas. För att en faktura skall godkännas i denna process behöver den granskas manuellt av två oberoende och behöriga medarbetare. Om fakturan avvisas överförs den återigen till processen felaktiga fakturor (Errors), där den manuella sökningen efter den information som saknas påbörjas igen dock med djupare detaljnivå.

26

Samtliga fakturor som har blivit godkända i denna process överförs sedan i väntan på att betalningsprocessen (Payment) påbörjas.

Betalning (Payment)

Denna process utförs tre gånger i veckan av medarbetarna och är den sista processen i fakturaflödet. Processen påbörjas med en manuell kontroll över samtliga fakturor som skall betalas.

När denna kontroll är färdigställd skickas en preliminär betalningslista för kontroll genom affärssystemet. Mottagaren av denna betalningslista utför ytligare en manuell kontroll och korrigerar eventuella felaktigheter. Den korrigerade betalningslistan skickas sedan manuellt till en separat godkännare. När betalningslistan är godkänd upprättas ett kvitto på den betalning som avses utföras. Därefter utförs betalningen genom banken.

27

4.3.1 Sammanställning av intervjuer med respondent 1 och 2

Respondent 1 samt 2 är medarbetare inom fakturaenheten och arbetar inom leverantörsreskontra (Accounts Payable). Nedan följer Tabell 4.1 samt 4.2, som sammanställer respondenternas intervjusvar. För fullständig intervjumall se bilaga 1.

Process Manuellt arbete Aktiv Processtid / Faktura Värdeskapande Icke-värdeskapande Nödvändiga men icke-värdeskapande Fakturor via e-post

(Email invoice) Ja 35 sek. X Pappersfakturor (Post invoice) Ja 150 sek. X Avläsningsprogram (Scanning Software) Nej 15 sek. X Avläsningskontroll (Verification) Ja 30 sek. X Jämförelse av faktura mot order (Matchning) Ja 20 sek. X Felaktiga fakturor (Errors) Ja 300 sek. X Betalning (Payment) Ja Vet ej X

Tabell 4.1: Sammanställning av intervjusvar från respondent 1. Process Manuellt arbete Aktiv Processtid / Faktura Värdeskapande Icke-värdeskapande Nödvändiga men icke-värdeskapande Fakturor via e-post

(Email invoice) ^{Ja 10 sek. X}

Pappersfakturor

(Post invoice) ^{Ja 30 sek. X}

Avläsningsprogram

(Scanning Software) ^{Nej 15 sek. X}

Avläsningskontroll (Verification) ^{Ja 15 sek. X} Jämförelse av faktura mot order (Matchning) Ja Vet ej X Felaktiga fakturor (Errors) ^{Ja Vet ej X} Betalning (Payment) ^{Ja Vet ej X}

Tabell 4.2: Sammanställning av intervjusvar från respondent 2.

4.3.2 Sammanställning av intervju med chefen för fakturaenheten, respondent 3

Under intervjun uppmärksammade chefen för fakturaenheten problemområden inom

fakturaflödet som beror av mängden manuellt arbete, antalet steg i varje process och fakturor som saknar ordernummer och eller referens. Chefen betonar att avsaknaden av ordernummer och eller referens utgör i dagsläget den största flaskhalsen i fakturaflödet.

28

Chefen menar att denna flaskhals grundar sig i att inköpsenheten i dagsläget endast utfärdar ordernummer och eller referens till cirka 65 % av samtliga leverantörsfakturor.

Intervjufrågorna återfinns i bilaga 2.

4.3.3 Sammanställning av observationer

Nedan följer en sammanställning över medel aktiv processtid per faktura utifrån genomförda observationer, se Tabell 4.3.

Vissa processer kunde inte observeras på grund av bland annat svårigheter att utföra

tidmätning samt medarbetarnas tillgänglighet. I dessa fall tillfrågades respondenterna efter en uppskattning över medel aktiv processtid per faktura. Medarbetarnas uppskattning följer nedan:

• Pappersfakturor (Post Invoice): 150 sek.

• Avläsningsprogram (Scanning Software): 15 sek. • Godkännande av fakturor (Approver): 270 sek.

Process Antal

observationer

Antal fakturor Manuellt arbete Aktiv Processtid / Faktura (Medel) Fakturor via e-post

(Email invoice) 1 32st. Ja 8,1 sek. Avläsningskontroll (Verification) 1 81st. Ja 9,2 sek. Jämförelse av faktura mot order (Matchning) 1 30 st. Ja 19,9 sek. Felaktiga fakturor (Errors) 1 38 st. Ja 29,7 sek. Betalning (Payment) 2 93st. Ja 61 sek.

29

4.3.4 Nulägeskartläggning genom FlexSim

Nedan följer en sammanställning över 260 utförda simuleringar i FlexSim, se Tabell 4.4 samt 4.5. Tabellerna avser utfallet efter 260 simuleringar i det nuvarande fakturaflödet. Antal simuleringar valdes till 260, i syfte att representera ett fullständigt kalenderår avseende antal arbetsdagar. Hänsyn togs inte till röda dagar och längre ledigheter. I tabellerna nedan uppgår medel aktiv processtid per faktura till 477 sekunder och antalet fakturor per dag uppgår i medel till 225. För fullständiga mätdata och processers egenskaper avseende processtid samt fördelning från Queue3 se bilaga 7 samt 8.

Utfall av 260 simuleringar i FlexSim Aktiv processtid per faktura

Antal simuleringar 260 st. 90 % konfidens 462 <477<492 sek. Medel 477 sek. Max 1236 sek. Min 258 sek. Standardavvikelse 146 sek.

Tabell 4.4: Utfall av 260 simuleringar i FlexSim avseende aktiv processtid. Utfall av 260 simuleringar i FlexSim Antal fakturor per dag

Antal simuleringar 260 st. 90 % konfidens 223 <225<226 st. Medel 225 st. Max 266 st. Min 182 st. Standardavvikelse 15 st.

30

4.4 Av medarbetare uppmärksammade problemområden och önskat tillstånd