Leverantör möjliggör sökning på en utvald leverantörs alla artiklar, alternativt på artiklar inom en av leverantören egendefinierade artikelgrupper.
Klicka på Leverantör och välj.
Inställningar
Agresso E-handel – Inställningar
Du kan bestämma vilken information och hur många kolumner du vill se i sökresultatet.
Bocka för den information du vill se under Inställningar - Fönsteralternativ och klicka på Spara. Inställningarna påverkar Sökresultat, Favorit och Varukorg
Om du kryssar i Artikelmarkering visas ev. Svanen, KRAV eller annan märkning
Sökresultat enligt inställningarna i Fönsteralternativ ovan:
Under Inställningar- Sökalternativ standardsök väljer du hur Fritextsökfältet ska söka:
Fullständig sökning eller endast på Artikelbeskrivning och synonymer.
Fullständig sökning ger fler resultat men kan ta längre tid. Den sistnämnda ger snabbare sökresultat men begränsar sökningen.
Hantera sökresultat
När sökning har gjorts kan resultatet visas enligt nedan, beroende på dina inställningar:
• Det är möjligt att klicka på en kolumnrubrik för att ändra sorteringen.
• Om resultatlistan genererade fler än tjugo artiklar används pilarna ovanför sökresultatet för att bläddra mellan sidorna.
• Om artikeln har en bild kan denna förstoras genom ett klick.
• Om ikon visas, istället för en bild, är detta en klickbar länk till mer info om artikeln.
• Kolumnen Jämför möjliggör jämförelse mellan olika artiklar. Klicka en gång på ikonen för aktuella artiklar och gå därefter till motsvarande punkt i huvudmenyn för att se resultatet. (se mer information i separat kapitel).
• Om kolumnen Lägg i varukorg hänvisar till en ikon istället för varukorgssymbolen är det en Formulärartikel, d.v.s. en vara som ska kompletteras med extra information innan den läggs i varukorg (se mer information i separat kapitel).
• Om artikeln har annan rangordning än 1 då den läggs i varukorgen kommer du att bli ombedd att komplettera med en orsakskod och förklaring till varför avsteg från rangordning har gjorts (se separat kapitel för mer information
• Vill du ha mer information om varan klickar du på varans namn under Artikelbeskrivning
• Avtal
• Genom att klicka på UNSPSC-koden i fönstret Artikeldetaljer är det möjligt att söka på alla artiklar med aktuell kod.
Jämföra produkter
Funktionaliteten Jämför möjliggör jämförelse mellan olika artiklar i sökmotorn.
Markera alla varor du vill jämföra genom att klicka på Jämför.
Notera dock att ”Jämför”-symbolen inte tänds när du har valt en artikel. Man behöver själv hålla reda på vilka produkter som man har valt.
Välj Jämför för att se resultat. Där information skiljer sig mellan artiklarna har raderna blåmarkerats:
Formulärartikel och fritextartikel
En formulär- eller fritextartikel är en vara/produkt som måste kompletteras med information innan den läggs i varukorgen för vidare hantering, tex om du gör ett avsteg från avtalet.
Informationen kommer att visas som artikeltext i både rekvisition och i inköpsordern till leverantör.
Formulär- och fritextartiklar kännetecknas genom Formulärikonen, som ersätter ikonen varukorg, visas i kolumnen Lägg i varukorg.
Generellt skiljer man mellan Fritextartiklar, som består av ett stort fritextfält och Formulärartiklar som består av ett eller flera fält av olika karaktär.
När du klickar på formulärikonen öppnas formulärfönstret Artikelformulär:
Exempel: Pipettservice
• Fält som har en röd asterisk är obligatoriska
• Fält med en rullista möjliggör val av ett värde
• Det finns olika typer av fritextfält där du tex kan ange vilken service som önskas.
• Knappen Rensa formulär används för att ta bort alla ifyllda värden i formuläret.
• Knappen Stäng används för att stänga ned formuläret utan att spara.
De flesta fält har någon form av validering som aktiveras i samband med att du lämnar aktuellt fält. Vid valideringsfel rödmarkeras fältet och ett meddelande visas. Det är inte möjligt att lägga en formulärartikel i varukorgen så länge det finns valideringsfel.
Klicka på knappen Lägg i varukorg när du fyllt i aktuella fält i formuläret med information.
Förutsatt att inga valideringsfel uppstår stängs fönstret och du hamnar i skärmbilden Sökresultat, klicka sedan på Varukorg.
Det är möjligt att i Varukorgen öppna aktuellt formulär och göra eventuella förändringar i det innan man går Till rekvisition.
Informationsartikel
En Informationsartikel är en vara som publiceras i sökmotorn men som inte är
beställningsbar. Informationsartikeln innehåller information om hur och var man ska beställa varan eller tjänsten.
Informationsartiklar utmärks i sökmotorn genom att ikonen för varukorg i kolumnen Lägg i varukorg har ersatts med en Informationsikon.
När man klickar på informationsikonen öppnas informationsfönstret. Här hittar du
information om hur du ska göra för att beställa varan. Här finns också information om varans avtal och ev. länkar.
Förmedla behov till behörig beställare
Om du är en sällananvändare, d.v.s. du är inte upplagd som en behörig beställare, behöver du förmedla ditt inköpsbehov till en behörig beställare på din institution. Det kan göras
muntligen, med en blankett eller med ett mail.
I nästa version av e-handelslösning planerar KI att möjliggöra att behovet förmedlas i lösningen.
4 Varukorg
När du har hittat den eller de produkter som du önskar beställa, kontrollera antal och klicka på Lägg i varukorg.
När en artikel har lagts i varukorgen grönmarkeras den i sökresultatlistan.
I samband med detta uppdateras också varukorgsöversikten med aktuellt antal artiklar och beställningsbelopp.
Nu kan du söka ytterligare artiklar på samma sätt.
När du är klar kan du välja Varukorg, för att spara eller göra justeringar, innan du väljer Till Rekvisitioner
Notera att om artiklar i artikelregistret är rangordnade och du lägger en artikel i varukorgen som har annan rangordning än 1 så presenteras nedan fönster som kräver att orsakskod anges och eventuell kommentar läggs till innan artikeln läggs i varukorgen:
Hantera och ändra i varukorgen
Fönstret Varukorg innehåller de artiklar du har valt att lägga i varukorgen:
• Ta bort: Om du vill ta bort en eller flera artiklar i aktuell varukorg
• Ta bort nollrader: Det är möjligt att ta bort alla nollrader i varukorgen genom att klicka på knappen. (Nollraderna tas annars bort automatiskt bort då rekvisitionen skapas).
• Töm varukorg: Tar bort alla artiklar i varukorgen: klicka på knappen.
• Antal: Ändra antal varor i kolumnen
• Uppdatera varukorg: Observera att om du gör ändringar i varukorgen måste du klicka på knappen för att bekräfta dina ändringar.
Om det finns felaktiga värden i fältet ”Antal” i förhållande till Minsta
beställningskvantitetet eller Minsta tilläggskvantitet markeras aktuella rader och ett felmeddelande visas:
Justera antal och uppdatera varukorgen.
När du är nöjd klickar du på Till rekvisition för att skapa din beställning.
Spara Favoritvarukorg
1. Lägg aktuella artiklar i varukorgen.
Notera att:
Artiklarna kommer att sparas i favoriten enligt samma sortering som de lagts i varukorgen.
Artiklar som hänvisar till annan rangordning än 1 kommer att sparas i favoriten men inte föras över till varukorgen.
2. Gå till menypunkten Varukorg.
3. Klicka på knappen Spara/Uppdatera favorit:
4. Säkerställ att åtgärden Spara ny favorit är vald och fyll i följande information:
a. Ge favoriten ett namn.
b. Lägg till eventuell beskrivningstext
c. Klicka på Spara.
5) Fråga nedan visas; svara Ja om antal ska sparas i favoriten.
6) Favoriten har sparats och finns nu tillgänglig fönstret Favoriter.
Om en favoritprodukt är märkt med varningstriangel innebär det att den innehåller artiklar som antingen:
• Är utgångna
• Är behörighetsstyrda, d.v.s. kräver specifik behörighet i samband med beställning.
• Ska kompletteras med orsakskod och förklaring till avsteg från rangordning.
Dessa artiklar förs inte över från Favorit till Varukorg och bör inte sparas som Favorit
Uppdatera Favoritvarukorg
1. Gå till menypunkten Favoriter.
2. Lägg aktuell favorit i varukorgen.
3. Gå till menypunkten Varukorg.
4. Gör ändringar enligt nedan:
a. För att ändra antal på en eller flera artiklar; fyll i det nya antalet på
respektive artikelrad.
b. För att lägga till nya artiklar: gör en sökning enligt vanlig rutin och lägg
aktuella artiklar i varukorgen.
c. För att ta bort artiklar: klicka på ikonen Ta bort på respektive rad.
Klicka på knappen Spara/uppdatera favorit:
6) Välj alternativet Uppdatera favorit.
a.Säkerställ att korrekt favorit är vald i rullistan och att beskrivningstexten är korrekt.
c.Klicka på Spara favorit. Favoriten är uppdaterad.
Notera att utgångna eller behörighetsstyrda artiklar automatiskt tas bort från favoriten i och med att den uppdateras eftersom de aldrig förs över till varukorgen.
Notera att artiklar som hänvisar till annan rangordning än 1 automatiskt kommer att exkluderas ur favoriten då dessa ej ska vara regelbundet återkommande inköp.
Distribuera favoritvarukorg
Det är möjligt att skicka en Favoritvarukorg till en eller flera kollegor genom funktionaliteten Distribuera favorit:
I fönstret Favoriter, klicka på Distribuera:
• Sök efter användaren som favoriten ska distribueras till. Välj aktuellt namn i listan genom att klicka på det en gång
• Klicka därefter på knappen Lägg till. Användarens namn syns då i listan Valda användare.
• Om det är aktuellt att distribuera samma favorit till fler användare, upprepa sökning och utför tillägg enligt ovan beskrivning.
För att slutföra distributionen, klicka på knappen Distribuera:
Om mottagande användare redan har en favorit med aktuellt namn, kommer distribution ske med ett automatiskt tillägg av avsändande persons användar-ID samt tidpunkt i favoritnamnet.
Mottagaren kan då välja att spara denna som en ny favorit och ta bort den gamla.
Varukorgens fördelning per artikelmarkering
Om du valt någon eller några artikelmarkeringar i Avancerad sökning kan du se fördelningen när du skapat din Varukorg. Klicka på länken Fördelning per artikelmarkering under Varukorgens innehåll:
Ett nytt fönster visas där du markerar den artikelmarkering du är intresserad av att följa upp.
Om en artikel har flera markeringar inkluderas beloppet endast en gång, d.v.s. systemet kontrollerar om artiklarna i varukorgen hänvisar till någon av valda markeringar.
5 Skapa varukorg via Leverantörs webbutik
Vissa leverantörer kommer att vara anslutna i e-handelssystemet via s.k Punch-out. Det innebär att du skapar en varukorg i en leverantörens webbutik. Dessa varukorgar kan inte sparas som Favoriter.
När du klickar på Leverantörs webbutik i Mina genvägar eller under Rekvisitioner i
Inköps-menyn visas en lista på leverantörer som erbjuder handel via webbutik. När du klickar på aktuellt leverantörsnamn öppnas dennes webbutik.
Skapa en varukorg enligt leverantörens instruktioner. För att komma tillbaka till Agresso webb: klicka på knappen ”Skicka kundvagn” eller motsvarande.
Du hamnar då automatiskt på sidan Rekvisitioner:
. 1) Fyll i Projekt i rekvisitionshuvudet
2) Klicka på Åtgärdsknappen Hämta varukorg 3) Följ instruktionerna i Kap 7 Rekvisition
KI har tidigare beställt produkter inom IT och telefoni i beställningssystemet Wisum/IT-handel. Under en övergångstid kommer varor i Wisum finnas som Punch-Out. Du plockar ihop din varukorg på samma sätt som för andra leverantörers webbutiker.
När inköp gjorts genom webbutik blir Attestanten informerad om detta i samband med attest av rekvisitionen. Detta för att säkerställa att manuell kontroll av rangordnad och/eller avtalad vara görs, då detta steg utgår vid köp i leverantörens webbutik.
6 Rekvisition
En rekvisition är en fråga, beställning eller begäran för vanligtvis pengar eller varor, ofta skriftligt på en förtryckt blankett.
Inom företag kan rekvisitioner användas i form av ett elektroniskt dokument, som genom sin väg i företagets arbetsprocess lämnas till ansvariga avdelningar för att färdigställa och godkänna den innan den omvandlas till en beställning/order.
Genom att klicka på menypunkten Till rekvisition i Sökmotorn Agresso E-handel eller
”Skicka kundvagn”, eller motsvarande, i Leverantörs webbutik avslutas beställningsprocessen och du hamnar i Agresso Self Service – Rekvisitioner
Rekvisitionshuvud och Rekvisitionsdetaljer
Den övre delen av rekvisitionsbilden kallas Rekvisitionshuvud:
Börja med att fylla i Projekt: Värdet i detta fält kopieras till alla varor när du hämtar varukorg. Projekt kan ändras för en eller flera varor senare.
Rekvisitionsnummer: Rekvisitionen tilldelas ett nummer automatiskt när den färdiga beställningen sparas.
Rekvirent: Ditt namn.
Leveransadress: I rullistan finns alla leveransadresser som du har behörighet att beställa till.
En standardadress finns upplagd per rekvirent men kan vid behov ändras. Adressen visas i sin helhet i det stora textfältet under.
Godsmärke: Anges i de fall där det behövs ytterligare information utöver leveransadress för att varor ska levereras på rätt plats. T.e.x namn på den som beställningen är till.
Verifikationstext: Möjlighet att ange kompletterande information som följer med till huvudboken. Informationen som anges här är även tillgänglig i attest av rekvisition, varumottagning samt attest av inköpsfaktura.
Meddelande: Vid inköp på konto 5600 eller annat konto som kräver information till Ekonomiavdelningen, anges
Hämta varukorg
Då du fyll i projektnummer kan du hämta din varukorg. Klicka på Hämta varukorg i Rekvisitionsdetaljer. Dina varor från varukorgen importeras till rekvisitionen.
Konteringen på varje vara visas i Rekvisitionsdetaljer.
Projekt hämtas från det ifyllda fältet i Rekvisitionshuvudet och konto hämtas automatiskt från varans artikelgrupp.
Ändra projekt
Du kan ändra projekt för en eller flera varor i din rekvisition.
1. Klicka någonstans på raden med den vara som ska belasta ett annat projekt i Rekvisitionsdetaljer:
2. Klicka sedan på Kontering för att öppna upp konteringsfältet.
3. Markera kopierad rad
4. Ändra projekt på den nya raden.
5. Tryck på Tab för att uppdatera
Byta projekt på flera rader:
Klicka någonstans på raden med det projekt du vill byta till.
Markera raden där du vill ändra projekt genom att bocka i rutan.
Klicka sedan på Uppdatera kontering