Sammanfattning Respondent D - Business intelligence: Framgångsfaktorer vid användningen av ett

4.4 Respondent D

4.4.4 Sammanfattning Respondent D

Respondent D Rubrik

 Med hjälp av BI systemet kan användarna se säljstatistiken.

 Genom BI systemet uppnår företaget yteffektivitet samt ytproduktivitet.

 BI systemet används för att stödja planering.

 BI systemet används inom strategiska, taktiska samt operativa nivån inom företaget.

 Viktigt att alla avdelningar ta del av all information.

Företaget

 Företaget har vissa KPI i linje med de strategiska målen.

 Använder en metod vid framtagning av KPI.

 Fokus på försäljning.

 Valideringskontroll innan beslut, ingen kontroll vid mindre beslut.

 Använder sig inte av dashboards.

 Använder sig av tabeller.

Övervakning

 Använder sig av flerdimensionella vid skapandet av rapporter.

 Krävs kunskap kring hur systemet fungerar. Så att användaren kan navigera sig runt.

 Utbilda användare så att de kan hantera samt analysera rapporter.

 Krävs engagemang samt ett intresse hos de anställda.

 Viktigt att förbereda de anställa tidigt vid implementeringen av ett BI system för att skapa ett engagemang.

BI Analys

 Har tydliga mål och arbetar mot att anpassa BI systemet därefter.

 Målet är att de anställda ska analysera rapporter och utifrån dem fatta beslut, det Målstyrning

härär en pågående process.

Tabell 6 Sammanfattning respondent D

4.5 Respondent E

Företaget startades 2000, deras affärside är att sälja produkter på postorder via internet. Företaget säljer förbrukningsprodukter vilka lämpar sig bra för e-handel.

De är en av de största aktörerna inom sitt område i världen då de befinner sig på en marknad i 15 olika länder.

Respondent E:s arbetsuppgifter är att samla ihop och hantera informationen i deras e-handel, besökare och lagersystem. Respondenten ser till att de anställda inom de olika avdelningarna får tillgång till rätt information.

Respondent E berättade att anställda inom företaget väljer att använda BI systemet eftersom de får tillgång till detaljerad data. Med hjälp av BI systemet kan de få tillgång till samma information fast per land och stad istället. BI systemet hjälper företaget att hitta mönster och tecken de inte har haft möjlighet till innan. Den här möjligheten får de eftersom personalen själva kan rapportera och göra uppföljningar.

Ungefär en fjärdedel av de anställda på företaget använder BI systemet berättade respondent E. BI systemet används på strategiska, taktiska samt operativa nivån.

Enligt respondent E bör alla delar inom företaget ta del av statistiken för att kunna genomföra analyser. Genom att alla fårtillgång till BI systemet får de anställda en bättre insikt om hur den enskildes handlingar påverkar företaget.

4.5.1 Övervakning

”Den största vikten när vi tar fram KPI är att vi ska ha hög validitet”

(Anonym, Personlig kommunikation, 16 mars 2012) Det Respondent E först och främst tänker på vid framställningen av KPI är att de måste ha hög validitet så att besluten tas på pålitliga grunder. Respondent E uttryckte därför att det är viktigt att de vid framtagandet av KPI hittar rätt källa med exakt information. För ökad validitet och bättre beslutsunderlag så berättade respondent E att anställda inom företaget kontrollerar sina KPI en gång varje vecka.

Det här gör de genom en manuell kontroll på statistiken. Respondent E berättade att de ofta får fram rimlig statistik, men de kan inte avgöra till 100 % om den är korrekt.

32 Respondent E menar att det är svårt att få statistiken stämma till 100 %, det här eftersom det är svårt att kontrollera det. Oftast så skiljer sig statistiken med någon procent, vilket är pålitliga grunder enligt respondenten.

Respondent E berättade att de anställda inom företaget gemensamt bestämmer vilka KPI detska fokuseras på. KPI framställs även när uppkomst av informationsglapp uppkommer. I dagsläget har de alla KPI finansiellt fokuserade.

Anledningen till det är enligt respondent E att ”vi har inte tänkt så mycket längre”

(Personlig kommunikation, 16 mars 2012). Enligt Respondent E vill de se KPI:erna direkta påverkan på företagets budget.

Respondent E förklarade vikten av att tänka rätt vid framtagningen av KPI. Ska de till exempel kontrollera unika besökare på hemsidan veckovist så kan det vara 5 unika en vecka och 10 nästa vecka. Skulle de istället ändra intervallet till 2 veckor så kan det förekomma endast 8 unika besökare. Därför påtalade respondent E att det är viktigt att veta vad som ska mätas annars kan det blir fel och bidra till en onödig kostnad. För få fram önskade KPI berättade Respondent E att det är viktigt att bakomliggande system är 100 procent anpassat. Är det inte det så kan KPI:er bli svåra att kontrollera. Respondent E berättade deras underliggande system inte är 100 procent anpassat vilket bidrar till att det blir komplext att få fram önskad data.

De kan till exempel inte se vilka av de order som läggas som skickar iväg samma dag.

Enligt respondent E så har inte företaget sina KPI i linje med de strategiska målen.

Det här eftersom de

”Strategiska målen på det här bolaget är väldigt luftiga, så det är inget som vi anpassar KPI:erna efter”

(Anonym, Personlig kommunikation, 16 mars 2012).

Respondent E berättade också att det är komplext att få fram viss information eftersom data inte finns lagrad i databasen. Respondent E menar att de istället använder BI system för att uppnå vissa små mål inom företaget. Till exempel om de vill minska lagret så kan det ta hjälp av BI systemet. Enligt respondent E är BI systemets syfte att ge anställda inom företaget en bild av hur det ser ut för stunden.

Med det menar Respondent E att det är viktigt att inte fastna så mycket i vad siffrorna säger, vilket bidrar till att de chansar en del vid beslutsfattande.

Respondent E berättade att de har testat att använda sig av dashboards men att de anställda endast varintresserade av att övervaka och följa upp statistiken genom rapportering. De avlägsnade därför sina dashboard inom alla avdelningar förutom marknadsavdelningen, eftersom det krävs en dashboard när webbstatistik ska övervakas. Respondent E förklarade vikten i att rätt data når ut till rätt personer.

Det här gör så att olika avdelningar får tillgång till anpassad data. Enligt respondent

33 E är det här användbart när till exempel en order ska analyseras, en order kan ha olika betydelse för olika anställda. Genom att rätt person får rätt data så minskar risken för att fel data analyseras. Respondent E berättade att det bidrar till dubbelarbete istället, de har inget smidigt sätt att lösa de på vilket gör att data blir lagrat på flera ställen. Ett annat uppkommande problem är att det kan finnas fem olika sätt att kolla på en order, att då lyckas namnge orderna så att de anställda på företaget förstår vilken order de ska följa upp och analysera, är ett problem respondent E samt övriga anställda på företaget ständigt kämpar med.

4.5.2 BI Analys

För att underlätta analyserna berättade respondent E att företaget använder sig av tabeller för visualisering av data. Respondent E förklarade att tabeller är lättast att förstå. Det här bidrar också till att fler anställda inom företaget kan genomföra analyser. Anställda kan välja om informationen ska visas i grafer och diagram, dock görs analyser och uppföljning endast i tabellform. När komplexa frågor ska besvaras använder respondent E sig av flerdimensionella visualiseringsverktyg. Om flerdimensionella verktyg ska användas måste verktyget tas fram manuellt av en anställd på företaget. Det här ökar risken för att analyserna blir fel. Skaparen av verktyget måste se till så att den använder sig av exakt rätt information. Respondent E föredrar därför istället att använda sig av automatiska rapporter från systemet då det är pålitligare.

Respondent E tycker även att det är komplext att få tillgång till rätt data, oftast krävs det 5-6 klick för mycket innan det går att analysera rätt information. Respondent E berättade att BI system blir känsligare och mer kritiska gällande navigeringen samt framställningen av rapporter. Det krävs kontinuerligt mer kunskap från de anställda eftersom systemen inte är användarvänliga. BI systemen fungerar bra och effektivt men det krävs kunskap om underliggande datastruktur för att klara av att navigera sig runt, tolka och förstå data.

4.5.3 Målstyrning

Företaget har inga tydliga mål och har därför inte BI systemet anpassat efter det.

När jag började ställa frågor gällande rapportering så förklarade respondent E att företaget använder sig av ad Hoc rapportering. Vilket betyder att de anställda kan hämta den information de är ute efter när de är i behov av den. Det här fungerar enligt respondent E utmärkt i deras företag. Då slipper anställda få pappershögar med rapporter utan de kan istället automatiskt få ut den informationde vill ha. Det här bidrar till att de enkelt kan följa upp den information de finner intressant.

34 4.5.4 Sammanfattning av Respondent E

Respondent E ^Rubrik

 Företaget får tillgång till mer data.

 Stödjer företaget i att identifiera mönster.

 Används på den strategiska, taktiska samt operativa nivån.

 Användaren kan rapportera samt göra uppföljningar.

 Anställda får en bättre insikt genom tillgången av data.

Företaget

 Viktigt att hitta rätt källa med exakt information vid framtagningen av KPI.

 Genomför kontroll av KPI en gång i veckan för hög validitet.

 Bestämmer KPI gemensamt inom företaget.

 Alla KPI är finansiellt fokuserade för att användarna vill se en direkt påverkan på företagets budget.

 Viktigt att tänka rätt och veta vad som ska mätas vid framtagningen av KPI.

 Har inte sina KPI i linje med företagets mål. Eftersom de inte vet vad som ska mätas, saknas lagrad data i databasen.

 Använder BI systemet vid vissa mindre mål inom företaget.

 Viktigt att det bakomliggande systemet är 100 % anpassat.

 Viktigt att rätt data når ut till rätt personer. Problem: Dubbelarbete.

Övervakning

 Tabeller vid visualisering av data.

 Krävs kunskap kring underliggande datastruktur för att kunna navigera sig runt, tolka samt förstå data.

BI analys

 Har luddiga mål inom företaget.

 Använder sig av rapportering.

 Automatgenererande rapporter.

Målstyrning

Tabell 7 Sammanfattning respondent E

5 Analys

______________________________________________________________________________________

I Analyskapitlet kommer jag jämföra den teoretiska referensramen med den insamlade empirin för att kunna identifiera skillnader samt likheter.

______________________________________________________________________________________

Eftersom att jag nu har undersökt hur BI system används inom företag så ska jag genomföra en jämförelse med den teoretiska referensramen för att försöka besvara min problemformulering vilken är följande: Vilka framgångsfaktorer påverkar användningen av ett BI system?

Jag har valt att börja med en kort analys om hur företag använder BI systemet i allmänhet.

BI systemet används frekvent på olika nivåer inom företag. Respondent C använder endast BI systemet på den operativa nivån. Medan respondent D och E använder BI systemet på både strategiska, taktiska samt operativa nivån. Även respondent B påtalade att BI system bör användas inom strategiska, taktisk samt operativa nivån, vilket även Borking et al., (2009) samt Miller et al., (2006) skriver. Respondent A förklarade att BI systemet endast ska användas på strategisk samt taktisk nivå vilket samtycks av Bucher et al., (2009) samt Turban et al., (2011). Även om åsikterna är olika finns det utrymme för BI system att användas på alla nivåer inom ett företag.

Fördelar anställda inom företag får med BI system är enligt respondent A att de direkt kan se hur handlingar påverkar budgeten. Respondent B förklarade att BI systemet ger anställda möjligheten att fatta välgrundade beslut. Respondent C kan med BI systemet analysera sin försäljning mer detaljerat, detta har de inte haft möjlighet till att göra med något annat system. Respondent D berättade att de med hjälp av BI system kan se försäljningen vid en viss tidpunkt vilket bidrar till att de kan enkelt kan planera sin försäljning. Vilket även Turban et al., (2011) nämner.

Respondent E berättade att de med hjälp av BI systemet får tillgång till detaljerad data vilket gör att de kan se mönster och trender de inte har haft möjlighet till innan.

Tillgång till detaljerad data är enligt Hocevar och Jaklic (2010) en fördel med BI system.

Vi kan ovan konstatera att de förekommer likheter med den teoretiska referensramen. Nedan kommer jag vidare att analysera fram framgångsfaktorer.

Fokus på vad företag bör mäta inom sin verksamhet är varierande. Konsulterna (Respondent A samt B) påtalade att företag bör mäta alla områden inom

36 verksamheten. Det vill säga både finansiella samt icke finansiella områden. Det här skriver också författarna, Bosilj-Vuksic et al., (2008) samt Borking et al., (2009) som viktigt att tänka på. Ingen av de användare (Respondent B,C samt D) mäter de icke finansiella områderna. Anledningen till det här är enligt Respondent C att de inte ser någon nytta med att utföra mätningar inom till exempel HR, samt Respondent E vilken vill se direkt påverkan på dess budget.

För att få fram KPI vilka både är finansiella samt icke finansiella använder sig respondent A av BSC, vilket enligt Bosilj-Vuksic et al., (2008) är en bra metod att använda sig av. Även respondent D tar fram sina KPI med hjälp av en metod. Genom att använda sig av en metod lyckas respondent D att successivt få sina KPI i linje med företagets mål, vilket enligt Turban et al., (2011) är viktigt. Även respondent B berättade att det är viktigt att företag har sina KPI i linje med dess mål. För att uppnå det väljer respondent B ut KPI tillsammans med kund. Respondent C och E tar fram sina KPI efter vad de gemensamt kommer fram till inom företaget samt vi förekommande informationsglapp. De båda Respondenterna har inte sina KPI i linje med företagets mål.

Framgångsfaktor:För att med KPI:er lyckas täcka både finansiella samt icke finansiella områden samt lyckas få KPI:erna i linje med företagets mål är en lösning att ta hjälp av etablerade tillvägagångssätt

Om företaget inte har en fungerande understruktur vilket kan leverera korrekt information blir det komplext att få fram önskade KPI (Borking et al., 2009, Turban et al., 2011). Det här upplever Respondent E vara bristande inom företaget.

Respondent E kan vid vissa tillfällen inte få fram den information de efterfrågar då det underliggande system inte stödjer BI systemet full ut. För att lyckas använda BI systemet fullt ut kan det här vara en viktig aspekt för företag att tänka på (Borking et al., 2009, Turban et al., 2011).

Framgångsfaktor: För att användaren ska kunna få tillgång till önskad information kan en lösning vara att se till att ha en fungerande understruktur som är anpassat efter BI systemet.

När respondent A tar fram KPI åt sina kunder undersöker respondenten vilken data som finns lagrad i kundens databas, vilket påverkar framtagningen av KPI.

Respondent E har upptäckt är att det är svårt att få fram viss information eftersom inte data finns lagrad i databasen. Respondent B berättade att det krävs tillräckligt med data lagrad i databasen för att hitta rätt data att analysera. Att data finns lagrad är enligt Karim (2011) en förutsättning för att företaget ska kunna använda BI systemet syftande till att bland annat kunna välja och manipulera data.

37 Framgångsfaktor: För att lyckas få fram önskad KPI är en lösning att se till så att rätt data lagras.

Något användarna (Respondent C, D samt E) av BI systemet har betonat vara viktigt, men vilket varken har framkommit i den teoretiska referensramen eller vid intervju av BI konsulterna, är att KPI:erna ska ha hög validitet så att mätningar utförs på rätt data. Görs detta inte, kommer beslut att tas på felaktig data. För att försäkra sig om att KPI:erna har hög validitet påtalade respondenterna att en kontinuerlig kontroll av KPI:erna ska genomföras. Respondent E genomför en valideringskontroll en gång i veckan för att försäkra sig om att validiteten på KPI:erna är hög. Även Respondent D genomför valideringskontroller fast endast vid större, avgörande beslut.

Framgångsfaktor: För att data ska bli pålitlig kan användarna införa att aktivt validera KPI:erna.

Att rätt person får rätt information är något flera författare nämner viktigt (Besanko et al., 2009; Bogza & Zaharie, 2008; Borking et al., 2009; Bose, 2009; Gangadharan och Swani, 2004 ). Det här är även något respondent A, B, C samt E också uttryckte vara viktigt. Det här är dock inget respondent D håller med om, utan respondent D påtalade att alla användarna ska få tillgång till all information för att bli uppdaterade händelser inom olika delar på företaget.

Framgångsfaktor:För att användaren snabbt ska kunna agera på avvikelse och kunna genomföra BI analyser är en lösning att se till så att rätt person får rätt information.

Något alla Respondenter samtycker om, är att information ska visas tydligt. Detta för att användaren enklare ska kunna analysera information men också för att fler användare inom ett företag ska kunna genomföra analyserna. Respondent A förklarade att data ska presenteras tydligt och enkelt, därför arbetar de hela tiden mot att kundens data ska bli så användarvänlig som möjligt. Respondent B tycker det är viktigt att alla användare ska kunna analysera data. För att underlätta det förklarade respondent B att företag bör tänka på att inte använda för många dimensioner. Respondent B menar på att färre dimensioner ökar tydligheten samt att vid fler dimensioner krävs det mer av användaren. För att informationen ska visas tydlig och lättförståelig använder sig Respondent C, D E av tabeller. Även Borking et al., (2009), Gangadharan och Swani (2004) samt Radoiu et al., (2006) hävdar också att data bör visualiseras på ett tydligt sätt för att företag ska kunna fatta snabba beslut.

Framgångsfaktor:För att användaren enkelts ska kunna genomföra BI analyser är en lösning att se till så att data presenteras tydligt och förståeligt.

38 Respondent B förklarade att flerdimensionella verktyg kan vara bra att använda för att få tillgång till mer information. Men det bidrar med att det krävs mer kunskap från användaren. Bose (2009) skriver att flerdimensionella verktyg ger företag möjlighet till ytterligare information vilket också respondent B uttryckte.

Respondent A rekommenderar inte att använda sig av flerdimensionella verktyg då risken för analyser av fel data kan uppstå. Respondent D använder sig endast av flerdimensionella verktyg vid skapandet av rapporter.

Enligt Borking et al., (2009) samt Neely (1999) krävs ett rikt rapporteringsflöde så att varje anställd blir tillgodosedd information om hur denne kan göra påverkan.

Samt kontinuerlig uppföljning av såväl företagetsom de anställda, om hur de ligger till mot uppsatta mål. De respondenter användande av rapportering är Respondent D samt E. Både Respondent A och B förklarade att företag bör använda sig av rapportering för att kunna sprida information internt till de anställda, detta så att de anställda kan följa upp hur det går för företaget.

Respondent A påtalade att de anställda inte förstår statistiken och ska därför inte fatta beslut utifrån rapporterna. Det här hävdar respondent D att de anställda ska.

Respondent D förklarade att de anställda ska fatta beslut, analysera och sedan följa upp hur deras handlingar påverkar företaget. För att de anställda ska kunna ta beslut utifrån rapporterna genomför respondent D utbildning. Respondent E berättade att användarna ska använda rapportering för övervakning samt uppföljning av statistik de finner intressant.

För att kunna genomföra analyser och utifrån det fatta beslut berättade Respondenterna att det krävs en viss kunskap. Respondent A, C, D, E sympatiserar med Borking et al., (2009) då båda parter hävdar att det krävs kunskap om underliggande datastruktur för användaren. Det krävs bland annat för att kunna navigera sig runt. Respondent A förklarade att det också krävs bokföringskunskaper samt kunskap om hur BI systemet ska användas. Respondent B påtalade att det krävs en viss analytisk förmåga för att kunna genomföra analyserna. Det här även något Borking et al., (2009) skriver är viktigt. Respondent C hävdar att en bra idé är att utbilda de anställda i syftet för dem att förstå begreppen för att kunna tolka data rätt.

Framgångsfaktor:För att användaren ska kunna förstå och använda BI systemet är en lösning att se till så att den inneha analytisk förmåga, kunskap vid användningen av flerdimensionella verktyg, kunskap för att kunna förstå hur rapporter ska hanteras, kunskaper om underliggande datastruktur samt bokföringskunskaper.

39 Respondent C hävdar också att om BI systemet ska lyckas användas effektivt inom företaget krävs det också ett intresse hos de anställda, även respondet C samtycker

In document Business intelligence: Framgångsfaktorer vid användningen av ett BI system (Page 38-58)