HN kallelse 2020-03-10

(1)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten Sandra Berwing Nämndsekreterare 0156-522 78

Sandra.berwing@trosa.se

Kallelse Datum 2020-03-03

Tid: Tisdagen den 10 mars 2020 kl. 17:00 Plats: Skärborgarnas hus, A-salen

Gruppmöte: Alliansen: den 10 mars kl. 16:00 B-salen

Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Vänsterpartiet:

Den 9 mars kl. 18.30 i Socialdemokraternas möteslokal, Industrigatan 2 A

Kallelse till Humanistiska nämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordningen

2. Tillsyn - efterlevnad av dataskyddsförordningen HN 2020/18

3. Samverkan socialkontor och skolkontor (Inga handlingar)

• Information från samverkansformer

HN 2020/3

Individ och familjeomsorgen

4. Bokslut 2019 för humanistiska nämnden, individ och familj HN 2020/17 5. Redovisning av utförd internkontroll 2019 för humanistiska

nämnden, individ och familj

HN 2020/22

6. Internkontrollplan 2020 för humanistiska nämnden, individ och familj

HN 2020/19

7. Kvalitetsbokslut 2019 - individ och familjeomsorgen HN 2020/14 8. Handläggning och dokumentation i vuxenärenden HN 2020/15 9. Övrig information från socialkontoret

(Inga handlingar)

• Kvotflyktningar

• Lägesrapportering

• Lex Sarah-anmälan

HN 2020/4

Barnomsorg och utbildning

10. Bokslut 2019 för humanistiska nämnden, barn och utbildning HN 2020/17 11. Redovisning av utförd internkontrollplan 2019, barn och utbildning HN 2020/22 12. Internkontrollplan 2020 för humanistiska nämnden, barn och

utbildning

HN 2020/19

(2)

TROSA KOMMUN Kallelse Sida 2(2)

Humanistiska nämnden 2020-03-03

13. Läsårstider för grundskolan i Trosa kommun 2021-2022 (Handlingarna skickas senare)

HN 2019/73

14. Riktlinjer för godkännande och tillsyn av huvudman för fristående förskolor, fritidshem och pedagogisk omsorg

HN 2020/26

15. Patientsäkerhetsberättelse 2019 HN 2020/20

16. Övrig information från skolkontoret

• Månadsstatistik

• Skärlagskolan

HN 2020/5

Övrigt

17. Anmälan av delegeringsbeslut HN 2020/1

18. Övriga anmälningsärenden HN 2020/2

19. Övrigt (Inga handlingar)

Michael Swedberg Sandra Berwing

Ordförande Sekreterare

(3)

(4)

Dataskyddsombud Nadja Furuberget Skog Dataskyddsombud 0156-52082 dpo@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2020-01-27 Diarienummer HN 2020/18

Tillsyn - Efterlevnad av dataskyddsförordningen

Förslag till beslut

Humanistiska nämnden har tagit del av rapporten Efterlevnad av dataskyddsförordningen.

Ärendet

2018 trädde dataskyddsförordningen i kraft i Sverige och övriga EU länder. Den här tillsynen har genomförts som en del av det arbete dataskyddsombuden enligt dataskyddsförordningen ska utföra för de personuppgiftsansvariga (som i Trosa kommun är nämnderna, kommunstyrelsen och bolagsstyrelserna). Tillsynen har skett under 2019 genom enkäter, verksamhetsbesök och stickprov inom de fokusområden som tagits fram genom samarbete med andra dataskyddsombud i Sörmland.

De personuppgiftsansvariga har på flera områden kommit långt och efterlever där, enligt dataskyddsombudens bedömning, förordningen genom ett löpande

systematiskt arbete som integrerats i den ordinarie verksamheten. En utmaning för många organisationer, så även för Trosa kommun, är att nå ut med kunskap och skapa en medvetenhet hos alla anställda som behandlar personuppgifter och även se till att nya medarbetare får rätt information i ett tidigt skede. Arbetet med att öka medvetenheten genom fortsatta utbildnings- och informationsinsatser kommer behöva ske löpande även fortsättningsvis.

Under 2020 föreslås de personuppgiftsansvariga fortsätta intensifiera arbetet med behörighetsstyrning och konsekvensbedömningar. Arbetet med

konsekvensbedömningar bör korrelera med ett mer generellt arbete med informationssäkerhet genom klassning av information för att efterleva de instruktioner för informationssäkerhet som finns i organisationen.

Nadja Furuberget Skog Dataskyddsombud

Bilaga

Efterlevnad av dataskyddsförordningen

(5)

Uppföljning – efterlevnad av

dataskyddsförordningen

(6)

Dataskyddsombud

dataskyddsombud@trosa.se Datum

2020-01-27

Innehållsförteckning

Sammanfattning ... 2

Bakgrund ... 3

Syfte ... 4

Metod och avgränsningar ... 4

Resultat ... 6

Organisation och utbildning ... 6

Dataskyddsombud ... 10

Registerförteckning ... 11

Personuppgiftsincidenter ... 12

Behörighet ... 14

Registrerades rättigheter ... 15

Konsekvensbedömning ... 16

Personuppgiftsbiträdesavtal ... 17

(7)

TROSA KOMMUN Sida 2(17)

Dataskyddsombud 2020-01-27

Sammanfattning

Tillsynen har genomförts som en del av det arbete dataskyddsombuden enligt dataskyddsförordningen ska utföra för de personuppgiftsansvariga (som i Trosa kommun är nämnderna och bolagsstyrelserna). Tillsynen har skett under 2019 genom enkäter, verksamhetsbesök och stickprov inom de fokusområden som tagits fram genom samarbete med andra dataskyddsombud i Sörmland.

Det förberedande arbetet med förändringar av rutiner och processer i de

kommunala verksamheterna och bolagen kopplat till att dataskyddsförordningen trädde i kraft har pågått under flera år. De personuppgiftsansvariga har på flera områden kommit långt och efterlever där, enligt dataskyddsombudens bedömning, förordningen genom ett löpande systematiskt arbete som integrerats i den ordinarie verksamheten. En utmaning för många organisationer, så även för Trosa kommun, är att nå ut med kunskap och skapa en medvetenhet hos alla anställda som

behandlar personuppgifter och även se till att nya medarbetare får rätt information i ett tidigt skede. Arbetet med att öka medvetenheten genom fortsatta utbildnings- och informationsinsatser kommer behöva ske löpande även fortsättningsvis.

Under 2020 föreslås de personuppgiftsansvariga fortsätta intensifiera arbetet med behörighetsstyrning och konsekvensbedömningar. Arbetet med

konsekvensbedömningar bör korrelera med ett mer generellt arbete med informationssäkerhet genom klassning av information för att efterleva de instruktioner för informationssäkerhet som finns i organisationen.

Under 2020 ska ett nytt system, Draftit records, börja användas både som ett verktyg för hantering av kommunens och bolagens registerförteckningar men också som en löpande kontrollfunktion. De personuppgiftsansvariga kommer att kunna ta fram rapporter för att stämma av en del av efterlevnaden av förordningen t.ex. i samband med de regelbundna möten som dataskyddsambassadörerna och dataskyddsombuden har.

(8)

Nedan finns en sammanställning i tabellform per personuppgiftsansvarig

nämnd/bolagsstyrelse och fokusområde. Grönt betyder att dataskyddsombuden bedömer att den personuppgiftsansvariga uppnår lagens krav utifrån fokusområdet och det underlag som använts för att ta fram rapporten. Gult betyder att den personuppgiftsansvarige behöver fortsätta utveckla fokusområdet för att till fullo uppfylla lagens krav.

Fokusområde KS* HN*

BoU HN*

Ifo VON* KFN* TSN* SBN* MN* VXL* ÖF* REV* VN* Trobo Trofi Organisation och

utbildning

Registerförteck- ning

Personuppgifts-

incidenter

Behörighet

Registrerades

rättigheter

Konsekvens-

bedömningar

Personuppgifts-

biträdesavtal

 KS Kommunstyrelsen

 HN BoU Humanistiska nämnden Barn och utbildning (Skola/förskola)

 HN Ifo Humanistiska nämnden Individ och familjeomsorg (Socialtjänsten)

 VON Vård- och omsorgsnämnden

 KFN Kultur- och fritidsnämnden

 TSN Teknik- och servicenämnden

 SBN Samhällsbyggnadsnämnden

 MN Miljönämnden

 VXL Växelnämnden

 ÖF Överförmyndaren

 REV Revisionen

 VN Valnämnden

(9)

Bakgrund

Den 25 maj 2018 trädde dataskyddsförordningen i kraft i Sverige och i EU:s andra medlemsstater. Dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, även kallad GDPR) reglerar hur personuppgifter ska behandlas med syftet att skydda den enskildes (den registrerades) rättigheter.

Enligt artikel 39 p.1b ska dataskyddsombudet bland annat övervaka efterlevnaden av dataskyddsförordningen och den personuppgiftsansvariges strategi för skydd av personuppgifter, inbegripet ansvarstilldelning, information till, och utbildning av personal som deltar i behandling och tillhörande granskning.

2019 är första året Trosa kommuns dataskyddsombud utför en tillsyn med rapport till de personuppgiftsansvariga, det finns därför inget att följa upp från tidigare år.

Syfte

Syftet med tillsynen är se hur implementeringen av dataskyddsförordningen har fungerat i organisationen samt att undersöka om respektive personuppgiftsansvarig har vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att de uppfyller dataskydds- förordningens krav. Tillsynen syftar också till att ge de personuppgiftsansvariga nämnderna och styrelserna en bild av hur arbetet fortlöpt under 2019 och peka på vilka utvecklingsområden som finns för att ge en aktuell lägesbild. Slutligen ska rapporten även ge konkreta förslag på åtgärder som kan hjälpa den

personuppgiftsansvarige att skapa en plan för det fortsatta arbetet.

Metod och avgränsningar

Tillsynen har genomförts med enkätutskick, verksamhetsbesök och

stickprovskontroller under 2019. Genom samarbete med dataskyddsombud från andra sörmländska kommuner identifierades fokusområden för tillsynen utifrån riskbedömningar av personuppgiftsbehandlingar och datainspektionens tillsynsplan 2019-2020¹. Detta för att kunna jämföra resultat och byta erfarenheter mellan de samarbetande kommunerna.

Då lagstiftningen är ny kommer domar och tillsynsrapporter från datainspektionen och jämförbara myndigheter från övriga EU länder påverka vilka fokusområden dataskyddsombuden väljer att granska vid framtida tillsyner.

De personuppgiftsansvariga som rapporten omfattar är kommunstyrelsen,

humanistiska nämnden, vård- och omsorgsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, teknik- och servicenämnden, samhällsbyggnadsnämnden, miljönämnden,

gemensamma växelnämnden, överförmyndaren, revision och valnämnd samt styrelserna för Trobo och Trofi.

1 https://www.datainspektionen.se/globalassets/dokument/datainspektionens- tillsynsplan-2019-2020.pdf

(10)

Fokusområden

Valet av fokusområden för tillsynen 2019 är framtagna i samarbete med

dataskyddsombud för följande kommuner; Nyköping, Oxelösund, Gnesta, Flen, Katrineholm, Vingåker och Strängnäs.

Fokusområden för 2019 är:

 Organisation och utbildning

 Registerförteckning

 Personuppgiftsincidenter

 Behörigheter

 Registrerades rättigheter

 Konsekvensbedömningar

 Personuppgiftsbiträdesavtal Enkät²

Dataskyddsombuden har under 2019 skickat ut två enkäter. Enkät 1 skickades i mars till alla chefer i kommunen och de kommunala bolagen. Enkät 2 skickades ut i oktober till dataskyddsambassadörer, produktionschefer och VD:ar i Trosa kommun.

Revisionen och Valnämnden har ingen dataskyddsambassadör utsedd, de har därför inte fått enkät 2 skickad till sig. Revisionen har inte heller tagit emot enkät 1 då de inte har någon förvaltning kopplad till sig.

Verksamhetsbesök

Verksamhetsbesöken syftade till att granska hanteringen av fysiska pappersakter samt ge möjlighet för att kunna ställa mer djupgående frågor om specifika behandlingar. Verksamhetsbesök gjordes vid elevhälsan, hälso- och

sjukvårdsenheten och barn- och familjeenheten.

Stickprov

Stickprov utfördes på 38 e-tjänster via kommunens e-tjänsteportal, Trobo:s tjänst för att ställa sig i bostadskö samt Trofi:s tjänst för att beställa fiberanslutning.

2 Se enkätfrågor i bilaga 1 och 2

(11)

Resultat

Under varje fokusområde redogörs först för den eller de artiklar som är kopplade till det specifika området under rubriken Dataskyddsförordningen och sedan beskrivs det som framkommit vid tillsynen för de personuppgiftsansvariga. Sist framför dataskyddsombuden sina reflektioner och förslag på förbättringar. Under vissa fokusområden redovisas alla kommunens personuppgiftsansvariga

nämnder/styrelser tillsammans och under vissa fokusområden lyfts specifika nämnder/styrelser då det är något som berör enbart dem.

Organisation och utbildning

Dataskyddsförordningen

Enligt Dataskyddsförordningens artikel 24 p1 ska den personuppgiftsansvarige genomföra de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att säkerställa och kunna visa att behandlingar utförs i enlighet med förordningen. Ett exempel är att se till att personal som behandlar personuppgifter utbildas och på så vis blir medvetna om lagstiftningen och hur den påverkar det dagliga arbetet.

Varje personuppgiftsansvarig bör också utse personer som ansvarar för arbetet med dataskyddsfrågor inom respektive personuppgiftsansvariges områden samt organisera deras arbete på ett sådant sätt att dataskyddsförordningens krav uppfylls.

Organisation i Trosa kommun

I Trosa kommun är nämnderna, kommunstyrelsen och de kommunala bolagens styrelser personuppgiftsansvariga för sina respektive verksamhetsområden. Utöver det lagstadgade kravet på dataskyddsombud har de personuppgiftsansvariga (undantaget valnämnd och revision) även utsett en eller flera

dataskyddsambassadörer. Rollerna är beskrivna i respektive nämnds och styrelses tjänsteskrivelse vid val av dataskyddsombud 2018.³

Dataskyddsombuden ska ha en övergripande, samordnande och granskande roll medan dataskyddsambassadörerna ska vara verksamheternas direkta stöd i

dataskyddsfrågor i sin respektive nämnd eller styrelse. Dataskyddsambassadörerna ska också vara dataskyddsombudens kontakt i verksamheterna.

Dataskyddsombudets roll kräver både teknisk och juridisk kompetens därför beslutades det att dataskyddsombudets arbete ska ske i samarbete mellan IT- enheten och kanslienheten. IT-enheten ska framförallt ansvara för att övervaka att de personuppgiftsansvariga följer lagstiftning och interna riktlinjer, medverka vid teknisk kravställning av system vid upphandling och vara kontaktperson mot tillsynsmyndigheten datainspektionen. Kanslienheten ska i första hand hantera förfrågningar utifrån de registrerades rättigheter, såsom registerutdrag och begäran om radering, arbeta med rutindokument samt ge information och råd inom

organisationen. Båda enheterna hanterar den e-post som är kopplad till

3 KS 2018/83, HN 2018/42, VON 2018/18, KFN 2018/61, TSN 2018/34, SBN

2018/18, MN 2018/9, KS 2018/75, KS 2018/93, REV 2018/2, VAL 2018/15, TROBO 2018/12, TROFI 2018/10.

(12)

dataskyddsombuden dpo@trosa.se.

Dataskyddsombuden och dataskyddsambassadörerna har regelbundna möten tillsammans där aktuella frågor och nyheter kring lagstiftningen och

datainspektionens tillsynsarbete lyfts upp. Under 2018 och 2019 genomfördes sju gemensamma möten under respektive år.

Dokument

Kommunfullmäktige har 2018-04-25, § 36 antagit Policy och riktlinje för hantering av personuppgifter i Trosa kommun och 2018-06-13 § 58 Reglemente för

kommungemensamma behandlingar av personuppgifter.

Nämnderna och Trobo har delegationsordningar som har uppdaterats efter att dataskyddsförordningen trädde i kraft. Trofi saknar delegationsordning men har istället en VD instruktion. Det framgår inte i Trofi´s VD instruktion att VD på begäran ska fatta beslut om de registrerades rättigheter. Det innebär att det är styrelsen som får fatta beslut om t.ex. radering av personuppgifter.

En process med dokumenthanteringsplanerna har startat och de ska uppdateras utifrån dataskyddsförordningen i alla kommunens nämnder.

Rutindokument för incidentrapportering och begäran om registerutdrag, radering, dataportabilitet, begränsning och rättelse finns för alla personuppgiftsansvariga i Trosa kommun med dess bolag. Vidare har mallar skapats för information som den registrerade ska få vid insamling av personuppgifter. Mallar för riskanalyser och konsekvensbedömningar har också tagits fram.

Information om dataskyddsförordningen och rutiner finns att hitta på kommunens intranät.

Enkät 1

Enkäten skickades ut för att få en bild av medvetenheten bland kommunens chefer och för att se om och i så fall vilken information och utbildning som

dataskyddsombuden eller cheferna såg ett behov av.

Enkäten skickades ut till 48 chefer i kommunen och de kommunala bolagen. 34 svar inkom. Några av de recipienter som ej svarat är produktionschefer som delegerat ansvaret att svara till andra chefer inom sin organisation Någon person har avslutat sin anställning och sedan är det några som av oklar anledning inte svarat. Ingen påminnelse skickades ut i samband med enkät 1.

88 % svarade att de kände till vem som var dataskyddsombud för deras nämnd/styrelse och 82 % svarade att de kände till vem som var

personuppgiftsambassadör för deras nämnd/styrelse.

56 % svarade att erforderliga personuppgiftsbiträdesavtal (PUB) avtal tecknats, 15

% svarade att erforderliga PUB avtal inte tecknats för alla biträden och 29 % svarade att de inte vet.

88% kände till rutinen för personuppgiftsincidentrapportering och 97 % kände till var de hittade interna riktlinjer och övriga rutiner.

(13)

Enkät 2

Enkät 2 besvarades av samtliga recipienter.

Dataskyddsambassadörerna har svarat att de oftast har tid eller tar sig tid för att utföra sitt uppdrag som dataskyddsambassadör men att det tar tid av övriga uppgifter som den ordinarie tjänsten innefattar.

Uppdraget upplevs som tydligt av hälften av dataskyddsambassadörerna medan hälften anser att det kunde varit tydligare särskilt i förhållande till vad som förväntas av dem i den egna organisationen.

Samma fördelning återfinns i frågan om de upplever att deras kunskaper inom området är tillräckliga där hälften anser att kunskaperna är tillräckliga och hälften anser att de behöver mer kunskap eller att de vid behov tar hjälp av andra.

Utbildning

Utbildning av kommunens och bolagens personal har mestadels skett i egen regi med drygt 30 utbildningstillfällen under åren 2018 och 2019. Vid dessa tillfällen har personalen fått information om dataskyddsförordningens grunder och

rutindokument som finns för att lagstiftningen ska följas. Kommunens chefer fick i samband med en chefsträff i december 2017 genomgång av dataskydds-

förordningen med information om hur de skulle boka utbildningstillfällen till sin egen personal via kanslienheten.

Skolan/förskolan genomförde under 2019 en extern utbildning för alla rektorer och övrig administrativ personal där ett dataskyddsombud deltog. All hemtjänstpersonal inom vård- och omsorgsförvaltningen har genomgått webbutbildning och ny

hemtjänstpersonal genomför löpande samma webbutbildning.

Vid verksamhetsbesöket hos hälso- och sjukvårdsenheten efterfrågades återkommande utbildning för nyanställda via dataskyddsombuden eller

dataskyddsambassadören. Vård- och omsorgsförvaltningen har från 2020 tagit upp utbildning kring dataskyddsförordningen som en punkt i deras årshjul.

Utöver utbildningstillfällena har de nuvarande dataskyddsombuden arbetat nära förvaltningarna för att uppdatera registerförteckningarna under tidig vår 2018.

En stor arbetsgrupp i kommunen, lärare (undantaget Tomtaklintskolan), har inte fått någon direkt utbildning av dataskyddsombuden.

Utbildning för nyanställda

Sammantaget tyder svaren från enkät 2 på att de flesta nyanställda informeras om dataskyddsförordningen på något sätt. Svaren för hur det går till skiljer sig åt mellan de personuppgiftsansvariga och ett önskemål som framkommer är en obligatorisk och enhetlig utbildning för all ny personal.

Dataskyddsombudens reflektioner

Det finns uppdaterade övergripande dokument som policy, riktlinjer och rutiner för de personuppgiftsansvariga att förhålla sig till. Vid kontakt med

(14)

personuppgiftsambassadörer framkommer hos en del personuppgiftsansvariga nämnder ett behov av fler verksamhetsspecifika rutindokument med tydliga exempel som är lätta att följa för anställda med syfte att följa lagstiftningen.

Dataskyddsombuden upplever att det finns en medvetenhet hos chefer i kommunen och de kommunala bolagen kring frågor om personuppgiftsbehandling. Vid de verksamhetsbesök som gjordes framkom att chefernas uppfattning är att även övrig personal har en hög medvetenhet. Det är av stor vikt att nyanställd personal får information om dataskyddsförordningen så snart som möjligt.

Dataskyddsombuden har fått i uppgift att ta fram övergripande bilder som kan presenteras på introduktionsdagarna för nyanställda till 2020.

Förslag till förbättring:

 Ett gemensamt arbete mellan dataskyddsambassadörer och

dataskyddsombud för att skapa verksamhetsspecifika rutindokument under 2020.

 Möjliggöra utbildningsinsatser för dataskyddsambassadörerna och eventuellt stärka nätverket med andra personer som har liknande roller i andra

kommuner.

 Öka den generella medvetenheten hos de personuppgiftsansvariga genom exempelvis ytterligare utbildningspass/enhetligt informationsmaterial/rutin för nyanställning och relevant information på intranätet.

(15)

Dataskyddsombud

Enligt dataskyddsförordningens artikel 37 ska kommunernas nämnder och styrelser, dvs. de personuppgiftsansvariga, utse dataskyddsombud och meddela det till

tillsynsmyndigheten datainspektionen. Dataskyddsombudets uppgifter beskrivs i artikel 39 dataskyddsförordningen.

Dataskyddsombud

Under 2019 har Trosa kommun haft två dataskyddsombud för totalt elva nämnder (inklusive kommunstyrelsen) och två bolagsstyrelser. Dataskyddsombuden utsågs av nämnderna och styrelserna inför att lagstiftningen trädde i kraft 25 maj 2018.

Anmälan har gjorts till datainspektionen för samtliga nämnder och styrelser.

Dataskyddsombuden var på två utbildningar innan den 25 maj 2018 och har efter det medverkat vid en dataskyddsombudskonferens i november 2018 och under december månad 2019 ska dataskyddsombuden på ytterligare en

dataskyddsombudskonferens i datainspektionens regi.

Dataskyddsombuden har under 2019 varit på nio nätverksträffar med dataskyddsombud i andra sörmländska kommuner.

Lagkravet på att utse och anmäla dataskyddsombud är uppfyllt.

Det gjordes dock inte någon uppskattning av hur mycket tid rollen som dataskyddsombud kräver innan de personuppgiftsansvariga utsåg

dataskyddsombud. Det har inte heller funnits någon specifik budgetpost för arbetet med dataskyddsförordningen.

 För att förtydliga uppdraget och vad som förväntas av dataskyddsombuden efterfrågas avsatt tid och budget för uppdraget.

(16)

Registerförteckning

Enligt dataskyddsförordningens artikel 30 p 1 ska varje personuppgiftsansvarig föra ett register över behandlingar som utförts under dess ansvar.

Registerförteckning

Registerförteckning finns för alla nämnder och styrelser. Nämnderna och styrelserna har använt sig av en mall (två versioner) med tillhörande instruktioner från SKL.

Excelfilerna har hitintills uppdaterats löpande när någon behandling påbörjats eller avslutats.

Ett nytt verktyg (Draftit records) har köpts in för att få en bättre överblick och ett effektivare sätt att arbeta med registerförteckningen. Verktyget kommer också medföra en enhetlig typ av registerförteckning utan varierande versioner.

Införandet av Draftit records pågår under oktober-december 2019. Utbildning av dataskyddsombud och dataskyddsambassadörer kommer att genomföras inom samma tidperiod.

Registerförteckningar

Datum för kontroll

Nämnd Registerförteckning Antal behandlingar

Senast uppdaterad

2019-10-29 HN skola Ja 306 2019-09-30

2019-10-29 HN socialtjänst Ja 22 2019-04-08

2019-10-29 KFN Ja 30 2019-03-20

2019-10-29 KS Ja 102 2018-11-16

2019-10-29 ÖF Ja 11 2018-11-16

2019-10-29 MN Ja 28 2019-03-29

2019-10-29 REV Ja 2 2019-11-11

2019-10-29 SBN Ja 24 2019-09-11

2019-10-29 TSN Ja 43 2019-09-18

2019-10-30 VN Ja 5 2018-11-22

2019-10-30 VON Ja 48 2019-06-20

2019-10-30 Vxl-nämnd Ja 3 2019-10-17

2019-10-30 Trofi Ja 3 2019-10-17

2019-10-30 Trobo Ja 9 2019-10-14

Alla personuppgiftsansvariga har fyllt i och arbetat med sina registerförteckningar.

 I samband med överföring av registerförteckningarna till det nya verktyget bör tydliga rutiner skrivas fram där frågan om ansvar för nyregistrering och uppdatering av behandlingar tydligt ska framgå.

(17)

Personuppgiftsincidenter

En personuppgiftsincident är enligt dataskyddsförordningens artikel 33 en

säkerhetsincident som kan innebära risker för människors friheter och rättigheter.

En incident ska anmälas till datainspektionen utan onödigt dröjsmål senast 72 timmar efter att den personuppgiftsansvarige fått vetskap om den såvida det inte är osannolikt att personuppgiftsincidenten medför risk för personers rättigheter och friheter.

Den personuppgiftsansvarige ska tillse att det finns rutiner för rapportering av incidenter, att det finns kunskap om incidenthantering i organisationen och att incidenterna och åtgärderna efteråt dokumenteras.

Personuppgiftsincidenter

Under 2019 har dataskyddsombuden tagit emot 25 interna

personuppgiftsincidentsanmälningar varav 17 stycken har anmälts till

datainspektionen. Anmälningarna som skickats till datainspektionen kommer från kommunstyrelsen (3), kultur- och fritidsnämnden (1), vård- och omsorgsnämnden (8) samt humanistiska nämnden (5).

Av de incidenter som inträffat har övervägande del rört obehörigt röjande på grund av den mänskliga faktorn vilket liknar den statistik Datainspektionen presenterat i sin rapport Anmälda personuppgiftsincidenter 2018⁴

9 stycken anmälningar har skickats in inom 72 timmar och 8 stycken har skickats senare. De försenade anmälningarna beror i två fall på att den första bedömningen som gjordes ändrades i samband med att ny information tillkom och i de övriga fallen har det förflutit för lång tid mellan tidpunkten då personuppgiftsincidenten upptäcktes tills den anmäldes internt så att dataskyddsombuden fick kännedom om incidenterna. I flera av anmälningarna uppges att personer inte känt till den korta tidsfrist som gäller för rapportering till datainspektionen eller att de inte varit medvetna om att de upptäckt en personuppgiftsincident.

Det finns en nedskriven rutin för personuppgiftsincidenter som finns tillgänglig för alla kommunens anställda på intranätet. Det finns även en e-tjänst för att

rapportera incidenten internt till dataskyddsombuden.

Information om personuppgiftsincidenter och hur dessa ska hanteras har lagts upp som en nyhet på intranätet under hösten och det planeras för fortsatta

informationsinsatser kring hur enskilda medarbetare ska rapportera incidenter.

Vid besöken hos elevhälsan, hälso- och sjukvårdsenheten och barn- och

familjeenheten upplever dataskyddsambassadörerna att cheferna vet var de hittar information om personuppgiftsincidenter och var de kan vända sig om de har frågor.

4 https://www.datainspektionen.se/globalassets/dokument/rapporter/anmalda- personuppgiftsincidenter-2018.pdf

(18)

Antalet anmälningar har ökat sista delen av året vilket kan tyda på en bättre medvetenhet hos anställda i de personuppgiftsansvarigas organisation, vilket är bra. Precis som Datainspektionen konstaterar i sin rapport⁵ ska det, mot bakgrund av att många incidenter beror på den mänskliga faktorn, understrykas hur viktigt det är med styrdokument, tekniska informationssäkerhetsåtgärder i kombination med löpande utbildning och andra åtgärder för att öka kunskapen och

medvetenheten hos personalen.

 Koppla rutin för personuppgiftsincidenter till rutiner för andra typer av incidenter t.ex. stöld/förlust av kommunens egendom, inbrott, IT-relaterade incidenter och administrativa avvikelser för att få en övergripande bild av informationssäkerhetsrelaterade händelser.

 Ytterligare informationsinsatser tex. presentera avidentifierade incidenter för andra nämnder och styrelser för att dra lärdom och undvika att samma sak händer hos en annan personuppgiftsansvarig.

 Löpande arbeta med att förbättra rutiner för att minska risken för mänskliga misstag.

 Tillse att dataskyddsfrågor tas i beaktande i alla systems hela livscykel.

 Implementera säker utskrift i hela organisationen.

 Tillse att personuppgifter behandlas säkert i mobila enheter i de fall det kan förekomma.

5 Anmälda personuppgiftsincidenter 2018, s 8

(19)

Behörighet

Enligt dataskyddsförordningens artikel 5 p 1f ska personuppgifterna skyddas med bland annat lämpliga tekniska åtgärder så att de inte blir åtkomliga för obehöriga.

Det är den personuppgiftsansvariges ansvar (artikel 24:1 och 25) att genomföra dessa tekniska åtgärder för att säkerställa att behandlingen utförs i enlighet med dataskyddsförordningen. Det innebär bland annat att verksamhetssystem måste ha funktioner för behörighetsstyrning och det måste finnas rutiner för hur behörigheter delas ut och tas tillbaka.

”En central del i arbetet med informationssäkerhet och dataskydd handlar om behörighetsstyrning. Alla organisationer som hanterar personuppgifter behöver ha stabila rutiner för att säkerställa att behörigheter tilldelas korrekt, att

behörigheterna löpande kontrolleras och följs upp samt att åtkomstkontroller genomförs”⁶.

Datainspektionen har även uttryckt vikten av kryptering ”om personuppgifter lagras på flyttbara media som är särskilt sårbara för stöld eller förlust – till exempel usb- minnen, bärbara datorer och mobiltelefoner – bör informationen krypteras så att ingen obehörig kan ta del av den”⁷.

Behörighet

I svaren från enkät 2 framkommer att de flesta personuppgiftsansvariga har kännedom om hur behörigheter ska tilldelas och tas bort vid byte av tjänst eller avslutande av tjänst. Det saknas dock skriftliga rutiner för det i flertalet nämnder.

Skolverksamheten har genomfört ett arbete med att ta fram rutiner gällande tilldelning/avslut av behörigheter för samtliga stora verksamhetssystem hos dem.

För att säkerställa att de personuppgiftsansvariga efterlever

dataskyddsförordningen och för att också kunna påvisa det bör skriftliga rutiner tas fram för behörighetsstyrning. Tydligare riktlinjer kring användandet av bärbara datorer och mobiltelefoner skulle också bidra till att göra det enklare för anställda att följa förordningen.

Förslag till förbättring

 Skapa en enhetlig instruktion för tilldelning av behörigheter vid

nyanställning/avslutande av tjänst och byte av tjänst inom kommunen och dess bolag.

 Genomföra regelbundna kontroller av behörigheter och åtkomstkontroller.

 Se över den filbaserade dokumenthanteringen.

 Inköp av ärendehanteringssystem för att komma bort från stora mängder information i filbaserad dokumenthantering.

 Säkerställ central logghantering för överskådlig åtkomstkontroll.

6 Anmälda personuppgiftsincidenter 2018, Datainspektionen

7 Anmälda personuppgiftsincidenter 2018, Datainspektionen

(20)

Registrerades rättigheter

De personer vars personuppgifter behandlas har ett antal rättigheter enligt

dataskyddsförordningen. Dessa rättigheter innebär i korthet att de registrerade ska få information om när och hur deras personuppgifter behandlas och ha kontroll över sina egna uppgifter. Den registrerades rättigheter framkommer av artikel 12-22. För att visa att den personuppgiftsansvarige följer dataskyddsförordningen bör det finnas upprättade rutiner för begäran av registerutdrag, radering, dataportabilitet, begränsning, invändning och hur den registrerade informeras om den

personuppgiftsansvarige samlar in uppgifter.

Registrerades rättigheter

På kommunens hemsida finns information om kommunens dataskyddsombud och deras kontaktuppgifter. Det finns även information om den enskildes rättigheter.

På Trobos hemsida finns information om hur personuppgifter behandlas i samband med att en person anmäler sig för att stå i kö till lägenhet. Det finns även

information om hur personuppgifter behandlas samt kontaktuppgifter till dataskyddsombud.

På Trofis hemsida finns information om hur personuppgifterna behandlas samt kontaktuppgifter till dataskyddsombud. I det anslutningsavtal som finns på hemsidan saknas kontaktuppgifter till dataskyddsombud alternativt en länk till kommunens hemsida där detta framgår.

Kravet på information om de registrerades rättigheter är, på de ställen

dataskyddsombuden granskat, uppfyllt hos alla personuppgiftsansvariga förutom Trofi.

(21)

Konsekvensbedömning

Om en typ av behandling, särskilt med användning av ny teknik och med

beaktande av dess art, omfattning, sammanhang och ändamål, sannolikt leder till en hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter ska den

personuppgiftsansvarige före behandlingen utföra en bedömning av den planerade behandlingens konsekvenser för skyddet av personuppgifter (artikel 35). Den personuppgiftsansvarige ska rådfråga dataskyddsombudet vid genomförande av en konsekvensbedömning avseende dataskydd. Det ska finnas en rutin för hur och när konsekvensbedömningar ska göras.

Konsekvensbedömningar

Dataskyddsombuden har medverkat vid en konsekvensbedömning under 2019.

Arbetet med att ta fram en mall för konsekvensbedömningar pågår och förväntas vara klart i början på 2020.

Den logiska fortsättningen på dataskyddsarbetet efter inventering av behandlingar och tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal blir att identifiera behandlingar med högre risk och genomföra konsekvensbedömningar och dokumentera dessa. Arbetet med konsekvensbedömningar behöver intensifieras under 2020. Vid nya

behandlingar, framförallt vid köp av nya system eller användandet av nya applikationer, ska den personuppgiftsansvariga ta ställning till om en konsekvensbedömning behöver göras och dokumentera det.

 Färdigställa mall för konsekvensbedömningar.

 Inhämta och sprida kunskap om konsekvensbedömningar enligt dataskyddsförordningen.

 Genom registerförteckningen, alternativt vid överföring av information till Draftit records, identifiera behandlingar som kräver att

konsekvensbedömningar genomförs och genomföra dessa.

(22)

Personuppgiftsbiträdesavtal

När uppgifter behandlas av ett personuppgiftsbiträde ska hanteringen enligt dataskyddsförordningen artikel 28 regleras genom ett avtal. Den

personuppgiftsansvarige ska endast anlita personuppgiftsbiträden som ger tillräckliga garantier om att genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder på ett sådant sätt att behandlingen uppfyller kraven i

dataskyddsförordningen.

Det är viktigt att det finns rutiner för hur och när ett personuppgiftsbiträdesavtal (Pub-avtal) ska tecknas och att dessa avtal är sökbara för att den

personuppgiftsansvarige ska kunna visa att dataskyddsförordningen följs.

Personuppgiftsbiträdesavtal

Enligt enkät 2 har samhällsbyggnadsnämnden, miljönämnden, humanistiska

nämnden (BoU), överförmyndaren, Trobo och Trofi tecknat de avtal de har bedömt att de behöver. Resterande personuppgiftsansvariga saknar fortfarande ett eller flera påskrivna Pub-avtal.

Det saknas fortfarande flera undertecknade Pub-avtal på grund av pågående diskussioner om avtalsvillkor samt i vissa fall okunskap om att det ska tecknas avtal. Det har också varit svårt för förvaltningarna att tolka avtalsförslag från leverantörer som avviker från SKLs mall.

Alla avtal har inte registrerats i ärendehanteringssystem vilket gör det svårt att överblicka förekomsten av avtal.

 Informera om rutin för registrering av avtal.

 Inventera förekomsten av Pub-avtal.

 Säkerställa tillgången av avtalskompetens kring Pub-avtal.

(23)

(24)

Socialkontoret Graham Owen Socialchef 0156-521 16

graham.owen@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2020-02-26 Diarienummer HN 2020/17

Bokslut 2019 för Humanistiska nämnden, Individ- och familjeomsorgen

Förslag till beslut

Humanistiska nämnden överlämnar nämndens bokslut 2019 till kommunstyrelsen.

Ärendet

Bokslutet för individ- och familjeomsorgen 2019 uppvisar ett nettoutfall på 23 201 tkr och en positiv avvikelse på 6 158 tkr.

Överskotten är:

• Individ- och familjeutskottet (buffert) 1 479 tkr

• Ekonomi- och vuxenheten 2 508 tkr

• Familjehem/kontaktpersoner 706 tkr

• Flyktingenheten 2 220 tkr

• Ensamkommande barn 1 840 tkr

Underskotten är:

• Socialadministration 267 tkr

• Integrationsenheten 920 tkr

• Barn- och familjeenheten 1 674 tkr

• Fältare 7 tkr

Graham Owen Socialchef

Bilagor

1. Bokslut 2019 för Individ- och familjeomsorgen 2. Måluppföljning

Beslut till

Kommunstyrelsen

(25)

Humanistiska nämnden

Individ- och familjeomsorg

Ordförande: Michael Swedberg (M)

Ordförande Individ- och familjeutskottet:

Bengt-Eric Sandström (L)

Produktionschef: Graham Owen

Totalt, tkr 2019 2018 2017

Budget, netto 29 359 25 078 25 272 Utfall, netto 23 201 20 767 24 637

Avvikelse 6 158 4 311 635

Antal årsarbetare 25 25 26

Antal kvinnor 18 19 20

Antal män 7 7 6

Frisknärvaro*, % 71 73 77

* Andel månadsavlönade som haft fem eller färre sjukdagar under året.

VERKSAMHETSOMRÅDE

• Orosanmälningar barn och unga

• Stöd till barn och familjer

• Ungdomssamordning

• Fält

• Familjemottagning

• Ensamkommande flyktingbarn

• Ekonomiskt bistånd

• Alkohol- och drogrådgivning

• Budget- och skuldrådgivning

• Dödsboanmälningar

• Familjerätt

• Integration av nyanlända

• Familjerådgivning (avtal Nyköping)

• Socialjour (avtal Södertälje kommun)

ÅRETS RESULTAT

Individ- och familjeomsorgen inklusive buffert redovisar ett överskott på 6,2 mkr mot budget för 2019.

Kostnaderna för ekonomiskt bistånd och vård för vuxna har fortsatt varit låga vilket ger ett

överskott på 2,5 mkr. I överskottet ingår intäkter på 1,2 mkr från återbetalning av försörjningsstöd och ersättning från statliga myndigheter.

Kostnaden för försörjningsstöd ökade 2019 eftersom fler hushåll fick försörjningsstöd varje månad och bidragstiden också har ökat.

Ökningen i antal hushåll märktes redan 2018 och har fortsatt med fler så kallade ”glapp”-hushåll som väntar på etableringsersättning. Ökningen

av kostnader för försörjningsstöd rymdes trots detta inom budget. Kostnaderna för placering av vuxna höll sig också inom budget, detsamma gäller intäkter från Migrationsverket och nettokostnaderna.

Kostnaderna för placerade barn ökade i takt med fler placeringar. Vårddygnen i HVB-hem ökade till 489 dygn från 372 året innan. Under 2018 förekom inga placeringar med stöd av LVU (lag om vård av unga) på SiS institutioner (Statens institutionsstyrelse). Under 2019 var antalet placeringsdygn 248. Dessa placeringar är dyra med en snittkostnad på 6 500 kr/dygn. Antal placeringsdygn i familjehem var något lägre än 2018.

Barn- och familjeenheten fortsatte erbjuda stöd i öppenvård i form av familjebehandling och öppenvårdssamtal med ungdomar.

Enheten som ansvarar för ensamkommande flyktingbarn lämnar ett överskott på 1,8 mkr.

Intäkterna från Migrationsverket var högre än väntat och omfattade även insatser som pågick året innan. Arbetet fortsatte med att flytta fler unga med uppehållstillstånd till stödboende och självständiga boendeformer.

Integrationsenheten lämnar ett underskott på 920 tkr medan flyktingenheten gav ett överskott på 2,2 mkr. Sammantaget redovisade

integrationsenheten och flyktingverksamheten således ett överskott på 1,3 mkr.

Individ- och familjeutskottets buffert har inte använts under året.

Helårsresultat 6 158 tkr

Individ – och familjeomsorgen tillhör Individ- och familjeutskottet och är uppdelat i följande enheter: Socialadministration, Ekonomi- och vuxenenhet, Barn- och familjeenhet,

Familjehem/Kontaktpersoner, Integrations- enheten samt Flyktingmottagning för ensamkommande barn. Socialjourens

verksamhet bedrivs genom avtal med Södertälje kommun och familjerådgivning genom avtal med Nyköpings kommun.

(26)

Individ- och familjeutskott

Individ- och familjeutskott uppvisar ett överskott för året. IFOs buffert har inte använts under året då den totala kostnaden för externa placeringar ligger inom budget.

Socialadministration

Under året har det uppstått högre kostnader för konsultarvoden i samband med underhåll och förvaltning av verksamhetssystemet Treserva.

Personalkostnaderna ligger något högre än budgeterat eftersom en verksamhetsutvecklare anställdes 1 september 2019.

Helårsresultat –267 tkr

Ekonomi- och vuxenenheten

Kostnaderna för försörjningsstöd är högre än budgeterat och har ökat sedan året innan.

Utfallet för försörjningsstöd uppgick till 5 425 tkr (jmf 2018 4 863 tkr).

Antal hushåll med försörjningsstöd var 113 under året. Antalet är på en betydligt lägre nivå än 2018 när 133 hushåll var aktuella. Antal bidragsmånader var i genomsnitt 5 (jmf 2017 4,5). Många av bidragssökandena står långt ifrån arbetsmarknad och självförsörjning.

Antal vårddygn på institution enl SoL för

personer med beroendeproblem minskade under året jämfört med 2018, från 323 dygn till 219 dygn. Medelkostnaden för placeringar ökade från 1 661 kr till 2 079 kr. Inga placeringar enligt LVM under året (jmf 2018 2 dygn). Resultatet för placeringskostnader uppvisar ett överskott på 160 tkr mot budget (jmf 2018 överskott 578).

Vi eftersträvar att ge vård i egen regi på hemmaplan men för vissa personer har missbruket varit så omfattande att

institutionsvistelse har varit nödvändig. I alla placeringar är eftervård erbjuden hos våra egna alkohol- och drogterapeuter.

På alkohol- och drogrådgivningen har 102 personer sökt hjälp under året (91 personer 2018). 76 hade alkohol/drogproblem och 26 var anhöriga.

En gruppverksamhet som bygger på 12 Stegs- programmet har pågått under hela året och sammanlagt har 12 personer deltagit i ett 12- veckorsprogram. Därefter har kontakten fortsatt i eftervården som består av en grupp som träffas en gång i veckan och pågår kontinuerligt.

Återfallsprevention och individuella samtal med inriktning på spelmissbruk har också genomförts

under året. Vi har haft en överenskommelse med Gnesta kommun och har kunnat erbjuda

stödsamtal och gruppverksamhet för 3 individer från Gnesta.

Att utveckla ett intensivt öppenvårdsprogram med regelbunden gruppverksamhet är en utmaning för en liten kommun. Vi har en överenskommelse med Gnesta kommun att deltagare från Gnesta kan delta i våra program.

Barn- och familjeenheten

Enheten redovisar ett underskott på 1 674 tkr (jmf överskott 2018 267 tkr). Under 2019 har flera barn haft fortsatt behov av stöd och insatser i förstärkt familjehemsplacering och placering på institutionsvård har ökat. På HVB- hem har vi haft placeringar för 489 dygn (372 dygn 2018). Placering på SiS institutioner enligt LVU har ökat till 248 dygn under året (0 dygn 2018). Konsekvensen är att antal vårddygn på HVB institution och på SiS institution har ökat under året och bidragit till ett underskott.

Under året har det inkommit 715 anmälningar gällande barn som lett till 163 inledda

utredningar. Av dessa anmälningar har 159 tillfört pågående utredningar. Antal anmälningar har ökat successivt sedan 2015 och beror delvis på konsekvent aktualisering av anmälningar i pågående ärenden. Trots denna förklaring ser vi ändå en ökad benägenhet att anmäla barn som misstänks fara illa (jmf 2017 452 anmälningar och 121 utredningar och 2018 505 anmälningar och 87 utredningar). I antal anmälningar ingår 11 ansökningar som inkommit under året (jmf 2018, 18). Inkommande anmälningar avser 309 olika barn under året (jmf 2018 243 barn).

Flest anmälningar under året kom från polisen, som under året gjorde 200 anmälningar (jmf 2018 150 anmälningar). Skola/Barnomsorg står för näst högst antal anmälningar med 115 anmälningar under året (jmf 2018, 98) och förskolor 4 barn (jmf 2018, 2).

I ramen för familjerättsverksamhet har

samarbetssamtal genomförts som berör 17 barn (jmf 2018 3 barn), En adoptionsutredning har genomförts. Inga uppdrag från Tingsrätten att ordna umgänget för barn.

Trosa kommun har under året via avtal med Nyköpings kommun gett 149

familjerådgivningssamtal vilket är på ungefär samma nivå som året innan (jmf 2018, 156 samtal).

(27)

För ungdomar erbjuds insatser i egen regi som HAP (Hasch avvänjningsprogram), CAP ung, ART, påverkansprogram, MI samtal och

familjebehandling. Vår ungdomssamordnare har också deltagit i samrådsgruppen (SSPF), samarbete med elevhälsan, haft samtal i samband med ungdomstjänst, föreläsning, medling och varit ute i skol- och fritidsmiljöer.

På familjemottagningen har råd och stödsamtal genomförts med 79 föräldrar. BVC har hänvisat 59 föräldrar för råd och stöd och

Barnmorskemottagningen 10 blivande föräldrar.

Vi fortsätter att samarbeta tillsammans med verksamheter som har kontakt med barn och ungdomar i Trosa för att bli bättre på att tidigt upptäcka och samordna insatser för barn, ungdomar och deras familjer.

Helårsresultat är -1 674 tkr.

Familjehem/kontaktpersoner Antal familjehemsplaceringar och

kontaktpersoner är lägre än budgeterat och vid årsskiftet hade vi enbart 2 barn i familjehem i egen regi. Även umgängesstöd på uppdrag av Tingsrätten har minskat under året.

Helårsresultat är 706 tkr.

Flykting enhet 64110

På flyktingenheten ingår kostnader för försörjningsstöd för nyanlända men även ersättning från migrationsverket för vissa av dessa kostnader som uppstod under året.

Resultatet uppgår till 2,2 mkr vilket dels beror på lägre kostnader än budgeterat och dels på att budgeten för året haft en ettårssatsning om 1 mkr som inte nyttjats.

Helårsresultat är 2 200 tkr

Flyktingmottagning ensamkommande barn Verksamhetens resultat för året är ett överskott på 1,8 mkr. Huvudersättningen för

verksamheten kommer från Migrationsverket.

Vid årets början hade vi 24 barn placerade.

Antalet hade minskat till 12 barn och unga vid årets slut. Anledningen till att antal barn och unga har minskat är främst att fler har fyllt 20 år och blivit självförsörjande

Trosa kommun får ett årligt bidrag på 500 tkr från migrationsverket till verksamhets kostnader.

Utöver detta får kommunen en

schablonersättning för asylsökande med 1350kr/dygn och 750 kr/dygn för unga över 18 år med uppehållstillstånd och som går på gymnasieutbildning.

Utbetalningen av ersättning från

Migrationsverket är mer regelbunden och förutsägbar än tidigare. Intäkterna har varit högre än kostnaderna då en del av intäkterna avsett 2018. Kostnaderna för vissa stödinsatser ligger under schablonersättningsnivå. Den osäkerheten som finns beträffande ersättning gör att vi använder försiktighetsprincipen vid uppbokning av intäkter.

Integrationsenheten 64130

Integrationsenheten har sin lokal på Trosa Kvarns andra plan. Integrationsenheten har ansvar för mottagning och etablering av anvisade personer från Migrationsverket samt samordning av integration av nyanlända i Trosa kommun.

Till och med december månad har 24 av 31 personer anvisats och gått igenom mottagnings och etableringsprocessen. Sju mottagningar ligger i planeringen för ankomst i mars 2020 som är kvarstående från 2019. Av mottagna under 2019 blev utfallet: 10 skolplaceringar, 2 språk intro i Nyköping, 12 på SFI.

Genomgångsboendet på Industrigatan för ensamhushåll har varit i drift sedan aug 2018.

Per december är 14 av 28 rum belagda. Ett rum används av bovärd som säkrar tryggheten, ger stöd och information samt ordnar husmöte månadsvis till de boende. Övriga lägenheter är anmälda till Migrationsverket som lediga för att kunna söka för tomhyran framöver.

Genomgångsboendet Husby har ett ledigt rum och två rum bokade i förberedelse för

anvisningar i mars. Integrationsenheten hyr ut 14 lägenheter i andra hand, 12 på

biblioteksvägen, en på Vagnhäradstorg och en på Stensundsvägen. TROBO har varit ett stort stöd i framtagandet av lägenheter samt återkommande förlängning av korttidskontrakt för

hyresgästerna. Tomhyra betalas i förskott av Integrationsenheten.

Enheten erbjuder information och stöd på regelbundna möten på tisdagar. Under 2019 har mötena haft stor fokus på att ge praktiskt stöd i bostadssökning till alla deltagare under

etablering. Skapande av e-postkonto, inskrivning i bostadsköer samt uppföljning av hur en köplats ska bevakas har varit teman.

Sju familjer har flyttats från Skolvägens

genomgångsboende till lägenheter med korttidskontrakt på Biblioteksvägen i Vagnhärad. Under året har nio hushåll som bott i

genomgångsboende fått egna bostadskontrakt på annat håll. Kvar i Trosa med HSB-kontrakt är två familjer och två ensamhushåll, ett

ensamhushåll är inneboende. Tre familjer har

(28)

fått lägenhet i Nyköping, Ett ensamhushåll har flyttat till Uppsala.

Integrationsråd äger rum fyra gånger om året som forum för information och diskussion för förbättring. Representation från AME,

skolkontoret, SFI, Elevhälsan, Kartläggning för grundskolebarn, fritidsverksamhet och

Socialtjänsten finns på plats.

SFI och Integrationsenheten samverkar kring aktiviteter på eftermiddagar som gör att nyanlända har heltidssysselsättning som påverkar etableringsersättningen.

Extern samverkan med Arbetsförmedlingen och Asyl och migranthälsan fungerar väldigt bra.

Samverkan med Socialtjänsten under etableringsprocessen fungerar också bra.

Handläggningstiden för individerna har minskat från nästan tre månader 2018 till två månader 2019.

Vissa statliga ersättningar betalas ut till

kommuner av Migrationsverket utan ansökan. De ersättningar som betalas ut gäller nyanlända personer med uppehållstillstånd, både vuxna och barn.

Grundersättningen för nyanlända personer med uppehållstillstånd under 2019 var 232 500 kr.

Integrationsenhetens budget är beroende av ersättning från Migrationsverket. Överföring av schablonersättning till socialtjänstens initiala kostnader sker månadsvis. Till skolans

verksamheter vid slutet av höst och vårtermin.

Överföringen betalar en del av elevkostnader för förskolan och skolklass, språkcentrums

kartläggningar och modersmålsundervisning, gymnasier och språkstöd, SFI och

samhällsorientering. Jobbspår,

utbildningskostnaden inom DUA-samverkan tillkommer. Trosa har fokus på Vårdspår (4 elever), barnskötarspår (3 elever), fordonsspår (2 elever). Jobbspår är en anpassad

vuxenutbildning med yrke, språk och praktik.

Interna överföringar HT 2019 består av: 855 tkr till skolan och gymnasieelevskostnader, 1 170 tkr till SFI, 705 tkr till språkcentrum och 107 tkr till jobbspår

Enheten finansieras av statsbidrag från

migrationsverket, dock täcker inte dessa bidrag fastighetskostnader vilket gör att enheten lämnar ett negativt resultat på 920 tkr.

Helårsresultat -920 tkr Fältare

Under året har verksamheten med två fältare fortsatt för att öka tryggheten i Trosa. Våra två fältare har skapat kontakt med ungdomar i Trosa samt skapat ett nätverk med andra aktörer,

såsom polisen, skolan, fritidsgårdarna och föreningar.

Helårsresultat -7 tkr

MÅLUPPFYLLELSE

Alla nämndens mål har kunnat mätas utom ett mål där det saknas återkoppling från

samordnaren inom TRIS-samarbetet (Tidig rehabilitering i samverkan).

Brukarundersökningen visar att individ- och familjeomsorgen uppfyllde målet om ett bra bemötande och god tillgänglighet. Målet om tidiga insatser uppfylldes inte då färre sökt kontakt för råd och stöd och socialtjänsten har fått färre ansökningar om insatser. Ansökningar har kommit från 11 föräldrar jämfört med 18 året innan. Under 2020 ska förvaltningen utveckla ett arbetssätt i samarbete med skolorna för att få fler att söka råd och stöd, och uppmuntra föräldrar att ansöka. Inom förebyggande arbete är målet uppfyllt då antalet besökare till föräldrakaféer har ökat och under hösten anordnade förvaltningen en extra cafékväll. Socialtjänsten har medverkat till föräldracaféer som varit välbesökta. Vad gäller personalkompetens är målet uppfyllt då 90 procent av personalen har relevant utbildning.

Andelen brukare där socialtjänsten har medverkat till SIP-möten (samordnad individuell plan) har ökat för barn och ungdomar men var samma som tidigare för vuxna. Målet är delvis uppfyllt.

VÄSENTLIGA

PERSONALFÖRHÅLLANDEN

Personalsituationen var stabil under året med låg personalomsättning. Antalet årsarbetare var samma som 2018 men under hösten utökades personalstyrkan med en verksamhetsutvecklare.

Individ- och familjeomsorgen har inte använt någon inhyrd personal under året. Under året beslutades att anställa en verksamhetsutvecklare för att säkerställa kvalitetsutveckling inom verksamheten.

Statsbidrag finansierar en heltid och en deltidstjänst med inriktning på barn och ungdomar. Heltidstjänsten innefattar administrativt stöd och deltidstjänsten har förstärkt familjehemsvården.