Organisation och ansvar

Policyn omfattar alla anställda och förtroendevalda inom Älmhults kommun.

Varje nämnd skall inom sitt område se till att resandet sker i enlighet med denna policy och fastställda regler.

Godkännande av tjänsteresor beslutas av närmaste chef.

4. Förhållningssätt

Älmhults kommun månar om hållbar utveckling och arbetar aktivt för att verksamheten ska bli miljövänligare och resurssnålare. En hållbar miljömässig utveckling kräver en minskad klimatpåverkan vilket Älmhults kommun strävar efter, bland annat genom reglering av tjänsteresor då dessa har betydande miljöeffekter.

Att mötas i tjänsten och deltaga i sammankomster för kommunens anställda och förtroendevalda är en viktig del av kommunens verksamhet. I de fall resor behöver göras i tjänsten skall alltid det mest säkra, rationella, miljövänligaste och kostnadseffektiva alternativet väljas. Möjligheter att genomföra ett möte på

Förslag/Utkast

2020-10-29 3(3)

Lokala tjänsteresor skall om möjligt genomföras till fots eller på cykel. Vid längre resor bör kollektiva färdmedel användas. Vid brist på kollektiva alternativ skall kommunens bilar användas i första hand. Endast när inget annat alternativ är möjligt eller rimligt kan egen bil väljas.

Tjänstecyklar, kort för kollektiva resor och kommunala bilar finns tillgängliga att låna.

Nämnd, förvaltning Datum

Kommunledningsförvaltningen 2013-10-01 1 (3)

Handläggare, direktvalsnr

Ekonomienheten Personalenheten

Rutiner för resor i tjänsten

Distanskommunikation

Att mötas i tjänsten är en viktig aktivitet, men det är inte alltid nödvändigt att resa för att detta ska ske. Inför varje eventuell resa ska alternativet att mötas med hjälp av distanskommunikation, till exempel webbmöten, övervägas. IT-helpdesk hjälper till med installation och praktiska råd.

Delegering

Tjänsteresa beslutas av närmaste chef.

Beställning av resor och boende

Beställningar av resor samt logi ska göras genom de reseansvariga som finns på varje förvaltning eller direkt till Lingmerths i Växjö, vilka Älmhults kommun har avtal med. Beställningar bör göras så tidigt som möjligt för att få bästa pris.

Val av boende

Vid val av boende ska miljö och etik värderas högt.

Val av färdmedel

Älmhults kommuns många olika verksamheter gör att såväl antalet som syftet med resor varierar från verksamhet till verksamhet. Gemensamt är dock att de resor som görs ska planeras i god tid och hänsyn tas till faktorer som kostnad, miljö, tidsåtgång och säkerhet.

Cykel

Cykel är både miljövänligt och billigt och lämpar sig för resor i Älmhults tätort.

Tjänstecyklar finns att låna i kommunhusets reception.

Tåg och båt

För längre resor, regionalt eller nationellt, ska tåg i första hand användas.

Tåg och båt kan också användas för vissa kortare internationella resor.

Billigaste biljett ska väljas. Vid resor kan ombokningsbar eller återbetalningsbar biljett bokas om behov finns.

Flyg

Flyg kan användas för resor längre än 45 mil, om de praktiska

förut-sättningarna inte gör det möjligt att nå resmålet på annat sätt. Vid särskilda skäl kan närmaste chef godkänna resa med flyg även på kortare sträckor.

Bil

I de fall gång eller cykel inte är praktiskt möjligt sett ur effektivitetssynpunkt får bil användas. Samåkning ska alltid ske så långt det är möjligt. För längre resor bör bil i möjligaste mån undvikas. Om bil måste användas ska följande prioriteringsordning följas:

Nämnd, förvaltning Datum

Kommunledningsförvaltningen 2010-04-13 2

1. Kommunens bilar

Älmhults kommun ställer höga krav på bilarnas egenskaper när det gäller miljö och säkerhet. Kraven framgår av fordonsupphandlingarna.

2 . Hyrbil eller egen bil

Vid resor där resenären behöver en bil under flera dagar är hyrbil att föredra.

Undantagsvis får egen bil användas i tjänsten. Bilen som används bör uppfylla nedanstående minimikrav:

• Alla platser som används i bilen ska ha nackstöd och trepunktsbälte.

• Bilen ska vara utrustad med krockkudde på förarplatsen.

• Bensindriven bil ska vara försedd med katalysator.

• Dieseldriven bil ska vara försedd med partikelfilter.

Säkerhet

1 Säker körning

En säker körning förutsätter att trafikreglerna följs. Föraren får inte tala i mobiltelefon under bilresa om inte handsfreefunktion används.

2 Transport av barn

Vid transport av barn i tjänsten ska bilbarnstol eller bälteskudde användas beroende på barnets ålder och längd. Bilbarnstol som används vid transport av barn ska vara godkänd. För transport av barn krävs vårdnadshavarens godkännande. Buss/minibuss ska ha säkerhetsbälte vid varje plats som används.

Planering av möten utanför kommungränsen

Om möjligt ska möten, som planeras utanför kommungränsen och som man ska färdas till, planeras så att tåg och buss kan nyttjas.

Försäkringar

På kommunens intranät finns information om försäkring som gäller vid tjänsteresor. Skriv upp namn och försäkringsnummer på kommunens reseförsäkring. Försäkringen gäller inte om man åker till ett land som UD avråder att åka till. Tag med EU:s särskilda sjukförsäkringskort när du reser inom EU/EES eller Schweiz. Kortet beställs via försäkringskassans hemsida.

Kortet gäller i tre år.

Traktamente och andra ersättningar

Tjänsteresor som betalas av Älmhults kommun regleras av centrala avtal som bilersättningsavtal (Bil), traktamentsavtal (Trakt) och allmänna

bestämmelser (AB). Uppgifter om traktamenten och andra ersättningar som gäller vid tjänsteresor finns i personalhandboken på intranätet.

Skattepliktiga förmåner - bonus

På resemarknaden finns ett antal lojalitets- och bonusprogram hos flygbolag, hotell med mera. Bonuspoäng som är intjänade under tjänsteresa får endast användas i tjänsten.

Nämnd, förvaltning Datum

Kommunledningsförvaltningen 2010-04-13 3

Reseförskott

Reseförskott ska sökas om betalningar måste göras under resan. Det är viktigt att söka det i god tid före avresan för att få förskottet insatt på

lönekontot innan resan påbörjas. Förskottet dras på lönen månaden efter att resan är avslutad samtidigt som kvitton redovisas. Förskott betalas inte ut på annat sätt.

Reseräkning

Reseersättning utgår ej inom Älmhults tätort där cykel kan användas.

Reseräkningen bör registreras i PS-självservice inom två månader efter att resan är avslutad. Resor som inte är registrerade kan inte betalas ut.

Övrigt

Vid eventuella otydligheter och avsteg från rutinen, beslutar närmaste chef.

Nämnd, förvaltning Datum

Kommunledningsförvaltningen

Ekonomienheten/Personalenheten 2009-10-05

Handläggare, direktvalsnr

Inga-Lill Fritsch, 5143

Marianne Johansson-Hellström, 5355