Sökfunktioner och sökresultat

Den avslutande frågan behandlade hur söksidorna ser ut och hur sökning kunde göras. Aktuell forskning lägger stor vikt vid arkivens användare. Detta är ju inte heller så konstigt med tanke på att sökportalerna och arkivens webbsidor har en tydlig informationsförmedlande funktion. Det kan konstateras att uppsatsens olika studieobjekt har varierande grad av användarvänlighet. Överlag är standarden hög gällande layout, gränssnitt och sökvägledningar. En del problem har dock påstötts gällande invecklade söksidor, förvirrande träff- och presentationssidor, samt kontaktinformation till ansvarig personal. Det är

Prom, 2002.

även i varierande grad möjligt att få en bild av vad för arkivmaterial som verkligen finns, respektive inte finns i de olika databaserna och hur ofta informationen uppdateras. Även om de flesta av sökportalerna har intentionen att vara heltäckande inom sina respektive områden så är de med all sannolikhet det inte, vilket föranleder tydlig och väl synlig information i frågan. Detta anser jag vara ett mycket angeläget problem. Om det inte är helt klart vilken täckning de olika systemen har; vilka samlingar som ingår och hur pass fullständiga arkivbeskrivningarna är, så är frågan om det verkligen spelar någon roll hur många sökalternativ systemen har eller hur pass detaljerade sökningarna kan göras. Detta syns inte minst i sökexperimentet om kvinnors rösträtt, där speciellt Samkatalogen men även Danpa uppvisar misstänkt få träffar för att representera alla arkiv inom den privata sektorn. Även ämnessökningar kan vara vanskliga ifall alla inte tillämpar ämnesindexering. AH är den av portalerna som sträcker sig längst gällande tillämpning av indexering på ämne. Trots användandet av vedertagna tesaurus är inte ämnessökning helt enkel att genomföra och tolka. Dels beroende på att det finns flera alternativ, men även på att informationen om vad dessa olika typer av ämnessökningar innebär inte är densamma från en plats till en annan. AH:s egna användarstudie visade ju också att ämnessök inte utnyttjades i någon större utsträckning. En annan slutsats av studien var ju även att webbplatsen behövde vara mer informativ om vad som täcks respektive inte täcks in av databasen.57 Även Hostetter är inne på samma spår. Det kan diskuteras om det inte är dags att kräva att arkivens webbsidor i allmänhet och sökportalerna i synnerhet bör varudeklareras för att motverka missförståndet hos användarna att all arkivinformation finns på webben, och att allt övrigt material inte upp-märksammas.58

Gilliland-Swetland har bestämda åsikter om vilka funktioner arkivsöksidor bör ha för att bäst tillgodose olika användargruppers behov och därmed öka användningen av dem. Här ingår sökning på förvarande arkivinstitution, ämnessök, sökning i hänvisningar till annat material, möjlighet att se vad för funktion arkivbildaren fyllde, dokumenttypsök, geografisk sökning, datumsökning, namn/arkivbildarsök, linjär genomgång av arkivbeskrivningar och sökning på enskilda dokument där man sedan kan ta sig uppåt i hierarkin eller tvärtom. Uppsatsens undersökningsobjekt svarar upp till många av 59

Ramsden m.fl., 2003. 57 Hostetter, 2004. 58 59 Gilliland-Swetland, 2001, s. 215 ff.

dessa. Härefter följer ett par exempel. Arkivbildarsökning är representerad hos alla, även om Danpa och Samkatalogen krånglar till det genom sökning på arkiv/fritext i kombination med kategori- eller klassfälten. Dessa fält är däremot till hjälp vid sökning av organisationer inom ett verksamhetsområde; dvs. en slags funktionssökning. De genomförda sökningarna visar att geografisk sökning erbjuds i alla portaler, medan sökning på de angivna arkivhandlingarna endast kunde göras i hälften av dem. AH är ensam om att tillämpa ämnessök med valfritt ord medan Ediffah, Samkatalogen och Danpa utnyttjar indexeringslistor eller kategorier.

Diskussionen om vilken grad av detaljering arkivbeskrivningarna bör ha är i högsta grad aktuell här. Medan NRA nöjer sig med en grund nivå med enbart arkivbildarposter har AH möjlighet till stor detaljering på flera nivåer. NAD tillämpade också detta, men lägger i och med NAD 2005 informationen på en grundare nivå, delvis för att få större täckning. Danpa, Ediffah och Samkatalogen hamnar i denna studie mittemellan, med information på arkivnivå. Intressanta i sammanhanget är de studier som föreslår större detaljering med information ända ned till dokumentnivå, som efterfrågats av användarna, likväl som övergripande arkivbeskrivningar.60 Samtidigt sker alltså en utveckling mot mer detaljerade arkivbeskrivningar och större, heltäckande arkivregister. I sig är det ju heller inte någon motsättning dem emellan, de kan snarare komplettera varann. Önskas stor täckning kanske ett arkivbildarregister är att föredra inledningsvis, medan information på dokumentnivå kanske drar till sig fler användare.

För att återvända till internationella standarder för arkivbeskrivning och i synnerhet EAD så utmanar ju Stockting i sin artikel till viss del en av avsikterna med formatet, dvs. det flexibla redovisningssättet, med att föreslå hårdare regler för hur det ska tillämpas. Detta för att få större samstämmighet även över nationsgränserna.61 Prom och Szary är inne på samma spår, även om det nationsöverskridande perspektivet inte är lika slående i dessa artiklar.62 Jag har full förståelse för Stocktings inställning, då många problem uppstått, inte minst för mindre institutioner, vid anpassning till EAD. Däremot tror jag att man måste vara medveten om att kulturella skillnader och traditioner kommer att spela in och ställa till problem ifall nationsöverskridande riktlinjer eftersträvas. En annan förutsättning är att arkiv inom varje sektor måste utforma sina egna

Hill, 2004, s. 141.

60

61

Stockting, 2004.

Prom, 2002 samt Szary, 2001.

riktlinjer så att de passar den egna organisationsformen och de egna handlingarna. Tills dess, (om den dagen nu överhuvudtaget kommer) är fortsatt satsning på utformning av egna handledningar anpassade till EAD, såsom den nyligen påbörjade manualen för registrering av handskriftsenheternas samlingar, väl värt mödan, för att inte säga nödvändiga. Detta speciellt med tanke på att handledningar för arkivbeskrivning är sällsynta i Sverige.

4.4. Forskningsuppslag

Arbetet med denna uppsats har föranlett tankar kring vidare forskning. För det första så vore det intressant att inkludera NAD 2005, för att djupare undersöka dess funktioner. Informationen om Danpa och Samkatalogen har på vissa punkter varit knapphändig, och där skulle intervjuer kunna ge en bättre bild. Något som skulle kunna undersökas närmare är om marknadsföring av sådana här söktjänster bedrivs och vilket upplägg den i så fall har. Frågan är ifall användarna verkligen hittar till arkivsökportalerna. Användarundersökningar är överhuvudtaget ett område som kan utvecklas avsevärt, inte minst här i Skandinavien. Detta gäller alltifrån kartläggning av förväntningar på vad arkiven erbjuder till undersökningar om uppfattningar om och synpunkter på de aktuella sökportalerna.

5. Sammanfattning

I uppsatsen har sex olika söksidor för arkiv på Internet, s.k. arkivsökportaler, undersökts. Syftet har varit att kartlägga hur utformningen av dessa har gått till och ifall de anknyter till internationella arkivstandarder. De olika portalernas sökgränssnitt och sökingångar har studerats. Undersökningen avgränsades till sökportaler med information om arkiv inom privat sektor i Skandinavien och Storbritannien. Ediffah och NAD-ARKIS för Sveriges del, National Register of

Archives (NRA) och Archives Hub (AH) för Storbritannien, Samkatalogen for

Privatarkiver i Norge samt Danpa i Danmark.

Undersökningen visar att alla portaler utom Ediffah och AH är kopplade till respektive lands riksarkivorganisation. De övriga två drivs inom den egna sektorn; närmare bestämt genom nätverk av de arkivförvarande universitets-institutionerna själva. Medan NRA primärt förmedlar information om arkivbildare och hänvisningar till förvarande institutioner har de fem övriga själva arkivet i fokus, med utförligare uppgifter om materialet.

Alla sökportaler anknyter på något sätt till internationella standarder för arkivbeskrivning, ISAD(G) och ISAAR(CPF), antingen direkt eller indirekt. Merparten använder sig också av något av utbytesformaten EAD eller EAC.

Arkivsökportalerna erbjuder en hel del olika sökfunktioner. Vid sökning kunde dock konstateras att sökningar på arkivbildare samt geografisk plats var möjliga hos alla, medan sökning på handlingstyp endast var möjlig i hälften av dem. Sökningen på forskningsscenariot om kvinnorösträttsrörelsen gjordes däremot med mindre framgång, framför allt i Samkatalogen och Danpa. Detta väcker frågan om datakvalité och hur mycket material som finns representerat i de olika systemen. Information om vad som är och vad som inte är tillgängligt i systemen är inte alltid tydlig på webbsidorna. Ämnessökning är mest utbrett i AH. Förvirring kan dock uppstå då inte mindre än tre olika typer av sökning via ämne erbjuds. Arkivbeskrivningarna skilde sig också ifråga om detaljnivå. I AH och NAD kan information fås även under arkivnivå, medan Danpa, Ediffah och Samkatalogen ger uppgifter på arkivnivå. NRA uppvisar minsta nivå av detaljering, men hänvisar istället till andra informationskällor om arkiven.