Bibliotekets nya organisation byggd på verksamhetsområden snarare än på fy-siska platser uppfattas av de som kommenterar organisationen och den ge-nomförda förändringen som mycket positiv. Den möjliggör ökad transparens, vilket gör bibliotekets verksamhet mer begriplig. Den nya organisationen gör det också enklare att se vad olika delar av verksamheten kostar. En
intervju-33
person framhåller att organisationsförändringen bidragit till att det nu går att vara med och påverka verksamheten.
Den nya finansieringsmodellen med en påse pengar för hela verksamheten, en samlad budget, uppfattas också som mycket positiv. Biblioteket har tidigare varit i sin egen värld, det har varit ett svart håll enligt en av intervjupersoner-na, men nu finns helt andra möjligheter att förstå och följa verksamhetens kostnader. Biblioteket blir i administrativ bemärkelse mer som andra delar av universitetet. En annan av intervjupersonerna uttrycker sig mycket bestämt och menar att styrningen av biblioteket från universitetets sida har varit un-dermålig, men nu är förutsättningarna för styrning på plats.
Men de positiva förändringarna innebär inte att allt är bra. Det finns två saker som måste förbättras enligt mångas uppfattning, dels relationen mel-lan biblioteket och förvaltningen, dels organisationen med biblioteksnämnd och biblioteksråd. Om relationerna med förvaltningen blir tydligare och mer strukturerade, minskar risken för självpåtagna uppdrag eller dubbelarbete på grund av bristande kunskap om vad olika stödfunktioner gör. Förbättringarna kopplat till biblioteksnämnd och biblioteksråd handlar om att stärka och ef-fektivisera universitetets styrning av sin biblioteksverksamhet.
Det finns ingen ambition eller vilja, som vi har uppfattat det, att göra bibli-oteket till en del av förvaltningen, däremot bör kopplingen till universitetsled-ningen och förvaltuniversitetsled-ningen utvecklas och organiseras bättre än idag. En av inter-vjupersonerna som framhåller betydelsen av kontakter mellan förvaltningen och biblioteket konkretiserar genom att föreslå att biträdande överbiblioteka-rien ska delta på de ledningsmöten som avdelningscheferna inom förvaltning-en har. Det skulle till exempel, mförvaltning-enar dförvaltning-en intervjuade, kunna innebära att gränser sätts för vad universitetsbiblioteket bör göra. Den biträdande överbib-liotekariens medverkan i avdelningschefernas möten stöds också av en annan av de intervjuade som menar att det är ett måste för att utveckla bibliotekets koppling till universitetsledningen och förvaltningen. En personlig relation till biträdande överbibliotekarien är viktig.
Utvecklingen från total dominans av fysisk bok på hyllan till huvudfokus på digitala tjänster väcker också frågor om uppgiftsfördelning. Det behöver hela tiden föras ett strategiskt resonemang inom universitetet om vem som är bäst på att utföra olika saker. Vissa saker som traditionellt inte hör till ett bibliotek skulle kunna läggas helt där, till exempel datahantering, andra saker kanske ska tas bort från biblioteket för att drivas från annat håll framförs det. Utifrån sådana strategiska resonemang kan samarbete inom Uppsala universitet byggas upp.
”Frågan om ”vad som är ett bibliotek” skulle på så sätt hela tiden vara levande och under någon form av förhandling, vilket skulle kunna öka såväl styrningen av som intresset för biblioteket och dess verksamhet inom universitetet i stort”.
För den fortsatta utvecklingen av styrningen av biblioteket och för att öka bibliotekets legitimitet har Biblioteksnämnden en avgörande betydelse. Biblio-teksnämnden, som numera, framhålls det, även pratar ekonomi och budget, är en nyckelaktör, men den måste enligt en av de intervjuade bli ännu mer aktiv. Samtidigt måste uppdraget till nämnden och underlag för strategiska priorite-ringar komma uppifrån. Prorektor, som ordförande i nämnden, har stor bety-delse som länk till universitetsledningen och för styrningen av verksamheten. En av de intervjuade, som också sitter i nämnden, efterfrågar en strategidag för nämnden för att gemensamt diskutera bibliotekets uppdrag och långsiktiga utveckling. Vederbörande föreslår också att nämnden bör ha ett presidium bestående av prorektor, överbibliotekarie och biträdande överbibliotekarie. En annan av de intervjuade framför att det är betydelsefullt att nämnden engage-rar sig för biblioteket även utanför nämndens möten och att nämnden måste ta ansvar och kommunicera vad biblioteket gör till fakulteterna. Det är viktigt att kanalisera utvecklingsorienteringen och därigenom möta uppfattningen som har funnits och delvis lever kvar inom universitetet att biblioteket tar egna och ur ett helhetsperspektiv oönskade och felaktiga initiativ.
Biblioteksnämnden ges således en stor betydelse för styrning av biblioteket, dess verksamhetsutveckling och legitimitet. Däremot är uppfattningarna om biblioteksråden negativa även om vissa variationer förekommer. Huvudkriti-ken är att det är alldeles för många informationspunkter på rådens möten. Det är inte meningsfullt att ägna tid på mötena åt att gå igenom protokoll från Biblioteksnämndens möten. En av de intervjuade är synnerligen kritisk och an-vänder uttrycket om råden att ”det är en sorglig historia”. Mötena saknar sub-stans. När finansieringsmodellen ändrades och råden nu inte längre diskuterar resursfördelning försvann energin från mötena. En annan av de intervjuade är förvånad över att ledamöterna kommer till mötena överhuvudtaget. Det går inte att begära av ledamöterna, som sitter i råden utan särskild ersättning att de ska föra information vidare inom fakulteten och institutionerna. Att så inte sker bekräftas av en intervjuad lärare som framhåller att vederbörande sitter som ”jag” i rådet, vilket bland annat innebär att information därifrån inte förs vidare. Rådet är en samling för information och inte ett råd för att lämna syn-punkter till nämnden inför kommande möte. Intervjupersonen har inget emot att gå på möten ”men jag förstår inte riktigt vad jag gör där”.
Årshjulet och synkroniseringen mellan nämndens och rådens möten be-höver ses över. En översyn ska då också innefatta vilken uppgift råden ska ha. En av de intervjuade är samtidigt skeptisk till att lägga tid på att försöka öka rådens betydelse. Det är kanske bättre menar intervjupersonen att ve-tenskapsområdets representant i biblioteksnämnden informerar fakulteter och institutioner, dekaner och prefekter, direkt. Det skulle sannolikt innebära en bättre förankring av bibliotekets verksamhet och planer i verksamheten. En betydande kommunikation mellan biblioteket och områdena sker redan den vägen påpekas av verksamma vid biblioteket, i och med att bibliotekets av-delningschefer deltar på möten ute på de olika campusområdena. En ordning
35
med enbart direkta möten med dekaner och prefekter förutsätter att ett sätt att informera studenter och doktorander också utformas.
Det är viktigt att säkra och stärka kontakten mellan biblioteket och veten-skapsområdena, men formerna för det behöver ses över. Det samarbete som behövs i vardagen har inte nödvändigtvis någon direkt koppling till styrningen av biblioteket på en övergripande nivå. Det handlar ofta om mer operativa frågor. Det gör att kopplingen mellan biblioteksnämnden och biblioteksråden inte bara blir otydlig, utan också till stor del ologisk.
En till viss del avvikande uppfattning finns. Intervjupersonen menar att det förs kreativa och bra diskussioner i rådet och att rådet fyller en funktion i urvals- och inköpsfrågor, vilket dock är frågor utan egentlig koppling till nämndens uppdrag. Ordförande i rådet tar också med sig en del synpunkter till nämnden, även om mycket av det som sägs i rådet stannar där. Intervjuper-sonen instämmer samtidigt i att årscykeln måste ses över.
Begriplighet
Ett förekommande och till synes etablerat uttrycksätt om biblioteket är att det är svårbegripligt. Nästan alla intervjupersoner är bekanta med uttrycket och förklarar det dels med hur det har varit tidigare med en komplex orga-nisations- och finansieringsmodell, dels med att det beror på ointresse och okunskap om bibliotekets verksamhet.
”Det är inte alls svårbegripligt, det är snarare trivialt, men det förutsätter ett intresse för att ta reda på vad biblioteket gör”.
Det har blivit en jargong att biblioteket är svårbegripligt. En av de intervjuade lärarna som inte mött uttrycket menar att medan biblioteket och dess verk-samhet är lätt att begripa så är det svårt att förstå hur universitetets samlade verksamhet är organiserad och varför.
Framförallt handlar svaren om hur det har varit och att det nu med de för-ändringar som genomförts har blivit mycket tydligare. Fortsatta utmaningar finns och det handlar enligt en av de intervjuade om att bättre beskriva och kommunicera vad biblioteket gör i vardagen.
”Med strukturer och planer som är upprättade på traditionellt sätt så kan vi snart sluta att säga att biblioteket är svårbegripligt”,
Citatet sammanfattar väl den huvudinriktning som finns på rådande uppfatt-ningar i frågan.
En ytterligare aspekt av den så kallade svårbegripligheten är att det är långt ifrån självklart att man som student vet hur och till vad man kan använda bib-lioteket. Den som är osäker på vilket stöd och vilken service som går att få, kan i värsta fall, låta bli att använda biblioteket över huvud taget.
37