I resultat- och analysavsnittet kommer vi presentera vårt resultat samt analysera våra intervjupersoners upplevelser med hjälp av våra teoretiska begrepp, det vill säga handlingsutrymme, byråkratisk och moralisk logik.
Avsnittet delas in i tre teman; Dokumentation, tid och prioriteringar, Värderingar och ansvar i utredningsarbetet samt Dokumentation - vem, vad och hur? Erfarenheten av dokumentation inom barnavårdsutredningar skiljer sig bland socialsekreterarna i vår studie och kan vara relevant att vara medveten om i läsningen av vårt resultat. Ellinor har längst erfarenhet och har jobbat med barnavårdsutredningar i 20 år. Louise har nio års erfarenhet.
Annica och Erica har erfarenhet av barnavårdsutredningar sedan drygt fyra år tillbaka. Carola och Frida har två års erfarenhet. Intervjupersonernas namn är fingerade.
5.1 Dokumentation, tid och prioriteringar
Inledningsvis visar vårt resultat att alla intervjupersoner ägnar 50% eller mer av sin arbetsvecka till dokumentation. Alla är överens om att dokumentationen är en stor del av utredningsarbetet. Däremot menar intervjupersonerna i vår studie och att det handlar mycket om prioriteringar.
Prioriteringarna kan innefatta att ta hänsyn till dokumentationen i relation till andra arbetsuppgifter såsom samtal, möten och akuta händelser. Att prioritera är en utmaning som socialsekreterares handlingsutrymme skapar (Lipsky 2010; Svensson, Johnsson & Laanemets 2008), vilket vi kommer belysa på olika sätt nedan utifrån hur intervjupersonerna hanterar dokumentationen.
5.1.1 Prioritera och planera
Ett exempel på prioriteringar som framkommer under intervjuerna är en riktlinje på en av arbetsplatserna, i form av en särskilt avsatt dag som endast ska vara till för dokumentation. Då undviks att boka in samtal och möten den dagen för att kunna få tid till att dokumentera. Riktlinjen på arbetsplatsen visar på att handlingsutrymmet att bestämma hur dokumentationen ska planeras delvis begränsas av den överenskomna dagen för dokumentation. Detta är något Svensson, Johnsson & Laanements (2008) diskuterar, att socialsekreterare i sitt handlingsutrymme behöver väga samman tid för dokumentation och tid för klienten. Erica vill exempelvis innan hon går hem inför helgen gärna vara i fas med veckans dokumentation och upplever det som genomförbart. Carola delar Ericas inställning och vill få dokumentationen avklarad fortlöpande och planerar i sin tjänst för att hinna med de olika arbetsuppgifterna. Ett exempel på detta är att stänga av telefonen för att inte bli avbruten när tid avsatts för dokumentation. Erica påpekar också planeringen och säger:
... och man vet ju att om jag inte gör dokumentationen nu och så har jag tio besök nästa vecka, då hamnar man ju efter väldigt mycket, så att man måste ju försöka prioritera det.
Men händer det akuta saker så gör det ju, det är ju bara så det är. (Intervju med Erica)
Citatet och resonemangen ovan visar på en medvetenhet om mängden dokumentation inom socialtjänsten och en anpassning i deras arbete. De ser sällan några större problem med mängden dokumentation. Carolas resonemang och Ericas citat går i linje med den ansvarsfrihet som Svensson, Johnsson &
Laanemets (2008) och Lipsky (2010) redogör för och som här ses som en fördel med socialsekreterares handlingsutrymme.
Av vårt resultat framkommer däremot en negativ infallsvinkel i relation till prioriteringar och visar på en delad syn kring planeringen av dokumentationen.
Exempelvis framkommer att akuta saker går före dokumentation och att den åsidosätts för andra uppgifter. Frida försöker att prioritera att dokumentera löpande under utredningstiden men att det inte alltid går ihop då andra utredningar har deadlines tidigare;
Det är mycket som kan komma emellan, kanske inte just i den utredningen eller i det ärendet men mycket annat som kommer in [...] och då kanske man inte hinner skriva in aktanteckningar lika snabbt som man velat. (Intervju med Frida)
Ellinor upplever också att det är en utmaning att hinna med dokumentationen när hon exempelvis har tio pågående utredningar, vilket leder till att hon behöver prioritera vad som är mest viktigt just då. Frida och Ellinors upplevelse stärker Thams (2017) forskning som visar på att socialsekreterare styrs av brådskande situationer vilket leder till omprioriteringar. Alla intervjupersoner är överens om att de prioriterar samtal med barn och föräldrar eftersom det är grunden i arbetet. Detta skiljer sig från Falkenström & Hjärpes (2017) forskning där de redogör att det är troligare att socialsekreterare prioriterar bort klientarbetet på grund av dokumentationen. Merparten av intervjupersonerna önskar dock mer tid till samtal och möten med familjerna.
Denna dragkamp visar på handlingsutrymmets begränsningar och dilemmat mellan att dokumentera och samtidigt vilja göra det bästa för klienten utifrån den moraliska logiken (Svensson, Johnsson & Laanemets 2008; Levin 2017).
5.1.2 Utredningstid
Gällande utredningstiden upplever alla intervjupersoner att den räcker till.
Carola och Erica har sällan problem att hålla utredningstiden, framförallt påpekar Erica vikten av sin egen planering. Louise beskriver att utredningstiden räcker till men inte bemanningen, vilket Tham (2017) poängterar i sin forskning att personalbrist kan vara anledning till att arbetsuppgifter inte kan prioriteras som planerat. Louise och Annica delar liknande uppfattningar om att de hade velat ha kortare utredningar med fokus på snabba insatser men att de måste hantera många ärenden samtidigt och dokumentationen de innefattar gör att de ofta måste utnyttja hela utredningstiden. Reamer (2005) redogör för förväntningar att dokumentationen ska ske skyndsamt, för att tjänsterna i sin tur ska nå ut fort till klienterna. Detta styrker exemplet ovan om snabbare insatser men att arbetsbelastningen blir en begränsning, vilket också går att tolka utifrån den moraliska logiken enligt Levin (2007), då de vill det bästa för klienten men begränsas i sitt handlingsutrymme utifrån tidsbrist.
Frida upplever att utredningstiden räcker till i början men brådskande mot slutet. Det kan ha uppstått ombokningar av möten eller sjukskrivningar vilket utredningstiden inte tar hänsyn till. Ellinor instämmer att utredningstiden är tillräcklig men hade ibland velat förlänga den för att få mer tid till samtal, då det kan hända att kontakten med barnet och familjen inte etableras förrän i slutskedet av utredningstiden.
... då är det ju väldigt störande att man måste avsluta utredningen vid en viss tidpunkt utan att ha fått pratat färdigt om det det gällde [...] jag har ibland tänkt att jag skiter i den här utredningstiden o drar över tiden med två veckor för att
få prata mer, annars är de ju meningslöst”. (Intervju med Ellinor)
Däremot är det hårda restriktioner kring förlängd utredningstid vilket Ellinor tycker är synd. Det visar på en balansgång mellan att ta hänsyn till den byråkratiska logiken, att göra rätt utifrån organisationens riktlinjer, och den moraliska logiken att göra det bästa för klienten utifrån egna värderingar (Levin 2017). Utredningstiden är ett dilemma som också går att förstås utifrån Matareses & Caswells (2018) forskning, där de lyfter fram att socialarbetare behöver ta hänsyn till att arbetet ska ske skyndsamt och effektivt och samtidigt balansera det med det klientnära arbetet.
5.1.3 Arbetsbelastning
Ett återkommande tema i våra intervjuer när vi diskuterar dokumentation under utredningsprocessen är arbetsbelastningen. Även fast Carola beskriver att hennes planering av utredningsarbetet fungerar för henne så påpekar hon att det är viktigt att belysa att socialtjänsten länge varit överbelastade och att det är viktigt att signalera till sin chef om man som socialsekreterare upplever att dokumentationen blir lidande på grund av detta. Det visar på ett fortsatt problem enligt de andra intervjupersonerna också. Thams (2017) jämförelse mellan 2003 och 2014 visar på sämre arbetsförhållanden, bland annat högre arbetsbelastning, vilket socialsekreterarnas resonemang bekräftar. Frida berättar att mätningar av arbetsbelastningen på hennes arbetsplats länge visat på hög arbetsbelastning vilket lett till försämrat fokus på dokumentationen, detta på grund av många och krävande ärenden. Ett annat exempel på att dokumentationen påverkas av hög arbetsbelastning är stora ärenden med flera syskon, då socialsekreterarna måste dokumentera i varje syskons journal trots att det handlar om liknande situationer. Hög arbetsbelastning är bland annat
en omständighet som Lipsky (2010) beskriver att socialsekreterare behöver handskas med i relation till deras handlingsutrymme, samtidigt som de jobbar för att gynna klientens behov. Louise upplever att hon har möjligheten och tryggheten på sin arbetsplats att säga ifrån när hon upplever för tung arbetsbelastning och att arbetsgruppen tar hänsyn till detta.
Men jag tror ändå att det finns ett klimat hos oss att man kan säga att ”jag har häcken full, ge mig en vecka till” [...] att det finns en lyhördhet i det så länge jag är tydlig med vad jag behöver. (Intervju med Louise)
Levin (2017) beskriver att handlingsutrymmet kan påverkas av gruppens dynamik och vad arbetsgruppen förväntar sig av kollegorna. I Louise fall gynnar det hennes handlingsutrymme utifrån att hon anser att det är något de kan diskutera i arbetsgruppen.
Flera intervjupersoner berättar att arbetsbelastningen och brist på tid påverkar utredningens dokumentation negativt. De upplever att de inte kan göra ett lika noggrant och grundligt jobb, varav det finns en oro att missa något av vikt för beslutsunderlaget. Ellinor förklarar att hon drivs av sin erfarenhet, vilken hon ser som sitt arbetsredskap. Ellinor upplever att det känns jobbigt när hon inte har tid eller möjlighet att utföra utredningen så som hon egentligen vill och inte kunna stå fullt ut för det som dokumenterats under utredningen. Frida beskriver liknande och hur det påverkar hennes mående i utredningsarbetet:
...där så väger ju min arbetsmoral mer än kanske mitt mående egentligen, att den tar ju över och jag vill inte egentligen att de här ska bli dåligt [...] men också att man känner att man inte vill svika de här barnet exempelvis.
(Intervju med Frida)
Reamer (2005) beskriver i sin tur att ökade krav på dokumentation bidrar med krav på bra formuleringar och utförandet av dokumentation. Detta tillsammans med känslan av tung arbetsbelastning ger förståelse för oron socialsekreterarna känner över att missa delar av dokumentationen på grund av tidspress och arbetsbelastning. Att följa kraven på dokumentation kan förstås utifrån den byråkratiska logiken att utföra arbetet med hänsyn till lagstiftning och arbetsplatsens riktlinjer, vilket alla intervjupersoner strävar efter att göra.
Resultatet återkommer dock till att de hade velat ha tid att göra mer för barnet, vilket beskriver motsättningarna mellan den byråkratiska och moraliska logiken (Levin 2017).
5.2 Värderingar och ansvar i utredningsarbetet
Resultatet visar på att det är en balansgång mellan dokumentation, egna värderingar och motivation i utredningsarbetet. Det varierar hur mycket dessa faktorer påverkar varje enskild socialsekreterare bland våra intervjupersoner.
Samtliga intervjupersoner upplever att syftet med BBIC, att sätta barns behov i centrum, går i linje med deras värderingar och hur de vill arbeta med barnavårdsutredningar på olika sätt. BBIC:s grundtanke genomsyrar hela utredningsarbetet men socialsekreterarna har olika förhållningssätt till hur dokumentationen inom det ska ske och hur det påverkar deras arbetssätt.
5.2.1 Att våga lita på sin kompetens
Carola upplever inte att dokumentationen påverkar arbetet med klienter, utan dokumentationen är där i bakgrunden. Carola jobbar för att få till en förändring snabbt. Hon beskriver att hon brukar dokumentera egna iakttagelser som hon uppmärksammat under utredningen i beslutsunderlaget. Däremot tror hon att
många socialsekreterare är rädda för detta när de skriver utredningar, att de inte riktigt tror på sin egen kompetens att uttala sig om specifika händelser, utan att man hänvisar till någon psykolog eller läkare. Carola tycker att BBIC:s tanke är bra men när det gäller hennes egna värderingar kring det resonerar hon följande:
Även om jag tycker de här dokumenten är kaka på kaka [...]
så tänker jag att jag gör det så enkelt som möjligt och det finns där för att det ska vara där liksom, inte göra det för svårt för sig tror jag. (Intervju med Carola)
Svensson, Johnsson & Laanemets (2008) diskuterar möjligheter och begränsningar i socialsekreterarens handlingsutrymme och att det är upp till socialsekreteraren att väga samman arbetets olika aspekter, vilket citatet av Carola belyser. Det visar på att hon utnyttjar sitt handlingsutrymme genom att våga lita på sin professionella bedömning i mötet med klienten. Det går också att tolka Carolas resonemang som att hon hanterar den byråkratiska logiken, exempelvis riktlinjer i form av BBIC:s olika dokument, på ett sätt som gynnar henne i utredningsarbetet (jfr Levin 2017).
Till skillnad från Carola upplever Annica att BBIC är dokumentationsstyrt.
Hon hade önskat att familjerna får hjälp snabbare men att det tar tid att skriva utredningen och därför kan det dröja innan beslutet når familjen. Skillmark &
Oscarsson (2018) tar upp liknande kritik, att socialsekreterare väljer att prioritera om i sitt arbete och istället avvika från BBIC för att undvika att tidsbristen ska drabba klienten. Annica lägger ner mer tanke bakom utredningarna när hon har tid och inte är stressad, annars är det det absolut viktigaste som skrivs in vilket kan medföra en risk att missa något. Annica upplever att hon blivit bekväm i sin yrkesroll med tiden och därmed mer trygg med att lägga in egna värderingar i sitt utredningsarbete. I början upplevde hon
att det skulle “stå rätt” och se fint ut, men nu är det viktigt för henne att vara respektfull och inte verka bättre än någon annan när hon skriver.
5.2.2 Lojalitet och ansvar i arbetet
Annica beskriver ett ansvar gentemot sin arbetsgrupp gällande dokumentation:
... så jag brukar oftast tänka liksom att om jag inte har skrivit det jag har gjort så har jag inte gjort någonting. Alltså lite så, för om någon annan går in och kollar ifall jag skulle bli sjukskriven eller något sånt, då behöver ju mina kollegor kunna gå in och se att “det här har XX gjort”. Om det inte ligger någonting där då tror de ju inte att jag har haft det där samtalet, så jag försöker skriva in det ganska så fort direkt efter det har hänt liksom. (Intervju med Annica)
Citatet av Annica kan förstås utifrån moral och moralisk logik, att hon vill göra gott för klienterna men också vara lojal mot arbetsgruppen och att hennes handlingar under utredningsprocessen påverkas av hennes känslor, värderingar och överväganden (Levin 2017).
Louise upplever att hennes arbetsgrupp har en hög arbetsmoral där alla vill familjens bästa. Hon förklarar att det finns risk att de pressar sig själva för hårt eftersom alla vill göra ett bra jobb gentemot familjerna. Frida upplever att hon kan känna sig stressad över att få dokumentation gjord och hon inte vill belasta kollegorna om hon exempelvis är sjuk, både för deras och hennes egna skull.
Socialsekreterares handlingsutrymme kan också således påverkas av arbetsgruppens dynamik eller vad de förväntar sig av dig (Levin 2017). Louise berättar att hon kunde pressa sig själv och jobba över mer innan hon hade barn,
nu väljer hon att prioritera i sitt arbete och inte pressa sig på samma sätt eftersom hon vill orka jobba i flera år till.
I och med den höga arbetsmoralen upplever Louise sig mer långsam och behöver mer tid till dokumentation än övriga kollegor. Hon förklarar att hon lägger så pass mycket värdering och nyfikenhet i arbetet och vill nå fram till familjerna och se resultat i utredningsarbetet. Vid hög arbetsbelastning förklarar Louise att hon kan känna sig otillräcklig när hon måste prioritera om och låta familjer vänta på beslutsunderlagen eftersom hon är medveten om den oro familjer har kring att vara i kontakt med socialtjänsten.
… när högen med journaler växer och inte blir skrivna så ökar min missnöjdhet över mitt arbete och min känsla av att inte ha kontroll. Journaler ska ju skrivas skyndsamt men i verkligheten kan det dröja. Det går bra ett tag, men sen måste de skrivas för att jag inte ska gå under, för att jag ska kunna skriva beslutsunderlaget och för att känslan i journalerna inte ska gå förlorad. (Intervju med Louise)
Levins (2017) begrepp moralisk logik kan appliceras på Louise känsla av otillräcklighet eftersom den moralisk logiken påverkas och behöver anpassas till den byråkratiska logiken i form av organisationens riktlinjer under utredningsprocessen. Detta skapar ett dilemma för socialsekreteraren som kan leda till en känsla av att inte gjort tillräckligt för klienten, vilket även Lipsky (2010) beskriver som en begränsning i handlingsutrymmet. Falkenström &
Hjärpe (2017) beskriver att belastning av dokumentation bidrar till en känsla av otillfredsställelse som myndighetsutövare vilket går i linje med det Louise berättar om lojaliteten mot hennes klienter.
5.2.3 Att gå emot sina värderingar
När det kommer till dokumentation och egna värderingar berättar Ellinor att det inte känns bra om hon behöver skriva en bedömning som hon inte instämmer med i samråd med sin arbetsledare. Annica beskriver följande ett tillfälle då hon velat placera en ungdom i familjehem men att arbetsledare bedömt annorlunda;
… när jag skulle skriva om den här situationen och dokumentera det så blev det väldigt, vad ska man säga, jag tyckte nog att det blev väldigt svårt att skriva ner det här när jag inte riktigt höll med om bedömningen eller så. (Intervju med Annica)
Vid det tillfället tyckte Annica att det dels var jobbigt gentemot ungdomen men också svårt att dokumentera det när hon inte höll med om bedömningen.
Moral kopplas till viljan att göra gott (Bauman & May, 2017) och präglas bland annat av värderingar (Levin 2017) vilket ger förståelse för socialsekreterarnas upplevelser när de behövt dokumentera bedömningar eller beslut som går emot deras värderingar.
5.3 Dokumentation - vem, vad och hur?
5.3.1 Vem är dokumentationen till för?
I vår studie ställde vi oss frågan vem socialsekreterarna dokumenterar för.
Samtliga intervjupersoner i vår studie anser att de dokumenterar i syfte att barnen ska få komma till tals och att barnen och föräldrarna ska förstå varför de gjort den bedömning de gjort. Det styrker det Skillmark (2018) beskriver
som fördelen med BBIC, att det stärker barns delaktighet i barnavårdsutredningar. Utöver det talades det även om vikten av rättssäkerheten när socialsekreterarna dokumenterar.
5.3.1.1 För barnet och familjen
Flera av socialsekreterarna beskriver att de dokumenterar för barnets skull, exempelvis att socialsekreterarna tänker på hur de själva hade velat läsa om deras liv och historia som barn om de varit aktuella hos socialtjänsten.
Resultatet visar exempel på att det är viktigt att barnet ska få veta vad som sagts och gjorts under utredningen och ifall barnet undrar i framtiden vad som hände. Det är något Louise diskuterar:
De ska förstå det nu i den situationen de är i nu, och den ska också ligga till några år framöver för att de ska förstå vad som hände mig den där perioden, när mamma och pappa hade det jobbigt till exempel (Intervju med Louise).
En annan socialsekreterare berättar att hon tycker det är bra för föräldrarnas del att ha dokumenterat vad hon som socialsekreterare anser gynnar barnet och inte, samt hoppas på att det kan främja barnets situation i slutändan.
Socialsekreterarnas syfte att dokumentera framförallt för barnets skull för att bidra till förståelse bekräftas av Baumans & Mays (2017) förklaring om moral.
De beskriver moral som en osjälvisk handling som ska gynna välbefinnande och kopplar det till viljan att göra gott. Samtidigt anser vi att resonemangen visar på att socialsekreterarnas egna värderingar väger tungt i enlighet med den moraliska logiken och att de tar hänsyn till barnets delaktighet, snarare än att dokumentera på ett byråkratiskt och standardiserat tillvägagångssätt (jfr Levin 2017).
5.3.1.2 För sin egen och rättssäkerhetens skull
Några av intervjupersonerna beskriver vikten av att skriva för sin egen skull för att komma ihåg när de ska sammanställa utredningar. Samtidigt har de i åtanke att dokumentationen kan bli granskad av ledningen, vilket de delvis styrs av i deras utredningsarbete. Erica och Carola påpekar dokumentation i relation till rättssäkerheten genom följande citat:
Alltså jag tänker främst att det handlar om att man ska kunna visa på rättssäkerheten, att alla som är inblandade ska kunna veta vad som har hänt. Att det inte bara är jag som har saker i mitt huvud, utan att man skriver ner det som är sagt och gjort. (Intervju med Erica)
Jag tycker att den syftar till dels en rättssäkerhet liksom, där vi fattar beslut på vilka grunder. För mig är det väldigt viktigt att dokumentera allt, även om jag försöker nå en förälder men inte får tag på den så skriver jag ner det för jag tänker dels för min egen skull om till exempel ärendet skulle bli granskat. (Intervju med Carola)
Det går i linje med vad Reamer (2005) beskriver som ett av dokumentationens krav inom socialt arbete, att socialarbetarna behöver ha stöd för de slutsatser de tar. Intervjupersonernas drivkraft att utföra sitt arbete rättssäkert kan också
Det går i linje med vad Reamer (2005) beskriver som ett av dokumentationens krav inom socialt arbete, att socialarbetarna behöver ha stöd för de slutsatser de tar. Intervjupersonernas drivkraft att utföra sitt arbete rättssäkert kan också