Nya arbetsuppgifter

På Företaget AB blir de nyanställda mottagna och presenterade för de nya arbetsuppgifterna av närmaste chef eller den fadder som finns på avdelningen. Något som är i linje med vad både Granberg (2011:474) och Rubenowitz (2004:185) menar, en ansvarig bör ta emot den nyanställde första dagen. Av intervjuerna framkom att hur första tiden som nyanställd ser ut varierar mellan de olika avdelningarna. Något som enligt Granberg kan bero på att ansvariga på de olika avdelningarna är olika engagerade i introduktionen (2011:474f). Något som är samma för alla nyanställda är den formella utbildningen.

Introduktionsutbildning

Introduktionsdagarna som innehåller vad Lindelöw kallar formell information (2008:193), är en vanlig metod för introduktion (Granberg 2011:465) som även används av Företaget AB för alla nyanställda. Målet är att de ska infalla cirka en månad efter anställning men sker i regel cirka tre månader efter anställning när Företaget AB har samlat ihop en grupp nyanställda. Introduktioner som innehåller introduktionsutbildning där information förmedlas, har syftet att bli inlärt hos de nyanställda menar Granberg (2011:470). Det är ofta väldigt mycket information som ska tas in på kort tid för att den nyanställde ska lära sig hur arbetet och arbetsplatsen fungerar. På den korta tiden ska bland annat de olika funktionerna på företaget presentera sig och berätta om sitt arbete. All denna information skapar tillslut vad Granberg kallar korvstoppning. Det är näst intill omöjligt för den nyanställda att hålla kvar all information i huvudet. Trots att det från företagets sida är väl menat så fyller inte alltid informationen det syfte som är tänkt (2011:470). Introduktionsutbildningen på Företaget AB

33

var tidigare utformat som en heldag (08-17) där de nyanställda fick information om företaget, alla funktioner, rutiner med mera. Konceptet ändrades nyligen och har sedan början på året varit två introduktionsdagar istället för en. Det för att de nyanställda inte ska få en så lång dag med så mycket information att ta in. Dels har den nyanställde så mycket nya intryck och dels kan det vara nervöst att komma in som ny och inte riktigt veta hur det kommer att bli, vilka uppgifter som ska utföras etcetera. När då all information förmedlas på en och samma dag bildas så kallad korvstoppning hos de nyanställda och informationen fyller inte sitt syfte. Informationen sätter sig endast ytligt och glöms ofta bort ganska snart (2011:470). Denna problematik har Företaget AB stött på i sin introduktionsutbildning vilket har bidragit till att momentet omarbetats och fortfarande är under konstruktion. Vid frågan om vad Företaget AB fått kommentarer på och kan göra bättre nämndes den tidigare introduktionsdagen: ”[...] det blir korvstoppning i huvudet det första man får när man kommer hit”. De två introduktionsdagarna är nu uppdelade så att ena dagen innehåller bland annat historia och säkerhetsinformation och den andra berör bland annat socialt ansvar och utveckling på företaget. Dagarna är även något kortare än tidigare och därmed blir inte utbildningen lika intensiv som innan. Under intervjuerna berättades det även att det fortfarande arbetas med de här dagarna, för att göra dem ännu bättre då det fortfarande kan tyckas vara för mycket allmän information och en önskan om mer specifikt inriktad information finns.

Deltagandet på de två introduktionsdagarna har varit varierande. Efter vår undersökning kan vi konstatera att en del varit på ena introduktionsdagen men inte på den andra, av olika anledningar. Det är dock inte något problem att ha varit frånvarande en av dagarna och det påverkar inte arbetet eller tillfredsställelsen hos den nyanställde menar både de nyanställda och chefer. ”Det vi pratar om finns i pappersform”. Granberg menar dock att sådant introduktionsmaterial som delas ut till nyanställda i skriftlig form kan missuppfattas och är därför viktig att förmedlas även i muntlig form då följdfrågor kan ställas. Granbergs påstående om att närvaron på introduktionsutbildningar över lag är lågt kan därför styrkas i vår undersökning (2011:470). Vi kan efter våra intervjuer dock inte finna något samband i varför närvaron är låg annat än av sjukdom. Att dagarna är massiva och innehåller mycket information påpekade en av våra intervjupersoner. Det är såklart svårt för oss att uttala oss om närvaron i stort efter att endast intervjuat tre anställda men vi vill ändå poängtera att det kanske vore lämpligt att undersöka hur närvaron ser ut i stort. Något som berättades av chefer under intervjuerna var att det undersöktes om den ena dagen kunde göras mer specifik för den

34

avdelningen den nyanställde ska arbeta på. Det tror vi skulle öka intresset på ett personligt plan hos de nyanställda då de dels får information om hela företaget men också om den avdelningen de faktiskt kommer att arbeta på. Om dessa dagar skulle göras om och ena dagen skulle beröra avdelningen skulle kanske mycket av den informationen redan förmedlats om den nyanställde får vänta upp till tre månader efter anställning innan de dagarna infaller.

Han ser även problem med att det ofta är få chefer som deltar i sådana utbildningar (2011:467). På Företaget AB stämmer däremot inte det sista påståendet. Att de är närvarande under hela utbildningen är emellertid fel att påstå men de har ett högt antal chefer som är medverkande och högst involverade i dessa dagar. Dels vid både inledande och avslutande moment på dagarna och dels då de håller i presentationer och diskussioner runt olika ämnen eller områden. Det är just därför som Granberg menar att det är viktigt att de deltar, för att inte missa diskussionerna som uppstår (2011:467). Att chefer är närvarande är något Företaget AB arbetar starkt med.

Enligt undersökningen om organisationssocialisering utförd av Klein och Weaver (2000) var organisationens mål med introduktionsprogrammet, den formella utbildningen, att få de nyanställda socialiserade med företaget och att känna sig som en del av detsamma. De ska lära sig om företagets uppbyggnad, dess värderingar och den allmänna arbetsgången på arbetsplatsen (2000:50). I Klein och Weavers undersökning hade mindre än hälften av de nyanställda deltagit i introduktionsutbildningen och resultatet visade att de som deltagit faktiskt hade en större förståelse för organisationens mål och dess värderingar och var mer emotionellt engagerade i företaget än de som inte deltagit (2000:60). Resultatet av deras undersökning liknar delvis vårt resultat då inte alla nyanställda deltagit i båda introduktionsdagarna. Dock har introduktionsutbildningen som förekommer på Företaget AB har haft olika betydelse för intervjupersonerna där några verkligen uppskattade dessa medan andra inte i efterhand reflekterat över vad de innehöll. Att få veta hur företaget ser ut, historia och uppbyggnad samt att få ta del av dess värderingar är dock något de flesta anser vara viktigt. Precis som undersökningen av Louis, Posner och Powell visar, är den vanligaste metoden formell utbildning på arbetsplatsen. Det är det Företaget AB låter alla sina nyanställda delta i och kan därför ses som en grund för introduktionen. Louis, Posner och Powell fick även fram att den viktigaste socialiseringsmetoden enligt de nyanställda var att kunna kommunicera med chefer och äldre kollegor som är väl insatta i företagskulturen och

35

arbetsuppgifterna (1983:857). Det är även den faktorn som representerats mest hos intervjupersonerna i vår undersökning då vi ställt frågan om vad som varit viktigast under introduktionen, att det hela tiden finns någon kollega eller chef i närheten att fråga och få hjälp av om problem uppstår.

Individuell utbildning

Hur själva introduktionen på medarbetarnivån, den individuella utbildningen, genomförs är även det olika på de olika avdelningarna. I en del fall finns en utbildning i arbetsuppgifterna innan det sedan är dags för bredvidgång. Bredvidgången görs med någon som har arbetat på avdelningen en tid och som därmed är väl insatt i arbetsuppgifterna. Bredvidgången varar under en till två dagar innan den nyanställde själv får testa på att arbeta ensam, hela tiden med någon kollega att fråga i närheten. Att så snabbt bli insatt i arbetet och ska kunna klara sig själv kan ibland ses som tungt menar en av de anställda.

Det var en stressig period, samtidigt visade de ansvariga att de trodde på mig och sade: Du kommer fixa det här! Då tänkte jag, men om alla andra klarar det här så gör jag också det[...]det gick jätte bra och var det något som krånglade så kunde man ringa till någon.

På en annan avdelning får de nyanställda gå runt och titta och lära känna avdelningen för att sedan arbeta och lära sig efter hand. Upplägget är således olika mellan olika avdelningar, de flesta introduktioner riktas generellt till alla nyanställda och ett fåtal anpassas efter den nyanställdes tidigare kunskaper och erfarenheter. Därför varierar också uppfattningen av introduktionen på medarbetarnivå. I några fall är kunskaperna och erfarenheterna sedan innan så stora att de nyanställda känner att det inte behövs någon grundläggande presentation av arbetsuppgifterna och vid andra introduktioner uppfattas informationen som mer generell och riktad till alla. En av intervjupersonerna uttryckte;

[…]det kan ju hända att det är olika eftersom jag visste från början vad yrket innebar. Jag visste på ett ungefär vad som behövs och inte behövs göras.

Lindelöw (2008) understryker att utöver den formella informationen som alla anställda får under till exempel en introduktionsutbildning bör introduktionen även anpassas till varje

36

individ eftersom förutsättningar och behov av information ser olika ut hos olika människor (2008:193). Något som såväl de nyanställda som de ansvariga var överens om var att företaget självklart kan bli bättre på vissa delar. Bland annat fick vi kommentaren ”[…]bör bli bättre på att informera de nyanställda om vad arbetet faktiskt innebär, hur mycket ansvar det är”. Att informationen om arbetsuppgifterna och det egna ansvaret kunde förbättras. Arbetet på Företaget AB innebär mycket ansvar och kan, till exempel för en anställd som inte arbetar så mycket, som parallellt med arbetet studerar eller liknande, ta flera månader innan det är inarbetat och den nyanställde klarar sig själv. Introduktionen är därför viktig för såväl den nyanställde som för företaget, att få alla att lära sig de system som finns och alla hjälpmedel som kan användas för att underlätta arbetet.

Jag tror inte man från början förstår hur mycket det är att hålla koll på. Många tror att arbetet här på Företaget AB innebär att man ska gå runt och pyssla. Jag tror det är först när man börjar fatta att det finns prognoser och flera olika datasystem [...] först då förstår man hur mycket det är.

Något som på Företaget AB är värt att belysa är då en nyanställd har arbetat med liknande arbete tidigare eller som rekryteras internt, kan det tas för givet att den personen redan kan arbetet och därmed inte behöver lika mycket information vid introduktionen. Detta är viktigt att uppmärksamma för att undvika att den nyanställde känner sig förvirrad och kanske känner för stora förväntningar på sig.

En nyanställd helt utifrån är nog rätt lätt att få in[...]men just de som byter funktion, som kan lite men ändå inte[...]får man inte tro att de kan allt bara för att de har arbetat med liknande arbetsuppgifter innan.

Lindelöw (2008) anser det även vara viktigt att uppmärksamma att alla anställda har olika behov och att de motiveras av olika saker i sitt arbete, vissa vill klättra på karriärstegen och nå nya mål och andra vill trivas på arbetet och kunna kombinera det med familjelivet. Att de anställda har olika målsättningar i arbetet är något som Företaget AB tar i stor beaktning genom att vid utvecklingssamtal ta reda på vilka mål de anställda har i sitt arbete för att sedan hjälpa dem i rätt riktning i den mån det är möjligt. Företaget AB är väl medvetna om anställdas behov och använder sig av Maslows behovshierarki som består av fem nivåer. Där

37

finns både den andra nivån som gäller trygghet, att ha ett arbete och kunna försörja sin familj och den femte nivån som handlar om självförverkligande, där människan strävar efter personlig utveckling och vill nå nya mål (Maslow 1970:18f). Företaget AB har behovshierarkin i åtanke såväl vid introduktionen som i det fortlöpande arbetet, vid utvecklingssamtal och liknande. Vid intervjuerna framkom det att det är viktigare än vad de flesta tror att visa de nyanställda de mest basala sakerna, som Maslows första nivå handlar om (1970:18), till exempel var toaletterna finns, var lunchrummet är och hur man använder stämpelklockan. Om den informationen förbigås kan de nyanställda lätt känna att de inte vet vart de ska ta vägen. ”[…]hoppar man över det så blir känslan oftast att -jag fick inte någon bra introduktion över huvud taget”. Tidigare nämndes de olika behov som Granberg ser att den nyanställde har. Bland annat diskuterar han behovet hos den nyanställde att känna sig välkommen och snabbt komma in i arbetsgruppen (2011:462), som här kan kopplas samman med Maslows behovshierarki. I den tredje nivån diskuteras just de sociala behoven, behoven av att känna tillhörighet, kärlek och tillgivenhet. Att som anställd kunna bilda vänskapliga relationer på och utanför arbetet, romanser och familj är viktiga delar av människans liv, dels för att trivas på arbetsplatsen men också för att utföra ett bättre arbete (Maslow 1970:20). Under flera av våra intervjuer påpekades den goda möjligheten att kombinera arbetet med familjelivet och även att många vänskapsrelationer utvecklades på arbetsplatsen. Företaget AB jobbar efter den policyn att du ska ha tid för familjeliv också, har du det inte bra hemma då gör du inge bra jobb här heller.

[...]många blir väldigt bra vänner även utanför Företaget AB, man hittar på saker ihop. Det är ett jättehärligt klimat.

Det fjärde steget i Maslows behovshierarki, som handlar om människans självkänsla, sociala erkännande och prestationer (1970:21f), berörs även det via utvecklingssamtalen som utförs på Företaget AB.

Checklista

För att de nyanställda ska ha koll på vad som händer under den närmsta tiden på Företaget AB, samt för att de ansvariga ska veta att ingen information förbigås och att alla nyanställda erhåller samma information, använder de sig av en checklista. Rubenowitz menar att checklistan är ett bra hjälpmedel för den ansvarige vid introduktionen (2004:187). På

38

Företaget AB finns en generell checklista samt fem utbildningsplaner för olika avdelningar. Syftet med listan är enligt Företaget AB att såväl den ansvarige som den nyanställde ska ta del av listan och var för sig eller tillsammans kunna pricka av steg för steg efter vad som informerats om. Företaget AB delar där Rubenowitz åsikt om att den inte är meningen att alla punkter ska behandlas på en dag utan att den ska arbetas igenom inom en kortare tid (2004:188).

Jag fick en lapp där man skulle kryssa i att man hade hälsat på den personen och varit på det grundsamtalet […] Vi gick igenom den och kollade innehållet. Det här är en punkt som handlar om det här, och så gick vi igenom alla punkter. Jag kryssade inte av alla men vi har gått igenom alla. Och chefen frågade om jag förstår allt och om det var något jag funderade över.

Under intervjuerna framkom det att de flesta avdelningar använder sig av listan men att det även finns avdelningar som inte arbetar med den. Cheferna arbetar med den tillsammans med de nyanställda men i vissa fall har de nyanställda inte tagit del av den och vet inte om att den finns. Det för att en del avdelningar inte informerar den nyanställde om att checklistan finns utan använder den själva som en mall under introduktionen. Under våra intervjuer framkom det även att det är önskvärt från både anställda och chefer, som arbetar med den, att checklistorna utvecklas ytterligare och görs mer specifika för var och en av avdelningarna.

Jag tycker dem är bra men sen kan man skruva på dem ännu mer. Jag skulle vilja att de var mer avdelningsspecifika […] vissa saker står inte med här alls […] de borde beröra vad det är som är viktigt på just min avdelning, vad behöver man för att jobba här?

Det är något även vi kunde konstatera, att en del punkter innehåller stora områden och att du som nyanställd kanske inte riktigt vet om du har gått igenom hela punkten eller bara en del av den eller om alla punkter gäller din specifika avdelning.

39

Uppföljning

Mycket tid läggs på introduktionen då det är en viktig process. Någon som framkommit under intervjuerna är däremot att Företaget AB inte lägger någon större vikt på uppföljning av hur just introduktionen uppfattades och upplevdes av den nyanställde och inte heller någon uppföljning för den som hållit i introduktionen. ”Oftast får man ett kvitto på hur mycket medarbetarna har lärt sig genom introduktionen”. De uppföljningar som de har sker mellan tre och sex månader efter första arbetsdagen. Det visade sig under intervjuerna att i en del fall hålls en form av uppföljningssamtal efter några veckor och ibland övergår uppföljningssamtalet direkt till ett utvecklingssamtal, då efter en lite längre tid. Ett samtal som då enligt intervjupersonerna snarare handlar om själva anställningen och inte om upplevelsen av introduktionen.

Nej, hade väl ett uppföljningssamtal med min chef, men det var ett vanligt uppföljningssamtal om hur man tycker att det går och hur man trivs med arbetet och arbetskamraterna.[…] Det hade vi efter 5 månader ungefär. Tiden går så fort, men ja 5 månader ungefär. Chefen sa när jag började att det kommer vara ett uppföljningssamtal efter ungefär ett halvår.

Lindmark och Önnevik menar att uppföljningen kring introduktionen i början bör infalla dagligen eller veckovis för att se att den nyanställde känner sig trygg i sitt arbete eller om personen ifråga har några funderingar som kommit upp och som den inte kunnat ställa till sin fadder under arbetets gång (2008:114).