”...om jag inte har skrivit det jag har gjort så har jag inte gjort någonting”
En kvalitativ studie om hur socialsekreterare hanterar kraven på dokumentation i relation till deras
handlingsutrymme
Författare: Moa Fransson & Alma Lindgren Handledare: Carina Petersson
Examinator: Torbjörn Forkby Termin: VT20
Ämne: Socialt arbete Nivå: Kandidat
Kandidatuppsats
Förord
Först och främst vill vi tacka de socialsekreterare som ställt upp som
intervjupersoner i vår studie trots de rådande omständigheterna i landet. Utan er hade den här studien inte gått att genomföra. Vi har också fått ny kunskap och nya perspektiv som kan hjälpa oss i våra kommande yrkesroller. Tack!
Vi vill även tacka varandra för ett gott samarbete, motiverande samtal och givande diskussioner som lett fram till den slutgiltiga uppsatsen.
/ Moa & Alma Maj 2020
Abstract
This study has the aim to understand how social workers experience the documentation in relation to their freedom of action in childcare investigations. We also used a moral and work ethic perspective in our analysis. Former research show that social workers feel a lack of time for client relation, heavy workload and different ideas about how to customize their documentation, so it suits with the client and the individual social worker. The study is based on six individual interviews with social workers working in children social services. The main results show that the social workers are driven by their sense of wanting to do the right thing for the children, but a lot of time are spent on documentation. The freedom of action among the social workers in our study is depending on how they use their professional license to balance documentation and client work.
Keywords: social workers, street-level bureaucrats, documentation, paper work, freedom of action, moral, work ethics
Nyckelord: socialsekreterare, gräsbyråkrater, dokumentation, handlingsutrymme, moral, byråkrati
Innehållsförteckning
1 Inledning 6
1.1 Problembakgrund 6
1.2 Problemformulering 7
1.3 Syfte 9
1.3.1 Frågeställningar 9
1.4 Bakgrund – dokumentation inom socialtjänsten 10
2 Tidigare forskning 12
2.1 En jämförande studie gällande socialsekreterares arbetsförhållanden 12
2.2 Effektivisering av socialt arbete 13
2.3 Utvecklingen av dokumentationens syfte 14
2.4 Dokumentation i relation till känslomässigt arbete 15 2.5 BBIC som standardiserat dokumentationsverktyg 17
2.6 Forskningens relevans för studien 19
3 Teori 21
3.1 Handlingsutrymme 21
3.1.1 Byråkratisk logik 23
3.1.2 Moralisk logik 24
4 Metod 26
4.1 Vetenskapsteoretisk ansats 26
4.2 Metodval 27
4.2.1 Urval & tillvägagångssätt 28
4.3 Validitet & reliabilitet 30
4.4 Etiska överväganden 32
4.5 Förförståelse 33
4.6 Arbetsfördelning 34
4.7 Metoddiskussion 35
5 Resultat & analys 37
5.1 Dokumentation, tid och prioriteringar 37
5.1.1 Prioritera och planera 38
5.1.2 Utredningstid 40
5.1.3 Arbetsbelastning 41
5.2 Värderingar och ansvar i utredningsarbetet 43
5.2.1 Att våga lita på sin kompetens 43
5.2.2 Lojalitet och ansvar i arbetet 45
5.2.3 Att gå emot sina värderingar 47
5.3 Dokumentation - vem, vad och hur? 47
5.3.1 Vem är dokumentationen till för? 47
5.3.2 Vad ska dokumenteras? 51
5.3.3 Hur ska dokumentationen genomföras? 54
6 Slutsatser 60
7 Avslutande diskussion 62
8 Referenser 65
9 Bilaga 1 – INFORMATIONSBREV 69
10 Bilaga 2 - INTERVJUGUIDE 70
11 Bilaga 3 – BBIC-TRIANGELN 72
1 Inledning
Inledningsvis kommer vi att belysa bakgrunden till vårt forskningsproblem och problematisera de perspektiv vi ser på ämnet. Detta leder i sin tur fram till studiens syfte och frågeställningar. Studien kommer belysa dokumentationskravens roll i socialsekreterares utredningsarbete med barn och unga, avgränsat till två kommuner i Kalmar län.
1.1 Problembakgrund
Socialtjänsten utgör en stor del av det sociala arbetet och är en verksamhet som står under kommunens ansvar och regleras i socialtjänstlagen (SFS 2001:453). Det landar ett betydande ansvar på Socialtjänsten och dess arbete gentemot individer i samhället. Inte minst har Socialtjänsten en betydande roll när det kommer till barn och unga som misstänks fara illa. Ansvaret innebär utredningar, beslut och åtgärder som påverkar barnens livssituationer i syfte att hjälpa och stötta. Dessa arbetsuppgifter har alla en sak gemensamt, att de kräver kontinuerlig dokumentation. Det finns bestämmelser och riktlinjer för vad som ska dokumenteras; dels i förvaltningslagen (SFS: 2017:900), socialtjänstlagen (SFS 2001:453) samt i Socialstyrelsens föreskrifter.
Dokumentationen ses som en viktig del i socialtjänstens arbete eftersom det bland annat syftar till att den enskilde ska kunna ta del av sitt ärende ur rättssäkerhetsperspektiv men också för socialsekreterarnas genomförande av utredningar (Socialstyrelsen 2019a).
Idag arbetar nästan alla Sveriges kommuner med BBIC (Barns Behov i Centrum) som ett dokumentationsstöd till utredningar som rör barn och unga (Socialstyrelsen 2019b). BBIC, som är utvecklat av Socialstyrelsen, syftar till
att underlätta socialsekreterarnas utredningsarbete samt stärka barnets delaktighet i utredningsprocessen (Socialstyrelsen 2018a). BBIC är ett flexibelt arbetssätt som ger utrymme för varje socialsekreterare att hitta sitt personliga val av tillämpning, då det finns valmöjligheter att använda eller ta bort BBIC:s olika rubriker beroende på utredningens art. På grund av detta kan socialsekreterare uppleva BBIC omfattande och en känsla av osäkerhet kring vilka områden och delområden som är aktuella för varje utredning. Ur ett rättssäkerhetsperspektiv kan det skapa svårigheter för socialsekreterare, att de exempelvis missar att utreda delar eller utreder mer än nödvändigt i barnets situation (Svendsen 2012). Föra journalanteckningar, beslutsunderlag och mål med insatser är svårt och tar mycket tid, vilket minskar motivationen för dokumentation. Socialsekreterare upplever det komplicerat att avgöra vad som är betydande information att ta med i beslutsunderlag. De anser också att BBIC-dokumenten leder till upprepningar och därmed otydlighet i dokumentationen (SKL 2018). I en rapport sammanställd av Socialdepartementet framkommer att socialsekreterare som arbetar med barn, ungdomar och deras familjer lägger 35% av sin arbetsdag på dokumentation.
Utöver det läggs 11% av arbetstiden på annan administration såsom mail och post. Det framkommer i diskussioner som förts under undersökningarna att socialsekreterarna vill att denna tid ska minska och att direkt tid med barn, ungdomar och deras föräldrar borde öka (Socialdepartementet 2017).
1.2 Problemformulering
Mängden dokumentation visar på olika konsekvenser för socialsekreterare.
Internationell forskning beskriver att dokumentationens krav har ökat och att det läggs ett större ansvar på socialsekreterarna, bland annat att ha dokumenterat tillräcklig mängd samt krav på hur dokumentationen ska utföras och formuleras. Det krävs dessutom tid och motivation till detta, vilket leder
till att socialsekreterarna skjuter upp dokumentationen (Reamer 2005).
Socialstyrelsen senaste föreskrifter (SOSFS 2014:5) innebär numera skärpta krav även för socialsekreterare i Sverige, bland annat tydligare formuleringar i uppdrag, mer ansvar kring att dokumentera klientens delaktighet i utredningsprocessen och allmänna råd kring och vad som ska framgå i varje dokumentationsform. Föreskriften innehåller åtta kapitel med flera underliggande paragrafer som socialsekreterarna noggrant ska följa.
Forskning från 2005 belyste redan då ökade krav på dokumentation som påverkade socialsekreterarnas arbete, genom att i det fallet skjuta upp dokumentationen. Vilka följder skapas då av ännu mer skärpta krav på dokumentation? Falkenström & Hjärpe (2017) beskriver att krav på dokumentation är en faktor som påverkar socialsekreterare att bortprioritera det individuella känslomässiga klientarbetet. Skillmarks & Oscarssons (2018) redogör för hur socialsekreterare upplever att BBIC medför skyldigheter och att dokumentationen tar över tiden för klientarbete. Forskarna belyser hur socialsekreterarna ansvarar för fler utredningar än vad de har tid med och därav hamnar efter med dokumentationen.
Socialsekreterares situation med omfattande utredningar kräver omfattande dokumentation som i sin tur styrs av lagar, föreskrifter och riktlinjer på arbetsplatsen. Således påverkas socialsekreterares handlingsutrymme och det innebär att de har både möjligheter och begränsningar under utredningar (Svensson, Johansson & Laanemets 2008).
Levin (2017) menar att man kan betrakta det sociala barnavårdsarbetet utifrån olika logiker varav en är den byråkratiska logiken. Den byråkratiska logiken styr dokumentationens omfattning i utredningar och det innebär att en sådan logik hindrar socialsekreterarna från att använda sin kunskap och moral för att hjälpa barn och unga ur ett solidariskt perspektiv, som faktiskt är
socialtjänstens grundtanke, då utrymmet för att handla moraliskt begränsas (Levin 2017). Det leder oss in på den moraliska logiken som innebär i socialsekreterares fall att handla utifrån vad som är rätt för barnet utifrån deras professionella värderingar, men parallellt försöka ta hänsyn till byråkratiska krav kring dokumentation (Levin 2017).
Socialsekreterare ska enligt socialtjänstlagen arbeta för barnets bästa i syfte att stötta, hjälpa och skydda (SFS 2001:453). Vi ställer oss därför frågan hur socialsekreterare hanterar kraven på dokumentation och vilken påverkan det har på deras arbete under utredningsprocessen, när de inom sitt handlingsutrymme både behöver ta hänsyn till professionens syfte att göra gott och omfattande dokumentationskrav som tidigare forskning visar på. Dessa motsättningar vill vi dessutom förstå utifrån en byråkratisk och moralisk logik, alltså byråkratiska krav på dokumentation i relation till viljan att göra gott. Det kan i sin tur förhoppningsvis ge ytterligare perspektiv på den forskning som finns i dagsläget.
1.3 Syfte
Syfte med studien är att förstå hur socialsekreterarna upplever, påverkas av och hanterar kraven på dokumentation under barnavårdsutredningar i relation till deras handlingsutrymme.
1.3.1 Frågeställningar
1. Hur upplever och hanterar socialsekreterarna kraven på dokumentation vid en barnavårdsutredning?
2. Hur upplever socialsekreterarna att kraven på dokumentation påverkar deras arbete i förhållande till klienterna?
1.4 Bakgrund – dokumentation inom socialtjänsten
Dokumentationen inom socialtjänsten ska enligt Socialtjänstlagen (SFS 2001:453) utföras vid olika typer av handlingar såsom utredningar och beslut.
En utredning ska enligt Socialtjänstlagen 11 kap 1 § inledas om det kommit till socialtjänstens kännedom, via ansökan eller anmälan, att ett barn eller ungdom är i behov av skydd eller stöd av socialtjänsten. Utredningen ska vara slutförd inom fyra månader enligt Socialtjänstlagen 11 kap 2 § 2 st. En utredning som rör barn och unga ska syfta till att skydda eller ge stöd åt barn i utsatta situationer. Att utreda ett barns situation medför därför en stor del dokumentation. Dokumentationskraven regleras i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL1, LVU2, LVM3 och LSS4 (SOSFS 2014:5). Där framgår det att en utredning ska innehålla dokumentation som rör bland annat samtycke till utredningen, bedömning av behov, planering av utredningen, utredningens genomförande, samverkan med andra verksamheter samt sammanställningar av beslutsunderlag. Beslutsunderlaget består av den information som är betydande i beslutet. I ärenden som rör barn och unga ska dokumentation också visa på barnets delaktighet i utredningar och hur den ansvariga socialsekreteraren beaktat det (SOSFS 2014:5). Sådant ska bland annat dokumenteras i barnets journal. En journalanteckning är en del av en personakt som innehåller anteckningar som är till grund för handläggningen av ärendet.
1 SoL = Socialtjänstlag (2001:453)
2 LVU = Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga
3 LVM = Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall
4 LSS = Lag (1993:387) som stöd och service till vissa funktionshindrade
Dessa anteckningar kan innefatta samtal, telefonsamtal, mailkontakt och datum för olika händelser (SOSFS 2014:5)
När det gäller dokumentation under barnavårdsutredningar ska dokumentationens omfattning, enligt BBIC, formas utefter tre huvudrubriker under utredningen, Familj och miljö, Barnets utveckling och Föräldrarnas förmåga (Bilaga 3). Under varje huvudrubrik finns både områden och delområden och inom varje delområde finns risk - och skyddsfaktorer som kan vara aktuella i utredningen av barnets situation. Till exempel under huvudrubriken Föräldrarnas förmåga, finns området Säkerhet, med delområdena Skydd mot att bevittna och uppleva allvarliga konflikter eller våld mellan vuxna och Skydd mot sexuella övergrepp och sexuell exploatering. Exempel på riskfaktorer inom dessa delområden kan vara om barnet bevittnat våld mellan föräldrarna eller är utsatt för sexuella övergrepp, varpå skyddsfaktorer innebär de faktorer som visar på att föräldrarna skyddar barnet mot sådana risker (Socialstyrelsen 2018b). Riktlinjer inom BBIC är att utreda och dokumentera endast det som är relevant för klientens situation.
2 Tidigare forskning
Tidigare forskning visar på den aktuella situationen gällande dokumentationens roll i socialt arbete, socialarbetarnas arbetsförhållande och BBIC som standardiserat dokumentationsverktyg. Avsnittet omfattar fyra internationella artiklar, en svensk artikel samt en svensk doktorsavhandling.
Forskningen är relevant för vår studie eftersom de redogör för möjligheter, svårigheter och förändringspotential inom området. Avsnitt 2.5 avser en sammanvävning av den svenska doktorsavhandlingen och en av de internationella artiklarna då de redogör för flera aspekter av BBIC som standardiserat dokumentationsverktyg. Under avsnittet 2.6 sammankopplas forskningen och beskriver relevansen ytterligare i relation till vår studie.
Databaser: OneSearch, Social Services Abstracts och Sociological Abstracts.
Sökord: dokumentation/documentation, administration, paper work, socialt arbete/social work, socialarbetare/social worker, BBIC, Barns Behov i Centrum.
2.1 En jämförande studie gällande socialsekreterares arbetsförhållanden
Thams (2017) belyser socialarbetare som arbetar med barnavårdsutredningar och hur deras arbetsförhållanden ser ut i Stockholms län i Sverige. Ett frågeformulär delades ut till ett antal socialarbetare år 2003 och 2014 delades ett likadant formulär ut till ytterligare en grupp socialarbetare. Därefter gjordes en jämförande studie hur arbetsförhållandena har utvecklats mellan 2003 och 2014. Thams (2017) syfte är att redogöra för hur socialarbetare beskriver sina
arbetsförhållande genom att fokusera på bland annat arbetsuppgifter, krav, beslut, rollkonflikter och deras roll på arbetsplatsen för att sedan jämföra socialarbetarnas upplevelser från år 2003 och år 2014.
Resultatet av studien visar på en generell försämring av arbetsförhållande.
Socialarbetare som svarade på frågeformuläret år 2003 beskrev redan då tuffa arbetsförhållande, exempelvis upplevde 50% vid den tiden att arbetsuppgifter tenderade att samlas på hög vilket resulterade i att 28% kände att dem oftast eller alltid hade för mycket att göra. Undersökningen från 2014 visade på sämre siffror, då upplevde 60% av socialarbetarna en tung arbetsbelastning och 37% upplevde att de nästan alltid hade för mycket att göra. Således behövde de ofta arbeta övertid för att hinna med. Tham (2017) beskriver att 84% av socialarbetarna upplevde under 2003 att de hade tid och möjlighet att samtala med klienter, vilket 25% av socialarbetarna upplevde 2014, totalt ägnade dem endast en fjärdedel av sin arbetstid åt direktkontakt med klienter.
Detta även fast socialarbetarna önskade att få spendera mer tid till klienterna.
Socialarbetare från 2014 upplevde att de styrdes mer av brådskande situationer som ledde till fler omprioriteringar under dagen, vilket kunde bero på personalbrist eller ett klientärende.
En positiv aspekt Tham (2017) redogör för är att socialarbetare år 2014 beskriver arbetet mer tydligt med en klarare bild över deras ansvar och vad som förväntas av dem. Samtidigt som de upplever en känsla av att vilja utföra vissa arbetsuppgifter annorlunda än på det sätt de är skyldiga att göra.
2.2 Effektivisering av socialt arbete
Matarese & Caswell (2018) redogör i sin artikel kring New Public Managements inverkan på socialt arbete. Studien genomfördes mellan 2006
och 2007 i USA. Studien har genomförts med hjälp av observationer mellan handläggare och klienter samt fokusgrupper bland handläggare som arbetar i områden där hemlöshet förekommer i hög utsträckning. Deras roll är att hjälpa de utsatta med skydd och bostäder. Vid mötena mellan handläggare och den hemlösa förekom många olika digitaliserade dokument som skulle fyllas i.
New Public Management har som syfte att effektivisera socialt arbete vilket gör att olika frågeformulär blivit allt vanligare i arbetet, för att öka standardiseringen av socialt arbete. Detta, menar författarna, bidrar till mindre tid för klienten och mindre utrymme för klienten att göra sin röst hörd, då allt mer arbete ska vara effektiviserat. Däremot beskriver författarna att dokumentation är en viktig del i socialt arbete och det är nödvändigt att dokumentera information om klienter. Dock ifrågasätter forskare det sekundära syftet med dokumentationen, som ska vara mer effektivt och påskynda socialt arbetes praktik utifrån ett byråkratiskt perspektiv. Resultatet som framkommer i artikeln är att det finns risk att interaktionen mellan socialarbetaren och klienten drabbas då socialarbetaren måste ta bort fokus från individen och samtidigt dokumentera det som klienten säger. Artikeln belyser också att dokumentationen ses som en slutprodukt som ska göras effektivt vilket i sin tur formar samtalet med klienterna på olika sätt.
Sammanfattningsvis menar forskarna att socialarbetaren måste balansera det rutinstyrda arbetet som systemet ställer krav på (bland annat effektivisering) med det relationella, klientnära och berättande arbetet med individerna som socialarbetaren arbetar för.
2.3 Utvecklingen av dokumentationens syfte
Reamers (2005) internationella artikel belyser dokumentationen i socialt arbete i relation till utvecklingen av dokumentationens standard och etiska
risker. Författaren visar på att dokumentationens användning har utvecklats drastiskt det senaste århundradet och syftet med dokumentation är idag mer mångbottnad än tidigare. Utöver att dokumentationen ska vara till för klienten så ska det numera också vara till för utvärdering och granskning i samhället.
Det medför fler ställda krav på socialarbetarna, till exempel hur dokumentationen ska utföras, hur den ska förvaras och ansvar för att dokumentationen sker för klienten. Det bidrar i sin tur med krav på bra formuleringar och tillräcklig mängd dokumentation för att bli godkänd vid granskningar. Socialarbetarna behöver i sin dokumentation tänka på hur de formulerar sig och ha stöd för olika slutsatser, exempelvis om de upplever att en klient agerar aggressivt (Reamer 2005). Det förväntas också av samhället att dokumentationen ska ske skyndsamt för att de tjänster som socialarbetare utför ska kunna vara snabbt tillgängliga för klienterna och på så sätt kunna säkerställa en kontinuitet. Dokumentationen kräver mycket tid men är en nödvändig del i socialt arbete. Författaren menar också att detta resulterar i att socialarbetare skjuter upp dokumentationen.
2.4 Dokumentation i relation till känslomässigt arbete
Falkenström & Hjärpe (2017) redogör i sin artikel för socialarbetares ökade dokumentationskrav och hur det i sin tur kan påverka det känslomässiga arbetet som socialarbetare. Forskningen grundar sig i observationer samt intervjuer med socialarbetare inom socialtjänstens individ – och familjeomsorg, som jobbar med dokumentationsverktyg såsom BBIC och ASI. Hoschilds teori om känsloarbete har varit författarnas teoretiska referensram, vilken de analyserat sitt material utifrån. Känsloarbete beskrivs i artikeln som en process som pågår både som privatperson och som professionell. Som socialarbetare förväntas en att hantera känslor utifrån vad organisationen kräver, vilket är en utmaning i socialt arbete. Teorin om
känsloarbete är applicerbar på studien då socialarbetare både ska hantera sina egna känslor som uppstår i möten, men också handskas med känslor som klienten har. Däremot beskriver de också att forskning från Socialdepartementet (2017) visat att socialarbetare inom barn - och ungdomsvården enbart ägnar 15 procent åt direkt kontakt med klienterna.
Författarna framför också inledningsvis att andra studier visar på att myndighetsutövare är positivt inställda till exempelvis BBIC som ett sätt att dokumentera, men att de ökade kraven och belastningen av dokumentation är det som bidrar till en känsla av otillfredsställelse som myndighetsutövare (Falkenström & Hjärpe 2017).
Resultatet visar på att socialarbetare upplever att dokumentation ger tid för eftertanke och reflektion, men däremot att det tvingar dem att bortprioritera det klientnära arbetet. Socialsekreterarna resonerade också kring den kontroll och granskning som dokumentationen medför, till exempel att socialsekreterarna behöver dokumentera på ett visst sätt enbart för att hålla ryggen fri. Dessutom beskriver Falkenström & Hjärpe (2017) att resultatet visar på att deltagarna upplever att BBIC-dokumenten kan bli förutbestämda och fyrkantiga, vilket i sin tur minskar utrymmet till anpassa möten med klienter som man vill. Däremot menar författarna att det också kan handla om hur den enskilde socialsekreteraren agerar i sin yrkesroll och hur troget man förhåller sig till förutbestämda manualer såsom BBIC, då vissa ser en möjlighet att gå utanför ramen i vissa situationer. En annan analys som görs i artikeln är att möten med brukare kanske prioriteras bort eftersom mötena i sig medför mer dokumentation. Hög arbetsbelastning är också en faktor som påverkar känsloarbetet, menar Falkenström & Hjärpe (2017).
2.5 BBIC som standardiserat dokumentationsverktyg
Skillmarks (2018) doktorsavhandling redogör för standardiseringen i socialt arbete. Ett syfte med standardisering är att socialtjänstens yrkesverksamma ska kunna arbeta på ett likartat sätt, vilket skulle kunna bidra till en trygghet för klienter i form av förutsägbarhet och minskad maktutövning från socialarbetare, där moraliska värderingar i bedömningar kan ta över. Skillmark (2018) vill således undersöka standardiseringens påverkan hos de professionella och hur utrednings- och bedömningsverktyg (såsom BBIC) förstås och används. Avhandlingen avser fyra artiklar samt en sammanfattande kappa. Den första studien gjordes 2012 och syftade till att undersöka hur BBIC används hos en socialtjänst. Studiens metod har bestått av kvalitativa intervjuer med yrkesverksamma och politiker (enskilda och gruppintervjuer).
Det har dessutom genomförts informella samtal, observationer samt analys av dokument.
Syftet med Skillmarks & Oscarssons (2018) artikel är att beskriva hur socialarbetare, chefer och politiker upplever och förklarar tillämpningen av och avvikelser från att använda BBIC som dokumentationsverktyg. Forskarna utgick från kvalitativ metod i form av både enskilda intervjuer och gruppintervjuer. En intervjuguide användes med liknande teman, men med anpassningar för varje arbetsfält.
Resultatet av forskningen visar på att dokumentationen tar lång tid och socialarbetare upplever att den tagit över tiden för klientarbete. Socialarbetare anser dock att tidsbristen inte ska behöva gå ut över klienten. Därför väljer de att prioritera arbetsuppgifter för att gynna klienten, som istället kan leda till avvikelse från BBIC eller andra administrativa delar under utredningsprocessen. En socialarbetare berättar att insatsen vanligtvis implementeras innan utredningen är färdigskriven. Avvika från och ändra om
i dokumentationens olika tidsramar görs för att undvika att klienten drabbas mer än nödvändigt, vilket resulterar i att socialarbetaren ofta sätter sig i efterhand och skriver klart utredningen. Chefer och politiker intygar att socialarbetare hamnar efter i dokumentationen och har hög ärendebelastning som tiden inte räcker till för (Skillmark & Oscarsson, 2018). För att undvika tung arbetsbelastning utför socialarbetare inte alltid dokumentationen exakt enligt BBIC och väljer att ta genvägar eller att utesluta vissa delar av dokumentationen (Skillmark & Oscarsson 2018; Skillmark 2018).
I resultatet framgår det en medvetenhet hos socialsekreterare att de i sin användning av BBIC inte alltid följer BBIC:s standardmanual. Anledningen till detta anses dels vara utformningen, de tekniska delarna av BBIC och att socialsekreterare inte ser vilken funktion vissa dokument har. Dels socialsekreterarnas arbetsbelastning och att BBIC som utredningsverktyg begränsar deras egna professionella reflektioner. Resultatet visar också att BBIC anses vara omfattande och på bristande förståelse och kunskap kring dokumentationsverktyget. Socialsekreterare upplever att BBIC bidrar med upprepningar och osäkerhet när viss information passar in under flera delar (Skillmark & Oscarsson 2018; Skillmark 2018).
Däremot menar Skillmark (2018) att standardiseringen av BBIC som utredningsverktyg bidrar med att klienterna får likvärdiga bedömningar, oavsett vilken socialtjänst klienten tillhör. Han påpekar att implementeringen av BBIC som standardiseringsverktyg tycks ha bidragit till att barns delaktighet ökat. Standardiseringen ses som en positiv utveckling av socialt arbete men det får ersätta de professionellas reflekterande förmåga att kunna gå utanför de standardiserade utredningsverktygen.
Skillmarks & Oscarssons (2018) slutsats är att verktyg såsom BBIC, bättre måste anpassa viktiga funktioner i möten med klienter för att kunna skapa
förtroendefulla relationer men också för att bidra till en mer röd tråd i dokumentationen. För att kunna skapa förbättringar måste det även finnas tid och forum för reflektion för de som arbetar med detta.
2.6 Forskningens relevans för studien
Framförandet av ovanstående aktuell forskning som berör vårt forskningsproblem ger en bredare syn och förståelse för hur dokumentationen (inklusive BBIC) påverkar socialsekreterares arbete med barn och unga. Tham (2017) belyser socialsekreterares förändrade arbetsförhållande under en tidsperiod, som till exempel visar på tyngre arbetsbelastning med arbetsuppgifter som samlas på hög vilket leder till mindre direktkontakt med klienter. Matarese & Caswell (2018) benämner effektiviseringen av det sociala arbetet med olika fastställda formulär för att påskynda olika processer som lett till mindre utrymme för klienten att göra sig hörd. Reamers (2005) beskriver att dokumentationens krav har ökat drastiskt under det senaste århundrandet.
Till exempel krav på formuleringar, mängd dokumentation och hur den ska utföras leder till att socialsekreterare skjuter upp dokumentationen istället.
Falkenström & Hjärpe (2017) redogör i sin artikel för de ökade dokumentationskraven och hur det påverkar socialsekreterare som jobbar med dokumentationsverktyg såsom BBIC och deras känsloarbete. Resultatet benämner bland annat upplevelser att BBIC är fyrkantigt och förutbestämt, vilket ger mindre utrymme för socialsekreterarna att utforma sina möten med klienter. Skillmark & Oscarsson (2018) beskriver socialarbetares, chefers och politikers upplevelser av tillämpningen av BBIC och vilka avvikelser som uppstått, exempelvis upprepningar i dokumentationen och svårigheter att bedöma vad för information som hör till vilken del av BBIC. Slutligen redogör Skillmark (2018) i sin doktorsavhandling bland annat att socialsekreterares professionella reflektioner begränsas på grund av BBIC som
utredningsverktyg och att de ibland väljer att ta bort delar av dokumentationen inom BBIC eftersom de inte ser vilken funktion de medför.
Positiva aspekter forskningen redogör för är bland annat att socialsekreterare upplever en tydlig och mer klar bild över deras ansvar och vad som förväntas av dem (Tham 2017). Dokumentationen ses som en viktig del i arbetet (Matarese & Caswell 2018) vilket ger tid för eftertanke och reflektion (Falkenström & Hjärpe 2017). Socialsekreterare upplever också att BBIC som utredningsverktyg bidrar med likvärdiga bedömningar för klienterna oavsett socialtjänst (Skillmark 2018).
Forskningen stödjer syftet med vår studie eftersom den lyfter problematisering i socialsekreterares arbetsvardag, där den visar på konsekvenser av ökade dokumentationskrav, tung arbetsbelastning och för- och nackdelar med BBIC som dokumentationsstöd. Studien ser vi som en fortsättning på tidigare forskning och svarar på hur krav på dokumentation upplevs och hanteras av socialsekreterarna i deras arbete i relation till handlingsutrymmet under utredningsprocessen. Vi vill dessutom förstå socialsekreterarnas upplevelser utifrån en byråkratisk och moralisk logik, vilket vi anser fyller en kunskapslucka som tidigare forskning inte visar på.
3 Teori
Teoriavsnittet beskriver vår teoretiska referensram som vi utgått från när vi analyserat vår empiri. Vi har valt en byråkratisk och moralisk aspekt av handlingsutrymmet för att ytterligare kunna förstå hur socialsekreterare hanterar kraven på dokumentation under utredningsprocessen.
3.1 Handlingsutrymme
Lipsky (2010) beskriver handlingsutrymmet i termer av street-level bureaucracy, som på svenska översätts till gräsrotsbyråkrati. Yrken som klassas som gräsrotsbyråkrater kan vara poliser, lärare och socialarbetare.
Detta då de tillhandahåller olika tjänster till samhällsmedborgarna och är styrda av staten och kommunerna (alltså den offentliga sektorn). Lipsky (2010) menar också att gräsrotsbyråkrater har inflytande och makt att påverka medborgarnas liv, både ur positiva och negativa aspekter och deras främsta syfte är att bidra till en trygghet i samhället på olika sätt. Gräsrotsbyråkraten, i studiens fall socialsekreteraren, har också särskild kunskap och ambition att förändra och förbättra människors liv, vilket innebär att de inte sällan har en typ av relation med individen. Detta är ett avgörande kännetecken för en gräsrotsbyråkrat, men kan medföra dilemman då gräsrotsbyråkraten behöver ta hänsyn till individens behov men också riktlinjer från staten och kommunen (Lipsky 2010).
Gräsrotsbyråkrater, inte minst socialarbetare, arbetar för att göra sitt bästa och drivs av att förändra och förbättra klientens liv. Det finns en tillfredsställelse i att göra skillnad. För att kunna göra detta krävs en frihet och ett ansvar att anpassa sitt arbete utefter varje individs behov, vilket är en positiv aspekt som handlingsutrymmet kan bidra med. Socialarbetare arbetar för att gynna
klientens behov trots omständigheter i form av krav, riktlinjer och hög arbetsbelastning. De försöker hitta strategier för att bevara sina värderingar trots de begränsningar som yrkets handlingsutrymme också kan medföra och som gräsrotsbyråkrater måste ta hänsyn till (Lipsky 2010). Lipsky (2010) beskriver också att lagar och riktlinjer påverkar beslut och andra arbetsuppgifter, till exempel mötet med klienten. Handlingsutrymmet kan därför påverkas negativt och i vissa fall hänvisar gräsrotsbyråkraterna till lagarna för att slippa hantera ångesten som kan uppstå när organisationens riktlinjer krockar med de egna värderingarna och förväntningarna på arbetet.
Samtidigt kan organisationens riktlinjer också vara något att luta sig emot om handlingsutrymmet blir för stort (Lipsky 2010).
Begreppet handlingsutrymme kan innefatta flera olika perspektiv för en socialsekreterare. Socialsekreteraren är en del av en organisation och med organisationen följer en rad olika lagar, riktlinjer och överenskommelser som påverkar inom vilket utrymme socialsekreteraren kan handla som hen önskar.
Handlingsutrymmet kan innebära ett dilemma att å ena sidan följa lagar och riktlinjer. Å andra sidan ska socialsekreteraren ta hänsyn till den etiska och moraliska aspekten av det yrkesrollen som socialarbetare faktiskt innefattar.
Däremot innefattar handlingsutrymmet också en frihet att kunna utforma sitt arbete på det sättet socialsekreteraren önskar för att hjälpa klienten på bästa sätt. (Svensson, Johnsson & Laanemets 2008).
Det sociala arbetet, inte minst utredningsarbetet, innebär till stor del att dokumentera. Dokumentationen sker både under och efter möten med klienten, dels för att samla information ur klientens perspektiv men också för att socialsekreteraren ska kunna planera och strukturera sitt arbete.
Dokumentationen under utredningar grundar sig i lagstiftning och studier visar att det är den juridiska och rättsliga delen av dokumentationen som tydligt tar störst plats, snarare än att socialarbetare gör det för klientens skull. Detta
påverkar i sin tur socialsekreterarens handlingsutrymme (Svensson, Johnsson
& Laanemets 2008). För en socialsekreterare innebär en utredning flera olika delar, den dokumenterande delen men också ta hänsyn till klienten och dess individuella behov i möten. Dokumentationen och relationella möten med klienter är handlingar som löper samman i en utredning. Handlingsutrymmets möjligheter och begränsningar visar sig i form av att socialsekreteraren behöver väga samman både dokumentation och klientens individuella behov, men också verksamhetens principer och egna värderingar. För socialsekreteraren blir då dilemmat att överväga vilka handlingar som kan ta mest plats i den professionella bedömningen (Svensson, Johnsson &
Laanemets 2008). Syftet med vår studie är att förstå hur socialsekreterare upplever kraven på dokumentation under utredningsprocessen och hur det påverkar deras arbete i relation till deras handlingsutrymme. Därför har vi dessutom valt att utgå ifrån det Levin (2017) beskriver som byråkratisk logik och moralisk logik för att förstå socialsekreterarnas upplevelser ur ytterligare perspektiv.
3.1.1 Byråkratisk logik
Levin (2017) beskriver fyra olika logiker för att förstå det sociala arbetets organisering och handlande, där vi har avgränsat oss till två i analysen av vår empiri då vi ser de som mest relevanta i relation till studiens syfte. En av dem beskrivs som den byråkratiska logiken, vilket innebär att organisationer, såsom socialtjänsten, utför sitt arbete med hänsyn till lagar, regler och politiska beslut. Den byråkratiska logiken begränsar socialarbetarens rationalitet och syftet med arbetet anses vara ”att göra det rätta” (Levin 2017, s. 48). Det sociala arbetet innefattar både dokumentation och beslutsfattande, vilket enligt den byråkratiska logiken ska hanteras enligt legala principer. Levin (2017) beskriver att enligt Max Weber är det byråkratiska arbetet standardiserat och
”… bedrivs objektivt utan hänsyn till person utifrån noggrann dokumentation i akter” (Levin 2017, s. 54). Ur ett byråkratiskt perspektiv behöver medborgaren ses som något annat än en individ, en klient, för att kunna hanteras av organisationen. Den information som organisationen får av klienten nyttjas sedan i olika dokument och används för att avgöra vilken insats klienten har rätt till enligt organisationens riktlinjer (Levin 2017). Enligt den byråkratiska logiken har därför socialarbetarna en delegerad makt i sin yrkesroll, detta ska de i sin tur hantera i relation till klientens behov och egna värderingar vilket leder oss in på den moraliska logiken.
3.1.2 Moralisk logik
Levin (2017) talar också om moralisk logik inom det sociala barnavårdsarbetet, vilket innebär att socialsekreterarnas handlingar under utredningsprocessen påverkas av deras känslor, värderingar och överväganden. Det kan exempelvis röra mötet med klienten, dokumentation, beslutfattande, vilka insatser klienter får och hur detta påverkar deras livsvillkor. Det som anses vara lämpligt uppträdande ur ett samhällsperspektiv är det som styr det moraliska handlandet (Levin 2017). Bauman och May (2017) menar också att moral kopplas till viljan att göra gott för både sig själv men även för andra, en osjälvisk handling som ska gynna välbefinnande.
Enligt den moraliska logiken har socialarbetare ett ansvar för de svaga i samhället och ställs inför krav att ur ett moraliskt perspektiv att antingen följa de byråkratiska principerna eller genom egna värderingar överväga vad som är bäst för klienten (Levin 2017). Socialsekreterares handlingsutrymme och ansvar över vad som ses som bäst för klienten kan skapa en moralisk oro (Levin 2017). Valet att följa sina moraliska värderingar eller organisationens sedvänjor under utredningsprocessen kan upplevas svårt. Det är en utmaning
socialsekreterare ställs inför dagligen, vilket kan leda till en känsla av att inte gjort tillräckligt för klientens bästa.
Den moraliska logiken för socialarbetare kan även påverkas av arbetsplatsens rutiner och normer. Exempelvis kan arbetsgruppens dynamik eller vad gruppen förväntar sig utav dig som medarbetare styras av socialsekreterares moraliska värderingar (Levin 2017). Bauman och May (2017) beskriver normers men också reglers påverkan på individens moral, och hur individen anpassar sig efter detta vilket kan göra avtryck i dennes egna moraliska värderingar. Levin (2017) beskriver också att arbetsgruppens gemenskap och moraliska värderingar i sin tur blir den enskilde anställdes moral, och att man i yrkesrollen förhåller sig till det för att upprätthålla yrkesfältets moraliska värderingar.
4 Metod
Metodavsnittet redogör för vårt tillvägagångssätt, utformningen av studien och valen bakom processen. Vi ställer oss kritiska inför våra val och diskuterar och motiverar studiens utförande och etiska ståndpunkter.
4.1 Vetenskapsteoretisk ansats
Som vetenskapsteoretisk ansats utgår vi ifrån hermeneutiken, eftersom vi vill förklara och förstå hur socialsekreterarna upplever och hanterar kraven på dokumentation under utredningsarbetet, i relation till deras handlingsutrymme. Med hjälp av hermeneutiken som vetenskaplig ansats kan vi tolka den insamlade empirin som vi fick av intervjuerna och i sin tur förklara och förstå hur kraven på dokumentation upplevs och hanteras av socialsekreterarnas arbete i utredningsprocessen (jfr Thomassen 2007).
Genom att få förståelse för detta kan vi eventuellt bidra med ökad kunskap om den komplexiteten som dokumentation inom socialtjänsten visat sig innebära i den forskning vi belyst. Med hjälp av den data vi insamlat från intervjuerna tolkade vi vårt resultat. Tolkningen bidrar till en utveckling av den outtalade förståelse som vi redan har och som hermeneutiken kan tematisera och begreppsliggöra för mottagaren (Thomassen 2007). Med hermeneutik som vetenskapsteoretisk ansats ser vi en fördel då processen ger upphov till nya frågor och tolkningar, som vi som forskare kanske inte hade med oss från början (Thomassen 2007). Vi som forskare kan ha en bild av det fenomen vi ska undersöka, alltså hur kraven på dokumentation hanteras av socialsekreterarna i relation till deras handlingsutrymme. Därav behöver vi ha en öppenhet i vår studie och vara mottagliga för att nya frågeställningar och tolkningar kring dokumentation kan uppstå.
4.2 Metodval
Eftersom vårt syfte är att förstå hur socialsekreterare upplever och hanterar kraven på dokumentation i förhållande till deras utredningsarbete och i relation till deras handlingsutrymme, har vi därför valt att använda oss utav en kvalitativ metod för att samla in data. Kvalitativ metod innefattar bland annat intervjuer, vilket har varit vår datainsamlingsmetod. Detta eftersom vi i vår studie ville ha utvecklade svar som förklarar ”varför” och ger oss förståelse för socialsekreterarnas upplevelser av kraven på dokumentation i deras arbete.
Intervjuer kan formas på olika sätt; strukturerade och kvalitativa intervjuer. Vi valde att använda oss utav kvalitativa intervjuer, vilka inte är styrda av ett exakt frågeformulär med färdiga frågor, istället är kvalitativa intervjuer mer formbara med öppna frågor (jfr Yin 2011). Som en ingång till den kvalitativa datainsamlingsmetoden använde vi oss utav semistrukturerade intervjuer med hjälp av en intervjuguide (Bilaga 2). De semistrukturerade intervjuerna som vi utformade kännetecknas av delvis förutbestämda teman som vi ställde frågor kring men som gav intervjupersonerna möjlighet att svara med egna definitioner och förklaringar. Semistrukturerade intervjuer gav oss ett stöd i intervjun i form av vår intervjuguide men också möjlighet att ändra frågornas ordningsföljd beroende på hur intervjupersonen responderade. Det ger dessutom större möjligheter till följdfrågor (jfr Bryman 2018). Vi ville ha ett öppet klimat där intervjupersonerna kände sig bekväma och där vi som forskare hade möjlighet till information utanför vår förförståelse. En kvalitativ intervju kan både utföras med en grupp eller med en enskild individ (Yin 2011). Vi genomförde intervjuer med en individ i taget eftersom vi var intresserade av deras enskilda upplevelser och uppfattningar. Således ansåg vi att enskilda intervjuer skulle kunna leda till mer djupgående samtal, som kunde bidra med motiverad och utförlig information kring dokumentationens roll i utredningsarbetet.
4.2.1 Urval & tillvägagångssätt
Vår urvalsprocess började med att vi avgränsade vår studie till två socialtjänstorganisationer i två olika kommuner. Utifrån vårt syfte med studien ville vi intervjua socialsekreterare som arbetar med barnavårdsutredningar.
Detta innebär ett avsiktligt urval (jfr Yin 2011) eftersom vi gjorde ett medvetet val kring vilka kommuner som ska ingå i vår studie och vilken enhet socialsekreterarna jobbar inom. Yin (2011) beskriver att syftet med avsiktligt urval är att ge möjlighet till den mest relevanta data för vår studie. Det medvetna valet gjorde vi på grund av vår bestämda avgränsning för att få tillgång till empirin för vår studie. Genom att intervjua socialsekreterare i mer än en kommun gav det oss ett bredare perspektiv och ökad tillförlitlighet (jfr Yin 2011). Syftet med att välja just socialsekreterare som arbetar med barn är att det låg till grund för vårt intresse att genomföra denna studie. Processen i att hitta intervjupersoner till vår studie kan ses som ett bekvämlighetsurval eftersom vi hade privata kontakter som i sin tur gav oss kontaktuppgifter till socialsekreterare som kunde tänka sig att ställa upp i vår studie (jfr Yin 2011).
Bekvämlighetsurval kännetecknas av att valen av intervjupersoner ses som lättillgängliga, men utifrån studiens omfattning såg vi detta som ett effektivt och gynnsamt urval. Vi fick kontakt med sex socialsekreterare som ville ställa upp på intervjuer, tre i respektive kommun.
Efter att vi fått kontaktuppgifter till socialsekreterarna som ville ställa upp på intervjuer skickade vi ut ett informationsbrev (Bilaga 1) med ytterligare information om studiens syfte och vilka rättigheter intervjupersonerna har.
Dessutom skickade vi med vår intervjuguide för att ge intervjupersonerna möjlighet att reflektera över frågorna innan intervjuerna skulle äga rum. Med hänsyn till Covid-19 utfördes fyra intervjuer på telefon, detta efter önskemål från berörda intervjupersonerna. De resterande två intervjupersonerna hade vi möjlighet att träffa. Samtliga intervjuer genomfördes enskilt och ostört. De
fysiska intervjuerna genomfördes på socialsekreterarnas kontor och respektive telefonintervju ägde rum avskilt hemma hos en av oss forskare via högtalartelefon. Vid intervjutillfällena gick vi igenom informationen kort igen och redogjorde för intervjuernas upplägg. Vi som forskare närvarade båda vid intervjuerna men delade upp tre intervjuer var, där den ena av oss var mer ledande utifrån intervjuguiden och den andra antecknade och var observant med eventuella följdfrågor. Intervjuerna spelades in via mobiltelefon och dator. Intervjuerna pågick mellan 35–50 minuter. Under intervjuerna lät vi intervjuguiden vara ett stöd men vi lät oss inte begränsas av den, utan kände oss fria att diskutera andra frågeställningar utifrån de resonemang som intervjupersonerna förde.
Inom en vecka var samtliga intervjuer genomförda och inspelningarna transkriberades sedan. När transkriberingarna var färdigställda påbörjade vi analysarbetet. Vid analysarbetet valde vi att använda oss av fingerade namn istället för intervjupersonernas riktiga namn, utifrån att de är anonyma i vår studie. Efter genomläsning i ett första skede kodade vi materialet. Efter att vi läst det utskrivna materialet fler gånger kunde vi så småningom dela in det kodade materialet i tre teman, som i sin tur blev våra avsnitt i resultat- och analysdelen. Detta är något som Yin (2011) benämner som demonteringsfasen och kan se olika ut beroende på vad vi som forskare väljer. Exempel på koder vi anträffande under studiens demonteringsfas är följande; hög arbetsbelastning, stress, stor mängd dokumentation, att planera i sin dokumentation, akuta händelser påverkar dokumentationen. Dessa koder kunde vi sedan sammanställa under temat Dokumentation, tid &
prioriteringar. De koder som ledde fram till temat Värderingar och ansvar i utredningsarbetet var exempelvis; känslan av att vilja göra sitt bästa, respekt/ansvar mot klient och kollegor, att göra gott för klienten. Temat Dokumentation – vem, vad & hur? sammanställdes bland annat ur koder som;
involvera barnet, att dokumentera rättssäkert, relevant information, familjens integritet, BBIC:s struktur och rubriker, BBIC styr arbetet.
Syftet med vår studie är att förstå hur socialsekreterare upplever och hanterar kraven på dokumentation under barnavårdsutredningar i relation till deras handlingsutrymme. Vi använder också byråkratisk och moralisk logik som ytterligare en infallsvinkel. Vår teoretiska referensram och de begrepp vi analyserar resultatet med hade vi en tanke om redan innan vi samlade in vår data. Detta tillvägagångssätt beskriver Yin (2011) som ett deduktivt tillvägagångssätt då vi lät insamlingen av vårt material styras av de teorier och begrepp vi var intresserade av i början av studiens process. Vårt val av det deduktiva tillvägagångssättet präglades också av den begränsade tidsaspekten för studiens utförande, då vi ansåg att det skulle bli mer effektivt att redan ha en tanke om våra teoretiska begrepp, som i sin tur kunde hjälpa oss i utformningen av insamlingen av datamaterialet.
4.3 Validitet & reliabilitet
Först och främst vill vi poängtera att studiens syfte inte är att generalisera resultatet som framkommer genom våra sex intervjuer. Inom kvalitativ forskning är det inte den främsta avsikten, utan för att stärka studiens kvalitet talar vi istället om begreppen validitet och reliabilitet. Validitet består av flera delval för att stärka studiens tillförlitlighet (Yin 2011). Vår studie är dels avgränsad till en yrkesroll, socialsekreterare som arbetar med barnavårdsutredningar. Dels avgränsad till två kommuner, varav vi intervjuade tre socialsekreterare från respektive kommun. Under intervjuerna gav vi kontinuerlig återkoppling till intervjupersonerna för att få bekräftelse att vi förstått dem rätt. Detta skapar en tillförlitlighet eftersom det lett till att vi korrekt kunnat återge det intervjupersonerna berättat för oss i resultatet, vilket
gör att vi kan avspegla den verklighet som råder på deras arbetsplats enligt deras upplevelser. I sin tur styrker det studiens kvalitet eftersom våra slutsatser är framtagna ur den bekräftade data från intervjupersonerna (jfr 2011). Vi spelade in intervjuerna och vilka sedan transkriberades. För att stärka studiens validitet ytterligare hade vi kunnat återkoppla till intervjupersonerna med transkriberingarna för att få materialet bekräftat återigen. Med tanke på den begränsade tidsramen upplevde vi det riskabelt eftersom det hade tagit värdefull tid från att sammanställa vårt resultat.
Den tidigare forskning vi framställt och problematiserat skapar flera perspektiv kring forskningsämnet. Vi kan på så vis jämföra våra slutsatser med tidigare forskningsresultat och utifrån det ställa oss kritiska till vad som går i linje och vad som skiljer sig. Således ställer vi vårt resultat mot konkurrenter (tidigare forskning) för att visa på kritiskt tänkande i analysen som i sin tur stärker validiteten (Yin 2011).
Vårt kritiska tänkande har bidragit med tankar om vårt förhållningssätt gentemot intervjupersonerna (jfr Yin 2011). Hade de berättat mer om vi ställt frågorna på ett annorlunda sätt? Borde vi ställt fler frågor? Var dem bekväma och ärliga? Vårt tillvägagångsätt har genomsyrats av etiska överväganden som vi tagit stor hänsyn till, bland annat vid planering av intervjuer och i mötet med intervjupersonerna. Noggrannhet kring att informera intervjupersonerna om deras etiska rättigheter och samt trygg atmosfär genom att låta de själva välja hur intervjun skulle utföras har bidragit till en upplevelse från vår sida att intervjupersonerna kände sig bekväma att prata om studiens ämne. Samtliga intervjupersonerna ansåg att studiens syfte var intressant och var glada att de fick bidra till resultatet. Det såg vi som en bekräftelse att våra intervjupersoner varit bekväma med att vara ärliga under intervjun.
Reliabilitet avser studiens pålitlighet och går att jämföra med Djurfeldts, Larssons & Stjärnhagens (2018) beskrivning av begreppet i relation till kvantitativ forskning. Det kan exempelvis handla om tillförlitligheten i studiens datainsamlingsmetod och hur studiens frågor formulerats. I och med att vi använt intervjuguiden till samtliga intervjupersoner stärker det reliabiliteten eftersom samma frågor har ställts. I vissa fall valde vi att inte ställa alla frågor då vi upplevde att intervjupersonens svar besvarade fler än en fråga. Vi upplever att samtliga intervjupersoner diskuterat kring studiens syfte utifrån en gemensam förståelse för intervjufrågorna. Således stärks studiens reliabilitet. Följdfrågor kunde skilja sig beroende på vilka som gavs på våra intervjufrågor. Därför går det att ifrågasätta tillförlitligheten i hur följdfrågorna har formulerats och går på så sätt inte säkerställa att samma följdfrågor har ställts och blivit besvarade på liknande sätt. Därav är det vanligare att kvalitativa metoder har högre validitet medan kvantitativa metoder vanligtvis präglas av högre reliabilitet (jfr Djurfeldt, Larsson & Stjärnhagen 2018).
4.4 Etiska överväganden
Vi som forskare har ett inriktat intresse med vår studie och forskningens process och resultat ska ta hänsyn till de etiska riktlinjer som finns gällande kvalitativ forskning. Det ställs krav på oss som forskare gentemot de vi forskar om, socialsekreterarna i detta fall, men också gentemot samhället. Vårt syfte med studien påverkar ingen utsatt grupp i samhället, utan vårt syfte är att bidra med en förståelse och i bästa fall ökad kunskap kring socialsekreterarnas upplevelse av dokumentation. Vetenskapsrådet (2002) benämner fyra grundläggande krav; informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet. Det förstnämnda innebär att vi informerade våra intervjupersoner om studiens syfte, intervjuernas upplägg samt deras rättigheter att bland annat avbryta sin medverkan. Lag (2003:460)
om etikprövning av forskning som avser människor beskriver i 16§ också att forskningspersonen ska bli informerad om forskningens syfte samt vilka metoder vi kommer använda. Vi informerade intervjupersonerna om att intervjuerna skulle spelas in och transkriberas vilket vi fick samtycke till. Detta går i linje med samtyckeskravet som innebär att samtycke måste ges då intervjupersonerna är aktiva deltagare i vår studie. Eftersom vi genomförde intervjuer tog vi också hänsyn till att socialsekreterarna vi intervjuade skulle avidentifieras och att resultatet inte kan kopplas till dem som enskild socialsekreterare eller till deras arbetsplatser, vilket benämns som konfidentialitetskravet. I enlighet med nyttjandekravet kommer vår studie enbart användas för forskningens ändamål och kommer inte användas i andra syften än det den är till för (jfr Vetenskapsrådet 2002).
4.5 Förförståelse
Förförståelse innebär bland annat kunskap, tolkningar och antaganden som vi bär med oss både medvetet och omedvetet utifrån den erfarenhet vi erhåller.
Förförståelse kan styra oss som forskare och förhindra en objektiv och neutral roll, som skulle kunna motverka öppenhet för nya aspekter av forskningsproblemet. Däremot kan förförståelse vara en viktig faktor.
Förförståelsen kan vara grunden till att kunna ge ökad förståelse, den skapar intresse och vilja att undersöka och forska vidare kring olika områden.
Problem som kan uppstå är om förförståelsen påverkar utformningen av studien vilket kan motverka studiens legitimitet (Thomassen 2017).
I vårt fall har vi båda erfarenhet av barnavårdsutredningar sedan vår VFU- period, vilket också har varit grunden och källan till intresset för vårt forskningsproblem. Det var under denna period vi uppmärksammade att det krävs omfattande dokumentation under en utredning vilket ledde oss vidare i
tankar om hur socialsekreterarnas upplever och hanterat det i utredningsarbetet. I och med vår erfarenhet inom området har vi diskuterat mycket hur vi ska gå in med en opartisk roll i denna studie. Oavsett relationen mellan forskare och fenomenet som ska studeras bör detta tas hänsyn till och vi är medvetna om att våra egna erfarenheter av dokumentation kan påverka vårt resultat i viss mån. I vårt fall är det svårt att nå full neutralitet, desto viktigare är det att vi med kritisk blick granskar vårt material och framför det på ett sanningsenligt sätt (Vetenskapsrådet 2017). Vi har dessutom lagt fokus på att belysa aktuell forskning som visar på både för- och nackdelar inom forskningsområdet. Genom vår medvetenhet kring förförståelse valde vi även semistrukturerade intervjuer för att ge möjlighet till öppna svar och nya ingångar på ämnet. Vi har även lagt fokus på intervjuguiden för att förhindra ledande frågor till intervjupersonerna. Vi upplever att förförståelsen hela tiden funnits i bakhuvudet. Däremot att redogöra för tidigare forskning som både tar upp positiva och negativa aspekter på dokumentation, upplevde vi har vägt upp våra tidigare uppfattningar och bidragit till mer genuin nyfikenhet kring vad vårt resultat kommer visa.
4.6 Arbetsfördelning
Överlag genom studiens process har vi tillsammans fört en dialog och aktiv diskussion kring studiens alla delar för att vara överens kring studiens utförande. Inledningen, det vill säga problembakgrunden, problemformuleringen, syftet och frågeställningarna har vi skrivit ihop gemensamt. Tidigare forskning har vi delat upp och därefter sammanfattat tre texter var. Däremot har vi läst igenom samtliga texter ihop för att sedan skriva en sammankoppling av texterna i relation till vår studie. Gällande teoriavsnittet har vi tillsammans arbetat fram och utformat vårt teoretiska ramverk. Under metodavsnittet har Alma skrivit etiska överväganden och Moa har skrivit
förförståelse. Resterande delavsnitt har vi formulerat ihop. Gällande insamling av data har vi båda medverkat på samtliga intervjuer men transkriberat tre var.
Vid sammanställning av resultat- och analysdelen har vi tagit del av alla transkriberingar för att sedan utforma och analysera vårt resultat ihop.
Slutsatserna samt den avslutande diskussionen har vi skrivit ihop.
4.7 Metoddiskussion
Efter att vi utfört våra intervjuer har vi uppmärksammat och problematiserat genomförandet av intervjuerna. Kvalitativa intervjuer har som syfte att ha öppna frågor som formar samtalet, vilket vi hade i åtanke. Vi har sedan tidigare ingen erfarenhet av att genomföra kvalitativa intervjuer och upplevde det stundtals utmanande att exempelvis inte ställa ledande frågor. Vi har också diskuterat intervjuguidens utformning och vilka förbättringsmöjligheter vi anträffat i efterhand. Att utföra kvalitativa intervjuer och inte vara styrande kräver övning (jfr Yin 2011). Däremot ser vi detta som en erfarenhet. Vi upplever att vi fick en bra dialog med våra intervjupersoner och att intervjuerna var innehållsrika och intressanta.
Som vi nämnde tidigare har vi fått anpassa oss efter rådande omständigheter, varav vi gav intervjupersonerna alternativet att genomföra intervjun via telefon. Fyra av sex valde att göra detta. Inför detta fanns en oro att telefonintervjuerna inte skulle bli lika utförliga som de fysiska intervjuerna.
Detta eftersom ögonkontakt och kroppsspråk kan spela roll när det kommer till lyhördhet i samtal (Yin 2011). Vi upplevde däremot ingen större skillnad på de intervjuer som skedde via telefon, således anser vi att det inte påverkat vårt resultat.
Under studiens gång har vi valt ett deduktivt tillvägagångssätt. Inom kvalitativ forskning används vanligtvis ett induktivt tillvägagångssätt vilket innebär att det insamlande materialet skapar och formar studiens begrepp eller teori (Yin 2011). Detta hade varit ett alternativ för vår studie men på grund av tidsaspekten upplevde vi att det var mer gynnsamt att i ett tidigt skede besluta kring vår teoretiska referensram.
5 Resultat & analys
I resultat- och analysavsnittet kommer vi presentera vårt resultat samt analysera våra intervjupersoners upplevelser med hjälp av våra teoretiska begrepp, det vill säga handlingsutrymme, byråkratisk och moralisk logik.
Avsnittet delas in i tre teman; Dokumentation, tid och prioriteringar, Värderingar och ansvar i utredningsarbetet samt Dokumentation - vem, vad och hur? Erfarenheten av dokumentation inom barnavårdsutredningar skiljer sig bland socialsekreterarna i vår studie och kan vara relevant att vara medveten om i läsningen av vårt resultat. Ellinor har längst erfarenhet och har jobbat med barnavårdsutredningar i 20 år. Louise har nio års erfarenhet.
Annica och Erica har erfarenhet av barnavårdsutredningar sedan drygt fyra år tillbaka. Carola och Frida har två års erfarenhet. Intervjupersonernas namn är fingerade.
5.1 Dokumentation, tid och prioriteringar
Inledningsvis visar vårt resultat att alla intervjupersoner ägnar 50% eller mer av sin arbetsvecka till dokumentation. Alla är överens om att dokumentationen är en stor del av utredningsarbetet. Däremot menar intervjupersonerna i vår studie och att det handlar mycket om prioriteringar.
Prioriteringarna kan innefatta att ta hänsyn till dokumentationen i relation till andra arbetsuppgifter såsom samtal, möten och akuta händelser. Att prioritera är en utmaning som socialsekreterares handlingsutrymme skapar (Lipsky 2010; Svensson, Johnsson & Laanemets 2008), vilket vi kommer belysa på olika sätt nedan utifrån hur intervjupersonerna hanterar dokumentationen.
5.1.1 Prioritera och planera
Ett exempel på prioriteringar som framkommer under intervjuerna är en riktlinje på en av arbetsplatserna, i form av en särskilt avsatt dag som endast ska vara till för dokumentation. Då undviks att boka in samtal och möten den dagen för att kunna få tid till att dokumentera. Riktlinjen på arbetsplatsen visar på att handlingsutrymmet att bestämma hur dokumentationen ska planeras delvis begränsas av den överenskomna dagen för dokumentation. Detta är något Svensson, Johnsson & Laanements (2008) diskuterar, att socialsekreterare i sitt handlingsutrymme behöver väga samman tid för dokumentation och tid för klienten. Erica vill exempelvis innan hon går hem inför helgen gärna vara i fas med veckans dokumentation och upplever det som genomförbart. Carola delar Ericas inställning och vill få dokumentationen avklarad fortlöpande och planerar i sin tjänst för att hinna med de olika arbetsuppgifterna. Ett exempel på detta är att stänga av telefonen för att inte bli avbruten när tid avsatts för dokumentation. Erica påpekar också planeringen och säger:
... och man vet ju att om jag inte gör dokumentationen nu och så har jag tio besök nästa vecka, då hamnar man ju efter väldigt mycket, så att man måste ju försöka prioritera det.
Men händer det akuta saker så gör det ju, det är ju bara så det är. (Intervju med Erica)
Citatet och resonemangen ovan visar på en medvetenhet om mängden dokumentation inom socialtjänsten och en anpassning i deras arbete. De ser sällan några större problem med mängden dokumentation. Carolas resonemang och Ericas citat går i linje med den ansvarsfrihet som Svensson, Johnsson &
Laanemets (2008) och Lipsky (2010) redogör för och som här ses som en fördel med socialsekreterares handlingsutrymme.
Av vårt resultat framkommer däremot en negativ infallsvinkel i relation till prioriteringar och visar på en delad syn kring planeringen av dokumentationen.
Exempelvis framkommer att akuta saker går före dokumentation och att den åsidosätts för andra uppgifter. Frida försöker att prioritera att dokumentera löpande under utredningstiden men att det inte alltid går ihop då andra utredningar har deadlines tidigare;
Det är mycket som kan komma emellan, kanske inte just i den utredningen eller i det ärendet men mycket annat som kommer in [...] och då kanske man inte hinner skriva in aktanteckningar lika snabbt som man velat. (Intervju med Frida)
Ellinor upplever också att det är en utmaning att hinna med dokumentationen när hon exempelvis har tio pågående utredningar, vilket leder till att hon behöver prioritera vad som är mest viktigt just då. Frida och Ellinors upplevelse stärker Thams (2017) forskning som visar på att socialsekreterare styrs av brådskande situationer vilket leder till omprioriteringar. Alla intervjupersoner är överens om att de prioriterar samtal med barn och föräldrar eftersom det är grunden i arbetet. Detta skiljer sig från Falkenström & Hjärpes (2017) forskning där de redogör att det är troligare att socialsekreterare prioriterar bort klientarbetet på grund av dokumentationen. Merparten av intervjupersonerna önskar dock mer tid till samtal och möten med familjerna.
Denna dragkamp visar på handlingsutrymmets begränsningar och dilemmat mellan att dokumentera och samtidigt vilja göra det bästa för klienten utifrån den moraliska logiken (Svensson, Johnsson & Laanemets 2008; Levin 2017).
