Planerings- och projekteringsfasen

3.2 Planerings- och projekteringsfasen

Under denna fas kan alla tre aktörer vara inblandade beroende på vad det är för typ av projekt. Vid en utförandeentreprenad kan projektet vara överlämnat från beställaren till konsulter som får genomföra både den allmänna och detaljerade designen som leder till byggnadshandlingar. Dock kan även beställaren ansvara för detta själv beroende på vilken typ av beställare det är, exempelvis om den har kunskap inom branschen. upphandlas projektet däremot som en totalentreprenad är det entreprenören som ansvarar i denna fas. Desto längre in i planeringsfasen de kommer kan även projekteringen påbörjas. Dessa faser överlappar ofta varandra. Då börjar specifika material och produkter väljas ut, visas upp för beställaren och beställas för att finnas nära till hands lagom till att produktionen drar igång. Dessa faser går

Tim Snell har reflekterat över denna fas och vikten av den inför resterande delar i projektet och säger så här:

Om du inte har en plan och en tydlig riktlinje vad som ska göras från punkt a till punkt b så fallerar allt därefter. Om de drivande i projektet inte vet vad som händer eller ger klara direktiv oavsett vilken avdelning så kommer det bli total pannkaka av det. Så planering och att ha en vettig tidsram att bygga från skulle jag säga är det absolut viktigaste.

I den här fasen planeras även själva byggarbetsplatsen, var kan kontor, bodar, materialupplag och sopcontainrar placeras för att påverka själva byggnationen så lite som möjligt.

3.2.1 Infrastrukturprojektet

Eftersom detta projekt utförs i en utförandeentreprenad med utökad samverkan innebär det att kommunen ansvarar för planeringen till projektet men att entreprenören får vara med. I detta fall anlitar beställaren konsulter till hjälp med detta arbete. André Lindström förklarar att noggrannheten från konsulterna är väldigt viktig då dessa handlingar, beskrivningar och ritningar blir juridiska handlingar som tas med in i byggprocessen. Han säger så här:

Här detaljeras allting ännu mer, ett steg närmare verkligheten, allting blir mer specifikt. Projektet ritas upp och allt detta genererar bygghandlingar som man tar med in i

31

byggskedet Dessa beskrivningar är superviktiga. Ekonomin, juridiken och kvalitén går ju lite hand i hand också, är inte de juridiska bitarna på plats i de initierande skedena så kommer ekonomin fara åt fanders också.

Inför denna fas har även Henrik Hübinette bra tips på hur man ska tänka för att projektet framöver ska flyta på:

Det bästa i ett projekt är om att få göra en stor insats i början av ett projekt för att reda ut alla oklarheter och utmaningar. Ju tidigare man vet om alla hinder ju enklare är det att hitta lösningar. Det gör att arbetsinsatsen blir stor i början men tunnar ut mot slutet och vi förhindrar onödiga överraskningar.

Alternativt tar man allt eftersom det kommer med en liten arbetsinsats i början. I takt med projektet kommer kunskapen om hinder och problem som gör att arbetsinsats ökar eftersom med ”brandsläckningar” etc. på slutet får man jobba hårt för att för att få ihop det. Min erfarenhet är att; kan man få beställaren att förstå att det är viktigt att satsa i början så faller ju allting på plats mycket tidigare och projektet får bättre ekonomi och arbetsmiljö!

3.2.2 Bygg- och fastighetsprojektet

Eftersom HSB står som ansvarig vid anläggning av fastigheter på tomten anlitar de en konsult och upphandlar en totalentreprenad. Totalentreprenaden ansvarar för utformandet av fastigheten och konsulten befinner sig på beställarsidan för att stödja eventuella beslut och komma med råd. Här fortsätter Timothy Dodd med den allmänna designen där det kollas på olika idéer och fördelar vägs mot nackdelar för att sedan gå över till den mer detaljerade designen.

Lars Wikström förespråkar att som projektledare är det här viktigt att skapa en plan i god tid. Tänka efter vad som kommer behövas, vad som finns och vad som kan förbestämmas och definieras. Han säger:

Ju mer du kan planera i förväg och tro på dig själv då har du skapat en möjlighet att du presterar någonting. Du ska göra den här fyrkantiga lilla boxen. Som projektledare blir det så intensivt när det väl kommer så du måste ha en plan, det finns inte tid att exempelvis

32

skicka den där kommunikatören på utbildning utan då har du liksom en plan. Tro på det du vill, planera i god tid och ha en plan att följa.

3.3 Produktion

Nu startar själva byggandet och utförandet. Här ska bygghandlingarna följas och genomföras. Helena Bäckman Anderson säger så här:

I den bästa av världar hade man gjort klart hela planeringen och projekteringen innan genomförande fasen börjar men många gånger kan det komma ändringar eller hinder som gör att det drar ut på tiden och behöver överlappa.

I denna fas utökas även organisationen med byggledare, arbetsledare, kvalitetskontrollanter och yrkesarbetare. Dessa roller har inte varit med speciellt mycket, eller inte alls, under de initierande faserna men här föreslår Helena Bäckman Andersson en ändring:

En arbetsledare kommer oftast in först i genomförande fasen och är inte med så mycket i planeringsfasen men det bästa är nog om arbetsledaren är med i planeringsfasen men då blir det mer pappersarbete och sen när projektet kommer in i genomförande fasen blir det mer att utföra och arbetsleda.

Under denna fas kan det även genomföras kvalitetskontroller, antingen av beställare eller beställarens konsult men även av besiktningsmän. Detta för att checka av att projektet genomförs på rätt sätt med önskad kvalité. Även hälsa- och säkerhetsarbetet trappas upp här och kontroller av arbetsplatsen genomförs. Möten gällande arbetsplatssäkerhet hålls och följs upp.

Som Helena Bäckman Andersson tidigare nämnde så kan det uppkomma problem eller ändringar som gör att delar i planerings- och projekteringsfasen behöver ses över. Nedan följer några tips vi fick från respondenterna hur de hanterar problem.

Bryt ner problemen och lokalisera vad det verkliga problemet är, klart och tydligt. Sen är kommunikationen alltid ett problem, det handlar alltid om att hantera människor, massera egon och se hur vi kan lösa problemet. Det är väldigt lätt att kalla någon för idiot men det

33

är inte produktivt. Lita på att folk inte är idioter, visst vissa är det men inte de flesta.

Du vill alltid lösa problemet

- Timothy Dodd.

Ställa sig med mössan i handen, skruva på den och säga förlåt. Suck it up och ta tag i det, det viktigaste är kommunikationen. Var öppen med vad som händer, vad gör vi för att lösa problemet och vad kommer det här i slutändan ställa till med i projektets helhet. Det finns ingen anledning att mörkat någonting, gör man det så tappar de snarare förtroendet för hela projektet. Det är kommunikation som gäller hela vägen där, oavsett kritiken. Ex hyresgäster som får förskjuten inflyttningstid, där är det bättre att vara ärlig från början

än att skjuta på beskedet.

- André Lindström

Problem stöter man alltid på. Viktig att kunna visa på vad man själv har gjort och vad andra gjort. Kvitton på material osv som är köpta till projekten. Detta kan bli skillnad på en jättestor nota och extrajobb eller endast extrajobb. Sker problemet internt handlar det ju mycket om att minimera skadorna. Går det fel i ett projekt där man kan se att det antingen är beställarens fel eller vi som utförares fel så vill man ju gärna ha över så att skulden ligger på beställaren för då får ju vi betalt för det vi gör. Men någonstans handlar det ju mycket om samverkan och att minimera skadorna när det väl går fel. … De flesta totalentreprenader har förflyttats över till samverkansentreprenader. Det är ju ett bättre sätt för beställaren att riskminimera i alla fall, de sitter ju alltid med vissa risker men då har man i alla fall en entreprenör som agerar för att få rätt lösningar och billiga lösningar istället för att bara ha en entreprenör som bara säger hur det ”så här ska vi göra” och så

kostar det massor med pengar.