Stadsdelsfullmäktiges styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig då målen är kopplade till kommunfullmäktiges mål och huvuddelen av målen är tidssatta och mätbara och att målen som tagits fram är realistiska.
Måluppföljningen avseende kommunfullmäktiges mål och stadsdelsfullmäktiges egna mål bedöms som tillräcklig eftersom uppföljning skett i samband med delårsbokslutet och graden av måluppfyllelse har kommenteras.
Nämndens måluppfyllelse bedöms vara inte helt tillräcklig på grund av att samtliga vä-sentliga mål enligt uppföljningen inte är uppfyllda.
4 Nämndens styrning och uppföljning - ekonomi 4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år
Tabell: Totala kostnader/intäkter, tkr
Utfall
Källa: Blankett till stadskontoret.
*) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar.
Tabell: Ekonomisk hjälp, tkr
Utfall
Finansiella intäkter/kostnader 0 0 0
Kommunbidrag 160 452 143 040 141 372 148 804
Resultat -6 640 -12 332 -17 559 0
Källa: Blankett till stadskontoret.
*) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar.
4.2 Investeringsbudget samt utfall föregående år
Tabell: Investeringsram och utfall, tkr
Ram respektive utfall/år 2010 2011 2012 2013
Ram 24200 18 000 18 000 18 000
Utfall 14 525 7 111 3 403 729 (DR-2)
Källa: Blankett till stadskontoret
4.3 Ekonomisk styrning
Stadsdelsfullmäktige följer de kommuncentrala anvisningarna beträffande utfallspro-gnoser, delårsrapporter och årsanalys. De har sedan 1999 egna anvisningar för budget-uppföljning. I dessa anvisningar tydliggörs resultatansvar, samt principer för budgete-ring och uppföljning för den totala internbudgeten och ner på verksamhets- och kost-nadsställenivå. Stadsdelens budgetprocess beskrivs i ett dokument som finns tillgängligt i intranätet, Komin.
Stadsdelsfullmäktige fastställer periodiseringen av kommunbidraget för respektive verksamhet vid första sammanträdet efter att internbudgeten för kommande år har fast-ställts. Fördelningen och periodiseringen av under året tillkommande kommunbidrag, som beslutas av kommunstyrelsen, fastställs också av stadsdelsfullmäktige.
Internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden för respektive verk-samhet.
Stadsdelsfullmäktige och förvaltningsledningen följer upp budgeten i samband med utfallsprognoser och delårsrapporter. Uppföljning och analys sker månadsvis i respek-tive verksamhet. Befarade avvikelser rapporteras till ledningsgruppen och till stadsdels-fullmäktige via förvaltningschefens information.
Stadsdelsfullmäktige har beslutat om periodisering av kommunbidrag för internbudget 2012.
4.4 Resultaträkning
Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninter-na som exterkommuninter-na transaktioner. Samtliga angivkommuninter-na belopp avser gällande siffror vid delårs- respektive årsbokslutstillfället.
Tabell: Resultaträkning, tkr
Helårsbudget Utfall DR2 Verksamhetens intäkter 1 045 018 539 085
Personalkostnader -691 370 -357 905
Övriga kostnader -1 337 393 -690 678
Verksamhetens kostnader -2 028 763 -1 048 583
Avskrivningar 10 191 -4 832
Verksamhetens netto-kostnader
993 936 -514 330
Kommunbidrag 996 518 509 344
Finansiella intäkter 0 2
Finansiella kostnader -2 582 -882
Resultat före extraordinära poster
0 0
Extraordinära kostnader/
intäkter
0 0
Årets resultat 0 -5 866
Notera: För stadsdelar är denna tabell inklusive ekonomiskt bistånd. Helårsbudget som gäller vid angiven period.
4.5 Fördelat resultat
Tabell: Verksamheternas ekonomi, tkr Förskola Skola inkl
4.5.1 Nämndens kommentar
Samtliga avdelningar utom grundskolan och individ och familjeverksamheten visar po-sitiva ekonomiska resultat. Grundskolans negativa ekonomiska resultatutveckling är känd sedan föregående delårsbokslut och handlingsplan för att nå balans i ekonomin är beslutad under våren av stadsdelsfullmäktige.
Utbrutet ur individ och familjeverksamhetens verksamhet visar hemlösheten ett under-skott för rapportperioden på - 7 mkr. Det innebär att kostnaden för hemlöshetsproblema-tiken hittills inte utvecklats positivit jämför med föregående år.
Ekonomisk hjälp visar för rapportperioden ett underskott på - 3,1 mkr, trots budgetför-stärkning inför 2013.
Försenad utbyggnad av förskolor är en delorsak till det positiva utfallet också lägre se-mesteruttag än budgeterat. Intäkterna har också varit högre tack vare försäljning av fler platser än budgeterat.
Skolan visar ett negativt resultat på drygt 1,8 mkr. Detta beror i huvudsak på att kostna-derna är högre än budgeterat beroende på högre inköp än budgeterat från andra stadsde-lar, speciellt särskilt stöd och från specialverksamhet. Det har också varit högre kostna-der till egen produktion i form av fler barn och mer tilläggskostnakostna-der. En förlust i rättsak har inneburit ej budgeterade extra kostnader på cirka 1 mkr.
I genomsnitt kostar hemlösheten 3 570 tkr per månad under den redovisade perioden.
Detta kan jämföras med 3 098 tkr per månad för motsvarande period under föregående år. Trenden under våren har varit att kostnader ökar för lägenheter och härbärgen medan hotellkostnaderna sjunker.
Vård och omsorgsverksamheten visar ett sammanlagt överskott på knappt 0,6 mkr. Re-sultatet förklaras i huvudsak av följande poster, Särskilt boende har fler boende än bud-geterat SOL vårdboende har lägre beläggning än budbud-geterat vilket ger lägre intäkter än budgeterat Ordinärt boende visar underskott på grund av högre kostnader än budget för sommarvikarier, minskade intäkter för korttidsvård och för dagverksamhet.
Gemensam verksamhet visar ett överskott beroende på att EU medel ej utnyttjats som planerat, reserver inte utnyttjats som planerats samt att förvaltningsservice kostnader blivit billigare än planerat.
Ekonomisk hjälp visar för perioden ett underskott på 3,1 mkr trots en budgetförstärk-ning inför 2013 på cirka 7 mkr. Antalet ärenden är fortsatt fler och dyrare än budgeterat, 1 669 i genomsnitt per månad jämfört med budgeterat 1 610 i genomsnitt per månad.
Kostnaden per hushåll har i genomsnitt varit 8 050 kr per månad mot budgeterat 8 020 kr. Det kan konstateras att den genomsnittliga kostnaden per hushåll under före-gående år uppgick till 8 136 kr per månad. En mindre förbättring således.
4.5.2 Revisionskontorets iakttagelser
Precis som 2012 är det hemlösheten och ekonomisk hjälp som uppvisar de största un-derskotten i stadsdelen. Detta är kostnader som SDF bara i begränsad omfattning kan påverka.
4.6 Balansräkning
Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kom-muninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna görs endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Anläggningstillgångar kommenteras emellertid alltid.
4.6.1 Maskiner och inventarier
Utfall (tkr)/år 2010 2011 2012
DR2-2013 34 341 32 250 25 583 23 620 Investeringar har endast skett i begränsad omfattning under första halvåret 2013 (729 tkr). Slöjdsalsutrustning på Sofielundsskolan samt larm på ett LSS boende är de två en-skilt största posterna.
4.6.2 Kortfristiga skulder
Periodiseringskontroll av leverantörsreskontran för juni månad visade att en faktura som betalats avseende stationär bevakning av en boendeenhet avseende juli ej periodiserats.
Kostnaden, totalt 186 tkr, borde ha omförts till rätt månad.
4.7 Revisionskontorets bedömning
Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig på grund av att budgeten är väl specificerad, kommunbidrag och personalkostnader är fördelat till den period där kost-naden normalt uppstår, nämnden beslutar om utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna och att avvikelser från budgeten kom-menterats på ett tillfredsställande sätt.
Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultat-räkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning,
Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värde-ringen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer.
Nämndens balansräkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Antal anställda omräknade till heltid 1 523,4 1 600,6 1661,6 1738,5
Kvinnor, andel i % 83,20 84 83,5 84
Personal med utländsk bakgrund, andel i % 33,2 34,6 36,1 36,7
Total sjukfrånvaro i % 4,67 4,80 5,63 6,68
Källa: Stadskontoret. Notera att Malmö stad övergick till nytt personaladministrativt system november 2010 varför viss osäkerhet finns för det året eftersom uppgifterna är hämtade från två olika system. Beträffande sjukfrånvaron är denna omräknad till procent.
Perioden överensstämmer med redovisningsperioden för nämndernas rapportering
5.2 Personalpolitiska frågor
Mångfalds- och jämställdhetsplan 2013 samt ett antal andra policy- och styrdokument inom det personalpolitiska området har funnits tillgängliga i intranätet.
6 Intern kontroll
6.1 Nämndens interna kontrollplan
Intern kontrollplan för 2013 beslutades i SDF 2013-02-13.
Det framgår att verksamheterna har genomfört risk- och väsentlighetsanalyser och ge-nomgång av dessa har skett i förvaltningsledningen under december 2012.
Sex nya granskningsområden är föranledda av beslut i kommunstyrelsen, fem nya om-råden föranledda av genomförda riskanalyser och ett område samma som 2012 bero-ende på hög risk. Totalt finns således 12 kontrollmål i planen.
6.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen
Rapport över genomförd internkontroll 2013 har tagits fram och är daterad 2013-05-20.
Rapporten behandlades i SDF 2013-06-19.
I rapporten framgår att några avdelningar avstått från att göra kontroller i den omfatt-ning som stadsdelsfullmäktige beslutat om. Några avdelomfatt-ningar har flyttat fram kontrol-lerna till andra halvåret och redovisas därför ej.
De brister som framkommit och redovisats för SDF är följande
HR-avdelningens kontroller en utvald vecka visade att 12,3 procent av frånvaron bland personalen ej registrerats i systemet. Oregistrerad frånvaro kan bl a inne-bära att personalen får lön för icke arbetad tid. Ett flertal åtgärder har vidtagits med anledning av granskningsresultatet.
Kontroll av 20 handkassor visade att fem var helt korrekta. Övriga uppvisade brister vad gäller konteringar samt var inköpen skett.
6.3 Revisionskontorets bedömning
Nämndens internkontrollplan bedöms vara tillräcklig då den föregåtts av en dokumente-rad riskanalys och innehåller såväl redovisningskontroller som verksamhetskontroller.
Den genomförda interna kontrollen bedöms vara inte helt tillräcklig. Kontroller har ge-nomförts och avrapporterats till SDF i samband med DR-2 men samtliga kontrollmo-ment har inte genomförts. Metodik och genomförd intern kontroll är väldokukontrollmo-menterad, åtgärdsförslag finns för samtliga områden där brister upptäckts. Att granskningen av frånvaroregistrering visade att 12,3 procent av frånvaron inte fanns registrerad i syste-met måste betraktas som en allvarlig brist. Ansvarsfördelningen när det gäller genomfö-randet av den interna kontrollen framgår av planen.
7 Förelägganden från myndigheter
Under detta avsnitt noterar revisionskontoret lagakraftvunna domar som har gått mot nämnd/styrelse, förelägganden från arbetsmiljömyndigheter, brandmyndigheten eller kritik mot handläggningen från annan tillsynsmyndighet såsom riksdagens ombudsmän (JO; JämO, DO), Skolverket, Socialstyrelsen eller Länsstyrelsen. Primärt tillfrågas nämndssekreteraren men kontroll av dessa uppgifter kan ske av revisionskontoret mot berörda myndigheter.
Revisionskontoret tar inte med i statistiken domar/beslut som riktar sig mot enskilt dri-ven verksamhet (t ex skola) som är lokaliserad inom stadsdelen, dock med ifall till-synsmyndigheten menar att Malmö stad har brustit i sin (eventuella) tillsyn som hu-vudman.
För 2013 finns följande noterat första halvåret:
Yttrande
JO riktade kritik mot passiv handläggning i ärende om särskilt boende, SI-2013-67.
Skolinspektionen har riktat kritik mot att det tagit för lång tid att få förskoleplats.
Fyra domar i ärenden om försörjningsstöd har gått nämnden emot samt en dom rörande vård med stöd av LVU för tre syskon.
8 Andra granskningar som berör nämnden
I revisionsplan 2013 finns dessa fördjupade granskningar:
Stadens arbete med uppdrag som berör hemlöshet
Stadens arbete med arbetsmarknadsinsatser
Finansfunktion och internbanken
Uppföljning IT-granskning
Eurovision Song Contest
Stadens miljöarbete
Skolornas arbete mot kränkande behandling
Framgångsrikt genomförda gymnasiestudier
Kompetensförsörjning inom förskolan
Tillämpning av nya Plan- och bygglagen
Områdesprogrammen
9 Verksamhetsområde förskola
9.1 Nyckeltal
Tabell: Kö till förskolan.
Jan Feb Mars Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec
2012: Alla 77 45 40 15 12 11 18 10 10 10 20 38
> 4 mån 26 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0
2013:Alla 63 88 45 5 6 10
> 4 mån 0 30 0 0 0 0
Källa: Elit, förskoleverksamhet. Uttaget per 1:e varje månad av Stadskontoret, avdelning Barn- och ungdom. December 2011 och kvartal 1/2012 är dock från stadsdelen eftersom nya systemet inte kunde ge rapport. Revisionskontoret har blivit upplyst om att dessa siffror kan vara osäkra eftersom nya systemet inte sparar historik. Från och med april 2012 bedöms dock siffrorna vara stabila.
Tabell: Barn per vuxen (indirekt personaltäthet i förskolan)
Mätt/år Utfall
2010
Utfall 2011
Utfall 2012
Utfall 2013
Barn per vuxen 4,9 4,9 4,9
Källa: Uppgifter per 15/10 respektive år från stadsdelarna till stadskontoret.
10 Verksamhetsområde skola
10.1 Nyckeltal
Tabell: Betyg. Procent av eleverna som har nått målen i samtliga ämnen.
Skolor i stadsdelen/år 2010 2011 2012 2013
Malmös medelvärde andel som nått mål 60 61,4 62,7 62,3 Möllevångskolan andel som har nått
må-len
41 51,2 52,3 29
Nya Stenkula andel som nått målen 27 49,2 46,2 43,8
Sofielund andel som nått målen 38 35,7 40,6 25,6
Sorgenfri andel som nått målen 62 58,1 59,5 61,4
Källa: Skolverkets betygstatistik för respektive år.
Utöver denna tabell finns betygsstatistik som visar elevernas genomsnittliga meritvärde.
Den statistiken beräknas i sin tur på elevernas 16 bästa ämnena, det vill säga att det normalt är något färre ämnen än för tabellen ovan. Vidare finns statistik över behöriga till gymnasiet (äldre intagningsregler respektive dagens med uppdelning på högskole-förberedande respektive yrkesprogram), nationella prov och olika jämförelser mellan dessa. I den utsträckning någon statistisk uppgift borde föranleda särskild uppmärksam-het för stadsdelen – utöver ovan återgiven betygstabell – kan revisionskontoret ange det nedan under rubriken ”Revisionskontorets noteringar och granskningar”.
10.2 Revisionskontorets noteringar och granskningar
Under april och maj 2013 har revisionskontoret genomfört en granskning av skolornas arbete mot kränkande behandling. Rapporten har sänts till grundskolenämnden. Urvalet gällde sex grundskolor i fem stadsdelar. I Södra Innerstaden ingick stenkulaskolan i granskningen.
11 Verksamhetsområde vård och omsorg
11.1 Nyckeltal äldreomsorg
Tabell: Antal vårdtagare och år
Utfall
Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO.
Tabell: Kostnad per vårdtagare och år (kr)
Utfall
Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO.
Motsvarande kostnad per vårdtagare i särskilt boende för hela Malmö (Malmögenom-snitt, utfall DR2-2013) uppgår till 610 tkr.
12 Verksamhetsområde individ och omsorg 12.1 Nyckeltal
Ekonomisk hjälp
Försörjningsstöd och introduktionser-sättning. Kostnad per bidragshushåll och månad
(kr)
7 645 7 866 8 072 8 042 Kostnad per bidragshushåll och månad
(kr) Malmös genomsnitt.
7 226 7 650 7 971 8 337 Antal bidragshushåll per månad
(genom-snitt)
1 696 1 658 1 664 1 679
Totalkostnad (tkr) 155 604 156 455 161 189 81 020
Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått.
Institutionsplaceringar Utfall
Nettokostnad externa HVB-platser, unga, tkr
10 695 8 613 11 734 6 373 Totalkostnad externa HVB-platser, tkr 15 721 13 556 18 928 10 149
Källa: Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått.
Hemlöshet Utfall
Källa: Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått samt statistik över antal hemlösa.
Antalet hemlösa totalt i Malmö var 997 under 2012, en minskning med 4 procent jäm-fört med 2011. Antalet boendedygn på hotell i Malmö uppgick till 49 728 första halv-året 2013. Inventering av antalet hemlösa sker varje år under en utvald dag under hösten av respektive stadsdel. Stadskontoret sammanställer materialet.
Socialstyrelsens definition av hemlös lyder:
Person som saknar egen eller förhyrd bostad och som inte bor i något stadigvarande inneboendeförhållande eller andrahandsboende samt är hänvisad till tillfälliga boendeal-ternativ eller är uteliggare.
Personer som är inskriven på kriminalvårdsanstalt eller institution inom socialtjänst, SiS eller landsting räknas om han/hon planeras skrivas ut inom tre månader efter mätperi-oden men ännu inte har någon bostad ordnad.
Som hemlös räknas också person som tillfälligt bor hos kompisar eller bekanta om han/hon på grund av bostadslöshet varit i kontakt med den uppgiftslämnande myndig-heten/organisationen under mätperioden.
Det centrala är alltså att en hemlös löst bostadsfrågan på mycket kort sikt eller inte alls.
Det rör sig om en situation där man inte kan ha sina tillhörigheter på en bestämd plats och har svårt att knyta några stadigvarande sociala relationer.