Produktionsuppstart

Vid uppstarten av projektet genomförs ett möte där samtliga medverkande i projektet deltar. På mötet introduceras samtliga projektdeltagare i arbetet med VP samt tankarna bakom metodiken som VP bygger på. Med fördel kan man genomföra teamwork övningar för att sammansvetsa deltagarna i gruppen. Två förändringar har gjorts utifrån pilotprojektet där den första är att man genomför teamwork övningar för att sammansvetsa deltagarna i gruppen. Den andra förändringen är att gruppen tillsammans skall sätta upp ett antal mål som man vill uppnå i projektet, vilka sedan anslås på en måltavla. På uppstartsmötet sätter man dessutom gemensamt upp regler och dagordning för kommande VP-möten.

31

6.2 Tavlorna

Måltavlans uppgift är att visualisera målet och på detta sätt skapa en delaktighet och

sammanhållning i gruppen vilket är en del av de uppsatta målen i arbetet med att öka produktiviteten. Tavlans uppgift uppnås genom att bilden/bilderna visar det mål alla tillsammans arbetar mot. Tavlan skall fungera som en morot och motivera då projektet känns tungt. Ett antal förändringar har gjorts på denna tavla, varpå det första är kopplat till målbilden. Vid husbyggnation finns vanligtvis illustrationer gjorda av en arkitekt som visar det färdiga resultatet av projektet, vilket har använts som målbild. I anläggningsprojekt finns sällan sådana bilder och i vissa fall utförs arbeten som inte är synliga när projektet är slutfört t.ex. VA-arbeten eller fjärrvärme. Detta har gjort det svårare att framställa en motiverande måltavla. Detta problem tillsammans med ambitionen om att skapa engagemang och sammanhållning har lösts genom att tavlan kompletteras med ett antal skriftliga mål. Dessa mål skall formuleras gemensamt av gruppens medarbetare vid uppstarten av projekten. Målen kan syfta på projektet likväl som på gruppen och dess individer. Ytterligare en förändring är att i anslutning till måltavlan sätts bilder upp på samliga deltagare i projektet.

Figur 10. Exempel på måltavla anpassad för anläggningsproduktion

Måltavla

- Jobba som ett team

- Vi ska klara bygget på 12 månader

Vi förbättrar bygdens kommunikation

Vi ska ha roligt tillsammans!

32

Långtidsplanens funktion är att ge en översiktlig bild över projektet genom en tidsskala

där viktiga händelser och delmål som utgörs av projektets milstolpar synliggörs. Långtidsplanen visar hela projektet och är uppdelad i rutor där en ruta motsvarar en vecka. Dessa händelser kan vara aktiviteter så som första gjutningen eller sista sprängningen. Delmålen bestäms gemensamt i gruppen vid uppstartsmötet. När ett delmål är uppnått kan detta lämpligen firas gemensamt med tårta eller liknande. Att hela projektet har gemensamma delmål och firar dessa tillsammans kommer att förstärka sammanhållningen i gruppen. Varje uppnått delmål bör ses som ett steg närmare slutmålet vilket syftar till att ge en positiv känsla i gruppen. Utformningen av tavlan har ändrats så att den endast består av en tidsaxel där viktiga delmål är tydliggjorda, till skillnad från pilotprojektets tavla som innehöll en lodrät axel med projekteringsdeltagarna där tiderna för deras leveranser syntes. Anledningen till ändringen är att det inte längre förekommer leveranser från gruppens medarbetare bortsett från utomstående leverantörer. Leveranser flyttas till månadsplanen och kvar lämnas delmålen, vilka framkommer på ett tydligare sätt och tavlan blir enklare, vilket var ett av kriterierna.

Figur 11. Exempel på långtidsplan framtagen för produktion.

v.16 v.17 v.18 v.19 v.20 v.21 v.22

Bro- lansering

33

Månadsplanen beskriver medarbetarnas arbetsuppgifter under de kommande 4-5

veckorna. Den består av två axlar, tid i veckor på den horisontella axeln och individer på den vertikala.

Efter arbetsplatsbesök och samtal med personal på Peab som har erfarenhet av VP har det framkommit att månads- och veckoplanerna inte använts i någon större utsträckning utan man har istället använt sig utav en mer detaljerad långtidsplan. I projektering har inga behov för en daglig planering varit aktuell. Dock anser vi att det finns ett behov av att använda dessa i produktion för att planera arbetet i detalj. I rapporten tillhörande Peabs pilotprojekt finns ingen detaljerad beskrivning av utseendet eller användningen av dessa tavlor. Detta har inneburit att vi vid framtagandet av dessa tavlor utgått ifrån att ta fram ett/flera verktyg för att använda i syftet att styra produktion. Viktig var att tydliggöra samtliga medarbetares roll i projektet och ge dem en möjlighet att påverka planeringen av sitt arbete. Om de ges tillfälle att göra detta fungerar tavlorna även som en erfarenhetsåterkoppling.

Tidplaneringstavlorna används som ett verktyg för att styra arbetet och används som ett komplement till en vanlig traditionell produktionstidplan. Den traditionella tidplanen används som utgångspunkt för den detaljerade planeringen på månads- och veckoplanerna och används för att stämma av hur projektet ligger till tidsmässigt. Det är platschefens ansvar att uppdatera produktionsplanen efter behov.

34 För att tavlorna ska vara enkla att använda och avläsa har vi valt att använda oss av whiteboardtavlor istället för pappersark och post-it lappar. Om det finns behov av att tydliggöra förändringar i planeringen kan detta lösas genom att färgkoda texten på tavlorna. Med fördel kan större underentreprenörer och leveranser inkluderas genom att deras planering finns på en egen rad på tavlorna. Vi rekommenderar att platschefen regelbundet håller UE-möten och att man under dessa fyller i tavlorna.

Om det finns behov kan man på stora arbetsplatser upprätta flera tavlor eller ersätta individer med arbetslag för att förenkla handhavandet av tavlorna. För att uppfylla ställda kriterier kring enkelheten med att använda tavlorna kan man förenkla uppdateringen av tavlorna genom att använda förtryckta lappar för repetitiva arbetsmoment.

Uppdateringen av tavlorna sker varje vecka i samband med produktionsmötena. Om det blir förändringar i arbetsgången uppdateras tavlorna av en i projektet utsedd person (t.ex. platschef eller arbetsledare). På produktionsmötet går man noggrant igenom tavlorna som innehåller tidsplaneringen och för en diskussion kring dessa. Viktigt är att mötesledaren (förmodligen platschef eller arbetsledare) lyssnar och beaktar de förslag som kommer fram under mötet och vid behov gör förändringar på tavlorna utifrån detta. Genom att genomföra dessa genomgångar och diskussioner uppnår man några av de viktigaste tankarna bakom visuell planering såsom engagemang, delaktighet, teamwork och erfarenhetsåterföring.

35

Veckoplanen är uppbyggd på samma sätt som månadsplanen men veckorna på tidsaxeln

är utbytta mot dagar vilket ger en mer detaljerad planering. Om ett behov finns att dokumentera planeringen kan man med fördel fotografera tavlorna när de uppdaterats och arkivera dessa foton digitalt.

Figur 6. Veckoplan.

36

Till/från matrisen består av två axlar med Till på den vertikala axeln och Från på den

horisontella. Det är samma individer på båda axlarna. Matrisens uppgift är att synliggöra frågor och vidareföra information mellan medarbetarna med hjälp av post-it lappar. Tavlan kan anpassas efter projektet så tillvida att det är möjligt att ha mindre grupper istället för individer på axlarna. Här kan med fördel underentreprenörer, beställare, konstruktörer m.fl. finnas representerade. Om deltagarna inte besöker arbetsplatsen dagligen eller närvarar på mötena ansvarar frågeställaren för att frågan når berörd person. Då kan matrisen fungera som en påminnelse och frågorna kan tas upp vid mötena. När en lapp sätts upp på tavlan dateras den och mottagaren av frågan får för eget bruk göra anteckningar utifrån denna. När problemet är löst plockas lappen ner av personen som satte upp den och slutdateras (alternativt sätts upp på beslutslistan om det finns behov av dokumentation). Om problemet tenderar att bli kritisk för projektet flyttas lappen till knäckfrågetavlan. Tavlan har samma utformning som i Peabs pilotprojekt men kan tappa lite av sin funktion då de flesta medarbetarna i produktion ses dagligen och därför löser många frågeställningar muntligen. På större arbetsplatser kommer tavlan antagligen fylla en större funktion för att underlätta kommunikationen mellan olika arbetslag. Dessutom fyller tavlan kriteriet att den belyser projektets frågor och problem, vilket även det har bidragit till att tavlan behållits.

37

Knäckfrågetavlan synliggör olösta frågor som kan vara kritiska för projektet. Den är

indelad i rutor med en individ i varje, där varje individ ansvarar för att lösa frågan i sin ruta. När frågorna är lösta sätts lappen upp på beslutslistan. Utformningen och användandet av tavlan är desamma som i pilotprojektet.

38 På beslutslistan sätts de lappar vars frågor man löst och tagit beslut om. Traditionella protokoll förs inte, utan ersätts av beslutslistan som dokumenteras digitalt och distribueras till de berörda projektdeltagarna. En intern digital beslutslista anpassad för visuell planering i produktion har tagits fram. Denna lista ackumulerar samtliga beslut som tagits i projektet och innehåller information om när frågan ställdes, när den besvarades och om vem som tog beslutet. Tavlan uppfyller uppsatta kriterier då den är väldigt praktiskt och enkel eftersom den samlar alla beslut på ett ställe. I traditionell projektstyrning hamnar besluten på olika protokoll och det vara besvärligt att spåra dessa.

Figur 16. Exempel på Beslutslista inkluderande digital beslutslista anpassad för produktion.

39

Info-tavlan har samma utformning som i pilotprojektet och innehåller övrig information

och handlingar som berör projektet och dess deltagare. Detta kan t.ex. vara en arbetsmiljöplan, telefonlista eller aktivitetsförteckning.

Inlådan som användes för utomståendes idéer har tagits bort med anledningen att inga

utomstående troligtvis kommer röra sig på arbetsplatsen. Figur 17. Info-tavla framtagen för produktion.

40