1
Tradition och förnyelse och om konsten att hantera konkurrerande värden
– En analys av Uppsala universitetsbibliotek
Björn Brorström
under medverkan av Johanna Hansson
© Uppsala universitetsbibliotek
Foto: Magnus Hjalmarsson och Lina Nääs Grafisk formgivning: Camilla Eriksson Redaktör: Krister Östlund
ISBN: 978-91-506-2827-2
http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:uu:diva-409979 Tryckt i Sverige av av Danagård LiTHO AB, 2020
3
Innehåll
Förord . . . . 5
1. Uppsala universitetsbibliotek – då och nu . . . . 7
2. Uppdraget, tillämpad metod och material . . . .13
3. Den övergripande uppfattningen om biblioteksverksamhetens kvalitet och betydelse . . . .17
4. Om de specifika uppdragen . . . .21
Stöd till utbildning och forskning . . . .21
Samverkan med det omgivande samhället . . . .23
Resurser för publicering fysiskt och digitalt . . . .24
Tillhandahålla kulturarvssamlingarna . . . .25
Resurs för vetenskaplig kommunikation, Open Access och Open Science . . . .26
Tillhandahålla studiemiljöer . . . .28
5. Vad pratar intervjupersonerna mer om? Problem och hinder för en gynnsam utveckling . . . .31
Kostnadseffektivitet . . . .31
Organisation och styrning . . . .32
Begriplighet . . . .35
6. Några jämförelser – biblioteken vid Göteborgs universitet och Stockholms universitet . . . .37
Inledning . . . .37
Göteborgs universitetsbibliotek . . . .37
Stockholms universitetsbibliotek . . . .38
Likheter och skillnader . . . .39
7. Sammanfattande bedömning av verksamhetens inriktning, styrkor och risker . . . .41
8. Slutsatser, åtgärder och prioriteringar . . . .43
Referenser . . . .49
Bilaga 1 Uppdragsbeskrivning . . . .51
Bilaga 2 Intervjumall . . . .53
5
Förord
Biblioteksbranschen befinner sig i omvandling, under trycket av nya teknik, nya medievanor och förändrade marknadsvillkor. Det gäller inte minst forsknings- biblioteken. Som vetenskaplig infrastruktur är Uppsala universitetsbiblio- tek (UUB) en självklar och viktig del av forskning och högre utbildning, och dess uppgifter är många och komplexa. Biblioteket spelar också en viktig roll i universitetets samverkan med det omgivande samhället.
Bibliotekets styrning, finansieringsformer, organisation och verksamhet har utvecklats betydligt under senare år, som sig bör under ständig och ibland livlig diskussion. Den av alla delade ambitionen är att biblioteket ska vara och upplevas som transparent, effektivt och väl integrerat i universitetet. Ibland kan det dock, som en följd av sin komplexitet, upplevas som svårbegripligt.
UUB ska vara framtidsinriktat, relevant, fakultetsnära och universitets- övergripande. För att ytterligare stärka en sådan utveckling beslutade biblio- teksnämnden våren 2019 att låta genomföra en extern genomlysning. Enligt det direktiv som formulerades ska den:
• beskriva UUB:s styrkor och utvecklingsområden
• klargöra risker och möjligheter i den pågående utvecklingen
• föreslå prioritering av verksamheter i förhållande till framtida utmaningar
• föreslå åtgärder som stärker UUB:s roll som välintegrerat stöd inom Uppsala universitet.
• bedöma och med andra universitetsbibliotek jämföra UUB:s uppdrag, kostnadsnivåer, effektivitet, utvecklingsförmåga och verksamhetspotential.
För att göra genomlysningen anlitades Björn Brorström, professor i företags- ekonomi och tidigare rektor vid Högskolan i Borås. Han har i sitt arbete sam- arbetat nära med Johanna Hansson, vid tidpunkten nyss rekryterad som biträ- dande överbibliotekarie vid UUB. Björn och Johanna presenterar resultatet av sitt arbete i föreliggande rapport. Jag vill tacka dem varmt för nedlagt arbete.
De slutsatser och rekommendationer som framförs är författarnas egna, men de kommer på många sätt att bilda självklar utgångspunkt för bibliotekets, och inte minst biblioteksnämndens, fortsatta arbete.
Uppsala den 3 maj 2020
Anders Malmberg
Prorektor, ordförande i biblioteksnämnden
7
1. Uppsala universitetsbibliotek – då och nu
Uppsala universitet är ett fullskaligt internationellt orienterat forskningsuni- versitet, med den grundläggande uppgiften att ” vinna och förmedla kunskap till mänsklighetens gagn och för en bättre värld”. Universitet har en mycket omfattande bred och djup verksamhet fördelad på tio campusområden i Upp- sala och med ett campus på Gotland sedan fusionen med Högskolan Gotland 2013. Antalet helårsstudenter är cirka 26 000 och antalet medarbetare är om- kring 7 300. De totala intäkterna uppgår till något över sju miljarder varav utbildning är drygt två miljarder och forskning drygt fem miljarder. Över den senaste femårsperioden har inga markanta förändringar skett vad gäller an- slagstilldelning och externa medel. Efter ett par års minskning av antalet hel- årsstudenter har antalet ökat under 2018 och 2019. Inom forskningen är det en större ökning av externa medel än av basanslaget.
Universitetets kärnverksamhet är organiserad i tre vetenskapsområden; Hu- maniora och samhällsvetenskap, Medicin och farmaci och Teknik och natur- vetenskap. Antalet fakulteter är tio och antalet institutioner eller liknande enheter inom fakulteterna är 56. Direkt under konsistoriet och rektor sorterar utöver de tre vetenskapsområdena universitetsförvaltningen, Uppsala univer- sitet innovation och Uppsala universitetsbibliotek. Till de nämnda enheterna finns också på universitetsnivå de nationella uppdragen Kollegiet för samhälls- forskning och Nationellt centrum för kvinnofrid.
Universitetsbiblioteket har ett brett uppdrag, som med utgångspunkt i funktionen att vara en del av infrastrukturen för lärande och forskning, också bland annat innebär att hantera och tillgängliggöra betydelsefulla samlingar samt att inta en samordnande och drivande roll i nationella konsortiebildning- ar för arkivering och tillgängliggörande. Universitetsbiblioteket utmärks också av en unik fysisk miljö. Den mycket omfattande kulturarvssamlingen är av stort nationellt och internationellt intresse och värde liksom Digitalt veten- skapligt arkiv (Diva) och plattformen för digitalt kulturarv (Alvin) som har utvecklats, fortsatt utvecklas och administreras av Uppsala universitet. På bib- lioteket och i samlingarna finns den berömda Silverbibeln som donerades till Uppsala universitetsbibliotek 1669 och till det kommer ett mycket stort antal unika böcker och historiska dokument. Det är emellertid viktigt att tydligt understryka och betona att de äldre samlingarna och kulturarvssamlingarna inte är kuriosa utan aktivt och synnerligen betydelsefullt forskningsmaterial för många forskare såväl nationellt som internationellt.
Till det nämnda kommer Carolina Rediviva, den över 200 hundra år gamla biblioteksbyggnaden räknat från byggstart. Carolina Rediviva är beläget högst upp på Drottninggatan på Carolinabackens krön mittemellan det anrika uni- versitetshuset och Uppsala slott. Av alla fina och fascinerande byggnader ex- teriört och interiört i staden tillhör Carolina Rediviva de främsta och mest intressanta. En omständighet av intresse vad gäller bibliotekets historia och ställning är att fram till 1977 hade universitetsbiblioteket ett eget reglerings- brev och var således en självständig enhet vid sidan av universitetet. Det kan ha bidragit till att biblioteket även efter 1970-talet har setts och delvis ses som något annat än övriga universitetet.
Carolina är idag ett av de tio bibliotek som utgör Uppsala universitets- bibliotek med fysisk hemvist i Uppsala. De övriga nio i Uppsala är Biologi- biblioteket, Blåsenhusbiblioteket, biblioteket på BMC, Dag Hammarskjöld och Juridiska-biblioteket, Geobiblioteket, Ekonomikums bibliotek, Karin Boye-biblioteket i Engelska parken, Medicinska biblioteket och biblioteket på Campus Ångström. Ett elfte bibliotek är Almedalsbiblioteket i Visby, som är organiserat som ett sambibliotek med folkbiblioteksverksamheten på Gotland, där Region Gotland är huvudman. En tolfte plats som nämns särskilt i bib- liotekets verksamhetsberättelse är det historiska Leufsta biblioteket belägget i Lövsta bruk.
Boksalen i Carolina Rediviva.
9 Fram till 2019 utgjorde de fysiska platserna också grunden för bibliotekets organisation, biblioteket var organiserat utifrån plats. Numera är organisatio- nen byggd på verksamheter, vilket innebär att medarbetare inom en avdelning har sin fysiska arbetsplats på ett eller flera – i vissa fall samtliga – fysiska bibli- otek. Under överbibliotekarien och biträdande överbibliotekarien sorterar sju avdelningar. Dessa är;
• Avdelningen för digitalisering
• Avdelningen för informationstjänst
• Avdelningen för lärande och forskningsstöd
• Avdelningen för media
• Avdelningen för planering och ledningsstöd. Almedalsbiblioteket är en enhet under Planering och ledningsstöd.
• Avdelningen för specialsamlingar
• Avdelningen för vetenskaplig kommunikation
Tillsammans med överbibliotekarien och biträdande överbibliotekarien utgör avdelningscheferna bibliotekets ledningsgrupp.
Biblioteket är organiserat direkt under rektor och överbibliotekarien har det delegerade ledningsansvaret för biblioteksverksamheten. Överbibliote- karien ansvarar för den samlade biblioteksverksamheten och för genomför- ande av bibliotekets uppdrag. Överbibliotekarien är ledamot av rektors ut- ökade ledningsgrupp. Överbibliotekarien medverkar också på dekandagarna som genomförs en gång per termin. Samtidigt som överbibliotekarien är di- rekt underställd rektor gäller enligt arbetsordningen att Biblioteksnämnden är bibliotekets högsta beslutande organ, vilket då bland annat innefattar att nämnden fattar beslut om mål för biblioteket, budget och verksamhetsplan.
Biblioteksnämnden ska också verka för samarbete inom universitetet och sam- verkan med externa aktörer. Nämndens ordförande är universitetets prorek- tor. Ledamöter i nämnden är i övrigt överbibliotekarien, företrädare för de tre vetenskapsområdena, en extern ledamot, en biblioteksrepresentant, två studentrepresentanter, en representant för universitetsförvaltningen samt två representanter för personalorganisationerna med närvaro- och yttranderätt.
Biträdande överbibliotekarien är sedan rollen inrättades i april 2019 adjung- erad till Biblioteksnämnden.
Universitetsbibliotekets verksamhet kan beskrivas på många olika sätt. Bild- en nedan illustrerar väsentliga förändringar av biblioteksanvändningen under de senaste tio åren.
Nedanstående tabell visar kostnader och årsverken 2015–2019 för biblioteket.
Kostnaderna för bibliotekets verksamhet har under en femårsperiod ökat med cirka fyra procent. Antalet årsverken har under samma period minskat med sex procent. Siffrorna kan ställas mot att Uppsala universitets totala kostnader under perioden 2014–2018 har ökat med 15,5 procent och antalet årsverken som har ökat med närmare fyra procent. För förvaltningen, den gemensamma stödverksamheten, är ökningen av de totala kostnaderna närmare 24 procent.
Bilden över användaraktiviteter indikerar att ett stort förändringsarbete av nödvändighet har skett inom biblioteket på grund av drastiskt förändrade för- utsättningar kopplat till digitalisering. Kompetenskraven har delvis förändrats och biblioteket har mött det genom en kombination av fortbildning och nyre- krytering. Men omställningen har genomförts, vilket framgår av kostnadsut- vecklingen i tabellen ovan, med ett minskat antal årsverken och en begränsad ökning av kostnaderna.
De redovisade uppgifterna utgör dock inte ett tillräckligt robust underlag
2015 2016 2017 2018 2019
Kostnader, mkr 250,2 256,7 260,3 260,2 260,2
Årsverken 178 182 177 178 167
-50%
-30%
-10%
10%
30%
50%
70%
90%
110%
130%
150%
2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
Användaraktivitet UUB - utveckling 2010-2019
Nedladdade tidskriftsartiklar Nedladdade e-bokskapitel Hemlån och läsesalslån Antal besök på UUB: webb Fysiska besök på UUB 2018: +829%
11 för bedömning av bibliotekets effektivitet och resursförbrukning, men ett konstaterande är ändå att bibliotekets andel av universitetets totala kostnader och av antalet årsverken minskat. En bidragande förklaring är sannolikt ett förändrat innehåll i verksamheten, men alldeles oavsett detta så är det faktum att bibliotekets kostnadsutveckling inte alls är i nivå med universitetets kost- nadsutveckling.
En notering från universitetets årsredovisning för 2018 är att biblioteket inte har någon egen rubrik i innehållsförteckningen utan verksamheten och ekonomin redovisas tillsammans med universitetsförvaltningen, som för öv- rigt har ett samlat anslag på 640 miljoner, under huvudrubriken Gemensam- ma stödfunktioner.
13
2. Uppdraget, tillämpad metod och material
Biblioteksnämnden vid Uppsala universitet har fattat beslut om att genomföra en analys av Uppsala universitetsbibliotek i syfte att klargöra hur universitets- biblioteket på bästa sätt ska vara ett framtidsinriktat, relevant, fakultetsnära och universitetsövergripande bibliotek. Arbetet ska tydliggöra om verksam- heten har rätt verksamhetsinriktning, ändamålsenlig organisation och rätt förutsättningar för att kunna fullgöra sitt uppdrag. Utredningen ska för att uppfylla målet med utredningen;
• Beskriva Uppsala universitetsbiblioteks styrkor och utvecklingsområden
• Klargöra risker och möjligheter i den pågående utvecklingen
• Föreslå prioritering av verksamheter i förhållande till framtida utmaningar
• Föreslå åtgärder som stärker Uppsala universitetsbiblioteks roll som välin- tegrerat stöd inom Uppsala universitet.
• Bedöma och med andra universitetsbibliotek jämföra Uppsala universi- tetsbiblioteks uppdrag, kostnadsnivåer, effektivitet, utvecklingsförmåga och verksamhetspotential.
I bilaga 1 återfinns den kompletta uppdragsbeskrivningen.
I mål och strategier för Uppsala universitetsbibliotek anges följande fyra huvuduppgifter för biblioteket;
1. att utveckla, underhålla och bevara informationsresurser, såväl digitala som fysiska samlingar, tillgängliggjorda för dagens och den framtida forsk- ningens och utbildningens behov
2. att nära interagera med och understödja forskning och utbildning i syfte att öka kvaliteten
3. att genom aktiv publiceringsverksamhet och vetenskaplig kommunikation tillgängliggöra universitetets forskning och universitetsbibliotekets samlingar 4. att skapa stimulerande platser för studier, forskning och utveckling av
digitala färdigheter, samt att säkra väl anpassade magasin för samlingarna.
Ovan: UUB ger service till sjukvårdspersonal inom Region Uppsala.
Nedan: Almedalsbiblioteket.
Dessa uppgifter återfinns något mer specificerat i den arbetsordning som gäller för biblioteket och som rektor beslutade 2019. Vi har tagit vår utgångspunkt i följande övergripande uppgifter för biblioteket:
1. Stöd till utbildning och forskning
2. Samverkan med det omgivande samhället 3. Resurser för publicering fysiskt och digitalt 4. Tillhandahålla kulturarvssamlingarna
5. Resurser för vetenskaplig kommunikation – Open Access och Open Science
6. Tillhandahålla studiemiljöer.
Vi har tagit oss an upp uppgiften framförallt genom personliga intervjuer, men också genom inläsning av centrala dokument. I behandlingen av hur led- ning, medarbetare och studenter på universitetet bedömer bibliotekets roll och kvalitet i förhållande till de olika uppgifterna framträder en bild av bib- liotekets styrkor och verksamhetens risker och möjligheter och hinder för en gynnsam utveckling samt bidrag till universitetets utveckling. I de genomför- da intervjuerna har också frågor ställts om den övergripande uppfattningen om bibliotekets verksamhet och om biblioteket är utvecklingsorienterat enligt intervjupersonernas uppfattning. Specifika frågor har också ställts om huruvi- da biblioteket är kostnadseffektivt och om innebörden av ett förekommande uttryckssätt inom universitetet nämligen att biblioteket och dess verksamhet är ”svårbegriplig”.
Den intervjumall vi tillämpat återfinns i bilaga 2. En viss flexibilitet har naturligtvis tillämpats i användningen av intervjumallen, dels beroende på hur de inledande övergripande frågorna har besvarats av intervjupersonen, dels på vem eller vilka som intervjuats. I vissa fall har vi fått uttömmande svar redan i de inledande övergripande frågorna och specifika frågor har kunnat utgå, i andra fall har det känts mindre meningsfullt att ställa vissa frågor utifrån in- tervjupersonens eller gruppens relation till biblioteket.
Totalt har 14 personliga intervjuer genomförts. Gruppintervjuer har ge- nomförts med studenter, lärare, fackliga företrädare och avdelningscheferna vid biblioteket, de senare vid två tillfällen. Intervjuerna inleddes med att vi träffade avdelningscheferna som kortfattat beskrev sina respektive verksam- heter. Under den avslutande intervjudagen träffade vi avdelningscheferna igen, denna gång i syfte att kunna ställa mer precisa frågor, reda ut oklarheter och få chefernas uppfattningar om bibliotekets styrkor, svagheter, möjligheter och problem. Totalt har vi vid gruppintervjuerna träffat 15 personer. Sammanlagt har vi således intervjuat närmare 30 medarbetare och studenter, enskilt eller i grupp. Sammantaget representerar intervjupersonerna alla delar av universi- tetet, både vad gäller organisatorisk tillhörighet; ledning, stödverksamhet, och
15 vetenskapsområden samt funktioner; lärare, forskare, studenter, chefer och administratörer. Vår bedömning är att de tillsammans har gett en represen- tativ bild av hur biblioteket uppfattas och fungerar, även om det naturligtvis finns en mängd ytterligare åsikter som skulle ha kunnat fångas in med fler in- tervjuer. Vi menar dock att det inte väsentligt skulle påverka den övergripande bilden. Det finns en samsyn inom organisationen om hur biblioteket klarar att svara mot de uppdrag som finns och hur det klarar att hantera konkurrerande värden och förväntningar. De citat som vi väljer att lyfta fram i rapporten är sådana som vi bedömer väl speglar en mer allmän uppfattning bland våra informanter alternativt sådana som tydligt pekar på ett problem eller utveck- lingsområde. Vårt fokus ligger på den sammantagna bilden av läget, inte på enskilda personers utsagor. Vi är medvetna om att urvalet av intervjupersoner kan ha inneburit att vi mött chefer och medarbetare som är mer kunniga om biblioteket än genomsnittet av chefer och medarbetare. Men vi har inte funnit det meningsfullt att intervjua oinformerade och i sammanhanget okunniga personer och inte heller att aktivt jaga kritiker och avogt inställda. Vi uppfat- tar sammanfattningsvis således att vi fått en robust bild av Uppsala universi- tetsbibliotekets verksamhet. Bedömningen är att det empiriska materialet är av god kvalitet och mättat, det vill säga marginalnyttan av ytterligare datain- samling är obetydlig.
Vi har uppfattat vårt uppdrag att som kritiska vänner bedöma universitets- bibliotekets verksamhet och redovisa förslag till förbättringar. Intervjuerna har genomförts i god stämning och med stort engagemang från intervjupersoner- na. Flera har uttryck sitt gillande till att studien av biblioteket genomförs i syfte att klargöra bibliotekets verksamhetsmässiga betydelse för universitetet och ge ett underlag för ställningstaganden och förbättringar. De personliga intervjuerna är ett viktigt underlag i vår strävan efter att förstå bibliotekets verksamhet, men också skriftliga underlag såsom verksamhetsplaner, årsredo- visningar, verksamhetsberättelser, mål- och strategidokument och arbetsord- ningar ingår i vårt underlag för att förstå verksamheten och göra tolkningar och bedömningar. För att få referens till och perspektiv på verksamheten har universitetsbiblioteken i Göteborg och Stockholm studerats översiktligt. Vi har intervjuat överbibliotekarierna och tagit del av centrala dokument från de båda universitetsbiblioteken.
En kommentar krävs till vilka vi är. Björn Brorström som är verksam vid Kommunforskning i Västsverige och vid Högskolan i Borås och fram till och med 2018 rektor där, är anlitad som extern utvärderare. Johanna Hansson är tämligen nytillträdd biträdande överbibliotekarie vid Uppsala universitet och intern utredare. Björn är huvudförfattare till rapporten och har lett samtalen vid de genomförda intervjuerna. Johanna har biträtt vid intervjuerna, författat avsnittet om universitetsbiblioteken i Göteborg och Stockholm, granskat fak- tauppgifter samt noga läst och kommenterat olika utkast och versioner av den rapport som nu föreligger. Det är Björn som har beslutat om vilka rekommen- dationer och slutsatser som ska lämnas.
17
3. Den övergripande uppfattningen om biblioteksverksamhetens kvalitet och betydelse
Den breda bild som förmedlas av intervjupersonerna är att Uppsala universi- tetsbibliotek bedriver en väl fungerande verksamhet och har lyckats väl med att ställa om verksamheten till förändrade förutsättningar för biblioteksverk- samhet. Verksamheten har också uppvisat utvecklingskraft och utvecklings- orientering. Den övergripande uppfattningen om biblioteket och biblioteks- verksamheten är således att verksamheten håller en hög kvalitet. Sättet att uttrycka uppfattningen och motivera ställningstagandet varierar. Några tar sin utgångspunkt i den senast genomförda utvärderingen av universitetets forsk- ning, ”Quality and Renewal. Research Environment Evaluation at Uppsala University (KoF17). Utvärderingen hade fokus på förutsättningarna för forsk- ning. Biblioteket fick en bra bedömning i utvärderingen, närmare 90 procent av de lärare och forskare som besvarade en genomförd enkätundersökning var nöjda eller mycket nöjda med bibliotekets service, och detta är, framförs det, bevis på en väl fungerande verksamhet och att biblioteket är en etablerad och fungerande institution. Andra baserar utsagan mer direkt på egna erfarenheter och kunskaper om verksamheten. Genomgående beskrivs en verksamhet som är i utveckling. Det man framför allt är nöjd med är riktningen som bedöms som relevant och grundad i universitetets behov. Vid sidan av den övergripan- de bedömningen, finns självklart mer specifika synpunkter hos flera på delar av verksamheten som man kan ha mer detaljerade synpunkter på. Det gäller till exempel en enskild synpunkt om förändringar i bibliotekets sätt att förvär- va media och någon synpunkt om det faktum att tillgången till elektroniska resurser kan variera mellan olika utbildningar, vilket leder till risk för en viss orättvisa mellan studenter.
En av de intervjuade lärarna uttrycker sig synnerligen positivt om biblioteket.
”Biblioteksverksamheten är så bra”.
Bakom detta uttalande ligger dels att intervjupersonen i rollen som forskare inte har några som helst invändningar mot verksamheten, dels att biblioteket som stöd till studenterna, enligt intervjupersonen, är enastående, ja till och
Ovan: Utställningssalen, Carolina Rediviva.
Nedan t.v.: Fråga biblioteket.
Nedan t.h.: Digitala biblioteks- labbet, Ekonomikum.
med ”underbart”. Biblioteket gör allt för att hjälpa studenterna, menar inter- vjupersonen. Där lärarna egentligen borde hjälpa till och stödja där griper bib- lioteket in. Det finns en stor medvetenhet enligt intervjupersonen inom bib- lioteket för studenternas situation och problemet med svag genomströmning.
Biblioteket är, understryker intervjupersonen, mycket viktigt för universitetet.
En annan intervjuad lärare instämmer och menar att biblioteket är mycket viktigt för lärare, forskare och studenter. Bibliotekets roll har förändrats påpe- kar den intervjuade men fortfarande behövs professionellt stöd i sökning efter såväl fysiska dokument som dokument i digitala arkiv och databaser. Ytterli- gare en läraruppfattning är att verksamheten fungerar väl på alla plan och att stödet till studenter, lärare och forskare är förstklassigt. Det är till och med så enligt intervjupersonen att biblioteket är kärnan som håller ihop universitetet!
Det som ändå lyfts fram som en utmaning i sammanhanget är att det inte all- tid är självklart vad biblioteket kan hjälpa till med.
”När man frågar får man alltid vänlig och kompetent vägledning, men det kan ibland kräva lite detektivarbete för att hamna rätt”.
Informationstjänst UUB.
19 De intervjuade studenterna instämmer i den positiva bedömningen. För stu- denterna är det viktigt att få kompetent hjälp och det får de. Biblioteket är en utmärkt bra stödfunktion framhålls det. Det är betydelsefullt att i vissa frågor, till exempel referenshantering, i arbetet med inlämningsuppgifter och exa- mensarbeten, kunna få hjälp av andra än de egna lärarna. Studenterna fram- håller också att biblioteket uppenbarligen tar krafttag för att anpassa verk- samheten till studenternas behov. Konkreta exempel på detta är det digitala bibliotekslabbet på Ekonomikum och makerspace på Ångströmbiblioteket. En problematik som påtalats är emellertid att många studenter inte använder bib- liotekets tjänster eftersom de helt enkelt inte vet om att tjänsterna finns.
Några av de intervjuade framhåller bibliotekets höga ambition. Biblioteket vill gärna vara med och utveckla frågor av skilda slag och precis som studenter- na framhåller har, enligt en företrädare för universitetets ledning, biblioteket lyckats väl med teknikomställningen. Men samtidigt har det utvecklats väl även med den fysiska miljön,
”Biblioteket har i stort omvandlats från storförvaring av monografier till en mötesplats. Biblioteket har idag en bra ställning inom universitetet och bra förutsättningar att vara en hubb för olika gemensamma aktiviteter”.
Flera av de intervjuade framhåller att biblioteket är av mycket stor betydelse för universitetet. ”Det kan inte värderas tillräckligt högt”, menar en av de in- tervjuade.
”Det är oumbärligt. Biblioteket och kanske särskilt Carolina är en infra- struktur för Uppsala universitet som kan likställas med forskningsanlägg- ningen Max IV i Lund”.
Som en kvalitet framhålls också den stora förändringsbenägenhet som biblio- teket uppvisat, en benägenhet som också, menar flera, har accelererat över tid.
Men den höga kvaliteten problematiseras också med utgångspunkt från några olika perspektiv. En av de intervjuade som bekräftar bibliotekets stora betydelse och höga kvalitet menar att biblioteket ”gör saker rätt”, men ställer frågan om biblioteket ”gör rätt saker?”. Huruvida frågeställningen baseras på om uppdraget till biblioteket är otydligt eller om biblioteket går utanför sina ramar är oklart, men det finns behov enligt intervjupersonen av att diskutera och klargöra vad biblioteket ska göra. En annan framförd synpunkt är att bib- lioteket har höga ambitioner, vilket är bra, men för höga ambitioner i en värld av resursknapphet kan vara störande.
Ett genomförande av en framgångsrik verksamhet väcker alltså frågan om det kan vara så att den, och i det här fallet universitetsbiblioteket, gör för mycket och gör det med för hög kvalitet. En av de intervjuade konstaterar också att vederbörande aldrig hört någon klaga på verksamheten. Det oroar
eftersom det kan ha sin förklaring i att verksamheten tillförs för mycket resur- ser. Ett ytterligare perspektiv till grund för problematisering är att verksam- heten är utvecklingsorienterad, vilket givetvis uppfattas som en styrka, men samtidigt som en risk för att biblioteket tar till sig uppdrag som egentligen någon annan skulle ha eller som innebär dubbelarbete inom universitetet. En viss oro finns för att uppdragsgivaren inte riktigt klarar av att styra biblioteket, en känsla finns av att det händer saker på biblioteket som kanske borde hända någon annanstans. Med två stödfunktioner, förvaltningen och biblioteket, rik- tade mot kärnverksamheten finns risk för dubbla funktioner och därmed ett stort behov av att samordning sker där risk för dubblering finns.
En aspekt som lyfts fram av de fackliga företrädarna är att i mötet med bibliotekets användare fångar medarbetarna in många behov som inte tas om hand någon annanstans på universitetet.
”Om en fråga återkommer många gånger, kan det vara mer rationellt att erbjuda kurser på gruppnivå än att fortsätta svara varje enskild individ”.
Ambitionen att utgöra ett relevant stöd för studenter och forskare, gör att verksamheten utvecklas och ibland utökas.
Ångström Makerspace.
21
4. Om de specifika uppdragen
I målen och arbetsordningen för bibliotekets verksamhet beskrivs de uppdrag som biblioteket har. Vi har sorterat uppdragen under sex rubriker. Hur inter- vjupersonerna uppfattar bibliotekets olika uppdrag beskrivs i detta avsnitt.
Med nödvändighet återkommer vissa saker som redovisats ovan om den över- gripande uppfattningen om biblioteket. Vid intervjuerna har vi inte gett någon särskild instruktion till innebörden av och innehållet i de olika områdena. De intervjuade har själva fått beskriva vad de lägger i uppdrag och begrepp ofta med konkreta exempel. Delavsnitten inleds med en kort redovisning av vad som ryms i uppdraget med utgångspunkt i beskrivning i arbetsordning och verksamhetsplan. Vi noterar att intervjupersonernas redovisningar inte alltid refererar till det uppdrag som behandlas, vilket är helt naturligt och inte alls ska tolkas som kunskapsbrist om bibliotekets verksamhet hos intervjuperso- nerna.
a) Stöd till utbildning och forskning
En sammanfattande beskrivning av uppdraget med utgångspunkt i arbets- ordning och verksamhetsplan; Området är brett och inrymmer hela bibliotekets huvuduppdrag, nämligen att vara en stödfunktion till kärnverksamheterna utbild- ning och forskning. I en snävare betydelse innefattar det olika former av undervis- ning för informationskompetens – att hitta, sortera och hantera information – och stöd i digitala metoder och verktyg. Under intervjuerna har de flesta lyft fram i första hand stöd till studenter, men även stödet till forskare har behandlats.
Stödet till utbildning och forskning är en självklarhet och behöver enligt en av de intervjuade inte kommenteras mer än så. Uppfattningen ska tolkas som att uppdraget fullgörs och att verksamheten fungerar. Att stödet fungerar väl bekräftas också av övriga intervjupersoner. Biblioteket har varit ”piggt” och har haft kraft att anpassa sig till en enorm förändring menar en av de intervjuade.
Studenterna har ett gott stöd för sina studier i de digitala tjänster och da- tabaser som finns, de fysiska samlingarna och inte minst av medarbetarna på biblioteket. Samtidigt gäller enligt intervjuade studenter att den vanlige stu- denten inte alltid känner till den höga kvaliteten som verksamheten har.
Det är en kommunikativ utmaning, framförs det, att först få studenten att bli medveten om att biblioteket finns och därefter att få dem att veta att bib- lioteket kan hjälpa till. Finns kunskapen är biblioteket en enorm stödfunktion
eller snarare en naturlig del av kärnverksamheten. Studenterna betonar ock- så betydelsen av att kurser i till exempel referenshantering ges av biblioteket och dess medarbetare och inte av de egna lärarna. Studenterna betonar vidare betydelsen av den traditionella funktionen att ge åtkomst till fysisk kurslitte- ratur.
En av de intervjuade lärarna beklagar att studenterna, enligt lärarens upp- fattning, inte tar vara på den service som biblioteket erbjuder bättre.
”Biblioteket hjälper och stödjer, men det måste bli tillfrågat.”
Det finns, menar läraren, en studiekultur idag som innebär att studenterna inte söker information och kunskap som är lite vid sidan av kursböckerna och utö- ver vad som förmodas kunna komma på tentamen. Biblioteket ger studenterna möjlighet att bredda sina perspektiv, men allt för få utnyttjar den möjligheten, enligt intervjupersonen. Det kan ställas i kontrast till den uppfattning som studenter hade i en annan intervju, nämligen att lärarna inte förstår vikten av bibliotek för studenterna. ”Vi försöker vara synliga och möta efterfrågan på våra tjänster när den uttalas”, hävdar en av medarbetarna på biblioteket, som dock håller med om att det är en utmaning att nå dem som inte själva söker sig till biblioteket. En förändring som är negativ för studenterna är att biblioteket, på grund av centrala beslut inom universitetet, har tvingats gå ifrån idealet 24/7 och därmed minskat tillgängligheten. Även tiden för bemanning av dis- karna har minskat, enligt de intervjuade studenterna.
Undervisning, UUB.
23 För lärare och forskare fungerar verksamheten väl enligt de intervjuade, även om enskilda synpunkter finns på olika delar av verksamheten, till ex- empel hur biblioteket bygger samlingar. Några framför att stödet till lärarna fungerar bra nu, men att det inte alltid varit så. Biblioteket har tidigare haft svårigheter att finna sin roll. Den omorganisation som genomförts 2019 anses ha varit positiv och en förändring som ökar möjligheterna att hitta och få re- levant stöd.
b) Samverkan med det omgivande samhället
En sammanfattande beskrivning av uppdraget med utgångspunkt i arbets- ordning och verksamhetsplan; Enligt bibliotekslagen ska offentligt finansierade bibliotek samverka med varandra ”i syfte att ge alla tillgång till landets samlade biblioteksresurser”. Som en följd av det är biblioteken inom Uppsala universitet öppna och tillgängliga för allmänheten. Den som inte är inskriven eller anställd på universitetet har tillgång till elektroniska resurser på plats i universitetsbibliotekets lokaler, dock inte fjärraccess. Biblioteket har också som en del av universitetet en uppgift att samverka med det omgivande samhället. Universitetsbiblioteket sam- verkar med olika aktörer. Ett väldigt påtagligt exempel på det är Stiftelsen Dag Hammarskjöldbiblioteket, som är ett samverkansorgan mellan Uppsala kommun, Svenska FN-förbundet och universitetsbiblioteket. Uppsala kommun bidrar eko- nomiskt till att universitetsbiblioteket driver Dag Hammarskjöldbiblioteket och stiftelsens verksamhet.
Samverkan kanske inte är det mest centrala vid en prioriteringsdiskussion menar en av de intervjuade. Biblioteket är offensivt när det gäller vissa utåtrik- tade verksamheter, vilket till exempel kan visa sig i form av en generös och öppen inställning till studiebesök. En ny utställningssal invigdes på Carolina under 2019, vilket också kan ses som ett sätt att närma universitetet och dess samlingar till det omgivande samhället.
En av de intervjuade menar vad gäller samverkan att biblioteket vill väldigt mycket, vilket är bra, men någon måste prioritera. Det kan vara så att man ska samverka, men menar intervjupersonen det kan behövas göras mer synligt att bib- lioteket ”bygger varumärke” tillsammans med universitetet, inte på egen hand.
”Tydligare koppling till universitetet och universitetets behov av att vilja synas måste finnas”.
Kommunikationen av den samverkan som bedrivs med det omgivande samhäl- let måste vara klarare och tydligare. En betydelsefull aspekt i sammanhanget är Carolina Rediviva och den attraktionskraft som bibliotekshuset i sig har.
Universitetet i sin helhet bör dra större nytta av detta framhålls det.
En annan av de intervjuade påpekar i sammanhanget att Uppsala universi- tets samverkan med Uppsala stad är tämligen begränsad. Ett ytterligare påpe- kande är att samverkan inte lever av sig själv utan måste ses i förhållande till
utbildning och forskning. Ett exempel på en aktivitet som riktar sig utåt som nämndes var den populärvetenskapliga seminarieserien ”En kvart över” som genomförs i bibliotekets regi runt om på olika campus. De flesta av de inter- vjuade hade emellertid inte någon direkt uppfattning om bibliotekets samver- kan med omgivningen.
c) Resurser för publicering fysiskt och digitalt
En sammanfattande beskrivning av uppdraget med utgångspunkt i arbetsord- ning och verksamhetsplan; Området handlar i grunden om stöd för publicering av till exempel uppsatser och forskarrapporter av olika slag men intervjupersoner- na har huvudsakligen lyft frågor som rör tillgång till fysiska och digitala resurser.
Det i sig speglar den förändring som biblioteket är mitt uppe i, där det som tidigare var enkelt förvärv av i första hand fysiskt material idag handlar allt mer om ett närmande mellan förvärv och publicering i digitala kanaler. I verksamhets- planen för universitetsbiblioteket 2020 uttrycks den förändringen tydligt i en av prioriteringarna för Avdelningen för media, nämligen att ”utveckla nya former för medieplanering inom ramen för i grunden radikalt förändrade förutsättningar så som till exempel en gemensam budget, hantering av publiceringskostnader och digitalisering av både äldre och nyare material”.
Förvärv och tillgängliggörande av media är ett grundläggande uppdrag för ett bibliotek och det som många tänker på när de tänker ”bibliotek”: ”Att låna en bok”. Biblioteken och samhället i stort är mitt uppe i ett paradigmskifte, från fysiskt till digitalt. För biblioteket har det inneburit ett behov av att stärka kompetensen på områden som upphovsrätt, upphandling, publicering, digita- lisering och digitalt tillgängliggörande. Samlingsbyggande som tidigare var i huvudsak lokalt och fysiskt är idag istället betydligt mer platsoberoende – men starkt beroende av tekniska och juridiska ramverk – och digitalt. Det digitala tillgängliggörandet gör att många av bibliotekets användare aldrig sätter sin fot på biblioteket, ibland vet de kanske inte ens att det är bibliotekets resurser som de använder sig av. Det fysiska beståndet av böcker och andra media är fortsatt stort och omfattande, men det kan inte ses isolerat från digitalt förvärv och tillgängliggörande.
Det finns en stor insikt och medvetenhet hos intervjupersonerna om pro- blematiken att upprätthålla hög kvalitet på beståndet såväl fysiskt som digi- talt. Det är ett paradigmskifte enligt en av de intervjuade som pågår och som innefattar frågan om hur mycket resurser universitetet är berett att avsätta för att upprätthålla den fysiska kapaciteten och kvaliteten samtidigt som en stor del av det nyare materialet måste finnas tillgängligt digitalt. En annan av de intervjuade konstaterar att resurserna för digitaliseringen av äldre material är otillräckliga och det som behöver göras är att utreda eller kanske snarare klar- göra universitetets vilja i sammanhanget.
¨Vad är universitetsledningen beredd att satsa?”
25 Frågan om tillräckliga resurser besvaras således av flera av de intervjuade med en fråga riktad till universitetsledningen, eftersom resurserna per definition är otillräckliga om de ska kunna täcka digitalisering av allt tillgängligt material.
En synpunkt som också förmedlas i sammanhanget är styrkan med att Upp- sala universitet har en ledande roll i Diva-konsortiet och utvecklingen av det digitala arkivet, men innebörden av detta borde förankras bättre inom lärosä- tet enligt vederbörande. En ytterligare synpunkt framförd från en företrädare för universitetets ledning är att det finns ett stort förtroende för att biblioteket sliter med frågan och gör så gott det kan utifrån professionella bedömningar.
d) Tillhandahålla kulturarvssamlingarna
En sammanfattande beskrivning av uppdraget med utgångspunkt i arbetsord- ning och verksamhetsplan; Uppdraget här är att ansvara för förvärv, bevarande och tillgängliggörande av handskrifter, musikalier, kartor och bilder samt äldre och visst modernt tryck med särskilda krav kring säkerhet och användarservice. Om- rådet rymmer i sig alla delar av biblioteksverksamheten: förvärva, bevara, katalo- gisera, tillgängliggöra genom referensarbete, digitalisering, framtagande, visningar och utställningar.
Kulturarvssamlingarna är bra och viktiga för universitetet.
”Samlingarna är en betydande del av universitetets och bibliotekets identitet”.
Det handlar i grunden om att tillhandahålla ett material som möjliggör aktiv forskning, samlingen är ett verksamt och viktigt redskap för forskningen. Att tillhandahålla samlingen handlar också om varumärke och om universitetets och bibliotekets status och legitimitet. Kulturarvssamlingarna uppfattas ge universitetet och biblioteket en unik position och status inom akademin.
Men tillhandahållandet är inte invändningsfritt. Problematiseringen hand-
Digitalisering, Digital bild.
lar om att det är alltför stort fokus på samlingarna, även om det blivit bättre balans under senare år, att det främst är en angelägenhet för humaniora och samhällsvetenskap, att stora delar av universitet inte berörs och att det kostar mycket och därför drar resurser från andra verksamheter. Frågan är vilken am- bitionsnivå biblioteket ska ha och vad andra aktörer såsom museer skulle kun- na bidra med. Det är också en fråga om förankring i verksamheten enligt en av de intervjuade, vilket kan uppfattas på så vis att om samlingarna ska underhål- las och tillhandahållas måste universitetet och biblioteket tydligt kunna tala om varför. Det krävs också ett tydliggörande av vad som är kulturarv och vad som helt enkelt bara är gammalt material som kanske inte behöver bevaras.
e) Resurs för vetenskaplig kommunikation, Open Access och Open Science
En sammanfattande beskrivning av uppdraget med utgångspunkt i arbetsord- ning och verksamhetsplan; Universitetsbibliotekets uppdrag inom området ve- tenskaplig kommunikation innebär att vara en del av universitetets infrastruktur för publicering. Publiceringsdata och fulltexter registreras och sprids genom DiVA.
Biblioteket ger vägledning kring publiceringsvägar, forskningsdata, open access och bibliometri.
Biblioteket uppfattas vara en viktig resurs och aktör för vetenskaplig kom- munikation, men med den utgångspunkten och ställningstagandet problema- tiseras uppgiften och området. Flera av de intervjuade har frågor kring bibli- otekets roll i sammanhanget i förhållande till förvaltningen och fakulteterna och de kommunikatörer som är verksamma där. Frågan som ställs är var grän- sen ska dras mellan biblioteket och universitetet i övrigt. Det finns en oklarhet om huruvida begreppet ”vetenskaplig kommunikation” betyder samma sak inom biblioteket som på till exempel kommunikationsavdelningen. Det ger upphov till oro och spekulationer. En av de intervjuade, som för ett mer utför- ligt resonemang kring kommunikation, menar att bibliotekets uppdrag borde formuleras till att vara vetenskaplig publicering. Det bäddar för missförstånd att benämna uppdraget för kommunikation.
Det framkommer i intervjuer att universitetets kommunikationsavdelning har uttryckt oro över initiativ från biblioteket. Vetenskapsområdena tycker att det är de som ska driva hur forskning och forskningsresultat ska spridas och kommuniceras. Det uppfattas som alltför oklart och otydligt var gränserna och skiljelinjerna går mellan bibliotekets stöd till forskare och det stöd som ges av bland andra kommunikationsavdelningen. Intervjupersonen menar att biblioteket gärna får vara med men biblioteket ska då vara en del av det kolle- giala. En vass udd riktad mot biblioteket var synpunkten och formuleringen att ”det är bra att veta vad forskning är om man ska stödja den”. En av de in- tervjuade menar att kommunikationstjänsten inte efterfrågas. Institutionerna och forskarna och lärarna gör det helt enkelt bäst själv. En annan av de inter- vjuade bekräftar den oklara uppgiftsfördelning som finns, men menar att det
27 är onödigt att bråka om det och att det borde vara enkelt att klara ut vem som ska göra vad.
Några av de intervjuade har svårt att se vad problemet är. Biblioteket ägnar sig inte åt att kommunicera resultat från pågående och avslutade forsknings- projekt utan åt att stödja med kunskaper och rådgivning avseende hur veten- skaplig publicering kan ske. Kritiken måste ha sin grund i en missuppfattning om vad biblioteket faktiskt gör, menar de.
Framförallt kom resonemangen och synpunkterna under denna punkt att handla om Open Access och Open Science. Den grundläggande uppfattning- en i sakfrågan är att öppen publicering av vetenskapliga resultat och öppen tillgång till vetenskapligt material är bra, det är rätt väg att gå. Men med den, i princip, gemensamma utgångspunkten problematiseras företeelsen, dels uti- från konsekvenser av öppenhet och takten i förändringen, dels utifrån biblio- tekets roll i sammanhanget. Det finns, framförs det, en oro bland forskarna för kraven på öppen publicering och det finns en skeptisk inställning hos många chefer och medarbetare inom universitetet.
Universitetsledningen uppges också inta en avvaktande hållning till över- gången till öppen tillgång och öppen data. Det finns, menar en av de intervju- ade, en konflikt här mellan ”top down” och ”bottom up”. Plan S och tidsbe- stämningen av när öppen publicering ska vara genomförd har väckt ett intresse hos beslutsfattare och det är bra menar en av de intervjuade, men det finns en massa praktiska aspekter som inte regeringen och andra centrala aktörer har tänkt på. Kollegialt inflytande och kollegial styrning har mycket stark för- ankring inom Uppsala universitet, vilket tydligt slås fast i arbetsordningen för universitetet. Det hamnar delvis på kollisionskurs med den starka styrningen inom området Open Science som har skett under senare år.
Forskarna har dessutom sin egen karriärplanering och enligt intervjuper- sonen kommer det aldrig att lyckas att förändra genom att driva kravet på öppenhet uppifrån. En annan intervjuperson menar att politikerna inte förstår universitetens verksamhet. Det finns, menar hen, ingen annan väg mot öppen- het än ”bottom up”. En tredje uppfattning om öppen publicering är att det för mycket har handlat om att hjälpa förlagen att hitta en bra affärsmodell. Ett ytterligare konstaterande är att det rent ideologiskt är rätt med öppen publice- ring, men inom vederbörandes disciplin så fortsätter forskarna att skicka sina artiklar till de gamla vanliga välrenommerade tidskrifterna.
Det finns ett övergripande problem i arbetet mot öppen tillgång till veten- skapligt material enligt en av de intervjuade. Som följd av kravet på dokumen- tation och tillgängliggörande riskerar resurserna till forskning att minska, och till det kommer risken för att forskningsarbeten stannar vid publicering av datamängder istället för publicering av resultat. Intervjupersonen målar med starka färger och menar att forskaren som publicerar resultat utsätter sig för risken att bli anmäld för forskningsfusk om datamängden används av andra och tolkas på andra sätt. Enklast blir att inte publicera! Öppenhet och ordning och reda kan förhindra fusk men det behövs en ökad medvetenhet om proble-
matiken. Vi saknar, menar en annan av intervjupersonerna, en diskussion ur resurssynpunkt om den totala mängden forskning i förhållande till upprättan- de av öppen data. Ett påpekande är också att allting inte heller kan vara eller får vara öppet. En av de intervjuade menar kort och gott att öppna data är en omöjlig tanke inom vederbörandes område. Det fungerar helt enkelt inte att använda ett forskningsmaterial som någon annan samlat in.
I denna värld av stor osäkerhet och oro för att utvecklingen ska gå för fort, med orimliga krav på universiteten och forskarna har biblioteket trots vad som sagts ovan en roll att spela menar intervjupersonerna. Det är, enligt flera, bra att frågan finns på bibliotekets agenda och det är bra att biblioteket är drivande och bidrar med viktig och kompletterande kunskap. En av de intervjuade men- ar att det är bibliotekets uppgift att driva på, men biblioteket måste stanna vid att vara ”försiktigt positivt”. Biblioteket måste invänta forskarna. Det finns en risk framför en annan av intervjupersonerna att det uppstår en distans mel- lan biblioteken och vetenskapssamhället kring övergången till öppen tillgång och öppen data. Vederbörande menar också att frågan är mycket större än att handla om bibliotekets roll och vad biblioteket ska göra och inte göra, men framför ändå att biblioteket behöver driva frågan men kopplingen till forsk- ningen och forskarna måste finnas. Ett tredje sätt att uttrycka problemet är att biblioteket kan vara medlare i frågan,
”...men med forskarnas perspektiv och med visst driv, men samtidigt på en lagom nivå”.
De intervjuade studenterna stödjer utvecklingen mot öppen tillgång, men sä- ger samtidigt att det inte är någon viktig fråga för studenterna. Just nu är det kvaliteten på det fysiska biblioteket och de digitala resurserna som är i fokus.
När studierna är avslutade kommer kanske frågan om öppen tillgång att ak- tualiseras.
En konkret fråga är uppgiftsfördelningen mellan biblioteket och förvalt- ningen. Enligt en av de intervjuade flyter OA-frågorna runt och det är viktigt att de tas om hand bättre inom universitetet.
f) Tillhandahålla studiemiljöer
En sammanfattande beskrivning av uppdraget med utgångspunkt i arbetsord- ning och verksamhetsplan; Trots att allt mer material finns tillgängligt digitalt, har inte efterfrågan på fysiska studieplatser minskat. Det kan antas bero på att stu- dier i allt högre grad sker genom olika former av grupparbeten, men också att sättet att studera har förändrats. Även om studierna innebär enskild läsning eller skri- vande vill många vara på en offentlig plats, bland andra. Biblioteken är attraktiva studiemiljöer. Men inom universitetet finns också andra platser att bedriva studier på. Ansvaret för studieplatser kan sägas vara delat och inte definierat. Det finns vidare en del olika uppfattningar om hur långt universitetets ansvar bör sträcka sig.
29 Efterfrågan på studiemiljöer är oändlig och studenterna föredrar bibliote- kets studiemiljöer. Så kan situationen och uppfattningarna om studiemiljöer sammanfattas. Biblioteket har 20 procent av den samlade ytan av studiemiljö- er och alla som uttalar sig är ”jättenöjda” med bibliotekets miljöer. De inter- vjuade studenterna menar att det finns en dragningskraft i bibliotekets miljöer.
”Det är speciella platser och med en särskild kvalitet i växlingen mellan tysta och ljudliga ytor”.
Som en negativ kontrast till biblioteken nämns ”catwalken” på Blåsenhus. En annan av de intervjuade påtalar att kvaliteten på studiemiljöerna i stort va- rierar, men att biblioteket tillhandahåller en fantastisk yta. Studiemiljöer på biblioteken är också positivt eftersom de bidrar till att levandegöra biblioteket.
En ytterligare synpunkt är att biblioteket är en institutionaliserad intellektuell miljö som därför lämpar sig väl för studier.
Efterfrågan på studiemiljöer är således stor och ett problem är enligt de flestas uppfattning att de ytor som tillhandahålls inte är tillräckligt omfattan- de och att för lite resurser avsätts till studiemiljöer. Det är för få studieplatser och framförallt för få tysta läsplatser. Det är dessutom många platser som inte används rationellt påpekas det. Två frågor väcks av den rådande situationen:
för det första vilken kvalitet som krävs på studiemiljöerna och för det andra vilken bibliotekets roll bör vara i sammanhanget. En intervjuperson uttrycker det tydligt och menar att det också behövs ”halvtaskiga” lokaler för att det ska fungera och ibland kan det räcka med en källarlokal, för i vissa sammanhang
Biologibiblioteket.
och under vissa omständigheter fungerar det. En annan intervjuperson, som tycker frågan om studieplatser måste diskuteras, framför att en del tycker att det är i sin ordning att studenterna ”sitter lite var och hur som helst”.
Vad gäller bibliotekets roll är ena ytterligheten att biblioteket bör ha hand om alla ytor, den andra att biblioteket kanske inte alls ska ha med lokalfrå- gan för studenterna att göra. ”Är det en bra idé att biblioteket ansvarar för studiemiljöer?”, undrar en av de intervjuade utan att utveckla resonemanget närmare. Kanske har det att göra med att biblioteket tillhandahåller ”för hög”
kvalitet och därmed också genererar relativt sett höga kostnader. En proble- matik i sammanhanget är hursomhelst bristen på samordning. Det är prefek- terna som bestämmer om lokalerna på campusområdena så biblioteket äger inte alltid frågan om lokalerna. Fler studieplatser kan då innebära mindre yta för det fysiska biblioteket. Risken är också att vid en prioritering som innebär att lokalkostnaderna måste minska så ”ryker” ett antal studieplatser. Det är viktigt, framförs det, att bestämma åt vilket håll utvecklingen ska gå och hur resurser ska prioriteras. Ett påpekande från en av de intervjuade är att det är en konkurrensfördel för universitetet att kunna tillhandahålla bra studieplat- ser. Ett påpekande är också att det finns stora lokala variationer och att det är behoven närmast verksamheten som borde avgöra ytornas fördelning. Det är även så på några håll att det inte finns någon skarp gräns mellan de studieytor som biblioteket ansvarar för och de som tillhandahålls av institutionen. Bib- lioteket och institutionernas studieytor glider ihop.
Ekonomikums bibliotek.
31
5. Vad pratar intervjupersonerna mer om?
Problem och hinder för en gynnsam utveckling
Kostnadseffektivitet
Frågan om huruvida biblioteket är kostnadseffektivt eller inte föranleder kom- mentarer av skiftande karaktär. Flera menar att frågan är svår att besvara och att de inte har någon möjlighet att bedöma det.” Jag kan inte svara på frågan”, menar en av de intervjuade, ”men jag hör gnället”. Det senare skulle enligt intervjupersonen inte förändras oavsett vad det kostar. Åsikterna går fram och tillbaka och det skulle vara bra menar intervjupersonen om någon kan säga att verksamheten är kostnadseffektiv. En annan av intervjupersonerna som också avstår från att uttala sig i sakfrågan menar att det har varit mycket mer klago- mål tidigare än vad det är nu. En av de intervjuade menar att det ”sannolikt”
är så att biblioteket är kostnadseffektivt: Nyanställningar prövas, det finns en medvetenhet om de resurser lokalanvändningen kräver, magasinen utvecklas och den separata mediabudgeten som numera tillämpas är en viktig del för att kontrollera kostnaderna. Den nya organisationen med avdelningar skapar ock- så möjligheter, enligt intervjupersonen, för bibliotekets ledning att utveckla och effektivisera verksamheten.
Några konstaterar att biblioteket kostar och att det finns en skeptisk inställ- ning till att universitetet lägger så mycket resurser på biblioteket. Förvaltning- ens omsättning är mer än den dubbla men förvaltningen är inte lika utsatt för ifrågasättande och diskussioner om kostnadsnivån. En förklaring som anges är att förvaltningen upplevs vara närmare verksamheten. Förvaltningens olika verksamheter diskuteras ofta i dekanrådet och kunskaperna finns och ökar över tid om verksamhetens förutsättningar och innehåll. Till detta kommer också enligt en utsaga att rektor tydligt värnar förvaltningen och försvarar förvaltningens verksamhet och omfattning.
Ett annat konstaterande som svar på frågan om kostnadseffektivitet är att biblioteket självklart kostar, men insikten och kunskaperna om varför det är så börjar öka som följd av förbättrad informationsgivning. Ökad förståelse för kostnadernas ändamål kan ge större möjligheter att ha en uppfattning om vad biblioteket bör kosta framhåller intervjupersonen. En annan synpunkt är att bristen på kommunikation är boven i dramat och att det i själva verket
är det som ligger till grund för uppfattningen att biblioteket bedriver en dyr verksamhet. I vilket fall som helst menar en annan av intervjupersonerna så
”borde det finnas effektiviseringsmöjligheter inom en verksamhet som har sex miljoner böcker”. Kostnader måste ställas mot funktionalitet och även inom biblioteket finns det säkert menar intervjupersonen ”lågt hängande frukter”.
En av de intervjuade lärarna menar att det säkert finns besparingsmöjligheter, men att neddragningar skulle innebära försämrad kvalitet och det skulle det inte vara värt.
Studenterna framför att företrädare för institutionerna till och från hävdar att biblioteksverksamheten är dyr.
”Biblioteket blir syndabock när neddragningar ska göras. Det är trist att institutionerna uppfattar biblioteksverksamheten som gammalmodig och att lärarna inte ser vilken resurs biblioteket är, de förstår inte studenternas behov”.
Kårerna är överens om att biblioteksverksamheten är bra och att biblioteket är studentorienterat. Huruvida biblioteket är kostnadseffektivt eller inte är ingen prioriterad fråga för studenterna när det gäller bibliotekets verksamhet.
Kostnadseffektivitet är inget relevant begrepp menar en av de intervjuade.
Det handlar om kvalitet och produktivitet. Bibliotekets kvalitet är bra, men i vissa fall kan det vara så att kvaliteten ska sänkas för att öka produktiviteten.
Det finns underlag, framförs det, som beskriver produktiviteten men dessa siffror visas aldrig upp för att värdera verksamheten och används inte heller för att styra den. Det kan bero på menar intervjupersonen att medan kvalitet är fint är det fult att producera mycket. En varningsklocka i sammanhanget är att det nästan aldrig framförs att kvaliteten är dålig. Underförstått, förmodar vi, så menar intervjupersonen att om ingen eller väldigt sällan någon är kritisk till verksamheten så är det sannolikt så att överkvalitet och/eller resursslöseri råder.
En av de intervjuade menar att det inte finns någon anledning att anta nå- got annat än att biblioteksverksamheten är kostnadseffektiv. Frågan diskuteras inte inom den verksamhet där intervjupersonen är verksam. Däremot, säger samma person, skulle det nog kunna finnas effektiviseringsmöjligheter på na- tionell nivå genom bättre samarbete och uppgiftsfördelning mellan universi- tetsbiblioteken och mellan universitetsbiblioteken och Kungliga biblioteket.
Organisation och styrning
Bibliotekets nya organisation byggd på verksamhetsområden snarare än på fy- siska platser uppfattas av de som kommenterar organisationen och den ge- nomförda förändringen som mycket positiv. Den möjliggör ökad transparens, vilket gör bibliotekets verksamhet mer begriplig. Den nya organisationen gör det också enklare att se vad olika delar av verksamheten kostar. En intervju-
33 person framhåller att organisationsförändringen bidragit till att det nu går att vara med och påverka verksamheten.
Den nya finansieringsmodellen med en påse pengar för hela verksamheten, en samlad budget, uppfattas också som mycket positiv. Biblioteket har tidigare varit i sin egen värld, det har varit ett svart håll enligt en av intervjupersoner- na, men nu finns helt andra möjligheter att förstå och följa verksamhetens kostnader. Biblioteket blir i administrativ bemärkelse mer som andra delar av universitetet. En annan av intervjupersonerna uttrycker sig mycket bestämt och menar att styrningen av biblioteket från universitetets sida har varit un- dermålig, men nu är förutsättningarna för styrning på plats.
Men de positiva förändringarna innebär inte att allt är bra. Det finns två saker som måste förbättras enligt mångas uppfattning, dels relationen mel- lan biblioteket och förvaltningen, dels organisationen med biblioteksnämnd och biblioteksråd. Om relationerna med förvaltningen blir tydligare och mer strukturerade, minskar risken för självpåtagna uppdrag eller dubbelarbete på grund av bristande kunskap om vad olika stödfunktioner gör. Förbättringarna kopplat till biblioteksnämnd och biblioteksråd handlar om att stärka och ef- fektivisera universitetets styrning av sin biblioteksverksamhet.
Det finns ingen ambition eller vilja, som vi har uppfattat det, att göra bibli- oteket till en del av förvaltningen, däremot bör kopplingen till universitetsled- ningen och förvaltningen utvecklas och organiseras bättre än idag. En av inter- vjupersonerna som framhåller betydelsen av kontakter mellan förvaltningen och biblioteket konkretiserar genom att föreslå att biträdande överbiblioteka- rien ska delta på de ledningsmöten som avdelningscheferna inom förvaltning- en har. Det skulle till exempel, menar den intervjuade, kunna innebära att gränser sätts för vad universitetsbiblioteket bör göra. Den biträdande överbib- liotekariens medverkan i avdelningschefernas möten stöds också av en annan av de intervjuade som menar att det är ett måste för att utveckla bibliotekets koppling till universitetsledningen och förvaltningen. En personlig relation till biträdande överbibliotekarien är viktig.
Utvecklingen från total dominans av fysisk bok på hyllan till huvudfokus på digitala tjänster väcker också frågor om uppgiftsfördelning. Det behöver hela tiden föras ett strategiskt resonemang inom universitetet om vem som är bäst på att utföra olika saker. Vissa saker som traditionellt inte hör till ett bibliotek skulle kunna läggas helt där, till exempel datahantering, andra saker kanske ska tas bort från biblioteket för att drivas från annat håll framförs det. Utifrån sådana strategiska resonemang kan samarbete inom Uppsala universitet byggas upp.
”Frågan om ”vad som är ett bibliotek” skulle på så sätt hela tiden vara levande och under någon form av förhandling, vilket skulle kunna öka såväl styrningen av som intresset för biblioteket och dess verksamhet inom universitetet i stort”.
För den fortsatta utvecklingen av styrningen av biblioteket och för att öka bibliotekets legitimitet har Biblioteksnämnden en avgörande betydelse. Biblio- teksnämnden, som numera, framhålls det, även pratar ekonomi och budget, är en nyckelaktör, men den måste enligt en av de intervjuade bli ännu mer aktiv.
Samtidigt måste uppdraget till nämnden och underlag för strategiska priorite- ringar komma uppifrån. Prorektor, som ordförande i nämnden, har stor bety- delse som länk till universitetsledningen och för styrningen av verksamheten.
En av de intervjuade, som också sitter i nämnden, efterfrågar en strategidag för nämnden för att gemensamt diskutera bibliotekets uppdrag och långsiktiga utveckling. Vederbörande föreslår också att nämnden bör ha ett presidium bestående av prorektor, överbibliotekarie och biträdande överbibliotekarie. En annan av de intervjuade framför att det är betydelsefullt att nämnden engage- rar sig för biblioteket även utanför nämndens möten och att nämnden måste ta ansvar och kommunicera vad biblioteket gör till fakulteterna. Det är viktigt att kanalisera utvecklingsorienteringen och därigenom möta uppfattningen som har funnits och delvis lever kvar inom universitetet att biblioteket tar egna och ur ett helhetsperspektiv oönskade och felaktiga initiativ.
Biblioteksnämnden ges således en stor betydelse för styrning av biblioteket, dess verksamhetsutveckling och legitimitet. Däremot är uppfattningarna om biblioteksråden negativa även om vissa variationer förekommer. Huvudkriti- ken är att det är alldeles för många informationspunkter på rådens möten.
Det är inte meningsfullt att ägna tid på mötena åt att gå igenom protokoll från Biblioteksnämndens möten. En av de intervjuade är synnerligen kritisk och an- vänder uttrycket om råden att ”det är en sorglig historia”. Mötena saknar sub- stans. När finansieringsmodellen ändrades och råden nu inte längre diskuterar resursfördelning försvann energin från mötena. En annan av de intervjuade är förvånad över att ledamöterna kommer till mötena överhuvudtaget. Det går inte att begära av ledamöterna, som sitter i råden utan särskild ersättning att de ska föra information vidare inom fakulteten och institutionerna. Att så inte sker bekräftas av en intervjuad lärare som framhåller att vederbörande sitter som ”jag” i rådet, vilket bland annat innebär att information därifrån inte förs vidare. Rådet är en samling för information och inte ett råd för att lämna syn- punkter till nämnden inför kommande möte. Intervjupersonen har inget emot att gå på möten ”men jag förstår inte riktigt vad jag gör där”.
Årshjulet och synkroniseringen mellan nämndens och rådens möten be- höver ses över. En översyn ska då också innefatta vilken uppgift råden ska ha. En av de intervjuade är samtidigt skeptisk till att lägga tid på att försöka öka rådens betydelse. Det är kanske bättre menar intervjupersonen att ve- tenskapsområdets representant i biblioteksnämnden informerar fakulteter och institutioner, dekaner och prefekter, direkt. Det skulle sannolikt innebära en bättre förankring av bibliotekets verksamhet och planer i verksamheten. En betydande kommunikation mellan biblioteket och områdena sker redan den vägen påpekas av verksamma vid biblioteket, i och med att bibliotekets av- delningschefer deltar på möten ute på de olika campusområdena. En ordning
35 med enbart direkta möten med dekaner och prefekter förutsätter att ett sätt att informera studenter och doktorander också utformas.
Det är viktigt att säkra och stärka kontakten mellan biblioteket och veten- skapsområdena, men formerna för det behöver ses över. Det samarbete som behövs i vardagen har inte nödvändigtvis någon direkt koppling till styrningen av biblioteket på en övergripande nivå. Det handlar ofta om mer operativa frågor. Det gör att kopplingen mellan biblioteksnämnden och biblioteksråden inte bara blir otydlig, utan också till stor del ologisk.
En till viss del avvikande uppfattning finns. Intervjupersonen menar att det förs kreativa och bra diskussioner i rådet och att rådet fyller en funktion i urvals- och inköpsfrågor, vilket dock är frågor utan egentlig koppling till nämndens uppdrag. Ordförande i rådet tar också med sig en del synpunkter till nämnden, även om mycket av det som sägs i rådet stannar där. Intervjuper- sonen instämmer samtidigt i att årscykeln måste ses över.
Begriplighet
Ett förekommande och till synes etablerat uttrycksätt om biblioteket är att det är svårbegripligt. Nästan alla intervjupersoner är bekanta med uttrycket och förklarar det dels med hur det har varit tidigare med en komplex orga- nisations- och finansieringsmodell, dels med att det beror på ointresse och okunskap om bibliotekets verksamhet.
”Det är inte alls svårbegripligt, det är snarare trivialt, men det förutsätter ett intresse för att ta reda på vad biblioteket gör”.
Det har blivit en jargong att biblioteket är svårbegripligt. En av de intervjuade lärarna som inte mött uttrycket menar att medan biblioteket och dess verk- samhet är lätt att begripa så är det svårt att förstå hur universitetets samlade verksamhet är organiserad och varför.
Framförallt handlar svaren om hur det har varit och att det nu med de för- ändringar som genomförts har blivit mycket tydligare. Fortsatta utmaningar finns och det handlar enligt en av de intervjuade om att bättre beskriva och kommunicera vad biblioteket gör i vardagen.
”Med strukturer och planer som är upprättade på traditionellt sätt så kan vi snart sluta att säga att biblioteket är svårbegripligt”,
Citatet sammanfattar väl den huvudinriktning som finns på rådande uppfatt- ningar i frågan.
En ytterligare aspekt av den så kallade svårbegripligheten är att det är långt ifrån självklart att man som student vet hur och till vad man kan använda bib- lioteket. Den som är osäker på vilket stöd och vilken service som går att få, kan i värsta fall, låta bli att använda biblioteket över huvud taget.
