Vid denna fråga skiljde sig respondenternas svar sig åt en aning, de flesta poängterade att projektgruppen har ett visst grundläggande förtroende för projektledaren som medföljer en ledares formella position, men för att etablera ett mer varaktigt och hållbart förtroende krävs det vissa åtaganden från projektledarens håll.
”(För att få förtroende för sig själv som projektledare) handlar det ofta om att ta tag i saker, att agera och att göra det innan problemen tar orimliga proportioner, att lyckas ligga steget framför.”
(Projektledare 1)
En förtroendeskapande faktor som var återkommande i samtliga intervjuer var kommunikation. Flera av respondenterna påpekade att det viktigaste en projektledare kan bidra med för att minimera osäkerhet och istället skapa arbetsro bland deltagarna, är med kontinuerlig och tydlig information. Dessa menade att som projektledare måste man förankra projektet hos deltagarna genom att informera och vara öppen, även när det är
Förtroende i den temporära organisationen Empiri
ett otrevligt beslut som man måste ta. Det gäller även att göra väldigt klart och tydligt vilka förväntningar som ligger på projektdeltagarna, likväl som att projektdeltagarna måste få en chans att uttrycka de förväntningar de har på projektledaren.
”Att vara väldigt tydlig med vad som förväntas av dem är jätteviktigt, det gäller konkreta förväntningar som att man ska hålla tidsramarna till att jag förväntar mig att vi ska ha en öppen dialog, komma och diskutera med mig.” (Projektledare 1)
”Man måste vara tydlig i början när man delar ut rollerna så att alla vet vilka förutsättningar som gäller.” (Projektledare 8)
Några av respondenterna betonade dessutom att det är viktigt att kommunikationen inte blir en envägskommunikation, projektledaren måste även lyssna på deltagarna och uppmuntra en dialog inom hela projektgruppen. Projektledare 1 menade att även om man själv har kommit fram med en lösning till problemet måste man ändå lyssna på de andra inom gruppen, för att skapa förtroende inom ett projekt måste man ge plats för ett givande och tagande.
Under intervjun med projektledare 6 identifierades tre viktiga komponenter en projektledare bör uppfylla för att skapa förtroende. Den första komponenten är att vara påläst och kompetent för uppgiften, denne menade att det är viktigt att som projektledare vara medveten och uppdaterad om vad som händer för att framgångsrikt kunna leda ett projekt. Enligt respondenten innebär detta att man bör ha en viss områdeskompetens och kunskap om projektets uppgift så att projektledaren kan skapa sig en bild eller känsla av vad projektuppgiften består av. Denne måste veta vad projektets syfte är, varför det uppkommit och ha en övergripande kunskap om hur det skall lösas. Även ett par andra respondenter nämnde ledarens kompetens som en viktig
Förtroende i den temporära organisationen Empiri
faktor för att projektdeltagarna ska känna förtroende för sin ledare, att det inte räcker med att vara duktig på att sköta den generella projektplaneringen utan att det även krävs en förståelse och en kunskap runt det som ska levereras.
”Kan man visa för sina medarbetare att man har den förståelsen, då har man deras förtroende. Men visar det sig sedan att man inte är involverad i det man ska leverera utan är mest intresserad av tidsplanen och milstolpar, då undergräver man sitt förtroende. Kompetensen är därför viktig för att få förtroende.” (Projektledare 4)
Den andra viktiga komponenten för att skapa förtroende är att deltagarna upplever att projektledaren är involverad i projektet, därför bör han/hon hålla sig i händelsernas centrum och inte i periferin av projektet. Denna komponent återkom i en annan intervju med projektledare 5, där denne förklarade att om projektledaren i vissa perioder är mer sysselsatt med övergripande frågor snarare än det dagliga arbetet kan det uppfattas som ledaren inte är involverad i projektet. För att detta inte ska skada deltagarnas förtroende för sin ledare är det viktigt att denne håller projektgruppen underrättade om vad han/hon är sysselsatt med när han/hon inte är närvarande, och hur projektledarens uppgifter påverkar projektets utgång. Flera av de intervjuade betonade engagemang och en positiv inställning som väsentliga faktorer för att skapa förtroende, då detta ofta är nödvändigt för att övertyga projektgruppen om att uppgiften är möjlig att lösa och många gånger kan höja gruppens prestation avsevärt.
”Engagemang är viktigt, du måste ha en viss lidelse i det du gör, det går inte att bara vara blasé. Detta engagemang avspeglar sig sedan hos projektmedlemmarna och i projektet som helhet.”
Förtroende i den temporära organisationen Empiri
Slutligen är det nödvändigt att projektledaren tar sig tid till sina projektdeltagare när någon individ i gruppen är i behov av stöd eller assistans. Denna punkt berördes vid flera intervjuer där flera av respondenterna betonade vikten att som ledare vara tillgänglig för projektdeltagarna, speciellt i svårare situationer. Det framhölls av de intervjuade projektledarna att det är viktig är att kunna tolka och läsa ens gruppmedlemmar, veta vilka de är, vad de är intresserade av, vad de vill med det enskilda projektet. Denna egenskap blir enligt denne viktig för att kunna veta vilka i gruppen som passar att arbeta med varandra och med vilken uppgift. Dessutom ansåg flera av respondenterna att den interna uppmärksamheten är viktig för att kunna identifiera problem och faktorer som kan komma att påverka projektet och dess utgång. I vissa svåra situationer kan det vara nödvändigt att projektledaren lyckas motivera deltagarna genom att kunna erbjuda utmanande uppgifter, att uppmuntra att ta eget ansvar samtidigt som man finns som stöd och hjälp där det kan behövas. Projektledaren måste även vara uppmärksam internt mot sina egna medarbetare, dels för att kunna använda varje individ på rätt sätt, veta dennes kompetens och personlighet och utnyttja dessa till projektets och individernas gagn. Därför ansåg flera respondenter att det är viktigt att projektledaren lär känna varje individ inom gruppen för att få en känsla av just denna persons behov och förutsättningar. I intervjun med projektledare 6 framkom det även att denne ansåg det vara av vikt att som projektledare kunna presentera attraktiva projektroller, och att skapa förståelse hos deltagarna för hur deras enskilda aktiviteter spelar in i ett större sammanhang. Projektledare 3 menade att för att individen ska känna sig motiverad att följa projektledaren måste ledaren därför kunna vissa på en koppling mellan individens enskilda uppgift och projektets totala mål och syfte.
Flera av respondenterna ansåg det även vara väsentligt att man som ledare arbetar aktivt med att underhålla förtroendet under projektets gång, en av respondenterna menade att detta kan göras genom att man försöker hålla motivationen uppe under hela projektet.