Respondenternas upplevda brister och egna observationer .1 Projektledare

Det händer ganska ofta att avropet startar en kort tid innan delarna är klara eller innan utsatt leveransdatum. Det bidrar till stress och fel dels för projektledaren dels för logistikavdelningen (Bengtsson, projektledare, 130221). Underlaget som överlämnas till logistikavdelningen kan vara olika detaljerat och ibland innehåller inte de interna följesedlarna alla nödvändiga uppgifter. Det beror tidvis på fel från konstruktörerna och andra gånger på att alla delar inte bifogats, som exempelvis de externa följesedlarna (Gustafsson, projektledare, 130221).

Det är problematiskt att mycket behövs skrivas ut och sammanställas manuellt (Gustafsson, projektledare, 130221). Elektroniskt utförande hade sparat tid och det borde vara möjligt för alla eftersom det används ett Excel-dokument till följesedlarna och försättsbladet (Gustavsson, projektledare, 130221). Dock är logistikavdelningen i behov av utskrivna dokument som kan fyllas i manuellt på plats direkt vid plockningen och lastningen av utleveransen (Observation, 130305).

Det händer att det blir fel när logistikavdelningen fyller i vad som blir plockat eller lastat och återrapporteringen till projektledaren blir därmed felaktig. Projektledaren tror att det finns rätt antal balkongdelar på monteringsplatsen fast det egentligen saknas, eller att fler delar behövs till monteringsplatsen trots att det egentligen levererats i rätt antal. Det är vid tidsbrist som problemen ofta uppstår på grund av att logistikavdelningen inte hinner räkna allt lika noggrant (Gustafsson, 130221). Att balkongdelar blir tillhörande fel utleverans och hamnar på fel monteringsplats är en situation som inträffar med jämna mellanrum, vilket kan bero på stress eller att delarna lagrats tillsammans med delar från ett annat projekt (Bengtsson, projektledare, 130221).

Projektledaren kan bli kontaktad av logistikavdelningen i samband med lastningen av utleveransen gällande att vissa delar inte hittas på lagret, trots att delarna ska finnas där. Oordningen på lagret resulterar i att delar inte hittas, att delar blir inkluderade i fel utleverans eller att det tar väldigt lång tid att genomföra plockningen. Om de externa följesedlarna bifogas som innehåller logistikavdelningens intygande på att inleverans av delarna skett så undviker projektledaren att bli kontaktad lika ofta (Gustavsson, projektledare, 130221). För att minska risken för problem är det bra att kontakta produktionscheferna innan avropet påbörjas så att alla delar verkligen finns

färdigproducerade i tid. Det är också mycket bra om projektledaren har möjlighet att förflytta sig till lagret och kontrollera om alla externa delar finns tillgängliga (Smålander, projektledare, 130228).

3.2.2.2 Logistikavdelningen

Det kan vara otydligt vad som faktiskt ska avropas om hela den interna följesedeln överlämnas, när det egentligen enbart är exempelvis tio av femtio delar på följesedeln som ska avropas. De interna följesedlarna kan också innehålla uppgifter från föregående avrop, vilket gör att det ser ut som att delar ska avropas på nytt fastän så inte är fallet. Därför måste logistikavdelningen vid otydligheter gå igenom den interna följesedeln för att komma fram till vad som ska avropas denna gång. Att det på avropet står att allt ska avropas kan också inträffa, vilket ger osäkerhet kring vad som är allt och om något saknas. Det är även vanligt att avropet överlämnas för sent, trots att projektledarna vet hur viktigt det är att det lämnas i tid (Karström, logistikanställd, 130228; Rudberg, logistikchef, 130228).

De interna och externa följesedlarna inte ser likadana ut, vilket är ett tidsödande moment. Dessutom måste de externa följesedlarna scannas in eftersom de följer med inleveranserna utskrivna. Det hade varit bättre att ha ett underlag som innehåller allt till avropet (Karström, logistikanställd, 130228; Rudberg, logistikchef, 130228). Alla projektledare bifogar inte allt som behövs till avropet, utan då måste logistikavdelningen själva leta upp delar som fattas. Det kan vara externa följesedlar som fattas eller att orderbekräftelser bifogats i deras ställe, och då kan vikten eller rätt antal saknas. Det är få projektledare som antecknar prioriteringsordning av delar, det vill säga om allt som önskas avropas inte får plats eller om fler delar kan avropas än vad som var tänkt. Då krävs en extra kontakt (Rudberg, logistikchef, 130228). Det observerades (130305) att det förekommer avrop som inte innehåller alla nödvändiga uppgifter eller saknar prioriteringsanteckningar och projektledaren fick då bli kontaktad. Det förekom också avrop innehållande felaktigt bifogat externt underlag, såsom orderbekräftelser, och avrop med uppgifterna att allt från en leverantör ska avropas.

Det är mycket tid som spenderas på att leta efter delar på lagret, vid plockningen eller om delarna ska hittas av annan anledning. Det är frustrerande att så pass mycket tid måste ödslas på att leta efter delar, som ibland inte ens finns. Det finns inget direkt system på lagret och delarna hittas för det mesta för att truckchauffören vet var de ställt delarna

tidigare. Lagret är grovt indelat efter om det är exempelvis stål eller aluminium, och om det är producerat internt eller externt. Annars är delarna placerade hur som helst, utan eftertanke om vad som ska levereras till monteringsplatsen först. Oftast hamnar delarna som behövs först längst in i lagret och då måste truckchaufförerna flytta på allt när de ska plockas (Rudberg, logistikchef, 130228; Svensson, truckchaufför, 130228). Det kan också vara så att märkningen på delarna försvinner, att det uppstår platsbris eller att snö täcker delarna, vilket är mycket tidskrävande. Eftersom det inte finns en given plats för delarna så placeras de sporadiskt där det finns plats (Karström, logistikanställd, 130228). Det går åt mycket onödig tid när det letas efter delarna på lagret och när delar inte hittas kan det också innebära andra problem som att utleveransen inte blir fullastad (Observation, 130305). Nedanstående bild illustrerar ett av tälten på lagret som påvisar utrymmesbrist.

Figur 3-15: Utrymmesbrist på lagret

Det är viktigt att projektledaren stämmer av efter tidigare avrop så att de gamla uppgifterna inte kommer med i det nya avropet, annars är det ingen mening att återrapportering utförs. Rätt uppgifter är grundläggande för att en utleverans ska kunna lastas så bra som möjligt och att logistikavdelningen ska veta vilken typ av transport som ska bokas (Karström, logistikanställd, 130228; Rudberg, logistikchef, 130228). Det finns inga direkta skillnader eller rutiner för vem på logistikavdelningen som ska utföra vad. De bokar transporter, packar delar, plockar delar, kör truck och sköter annat administrativt arbete lite som det passar för stunden. En på logistikavdelningen kan först boka en transport och sedan gå ut på lagret för att köra truck. Då tar annan vid och gör någon bokning eller annan administration, exempelvis beställer pallar. Det blir mycket spring och frågande internt på logistikavdelningen (Observation, 130305).