Standardisering av processer

4.1.1 Standardiseringens syfte

Standardisering syftar till att skapa regler och rutiner kring en process som säkerställer ett utförande, en användning och ett mer optimalt resultat. En process ska definieras exakt hur den ska utföras oavsett vem som utför den (Heinrich et al., 2009; Muenstermann et al., 2010; Ross, 2004; Ungan, 2006). Som negativt för standardisering brukar hämmad innovation poängteras, men om företaget är medvetna om det och med jämna mellanrum försöker förbättra processen innebär en standardisering nästintill enbart fördelar. Trots standardiseringens attraktivitet bland företag finns det relativt få beskrivningar av hur en standardisering bör gå till (Davenport, 2005; Muenstermann et al., 2010; Shoham et al., 2008; Ungan, 2006).

Standardisering av logistikprocesser är utmärkt för att uppnå och öka ett företags effektivitet, få en process att flöda snabbare och minska osäkerheten. Aktiviteter som ska förekomma och dess ordning blir mer förutsägbart, och på så sätt minskar undantag samt egna lösningar av en process. Det bidrar till minskade kostnader, användning av rätt utrustning och reducerad tidsåtgång. Det ökar också pålitligheten av att processen utförs på ett fördelaktigt sätt och att inga viktiga delar utesluts (Morash och Clinton, 1997). Standardisering är fördelaktigt vid betydelsefulla processer såsom packning eller lastning, där utförandet inte ska bero på vem som genomför det (Haessler och Talbot, 1991). En

standardisering ger märkbara fördelar när det förekommer skillnader i en process mellan olika avdelningar i ett företag. Det vill säga när en process har olika utföranden och ett gemensamt utförande eftersträvas (Brocke och Rosemann, 2010; Shoham et al., 2008). Processer som sträcker sig över företagsgränser behöver ofta standardiseras. På så sätt kan övergångarna, eller gränssnitten, inom företaget förtydligas. Det är självfallet inte tillräckligt med en standardisering, utan företaget måste se till att de anställda följer standardiseringen då den annars inte bidrar med något (Davenport, 2005). För att möjliggöra en standardisering av en process ska först processen definieras och sedan ska involverade i processen intervjuas eller processen observeras för att klargöra hur den utförs. Därefter ska processen delas in i olika steg där alla steg ska dokumenteras och olika utföranden ska föras samman till en standardiserad form (Ungan, 2006).

4.1.2 Standardiseringens tillvägagångssätt

Variationer i en process är kostsamt och bör reduceras. Det leder till ineffektiviteter och en förlorad möjlighet till att utföra en process på bästa sätt. Det resulterar i sin tur ofta i felaktiga dokument, försämrad kvalitet på processen och sämre informationsdelning. Onödig tidsåtgång och missnöjda kunder är också vanliga konsekvenser av att en process innehåller variationer (Brocke och Rosemann, 2010). Ett företag kan inte räkna med att anställda genom uppfattning, inställning och erfarenhet kommer att utföra en process på ett och samma sätt om det inte finns instruktioner på hur den bör genomföras (Griffith, 2000). Om en process har olika utföranden är det viktigt att de alternativa utförandena dokumenteras på en detaljerad nivå som urskiljer de olika arbetssätten (Haessler och Talbot, 1991).

Vid standardisering ska det bestämmas när en process ska starta och när den slutar. Det ska även definieras vilka aktiviteter som ska ingå i processen och hur de ska utföras. Hur lång tid de olika aktiviteterna ska ta är också bra att definiera, för då har de anställda ett riktmärke att sträva efter. Det bidrar ideligen till att processen utförs snabbare, att den börjar i rätt tid samt att uppsatta tidsplaner efterföljs bättre. Hur processen ska dokumenteras, det vill säga vilka dokument som bör ingå och när de ska sparas, är en annan viktig parameter att standardisera (Davenport, 2005). Genom att definiera exempelvis aktiviteter, ordningsföljd, utrustning och estimerad tidsåtgång bridrar standardiseringen till att processen utförs mer effektivt med reducerad tidsåtgång. Det här

eftersom osäkerheter kring vad som ska utföras och vad som ska användas reduceras tillsammans med att press på tidsåtgången blir ett faktum (Muenstermann et al., 2010). Efter att nulägeskartorna är utformade och förbättringar föreslagits ska en ny karta utformas som representerar den standardiserade processen. Genom att inte enbart förklara utan faktiskt genomföra en ny karta, kan skillnader och åtgärdenas effekter tydliggöras på ett bättre sätt (Kemper et. al, 2010; Pojasek, 2005). För att genomföra en standardisering av en process med olika utförande kan antingen en av de redan existerande varianterna väljas ut som anses mest fördelaktig, eller så kan ett nytt genomförande utformas. Om det senare väljs bör det bli en blandning mellan de olika utförandena som innehåller det positiva från de olika varianterna. Till det behövs åsikter kring hur processen bör utföras från de som är involverade. När standardiseringen är slutförd är det bra om eventuella tidsbesparingar konkretiseras genom uppskattning eller faktiska mätningar, för att påvisa hur processen förbättrats (Muenstermann et al., 2010).

4.1.3 Sammanfattning

Standardisering syftar till att skapa ett gemensamt utförande av en process som säkerställer ett resultat, och det finns relativt få beskrivningar av hur det bör gå till (Heinrich et al., 2009; Ross, 2004; Ungan, 2006). Standardiseringen ska instruera hur processen bör utföras, det vill säga när processen ska starta och sluta, vilka aktiviteter som ska ingå, ordningsföljd, utrustning som bör användas, hur dokumenten ska skötas samt hur lång tid processen ska ta (Davenport, 2005; Muenstermann et al., 2010). När olika genomföranden kartlagts och processen ska standardiseras, kan antingen en ny variant föreslås eller så kan en blandning av nuvarande utföranden skapa den nya processen. Då behövs åsikter kring hur processen bör utföras från de som är involverade (Muenstermann et al., 2010).