Business Intelligence
Framgångsfaktorer vid användningen av BI system
Kandidat uppsats Sektione n f ör information sveten skap, d ata - och ele ktro tek nik
Emelie Adolfsson
Kandidatuppsats 2012 Maj
Författare:Emelie Adolfsson Handledare: Ewa Zimmerman Examinator: Maria Åkesson
Sektionen för informationsvetenskap, data- och elektroteknik Högskolan i Halmstad
Box 823, 301 18 HALMSTAD
© Copyright Emelie Adolfsson, 2012. All rights reserved Kandidatuppsats
Rapport, IDE1272
Sektionen för informationsvetenskap, data- och elektroteknik Högskolan i Halmstad
Den här kandidatuppsatsen har genomförts på sektionen för informationsvetenskap, Data- och Elektroteknik vid högskolan i Halmstad inom ämnet informatik.
Jag vill främst rikta ett stort tack till min handledare Ewa Zimmerman för hennes stöd. Hon har ställt upp alla tider på dygnet och motiverat mig, utan henne hade antagligen inte den här uppsatsen existerat idag.
Jag vill även tacka opponenter och andra lärare som gett mig feedback under tidens gång. Sist men inte minst vill jag också tacka de respondenter som ställt upp och delat med sig av sina erfarenheter.
_____________________
[Emelie Adolfsson]
En väsentlig konkurrenskraft inom företag är hanteringen av information.
Information samlas och sparas dagligen inom företag, oftast i olika källor vilket gör hanteringen komplex för anställda. För att anställda inom företag ska kunna hantera, övervaka samt analysera sin information kan de använda sig av ett system kallat Business Intelligence. Vilket är ett analytiskt system som extraherar data och omvandlar det till användbar information som bidrar till att anställda kan fatta välgrundade beslut.
Mitt syfte med studien var att kartlägga vilka framgångsfaktorer som påverkar användningen av ett BI system. Syftet var även att presentera viktiga faktorer att beakta vid användningen av ett BI system.
Studien har genomförts utifrån en kvalitativ metodansats där jag har undersökt hur företag använder BI system samt hur konsulter, som har goda kunskaper inom området anser att BI systemet ska användas. Genom att undersöka hur systemet används, hur experter anser att de ska användas samt vad författare skriver inom området såkartlade jag olika framgångsfaktorer som påverkar användningen av ett BI system.
Resultatet av min studie är att utbildning samt data kvalité är framgångsfaktorer viktiga att beakta vid användningen av ett BI system. Jag har även kunnat identifiera framgångsfaktorer som är känt vid användning av BI system.
Companies stored and save information every day, and it is very common to save de information in different sources. This makes de management of information complex. To mange, monitor and analyze the information, companies can use a system called Business Intelligence. BI system is an analytical system that extracts and converts data into useful information that helps employees to make informed decisions.
My purpose was to identify success factors that affect the use of a BI system. The purpose was also to present the success factors you need to consider within the use of a BI system.
The study was based on a qualitative method where I Interviewed companies using BI systems and consultant that are experts in the area. I did this because I wanted to see how the use of the BI system differs from what the author writes. I was then able to identify success factors that affect the use of a BI system.
The result I came up with is that learning and data quality are critical success factors which are important to consider within the use of a BI system. I have also been able to identifysuccess factors that are known in the use of BI systems.
1.2 Problemdiskussion ... 2
1.3 Syfte ... 2
2 Teoretisk Referensram ... 3
2.1 Vad är Business Intelligence ... 3
2.2 Användare av BI system ... 4
2.3 Användningsområden ... 5
2.3.1 Övervakning ... 5
2.3.2 BI Analys ... 7
2.3.3 Målstyrning ... 8
2.4 Framgångsfaktorer som påverkar användningen av BI system ... 9
3 Metod ... 11
3.1 Val av metodansats ... 11
3.2 Litteraturundersökning ... 11
3.3 Urval ... 12
3.3.1 Val av företag ... 12
3.3.2 Respondent urval ... 12
3.4 Insamling av det empiriska materialet ... 13
3.4.1 Intervjuinsamlingsmetod ... 13
3.5 Operationalisering av Intervjuguide ... 13
3.5.1 Genomförande av Intervjuerna ... 15
3.6 Analysmetod ... 15
3.7 Användning av Framgångsfaktorer. ... 16
3.8 Trovärdighet och Rimlighet ... 16
3.9 Metodkritik ... 17
4 Resultat ... 18
4.1 Respondent A ... 18
4.1.1 Övervakning ... 19
4.1.2 BI Analys ... 20
4.1.3 Målstyrning ... 21
4.1.4 Sammanfattning Respondent A ... 21
4.2 Respondent B ... 22
4.2.1 Övervakning ... 22
4.2.2 BI analys ... 23
4.2.3 Målstyrning ... 23
4.2.4 Sammanfattning Respondent B ... 24
4.3 Respondent C ... 24
4.3.1 Övervakning ... 25
4.3.2 BI Analys ... 26
4.3.3 Målstyrning ... 26
4.3.4 Sammanfattning Respondent C ... 27
4.4 Respondent D ... 27
4.4.1 Övervakning ... 28
4.4.2 BI Analys ... 29
4.4.3 Målstyrning ... 30
4.4.4 Sammanfattning Respondent D ... 30
4.5.4 Sammanfattning av Respondent E ... 34
5 Analys ... 35
6 Slutsats ... 40
6.1 Diskussion ... 40
6.2 Resultat ... 42
6.3 Förslag till fortsatt Forskning ... 43
Referenser ... 44
Intervjuguide 1 ... 47
6.4 Intervjuguide 2 ... 48
Figurförteckning Figur 1. Framgångsfaktorer som påverkar användningen av ett BI system. ... 10
Figur 2 Framgångsfaktorer empirisk studie. ... 39
Figur 3 Viktiga faktorer att beakta vid användningen av ett BI system. ... 42
Tabellförteckning Tabell 1 Översikt av respondent urval ... 12
Tabell 2 Operationalisering av intervjuguide. ... 14
Tabell 3 Sammanfattning respondent A ... 21
Tabell 4 Sammanfattning Respondent B... 24
Tabell 5 Sammanfattning respondent C ... 27
Tabell 6 Sammanfattning respondent D ... 31
Tabell 7 Sammanfattning respondent E... 34
1
1 Inledning
______________________________________________________________________________________
Jag kommer i inledningen att tydliggöra bakgrunden som min studie baserats på, vilket sedan leder fram till min problemformulering som kommer vägleda undersökningen.
Vidare avslutas kapitlet med att jag presentera studiens syfte.
______________________________________________________________________________________
1.1 Bakgrund
Att kunna hantera, analysera samt övervaka information har blivit en väsentlig konkurrensfaktor för företag i affärsvärlden. Genom att hantera sin information kan företag ta snabbare och mer välgrundade beslut. Kommunikation som syfta till att leverera relevant information för att ligga steget före konkurrenterna har förändrats kontinuerligt sedan 1960 (Bucher, Gericke, & Sigg, 2009). Olika begrepp som Decision support systems, management information systems och management support system har introducerats. I slutet av 1990-talet skapades ett nytt begrepp, nämligen Business Intelligence, vidare kallat BI. Sedan dess har olika intressenter såsom konsultföretag, programvaruleverantörer, praktiker samt det vetenskapliga samhället använt begreppet som beskrivning för processer och system som ägnar sig åt analysering av ett företag eller dess konkurrensutsatta miljö, i syfte föratt anställda ska kunna fatta välgrundade beslut (Bucher et al., 2009).I en undersökning av Gartner Excutive Program år 2009 blev över 1500 CIO runt om i världen tillfrågade om vilken teknik de prioriterar högst inom företaget. På första plats hamnade BI system,vilket gör BI system till ett populärt verktyp på marknaden (Gartner, 2009). Konsultföretag har gjort BI system till den huvudprodukt de ägnarfokus på att sälja och utveckla, vilket gör dem har goda kunskaper inom området(Kapoor, 2010).
“In today’s highly competitive and increasingly uncertain world, the quality and timeliness of an organization’s “business intelligence” (BI) can mean not only the difference between profit and loss, but also even the difference between survival and bankruptcy.”
(Moss & Atre, 2003, s. 19).
Ett BI system fungerar som följande, olika källor som hanterar information från olika delar inom ett företag levererar input av data vilket lagras i ett data warehouse. En källa kan till exempel vara ett affärssystem. Med hjälp av BI verktyg kan sedan anställda inom ett företag genomföra analyser som skapar möjligheter till
2 att välja samt manipulera data (Karim, 2011). Det här bidrar till att anställda inom ett företag kan upptäcka dolda trender, köparens relationer och beteende, försäljning samt annan viktig information(Hocevar & Jaklic, 2010; Karim, 2011).Men Enligt Harriet (2006) och Quinn (2010) är det endast 10-20 % av potentiella användare i ett företag som använder BI systemen frekvent.
1.2 Problemdiskussion
Marknadsdynamik som globalisering, produktidentifiering och politisk osäkerhet skapar en miljö där framgångsrika företag måste lära sig vikten av BI system (Bose, 2009). Med BI systemfinns det företag med tillgång till samma verktyg, men där det ena företaget har hittat möjligheter som det andra inte vetat existerar (Biere, 2003).
Inför min studie valde jag att börja med att genomföra en litteraturgranskning.
Under litteraturgranskningen fann jag att användare av BI system inte vet hur de ska hantera systemet (Biere, 2003). Enligt Koronios (2010) finns det begränsad forskning inom framgångsfaktorer i samband med BI system. Efter vidare granskning påträffades endast artiklar vilka hanterar framgångsfaktorer vid implementering av BI system. För att hjälpa företag att bli effektivare vid användningen av BI system vill jag därför presentera framgångsfaktorer som påverkar användningen av ett BI system. En framgångsfaktor kan vara en lösning eller aktivitet som är till för att säkerställa framgång i området som behandlas (Wong, 2005).
Min problemformulering blir därför:
Vilka framgångsfaktorer finns det som påverkar användningen av ett BI system?
1.3 Syfte
Syftet är att kartlägga och presentera viktiga framgångsfaktorer att beakta vid användningen av BI system.
3
2 Teoretisk Referensram
_____________________________________________________________________________________
I det här kapitlet kommer jag presentera resultatet av min genomförda litteraturstudie som bildar grunden för den empiriska studien.
2.1 Vad är Business Intelligence
Business Intelligence (BI) begreppet myntades av the Gartner Group i mitten av 1990 talet, men själva begreppet är desto äldre. BI systemet har sina rötter i Management Information Systems (MIS) vilket användes som rapporteringssystem under 1970 talet (Turban et al., 2011). Under tidigt 1980 tal uppkom begreppet Executive Information System (EIS). EIS konceptet gjorde att högre uppsatta chefer fick tillgång till datoriserade stöd. I mitten av 1990 talet hade systemet utvecklats med fler funktioner och innehöll då de flesta funktioner chefer var i behov av. EIS blev då BI (Turban et al., 2011).
BI är ett ”context-free expression” vilket innebär att det kan betyda olika för olika människor (Gibson et al., 2004; Turban et al., 2011). Därför finns det en mängd olika definitioner på BI. Till exempel har Turban et al., (2011, s.28) valt att definiera BI enligt följande, ”Business Intelligence is an umbrella term that combines architectures, tools, databases, analytical tools, applications, and methodologies.”Ranjan (2008, s.461) har valt att definiera BI på följande vis, “BI is the conscious, methodical transformation of data from any and all data sources into new forms to provide information that is business-driven and results-oriented. It will often encompass a mixture of tools, databases, and vendors in order to deliver an infrastructure that not only will deliver the initial solution, but also will incorporate the ability to change with the business and current marketplace.”
Som påvisat ovan kan BI system definieras på flera olika sätt. Men värt att poängtera är att BI systemet analyserar företagets dagliga aktiviteter (Turban et al., 2011).
Systemet kan ses som en arkitektur som integrerar en samling databaser med beslutsstödsapplikationer. Genom dessa applikationer får anställda tillgång till information bidragande till att de kan fatta välgrundade beslut. Det här bidrar till att anställda förstår vikten av dess data och det börjar därför ses som en resurs (Gangadharan & Swani, 2004).
Kärnan i BI systemet är data warehouse där all data om företaget lagras. Lagringen av data bidrar sedan till att företaget bland annat kan övervaka sina aktiviteter, skicka ut rapporter samt utföra analyser (Turban et al., 2011).
4 Ett BI system bidrar till att företag får tillgång till detaljerad information (Hocevar &
Jaklic, 2010). Genom att få tillgång till detaljerad information kan företag få fram en vy över dess prestationer och delar vid rätt tidpunkt samt på rätt ställe (Turban et al., 2011). Anställda kan tydligt se vad det är som driver intäkter samt hur de ska hantera sina kostnader. Med BI systemet kan företag också förutsäga framtida ekonomiska marknadsförändringar och förutspå hur dessa kommer påverka företaget(Bogza & Zaharie, 2008). BI systemet bidrar till att anställda inom företag kan bli proaktiva istället för reaktiva mot problem (Shi & Lu, 2010). Om användare av BI system förvaltar sin information rätt genom att analytiskt bearbeta den, kan de också förbättra relationen med kunderna vilket ökar lojaliteten samt lönsamheten (Hocevar & Jaklic, 2010).
Enligt Moss och Atre (2003) bidrar även BI system med långsiktiga fördelar som ökade intäkter, ökad vinst, ökad kundtillfreddställelse, reducerade kostnader samt ökade marknadsandelar för företag. Det är viktigt att tillägga att en implementering av ett BI system inte bidrar med de här fördelarna. De här fördelarna uppkommer om användarna av BI systemet använder det på rätt sätt och utnyttjar möjligheterna som det finns med systemet (Moss & Atre,2003).
2.2 Användare av BI system
Enligt Bucher et al., (2009) samt Turban et al., (2011) riktar sig BI systemet främst till att förse användare på strategisk samt taktisk nivå med relevant information.
Utifrån denna information utförs sedan BI analyser syftade till att stödja företaget vid både taktiska och strategiska beslutstaganden (Bucher et al., 2009; Turban et al., 2011). I en undersökning presenterad av Miller, Bräutigam och Gerlach (2006) visade det sig att över 58 % av 220 företag endast använder BI system på den strategiska nivån. Den strategiska nivånbestår av högsta ledningen. 52 % använder sig också av BI system på den taktiska nivån samt att 28 % av företagen använder BI system även på den operativa nivån. Taktiska nivån består bland annat av avdelning samt divisionschefer och operativa nivån består bland annat av affärsanalytiker och slutanvändare (Miller et al., 2006)
Enligt Miller et al., (2006) sträcker sig användningsområdet för BI brett inom företag. Författarna skriver att BI systemet kan användas både på den strategiska, taktiska samt operativa nivån. Det här eftersom BI system syftar till att hjälpa företaget fatta välgrundade beslut. Oberoende om det gäller beslut om framtida strategier eller en viss säljares försäljning det senaste året. BI systemetstödjer den specifika användarens behov genom att presentera värdefull information (Borking, Danielsson, Ekenberg, Idefeldt och Larsson, 2009). Undersökningen tyder på att det fortfarande finns stort utrymme för utökning för användningen av BI system mellan olika nivåer inom ett företag (Miller et al., 2006).
5
2.3 Användningsområden
Vilket tidigare i texten nämnts; BI system är ett beslutsstöd som hjälper företag att fatta välgrundade beslut av dess data. Jag har valt att dela in användningen av BI system i tre områden. Dessa områden har jag valt att använda mig av eftersom flera författare har skrivit om dem. De tre användningsområdena är:Övervakning, BI analys samt Målstyrning (Borking et al., 2009; Panian, 2002; Shi & Lu, 2010;
Turban et al., 2011).Författarna nämner även andra men jag har valt just de här användningsområdena eftersom det är de som författarna har gemensamt. Det första användningsområdet övervakning, handlar om möjligheten att få en samlad bild över hur företaget fungerar (Borking et al., 2009) samt att kunna övervaka viktig resultatstatistik (Turban et al., 2011). BI Analys handlar bland annat om att hålla igång analyseringen inom företaget för att snabbt kunna utvärdera vilka de framgångsrika affärsprocesserna är, samt vilka som kräver uppmärksamhet (Shi &
Lu, 2010). Målstyrning handlar bland annat om att anställda, med hjälp av rapporter, kan se hur företaget ligger till mot uppsatta mål (Borking et al., 2009; Shi
& Lu, 2010).
2.3.1 Övervakning
För att kunna fatta välgrundade beslut skriver Borking et al., (2009) att det är en fördel om användare av BI system har en samlad bild över sin statistik. Det steget för användaren är att välja ut de KPI:er (Key Performance Indicators) de vill fokusera på (Borking et al., 2009). KPI är de mätningar företag väljer att genomföra (Turban et al., 2011). Vid val av KPI skriver Borking et al., (2009) att det är en fördel om fokus ligger på att övervaka specifika problem och indikatorer (Borking et al., 2009; Turban et al., 2011). Detta eftersom det är omöjligt att övervaka allting inom ett företag på ett överskådligt sätt. Lägger de fokus på problem och indikatorer kan de reagera snabbare när till exempel ett problem uppstår. När företaget har valt ut sina KPI kan de skapa en tydlig dashboard där användare kan övervaka statistiken inom företaget. För att det här ska vara möjligt krävs också en fungerande understruktur vilken kan leverera den information företaget vill ha (Borking et al., 2009; Turban et al., 2011). Det är även en fördel om rätt information når ut till användaren som informationen är relevant för. Då kan rätt person agera snabbare om avvikelser i statistiken skulle upptäckas. Det bidrar även till att användarna enkelt kan utföra analyser på rätt typ av data (Besanko et al., 2009; Bogza & Zaharie, 2008; Bucher et al., 2009).
Om användarna övervakar sitt dataflöde i realtid och för en proaktiv hantering av företagets processer kan det bidra till att användarna blir förberedda mot
6 förändringssituationer. Gör de inte det finns risken att företaget får anpassa sig efter affärssituationerna när de uppstår, vilket gör att företaget inte hinner förbereda sig om till exempel en lågkonjunktur är på väg(Shi & Lu, 2010).
Key performance indicators
Det första som görs vid en övervakning är, som ovan nämnt, att införa KPI:er. Vid införandet av KPI:er kan företag ta hjälp av etablerade tillvägagångssätt som till exempel balanserat styrkort (BSC). Ett balanserat styrkort hjälper företaget att ta fram KPI:er som täcker finansiella samt icke finansiella områden i företaget. Det här kan enligt Bosilj-Vuksic et al., (2008) samt Borking et al., (2009) var en fördel att tänka på då icke finanesiella områden indirekt kan bidra med långsiktiga ekonomiska fördelar. Ett vanligt problem är attanvändare styrs av finansiell information. Genom att använda sig av BSC täcks följande områden inom företag;
Finans, Kunder, Interna företagsprocesser samt inlärning och tillväxt. Finans, ser till finansiella KPI om har en direkt påverkan på företagets budget. Kunden, ser till företagets förmåga att erbjuda kvalitativa varor och tjänster, effektiv leverans samt kundtillfredsställelse. Den interna affärsrelaterade kategorin riktar in sig på att analysera företagets interna processer. Det här är viktigt eftersom det är den här processen som leder till ekonomisk framgång och nöjda kunder. Inlärning och tillväxtkategorin handlar om att hitta effektiv kunskapsöverföring, mänskliga resurser och teknikhantering. Genom att dra nytta av de områdena kan företag uppnå långsikta konkurrenskraftiga fördelar (Bosilj-Vuksic et al., 2008).
). KPI underlättar användandet av mätningsapplikationer kapabla till att övervaka och mäta viktiga affärsprocesser inom hela företaget (Bosilj-Vuksic et al., 2008). En fördel med att använda sig av KPI som tar fram realtidsstatistik är att de kan förbättra hastigheten och effektiviteten igenom hela företaget. Det här uppnås genom att företag kan reagera direkt när de ser att något är fel (Dahanayake, Welke,
& Cavalheiro, 2009; Shi & Lu, 2010).
Om ett KPI blir strategiskt eller inte beror på hur företag hanterar mättalen. Flera företag väljer att mäta det de tycker är praktiskt och bekvämt. Oftast vet inte företagen varför de samlar in data de mäter. Det är enligt Turban et al., (2011) slöseri med tid, arbete och pengar.
Visualisering
Enligt Borking et al., (2009) är det en fördel om företag har en enkel och tydlig dashboard för att få en bra övervakning, för att utifrån dashboarden kunna ta välgrundade beslut. Dashboard används för att övervaka detaljerad operationell resultat på veckovis, daglig och även timvis basis (Turban et al., 2011). En digital
7 dashboard integrerar information från olika områden inom ett företag och utifrån det skapas vyer av företagets KPI, trender och förväntningar (Bose, 2009; Turban et al., 2011). Dashboard presenterar KPI i olika datavisualiseringselement vilka åskådliggör hur det går för företaget. Om en jämförelse med en människa skulle göras visar dashboard företagets hälsa (Turban et al., 2011). Vyerna gör det möjligt för BI analysering vilket handlar om att användaren kan jämföra information samt att borra sig ner för tillgång till mer detaljerad information.
2.3.2 BI Analys
Det andra användningsområdet för BI system är analysering av företagets KPI. BI Analys handlar bland annat om att hålla igång analyseringen inom företaget för att snabbt kunna utvärdera vilka de framgångsrika affärsprocesserna är, samt vilka som kräver uppmärksamhet (Shi & Lu, 2010). Den enklaste formen av BI analys är att företag utifrån en KPI som visar att något är fel borrar sig ner i informationen och hittar orsaken till det uppkomna problemet. Genom att veta orsaken kan företag snabbt vidta åtgärder samt motverkar risken att problemet skulle uppstå igen (Borking et al., 2009).
Enligt Gangadharan och Swani (2004) är det en fördel om användaren använder sig av analyser relevanta för företaget. En väl utförd BI lösning ger lämpliga gränssnitt och verktyg efter behov åt användarna på olika nivåer i organisationen. Analyserna används sedan för att styra, optimera och automatisera besluttaganden (Bose, 2009).
Borking et al., (2009) skriver att det är krävs en viss kunskap för att kunna genomföra BI analyser. De kunskaper Borking et al., (2009) påtalar som väsentliga är att användarna har förståelse för underliggande datastruktur, så att de kan navigera sig runt i systemet samt inneha analytisk kompetens för att kunna tolka och förstå data. Har de inte det menar Borking et al., (2009) att företaget likaväl kan skrota systemet.
Med lättöverskådlig och lätthanterlig information blir BI analyserna användarvänliga(Gangadharan & Swani, 2004). Därför är det en fördel om data visualiseras på ett användbart och begripligt sätt. Datavisualisering är processen som avbildar data till bilder (Radoiu et al., 2006). Bilderna inkluderar diagram, tabeller och grafer och andra visuella faktorer där information visas. Visas inte data tydligt finns risken att analyserna blir fel på grund av att mängden data har avgränsats på ett felaktigt sätt (Borking et al., 2009).
Det finns möjlighet för företag att lyckas analysera en komplett ”360” graders vy på dess företag. Tillgång till detta erhålls genom flerdimensionella verktyg, verktygen
8 tillhandahåller kunskap som behövs för att lokalisera intäktsmöjligheter och förbättring av försäljningskanalerna (Bose, 2009).
2.3.3 Målstyrning
Företag kan också använda KPI för att bedöma det nuvarande företaget och för att se till att det föreskrider mot dess mål (Turban et al., 2011). Genom tydliga mål inom företaget kan användare med hjälp av BI system kontrollera hur de ligger till mot uppsatta mål(Shi & Lu, 2010). Enligt Neely (1999) kan anställdas befogenheter vara betydelsefulla, men endast om de vet i vilken riktning som företaget är på väg.
Därför är det viktigt att kommunicera ut till de anställda hur det går för företaget.
Mellanchefer måste därför omvandla strategiska planer till operativa mål, övervaka framstegen och samordna insatserna och aktivteter för deras underordnare. Ett sätt att kommunicera ut detta på är genom rapporter (Neely, 1999).Traditionellt hanteras målstyrning genom ett stort antal pappersrapporter framtagna med jämna intervaller. Sedan skickas rapporter ut till berörda personer gällande uppkomna problem och förhoppningsvis reagerar de på innehållet. En tydlig indikation på att det finns förbättringspotential medmålstyrningen inom ett företag är rik rapporteringsflöde. (Borking et al., 2009).
Ett problem som kan uppstå vid rapportering är att användare istället får för många överflödiga rapporter. Det leder till för mycket information och att rapporterna slängs utan att fylla sin funktion (Neely, 1999). Genom att begränsa KPI:erna samt ta med relevant information som stödjer företagets beslutsfattandeså ökas tydligheten (Borking et al., 2009; Neely, 1999) Därför är det en fördel vid målstyrning att mäta och finna rätt information kopplat till vad företaget egentligen vill mäta så användaren vet vilka KPI:er de ska begränsa sig till(Neely, 1999).
Målstyrningen i ett BI system är den del med största antalet användare. Ett väl infört BI system kange stöd till medarbetarna för kontinuerlig uppföljning över hur företaget och de själva ligger till mot uppsatta mål. En annan fördel med målstyrning är att skapa önskat beteende rakt igenom hela organisationen och att individerna får de fodrade verktyg för att klart och tydligt kunna se vad som förväntas och hur de uppfyller uppsatta målsättningar (Borking et al., 2009).
9
2.4 Framgångsfaktorer som påverkar användningen av BI system
Enligt Wong (2005) ses en framgångsfaktor som de aktiviteter eller lösningar riktat till att säkerställa framgång i området som behandlas. Ifall dessa faktorer redan existerar i företaget behöver de tas hand om, om de inte existerar bör de utvecklas (Wong, 2005).Nedan har jag plockat ut och kartlagt de aktiviteter och lösningar som framkommit inom de olika användningsområdena i det teoretiska ramverket.
I mitten av modellen har jag valt att placera användningsområdena som en kärna.
Användningsområdena är beroende av varandra, därför har jag markerat det som en pågående process med hjälp av pilar. Runt om den här kärnan har jag sedan valt att placera framgångsfaktorerna som framkommit ur den teoretiska referensramen.
10
Figur 1. Framgångsfaktorer teoretisk referensram.
För att med KPI:er lyckas täcka både finansiella samt icke finansiella områden inom företaget är en lösning
att ta hjälp av etablerade tillvägagångssätt (Bosilj- Vuksic et al., 2008; Borking et al., 2009) .
För att få en tydlig övervakning kan användaren skapa en samlad bild över sin statistik med hjälp av en dashboard (Borking et al., 2009; Turban et al., 2011).
För att kunna agera snabbt när avvikelse uppkommer kan en lösning vara att lägga fokus
på att övervaka specifika problem och indikationer (Borking et al., 2009; Turban et al.,
2011).
För att användaren ska kunna få tillgång till önskad information kan en lösning vara att se till att ha en fungerande understruktur
(Borking et al., 2009; Turban et al., 2011).
För att användaren snabbt ska kunna agera på avvikelse och kunna genomföra BI analyser är en lösning att se till så
att rätt person får rätt information (Besanko et al., 2009;
Bogza & Zaharie, 2008; Borking et al., 2009; Bose, 2009;
Bucher et al., 2009; Gangadharan och Swani 2004) För att användaren enkelt ska kunna genomföra
BI analyser är en lösning att se till så att data presenteras tydligt (Gangadharan & Swani, 2004;
Borking et al., 2009; Neely ,1999 ; Radoiu et al., 2006)
För att användaren ska kunna genomföra BI analyser är en lösning att se till så att den inneha analytisk kompetens samt inneha kunskaper om underliggande datastruktur (Borking et al., 2009) För förbättra målstyrningen inom
företaget kan en aktivitet från ledningen var att kontinuerligt
skickar ut rapporter (Borking et al., 2009; Neely , 1999) En lösning för lyckad målstyrning är att
begränsa KPI:erna samt ta med information som är relevant för företaget
(Borking et al., 2009; Neely , 1999)
En lösning för lyckad målstyrning är också att ha tydliga mål inom företaget så att indivderna ska kunna se hur de uppfyller
målen (Neely , 1999; Shi & Lu 2010)
Välgrundade Beslut
Övervakning
BI analys Målstyrning
11
3 Metod
______________________________________________________________________________________
I metodkapitlet kommer jag presentera vad jag har gjort, hur jag gjorde och varför jag gjort som jag har gjort. Jag kommer vidare att presentera metodval, litteraturundersökning, urval, data insamlingsmetod samt brister och begränsningar.
______________________________________________________________________________________
3.1 Val av metodansats
Ett av de grundläggande valen vid en studie är valet av metodansats(Jacobsen, 2002), för att kunna besvara min fråga (Vilka framgångsfaktorer finns det som påverkar användningen av ett BI system?) så ville jagundersöka hur anställda inom företag använder BI system idag samt hur konsulter anser att det ska användas. Jag valde att använda mig av en kvalitativ metodansats eftersom jag ville få en djupare förståelse för ämnet. Jag ville också ge möjlighet för intervjuobjektet att tillföra beskrivande information, än vad som hade varit möjligt i en kvantitativ metodansats. Då mitt ämnesområde krävde flexibilitet så gav den kvalitativa studien mig möjlighet till att ändra undersökningens förutsättningar under studiens gång (Jacobsen, 2002). Den kvalitativa metodansatsen gav mig också möjlighet till motsägelser, alternativa förklaringar (Denscombe, 2009) samt klarhet om hur respondenten tolkar och förstår en given situation (Jacobsen, 2002),vilket jag ansåg var ett krav för att kunna besvara min problemformulering. Andra fördelar med metodansatsen är att den bidrar med en hög intern giltighet. Intern giltighet betyder att jag faktiskt mäter det jag vill mäta. Nackdelarna med att använda sig av metoden är att det kan bli problem med den externa giltigheten, vilket betyder att resultatet kan vara svårt att tillämpa i andra sammanhang (Jacobsen, 2002). Alternativet hade varit att använda en kvantitativ ansats för att få respons från fler företag. Men ansatsen hanterar siffror och är en relativt sluten ansats. Vilket betyder att forskaren styr uppgiftslämnarens svar (Jacobsen, 2002) och det här ville jag inte göra.
3.2 Litteraturundersökning
Syftet med litteraturundersökningen var att skapa en teoretisk referensram med relevant information för att kunna utveckla förståelse inom ämnet. Jag har valt att använda vetenskapliga artiklar samt böcker som litteratur. Vid framtagningen av min teoretiska referensram valde jag de artiklar som var citerade flest gånger eftersom jag anser att de relevanta och kända. Ur böckerna plockade jag relevant information som jag inte hittade i de vetenskapliga artiklarna. För att framställa den
12 teoretiska referensramen använde jag mig av databaser som ABI, IEEE och Emerald.
Jag använde mig även av sökverktyget Google scholar. De sökorden jag har använt mig av är: Business Intelligence & BI självt eller kombinerat med bland annat benefits, users, analyses, monitoring .
3.3 Urval
Det finns en hel del urvalskritirer, olika urvalsalternativ leder till att vi talar med olika personer, vilket i sin tur leder till att vi får olika upplysningar (Denscombe, 2009). Jag ville komma i kontakt med respondenter som hadekunskaper inom BI system. Eftersom jag ville intervjua användare av BI system så var mitt mål att komma i kontakt med anställda som var ansvariga vid användandet av systemet inom företag. Eftersom jag ansåg att jag då fick en uppgiftslämnare som kunde ge mig rikligt med information. När jag valde konsult, så valde jag efter konsultföretag som arbetar med BI system. När jag hade kommit i kontakt med ett konsultföretag så hade jag inga mer krav på respondent eftersom jag anser att en BI konsult har goda kunskaper inom området.
3.3.1 Val av företag
Val avföretag gjordes först utifrån mitt kontaktnät i Brasilien, jag har under studien haft praktik på ett företag i Brasilien som är återförsäljare av BI system. Genom företaget så kom jag i kontakt med en BI konsult i Brasilien. Resterande respondenter valdes sedan utifrån företag i Sverige som är BI konsulter eller som använder sig av BI system eftersom jag ansåg att kunskaperna inom engelska var bristfälliga i Brasilien.
3.3.2 Respondent urval
Vid valet av respondenterna som använder systemet så fokuserade jag på de anställda vilka hade mest ansvar över BI systemet inom företaget oavsett vilken nivå dem arbetar på.
Respondent A B C D E
Befattning Säljare, konsult Konsult Performance controller Controller Controller Datum 2012-03-12 2012-05-12 2012-03-21 2012-03-22 2012-03-16 Karaktär Personligt Möte Telefon möte Telefon möte Telefon möte Skype möte Tabell 1 Översikt av respondent urval
13
3.4 Insamling av det empiriska materialet 3.4.1 Intervjuinsamlingsmetod
Jag valde att använda mig av individuella öppna intervjuereftersom jag ville föra en dialog med respondenterna. Jacobsen (2002) skriver att metoden är bra att använda när få enheter ska undersökas samt när intervjuaren är intresserad av den enskilde individen. Metoden gav mig också fyllig och detaljerad data (Denscombe, 2009).
Intervjun kan genomföras ansikte mot ansikte eller via telefon (Jacobsen, 2002), jag valde att använda mig av båda. Jag valde att genomföra en intervju ansikte mot ansikte eftersom intervjun genomfördes på engelska och jag ville därför minska riskerna för missförstånd. Om intervjun skulle föras via telefon ansåg jag att risken för att respondenten skulle undanhålla information var hög, då respondenten kanske väljer att inte förklara vissa saker på grund av till exempel bristande språkkunskaper. De andra intervjuerna valde jag att föra över telefon samt skype eftersom jag intervjuade respondenter som arbetade i Sverige. jag ansåg att det skulle ge mig pålitliga svar än att intervjua respondenter i Brasilien då det engelska språket var bristande.
3.5 Operationalisering av Intervjuguide
När jag skapade min intervjuguide valde jag att skapa frågor inom användningsområdena övervakning, BI analys samt målstyrning. Jag valde att lägga tillen kategori som handlar om företaget. Det här för att inte gå rakt på sak, utan för att mjuka upp respondenten innan de konkreta frågorna. Nedan visas en tabell över hur frågorna i min intervjuguide är fördelade i förhållande till min teoretiska referensram.
Framgångsfaktorer Kategori Intervjuguide
1 2
För att med KPI:er lyckas täcka både finansiella samt icke finansiella områden inom företaget är en lösning att ta hjälp av etablerade tillvägagångssätt (Bosilj-Vuksic et al., 2008; Borking et al., 2009).
Övervakning 5-6 5-6
För att få en tydlig övervakning kan användaren skapa en samlad bild över sin statistik med hjälp av en dashboard (Borking et al., 2009; Turban et al., 2011).
Övervakning 7 7
För att kunna agera snabbt när avvikelse uppkommer kan en lösning vara att lägga fokus på att övervaka specifika problem och indikationer (Borking et al., 2009; Turban et al., 2011)
Övervakning 7 8
För att användaren ska kunna få tillgång till önskad information kan en lösning vara att se till att ha en fungerande understruktur (Borking et al., 2009; Turban et al., 2011).
Övervakning - -
14
För att användaren snabbt ska kunna agera på avvikelse och kunna genomföra BI analyser är en lösning att se till så att rätt person får rätt information (Besanko et al., 2009; Bogza & Zaharie, 2008; Borking et al., 2009; Bose, 2009; Bucher et al., 2009;
Gangadharan och Swani 2004).
Övervakning / BI Analys
10 9
För att användaren enkelt ska kunna genomföra BI analyser är en lösning att se till så att data presenteras tydligt (Gangadharan & Swani, 2004; Borking et al., 2009; Neely ,1999 ; Radoiu et al., 2006).
BI Analys 10 9
För att användaren ska kunna genomföra BI analyser är en lösning att se till så att den inneha analytisk kompetens samt inneha kunskaper om underliggande datastruktur(Borking et al., 2009).
BI Analys 12 10
För förbättra målstyrningen inom företaget kan en aktivitet från ledningen vara att kontinuerligt skickar ut rapporter (Borking et al., 2009; Neely , 1999).
Målstyrning 8-9 11
En lösning för lyckad målstyrning är att begränsa KPI:erna samt ta med information som är relevant för företaget (Borking et al., 2009; Neely , 1999).
Målstyrning - -
En lösning för lyckad målstyrning är också att ha tydliga mål inom företaget så att
individerna ska kunna se hur de uppfyller målen (Neely , 1999; Shi & Lu 2010). Målstyrning - 12
Tabell 2Operationalisering av intervjuguide.
Intervjuguide 1 (Bilaga 1) användes till respondent A samt B, det här eftersom de respondenterna är konsulter. Frågorna utformades därför annorlunda gentemot intervjuguide 2 (Bilaga 2) som användes vid intervjuerna för användarna av BI systemet.
Jag valde att använda mig av en semistrukturerad intervju vilket innebar att jag följde en lista med färdiga ämnen där respondenten hade möjlighet att utveckla sina idéer och tala mer utförligt inom de ämnena (Denscombe, 2009). Anledningen till att jag inte skapade frågor kring alla framgångsfaktorer var för att vissa hade gett mig för styrda svar. Jag ville ge möjlighet för respondenten att tala fritt inom kategorierna för att upptäcka eventuella andra påverkande faktorer som inte framkommit under min teoretiska referensram. Semistrukturerad intervju var bra eftersom jag då hade en struktur att falla tillbaka till om jag skulle tappa bort mig.
Enligt Denscombe (2009) är det också lättare att analysera data om det förekommer en viss struktur vid genomförandet av intervjuerna.
15 3.5.1 Genomförande av Intervjuerna
För att bejaka god forskningsetik och försöka undvika att sätta respondenten i dåligt läge så skriver Jacobsen (2002) om informerat samtycke som ett grundkrav. För att bejaka informerat samtycke så valde jag att presentera mig själv, syftet med studien, metoden, förväntade resultat, förväntningar om deltagarnas bidrag samt rätten respondenten har att dra sig ur. Jag valde också att erbjuda anonymitet till samtliga respondenter för att se till att informationen hanterades på ett konfidentiellt sätt.
Eftersom platsen där intervjun genomförs kan påverka den informationen jag får av en respondent så valde jag att intervjua respondent A på dess arbetsplats. Det här eftersom det är en naturlig plats vilket bidrar till att risken för konstlade svar minimeras (Jacobsen, 2002). Eftersom de andra intervjuerna genomfördes via telefon och skype så var det inget jag behövde ta hänsyn till. När jag genomförde intervjuerna så valde jag att spela in respondenterna för att få till en fullständig dokumentation (Denscombe, 2009). Eftersom jag genomförde intervjuerna själv så valde jag att inte anteckna, det här för att inte riskera att tappa koncentrationen. Jag valde att under intervjun börja med att ställa lätta frågor om till exempel respondentens roll i företaget. Det här för att ge intervjuaren möjlighet att finna sig till rätta och slappna av samt för att det kan ge möjlighet till värdefull bakgrundsinformation om respondenten (Denscombe, 2009). Under intervjuerna ställde jag ständigt följdfrågor som vad, hur, varför. Det här eftersom jag ville ge respondenten möjlighet att tala fritt kring ämnet vilket skulle ge mig värdefull information som inte var slutna till frågorna i min intervjuguide.
3.6 Analysmetod
När jag analyserade data valde jag att delvis använda mig av processen som Denscombe (2009) skriver om, nämligen: Förberedelser av data, förtrogenhet med data, tolkning av data, verifiering av data, presentation av data. .
Jag valde att analysera min data efter min intervjuguide för att få en så strukturerad analys som möjligt och för att det ska bli enkelt för både mig och läsaren att följa analysen. När jag analyserade data från intervjuerna så använde jag mig av ovan nämnd metod på följande sätt:
Jag började med att förbereda data. Det här gjorde jag genom att lyssna igenom mina intervjuer och transkribera ner det i ett dokument. När jag hade organiserat upp data så började jag med att fördjupa mig i materialet. Efter det så började jag sedan tolka data, vid tolkning av data så sökte jag efter teman och samband i det empiriska materialet. Efter det valde jag att verifiera data. Jag gjorde det genom att lyssna av intervjuerna samtidigt som jag gick igenom det jag hade skrivit ner. Det här gjorde
16 så att jag kunde korrigera så att data jag skrivit ner blivit rätt. Det sista jag gjorde var att jag började med att strukturera upp data så att den blev presenterad på ett begripligt sätt. Det här för att underlätta för mig och för läsaren.
3.7 Användning av Framgångsfaktorer.
För att kunna identifiera framgångsfaktorer som påverkar användningen av BI system valde jag att i genomförandet delvis göra som Nah och Delgado (2006).
Författarna Nah och Delgado (2006) riktar sig inte till mitt problemområde men jag valde ändå att använda mig av samma tillvägagångssätt. Nah och Delgado (2006) identifierade framgångsfaktorer för implementering samt uppdatering av affärssystem. Det första de gjorde var att använda sig av framgångsfaktorer som litteratur inom affärssystem redan identifierat. Det här var för min del inte möjligt då jag inte funnit befintliga framgångsfaktorer som påverkar användningen av ett BI system. Jag identifierade därför egna genom en litteraturstudie. Nah och Delgado (2006) skapade sedan enkäter samt intervjuer som baserades på dessa framgångsfaktorer. Det här var något som jag också valde att göra, men jag valde att endast avgränsa mig till intervjuer. Intervjufrågorna som Nah och Delgado (2006) var kategoriserade efter de identifierade framgångsfaktorerna. Genom att göra det här kunde Nah och Delgado (2006) identifiera de framgångsfaktorer som är viktigst för företag.
Det som skiljde våra studier åt var att Nah och Delago (2006) även använde sig av enkäter där användaren kunde göra en bedömning av vilka framgångsfaktorer denne anser vara väsentligast. Det här gjorde att användarna blev begränsade till de framgångsfaktorer som redan blivit identifierade. Jag valde att hålla mina intervjuer mer öppna samt att kategorisera intervjuguiden efter användningsområdena. Detta eftersom jag från början fick skapa framgångsfaktorer från litteraturstudien som inte identifierats i någon tidigare studie.Med hjälp av detta kunde jag få bekräftat från användarna om framgångsfaktorerna jag identifierat stämmer. Genom att kategorisera efter användningsområdena så lämnade jag utrymme för användaren att identifiera viktig framgångsfaktorer.
3.8 Trovärdighet och Rimlighet
Enligt Denscombe (2009) är det viktigt att verifiera sin kvalitativa forskning.
Forskaren måste visa att att resultatet är ”riktigt” för att annars finns det ingen annledning för någon att sätta tilltro till den. Det här görs genom att utvärdera studiens trovärdighet och rimlighet. Enligt Denscombe (2009) hänvisas trovärdighet till noggrannheten och precisionen i data. Den grundläggande frågan är: ” är data av rätt typ för att undersöka ämnet och har data uppmätts på ett riktigt sätt?”. Jacobsen (2002) skriver att forskaren måste se över om mätningarna är
17 relevanta samt om det som mäts hos några få också gäller för flera. För ökad trovärdighet valde jag att under den empiriska insamlingen använda mig av inspelning för att kunna lyssna igenom intervjuerna efteråt och försäkra mig om att det jag hade skrivit ner var det respondenterna sade. Ett sätt att skapa trovärdig forskning är att data verifieras. För att öka trovärdigheten i data valde jag att göra en respondent validering (Denscombe, 2009). Det här gjorde jag genom att skicka tillbaka resultatet till respondenterna. Genom det här utförandet kunde jag säkerställa att den insamlade data tolkats rätt och stämmer överrens med det respondenten sa. För ökad trovärdighet har jag också valt att få en bredare insyn genom att jag har intervjuat både användare av BI samt BI konsulter. Det här har gett mig ett tvåsidigt perspektiv vilket har kunnat jämföras och jag kunde därmed mäta det vilket avsågs mätas.
Den grundläggande frågan gällande rimlighet enligt Denscombe (2009), är om forskningsinstrumentet skulle ge samma resultat vid andra tillfällen? Det han menar vilket också Jacobsen (2002) skriver, är om forskningen skulle vara konsekvent om den utfördes vid en rad olika tillfällen. Då jag har genomfört 5 intervjuerökar studiens rimlighet eftersom jag fick möjlighet att jämföra intervjuerna med varandra. För att få fram resultatet så har min egen analysförmåga använts vilket innebär att exakt samma resultat skulle vara svårt få fram om samma studie skulle genomföras om några år.
3.9 Metodkritik
Kritik vilket kan riktas mot studien är att jag både använt vetenskapliga artiklar samt böcker. Böckerna kan inte klassificeras lika vetenskapliga i jämförelse mot de vetenskapliga artiklarna. Det har funnits medvetenhet om att det påverkar slutsatsen. Anledningen till att jag valt att använda böckerna är för att det har gett mig information vilket jag inte har hittat i övriga teorier.
Annan kritikvilket kan riktas mot studien är att ena intervjun utfördes på engelska vilket kan ha gjort att respondenten valt att undanhålla information på grund av bristande språkkunskaper. Men jag bedömer ändå att respondenten gav mig information nödvändig för att besvara min problemformulering.
Kritik kan också riktas mot att 4 av 5 intervjuer har förts via telefon vilket ökar chansen för att respondenten skulle undanhålla information. Eftersom jag befann mig i Brasilien så valde jag att föra telefonintervjuer med svenska företag, det gav mig ett mer pålitligt resultat då det engelska språket i Brasilien var bristande.
18
4 Resultat
______________________________________________________________________________________
I Resultatkapitlet kommer jag presentera resultatet av den genomförda empiriska studien Jag kommer nedan presentera mitt resultat av den empiriska studien. Jag har i min empiriska studie intervjuat fem personer, två konsulter samt tre användare av BI systemet. Jag kommer börja med att presenterna konsulterna och därefter användarna. Jag har valt att dela upp resultatet efter min intervjuguide, genom att börja med att presentera företaget sedan lite allmänt om användning kring BI. Efter det presenterar jag övervakning, BI analyssamt målstyrning. Efter varje respondent kommer jag sedan att presentera en sammanfattning.
4.1 Respondent A
Företaget grundades av erfarna konsulter inom strategi och företagsledningen år 2000. Företaget ligger i södra Brasilien och har idag kunder i staterna Santa Catarina, Parana, Rio Grande do sul, Sao Paulo, Goiás och Amazonas. Företaget har 12 anställda och har sitt huvudkontor i Blumenau. Företaget har utvecklat en egen BI mjukvara anpassningsbar till olika segment. Idag har de anpassade BI mjukvaror inom bland annat distribution, logistik, textil, gummi, offentliga sektorn, porslin, möbler och livsmedel.
Respondent A är VD och säljare på företaget. Respondent A:s arbetsuppgifter är att behålla kontinuerlig kontakt med kunderna, sälja in systemet samt kontrollera och analysera kunders data.
Respondent A berättade att med BI system får anställda inom ett företag möjlighet att övervaka hur det går för företaget. Genom att kontinuerligt kontrollera sin statistik kan anställda direkt se hur deras handlingar påverka budgeten. Respondent A förklarade att BI system löser anställdas informationsproblem. Därför arbetar respondent A hela tiden med att försöka se vilka problem kunderna har. När respondent A har identifierat de problem de upplever att kunderna har, senser de till att BI systemet löser dessa och gör det enkelt för kunden.
För att kunderna ska få nytta av BI systemet påtaladeRespondent A att det är viktigt att kunderna vet hur BI systemet ska användas. Respondent A berättade att i flera fall så säger kunderna att de vill implementera ett BI system för att de har hört att det är bra. Men de har ingen aning om hur det ska användas. Respondent A förklarade att om inte anställda vet hur BI systemet ska användas, kommer det inte heller att bidra med någon fördel.
19 Respondent A uttryckte också att de nivåer vilka ska använda BI systemet är den taktiska och strategiska. Det här eftersom respondent A förklarade att det är endast är anställda på de nivåerna vilka tar besluten. 90 % av Respondent A:s kunder använder endast BI systemet på den strategiska nivån.
”Using the BI system on the operational level did not contribute to any improvement for the company. Because they didn’t know what the statistics meant”
(Anonym, Personlig Kommunikation, 12 mars 2012).
Respondent A förklarade att den operativa nivån inte tar några beslut och behöver därför inte ha tillgång till systemet.
4.1.1 Övervakning
För att kunna välja ut de KPI kunden ska övervaka ger respondent A rekommendationer utifrån kundens databas. De undersöker lagrad data, utifrån funnen data skapar de sedan olika alternativa KPI vilka kunden kan välja mellan. De här alternativen har respondent A satt in i en grundmall vilken erbjuds till alla kunder i början. Utifrån den här mallen kan sedan kunderna ändra KPI eller lägga in helt nya. Respondent A rekommenderar inte kunden att lägga in helt nya KPI innan de är helt säkra på att de behöver utföra den mätningen. Det här eftersom det alltid är en dyr investering för kunden att införa en ny KPI.
För att kunna ta fram KPI åt kunden använder sig respondent A av BSC. Det här hjälper företag att se vilka delar det går att mäta. De kunder bestående av mindre företag mäter endast vissa delar inom BSC, medans de kunder bestående av större företag oftast utvecklar sitt BI system tills de uppnår BSC. Respondent A berättade att BSC är en term visande på att kunden mäter alla områden inom företaget.
Kunden har möjlighet att lägga till fler områden manuellt om den vill det.
Respondent A berättade att BI systemets syfte är att lösa problem. Med det menar respondent A att det viktigt att KPI löser de informationsproblem kunden har. Det här uttryckteRespondent A vara viktigare än att fokusera på att KPI är linje med kundens mål. Respondent A förklarade att det ibland kan det vara svårt att sätta kundens KPI i linje med företagets mål eftersom det oftast inte finns data lagrad uppfyllande de mätningarna.
Gällande dashboard påtaladeRespondent A att det är viktigt att den är anpassad efter kund. Den informationen visad på en dashboard bör vara anpassad efter användaren i behov av informationen. Respondent A uttryckte också att det är
20 viktigt att informationen på en dashboard visas tydligt, detta för att kunden ska kunna förstå den. Visas inte informationen tydligt ökar risken för användarmotstånd hos kunden, vilket bidrar till att införandet av en dashboard blir en onödig kostnad.
4.1.2 BI Analys
För att kunden ska kunna analysera data berättaderespondent A att det är viktigt att data visas på ett tydligt sätt. Respondent A förklarade att kunderna bör använda sig av den färdiga mallen Respondent A erbjuder. För att underlätta analysering erbjuder Respondent A genomgående samma visualiseringselement i systemet eftersom det är lättast att genomföra analyser på samma visualiseringselement om kunden ska gräva sig ner i systemet.
För att kunna genomföra avancerade analyser kan kunden använda sig av flerdimensionella verktyg. Men det är inget Respondent A rekommenderar eftersom det inte alltid är lösningen till problemet. Respondent A menar på att använda sig av ett flerdimensionellt verktyg är så pass komplext att risken för att kunden analysera fel data ökar. Respondent A jobbar hela tiden med att förbättra datavisualiseringen till att göra det enkelt. Istället för att erbjuda tillgång till en mängd information uttryckteRespondent A att det är viktigt att den information de plockar ut iställetlöser problemen kunderna har. Respondent A hävdar att kunden inte har någon nytta av att använda sig av flerdimensionella verktyg eftersom de endast får tillgång till en mängd onödig information.
För att kunna genomföra analyserna förklaradeRespondent A att det är viktigt att kunden vet hur datastrukturen av systemet är uppbyggt. Om kunden vet hur datastrukturen är uppbyggd vet kunden hur systemet ska användas och hur denne ska navigera sig runt. Respondent A berättade också att en annan viktig kompetens kunderna bör inneha är bokföringskunskaper. Det här eftersom kunderna bör veta hur BI analyserna påverkar företagets budget.
”One of the most important skill you must have if you’re going to do analysis is accounting skills, de companies must know how the analysis effect their budget”
(Anonym, Personlig kommunikation, 12 mars 2012) De kunder saknandes denna kompetens kan köpa tjänsten hos Respondent A.
Respondent A genomför då ett möte med kunden en gång i månaden där Respondent A går igenom de olika mätningarna och visar för kunden hur det går för företaget.
