Sökning på namn / arkivbildare

För sökning på arkivbildare utgick jag ifrån personer från respektive land verksamma inom politik, litteratur och vetenskap, med andra ord personer som kan tänkas vara intressanta i forskningssyfte. Sökningarna utförs så att både

54

Hutchinson, Tim, 'Strategies for Searching Online Finding Aids: A Retrieval Experiment', Archivaria nr. 44, 1997 s. 79 f.

material där personerna är representerade endast i arkivet såväl som självständiga arkivbildare. Resultatet redovisas i tabell 1 i bilaga 1. Då detta är den första sökningen av totalt fyra så kommer här en genomgång göras av hur sökträffarna och arkiven presenteras.

På ett övergripande plan kan det konstateras att det går bra att söka på personnamn och arkivbildare på de flesta sökportalerna. I fritext/snabbsök på arkiv utan vidare avgränsning fås många träffar, med varierande relevans. På vissa av sökportalerna är detta däremot det enda sätet att hitta material angående en särskild person eller arkivbildare. Danpa erbjuder till exempel inte alls någon direkt sökning på namn, utan kategoriingången ’Personarkiv’ är närmast. Även Samkatalogen har en något krånglig väg till sökning på arkivbildare. Det går att välja ’arkivbildartyp’ i sökningen, men då som tillägg, då sökningen sker i arkivnamnet. Detta trots att det från träfflistan länkas till en beskrivande arkivbildarpost! Begränsningar av sökningarna går alltså att göra på de flesta arkiv, vilket oftast ger större relevans på träffarna. Men då gäller att man vet vilken period den eftersökte verkade i. Det kan även vara givande att utföra enkelsökningar eller sökningar efter andra kriterier än arkivbildare, då det ger material som inte visas annars. Ett exempel är enkel sökning på Ellen Key på Ediffah, där Harald Schillers Key-samling visas. De olika presentationerna av sökningarna ger oftast grunddata med kortfattad innehållsredovisning av arkivet, hänvisningar och kort historik. En del undantag finns dock, vilket syns i genomgången nedan.

- Ediffah

Sökning i Ediffah sker antingen i alla fält genom enkel sökning eller i ett eller flera specificerade fält. Någon fulltextsökning kan alltså inte göras. Men så är också arkivposterna uppbyggda till stor del av indexering. Träfflistan ger alltid titel på arkiv, arkivbildare, arkivinstitution samt ett par indexeringstermer såsom ’typer av handlingar’, geografiska namn och yrkesbeteckning. Beroende på arkivinstitution så kan även annan information ges redan här, t.ex. fysisk beskrivning. Väl på presentationssidan ges en utförligare beskrivning, dock fortfarande tämligen övergripande. Här visas i tur och ordning; förvarande arkivinstitution, arkivbildare med verksamhetstid, arkivets titel, fysisk omfattning samt en lista över alla indexeringstermer som använts. Möjlighet finns även att klicka sig vidare för att granska den ursprungliga EAD XML-filen. Informationen är alltså inte särdeles ingående, men grundliga data och var arkivet finns att hitta anges alltså. Beskrivningen svarar också väl mot de sex obligatoriska elementen uppsatta i ISAD(G) (se sidan 13).

- NAD

I Nationell arkivdatabas kan sökning ske i fulltext (av vad jag kan räkna ut av sökhjälpen i alla fall), genom valfritt sökord, och mer specificerat genom fältsök. Vad som inte framgår via sökhjälpen, men som blev uppenbart i ortsökningen (se bilaga 1, tabell 2) är att trunkering kan ske inte bara efter ett ord – dvs. högertrunkering, utan på hela ordet. NAD i denna version tar alltså endast upp de enskilda arkiv inom arkivverket, vilket förklarar att träff inte fås på alla arkivbildare inom enskild sektor. Samma anledning ger jag också till att arkivbeskrivningarna är så pass detaljerade, då de tar upp arkiv förvarade på de egna institutionerna. Träfflistan radar upp följande; referenskod, typ (av arkivenhet), titel på arkiv (/arkivenhet), titel på vilket arkiv arkivet/arkivenheten tillhör, topografi, samt förvarande institution. Alla ovanstående utom topografi länkar till ytterligare information om respektive arkiv eller institution. Presentationen av arkivet/arkivenheten är alltså mycket detaljerad. För det första kan man välja att se ett strukturträd, som visar arkivenhetens placering i förhållande till underliggande och överordnade enheter, vilka även de kan väljas för visning. Själva redovisningen av arkivenheten kan ses i listform, sammanfattande form samt detaljerad form. Det sammanfattande visningsläget ger bara nyckelorden för bl.a. enhetens referenskod, omfång, datering, placering, villkor och eventuella sökhjälpmedel. Listformen är förvald från början och presenterar arkivet/arkivenheten utifrån titel, referenskod, datering, arkivinstitution, anmärkningar och tillägg: inledning, dvs. beskrivning av arkivbildaren med historik och kontext. Därefter redovisas innehållet, med andra ord underordnade enheter i listform med referenskod (t.ex. seriesignum), titel, repro, tid, anmärkningar såsom hänvisningar till andra serier, m.m. Den detaljerade presentationen är inte alltid representerad, men i de fall den finns anges här ofta syfte och innehåll, hänvisningar till näraliggande arkiv och kontrollangivelser dvs. regler och övrigt för arkivet. Beroende på registreringen så kan de två sistnämnda visningslägena istället vara sammanslagna, eller så finns de båda, men där arkivbildaren endast presenteras under detaljläget, medan villkor och omfång presenteras i listläget. Detta gör att bläddring ibland måste ske i flera olika lägen för att få tillräcklig information. Denna avsaknad av enhetlighet gör att upplägget i NAD ibland känns komplicerat. Övergripande finns i alla fall all information som förespråkas av ISAD(G) och därutöver även information täckande sex av de sju olika elementgrupperingarna (se sidan 13), t.ex. hänvisningar, anmärkningar, innehåll och struktur, villkor för tillgänglighet,

om själva beskrivningen. Även arkivbildare redovisas med egna poster i NAD, dock lite mindre detaljerat. Här presenteras arkivbildarens namn (titel), referenskod, verksamhetstid (oftast), historik med huvudkategori, dvs. typ av arkivbildare: person, förening, företag, myndighet osv., och sektor; t.ex. enskild eller statlig. Hänvisningar till arkiv där personen eller institutionen är inblandad finns också här. De fyra nödvändiga elementen enligt ISAAR(CPF) (se sidan 13); typ av arkivbildare, auktoriserat namn för denne, verksamhets-/levnadstid samt unikt id för arkivbildaren finns alltså oftast representerat i NAD.

- Danpa

Danmarks Nationale Privatarkivdatabase erbjuder både möjligheter till kombinerade sökningar där fritext sätts ihop med en eller flera kategorier för begränsning och endast fritext, som i stort söker på hela texten. Sökningen sker i alla fall i första hand på arkiv, någon särskild ingång för arkivbildare finns inte. Då mångt flera träffar fås på personer (att döma av denna sökning, dvs.) genom fritext än genom begränsning till personarkiv, så är denna funktion att föredra i de här fallen. Från Danpas träfflista syns information om arkivets titel, tidsomfattning samt geografisk tillhörighet. Listan kan väljas att presenteras på en rad olika sätt, t.ex. alfabetiskt, efter geografi eller kategori. Presentationen av arkivet ges via ett ’stamkort’ som tar upp information om arkivets registreringsnummer och förvarande institution, titel, samt till vilken ort, kommun och län arkivet knyts. Därutöver kommer datering av arkivet, möjlighet till sammanfattning av innehållet, omfång, tillgänglighetsklausuler, anmärkningar och ’särnummer’, den sistnämnda sällan använd, men är förmodligen till för att ange en alternativ identifieringsbeteckning. Innehållet i arkivets enheter tas sedan (oftast) upp under ’innehåll’. Här varieras graden av redovisning, men enhetens namn/innehåll, dess omfång och vilken tidsperiod den sträcker sig över tas vanligen med. Utöver detta finns även en flik där hänvisningar till andra arkiv kan anges. I de flesta fall går dock redovisningen inte in på särskilt detaljerad nivå. Även om Danpa alltså inte uttalat anknyter till ISAD(G), så känns alltså en del element igen därifrån. Däremot skiljs sällan på arkivets titel och arkivbildaren, vilket är ett minimikrav. Ett registrerings-nummer anges också, men det är tveksamt om denna kan jämställas med vad som i standarden benämns ’reference code’.

- Samkatalogen

Den norska Samkatalogen kan antingen sökas genom fritext eller genom kombinerad sökning på fält. Träfflistan presenterar endast arkivens namn, desto mer information fås däremot på presentationssidan. Trots att det inte aktivt arbetas med standardiseringsarbete enligt ISAD(G) i Samkatalogen, (att döma av beskrivningen av Asta-systemet), så kan det direkt konstateras att alla nödvändiga element tas upp; titel, arkivbildare, omfång, tidsangivelse för arkivet, referensnummer och hela beskrivningen är på arkivnivå. Därutöver finns självklart hänvisning till den arkivinstitution som förvarar arkivet, men också klausuler för användning av materialet, hur/om arkivet är ordnat och katalogiserat, vilket medium arkivet finns på, kortfattad information om vad arkivet innehåller och till sist redovisning av underliggande serier. Även information utöver minsta kravnivå i ISAD(G) finns alltså representerad i Samkatalogen. Som sagt förut så finns även poster över arkivbildare, som däremot inte nås enskilt utan efter sökning på arkivnamn. Upplägget för dessa liknar till stora delar de i NAD. Här finns nämligen arkivbildarnummer, verksamhets-/levnadstid, arkivbildartyp/organisation, förvaltningsnivå, land, sektor (t.ex. privat/offentlig) vilka arkiv som arkivbildaren knyts till samt kortfattad bakgrundshistoria/biografi. Även här är alltså anknytningen till den internationella standarden ISAAR(CPF) synlig.

- NRA

The National Register of Archives skiljer sig klart från de övriga då den inriktar sig endast på arkivbildarposter. Sökningarna sker också direkt i indexfälten på namn eller beskrivning, medan begränsning med flera kriterier kan göras via avancerad sökning. Vid träfflistan ges auktoriserad form av arkivbildarens namn, levnads-/verksamhetstid samt yrkestitel eller verksamhetsområde beroende på arkivbildartyp – Sir Arthur Conan Doyle betitlas t.ex. ’Knight, Author, Physician, Criminologist’. Vid visning av träffarna presenteras utöver ovanstående även arkivbildarens referensnummer. Alla träffar redovisas sedan i en följd med information om vad för slags arkivhandlingar från arkivbildaren (scope) som finns på vilken arkivinstitution (repository), benämningar eller referensnummer i förvarande institutions katalog eller andra kataloger och sökhjälpmedel, (record reference, NRA catalogue reference, other reference). Arkivinstitutionens namn länkar till kontaktinformation för denna, och där så är möjligt länkas ’record reference’ till den webb-baserade katalogen för direkt sökning i denna. All information är mycket kortfattad, vilket också är meningen, då det är ett register över

arkivbildare och inte en ingående beskrivning. De nödvändiga elementen i ISAAR(CPF) finns alla representerade. Typ av arkivbildare anges redan genom val av ingång för sökningen, medan de övriga elementen finns med i träfflistan och presentationen.

- Archives Hub

I Archives Hub innebär snabbsökningen att de flesta indexeringsfält tas med i beräkningarna, medan avancerad sökning ger möjlighet till begränsning till en eller ett par av fälten, men även till fulltextsökning. Även om det går att söka personer, företag och organisationer via egna ingångar så kopplas det inte till några arkivbildarposter, utan till indexeringstermer som knyter dessa till arkiv. Träfflistan redovisar antingen indexeringstermer (som t.ex. namn) med vidarelänkning till träfflista över arkiv, eller arkiven direkt, beroende på vilken sökingång som används. Väl på träfflistan för arkiv kan en sammanfattning av arkivbeskrivningen väljas, liksom länk till liknande arkiv samt självklart presentation av den fulla arkivbeskrivningen. Den sistnämnda tar upp referensnummer med länk till kontaktinformation för den förvarande institutionen, fysisk placering, arkivets titel, datering, omfång, språk i arkivmaterialet, arkivbildare, beskrivningsnivå samt information om eventuella revisioner av den aktuella arkivbeskrivningen. Efter dessa grunddata följer mer ingående information, dock varierande mellan olika arkivbeskrivningar. Det som oftast finns med är biografi eller bakgrundshistoria över personen eller organisationen/företaget, ’scope and content’ med både beskrivande information om arkivets sammanhang och innehåll, ibland kombinerat med information om hur arkivet är ordnat, vilka sökhjälpmedel som finns, regler för tillgänglighet samt förväntade förvärv till arkivet. Arkivbeskrivningen tar också upp de ämnesindex som använts. Därutöver kan även andra element finnas representerade. Denna beskrivning gäller på arkivnivå, men ifall så önskas kan även beskrivningar på underliggande nivåer redovisas. Om man använt s.k. frames i sökningen visas även ett strukturträd över arkivet och underordnade enheter. Många utav ISAD(G):s element syns alltså i AH:s arkivbeskrivningar. Så verkar dock inte vara fallet med ISAAR(CPF), vilket förmodligen är förklaringen till att sökningen på James Cook ger två träffar för samma person (se tabell 1, bilaga 1).