DR 2-RAPPORT 2013 MED BOKSLUT

(1)

DR 2-RAPPORT 2013 MED BOKSLUT

Södra Innerstaden Stadsdelsfullmäktige

Projektledare: Olof Hammar, certifierad kommunal revisor

Projektstatus: Behandlad av revisorskollegiet 2013-09-25

(2)

BESKRIVNING AV ÅRETS GRANSKNING ... 4

1 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING ... 4

2 NÄMNDENS/SDF:S UPPDRAG ... 5

2.1 Verksamhetsområde ... 5

2.2 Rättslig ram ... 5

2.3 Organisation ... 6

2.4 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret ... 7

2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål 2013 ... 7

2.5.1 God ekonomisk hushållning ... 7

2.5.2 Verksamhetsmål ... 7

2.5.3 Finansiella mål ... 7

3 NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - VERKSAMHETSMÅL OCH UPPDRAG ... 8

3.1 Verksamhetsmål, måluppföljning och måluppfyllelse ... 8

3.1.1 Mål ... 8

3.1.2 Måluppföljning ... 8

3.1.3 Måluppfyllelse ... 8

3.2 Uppdragsuppföljning ... 11

3.3 Revisionskontorets bedömning ... 12

4 NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING - EKONOMI ... 13

4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år ... 13

4.2 Investeringsbudget samt utfall föregående år ... 13

4.3 Ekonomisk styrning ... 13

4.4 Resultaträkning ... 15

4.5 Fördelat resultat ... 16

4.5.1 Nämndens kommentar ... 16

4.5.2 Revisionskontorets iakttagelser ... 17

4.6 Balansräkning ... 17

4.6.1 Maskiner och inventarier ... 17

4.6.2 Kortfristiga skulder ... 17

5 PERSONAL ... 18

5.1 Nyckeltal ... 18

5.2 Personalpolitiska frågor ... 18

6 INTERN KONTROLL ... 19

6.1 Nämndens interna kontrollplan ... 19

6.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen ... 19

7 FÖRELÄGGANDEN FRÅN MYNDIGHETER ... 20

8 ANDRA GRANSKNINGAR SOM BERÖR NÄMNDEN ... 20

9 VERKSAMHETSOMRÅDE FÖRSKOLA ... 21

(3)

10 VERKSAMHETSOMRÅDE SKOLA ... 22

10.2 Revisionskontorets noteringar och granskningar ... 22

11 VERKSAMHETSOMRÅDE VÅRD OCH OMSORG ... 23

11.1 Nyckeltal äldreomsorg ... 23

12 VERKSAMHETSOMRÅDE INDIVID OCH OMSORG ... 23

(4)

Beskrivning av årets granskning

Årets granskning avseende Södra Innerstaden stadsdelsfullmäktige omfattar endast granskning/uppföljning delårsbokslut 1 och 2.

1 Sammanfattande bedömning

Mål, måluppföljning och måluppfyllelse

Stadsdelsfullmäktiges styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig då målen är kopplade till kommunfullmäktiges mål och huvuddelen av målen är tidssatta och mätbara och att målen som tagits fram är realistiska.

Måluppföljningen avseende kommunfullmäktiges mål och stadsdelsfullmäktiges egna mål bedöms som tillräcklig eftersom uppföljning skett i samband med delårsbokslutet och graden av måluppfyllelse har kommenteras.

SDF Södra Innerstaden har i särskilt dokument ”Uppdragsuppföljning budget 2013”

gjort en uppföljning av uppdragen. Man har för en del av uppdragen redogjort för vilka åtgärder/aktiviteter som bedrivits men flera av uppdragen har inte bedömts som upp- följningsbara. Måluppfyllelsen per 30 juni 2013 har varit svår att bedöma utifrån upp- följningen.

Nämndens måluppfyllelse bedöms vara inte helt tillräcklig på grund av att samtliga vä- sentliga mål enligt uppföljningen inte är uppfyllda.

Ekonomisk styrning

Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig på grund av att budgeten är väl specificerad, kommunbidrag och personalkostnader är fördelat till den period där kostnaden normalt uppstår, nämnden beslutar om utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna och att avvikelser från budgeten kommenterats på ett tillfredsställande sätt.

Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultat- räkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning, Årets resultat (DR-2) visar ett underskott på -5 866 tkr och det är framförallt hemlösheten och ekonomisk hjälp som uppvisar negativa resultat.

Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värde- ringen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer.

Nämndens balansräkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning.

(5)

Intern kontroll

Nämndens internkontrollplan bedöms vara tillräcklig då den föregåtts av en dokumente- rad riskanalys och innehåller såväl redovisningskontroller som verksamhetskontroller.

Den genomförda interna kontrollen bedöms vara inte helt tillräcklig. Kontroller har ge- nomförts och avrapporterats till SDF i samband med DR-2 men samtliga kontrollmo- ment har inte genomförts. Metodik och genomförd intern kontroll är väldokumenterad, åtgärdsförslag finns för samtliga områden där brister upptäckts. Att granskningen av frånvaroregistrering visade att 12,3 procent av frånvaron inte fanns registrerad i systemet måste betraktas som en allvarlig brist. Ansvarsfördelningen när det gäller genomfö- randet av den interna kontrollen framgår av planen.

2 Nämndens/SDF:s uppdrag

2.1 Verksamhetsområde

Stadsdelsfullmäktige ansvarar för pedagogisk verksamhet för barn och ungdomar 1–15 år, individ- och familjeomsorg, vård och omsorg samt stadsdelsanknuten fritid och kultur. För större delen av verksamheten har de olika stadsdelsfullmäktige ett så kallat be- folkningsansvar, vilket betyder att stadsdelarna betalar för de invånare, som bor i respektive stadsdel, även när servicen ges i någon annan stadsdel eller av en icke kommunal utförare. Stadsdelsfullmäktige erhåller också anslag för bland annat drift av lokala bibliotek och för boende för funktionshindrade (LSS). Slutligen ansvarar stadsdelsfull- mäktige för ekonomisk hjälp, där försörjningsstöd och introduktionsersättning ingår.

Stadsdelsfullmäktige Södra Innerstaden har ansvar för följande kommungemensamma verksamheter:

 BUMS – utgör Malmö stads gemensamma bemanningsorganisation för sjuk- sköterskor och distriktssköterskor.

2.2 Rättslig ram

 Socialtjänstlagen (2001:453)

 HSL - Hälso- och sjukvårdslag (1982:763)

 Skollag (1985:1100). Ny Skollag (2010:800) tillämpas fr o m läsåret 2011/12

 Lag (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjuk- vård

 LSS - Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade

 LASS - Lag (1993:389) om assistansersättning

 LVM - Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall

 LVU - Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga

(6)

2.3 Organisation

Stadsdelsfullmäktige Södra Innerstaden har ett arbetsutskott samt en ekonomiberedning.

Ekonomiberedningen följer stadsdelens ekonomi och sammanträder inför budgetbeslut, beslut om delårsrapport och årsanalys. Beredningen består av fem ledamöter och eko- nomichefen är föredragande.

För frågor som berör äldre finns lokala pensionärsrådet, som är ett samråds- och in- formationsorgan med två politiska ledamöter och representanter från pensionärsför- eningar och organisationer.

Stadsdelen har också ett elev- och ungdomsråd i syfte att stärka ungdomarnas möjlighet att delta i den demokratiska processen. Rådet består av ca 20 ungdomar i åldern 15-20 år, samt två stadsdelspolitiker. De granskar bland annat förslag innan beslut fattas av stadsdelsfullmäktige och tar fram nya förslag.

Förvaltningsrådet behandlar verksamhetsfrågor av övergripande karaktär, som arbets- miljö, policys och mål och fördelning av den ekonomiska ramen. Rådet är förvaltning- ens skyddskommitté. I rådet deltar representanter från de fackliga huvudorganisationer, stadsdelschefen, stf stadsdelschef, personalchefen och en personalkonsulent.

(7)

2.4 Väsentliga förändringar inför verksamhetsåret

Organisationsförändring vid halvårsskiftet som gör att SDF Södra Innerstaden upphör Enligt prognoserna i internbudgeten kommer stadsdelens befolkning även fortsatt att öka, om än i långsammare takt än de senaste åren.

2.5 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål 2013

2.5.1 God ekonomisk hushållning

I kommunallagens, KL 8 kap § 5 fastställs att ”budgeten ska innehålla en plan för verk- samheten och ekonomin under budgetåret”. Ur propositionen till lagtexten framgår att en tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen ska ut- tryckas i form av finansiella mål. Verksamhetsperspektivet beskrivs som att, förutsätt- ningarna för en god ekonomisk hushållning är att, det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter.

I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap § 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har upp- nåtts. I propositionen till lagen framgår emellertid att, för att målen för ekonomisk hus- hållning ska få någon betydelse för beslutsprocessen krävs att de stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt.

2.5.2 Verksamhetsmål

Budgetdokumentet för Malmö stad 2013 anger att verksamhetens inriktning ska utgå från några centrala områden. Det finns angivet 27 budgetmål med tillhörande indikato- rer. Metoden för uppföljning kallas trafikljus där rött står för att målet inte är uppnått, gult på god/rätt väg och grön att målet är uppnått.

Kommunstyrelsen utfärdar de anvisningar som krävs för att dessa budgetmål ska kunna redovisas samlat för kommunfullmäktige.

2.5.3 Finansiella mål

För Malmö gäller följande finansiella inriktningsmål:

 För varje enskilt år ska intäkterna överstiga kostnaderna enligt balanskravet.

Över en tidsperiod om tre till fyra år gäller följande resultatmål:

 Resultatet ska täcka värdesäkringen av eget kapital efter justering för den del av pensionsåtagandet som redovisas som en ansvarsförbindelse

 Resultatet ska täcka ökningen av hela pensionsåtagandet, d.v.s. även för den del som redovisas som en ansvarsförbindelse

 Resultatet ska anpassas till kommunens riskexponering och eventuella övriga osäkerhetsfaktorer.

(8)

Malmö kommunfullmäktige har antagit Riktlinjer för ekonomistyrning vilka reglerar den interna ekonomistyrningen.

Kommunstyrelsen har utfärdat kompletterande anvisningar som gäller ifall nämnd/styrelse har gått med eller prognostiserar ekonomiskt underskott.

För underhåll av kommunens anläggningstillgångar gäller:

 Kommunens fastigheter skall underhållas på en sådan nivå som anses relevant i branschen.

Kommunens gatunät och broar skall underhållas på en sådan nivå att ett eftersatt under- hållsbehov inte uppkommer.

3 Nämndens styrning och uppföljning - verksamhetsmål och uppdrag

3.1 Verksamhetsmål, måluppföljning och måluppfyllelse

3.1.1 Mål

Stadsdelsfullmäktiges övergripande styrdokument är Internbudget 2013, i vilket mål, ekonomiska ramar och verksamhetsmått ingår.

I dokumentet redogörs för kommunfullmäktiges inriktningsmål för 2013 samt för stadsdelens egna fyra övergripande mål

Förvaltningens arbete ska bygga på den av stadsdelsfullmäktige beslutade visionen och på stadsdelens fyra övergripande mål

 att bryta segregationen och skapa jämlikare levnadsvillkor för alla i stadsdelen

 att skapa goda och hälsosamma arbetsplatser och livsmiljöer som är trygga, at- traktiva och främjar delaktighet

 att främja trygga uppväxtvillkor och bra utbildning för barn och ungdomar

 att främja god hälsa för stadsdelens invånare

Såväl vision som mål syftar till att långsiktigt stärka den enskilde individen att själv verka och ta ansvar samt att påverka den demokratiska utvecklingen. Förvaltningens verksamheter ska möjliggöra detta.

3.1.2 Måluppföljning

Uppföljning av kommunfullmäktiges inriktningsmål har skett i delårsrapporten. Dessu- tom har man i uppföljningsdokumentet kompletterat respektive budgetmål med lokalt anpassade effektmål.

3.1.3 Måluppfyllelse

(9)

Graden av måluppfyllelse har kommenterats för samtliga mål Följande mål är ej uppfyllda

SDF kommenterar de icke uppfyllda målen på följande sätt 1. Malmöbor med försörjningsstöd ska bli självförsörjande.

Effektmål 2: Fler barnfamiljer på Seved ska vara självförsörjande.

Målet är inte uppfyllt.

Det totala antalet barnfamiljer med försörjningsstöd ligger på samma nivå som 2012. Det beror på att det tillkommit nya hushåll i behov av försörjningsstöd, i samma takt som andra hushåll blivit självförsörjande. Dock har det inte skett någon ökning likt den som skett i övriga stadsdelen och Malmö.

Arbetet med Hela familjen fortsätter. Hela familjen inleddes 2012 och då blev tio hushåll självförsörjande. Under januari-juni 2013 har ytterligare två hushåll blivit självförsörjande, och fler är på väg mot självförsörjning.

Antalet försörjningsstödstagare har stadigt ökat under en lång tid vilket lett till minskat utrymme för besök, uppföljningar och planeringar. Under 2013 har Södra innerstaden dock satsat på att öka besöksfrekvensen jämfört med 2012 vilket kan vara en bidragande orsak till den högre andelen som blivit självförsörjande.

Dock är andelen fortsatt låg. Extra resurser planeras inom verksamhetsområdet, och nya riktlinjer pekar mot att klientkontakten ska bli tätare framöver. Verksamheten kommer också att fortsätta att arbeta för stärkt samverkan med aktörer som Arbetsförmedlingen och JobbMalmö.

2. Förskolan ska byggas ut i en sådan takt att alla barn vars föräldrar så efterfrågar kan erbjudas en förskoleplats med god kvalitet inom lagstadgad tid

Effektmål 1: Antalet förskoleplatser ska öka med minst sextio under 2013.

Målet är ännu ej uppnått.

Fördröjningar i bygglovsprocesser och avsaknad av nya objekt pga brist på tillgänglig tomtmark har lett till att målet ännu inte kunnat uppnås. En förskola som planerat öppna 1 april har blivit försenad och beräknas kunna öppna först under november 2013.

3. Förskolan ska erbjuda en trygg och pedagogisk miljö där personalen har tid att se varje barn och dess unika behov

Effektmål 2: Pojkars och flickors måluppfyllelse ska öka.

(10)

Insatser som vidtagits i form av Skolverksprojektet Handledning för lärande och det språkutveck- lande arbetssättet har ännu inte gett tillräcklig effekt. Nya elever med stora begränsningar i sin tidigare skolgång påverkar också resultatet.

Tidigare vidtagna insatser fortsätter med oförminskad kraft.

4. Malmös elever ska uppleva att skolan bidrar på ett bra sätt till deras lärande

Effektmål 1: Fler elever ska få tillgång till egen dator.

Under första halvåret 2013 har antalet elever med tillgång till egen dator inte ökat. Samti- digt som nya Ipads har köpts in, har befintliga datorer stulits på en skola. Följden har blivit att en förväntad ökning av antalet datorer uteblivet.

Effektmål 2: Elevernas upplevelse av delaktighet ska öka.

Andelen positiva svar på elevernas upplevelse av delaktighet i Malmö stads skolenkät från hösten 2012 är 39 %, strax under medel för Malmö stad som ligger på 42 %. I likhet med övriga stadsdelar svarar flickor något mer positivt än pojkar.

Enkäten består av nya frågor med nya svarsskalor och jämförelser med resultat från tidigare års attitydundersökningar kan inte göras

5. Malmös elever ska känna sig trygga och trivas i sin skola .

Effektmål 1: Andelen flickor och pojkar som upplever trygghet och trivsel i sin skola ska öka.

Enligt attitydundersökningen som gjordes hösten 2012 visar resultaten för Södra innerstaden lägre resultat än genomsnittet för Malmö. För Södra innerstaden är nivån 77 % trygga elever och genomsnitt för Malmö är 82 %.

Enkäten består av nya frågor med nya svarsskalor och jämförelser med resultat från tidigare års attitydundersökningar kan inte göras.

Effektmål 2: Elever, pojkar och flickor, ska ha förtroende att berätta för skolpersona-

(11)

len om det som händer under skoldagen.

Skolornas bedömning är att elevernas benägenhet att berätta om negativa företeelser i skolan är oförändrad.

6. Den socialt betingade hemlösheten ska minska

Effektmål 1: Minska antalet vräkningar av barnfamiljer.

Det vräkningsförebyggande arbetet har en tydlig nollvision för vräkningar av barnfamiljer.

Under 2012 vräktes en barnfamilj. Under första halvåret 2013 har två barnfamiljer, med totalt tre barn, vräkts. I ena fallet var familjen utomlands på grund av arbete sedan våren 2012 och familjemedlemmen som passade bostaden misskötte hyresinbetalningar. Avhys- ning verkställdes i januari. I den andra fallet erbjöds föräldern och barnet annat boende men tackade nej. De erbjöds då hotell men ordnade sedan ny bostad på egen hand.

Effektmål 2: Utveckla konceptboende med stöd i boendet, anpassat för män och kvinnor.

Konceptboende planeras stadsövergripande i Sociala resursförvaltningens regi.

8. Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på antidiskrimine- ringsområdet

Effektmål: Ta fram utvecklingsplan för förvaltningens arbete mot diskriminering.

Förvaltningen har inte tagit fram någon utvecklingsplan. Bedömningen är att det är bättre att de nya förvaltningarna, efter omorganisationen, tar fram planer som kan implementeras under längre tid.

3.2 Uppdragsuppföljning

I budgeten för 2013 framkommer att från och med nu ändrar budgettexten karaktär och ska bli ett tydligare styrdokument. Undantaget förordet, ska endast planer och priorite-

(12)

ringar för 2013 beskrivas i texten. Alla skrivningar ska följas upp och resultatet bedö- mas, även de delar av texten som styr nämndernas verksamhet."

"Planer och prioriteringar" benämns av stadskontoret uppdrag. Stadskontoret har identi- fierat sammanlagt 155 uppdrag. Dessa har sedan av stadskontorets ledning gåtts igenom och fördelats på nämnderna utifrån vilken nämnd som ska göra vad. Uppföljning ska göras i halvårsrapport och årsanalys.

Anvisningar för uppföljning av uppdragen från stadskontoret har varit följande: ”Fokus i uppföljningen ska vara på eventuella hinder som nämnden stött på i arbetet med upp- draget. Syftet med uppföljningen är att ge kommunstyrelsen underlag för eventuella beslut om omprioriteringar, korrigerande åtgärder, förtydligande av uppdrag etc.”

SDF Södra Innerstaden har i särskilt dokument ”Uppdragsuppföljning budget 2013”

gjort en uppföljning av uppdragen. Man har för en del av uppdragen redogjort för vilka åtgärder/aktiviteter som bedrivits men flera av uppdragen har inte bedömts som upp- följningsbara. Måluppfyllelsen per 30 juni 2013 har varit svår att bedöma utifrån upp- följningen.

3.3 Revisionskontorets bedömning

Stadsdelsfullmäktiges styrning avseende verksamhetsmålen bedöms som tillräcklig då målen är kopplade till kommunfullmäktiges mål och huvuddelen av målen är tidssatta och mätbara och att målen som tagits fram är realistiska.

Måluppföljningen avseende kommunfullmäktiges mål och stadsdelsfullmäktiges egna mål bedöms som tillräcklig eftersom uppföljning skett i samband med delårsbokslutet och graden av måluppfyllelse har kommenteras.

Nämndens måluppfyllelse bedöms vara inte helt tillräcklig på grund av att samtliga vä- sentliga mål enligt uppföljningen inte är uppfyllda.

(13)

4 Nämndens styrning och uppföljning - ekonomi 4.1 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år

Tabell: Totala kostnader/intäkter, tkr

Utfall 2010

Utfall 2011

Utfall 2012

Budget 2013 Verksamhetens intäkter 1 015 555 1 064 726 1 111 314 1 045 018 Verksamhetens kostnader *⁾ -1 938 135 -2 010 330 2 103 884 2 038 954 Finansiella intäkter/kostnader -1 651 -2 452 -2 219 -2 582

Kommunbidrag 935 849 945 866 972 210 996 518

Resultat 11 618 -2 189 -22 579 0

Källa: Blankett till stadskontoret.

*) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar.

Tabell: Ekonomisk hjälp, tkr

Utfall 2010

Utfall 2011

Utfall 2012

Budget 2013

Verksamhetens intäkter 1 597 1 082 1 797 1 317

Verksamhetens kostnader *⁾ -155 409 -156 454 -160 729 -150 121

Finansiella intäkter/kostnader 0 0 0

Kommunbidrag 160 452 143 040 141 372 148 804

Resultat -6 640 -12 332 -17 559 0

Källa: Blankett till stadskontoret.

*) personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar.

4.2 Investeringsbudget samt utfall föregående år

Tabell: Investeringsram och utfall, tkr

Ram respektive utfall/år 2010 2011 2012 2013

Ram 24200 18 000 18 000 18 000

Utfall 14 525 7 111 3 403 729 (DR-2)

Källa: Blankett till stadskontoret

4.3 Ekonomisk styrning

Stadsdelsfullmäktige följer de kommuncentrala anvisningarna beträffande utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys. De har sedan 1999 egna anvisningar för budget- uppföljning. I dessa anvisningar tydliggörs resultatansvar, samt principer för budgete- ring och uppföljning för den totala internbudgeten och ner på verksamhets- och kost- nadsställenivå. Stadsdelens budgetprocess beskrivs i ett dokument som finns tillgängligt i intranätet, Komin.

(14)

Stadsdelsfullmäktige fastställer periodiseringen av kommunbidraget för respektive verksamhet vid första sammanträdet efter att internbudgeten för kommande år har fast- ställts. Fördelningen och periodiseringen av under året tillkommande kommunbidrag, som beslutas av kommunstyrelsen, fastställs också av stadsdelsfullmäktige.

Internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden för respektive verksamhet.

Stadsdelsfullmäktige och förvaltningsledningen följer upp budgeten i samband med utfallsprognoser och delårsrapporter. Uppföljning och analys sker månadsvis i respektive verksamhet. Befarade avvikelser rapporteras till ledningsgruppen och till stadsdels- fullmäktige via förvaltningschefens information.

Stadsdelsfullmäktige har beslutat om periodisering av kommunbidrag för internbudget 2012.

(15)

4.4 Resultaträkning

Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninter- na som externa transaktioner. Samtliga angivna belopp avser gällande siffror vid delårs- respektive årsbokslutstillfället.

Tabell: Resultaträkning, tkr

Helårsbudget Utfall DR2 Verksamhetens intäkter 1 045 018 539 085

Personalkostnader -691 370 -357 905

Övriga kostnader -1 337 393 -690 678

Verksamhetens kostnader -2 028 763 -1 048 583

Avskrivningar 10 191 -4 832

Verksamhetens netto- kostnader

993 936 -514 330

Kommunbidrag 996 518 509 344

Finansiella intäkter 0 2

Finansiella kostnader -2 582 -882

Resultat före extraordinära poster

0 0

Extraordinära kostnader/

intäkter

0 0

Årets resultat 0 -5 866

Notera: För stadsdelar är denna tabell inklusive ekonomiskt bistånd. Helårsbudget som gäller vid angiven period.

(16)

4.5 Fördelat resultat

Tabell: Verksamheternas ekonomi, tkr Förskola Skola inkl

skol- barnom- sorg

Individ/

familjeomsorg

Vård/

omsorg

Fritid/

kultur

Arbets bets- markn åtg

Gem service

Totalt

Resursfördelade medel Kommun-

bidrag

110 196 123 916 70 091 105 088 2 657 14 827 426 775

Utfall period 1 368 -1 845 -6 243 -348 458 2 315 -4 295

Prognos helår 0

Anslagsfinansierade medel Kommunbi-

drag

2 641 0 981 0

Utfall period 486 910 86 1 599

Prognos helår 0

4.5.1 Nämndens kommentar

Samtliga avdelningar utom grundskolan och individ och familjeverksamheten visar positiva ekonomiska resultat. Grundskolans negativa ekonomiska resultatutveckling är känd sedan föregående delårsbokslut och handlingsplan för att nå balans i ekonomin är beslutad under våren av stadsdelsfullmäktige.

Utbrutet ur individ och familjeverksamhetens verksamhet visar hemlösheten ett underskott för rapportperioden på - 7 mkr. Det innebär att kostnaden för hemlöshetsproblema- tiken hittills inte utvecklats positivit jämför med föregående år.

Ekonomisk hjälp visar för rapportperioden ett underskott på - 3,1 mkr, trots budgetför- stärkning inför 2013.

Försenad utbyggnad av förskolor är en delorsak till det positiva utfallet också lägre se- mesteruttag än budgeterat. Intäkterna har också varit högre tack vare försäljning av fler platser än budgeterat.

Skolan visar ett negativt resultat på drygt 1,8 mkr. Detta beror i huvudsak på att kostnaderna är högre än budgeterat beroende på högre inköp än budgeterat från andra stadsdelar, speciellt särskilt stöd och från specialverksamhet. Det har också varit högre kostnader till egen produktion i form av fler barn och mer tilläggskostnader. En förlust i rättsak har inneburit ej budgeterade extra kostnader på cirka 1 mkr.

I genomsnitt kostar hemlösheten 3 570 tkr per månad under den redovisade perioden.

Detta kan jämföras med 3 098 tkr per månad för motsvarande period under föregående år. Trenden under våren har varit att kostnader ökar för lägenheter och härbärgen medan hotellkostnaderna sjunker.

(17)

Vård och omsorgsverksamheten visar ett sammanlagt överskott på knappt 0,6 mkr. Re- sultatet förklaras i huvudsak av följande poster, Särskilt boende har fler boende än budgeterat SOL vårdboende har lägre beläggning än budgeterat vilket ger lägre intäkter än budgeterat Ordinärt boende visar underskott på grund av högre kostnader än budget för sommarvikarier, minskade intäkter för korttidsvård och för dagverksamhet.

Gemensam verksamhet visar ett överskott beroende på att EU medel ej utnyttjats som planerat, reserver inte utnyttjats som planerats samt att förvaltningsservice kostnader blivit billigare än planerat.

Ekonomisk hjälp visar för perioden ett underskott på 3,1 mkr trots en budgetförstärk- ning inför 2013 på cirka 7 mkr. Antalet ärenden är fortsatt fler och dyrare än budgeterat, 1 669 i genomsnitt per månad jämfört med budgeterat 1 610 i genomsnitt per månad.

Kostnaden per hushåll har i genomsnitt varit 8 050 kr per månad mot budgeterat 8 020 kr. Det kan konstateras att den genomsnittliga kostnaden per hushåll under före- gående år uppgick till 8 136 kr per månad. En mindre förbättring således.

4.5.2 Revisionskontorets iakttagelser

Precis som 2012 är det hemlösheten och ekonomisk hjälp som uppvisar de största un- derskotten i stadsdelen. Detta är kostnader som SDF bara i begränsad omfattning kan påverka.

4.6 Balansräkning

Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kom- muninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna görs endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Anläggningstillgångar kommenteras emellertid alltid.

4.6.1 Maskiner och inventarier

Utfall (tkr)/år 2010 2011 2012 DR2-

2013 34 341 32 250 25 583 23 620 Investeringar har endast skett i begränsad omfattning under första halvåret 2013 (729 tkr). Slöjdsalsutrustning på Sofielundsskolan samt larm på ett LSS boende är de två enskilt största posterna.

4.6.2 Kortfristiga skulder

(18)

Periodiseringskontroll av leverantörsreskontran för juni månad visade att en faktura som betalats avseende stationär bevakning av en boendeenhet avseende juli ej periodiserats.

Kostnaden, totalt 186 tkr, borde ha omförts till rätt månad.

4.7 Revisionskontorets bedömning

Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig på grund av att budgeten är väl specificerad, kommunbidrag och personalkostnader är fördelat till den period där kostnaden normalt uppstår, nämnden beslutar om utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna och att avvikelser från budgeten kommenterats på ett tillfredsställande sätt.

Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultat- räkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning,

Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värde- ringen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer.

Nämndens balansräkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning.

5 Personal 5.1 Nyckeltal

Tabell: Personalstatistik

Utfall 2010

Utfall 2011

Utfall 2012

Utfall DR2 2013 Antal anställda omräknade till heltid 1 523,4 1 600,6 1661,6 1738,5

Kvinnor, andel i % 83,20 84 83,5 84

Personal med utländsk bakgrund, andel i % 33,2 34,6 36,1 36,7

Total sjukfrånvaro i % 4,67 4,80 5,63 6,68

Källa: Stadskontoret. Notera att Malmö stad övergick till nytt personaladministrativt system november 2010 varför viss osäkerhet finns för det året eftersom uppgifterna är hämtade från två olika system. Beträffande sjukfrånvaron är denna omräknad till procent.

Perioden överensstämmer med redovisningsperioden för nämndernas rapportering

5.2 Personalpolitiska frågor

Mångfalds- och jämställdhetsplan 2013 samt ett antal andra policy- och styrdokument inom det personalpolitiska området har funnits tillgängliga i intranätet.

(19)

6 Intern kontroll

6.1 Nämndens interna kontrollplan

Intern kontrollplan för 2013 beslutades i SDF 2013-02-13.

Det framgår att verksamheterna har genomfört risk- och väsentlighetsanalyser och ge- nomgång av dessa har skett i förvaltningsledningen under december 2012.

Sex nya granskningsområden är föranledda av beslut i kommunstyrelsen, fem nya om- råden föranledda av genomförda riskanalyser och ett område samma som 2012 beroende på hög risk. Totalt finns således 12 kontrollmål i planen.

6.2 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen

Rapport över genomförd internkontroll 2013 har tagits fram och är daterad 2013-05-20.

Rapporten behandlades i SDF 2013-06-19.

I rapporten framgår att några avdelningar avstått från att göra kontroller i den omfattning som stadsdelsfullmäktige beslutat om. Några avdelningar har flyttat fram kontrol- lerna till andra halvåret och redovisas därför ej.

De brister som framkommit och redovisats för SDF är följande

 HR-avdelningens kontroller en utvald vecka visade att 12,3 procent av frånvaron bland personalen ej registrerats i systemet. Oregistrerad frånvaro kan bl a inne- bära att personalen får lön för icke arbetad tid. Ett flertal åtgärder har vidtagits med anledning av granskningsresultatet.

 Kontroll av 20 handkassor visade att fem var helt korrekta. Övriga uppvisade brister vad gäller konteringar samt var inköpen skett.

6.3 Revisionskontorets bedömning

Nämndens internkontrollplan bedöms vara tillräcklig då den föregåtts av en dokumente- rad riskanalys och innehåller såväl redovisningskontroller som verksamhetskontroller.

Den genomförda interna kontrollen bedöms vara inte helt tillräcklig. Kontroller har ge- nomförts och avrapporterats till SDF i samband med DR-2 men samtliga kontrollmo- ment har inte genomförts. Metodik och genomförd intern kontroll är väldokumenterad, åtgärdsförslag finns för samtliga områden där brister upptäckts. Att granskningen av frånvaroregistrering visade att 12,3 procent av frånvaron inte fanns registrerad i systemet måste betraktas som en allvarlig brist. Ansvarsfördelningen när det gäller genomfö- randet av den interna kontrollen framgår av planen.

(20)

7 Förelägganden från myndigheter

Under detta avsnitt noterar revisionskontoret lagakraftvunna domar som har gått mot nämnd/styrelse, förelägganden från arbetsmiljömyndigheter, brandmyndigheten eller kritik mot handläggningen från annan tillsynsmyndighet såsom riksdagens ombudsmän (JO; JämO, DO), Skolverket, Socialstyrelsen eller Länsstyrelsen. Primärt tillfrågas nämndssekreteraren men kontroll av dessa uppgifter kan ske av revisionskontoret mot berörda myndigheter.

Revisionskontoret tar inte med i statistiken domar/beslut som riktar sig mot enskilt dri- ven verksamhet (t ex skola) som är lokaliserad inom stadsdelen, dock med ifall till- synsmyndigheten menar att Malmö stad har brustit i sin (eventuella) tillsyn som hu- vudman.

För 2013 finns följande noterat första halvåret:

Yttrande

JO riktade kritik mot passiv handläggning i ärende om särskilt boende, SI-2013- 67.

Skolinspektionen har riktat kritik mot att det tagit för lång tid att få förskoleplats.

Fyra domar i ärenden om försörjningsstöd har gått nämnden emot samt en dom rörande vård med stöd av LVU för tre syskon.

8 Andra granskningar som berör nämnden

I revisionsplan 2013 finns dessa fördjupade granskningar:

 Stadens arbete med uppdrag som berör hemlöshet

 Stadens arbete med arbetsmarknadsinsatser

 Finansfunktion och internbanken

 Uppföljning IT-granskning

 Eurovision Song Contest

 Stadens miljöarbete

 Skolornas arbete mot kränkande behandling

 Framgångsrikt genomförda gymnasiestudier

 Kompetensförsörjning inom förskolan

 Tillämpning av nya Plan- och bygglagen

 Områdesprogrammen

(21)

9 Verksamhetsområde förskola

9.1 Nyckeltal

Tabell: Kö till förskolan.

Jan Feb Mars Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec

2012: Alla 77 45 40 15 12 11 18 10 10 10 20 38

> 4 mån 26 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0

2013:Alla 63 88 45 5 6 10

> 4 mån 0 30 0 0 0 0

Källa: Elit, förskoleverksamhet. Uttaget per 1:e varje månad av Stadskontoret, avdelning Barn- och ungdom. December 2011 och kvartal 1/2012 är dock från stadsdelen eftersom nya systemet inte kunde ge rapport. Revisionskontoret har blivit upplyst om att dessa siffror kan vara osäkra eftersom nya systemet inte sparar historik. Från och med april 2012 bedöms dock siffrorna vara stabila.

Tabell: Barn per vuxen (indirekt personaltäthet i förskolan)

Mätt/år Utfall

2010

Utfall 2011

Utfall 2012

Utfall 2013

Barn per vuxen 4,9 4,9 4,9

Källa: Uppgifter per 15/10 respektive år från stadsdelarna till stadskontoret.

(22)

10 Verksamhetsområde skola

10.1 Nyckeltal

Tabell: Betyg. Procent av eleverna som har nått målen i samtliga ämnen.

Skolor i stadsdelen/år 2010 2011 2012 2013

Malmös medelvärde andel som nått mål 60 61,4 62,7 62,3 Möllevångskolan andel som har nått må-

len

41 51,2 52,3 29

Nya Stenkula andel som nått målen 27 49,2 46,2 43,8

Sofielund andel som nått målen 38 35,7 40,6 25,6

Sorgenfri andel som nått målen 62 58,1 59,5 61,4

Källa: Skolverkets betygstatistik för respektive år.

Utöver denna tabell finns betygsstatistik som visar elevernas genomsnittliga meritvärde.

Den statistiken beräknas i sin tur på elevernas 16 bästa ämnena, det vill säga att det normalt är något färre ämnen än för tabellen ovan. Vidare finns statistik över behöriga till gymnasiet (äldre intagningsregler respektive dagens med uppdelning på högskole- förberedande respektive yrkesprogram), nationella prov och olika jämförelser mellan dessa. I den utsträckning någon statistisk uppgift borde föranleda särskild uppmärksam- het för stadsdelen – utöver ovan återgiven betygstabell – kan revisionskontoret ange det nedan under rubriken ”Revisionskontorets noteringar och granskningar”.

10.2 Revisionskontorets noteringar och granskningar

Under april och maj 2013 har revisionskontoret genomfört en granskning av skolornas arbete mot kränkande behandling. Rapporten har sänts till grundskolenämnden. Urvalet gällde sex grundskolor i fem stadsdelar. I Södra Innerstaden ingick stenkulaskolan i granskningen.

(23)

11 Verksamhetsområde vård och omsorg

11.1 Nyckeltal äldreomsorg

Tabell: Antal vårdtagare och år

Utfall 2010

Utfall 2011

Utfall 2012

Utfall DR2 2013

Ordinärt boende 603 620 586 576

Särskilt boende 148 137 126 129

Samtliga vårdtagare 751 757 712 705

Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO.

Tabell: Kostnad per vårdtagare och år (kr)

Utfall 2010

Utfall 2011

Utfall 2012

Utfall DR2 2013

Ordinärt boende 164 728 162 006 174 823 191 736

Särskilt boende 505 196 566 402 594 355 619 306

Samtliga vårdtagare 231 824 235 377 248 965 270 145

Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO.

Motsvarande kostnad per vårdtagare i särskilt boende för hela Malmö (Malmögenom- snitt, utfall DR2-2013) uppgår till 610 tkr.

12 Verksamhetsområde individ och omsorg 12.1 Nyckeltal

Ekonomisk hjälp

Försörjningsstöd och introduktionser- sättning.

Utfall 2010

Utfall 2011

Utfall 2012

Utfall DR2 2013 Kostnad per bidragshushåll och månad

(kr)

7 645 7 866 8 072 8 042 Kostnad per bidragshushåll och månad

(kr) Malmös genomsnitt.

7 226 7 650 7 971 8 337 Antal bidragshushåll per månad (genom-

snitt)

1 696 1 658 1 664 1 679

Totalkostnad (tkr) 155 604 156 455 161 189 81 020

Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått.

(24)

Institutionsplaceringar Utfall 2010

Utfall 2011

Utfall 2012

Utfall DR2 2013

Antal externa HVB-årsplatser, vuxna 7 7 8 14

Antal externa HVB-årsplatser, unga 9 7 8 11

Nettokostnad externa HVB-platser, vuxna, tkr

5 026 4 943 7 194 3 776

Nettokostnad externa HVB-platser, unga, tkr

10 695 8 613 11 734 6 373 Totalkostnad externa HVB-platser, tkr 15 721 13 556 18 928 10 149

Källa: Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått.

Hemlöshet Utfall

2010

Utfall 2011

Utfall 2012

Utfall DR2 2013

Antal hemlösa 206 228 226

Antal hotellnätter (boendedygn) 2 809 4 829 6 586 3 293

Källa: Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått samt statistik över antal hemlösa.

Antalet hemlösa totalt i Malmö var 997 under 2012, en minskning med 4 procent jäm- fört med 2011. Antalet boendedygn på hotell i Malmö uppgick till 49 728 första halv- året 2013. Inventering av antalet hemlösa sker varje år under en utvald dag under hösten av respektive stadsdel. Stadskontoret sammanställer materialet.

Socialstyrelsens definition av hemlös lyder:

Person som saknar egen eller förhyrd bostad och som inte bor i något stadigvarande inneboendeförhållande eller andrahandsboende samt är hänvisad till tillfälliga boendeal- ternativ eller är uteliggare.

Personer som är inskriven på kriminalvårdsanstalt eller institution inom socialtjänst, SiS eller landsting räknas om han/hon planeras skrivas ut inom tre månader efter mätperi- oden men ännu inte har någon bostad ordnad.

Som hemlös räknas också person som tillfälligt bor hos kompisar eller bekanta om han/hon på grund av bostadslöshet varit i kontakt med den uppgiftslämnande myndig- heten/organisationen under mätperioden.

Det centrala är alltså att en hemlös löst bostadsfrågan på mycket kort sikt eller inte alls.

Det rör sig om en situation där man inte kan ha sina tillhörigheter på en bestämd plats och har svårt att knyta några stadigvarande sociala relationer.