Företaget är ett leverantörsberoende bolag vilka exklusivt inriktar sig till privatpersoner och för det digitaliserade hemmet. De har 25 års erfarenhet inom IT-branschen. Det här gör att de har starka leverantörskontakter, väl fungerande organisation samt marknadens största lagerförda produktsortiment.
Respondent C arbetar som Performance Controller och följer upp företagets finansiella mål. Respondent C:s arbetsuppgifter är att bestämma deKPI:er som ska visas samt följa upp de finansiella mättalen. Företaget använder BI i syftet att analysera försäljningen eftersom de inte har något annat system stödjande den möjligheten.
Respondent C berättade att de inom företaget använder BI systemet på en operativ nivå, och är till för anställda inom ledning, inköp, finans, sälj, marknad, logistik samt
25 produkt. De använder inte BI system inom Human Resources. När jag frågade vad anledningen till det var, svarade respondent C: ”Vi använder inte BI inom HR eftersom vi anser att det inte finns någon information där som skulle vara intressant att följa upp”
(Anonym, Personlig kommunikation, 21 mars 2012) 4.3.1 Övervakning
Respondent C förklarade att de inom företaget har valt KPI utifrån data de hade innan implementeringen av BI systemet. De har sedan kompletterat mättalen med önskemål från de anställda. En del KPI har också skapats utifrån att respondent C eller andra inom företaget har märkt av informationsglapp. Respondent C berättade också att de framställer KPI om de skulle upptäcka ett område de vill bli bättre inom.
Skulle de anställda inom företaget till exempel upptäcka att de tappa order är det viktigt att undersöka vad det beror på. Då försöker Respondenten C eller någon annan anställd hitta KPI besvarande den frågan, avgörande är om det finns data täckande området. Skulle ett problem uppkomma gräver sig respondent C med hjälp av BI systemet ner i företagets data och ta fram aktuell informationen. Därefter sker kontinuerlig uppföljning av informationen. Enligt Respondent C jobbar de anställda inom företaget med att ta fram en trädstruktur för att enkelt kunna se underliggande faktorer och enkelt kunna hitta anledningar till uppkomna problem.
Respondent C berättade att de är noga med att följa upp statistiken med föregående år för att hitta anledningar till eventuella avvikelser. Enligt Respondent C har de inget specifikt intervall där de kontrollera statistiken, utan de kontrollerar och följer upp den när de känner för det. Märker någon anställd av ett problem fokuserar Respondent C extra noga på att övervaka samt följa upp den KPI berörande problemet När de anställda i företaget ska fatta beslut utifrån KPI förklarade Respondent C att det är viktigt att KPI:erna har hög validitet så det kan gå att förlita sig på mättalen och fatta beslut på pålitliga grunder.
Respondent C berättade att företaget inte har sina KPI i linje med företagets strategiska mål. Anledningen till det är enligt Respondent C, ”Vi ser i dagsläget inte någon koppling mellan våra KPI och de mål vi har inom företaget” (Anonym, Personlig kommunikation, 21 mars 2012).
Respondent C berättade att BI systemet inte är anpassat efter hur de arbetar och företagets mål. Respondent C menar att anledningen till det är för att de anställda inom företaget inte är tillräckligt bra på det, Respondent C och de anställda inom företaget vet idag inte hur de ska uppnå det. Respondent C tror att när de har bytt affärssystem har de mer resurser för att kunna strukturera upp deras BI system
26 efter företaget strategiska mål. Då Respondent C är noga med att påpeka att det är viktigt att KPI:erna ligger i linje med företagets mål.
Enligt Respondent C delas och anpassas KPI inom de olika delarna i företaget. Det här eftersom Respondent C förklarade att olika anställda inom företaget är i behov av olika information, vilket leder till att rätt personer enkelt kan utföra analyser på rätt typ av data.
4.3.2 BI Analys
För att det ska vara enkelt för anställda inom företaget att analysera data väljer Respondent C att endast använda sig av tabeller. Respondent C hade personligen föredragit att visa informationen i andra visualiseringselement. Men Respondent C berättade att företaget inte har resurser till att lägga ner tid i BI systemet.
Respondent C berättade att det är viktigt att de anställda är utbildade och förstår informationen. Vet de anställda det blir det enklare för dem att analysera, använda och tolka data. Respondent C påtalade att det främst är viktigt att kunna tolka data rätt eftersom analyser kan variera på till exempel olika säljdata. Respondent C berättade också att det är viktigt att den anställde vet hur data ska jämföras med företagets budget. Tillsist berättade Respondent C:
”Det krävs ett genuint intresse av att vilja gräva i siffror, kunskap om hur systemet fungera samt vilja veta hur data är strukturerad för att förstår hur vissa saker hänger ihop ”
(Anonym, Personlig kommunikation, 21 mars 2012).
4.3.3 Målstyrning
Företaget har tydliga mål men det är inget de har anpassat ditt BI system efter.
Företaget använder sig inte av rapportering. När jag frågade varför så svarade respondent C att de inte har resurser till att göra det. Respondent C berättade att när de i framtiden har strukturerat upp sitt BI system så planerar de att använda sig av rapportering.
27 4.3.4 Sammanfattning Respondent C
Respondent C Rubrik
Använder BI för att analysera försäljningen.
Använder BI systemet på den operativa nivån.
Använder inte BI systemet inom HR.
Företaget
KPI utifrån föregående system, önskemål samt informationsglapp.
Kontinuerlig uppföljning av information vid uppstående problem.
Använder BI system för att hitta anledningen till uppkomna problem.
Ingen kontroll funktion av statistiken.
Viktigt att KPI:erna har hög validitet.
KPI:erna är inte kopplade till företagets strategiska mål.
Anpassning av informationen efter de olika avdelningarna.
Övervakning
Använder sig endast av tabeller.
Viktigt att de anställda är utbildade för att kunna tolka data rätt.
Det krävs ett genuint intresse av att vilja gräva i siffror, kunskap kring hur systemet fungerar, samt hur data är strukturerad för att förstå hur vissa saker hänger ihop.
BI Analys
Företaget har tydliga mål men det är inget de har anpassat BI systemet efter.
BI systemet är inte anpassat efter hur de arbetar, det krävs resurser för att kunna strukturera upp BI systemet.
Använder sig inte av rapporter.
Målstyrning
Tabell 5 Sammanfattning respondent C