För att titta på en kopia av din inköpsorder, klicka på ”Dokument” i huvudmenyn och därefter på aktuell fil i dokumentarkiv ”Inköpsorderkopia”
Genom att klicka på inköpsordernumret kan man se varumottagnings- och fakturahistorik för aktuell order:
Delleverans
Om du inte fått hela din beställning klicka på knappen ”Ange noll i mottagning” för den vara som inte mottagits.
Då resterande leverans mottagits fyller du i resterande varor enligt ”Registrera leverans”
Arbetsflödet hänvisar automatiskt till kvarvarande kvantitet för varumottagning i fältet Mängd. När du har tagit emot alla artiklar enligt inköpsorder; gå vidare genom att klicka på Varan mottagen. Nu matchas faktura med levererad vara.
Rest annullerad bockas i och kompletteras med en orsakskod om leverantören meddelat att resterande antal inte kommer att levereras. När restannulleringen är sparad kan inga
ytterligare artiklar tas emot på den specifika orderraden.
Varuretur
Om du vill göra en varuretur gör du detta utanför Agresso. Kontakta leverantören.
Noll leverans?? Hur hanteras detta om det tar tid?
Saknad varumottagning
Du får ett meddelande i Mina uppgifter om fakturan inkommit men ingen registrering av varumottagning är gjord.
Observera att du måste registrera varumottagningen via Mina uppgifter och inte i ordninarie länk i Inköp
Beställning/Varukorg- Rekvisition-
Attest-Order Leverantör
-Varumottagning-Matchning av faktura
Handbok – E-handel
Karolinska institutet, 2014-04
Projekt: Process och IT-stöd för e-beställningar
8 Attest av rekvisition
Attest av rekvisition skall ske utifrån av KI beslutad delegationsordning och inom givna beloppsgränser.
Attestera
Har rekvisitionsraderna konterats på olika sätt sänds de olika raderna till respektive attestant.
Attestanten får information om de rekvisitioner som ska attesteras i sin uppgiftslista eller via mejl. Genom att klicka på Mina uppgifter får du upp den aktuella rekvisitionen i
Normalläge. Du kan välja att Attestera eller Avvisa rekvisitionen med åtgärdsknapparna högst upp.
Följande information finns:
• Verifikationstext: Möjlighet att ange kompletterande information som följer med till huvudboken. Informationen som anges här är även tillgänglig i varumottagning samt attest av inköpsfaktura.
• Logg arbetsflöde: Här syns vad som har skett tidigare i attestflödet. Om någon har skrivit in en kommentar syns den här.
• Rekvisitionsdetaljer: Visar vilka artiklar som beställts, antal och pris. Längst till höger på raderna syns kontering av raden.
• Varningsinfo : Om denna symbol visas, för muspekaren över varningstriangeln för att visa info om artikeln.
o Ej avtalad artikel - indikerar att artikelns pris inte är avtalat.
o Extern webbshop - indikerar att artikeln kommer från extern webbshop och innebär att artikeln och priset inte godkänts på förhand och att eventuell kod för rangordning saknas.
o Avsteg från rangordning – Om artikeln är rangordnad men inte är
förstahandsval. Klicka på Orsak avsteg rangordning som ger en förklaring till avsteget.
• Kontering: Detta fält visar konteringen för den aktiva rekvisitionsraden.
Gör följande för att attestera rekvisitionen:
• Kontrollera rekvisitionsraderna samt konteringen.
• Konteringen kan ändras vid behov. Aktivera raden i rekvisitionsdetaljer som ska ändras genom att klicka någonstans på raden (som blir grön). I konteringsfältet visas då konteringen för den aktiva rekvisitionsraden och man har möjlighet att ändra dessa värden.
• Om du är nöjd med kontering och vill attestera rekvisitionen, klicka på knappen
”Attestera”. Då går beställningen vidare i flödet.
• Du kan också välja olika åtgärder för olika rader eller dela upp konteringen.
Avancerat läge
Om du väljer Avancerat läge kan du byta projekt, dela projekt eller avvisa enskilda rader av rekvisitionen.
Avvisa enskild rad
Välj ”Till avancerat läge” i huvudmenyn:
Avancerat läge:
Markera aktuell rekvisitionsrad och klicka på korrekt åtgärdskod.
Markera sedan nästa rad och upprepa rutinen.
När du är färdig, klicka på ”Spara”. Beställningen går nu vidare i flödet.
Dela upp kontering på en rad
Om du vill dela upp konteringen: Välj ”Till avancerat läge” i huvudmenyn:
Gå till Kontering och markera aktuell rad. Klicka på Dela upp raden:
Kontera den extra raden enligt önskemål och fördela beloppet enligt önskemål.
När du är färdig, markera alla rekvisitionsrader och klicka på knappen Attestera.
När du trycker på Spara går beställningen vidare i flödet:
Var attesterar man, i rekdetalj eller kontering??
Inköpsorder skapas och skickas till leverantör
När rekvisitionen är färdigattesterad skapas en Inköpsorder som automatiskt tilldelas ett ordernummer. Sedan skickas inköpsordern iväg till leverantören. Ordern skickas som en elektronisk fil eller som ett PDF-dokument via mail beroende på avtal med leverantör.
Du kan se vilket ordernummer din beställning har fått under Mina beställningar eller Alla beställningar i menyn. Observera att en rekvisition kan bli flera inköpsorder, t.ex. om rekvisitionen innehåller artiklar från olika leverantörer eller om alla rader inte attesteras vid samma tillfälle.
9 Ordersvar
Det finns möjlighet att ta emot ordersvar i AGRESSO. Dock är det inte alla leverantörer som som gör det. Vissa leverantörer skickar ordersvar elektroniskt. I så fall hittar du ordersvaret under Mina beställningar eller Alla beställningar i menyn. I vissa fall kan
Möjliga svar från leverantören är:
• Mottaget: Leverantörens system har tagit emot ordern.
• Accepterat: Leverantören bekräftar att man accepterar ordern som den är.
• Accepterat med ändringar: Leverantören bekräftar att man accepterar ordern, men med angiven ändring (ändrat leveransdatum, kvantitet etc.) i aktuella kolumner. Vilka ändringar leverantören får göra står i affärsavtalet eller rutinbeskrivning.
• Avvisat: Leverantören avvisar ordern.
• Leveransaviserad: Leverantören har skickat en leveransavisering (elektronisk följesedel).
10 Rapporter
I Agresso kan du i Huvudmenyn- Rapporter- E-handel, hitta svar på frågor om var din rekvisition befinner sig i flödet. Om den den är attesterad och fått ett ordernummer samt om den är varumottagen.
Alla rekvisitioner
Rapporter- Globala rapporter-E-handel- Alla rekvisitioner
I mappen Alla Rekvisitioner kan du se var din rekvisition befinner sig i flödet.
Sök upp din rekvisiton och klicka i kolumnen ”Status arbetsflöde”
Ett nytt fönster öppnas och du kan se var i flödet din rekvisitionen befinner sig.
Mina beställningar
Rapporter- Globala rapporter-E-handel- Mina beställningar
Bifoga ett dokument till en faktura
Tänk på att alltid bifoga nödvändiga dokument till fakturan. Det är obligatoriskt vid
exempelvis vid representation och resor. När ett dokument är bifogat till din faktura indikeras det genom att ikonen för Dokumentarkivet är gulmarkerad.
För att bifoga dokument, t ex deltagarlista som avser representation, till en faktura – gör så här:
1. Öppna en faktura i Avancerat eller Normalt läge.
2. Klicka på ikonen Dokument placerad längst upp till vänster i bilden.
3. Fönstret Dokumentarkiv öppnar sig.
4. Viktigt! Markera mappen "Bilaga till leverantörsfaktura" enligt nedan.
5. Klicka sedan på Lägg till befintligt dokument så öppnar sig ett nytt fönster.
6. Klicka på knappen Bläddra/Browse och leta fram det dokument som ska bifogas fakturan.
7. När du har hittat dokumentet dubbelklickar du på det, eller på Open/Öppna.
8. Tillbaka i fönstret Nytt dokument behöver man nu bara klicka på OK nere till vänster så är bilagan knuten till fakturan/verifikatet.
9. Du hamnar nu åter i Dokumentarkiv och här är nu även mappen Bilaga till faktura markerad med en grön bock vilket indikerar att mappen innehåller ett dokument.
10. Stäng fönstret för att komma tillbaka.
Resultatet av periodiseringen visas inte i registreringsbilden utan sker först i samband med att