Den påverkande funktionen har en måttlig förekomst på intranätet och är framförallt synlig i bloggarna skrivna av anställda på olika positioner inom organisationen. Bloggarna var som regel skrivna av anställda med inblick i något särskilt ämne eller händelseförlopp. Nivån på deras formella position liksom affärsområde varierade. Innehållet informerar om något men det finns ofta inslag av vilja att influera andras tankar och åsikter vilket gör att de tolkas som påverkande. Exemplet är från en blogg på SEB Korts sida en ansvarig för varumärkesbyggande lyfter fram egna åsikter och tankar kring vad som är viktigt:
Ingen kedja är starkare än dess svagaste länk brukar det heta.
Det stämmer inte minst när det gäller varumärkesbyggande. Det spelar ingen roll om vi gör lockande reklam och har en fantastisk service om inte produkten fungerar. Och det spelar ju ingen roll om vi har marknadens bästa produkt om den är svår att använda eller vår kommunikation inte når fram. Allt hänger ihop och bidrar till upplevelsen av varumärket och här gäller det att vi alla tar ansvar.
På intranätets alla nyhetersnivåer och områden är den påverkande funktionen vanlig. I exemplet nedan kommenterar Tomas Högväg, chef för Produkt och Process inom Retail Sverige över en
artikel i Dagens Nyheter. Hans svar reflekterar det synsätt som han anser är rimligt. Texten ämnar att påverka bilden av situationen, Exempel:
-Stämmer det att vi har infört nya krav kring bolån? - Nej, vi värnar alltid om kundens situation. Vi vill inte att de ska försätta sig i en ohållbar situation. Det är ingen ny företeelse, utan så har vi alltid arbetat. Men däremot förtydligade vi för två år sedan vår kreditinstruktion, vilket innebär att vi i normalfallet alltid vill att det ska finnas ett försäljningsavtal innan vi beviljar lånet.
Det förekommer även påverkande inslag bland inläggen på Dela din berättelserna och kampanjen You are SEB. På frågan hur man kan skapa ännu nöjdare kunder publicerades följande personliga åsikt och berättelse:
What makes a successful business? I am convinced that it's a culture where everyone truly tries to understand what helps customers to succeed, and what pitfalls lead them to fail. A culture that can look ahead and foresee needs that customers have yet to see for themselves. I often say that we are right to be proud but never satisfied. Satisfied is what our customers should be. What do you think - how do we treat our customers and are they satisfied?
Chatten med VD Annika Falkengren tolkas också som påverkande. Frågorna och svaren på chatten har generellt för avsikt att uttrycka en åsikt eller föra fram tankar och reflektioner om något som berör parternas omgivning. Vissa frågor är bara frågor utan påverkande syfte. Men generellt sett har
de anställda frågor kring något som berör dem själva och de vill då uttrycka sin åsikt om detta, vilket framgår av exemplet där ordet ’misstag’ uttrycker vad medarbetaren vill påverka:
även solen....: Tycker att vi överlag är en jämställd bank, och att kvinnor och män har samma möjligheter
här. Undrar ändå äver sparakomitten på retail, varför bara gubbs??? Går dte inte att ändra nu när man inser misstaget?
Annika Falkengren: jag tror det viktigaste är att ha rätt kompetens med i gruppen, men jag tror att man
ibland bör fundera över också hur gruppen sen ser ut...finns fler än Sparkommitten att kika på, så point taken!
8. Analys
I detta avsnitt presenteras först tänkbara förklaringar av anledningar och skäl till hur och varför kommunikationens fyra funktioner förekommer på intranätets olika komponenter. I det avslutande avsnittet diskuteras resultatet i förhållande till intranätets sammansättning och komponenter. Här ligger tonvikten på medarbetarnas möjligheter att uttrycka sig och bidra till innehållet av kommunikationen.
8.1 Social funktion
En reflektion över varför så pass många publiceringar hade en social karaktär är att SEB intranätsspolicy onekligen uttrycker att intranätet ska spegla SEB:s organisationskultur. Detta kan vara en av anledningarna till att det mestadels är personer i ledande befattningar som skapar dessa texter. Som ledare har de formellt ansvar att förverkliga detta inom SEB. Det förklarar varför Annika Falkengrens egna brev hade tydlig social karaktär, då hon bär det övergripande ansvaret för att skapa en sammansvetsad organisation. Dock är det inte bara chefer och andra inflytelserika individer som ges denna möjlighet. Genom satsningen You are SEB och Connections kommer fler till tals. Det är därför intressant att de berättelser och filmer som lyfts fram på You are SEB framförallt har social funktion. Man kan tänka sig att det är en medveten strategi från informationsavdelningen att lyfta fram material från olika medarbetare för att stärka sammanhållningen och gruppkänslan.
Då SEB:s intranät är en väsentlig del av den interna kommunikationen finns där också stor potential att föra fram det organisationen anser är viktigt att kommunicera. Tekniken i sig har också större möjligheter än traditionella medier att styra tillgängligheten av material och använda olika kommunikationsformer som exempelvis videoklipp. Detta är något SEB utnyttjar och de videoklipp som var tillgängliga vid studien hade också en övervägande social funktion vilket också reflekterar vad de vill lyfta fram i kommunikationen.
Oavsett om så är fallet eller ej ger ändå denna innehållsanalys en antydan till att intranätet är jämlikt i den aspekten att många medarbetare från olika hierarkiska nivåer är med och uttrycker sig på intranätet. Att säga att intranätet i sig har en jämlik kommunikation går inte att konstatera eftersom det endast är några få individer av alla 17000 anställda. Att de officiella dokumenten kring SEB:s värderingar, mission och vision belyser social funktion bör bero på att dessa syftar till att ge organisationens medlemmar vägledning mot ett gemensam handling och mening.
8.2 Expressiv funktion
Den expressiva funktionen var väldigt sällsynt på intranätet men att den förekom överhuvudtaget är dock intressant. Förstudien visade inga tecken på expressivt innehåll och att individer ska uttrycka sin identitet via intranätet är kanske inte helt själklart. Det kan naturligtvis vara så att detta inte eftersträvas inom andra organisationer om det inte anses vara något som främjar verksamheten. SEB har ändå skapat förutsättningar för att medarbetarna ska få större utrymme på intanätet att uttrycka sig som individer. Dessa möjligheter ges framförallt på portalen Connections som i sin utformning liknar de sociala medier som idag är väl utbredda på Internet.
Att förekomsten av den expressiva funktionen var så pass begränsad kan delvis förklaras av att majoriteten av de anställda ännu inte börjat använda Connections. Så huruvida de är villiga att publicera expressivt material är för tidigt att säga något om. För även om det ges möjlighet att lyfta fram sin egen identitet är det inte säkert att det är något medarbetarna vill göra genom denna elektroniska kanal, andra kommunikationsvägar kanske är bättre lämpad för det. Resultatet speglar nog också att intranätet används på arbetet och att man känner att det därför ska användas professionellt för att lösa arbetsuppgifter och inte användas för personligt bruk och behov.
Det kan även vara så att företagskulturen med dess förväntningar på visst organisatorisk beteende implicit påverkar och medarbetarna känner av att de borde lyfta fram andra aspekter än sig själv. Flera av medarbetarna som fått chansen att berätta om din tillvaro på SEB lyfter nämligen främst fram sociala och inte expressiva aspekter. Sådana exempel är videoklippen från You are SEB med de anställdas berättelser som framförallt har en social funktion då innehållet berör gruppen och inte den enskilda individen.
8.3 Informativ funktion
Att den informativa funktionen var den enskilt mest förekommande var föga förvånande eftersom intranätet traditionellt haft en starkt informerande roll. Teknikens lämplighet för att lagra, sprida och söka information gör det väl anpassat för ett sådant syfte. Som ett välutvecklat och integrerat arbetsredskap är det en nödvändighet att all information och data finnas tillgänglig för att personalen ska kunna arbeta effektivt. Det är därför inte konstigt att man väljer att publicera nyheter som har en informerande roll på hela intranätet. Det blir ju ett sätt från informationsavdelningen att försöka uppmärksamma om extra viktig och aktuell information.
Det är också naturligt att SEB avser öka de anställdas kunskap och vetande genom vad som kommuniceras eftersom organisationen är beroende av sina medarbetares kunskap för att vara framgångsrika och lönsamma. Genom exempelvis arbetsinstruktioner och andra informativa publiceringar ges de anställda förutsättningar för att bättre utföra sitt arbete. Från ett kommunikationsperspektiv är också komponenterna de som möjliggör en dialog för utbyte av idéer och kunskap intressanta. Sådana möjligheter finns framförallt på portalen Connections där medarbetarna kan skapa diskussionsforum och wikis. Denna typ av kommunikation har tidigare ägt rum utanför intranätet men har nu blivit en del av systemet.
Varför vissa bloggar hade tydligt informativt innehåll kan återigen ha med upplevda förväntningar att göra. Det är tryggare och säkrare att skriva sakligt än att uttrycka tankar, åsikter och känslor. Håller man sig till saken, stöter man sig inte med någon och i en organisation är relationerna med de andra medarbetarna viktiga. Anledningen till att innehållet på Connections till stor del var informativt beror nog på att portalen är ny och att sådan information är viktigt i början för att ens kunna kommunicera. Man måste helt enkelt lära sig hur man använder de olika komponenterna innan man kan börja använda dem, och uttrycka andra viktiga saker.
8.4 Påverkande funktion
Bland bloggarna är de på divisionsnivå mer påverkande än de i Connections. Det kan bero på, förutom att den nya portalens nyss tagits i bruk, att man känner sig tryggare på divisionsnivå och vågar uttrycka mer kring hur verksamheten och organisationen ska drivas. Kanske innebär det faktum att bloggarna finns under en speciell sida att man får en tydligare kontext att sedan författa inlägg kring. Detta sammanhang saknas på Connections. Troligtvis är det också lättare att uttrycka sig angående sådant man specifikt arbetar med då medarbetarna känner sig säkrare eftersom de har erfarenheter och kunnande kring området.
Nyheterna hade också en övervägande påverkande funktion. Det påverkande inslaget i nyheter vittnar om att det är en organisation som har bestämda målsättningar. En bank ska sälja produkter och tjänster och de påverkande texterna användes i den mån de verkligen behövs för att påverka hur medarbetarna bör tänka kring aspekter viktiga för banken. Nyheterna är också en möjlighet att influera mottagarens förståelse för omgivningen och genom citat av utvalda personer finns inslag av personliga åsikter. Även om nyheterna i sig framförallt informerar om ett aktuellt ämne tolkades SEB:s nyheter generellt att ha andra funktioner utöver den informativa. Mycket av det som tolkades
som påverkande hade kunnat vara rent informativt men sätter snarare perspektiv på omgivningen och innehåller inslag av att influera vad andra tycker och tänker.
Chatten med VD Annika Falkengren har en övervägande en påverkande funktion. Kommunikationsformen ger de anställda en möjlighet att integrera direkt med den högsta ledningen och uttrycka sina åsikter och tankar. På samma sätt har också VD möjlighet att förklara omständigheter eller beslut och undvika missnöje inom organisationen. Denna form av interaktion mellan ledningen och de anställda tyder på vilken typ av organisation man avser skapa. Bara det faktum att ledningen är så pass tillgänglig är ett steg från den traditionella hierarkiska kommunikationen som endast sker uppifrån och ner. Vad som också kan noteras är teknikens möjligheter att på ett förhållandevis effektivt sätt låta de anställda komma till tals och åtminstone skapa en känsla av inflytande på hur organisationen styrs.