Beslut
Kommunfullmäktige beslutar att
1. revidera miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente i enlighet med förslag i detta beslut, så att en ny § 10 med följande rubrik och lydelse förs in:
Närvaro på distans
”Nämnden får, om särskilda skäl föreligger och om det finns risk för att nämnden annars inte kommer att vara beslutsför, sammanträda med ledamöter närvarande på distans.
Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Ljud- och bildöverföringen ska ske på ett sätt som säkrar att utomstående inte kan avlyssna sammanträdet.
Lokalen som den som deltar på distans vistas i under deltagandet ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av
sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.
Ledamot som önskar delta på distans ska senast tre (3) dagar i förväg anmäla detta till förvaltningen. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.
Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden, nämndens presidium och i förekommande fall utskott.”
Ändringen får också till följd att nuvarande § 10 och påföljande §§ i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente byter nummer.
Beslutsgång
Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunfullmäktiges beslut.
Beskrivning av ärendet Bakgrund
Sedan en tid tillbaka är det, enligt kommunallagen möjligt att låta en ledamot delta på distans vid nämndsammanträde, om fullmäktige beslutat detta. Möjligheten till
deltagande på distans ska enligt förarbetena för kommunfullmäktiges del regleras i kommunfullmäktiges arbetsordning och för nämndernas del, i respektive
reglemente.
Strängnäs kommun arbetar för närvarande med rutiner och införandet av tekniska lösningar för att möjliggöra distansdeltagande. Förevarande förslag skrivs i syfte att säkerställa att den formella möjligheten för nämnden att besluta att en ledamot ska kunna medges att närvara på distans sedan det säkerställts att kommunen har tekniska möjligheter att uppfylla de krav som ställs i lagtexten,
Bakgrunden till den reglering som öppnar upp för möjligheter till deltagande i möten på distans är att det i flera undersökningar konstaterats att det blir svårare att rekrytera till förtroendeuppdrag samtidigt som allt fler hoppar av sina
kommunala förtroendeuppdrag. Sammanfattningsvis ville man underlätta människors deltagande. Samtidigt uttalades att fysisk närvaro fortsatt ska vara huvudregeln och att deltagande på distans ska vara ett undantag att använda i situationer då beslutsfattande annars inte skulle kunna komma till stånd.
Bakgrunden till att en översyn görs här och nu är en pandemi, med pågående samhällsspridning i Sverige. Hur länge åtgärder för att förhindra smittspridning kommer behövas är i dagsläget oklart. Men för den händelse att åtgärder behöver vidtas över tid skulle det vara ett värdefullt instrument för att kunna upprätthålla de beslutande politiska organens beslutsförhet och förmåga att i möjligaste utsträckning upprätthålla normal verksamhet.
De relevanta lagrummen återfinns i 5 kap 16 § och 6 kap 24 §§ kommunallagen (2017:725). Av de två lagrummen framgår följande.
Av 6 kap 24 § kommunallagen framgår att fullmäktige ska besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i en nämnds sammanträden på distans.
Deltagande på distans ska ske på det sätt som anges i 5 kap 16 §.
En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid nämndens sammanträde.
Av 5 kap 16 § kommunallagen framgår att ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans om fullmäktige har beslutat det.
Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.
En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.
Vid beredning av ärendet har kontakt tagits med andra kommuner. Det har konstaterats att lösningen sällan tillämpats praktiskt och att åtminstone en
kommun som sedan tidigare öppnat upp för möjligheten, sedan pandemiutbrottet,
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
inskränkt möjligheten till distansdeltagande till situationer när nämnden inte annars skulle vara beslutsför, på grund av tekniska svårigheter som visat sig finnas.
Det understryks därmed att möjligheten till deltagande på distans bör vara ett sistahandsalternativ, på grund av att det fysiska mötet i sig är viktigt och på grund av risken att viktiga beslut annars överklagas med stöd av bestämmelserna i 13 kap KL och upphävs av domstol på formella grunder.
Närmare om de krav som ställs
Kraven på hur deltagandet ska ske har utvecklats i förarbetena och innebär för det första att det måste ske en överföring av både ljud och bild i realtid. Bild- och ljudöverföring måste även ske på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra. Det betyder att:
• De som är närvarande i sammanträdeslokalen måste kunna se och höra den distansdeltagande ledamoten.
• Den distansdeltagande måste kunna se och höra samtliga andra deltagare.
• Om flera ledamöter deltar på distans måste även de distansdeltagande ledamöterna kunna se och höra varandra.
Samtliga deltagare måste kunna delta på lika villkor. Det innebär att ljud- och bildöverföringen måste vara stabil och av hög kvalitet. Om bild- eller ljudkvaliteten försämras eller förbindelsen bryts måste sammanträdet enligt förarbetena avbrytas tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats att alla åter kan sägas delta på lika villkor.
Den som deltar på distans måste även ha möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid sammanträdet och delta i avgörandet av ärendena, även i de fall
avgörandet sker genom omröstning. Så länge de digitala utskicken fungerar som de ska bör detta inte vara ett problem i Strängnäs kommun. Det är ändå viktigt att tänka på att om den som deltar på distans inte kan vara fullt delaktig i alla de ärenden som behandlas vid sammanträdet kan deltagandet i det sammanträdet inte sägas ske på lika villkor för alla ledamöter.
Den som deltar på distans måste kunna delta i omröstningar på lika villkor som de närvarande ledamöterna. (Närvarokontrollen måste givetvis kunna ske på samma sätt som när samtliga ledamöter är närvarande).
Såväl den sammanträdesplattform som används, som de tekniska hjälpmedel och den lokal som används av distansdeltagande ledamot, måste uppfylla erforderliga krav på säkerhet, så att kommunen följer gällande dataskydds- och
sekretesslagstiftning.
Förslag till skrivning i reglementet
I SKR:s ”normalmall” föreslås frågan om en nämnds möjlighet att delta på distans regleras enligt följande:
”Styrelsen/nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor.
Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.
Ledamot som önskar delta på distans ska senast … dagar i förväg anmäla detta till styrelsens/nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.
Styrelsen/nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i styrelsen/ nämnden.”
Mot bakgrund av vad som sagts ovan angående behovet av att se över rutiner för hur distansdeltagande ska ske innan nämnden får öppna upp för
distansdeltagande, mot bakgrund av problem som påtalats från andra kommuners sida, samt mot bakgrund av skrivningen i förarbetena till kommunallagen om att ledamot endast ska delta på distans om det finns risk för att nämnden annars inte blir beslutsför, föreslås följande skrivning i 10 § miljö- och
samhällsbyggnadsnämndens reglemente.
”Nämnden får, om särskilda skäl föreligger och om det finns risk för att nämnden annars inte kommer att vara beslutsför, sammanträda med ledamöter
närvarande på distans.
Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Ljud- och bildöverföringen ska ske på ett sätt som säkrar att
utomstående inte kan avlyssna sammanträdet.
Lokalen som deltagande på distans vistas i ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.
Ledamot som önskar delta på distans ska senast tre (3) dagar i förväg anmäla detta till förvaltningen. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.
Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden, nämndens presidium och i förekommande fall utskott.”
Införandet av paragrafen får också till följd att paragrafer, efter nuvarande § 10 i kommunstyrelsens reglemente byter nummer.
Regleringen att ledamot ska anmäla deltagande på distans senast tre dagar i förväg har skett i samråd med kommunsekreterare (de andra kommuner där regleringen av antalet dagar i förväg är känd för undertecknad är Uppsala och Västerås, som har angett att anmälan av deltagande på distans ska ske fem dagar i förväg).
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet att formellt öppna upp för distansdeltagande vid teknik- och fritidsnämndens sammanträden har inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
De ekonomiska konsekvenserna av att praktiskt möjliggöra distansdeltagande kan i skrivande stund inte överblickas helt. Det pågår ett arbete kring värdering av behovet av eventuellt inköp av mötesplattform och iordningställande av lokaler i kommunhuset så att bild och ljud kan överföras från lokalen på ett säkert sätt.
Behovet av tillhandahållande av eventuell utrustning till distansdeltagare behöver ses över.
Uppföljning
Uppföljning ska ske vid behov, under processen med att införa rutiner och eventuellt utarbetande av styrdokument som närmare reglerar nämndens deltagande på distans. Förutom den översyn som kommer ske vid behov ska uppföljning ske årligen.
Beslutsunderlag
Delegationsbeslut, Revidering av miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente, 2020-04-13
Reglemente för miljö-och samhällsbyggnadsnämnden beslutad av
kommunfullmäktige 2018-12-17, § 213, bifogas (föreslagna ändringar ej införda).
Beslutet skickas till -
KF § 135 Dnr KS/2020:250-003