Běžným uživatelům je nutné poskytnout možnost rezervovat si místo na jednotlivé události pořádané ve studiu a své rezervace případně rušit. Uživatelé mohou využívat tzv. bonusy, díky kterým získávají slevy na lekce nebo permanentky.
Pro bonusy má každý uživatel na svém účtu konto bonusových bodů – tyto body získává za účast na speciálních lekcích, které mají definován počet bonusových bodů za absolvování. Vedle tohoto konta uživatelé potřebují konto virtuální měny, které by simulovalo klasické konto v korunách českých a sloužilo by k provádění rezervací a zakupování permanentek na více událostí stejného typu. Z právních důvodů nelze použít jako měnu konta koruny české, proto byla pro účely systému vytvořena měna virtuální s názvem invertony. Konto s virtuální měnou se dobíjí přímo ve studiu převzetím ekvivalentní částky v korunách lektorem nebo bankovním převodem na základě vystavené faktury. Vedle těchto specifických požadavků je samozřejmě nutné umožnit uživatelům registraci nového účtu, přihlášení, odhlášení, změnu kontaktních a osobních údajů (jméno, telefonní číslo, e-mailová adresa, heslo a podobně) a řešení v případě zapomenutí hesla.
Lektoři (tj. zaměstnanci) studia potřebují vyplňovat formulář s docházkou klientů na lekce. Dále mohou přijímat peníze od zákazníků a proměňovat je ve virtuální měnu
a naopak peníze z konta zákazníkům vracet, k tomu pak tisknout doklady. Lektorům by mělo být umožněno přihlašovat klienty na lekce proběhlé i budoucí pro případy, kdy si klienti nebudou moci rezervaci provést sami. Stejně tak je nutné lektorům umožnit rezervace rušit.
V administrátorském rozhraní musí být možné vytvářet, upravovat a mazat události, permanentky a bonusy. Administrátor může udělit uživateli tzv. ban, který mu zakáže přihlášení do systému. Libovolnému uživateli může dále přidělit nebo odebrat roli lektora a zpřístupnit nebo zakázat mu tak lektorské funkce v systému. V neposlední řadě administrátor vyřizuje pohledávky, tedy zadává, zda přijal platbu za vystavenou fakturu.
Nejdůležitější stránkou systému je pro majitele přehlednost a intuitivní ovládání.
Pokud potenciální zákazníci nebudou umět rezervaci provést a využití služby si rozmyslí, taneční studio přijde o zisk. Majitel tanečního studia dále také sleduje cenu systému a náklady na jeho implementaci a provoz. Dalšími z faktorů pro výběr rezervačního systému jsou bezproblémová funkčnost, atraktivita designu a možnost využití sms brány a platební brány.
2 Dostupné rezervační systémy
Některá taneční studia nepoužívají žádný rezervační systém a rezervace u nich probíhá pouze vyplněním formuláře na webových stránkách studia. Pověřená osoba poté zájemcům odpoví na zadanou e-mailovou adresu, zda je na lekci volné místo a jestli jejich rezervace byla přijata. Tento systém je sice jednoduchý a levný, ale velice neefektivní a pomalý, vyžaduje práci navíc a je náchylný k chybám. Další nevýhodou je, že klienti se často na lekce přihlašují, nezaplatí je předem a poté na ně nedorazí.
Blokují tím místo dalším zákazníkům a studio tak přichází o zisk.
Další používanou variantou je použití systému vytvořeného na zakázku. Výhodou této varianty je přizpůsobení potřebám konkrétního studia a jeho majitele, nevýhodu však představuje cena takového systému. Drobná studia si takový výdaj nemohou dovolit a přiklánějí se spíše k použití již existujícího univerzálního systému pro různé druhy fitness center.
Mezi dostupné univerzální rezervační systémy patří například SuperSaaS, iSport, Reservio nebo Fitness-Rezervace.cz. Každý z těchto systémů běží na serveru svého provozovatele a studio si jej může pouze najmout jako službu. Tyto systémy se liší nabízenými funkcemi a možnostmi i cenou.
Ve většině systémů si uživatel vytvoří účet registrací. Pod svým účtem může poté spravovat své rezervace. V rámci uživatelského účtu někdy mají uživatelé konto, ze kterého rezervace hradí předem. Předchází se tak situaci, kdy klienti blokují místo na lekci, i když ji nemají zaplacenou. Výjimečně nabízejí systémy i konto bonusů, díky kterým je možné vypisovat slevy na jakékoli lekce, permanentky nebo jiné služby studia. Lze tak odměňovat klienty, kteří často využívají služeb studia, udělovat bonusy jako ceny v soutěži vypsané studiem a podobně.
Některé systémy nabízejí možnost automatického posílání sms zpráv uživatelům.
Tato vlastnost se může hodit například v případě, že se zruší lekce a bude nutné informovat o této skutečnosti klienty, kteří jsou na lekci přihlášeni. Samozřejmostí pak bývají podobné notifikace přes e-mail.
Různé systémy také nabízejí různý počet rezervací, které mohou uchovávat. Toto číslo představuje důležitý faktor pro výběr rezervačního systému a pohybuje se přibližně mezi padesáti a tisícem. Většinou se od něj odvíjí cena systému.
V následující tabulce je zobrazen přehled tří rezervačních systémů s důležitými faktory. Každý systém nabízí různé verze, většinou se liší počtem uchovávaných rezervací nebo podporou některých vlastností. Z nabídky jednotlivých systémů je vždy vybrán ten nejvíce vyhovující (kompromis mezi vlastnostmi a cenou).
Tabulka 1: Srovnání tří vybraných dostupných rezervačních systémů
SuperSaaS
Rezervační systém SuperSaaS umožňuje vytvářet a spravovat rezervace, má mimo jiné možnost využití kreditního systému, řeší tedy problém s klienty, kteří rezervaci nezaplatí předem a poté na lekci nepřijdou. Nepodporuje ale jakékoli bonusy a výhody a navíc omezuje počet uchovávaných rezervací, který je předem těžko odhadnutelný.
Při zvýšení tohoto počtu se zvyšuje i měsíční poplatek za provoz systému. [1]