Uppsala universitetsbibliotek bedriver en väl fungerande, efterfrågad och upp-skattad verksamhet. Den övergripande uppfattningen om bibliotekets verk-samhet är att den håller hög kvalitet. Genomgången av de uppdrag som finns beskrivna i bibliotekets arbetsordning visar att biblioteket svarar väl mot upp-dragen och de krav och förväntningar som intervjupersonerna har. Biblioteket uppfattas vara utvecklingsorienterat och har klarat och klarar att balansera tradition och förnyelse mot varandra. Å ena sidan kulturarvssamlingar, sex miljoner fysiska böcker, traditionell utlåning och ett historiskt ovärderligt bib-liotekshus och å andra sidan AI-hubb på Carolina, makerspace, publicering och digitala arkiv. I flera fall möts dessutom gammalt och nytt på ett intressant sätt inom biblioteket: digitalisering och digitalt tillgängliggörande är en av de allra mest centrala aspekterna i arbetet med kulturarvet. Biblioteket har klarat att hantera konkurrerande värden.
Mycket av det som beslutats och genomförts under senare år vad gäller or-ganisation, resursfördelning, processer och förutsättningar för verksamheten förefaller ha fallit väl ut. Bibliotekets nya organisation baserad på verksam-hetsområdenistället för på geografi och den nya ekonomi- och finansierings-modellen med ett samlat anslag till verksamheten är förändringar som tillmäts stor betydelse, inte minst för att kunna bedöma verksamheten och vara med och påverka innehåll och utveckling. Den nya organisationen och det samlade anslaget är en markering av att det finns ett bibliotek vid Uppsala universi-tet men med många utbudspunkter. Betoningen av ett sammanfaller med vad vi uppfattat också vara en stärkt intention i universitetsledningen vad gäller universitetets strategiska utveckling. I bibliotekets verksamhetsberättelse för 2018 är uttryckssättet sammanhållet bibliotek och sammanhållet universitet. Nya tider och förutsättningar med genomförande av stora forskningsprogram och fokus på flervetenskap för att bättre kunna bidra till att hantera de sto-ra samhällsutmaningarna kräver mer och ökat samarbete över disciplinästo-ra gränser och att helheten stärks. Den ständiga frågan om balansen mellan ”top down” och ”bottom up” aktualiseras.Biblioteket, som neutral mötesplats, kan därvid vara viktigt för möten över disciplinära gränser och för utveckling av äkta flervetenskap.
Mycket är således bra och det är intressant att inte någon av intervjuperso-Ovan: Ångström
Visualisation Lab. Nedan: Konservering och lagning, UUB.
nerna pekat på direkta svagheter i verksamheten, förutom studenterna som fortfarande saknar ett bra café på Carolina, men under våren 2020 ska det enligt plan vara på plats. En av de intervjuade oroar sig också över ”bristen på svagheter”, eller snarare att vederbörande aldrig hör något negativt om verk-samheten. Det kan ju innebära att verksamheten bedrivs med överkvalitet och att kostnaderna är omotiverat höga.
Men listningen av ett antal styrkor och i det närmaste tomt under rubri-ken svagheter innebär inte att verksamheten eller delar av den inte ifrågasätts och att hinder och risker inte finns för den fortsatta utvecklingen. Den höga kvaliteten, förmågan att anpassa verksamheten till förändrade förutsättningar, den starka utvecklingsorienteringen, vilja att vara med där det händer och när det händer och rester av traditionen som egen ”myndighet” parallell med universitetet väcker frågor i organisationen om biblioteket har rätt fokus eller annorlunda uttryckt gör rätt saker.
Biblioteket skänker mer än kanske alla andra universitetsbibliotek i landet glans åt universitetet och staden och det finns en stolthet hos alla som vi har pratat med över biblioteket. Det gäller inte minst bland bibliotekets medarbe-tare, vilket är viktigt att framhålla. Men hög kvalitet och legitimitet och det som kan uppfattas som en form avsärställning inom universitetet skaver också. Frågan som ställs är om utbildning och forskning verkligen ska finansiera hela verksamheten. Kritiken uttrycks då dels genom att hävda att biblioteket är svårbegripligt, dels genom att ställa frågan om biblioteket är kostnadseffektivt, eller annorlunda uttryckt om kvalitet alltid skaprioriteras framför produkti-vitet. Ett observandum är emellertid att det ofta är andra än intervjupersonen själv som tycker att verksamheten är svårbegriplig och att bibliotekets kost-nadseffektivitet kan ifrågasättas. En brist på styrning av verksamheten noteras, vilket bland annat innefattar att gränsdragningen mot förvaltningen blir oklar. Sammanfattningsvis kan konstateras att Uppsala universitetsbibliotek hål-ler hög kvalitet och är oumbärligt för Uppsala universitet, men verksamheten behöver beskrivas bättre, styras strategiskt och samordnas bättre med verk-samheten inom förvaltningen och inom vetenskapsområdena. De genomförda förändringarna med biblioteksnämnd och ny finansierings- och ekonomimo-dell har betytt mycket för att förändra bilden av biblioteket. Inte minst är bibliotekets nya organisation en viktig nyordning.
43
8. Slutsatser, åtgärder och prioriteringar
Den genomförda utredningen och analysen av Uppsala universitetsbibliotek föranleddes bland annat av ett antagande eller intryck av att bibliotekssamheten är ifrågasatt från flera håll inom universitetet, dels därför att verk-samheten inte är kostnadseffektiv, dels därför att den är svår att begripa. Kan det vara så att biblioteket bedriver en verksamhet som inte är efterfrågad el-ler inte tillräckligt efterfrågad utifrån ett resurs- och prioriteringsperspektiv? Den genomförda studien av bibliotekets verksamhet visar att antagandena om bristande kostnadseffektivitet och svårbegriplighet kan avfärdas.
Frågan om kostnadseffektivitet kan betraktas på två olika sätt. Den ena är den faktiska kostnadsutvecklingen i relation till verksamhetens omfattning och kvalitet. De siffror som presenterats visar på en begränsad kostnadsut-veckling, men samtidigt har verksamhetens innehåll förändrats över tid, vilket omöjliggör enkla jämförelser av mått på produktivitet på en övergripande nivå. För att kunna göra mer precisa bedömningar av kostnadsutveckling i förhållan-de till kvalitet och omfattning krävs grundliga genomgångar för att fastställa fakta och säkra ett underlag som klarar jämförelser över tid. Det är en grann-laga uppgift, men ett viktigt medel för att på saklig grund kunna resonera om utvecklingen. Kvarstår gör i vilket fall som helst att bibliotekets andel av universitetets totala kostnader har minskat.
Ett förslag för att komma närmare möjligheten till en tolkning och bedöm-ning på saklig grund av kostnadsutveckling, produktivitet och kvalitet är att genomföra en jämförande studie mellan universitetsbibliotek och där stora an-strängningar görs för att säkra hög kvalitet och jämförbarhet på underlagen. Jämförelser med andra är ett viktigt komplement till jämförelser över tid och med fastställda mål och ramar. Tänkbara universitetsbibliotek för jämförelser är biblioteken i Göteborg och Stockholm. Särskilt Göteborgs universitetsbib-liotek förefaller ju lida av samma icke evidensbaserade uttalande om bibli-otekets kostnadseffektivitet. Huvudskälet till systematiska jämförelser med andra bör emellertid inte vara att kunna falsifiera hypotesen om bristande kostnadseffektivitet utan om att lära av andra i syfte att utveckla kvalitet och effektivitet.
Det andra betraktelsesättet inom universitetet på kostnadseffektivitet base-ras på en allmän uppfattning om biblioteket. En idé eller föreställning om att biblioteket inte är kostnadseffektivt förefaller över tid ha institutionaliserats och blivit för givet tagen. Det har blivit en jargong som en av de intervjuade
uttryckte det. Emellertid gäller, som tidigare nämnts, att inte någon av de intervjuade hävdar uppfattningen om bristande kostnadseffektivitet baserat på något verifierat underlag. Vidare gäller att det närmast genomgående inte är den person eller de personer vi talat med som är av den uppfattningen utan det är ”andra” som påstår eller framför att biblioteket inte är kostnadseffektivt. Lite diffust talas det om att fakulteterna och dekanerna ifrågasätter bibliote-kets kostnadseffektivitet.
Det saknas sammanfattningsvis belägg för att verksamheten inte är kost-nadseffektiv så kanske är det dags att vända på bevisbördan och kräva att de som påstår, vilka de nu är, att verksamheten inte är kostnadseffektiv motiverar sitt påstående eller sin bedömning.
Det andra uttryckssättet att verksamheten är svårbegriplig vinner heller inget gillande. Många har hört uttrycket men har inte någon direkt relation till det eller någon egen uppfattning om bedömningen av biblioteket som svårbe-gripligt. Frågan tolkas delvis olika beroende på om man i huvudsak ser sig som en användare av bibliotekets tjänster eller som en finansiär av verksamheten. Ur båda perspektiven finns uppfattningen att bibliotekets verksamhet har varit svårbegriplig. Det kan då handla antingen om svårigheter i att förstå hur man kan komma åt bibliotekets tjänster eller om svårigheter att förstå hur bibli-oteket är organiserat och hur kostnaderna är fördelade mellan olika delar av verksamheten. Framför allt utifrån den senare aspekten har genomförda för-ändringar i form av ny organisation och ny ekonomi- och finansieringsmodell ökat transparensen. Några är helt oförstående till påståendet om svårbegriplig-het och menar att om man bara tar reda på vad biblioteket gör så är biblioteket inte alls svårt att förstå. Tvärtom!
Frågan är då om biblioteket har något ansvar för uppfattningarna inom uni-versitet om bristande kostnadseffektivitet och svårbegriplighet. Historiskt finns sannolikt uttalat från verksamma inom biblioteket att biblioteket på grund av sin unicitet har en särställning inom universitetet. Det kan ha funnits en attityd och en inställning till ekonomiska restriktioner och budgetramar som skapat en misstänksamhet. Kanske har det också funnits en intention tidigare att framstå som komplex och svårbegriplig. Det är ingen dum strategi i budgetsammanhang. Det finns idag en medvetenhet inom biblioteket om det historiska arvet och dess problematik och därigenom också en stark vilja att vara transparent och en självklar och integrerad del av universitetets stödverk-samhet.
Kanske är det en detalj i sammanhanget eller något som många uppfattar redan gäller, men en viktig kvalitet är att möjliggöra för aktörer inom universi-tetet att dra fördel av bibliotekshuset Carolina Rediviva. Låt fler vara med och utnyttja den tilltalande och inspirerande miljö som Carolina Rediviva erbjud-er. Det stärker biblioteket som en del av universitetet och det bidrar dessutom till att höja universitetets status och värde i det omgivande samhället. Det innebär ännu fler vänner inom universitetet och utanför hos olika typer av samverkanspartners.
45
En viktig förändring är inrättandet 2016 av en Biblioteksnämnd med upp-gift enligt den nya arbetsordningen från 2019 att fatta beslut om mål, bud-get och verksamhetsplan och att verka för ökad samverkan mellan biblioteket och aktörer inom och utanför universitetet, men ytterligare steg bör tas för att stärka styrningen och kopplingen mellan biblioteket och universitetsled-ningen. Ett sätt att hantera den alltför höga ambitionsnivån som biblioteket uppfattas ha är att Biblioteksnämnden tar fler styrinitiativ och därigenom tyd-ligt stödjer bibliotekets satsningar eller begränsar verksamheten. En ännu mer aktiv Biblioteksnämnd skulle ytterligare stärka bibliotekets legitimitet inom universitetet.
Samtidigt får inte en ökad strategisk betydelse för Biblioteksnämnden förta den utvecklingskraft som ledningen och medarbetarna inom biblioteket har uppvisat. Ett klassiskt dilemma föreligger således, som innebär att en alltför stark styrning i en del, riskerar att försvaga styrkraft i en annan. Två förslag som framförts som stödjer styrning och samordning är att inrätta ett presidium till Biblioteksnämnden som förbereder möten och ärenden samt att adjungera bi-trädande överbibliotekarien till förvaltningens avdelningschefsmöte. Det sena-re skulle innebära ökat informationsutbyte, ökade kunskaperna om varandra och ömsesidighet, det vill säga att beslut och åtgärder inom förvaltningen och biblioteket fattas i ljuset av konsekvenser för helheten.
En mycket konkret rekommendation till Biblioteksnämnden är att arrange-ra en årligen återkommande biblioteksstarrange-rategisk dag med fokus på beskrivning av och diskussion om det stöd som biblioteket levererar till forskare, lärare och studenter, det vill säga fokus på bibliotekets vardag. Till grund för diskussioner kan ligga bibliotekets nya och förändrade verksamhetsberättelse, som är en utvecklad version av dagens verksamhetsberättelse med mer analys, problema-tisering och uppföljningar av ekonomi och verksamhet, det senare baserat på relevanta mått på verksamhetens omfattning och kvalitet.
En uppgift för nämnden är också fatta nödvändiga strategiska beslut om hur kulturarvssamlingarna ska hanteras, vårdas och tillgängliggöras i en digitali-serad tid, vilket innefattar att långsiktigt säkra finansieringen och aktivt söka samverkanspartners inom och utanför universitetet, framför allt kopplat till digital tillgänglighet.
En organisatorisk problematik är den oklara roll som biblioteksråden har. Med ett undantag döms biblioteksråden ut av de som uttalar sig om dem. De är inte meningsfulla i den ordning som tillämpas idag. Utbytet av den tid som många medarbetare idag lägger på möten i råden förefaller inte vara motiverad. Biblioteksrådens uppdrag måste således ses över. Rimligtvis bör ordningen vara sådan att de beslut som fattas i nämnden är förankrade i råden och att ledamöterna i rådet har haft tid till att ta ställning till förslag till be-slut. Går det inte det att arrangera en cykel som innebär att råden kan påverka nämndens beslut så bör rådens roll omprövas och förankringen av Biblioteks- nämndens beslut ordnas på annat sätt. Råden kan fortsatt fungera som om- rådesinterna funktioner för att hantera frågan om krav på fysiska och digitala
bestånd. Parallellt med en sådan utveckling bör nämnden bidra till att biblio-teket tar och får en självklar plats i andra sammanhang där representanter för vetenskapsområdena träffas. Det är viktigt av samma skäl som när det gäller ett närmare samarbete med förvaltningen. En tät kontakt mellan bibliotek och vetenskapsområden ökar förtroende och tillit. En fungerande dialog kring verksamheten minimerar risken för dubbelarbete och ökar möjligheten till ef-fektivt samarbete.
Fyra saker behöver klaras ut tämligen omedelbart för att reducera eller eli-minera onödigt skav.
1. Den genomförda utredningen visar på stora kvalitetsskillnader vad gäl-ler studiemiljöer och på oklarheter i uppfattningar om vem som gör vad inom universitetet. Frågan om kvaliteten på och ansvaret för studiemiljöer kräver ett svar. Underlag finns, men beslut behöver fattas om åt vilket håll utvecklingen ska gå. Här finns möjlighet att formulera en strategisk inriktning och utpeka ägarskap i samband med det fortsatta arbetet med 2050-strategin vars syfte är att utarbeta en plan för universitetets rums-liga struktur och fysiska gestaltning under de kommande decennierna. Morgondagens lärmiljöer är en av utgångspunkterna för strategiarbetet. 2. Det finns oklarheter kring ansvar och gränsdragningar kopplat till
om-rådet Vetenskaplig kommunikation. Kompetensen på biblioteket måste tas tillvara men det är naturligt att förvaltningens kommunikatörer och forskarna som producerar resultaten reagerar om de uppfattar att de inte involveras i arbetet. Men sannolikt baseras kritiken inte på inträffade händelser utan på en missuppfattning av innebörden av kommunikation i sammanhanget. Enligt universitetsbibliotekets beskrivning är vetenskap-lig kommunikation hantering av publiceringsdata, information om publi-ceringsvägar, stöd till forskningsspridning och insatser inom öppen veten-skap. Det borde vara enkelt att klara ut var gränslinjen går och vem som ansvarar för vad.
3. Oklarhet finns också om bibliotekets roll vad gäller övergången till öppen publicering och öppen data. Biblioteket har stor kompetens och kunnig-het inom området och drivs av biblioteksprofessionens ambition och upp-drag att stödja forskarna i övergången till öppen vetenskap. Men ledningen inom universitetet och forskarna uppfattas vara mer tveksam till takten i utvecklingen mot öppenhet. Rekommendationen från en intervjuperson att biblioteket ska driva på, men samtidigt vara försiktigt och lagom är ingen tydlig vägledning till hur biblioteket ska agera i frågan. En fortsatt öppen diskussion inom universitetet krävs för kommande ställningstagan-den och en ökad klarhet i var Uppsala universitet står i frågan om vägen till öppen vetenskap
47
4. För många studenter är enligt uppgift bibliotekets verksamhet och de möjligheter till stöd som erbjuds obekant. Det är viktigt att finna bättre former för att informera studenterna om den resurs som biblioteket utgör. Inte minst handlar det om att institutionsledningar och lärare informerar om biblioteksverksamheten, vilket förutsätter kunskaper om vad biblio-teket kan erbjuda. Detta skulle följa av ett utvecklat och ett förbättrat samarbete mellan institutionerna och biblioteket.
En viktig utvecklingsfråga som skulle innebära högre kvalitet och bättre re-sursutnyttjande är ett ökat samarbete med andra universitetsbibliotek och med Kungliga biblioteket. En överenskommelse har nyligen träffats mellan universitetsbiblioteken i Göteborg, Lund, Stockholm, Umeå och Uppsala och med Kungliga biblioteket om digitalisering av svenskt tryck sedan 1400-talet. Fler samarbeten är angelägna, alla behöver inte gör allt utan uppgifter kan fördelas. Det är viktigt att också de mindre lärosätenas bibliotek inkluderas i projekt och initiativ där det är ändamålsenligt för alla och ur ett helhetsper-spektiv.
Uppsala universitetsbibliotek uppvisar en gynnsam utveckling och anses ha klarat balansgången mellan gammalt och nytt väl, eller annorlunda uttryckt klarar biblioteket att hantera konkurrerande värden och förväntningar. Biblio-teket är en uppskattad verksamhet inom universitetet, vilket till stor del beror på aktiva åtgärder för att utveckla verksamheten. Ett antal åtgärder har redovi-sats i syfte att utveckla verksamheten till gagn för studenter, lärare och forska-re vid Uppsala universitetet och för andra aktöforska-rer inom och utanför akademin. Förslagen överlämnas nu till uppdragsgivaren och biblioteket för bedömning och ställningstagande.
49
Referenser
Kungliga biblioteket
”Bibliotek 2018. Offentligt finansierade bibliotek” Uppsala universitet, 2017
”Mål och strategier för Uppsala universitetsbibliotek Uppsala universitet, 2019
”Arbetsordning för universitetsbiblioteket vid Uppsala universitet” Uppsala universitet, 2019
Arbetsordning för Uppsala universitet Uppsala universitet, 2019
”Verksamhetsplan för Uppsala universitet 2020” Uppsala universitet, 2020
”Årsredovisning för 2019” Uppsala universitetsbibliotek Verksamhetsberättelser 2014–2018 Uppsala University, 2017
”Quality and Renewal. Research Environment Evaluation at Uppsala University” (KoF17)
51