REI Kamsports Botkyrka

3.5.1. Allmänt

REI kampsportförening är en ideell förening. Enligt Infotorg är föreningens säte i Stockholm och bedriver verksamhet i Botkyrka kommun. Emellertid har vi erhållit underlag (Ratsit och adressändring) från föreningen som påvisar att föreningens säte är i Botkyrka kommun. Värt att notera är att två av grundkriterierna för att vara bidragsberättigad är att föreningens säte och verksamhet finns inom Botkyrka kommun.

3.5.2. Bidrags- och egenfinansiering

Enligt föreningens resultatrapport uppgår de totala rörelseintäkterna för 2018 till 860 967 kronor, varav 500 530 kronor i resultatrapport anges vara i form av bidrag från kommuner och idrottsföreningar. Det kommunala bidraget från Botkyrka kommun uppgår enligt kommunen till 346 462 kronor. Egenfinansieringen består av medlemsavgifter vilka enligt resultatrapporten uppgår till 344 102 kronor, motsvarande 40 procent.

Bidraget från Botkyrka kommun består av följande:

 Aktivitetsbidrag för idrottsföreningar Vår 17 105 255 kronor

 Aktivitetsbidrag - idrott feb 2018 86 485 kronor

 Aktivitetsbidrag - idrottsföreningar augusti 2018 89 722 kronor

Anläggningsbidrag 65 000 kronor

Föreningen bedriver kampsportsverksamhet för ungdomar och klassificeras därmed som en idrottsförening enligt kommunens bidragsregler. Idrottsföreningar kan söka aktivitetsbidrag och anläggningsbidrag. Aktivitetsbidragets storlek baseras på antalet sammankomster/deltagartillfällen samt medlemmarnas ålder samt kön.

Föreningen har inkommit med deltagarlistor för aktiviteterna. Föreningen har även erhållit anläggningsbidrag. I bokföringen har vi återfunnit fakturor som styrker att föreningen har lokalhyror för en lokal i Botkyrka.

3.5.3. Medlemsantal och -avgifter

Enligt Botkyrka kommuns bidragsregler ska minst 51 procent av medlemmarna i föreningen vara bosatta i Botkyrka kommun för att föreningen ska vara

bidragsberättigad. Vi har erhållit REI kamsportsförenings medlemsregister. Av medlemsregistret framgår förnamn, efternamn, adress, postort och personnummer (ålder). Av medlemsregistret är minst 157 av 229, eller ca. 68 procent, registrerade medlemmar registrerade i stadsdelar inom Botkyrka kommun. Vi har

stickprovsgranskat folkbokföringsadressen för 16 medlemmar, vilka valts ut

slumpmässigt, för att kontrollera existens och folkbokföringsadress. Kontrollen har gjorts mot Infotorg, stickprovskontrollen genomfördes utan anmärkning.

Maj 2019

Kultur och fritidsförvaltningen, Botkyrka kommun 18 av 23

PwC

Emellertid ska det nämnas att det framgår av stickprovskontrollen att 5 av 16 kontrollerade medlemmar är över 20 år gamla.

Av kommunens bidragsregler framgår också att föreningens ekonomi måste innefatta medlemsavgifter. Som nämnts ovan uppges i resultatsammanställningen att föreningen erhållit 344 102 kronor i medlemsavgifter. Det finns flertalet avier samt utdrag från föreningens bankkonto för inbetalningar kopplade till

medlemsavgifter. På uppmaning av kommunen har föreningen även från och med 2019 infört registrering av medlemsavgifter i systemet Sportadmin.

3.5.4. Kostnadsstruktur och verksamhetsvolym

Enligt resultatrapporten uppgår de totala kostnaderna för räkenskapsåret 2018 till 822 366 kronor. De största enskilda posterna är följande:

 Lokalhyra

 Löner

194 483 kronor 175 529 kronor

 Tävlingsavgifter, övriga verksamhetskostn.

 Reparation och underhåll

 Övriga externa kostnader (ej avdragsgilla)

133 728 kronor 95 260 kronor 45 302 kronor

 Inköp av varor och material (+kiosk)

 Förbrukningsinventarier

 Fast och mobil telefoni

 Utbildning

 Representation (ej avdragsgill)

28 179 kronor 23 792 kronor 22 806 kronor 16 025 kronor 17 485 kronor

 Övriga resekostnader 3 824 kronor

I bokföringen finns verifikationer avseende lokalkostnader för adressen där föreningen enligt sin hemsida bedriver verksamheten. Vid stickprovskontroll framgår att fakturamottagaren för dessa verifikationer är REI kampsport. Efter den översiktliga genomgången av verifikationerna kan vi också konstatera att det för flertalet verifikationer finns svårigheter att se en tydlig koppling till föreningens verksamhet. För erhållen förklaring se vidare under nästa rubrik.

3.5.5. Bokföring

Mindre ideella föreningar omfattas normalt inte av bokföringslagen. Detta under förutsättning att ingen näringsverksamhet bedrivs och att tillgångarna inte överstiger 1,5 mnkr.

Mot den bakgrunden har vi endast granskat föreningens bokföring utifrån vad som kan anses vara en godtagbar miniminivå, dvs. att bokföringen är kronologisk (löpande bokfört efter datum med angivande av verifikationsnummer) och systematisk (bokfört på likvidkonto samt på kostnads- och/eller intäktskonto).

Vidare har vi urvalsmässigt granskat att det finns tillfredsställande underlag till bokföringsposterna samt att fakturorna förutom för nedan berörda undantag är ställda till föreningen. I detta sammanhang kan nämnas att syftet inte är att genomföra en regelrätt revision av föreningens räkenskaper, utan granskningen sker med avsikt på kultur- och fritidsnämndens krav och regler i egenskap av bidragsgivare.

Föreningens balansomslutning uppgår till 234 423 kronor. Tillgångarna består av bankmedel på checkräkningskonto uppgående till 20 673 kronor och förutbetalda kostnader uppgående till 22 500 kronor, hyresdeposition 52 000 kronor samt

Maj 2019

Kultur och fritidsförvaltningen, Botkyrka kommun 19 av 23

PwC

övriga bankkonton 139 250 kronor. Bokföringen omfattar 310 verifikationer och utgörs av en verifikationstyp.

Nämnvärt är att föreningen i samband med revision 2017 och efter beslut i Kultur- och fritidsnämnden fick en åtgärdslista över åtgärder föreningen ombads att vidta.

Revisionen för 2017 färdigställdes under september 2018 och beslut från nämnden kom oktober, varvid stora delar av 2018 redan hade gått innan förändringar inleddes. Till del har vi därför i denna granskning fångat upp samma saker som i granskningen för år 2017.

Nedan lämnas synpunkter kring standarden på föreningens bokföring:

 Bokföringen är IT-baserad som bedöms uppfylla de grundläggande kraven kring kronologi och systematik.

 Avseende verksamhetens kostnader bedömer vi att det för flertalet av utgifterna saknas en tydlig koppling till verksamheten. Nämnvärt är att det återkommande finns kvitton avseende inköp av mat, kaffe och fika för en eller två personer. För majoriteten av utläggen anges anledning styrelse- eller tränarmöte. Vid intervju förklaras dessa utgifter med att föreningens lokal inte har ett pentry och att styrelse och tränare planerar sin verksamhet över mat eller kaffe på annat ställe. I samband med revision 2017 påpekades att dokumentation kring dessa möten var bristfällig samt att det ställdes krav på dels tydligare dokumentation samt större restriktivitet avseende dessa möten. Vid intervju uppges att föreningen börjat vidta åtgärder för att tydligare dokumentera och göra dessa möten mer restriktiva mot slutet av 2018. Visst stöd för detta identifieras i erhållen bokföringspärm då

frekvensen av inköp av mat och dryck noterade med styrelse- eller

tränarmöte blir lägre mot slutet av året. Exempel på underlag för vilka ovan beskrivna förklaring anges återfinns dock även mot slutet av året.

 För ett antal transaktioner upptagna i verifikationslistan saknas faktura eller kvittounderlag. Det förklaras vid intervju med att revisionen år 2017 var en väckarklocka för föreningen och att man i samband med den skärpte sina rutiner för hantering av kvitton och utlägg. Innan rutinerna skärptes mot slutet av 2018 beskrivs dock att vissa underlag kan ha försvunnit.

Stickprovskontroll avseende sista kvartalet, oktober-december, år 2018 visar dock att adekvata underlag saknas i bokföringspärm även under denna period.

 I bokföringsunderlaget har vi även noterat att det finns bl.a. hotell- och flygkostnader noterade som utlägg Gran Canaria och utlägg USA.

Redovisning för hur dessa utgifter är relaterade till verksamheten återfinns i bokslutspärm. Utifrån erlagda underlag i form av sammanställning av utgifter samt kvitton går det överlag att utläsa vad utgifterna avser. Noterade utgifter uppgår dock till totalt 48 904 kronor och omfattar resor endast för ett fåtal medlemmar, (mellan två och fem personer, alltid inkluderat styrelsemedlemmar). Vid intervju framhålls att dokumentation av revisorernas syfte och vilka som deltagit förbättrats på uppmaning av kommunen och med anledning av tidigare revision 2017. Vidare beskrivs att föreningen framgent beslutat bli mer restriktiv med denna typ av resor. Det

Maj 2019

Kultur och fritidsförvaltningen, Botkyrka kommun 20 av 23

PwC

framhålls dock att dessa resor är viktiga för föreningens tränare och elitutövare för inspiration, elitträning och elittävlingsverksamhet. Detta beskrivs gynna breddverksamheten genom de erfarenheter de deltagande tar med sig tillbaka. Att så relativt få medlemmar deltagit vid dessa resor

förklaras med deras tävlings- och elitinriktning.

 Hyresavier avseende föreningens lokal är utställd till MGF Stockholm

AB/MA Concept Handelsbolag. Underlag styrker att MGF Stockholm AB har avyttrats under 2018. Vi noterar dock att MA Concept HB kvarstår och att Bolagsman för MA Concept Handelsbolag är styrelsemedlem i REI

kampsport Botkyrka. Vid intervju beskrivs bolagen ha upprättats på begäran av hyresvärd, vilken inte vill hyra ut lokaler till föreningen av momstekniska skäl. Det kvarstående handelsbolaget beskrivs vidare endast stå på

föreningens lokalhyra, andra fasta kostnader som försäkringar, el och telefoni, samt vissa inköp i samband med renovering inför byte av lokal under 2018. Redan i samband med revision 2017 bedömdes dock

föreningens förklaring till bolagens existens och relation till föreningen som otillfredsställande. Då vi inte inom ramen för denna granskning inte tagit del av MA Concept HBs fullständiga bokföring kan vi inte uttala oss med säkerhet om detta uppläggs riktighet.

 Vid kontroll av bokslutspärm noteras ett antal fakturor avseende

telefonabonnemang utställda till styrelsemedlemmar i föreningen istället för till föreningen. Detta beskrivs vid intervju ha uppdagats i samband med revision 2017 och telefon- och internetabonnemang beskrivs nu vara ställda till föreningen. Detta har verifierats mot faktura avseende

telefonabonnemang med anslutet internet avseende faktureringsperioden januari 2019.