Förslag till beslut
Humanistiska nämnden godkänner utförd internkontroll 2019 för individ- och familjeomsorgen.
Ärendet
Under 2019 har intern kontroll utförts i enlighet med beslutad internkontrollplan 2018. Internkontrollplanen innehåller bland annat kontrollpunkter avseende ären-dehantering/dokumenthantering, ekonomi, personal, riktlinjer och rutiner m.m.
Vid kontrollerna har följande anmärkningar noterats:
Vid kontroll av Individ- och familjeutskottets delegeringsordning
uppmärksammades behov av att strukturera om några avsnitt, att gör några förtydliganden och gör tillägg pga ändringar i lagstiftningen. En revidering skedde och beslut om den nya delegeringsordningen togs vid nämndsammanträdet 2019-11-19.
Vid kontroll av riktlinjer upptäcktes behov av nya riktlinjer för familjehemsvården.
Riktlinjer togs fram och godkändes av humanistiska nämnden 2019-11-19.
Revidering av riktlinjer relationsvåld påbörjades under året utifrån ett behov av uppdatering och förtydligande. Klar till första nämndsammanträde 2020.
Verksamhetsplanering har gjorts i samband med verksamhetsdialog som sker en gång om året.
Ett tillsynsärende initierades av IVO under året och rapporten förväntas kommer under första kvartalet 2020. Utifrån en muntlig återkoppling togs vissa åtgärder såsom översyn av rutiner för mottagningsfunktion barn och familj.
Graham Owen Socialchef
Bilaga
– Redovisning av utförd internkontroll 2019.
1 K:\Nämnder\HN\HN2020\Tjänsteskrivelse\2020-03-10\uppföljning internkontroll\IFO\Utförd internkontroll 2019
Internkontrollplan - rapport uförda kontroller
Nämnd/förvaltning: Humanistiska nämnden, Individ- och familjeomsorg För tidsperiod: 2019-01-01 - 2019-12-31
Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.
Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.
Rapportering ska göras till Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.
Förkortningar: Bedömning av sannolikhet och konsekvens har gjorts i riskanalys
Nämnd Humanistiska nämnden Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar
SC Socialchef Låg sannolikh 1
EC Enhetschef Hög sannolik 5
Nsekr Nämndsekreterare
Usekr Sekreterare individutskottet/Administratör Riskvärde 8 och högre ska ingå i planen
PeC Personalchef * Punkter som markerats med stjärna ska ingå
i samtliga nämnders internkontrollplaner
Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Ansvarig Kontroll utförd och övriga noteringar
(max 25) Nämnden
Verkställande av fattade beslut 10 Meddelande/delgivning samt besvärshänvisning Nsekr/Usekr Stickprov Utan anmärkning
Ärendehantering/Dokumenthantering
Delegering* 12 Att delegeringsordningen är relevant med avseende på produktionskontorets organisation och befattningar
m.m. Nsekr Komplett
genomläsn. av
deleger-Behov av ändringar uppmärksammades och beslut om reviderad delegationsordning togs av HUM 2019-11-19
Arkivering och gallring 10 Arkivering och gallring sker enligt fastställd
dokumenthanteringsplan Arkivansv Komplett Utan anmärkning
Sekretess 10 Användare ska underteckna sekretesslöfte Usekr Stickprov Utan anmärkning
Riktlinjer/Handlingsplan 9 Riktlinjer för ekonomiskt bistånd. Handlingsplan våld i
nära relationer finns EC Komplett Handlingsplan våld i nära relationer i behov
av revidering. Beslut i HUM vid första sammnträde 2020
Ekonomi
Attestrutin 8 Kontroll att befintlig attestföreckning är aktuell Usekr Genomgång av
attestfört. Utan anmärkning
Attestrutin 8 Kontroll att attestlistorna är undertecknade Usekr Komplett Utan anmärkning
Kontroll av fakturor 10 Finns rätt underlag och sker betalning till rätt
person/företag. Finns beslut för faktura Usekr Stickprov Utan anmärkning Personal
Bisysslor * 9 Inventering av bisysslor. EC Vid
utvecklings-samtal Utan anmärkning
Arbetsmiljö * 9 Att riskanalyser genomförs och att eventuella
handlingsplaner upprättas EC Komplett
Utan anmärkning. Återkommande genomgång av arbetsmiljöfrågor på kontorets APT fram till september 2019. På enhets APT från oktober 2019
Rätt lön * 10 Analyslista - Rätt lön till rätt person samt att avdrag
görs vid frånvaro. EC Komplett Vid ett tillfälle under året upptäcktes fel
utbetalning av löner. Korrigering skedde med lönekontoret
Uppföljning
Sannolikhet*konsekvens ger riskvärde.
Uppföljning
2 K:\Nämnder\HN\HN2020\Tjänsteskrivelse\2020-03-10\uppföljning internkontroll\IFO\Utförd internkontroll 2019 Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av att verksamhetsplaner, riktlinjer och rutiner
efterlevs EC Komplett
Riktlinjer och rutiner används på ett ändamålsenligt sätt. Verksamhetsplanering görs i samband med verksamhetsdialog en gång om året. Nya riktlinjer för avvikelse och missförhållande enligt Lex Sarah togs fram och beslut i HUM 2019-06-14. Riktlinjer för familjehemsvård togs fram och beslut i HUM 2019-11-19. Nya rutiner för mottagning av barnavårds anmälningar framtagen.
Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av förvaltning av enskild persons förvaltade
medel EC Stickprov Ingen förvaltning under året
Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av beviljat ekonomiskt bistånd Usekr Komplett Utan anmärkning
Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av rättsäker handläggning EC Stickprov
Regelbunden uppföljning på enhetsträffar och vid genomgång av domar från Förvaltningsrätt och tillsynsärenden (IVO).
Ev behov av ändring av rutiner och arbetssätt förs in i enhetens arbete.
Verksamhetsmässig uppföljning 12 Kontroll av åtgärder med anledning av tillsynsärenden Stickprov/ra
pport 2 gång/år
Ett tillsynsärende under året. Muntlig återkopppling under året som föranledde åtgärder. Vidare åtgärder planeras i samband med beslut
Övrigt:
Personuppgiftslagen (PuL)* 9 Att förteckning enl. § 39 PuL är uppdaterad och anmäld
till PuL-ombud. Usekr Stickprov Utan anmärkning
Oegentligheter eller misskötsel i arbete*
12
Att ”SKL:s skrift om muta och jäv" har diskuterats årligen på varje enhets APT samt information om hur man anmäler oegentligheter eller misskötsel i arbetet.
Stickprov
APT-protokoll 1 ggr per år Utan anmärkning
Uppföljning av privata utförare enligt Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa
kommun * 8
Enligt förfrågningsunderlag Komplett 1 ggr per år Utan anmärkning
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Socialkontoret Graham Owen Socialchef 0156-521 16
graham.owen@trosa.se
Tjänsteskrivelse Datum
2020-02-19 Diarienummer HN 2020/19