Reseräkningar

Granskad period är 2016-06 till 2017-05. I årets granskning har 6575 reseräkningar granskats. Varje reseräkning kan ha flera utlägg och varje registrerat utlägg motsvarar en unik rad. Granskningen omfattar därmed 11 764 utlägg/rader. Andelen utlägg som redovisats på rätt sätt är 81 %, alltså har 19 % av utläggen en notering. De största avvikelserna återfinns i utlägg som avser påfyllning av reskassa, utlägg som saknar godtagbart kvitto och utlägg där kostförmån inte har redovisats.

Skillnaden i urval och antal granskade rader mellan årets och föregående års granskning är stor, varför en jämförelse mellan åren är svår att göra. Årets granskning omfattar samtliga utlägg på de utvalda kostnadsställena. I 2016 års granskning prioriterades utlägg där kostnaden översteg 4999 kronor. Utöver dessa rader gjordes ett stickprov.

Trafikverket (Företag 11)

Företag 11 står för störst andel granskade rader, 11258 av 11764 rader. Det är i företag 11 som flest noteringar gällande reskassa och utlägg för tåg återfinns. Kvitton som saknas samt kostförmån som inte redovisats ligger också högt med avseende på antalet noteringar.

Förarprov (Företag 14)

454 av de granskade raderna avser utlägg gjorda inom enheten Förarprov. 76 % har redovisats på rätt sätt. Förarprov utmärker sig genom att stå för nästan en tredjedel av de totala noteringarna rörande ”Inköp av material”. Där kan inköp till mindre kontor vara en bidragande orsak.

Färjerederiet (Företag 32)

Endast 52 rader tillhörande företag 32 har granskats. 83 % har redovisats på rätt sätt och granskningen visar inte på några större problemområden inom Färjerederiet.

2.3.1 Reseutlägg

Av de 11 764 granskade reseutläggen följer 81 % Trafikverkets regler och etiska

förhållningssätt. De övriga 2279 (19 %) reseutläggen har en notering. De största avvikelserna fördelas enligt nedan.

Reskassa 22 %

Godtagbart kvitto saknas 21 % Fri måltid inte redovisad 16 % Utlägg för tåg (bokning utanför Trafikverkets avtal)

6 %

Inköp av material 3 %

Kvitto är inte läsbart 3 % Ofullständig information 3 %

I likhet med vad som gäller som krav på leverantörsfakturor enligt ”Attestordning” (TDOK 2010:293) har granskningen förutsatt att underlagen som bifogas reseräkningarna ska innehålla den information som bedöms som nödvändig för att förstå vad utlägget avser.

Exempel på tillfällen då avvikelsen ”Godtagbart kvitto saknas” har noterats är när endast bokningsbekräftelse bifogats, när biljetter där datum, belopp och moms inte framgår bifogats, när egenhändigt handskrivna lappar bifogats eller när kvitto helt saknas. Det förekommer också att endast kontoutdrag från kreditkort och fakturor utan

betalningsbekräftelse används som kvittounderlag.

Granskningen har uppmärksammat risker i hanteringen av kollektiva resor där betalning sker med så kallad reskassa. En reskassa kan beskrivas som ett i förväg inbetalt belopp som används till betalning av buss- och tågbiljetter. Ett kort laddat med reskassa är ofta

opersonligt och kan därmed användas av flera personer. Då utlägg för reskassa tas upp i reseräkning utan att specificera för vilka resor kostnaden avser försvåras kontrollen av utläggets riktighet och rimlighet. Tydliga riktlinjer saknas för den här typen av utlägg.

I granskningen av reseräkningar i Heroma framkom det att trafikverksanställda vid 354 tillfällen till synes inte har redovisat fria måltider korrekt (se 2.2 Fria måltider, för en

beskrivning av vad detta avser). IR:s bedömning är att detta oftast avser fri frukost som ingår i logi och det kan inte uteslutas att otydligheter i Heroma delvis är orsak till detta.

# Observation Rekommendation Ansvar

9 Det förekommer att reseutlägg saknar godtagbart kvitto eller att endast del av kvitto och/eller att suddiga kvitton bifogas.

[Risk = Måttlig]

Tillse tillfredsställande kvalitet på verifikat som bifogas reseräkning.

HR

10 Definition av vad som utgör ett kvitto bör förtydligas. Därvid bör specificeras vilka uppgifter som ska finnas och vara läsbara på kvittot.

[Risk = Måttlig]

Komplettera instruktioner och riktlinjer med

kvalitetskrav på kvitton.

HR

11 Granskningen har uppmärksammat risker i hanteringen av kollektiva resor där betalning sker med så kallad reskassa. Då utlägg för reskassa tas upp i reseräkning utan att specificera för vilka resor kostnaden avser försvåras kontrollen av utläggets riktighet och rimlighet. Tydliga riktlinjer saknas för den här typen av utlägg.

Förtydliga riktlinjerna för hantering av reskassa.

HR

2.3.2 Attest av reseräkning Underlag

Enligt riktlinjen ”Tjänsteresor” (TDOK 2010:222) ska reseräkningar registreras i Heroma Rese och underlaget ska granskas och godkännas av attestbehörig chef.

Årets granskning av utbetalningar visar på brister i granskningen i samband med attest. Av de 11 764 granskade raderna har 722 rader (6 %) attesterats och utbetalningar har gjorts trots att underlagen är bristfälliga. De 722 noteringarna fördelas enligt nedan:

Godtagbart kvitto saknas 479 Verifikat styrker inte utlägg 56 Datum på kvitto stämmer inte

överens med reseräkning

55 Kvitto nyttjat flera gånger 54 Utbetalt belopp stämmer inte

överens med belopp enligt kvitto

47 Kostnader av personlig karaktär,

utlägg för personliga kostnader

31

Kvittodokument

IR har genomfört en separat granskning i Heroma i syfte att se om samma kvittodokument har nyttjats mer än en gång av samma medarbetare, utan att detta uppmärksammats av beslutsattestanten. Att samma kvittodokument har nyttjats flera gånger kan vara tecken på en oegentlighet eller ett misstag, men kan också ha en godtagbar förklaring, t.ex. ett

kvittodokument innehållande flera kvitton som redovisas på olika reseräkningar. Av 429 granskade rader innehåller 166 rader en notering:

Kvittodokument nyttjat flera gånger

106

Godtagbart kvitto saknas 28 Datum på kvitto stämmer inte

överens med reseräkning

23

Övrigt 9

# Observation Rekommendation Ansvar 12 Det förekommer att

reseräkningar attesteras trots bristfälliga underlag.

[Risk = Hög]

Tillse att attest görs på tillfredsställande underlag.

HR

13 Det förekommer att samma kvittodokument nyttjas mer än en gång.

[Risk = Hög]

Inför kontroll för att få en underrättelse om identiskt kvittodokument på utlägg som återkommer på flera

reseräkningar och utred förekommande fall.

HR

Riskvärdering och sammanfattande bedömning

Internrevisionen tillämpar Trafikverkets kriteriemodell för riskvärdering av respektive observation (TDOK 2010:163):

Internrevisionen tillämpar följande kriterier i den sammanfattande bedömningen av intern styrning och kontroll i relation till revisionens omfattning:

Bedömning Kriterier

Tillfredsställande med mindre

förbättringsmöjligheter Rapporten innehåller observationer värderade med måttlig risk

Till stor del tillfredställande med

vissa förbättringsmöjligheter Rapporten innehåller minst en observation värderad med hög risk Till viss del otillfredsställande med

förbättringsmöjligheter Rapporten innehåller ett betydande antal observationer värderade med hög risk

Till viss del otillfredsställande med

stor(a) förbättringsmöjlighet(er) Rapporten innehåller minst en observation värderad med mycket hög risk

Otillfredsställande med flera stora

förbättringsmöjligheter Rapporten innehåller flera

observationer värderade med mycket hög risk