Beslut
Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att 1. revidera miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente, så att miljö-
och energistrategiska frågor samt strategiska hållbarhetsfrågor, som är kommunövergripande, kan flyttas över till kommunstyrelsens reglemente.
2. revidera miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglementet så att de näringslivsfrågor där miljö- och samhällsbyggnadsnämnden nu har att biträda kommunstyrelsen, fortsättningsvis faller direkt under
kommunstyrelsen.
3. revidera miljö- och samhällsbyggnads reglemente så att bestämmelser som rör sammanträdesordningen ersätts med en hänvisning till ett nytt allmänt nämndreglemente (se punkt 4 nedan).
Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att 4. lämna förslag till kommunfullmäktige om ett allmänt nämndreglemente
för Strängnäs kommun, och i det sammanhanget införa revideringar av sammanträdesordningen, i enlighet med bifogat förslag.
Beslutsgång
Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslut.
Beskrivning av ärendet
Förslaget till kommunfullmäktige Angående vissa strategiska frågor mm
Förslag lämnas att tydliggöra kommunstyrelsen övergripande strategiska ansvar - i vissa kommungemensamma frågor, som berör flera nämnders ansvarsområden.
Den rör miljö- och energistrategiska frågor samt frågor som rör det strategiska arbetet med hållbarhetsfrågor och kommunens arbete med agenda 2030, se vidare föreslagna ändringar i §§ 2 och 3, i förslag till ändringar i miljö -och samhällsbyggnadsnämndens reglemente.
Det kan tilläggas även fortsatt är av vikt att miljö- och
samhällsbyggnadsnämnden, i likhet med övriga nämnder i kommunen, arbetar med frågor med anknytning till
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
MSN § 158 forts.
hållbarhet inom ramen för sina övriga uppgifter enligt reglementet. Avsikten med förändringen är att bereda möjlighet att tydliggöra var ansvaret för det
strategiska, samordnande ansvaret ligger.
Förslag lämnas vidare att ta bort den punkt enligt vilken miljö- och
samhällsbyggnadsnämnden har ett särskilt uppdrag att biträda kommunstyrelsen i näringslivsfrågor och i frågor som rör destinationsutveckling. Avsikten är att renodla ordningen och förenkla beslutsvägarna. I sammanhanget föreslås också att satsen om att kommunens företagarcentrum sorterar under miljö- och samhällsbyggnadsnämnden stryks.
Det kommer naturligtvis även fortsatt vara av vikt att miljö- och
samhällsbyggnadsnämnden, i likhet med övriga nämnder, arbetar med
frågor som rör näringsliv och destinationsutveckling, inom ramen för sina övriga uppgifter enligt reglementet.
Angående bestämmelser om sammanträdesordningen
Under kommunfullmäktige i Strängnäs kommun sorterar åtta nämnder.
Kommunstyrelsen, krisledningsnämnden, valnämnden, socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, teknik och fritidsnämnden samt kulturnämnden.
De sex sistnämnda nämnderna tillämpar samma regler för sin
sammanträdesordning. Som ett led i arbetet med att förenkla frågor kring Strängnäs kommuns arbete med styrande dokument lämnas detta förslag.
Förslaget innebär att frågor som regleras på samma sätt för ett antal nämnder ska finnas i ett allmänt nämndreglemente, som de andra reglementena hänvisar till.
I det fall de olika facknämnderna behöver särregler på grund av sitt speciella verksamhetsområde kommer det fortsatt kunna regleras i respektive nämnds reglemente. Ordningen överensstämmer med vad flera andra kommuner tillämpar.
Reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 134, föreslås därför revideras.
Utformningen av ett allmänt nämndreglemente
Förslaget till allmänt nämndreglemente överensstämmer med vad som idag stipuleras om sammanträdesordningen i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente, med några förslag till ändringar.
PROTOKOLLSUTDRAG
Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Sammanträdesdatum
2020-10-27 3/6
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Den regel som gäller vid distansnärvaro för ledamöter har setts över. Det föreslås att distansdeltagande för ledamöter och ersättare regleras. Följdändringar och andra mindre ändringar föreslås i de regler som gäller närvarorätt och avbruten tjänstgöring. Ordningen för paragraferna har setts mot bakgrund av översynen av bestämmelser om distansdeltagande och distansnärvaro.
Därutöver byter alla paragrafer numrering redan eftersom de bryts ut ur miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente. I den mån det hänvisas till paragrafnummer nedan avser det den föreslagna numreringen. Paragrafer som ändrat utformning har gulmarkerats i förslaget. Ny text är införd med rött och borttagen text är överstruken.
De olika ändringarna behandlas var för sig nedan.
Distansnärvaro för ledamöter
Paragrafen om distansdeltagande utformades i ett akut skede i samband med coronapandemins utbrott. Avsikten var att undanröja formella hinder mot att nämnderna ska kunna hålla sammanträden med beslutsföra ledamöter, som närvarar på distans. Sådana sammanträden kan dock fortfarande bara hållas den dag teknisk utrustning och lämpliga rutiner finns på plats. Paragrafen i sin nuvarande lydelse överensstämmer i stort med SKR:s normalmall för den typen av bestämmelse1 och behandlar en sådan närvaro som regleras i 6 kap 24 § kommunallagen (2017:725). KL. Där framgår följande:
Fullmäktige ska besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i en nämnds sammanträden på distans. Deltagande på distans ska ske på det sätt som anges i 5 kap. 16 §.
En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid nämndens sammanträde.
Av 5 kap 16 KL framgår följande:
Ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans om
fullmäktige har beslutat det. Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.
En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.
Kraven i lagtext och förarbeten på hur ledamöter ska kunna höra och se varandra i realtid och på lika villkor är tämligen långtgående och även om de formella
1 En skillnad är att det i SKR:s normalmall anges att ledamot ska anmäla distansdeltagande fem dagar i förväg, medan man i Strängnäs kommuns nämndereglementen angett att det ska anmälas tre dagar i förväg.
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
MSN § 158 forts.
möjligheterna att medge distansnärvaro sedan i våras finns, så har det inte tillämpats på grund av att risken att tekniken inte fungerar vid ordinarie tillfälle och nämnden därigenom inte blir beslutsför. Det skulle inte vara bra att behöva
”ta om” sammanträden, bland annat ur smittskyddssynpunkt. Mot den
bakgrunden har nämnderna i Strängnäs kommun istället tillämpat en ordning med distansdeltagande (se nedan under nästa rubrik).
Eftersom man i SKR:s standardmall enbart reglerat möjligheten att närvara som beslutsfattande och därvid inte haft skäl att skilja mellan distansnärvaro och distansdeltagande föreslås vissa terminologiska ändringar i bestämmelsen om distansnärvaro (se vidare strax nedan). Det föreslås också ett förtydligande tillägg om att ledamot som närvarar på distans enligt paragrafen anses närvarande vid sammanträdet i kommunallagens mening. De bestämmelser i lag och reglemente som tillämpas på fysiskt närvarande ledamöter ska tillämpas i fråga om
ledamöter som deltar på distans. Se § 7 i förslaget till allmänt nämndreglemente.
Distansdeltagande för ledamöter och ersättare
Nämnderna i Strängnäs kommun har sedan i våras tillämpat en ordning som ger möjlighet för ledamöter och ersättare att delta på distans, utan att delta i
beslutsfattandet. Ordningen har införts på grund av coronapandemin och grundas på ett uttalande i förarbetena apropå kraven för beslutsförhet vid distansnärvaro. Det uttalades att det inte finns något som hindrar att ledamoten kan tillåtas både att lyssna till det som sägs vid sammanträdet och att yttra sig, utan att delta i beslutandet, även om inte förutsättningarna för distansnärvaro är uppfyllda.2
Lösningen är mindre sårbar ur beslutsförhetssynpunkt än den för distansnärvaro, samtidigt som den främjar den kommunala demokratin eftersom så många valda ledamöter och ersättare ges möjlighet att delta utifrån sina förutsättningar, trots att man exempelvis tillhör en riskgrupp ur smittskyddssynpunkt. Den ger också utrymme att närvara via telefon, vilket kan vara en lösning om svårigheter att kommunicera via internet på ett säkert sätt finns.
Ordningen förutsätter dock att alla inblandade är införstådda med skillnaden mellan distansdeltagande och distansnärvaro, exempelvis måste ersättare kallas in för den ledamot som deltar på distans och protokollföring behöver kunna ske på ett rättvisande sätt. Det finns också anledning att trycka på att ordningen bara ska tillämpas när det finns särskilda skäl, eftersom ordningen i kommunallagen i grunden utgår från en ordning där sammanträden hålls i ett rum och där
ledamöter och ersättare är fysiskt närvarande och deltagande på distans bara ska ses som ett komplement. 3 Det föreslås därför en ny bestämmelse i det allmänna
2 Prop 2013/14:5 s 101
3 Prop 2013/14:5 s 30 f (avsnitt 6.2)
PROTOKOLLSUTDRAG
Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Sammanträdesdatum
2020-10-27 5/6
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
MSN § 158 forts.
nämndreglementet som behandlar distansdeltagande, se § 8 i förslaget till allmänt nämndreglemente.
Närvarorätt för andra än ledamöter och ersättare
Det regleras idag i kommunstyrelsens reglemente att kommunalråden får närvara vid samtliga nämnders sammanträden. Det föreslås att den bestämmelsen förs in i det allmänna nämndreglementet så att den kan antas som gällande för alla nämnder. Den föreslås föras in i nuvarande paragraf om närvarorätt.
Det föreslås vidare ett tillägg i rubriken till den paragrafen, i syfte att skilja mellan närvarorätten vid nämndens sammanträde för andra än beslutande ledamöter – och distansnärvaro för beslutande ledamöter, se § 11 i förslaget till allmänt nämndreglemente.
Avbruten tjänstgöring
Följdändringar/tillägg föreslås också i bestämmelsen om avbruten tjänstgöring.
Avsikten är att tydliggöra att den som aktivt avbryter sitt distansdeltagande för andra aktiviteter inte kan återinträda i sammanträdet, eftersom det avbrutna deltagandet inte innebär att nämndens beslutsförhet eller rådande
majoritetsförhållanden ändras, se § 12 i förslaget till allmänt nämndreglemente.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet medför viss ökad administration som ska rymmas inom ramen för befintlig budget, men inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
Uppföljning
Beslutade reglementen ska följas upp årligen.
Beslutsunderlag
Tjänsteutlåtande Revidering av miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente, 2020-06-23
Reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 134, med förslag till ändringar.
Allmänt nämndreglemente, förslag
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
MSN § 158 forts.
Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige
____________________
STYRDOKUMENT Reglemente 2020-04-27 1/12
Beslutad: 2020-04-27 § 134
Myndighet: Kommunfullmäktige
Diarienummer: KS/2020:249-003
Ersätter: Reglemente för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden i