Arkivsökportaler på nätet En studie av sökfunktioner, användarvänlighet och tillvägagångssätt hos sex söktjänster för privatarkiv

Institutionen för ABM

Arkivsökportaler på nätet

En studie av sökfunktioner, användarvänlighet och tillvägagångssätt hos

sex söktjänster för privatarkiv

Sofia Svalmark

Kandidatuppsats, 10 poäng ht-05

Handledare: Per-Gunnar Ottosson ISSN 1651-6087

Innehåll

1. INLEDNING ... 4

1.1 SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR... 5

1.2 AVGRÄNSNING OCH UNDERSÖKNINGSOBJEKT... 5

1.3 METODISKA UTGÅNGSPUNKTER... 6

1.4 TEORETISK UTGÅNGSPUNKT — FÖRHÅLLANDE TILL ARKIVVETENSKAPEN7 1.5 DISPOSITION... 8

2. BAKGRUND ... 9

2.1 REDOVISNING AV ARKIV — HISTORIA OCH UTVECKLING... 9

2.1.1 ARKIVSTANDARDER I ANTÅGANDE:ISAD(G) OCH ISAAR(CPF)... 11

2.1.2 TILLÄMPNING AV STANDARDERNA:EAD OCH EAC ... 14

2.2 FORSKNINGSBAKGRUND... 15

3. UNDERSÖKNING ... 18

3.1 ARKIVSÖKPORTALERNAS UPPBYGGNAD... 18

3.1.1 EDIFFAH... 18

- Användarvänlighet och sökfunktioner... 19

3.1.2 NATIONELL ARKIVDATABAS (NAD) PÅ INTERNET... 20

- Användarvänlighet och sökfunktioner... 22

NAD 2005 - övergång till arkivbildarregister ... 23

3.1.3 DANPA... 24

- Användarvänlighet och sökfunktioner... 25

3.1.4 SAMKATALOGEN FOR NORSKE PRIVATARKIVER... 26

- Användarvänlighet och sökfunktioner... 27

3.1.5 NATIONAL REGISTER OF ARCHIVES (NRA)... 28

- Användarvänlighet och sökfunktioner... 29

3.1.6 ARCHIVES HUB... 30

- Användarvänlighet och sökfunktioner... 31

3.2 SÖKFUNKTIONER — JÄMFÖRELSE... 32

3.2.1 SÖKNING PÅ NAMN / ARKIVBILDARE... 33

- Ediffah ... 34

- NAD... 35

- Danpa... 36

- Samkatalogen... 37

- NRA... 37

- Archives Hub ... 38

3.2.2 SÖKNING PÅ GEOGRAFISKT NAMN SAMT ARKIVHANDLINGAR... 38

3.2.3 SÖKNING ENLIGT FORSKNINGSSCENARIO... 39

4. RESULTAT, SLUTSATSER OCH DISKUSSION ... 42

4.1. SÖKPORTALERNAS UPPBYGGNAD... 42

4.2. ANKNYTNING TILL INTERNATIONELLA STANDARDER FÖR ARKIVBESKRIVNING... 43

4.3. SÖKFUNKTIONER OCH SÖKRESULTAT... 43

4.4. FORSKNINGSUPPSLAG... 46

5. SAMMANFATTNING... 47

6. KÄLLOR OCH LITTERATUR... 48

BILAGA 1.TABELLER –SÖKMETODER OCH RESULTAT. ... 51

1. Inledning

Arkivvärlden har under de senaste 10-15 åren genomgått en enorm förändring.

Innan dess ordnades och förtecknades arkivmaterialet främst för hand (och med hjälp av andra skrivhjälpmedel), inplacerades sedan i depåerna, där det var tillgängligt först efter genomgång av tjocka arkivförteckningar och rådfrågning av arkivarien. Nu är situationen dock annorlunda. Arkiven finns förvisso fortfarande kvar i depåerna och det fysiska ordnandet görs fortfarande av arkivpersonal, men tillgängligheten och sökbarheten har förbättrats efter datorernas stora intåg i branschen. I allt större utsträckning används också datorstöd i förteckningsarbete och för uppbyggnad av arkivdatabaser. Många arkivinstitutioner, framför allt nationella, har efter Internets genomslag använt det till att tillgängliggöra arkiven. Webbsidor med kontaktinformation och presentation av arkivets verksamhet har successivt fyllts på med utförligare information om arkiven och dess innehåll, forskarvägledningar, m.m. I allt större utsträckning tillämpar arkiven också tillhandahållande av digitala kopior av arkivhandlingar via webben, dels för att fungera som intresseväckande fragment (t.ex. 'Månadens dokument' på Riksarkivet (RA) och landsarkiven), men även i syfte att minska slitage på ofta använda arkivoriginal.

I takt med arkivinstitutionernas ökade etablering på Internet så har krav ställts på att arkivmaterialet även ska kunna sökas därifrån. För många arkiv, även här främst rikstäckande, har detta också blivit verklighet, vilket förenklat och effektiviserat (den långväga) forskarens arbete med att uppskatta arkivhandlingars relevans för sin egen forskning. Genom att Internet är ett globalt fenomen så är det alltså fullt tekniskt möjligt att söka i arkivbestånd i andra delar av världen. Det internationella arkivsamfundet ICA:s utveckling av standarder för arkivbeskrivningar, ISAD(G) och ISAAR(CPF), och de därtill anpassade tekniska utbytesformaten EAD och EAC, är ett steg i riktning mot ökat samarbete inom arkivredovisning över nationsgränserna. Rätt använda fungerar dessa som hjälpmedel och verktyg i skapandet av webb-baserade arkivsöksystem. Intressant att undersöka är dock hur olika arkivsöksidor fungerar och hur de har kommit till.

1.1 Syfte och frågeställningar

Utgångspunkten för studien är att undersöka hur ett antal olika arkivsök- portalers uppbyggnad ser ut och i vilken utsträckning de är anpassade till internationella arkivstandarder. I och med detta ämnar jag kartlägga hur man strategiskt gått tillväga i utvecklandet och vilka faktorer som spelat roll under uppbyggnaden av de webb-baserade söksystemen.

Nedanstående frågeställningar konkretiserar syftet:

• Hur har man gått tillväga under utvecklandet av systemet, ifråga om metod, strategi och organisation?

• Har internationella standarder för arkivbeskrivning spelat roll under systemutvecklingen?

• Hur ser söksidan ut, dvs. vilka sökvägar, sökfunktioner och möjligheter till begränsning respektive utökning av sökningen finns det?

Utifrån dessa frågor ska förhoppningsvis en bild av vilken betydelse arkivsökfunktioner via webben har för de inblandade arkiven i fråga.

1.2 Avgränsning och undersökningsobjekt

Det material som kommer att ligga till grund för undersökningen är själva de söksidor som de olika arkivinstitutionerna och arkivnätverken tillhandahåller.

Därtill tillkommer de olika projektens dokumentation över hur söksystemen fungerar och är uppbyggda i den utsträckning sådan finns utlagd på Internet.

Detta har med andra ord varit ett av kriterierna för val av undersökningsobjekt.

Då informationen i vissa fall varit otillräcklig på hemsidorna har också kompletterande litteratur, såsom rapporter och artiklar i arkivtidskrifter och publikationer anlitats. Ett annat kriterium var att arkivsöksidorna skulle omfatta samlingar från flera olika arkivinstitutioner som rent fysiskt finns placerade på skilda ställen, vilket gör det mer intressant än om det skulle vara handlingar som förvarades hos den egna institutionen, som enligt mig snarare liknas med en elektronisk förteckning av ett givet bestånd än en databas.

Jag har inriktat studien till att täcka inte bara svenska, utan även skandinaviska och brittiska arkivsöksidor. Detta för att också få med en jämförande aspekt mellan tillämpningar i olika länder, men också då förekomsten av svenska arkivsöksidor är ytterst liten. Till sist har jag velat inkludera arkiv och institutioner inom den enskilda sektorn i studien. Intressant

i sammanhanget är att enkätundersökningar genomförda av RA 2003 visade att kännedom om internationella standarder för arkivbeskrivning och digitalt förda arkivförteckningar är liten bland den svenska arkivpersonalen, i synnerhet inom den enskilda sektorn.¹

Följande arkivsöksidor ingår i studien:

• NAD, ARKIS-baserade versionen, Sverige (ej NAD 2005).

• Ediffah - En digital infrastruktur för forskningsbibliotekens arkiv- och handskriftsavdelningar, Sverige.

• Danmarks Nationale Privatarkivdatabase; Danpa.

• Samkatalogen for privatarkiver, Norge.

• The National Register of Private Archives, Storbritannien.

• The Archives Hub - arkiv på universitet och högskolor i Storbritannien.

1.3 Metodiska utgångspunkter

Under uppsatsarbetet kommer ett antal metodiska ansatser att användas. Det är en blandning av deskriptiv och kvalitativ analys. För att kunna beskriva hur de olika söksystemen fungerar rent praktiskt kommer jag att dels analysera hur de ser ut rent gränssnittmässigt, dels genomföra en funktionsanalys genom egna sökningar på de olika sidorna. Inledningsvis utgår undersökningen däremot från en källstudie av dokumentationen av systemen, såsom användar- handledningar, strukturskisser, m.m. I och med att flera arkivsöksidor undersöks så kommer studien även innehålla en liten komparativ del.

Då uppsatsen inte är tänkt som en slags utvärdering av träffkvalitén på de olika söksidorna så kommer metoden för sökningen på ett mer övergripande sätt ta sikte på sökord i fritext, men även ämnessök och sökning på geografisk plats. Utifrån var och en utav dessa sökresultat ska det sedan utrönas hur mycket och vilken information om arkivbestånden de ansvariga för systemen har valt för presentation och hur möjligheterna till utökning respektive begränsning av sökningen ser ut. Då det handlar om söksidor från olika länder så är det omöjligt att använda samma sökkriterier. För att ändå få en slags

1Ottosson, Per-Gunnar, NAD: uppdateringsrutiner och organisation Delrapport 1 Rapport från IT-byrån, Riksarkivet 2003.

enhetlighet så kommer ämnes- och fritextsökningarna följa samma linje i alla fyra länder, på så sätt att sökorden kan knytas till samma slags fenomen.

1.4 Teoretisk utgångspunkt — förhållande till

arkivvetenskapen

På vilket sätt anknyter då denna undersökning till det arkivvetenskapliga fältet i övrigt? Jag har på inget sätt ambitionen att ge en heltäckande bild. Det ger en uppsats på C-nivå inte utrymme till. Istället görs ett par nedslag för att kunna belysa hur arkivsöksidor kan se ut i Sveriges närområde, för att sedan knyta an till utländska erfarenheter. I 'Arkivvetenskapens framtid' talar Börje Bergfeldt ut om sin syn på vad forskningen inom ämnet arkivvetenskap bör ägna sig åt.

Hans utgångspunkt är att den bör fixeras på empiriska studier av hur arkiven är upprättade och hur arbetet där bedrivs i syfte att belysa hur olika arbetssätt och teorier om arkivering och arkivens verksamhet har växt fram.² Min studie kan anknytas till detta synsätt, då den är en empirisk och deskriptiv studie av hur olika söksystem ser ut och byggts upp, vilket förhoppningsvis leder till ökad kunskap om detta område.

Bernt Fredriksson delar däremot upp arkivvetenskapen i en normativ och en empirisk del, där den senare beskriver arkivens verksamhet och bestånd medan den tidigare har som syfte att komma fram till hur arkivverksamheten bör bedrivas. Den empiriska forskningen ligger också ofta till grund för vidare normativ forskning. Då jag med min uppsats vill klargöra hur olika söksystem för arkiv ser ut och hur de har byggts upp så hör studien till Fredrikssons empiriska kategori, närmare bestämt i den underavdelning han kallar samhälls- analys. Denna utgår från att arkiven och den verksamhet som bedrivs där, såsom utvecklande av söksystem, är beroende av sin samhälleliga kontext.³ Samtidigt, utan att jag för den skull försöker agera expert, så kan undersökningen också knytas till normativ arkivvetenskap i den meningen att jag är av uppfattningen att arkivprofessionen har en viktig uppgift i att i stor utsträckning tillgängliggöra arkiven, alltså en uppfattning om hur arkiv- verksamheten ska bedrivas, vilket Fredriksson placerar under just normativ forskning. Genom att se på hur ett antal arkivinstitutioner har gått tillväga kan ⁴

2Börje Bergfeldt, 'Arkivvetenskapens framtid' i Arkiv, samhälle och forskning (ASF) 2002:1, s.15 f.

3Fredriksson, Bernt: 'Arkivvetenskap - historia och framtid' i ASF 2002:2, s. 79, 83 f.

4Fredriksson, 2003, s. 89.

man kanske komma ett steg närmare till bättre utvecklade återsökningssystem för arkiv.

1.5 Disposition

Uppsatsen läggs upp enligt följande. Efter inledningen följer ett bakgrunds- kapitel (kapitel 2), som innehåller både tidigare forskning och en genomgång av utvecklingen inom arkivbeskrivning samt historik över digitala arkivsystem.

Kapitel 3 är själva undersökningsdelen som i tur och ordning redovisar de olika söksidorna, samt jämför dem med varandra ifråga om sökfunktioner. I kapitel 4; Resultat, slutsatser och diskussion, utvecklas tankar kring resultatet i förhållande till tidigare studier, men även funderingar kring vidare forskning.

Kapitel 5 sammanfattar studien.

2. Bakgrund

Denna del av uppsatsen har som syfte att ge en översikt av utvecklingen av och traditionen inom arkivbeskrivning samt ta upp en del av tidigare forskning rörande digitala sökportaler.

2.1 Redovisning av arkiv — historia och utveckling

I genomgången av ovanstående fenomen kommer jag att utgå ifrån svensk praxis, för att sedan övergå till det internationella planet. Redovisningen av arkivets innehåll är av tradition starkt förknippad med ordningsarbetet; av praktiska och tidsekonomiska skäl förtecknas och beskrivs arkivet och arkivmaterialet samtidigt som det ordnas. Det finns ett antal syften med detta arbete, varav förmedling av information om arkivet till användarna samt upprättandet av sökhjälpmedel är de viktigaste.⁵ Efter de misslyckade försöken med ämnesordning under 1800-talet så övergick man i Sverige till att sätta sambandet mellan arkivet, arkivmaterialet och arkivbildaren i centrum, i arkiv- redovisningen. Detta efter att ursprungsprincipen fick sitt genomslag i början av det förra seklet efter kontinentala influenser.⁶ Utifrån denna infördes också den alltigenom dominerande mallen för arkivförteckning i Sverige, det allmänna arkivschemat, hierarkiskt uppbyggd med arkiv, huvudavdelningar och underavdelningar enligt fasta, förutbestämda rubriker, anpassade till statlig verksamhet så som den såg ut då. Sambandet mellan arkivhandlingarna, arkivbildaren och dess verksamhet ges i arkivbeskrivningen, som tillfogas arkivförteckningen och som ska ge uppgifter som underlättar för användaren att sätta in arkivet i ett större sammanhang.⁷ Arkivförteckningen och arkiv- beskrivningen kan tillsammans sägas utgöra arkivredovisning. Som nämndes har det allmänna arkivschemat en dominerande roll, speciellt inom den statliga sektorn. Det har dock allteftersom framförts en hel del kritik mot detta system,

Danielson, Bengt, 'Ordnande och redovisning', Arkivvetenskap, Ulfsparre, Anna-Christina (red.), 1995, s. 130.

5

Gränström, Claes, 'Arkivteori' i Ulfsparre (red.) s. 14 f.

6

Danielson i Ulfsparre, s. 133 ff, 137 f.

7

dels för att det är alltför bundet till att redovisa fysiska enheter (volymer) istället för logiska, dels för att den i allt mindre utsträckning passar för att skildra arkivbildningen hos moderna myndigheter. Även om allmänna arkivschemat har fungerat som mall för förtecknande, så finns det ingen direkt officiell handledning om arkivredovisning i Sverige, utan arkivpersonalen har fått förlita sig på kompendium.⁸

Ett antal svenska projekt med syfte att samla in information om arkivbildare och arkiv har genomförts under åren. Ett sådant var bibliotekarie Otto Waldes katalog över 20 000 svenska privatarkiv, sammanställd mellan 1925 och 1955. Om än något föråldrad så har katalogen varit till stor hjälp för forskare i landet. Denna katalog finns dock inte med i undersökningens NAD, mycket beroende på att uppdateringen av de gamla uppgifterna varit alltför resurskrävande. På 1960-talet inledde RA en insamling av information till Nationalregistret över enskilda arkiv, som tog både offentligt och privat förvarade arkiv i beaktande. I grunden ligger bl.a. arkivförteckningar och beståndsöversikter och utifrån dessa byggdes ett register med sökingångar som arkivbildarnamn, ort och kategoritillhörighet upp. 1995 fanns 85 000 privata arkiv sökbara via registret, som då hade datoriserats. I och med detta lades grunden för den nationella arkivdatabasen (NAD), som utvecklades under 1990-talet. Denna innehåller uppgifter om både privata och offentliga arkivbestånd. Cd-versionen innehåller inte enbart register över arkiven och arkivförteckningar utan även bl.a. SVARkatalogen, som ger information om vilka arkivhandlingar som finns tillgängliga på mikrokort, samt en administrationshistorisk databas.⁹ Det internationella standardiseringsarbetet inom arkivredovisning (vilket beskrivs nedan) pådrev RA:s utvecklande av den s.k. dataelementkatalogen, vilken fastställer registreringsregler för arkivdata, och som fungerade som grund för uppbyggnaden av NAD.¹⁰Mer om detta följer i undersökningskapitlet.

Inom bibliotekens värld startade standardiseringsarbete för katalogisering och utbyte av information på 1960-talet, i och med utvecklandet av MARC- formatet (Machine Readable Cataloguing) i USA. Denna tillåter alltså utbyte av katalogposter mellan system. Någon motsvarande sammanslutning har däremot inte alls funnits på samma sätt lika länge inom arkivprofessionen. När det

t.ex. 'Att ordna och förteckna arkiv' av Staffan Smedberg.

8

9Bjersby, Martin, 'Nationella arkivdatabasen (NAD) och dess föregångare' i Riksarkivets beståndsöversikt del 6 - Särskilda bestånd och allmänna forskningshjälpmedel, 2003, s. 239 ff.

Burell, Mats, 'Arkiven och informationsteknologin' i Ulfsparre, s. 122.

10

skedde, så var det just utifrån en särskild version av MARC anpassad till arkivområdet; MARC-AMC (Archival and Manuscript Control) under 1980-talet, även detta i USA. Även i Australien, Kanada och Storbritannien utvecklades successivt olika system och handböcker i arkivbeskrivning. Utifrån detta uppstod snart behovet av ett internationellt samarbete inom området, med syfte att utarbeta en standard för arkivbeskrivning som kunde sträcka sig över nationsgränserna. Det internationella arkivsamfundet ICA delegerade arbetet till den 1990 nybildade Ad Hoc Commission on Descriptive Standards, senare Committee on Descriptive Standards (CDS).¹¹

2.1.1 Arkivstandarder i antågande: ISAD(G) och ISAAR(CPF) General International Standard Archival Description (ISAD(G)) kom i en första version 1996 och den nuvarande utkom 1999. Då denna standard ger riktlinjer om upprättande av 'archival description', så är det här värt att utreda att det engelska begreppet inte motsvarar det direktöversatta 'arkivbeskrivning', utan har en vidare innebörd:

The creation of an accurate representation of a unit of description and its component parts, if any, by capturing, analyzing, organizing and recording information that serves to identify, manage, locate and explain archival materials and the context and records systems which produced it. This term also describes the products of the process.¹²

Definitionen motsvarar båda de svenska företeelserna arkivbeskrivning och arkivförteckning. Detta förhållande har uppmärksammats av P-G Ottosson, som anser den mer överensstämmande med den svenska benämningen 'arkiv- redovisning'. Då denna term däremot anses som alltför byråkratisk föreslår Ottosson istället en utvidgning av begreppet arkivbeskrivning enligt följande, överensstämmande med den engelska:

Arkivbeskrivning är en process som innebär inhämtning, analys, organisation och dokumentation av information, som tjänar till att identifiera, hantera, lokalisera och förklara arkivhandlingar, samt de sammanhang och system i vilka de förekommer.

Termen avser även produkten av denna process.¹³

För att återvända till ISAD(G) så är den främst menad att vara ett gemensamt verktyg för att föra ut information om arkiven till användarna. Tillgänglighets-

Ottosson, Per-Gunnar, 'Internationella standarder för arkivbeskrivning: ISAD(G) och EAD' i ASF 2000:2, s. 36 f.

11

ISAD(G), General International Standard Archival Description, Second ed., 1999, via ICA:s webb

12

http://www.ica.org , s. 10.

Ottosson, 2000, s. 35 f.

13

aspekten är alltså i fokus (I.2). Däremot är den inte påtvingande i meningen att ett speciellt system för informationens presentation ska följas. Det är just övergripande, generella ('general') regler som gäller (I.6). Detta hänger ihop med att standarden just fungerar som en vägledning vid upprättande av arkivbeskrivningar, och att den måste kombineras med nationella system (I.6, I.1).

ISAD(G) är uppbyggd enligt en hierarkisk princip som anknyter till proveniensprincipen. Arkivet (i ISAD(G) används termen 'fonds') är den övergripande enheten, som arkivbeskrivningen ska utgå ifrån, vars sammanhang först ska beskrivas innan underliggande nivåer tas upp. Därmed går man från det allmänna till det speciella. Övergripande information som gäller hela arkivet ges först (och upprepas därefter inte), sedan följer beskrivning av delarna i anknytning till strukturen (s.k. multi-level description). Vilken grad av detaljering beskrivningen innehåller väljer man själv, men man kan gå från arkiv — via underliggande nivåer, t.ex. serie- (och underserie-), dossier/akt — ända ner till dokumentnivå, ifall det anses behövligt. Det viktigaste anses vara att begränsa detaljnivån till vad som anses relevant information för den aktuella nivån (I.7, I.8).

Totalt går det att tillämpa 26 olika element i ISAD(G). Den är dock indelad i sju olika grupperingar som kan impliceras på alla beskrivningsnivåer:

• Identity Statement Area: identitetsblock för arkivet/enheten.

• Context Area: ger sammanhang till enheten; upphov och proveniens.

• Content and Structure Area: innehåll och struktur, däribland bl.a. den underliggande:

♦ Scope and Content

• Conditions of Access and Use Area: behandlar eventuella begränsningar och villkor för tillgänglighet till materialet.

• Allied Materials Area: hänvisar till publikationer och annat arkivmaterial.

• Note Area: tar upp eventuella anmärkningar.

• Description Control Area: information om beskrivningens uppkomst. ¹⁴

Ottosson, 2000, s. 39.

14

'Scope and Content' — med innebörden omfång, syfte, finns inte representerat i den svenska traditionen. Denna är till för att ge användaren en möjlighet att uppskatta forskningspotentialen hos arkivmaterialet och innehåller uppgifter om geografisk belägenhet, tidsperiod, verksamhet och administration, m.m.

Det finns dock obligatoriska element inom ISAD(G)som alla motsvaras i de svenska förteckningarna. Dessa är reference code (arkivnummer, enhetssignum); title (namn på enheten); creator (arkivbildare); dates (tillkomsttid); extent of the unit of description (fysiskt omfång) samt level of description (beskrivningsnivå). Vid utformandet av denna standard uppmärk- sammades ganska snart att det även behövdes riktlinjer för korrekt uppgivande och kontroll av namn för arkivbildare, oavsett om det handlar om organisationer, fysiska personer eller juridiska dito. Problemet var att samma personer gavs olika namn (bl.a. p.g.a. felstavningar), eller så var informationen om verksamhets- eller levnadstid alltför knapphändig. Därmed inledde CDS en utveckling av riktlinjer för auktoriserande av namnformer, vilket resulterat i

ISAAR(CPF); International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, den senaste versionen från 2004.¹⁵

Denna standard upprättades med syfte att underlätta auktorisering av namn för personer, släkter och juridiska personer; dvs. företag, bolag, organisationer, m.fl. Dessa auktoriserade namnformer identifierar sedan personer, bolag m.m.

som självständiga enheter i arkivbeskrivningssammanhang. Därtill är de till hjälp vid dokumentation av förhållandet mellan olika arkivbildare samt mellan arkivbildare och de arkiv de skapat, men även till annat material de efterlämnat eller som anknyter till arkivbildaren. ISAAR(CPF) använder sig, liksom ISAD(G) av element i beskrivningarna, som här alltså riktar in sig på arkivbildare.

Informationsbehov som täcks är bland annat vilket område enheten verkade inom, dennes relation till andra enheter, m.m. De finns dock fyra element som bestämt måste finnas med enligt standarden, nämligen; type of entity (person/bolag, m.m.); authorized form[s] of name (auktoriserad[e]

namnform[er]), dates of existence (verksamhets-/levnadsår) samt authority record identifier (unikt id för arkivbildarposten kopplad till ISO-standard 3166).¹⁶

15ISAAR(CPF), International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families Second ed., 2004, via ICA:s webb: http://www.ica.org.

ISAAR(CPF) Second ed. s. 7 ff, 25.

16

2.1.2 Tillämpning av standarderna: EAD och EAC

Kort sagt är EAD och EAC de tekniska utbytesformaten för ISAD(G) och

ISAAR(CPF). Den nuvarande versionen av EAD kom ut 2004, medan EAC ännu endast tillämpas i betaversion. Nedan följer en översikt av EAD, för mer information om EAC, se not.¹⁷ Encoded Archival Description beskrivs av Michael Fox bl.a. som:

• A communication format for finding aids that enables archives to deliver them electronically to distant users;

• A technology that is standards based, computer platform independent, and employs powerful tools for the searching, retrieval, display and navigation of finding aids. ¹⁸

Fox pekar här på en av EAD:s viktigaste egenskaper, nämligen att det är ett format som är oberoende av datasystem. Det har därmed stora förutsättningar att utvecklas till ett långlivat internationellt format för arkivbeskrivningar.

Utvecklingen av formatet startade 1993 på University of California, Berkeley Library, där Daniel Pitti var en drivande kraft. Bakgrunden till projektet var att man såg ett behov av ett format som bättre passar för arkivbeskrivningar än MARC-AMC. Viktigt var att formatet skulle kunna skildra den hierarkiska strukturen mellan arkivens olika enheter och att beskrivande information skulle kunna överföras automatiskt mellan olika hierarkiska nivåer.¹⁹

För ändamålet användes först SGML (Standard General Markup Language), en internationell standard som använder sig av märkord; s.k. ’taggar’ och element för strukturering av textbaserade elektroniska dokument. Då denna visade sig vara otillräcklig för att förmedla all information som arkiv- beskrivningarna krävde så övergick man istället till XML (Extensible Markup Language) som grund. När den första versionen av EAD kom ut 1998 hade den även anpassats till ISAD(G). EAD har börjat tillämpas av en rad arkivinstitutioner, främst i USA, Tyskland och Storbritannien.²⁰

Själva EAD-DTD:n är indelad i två delar; <eadheader> innehåller information om själva EAD-dokumentet i sig där titel, tidpunkt för skapande och av vem, m.m. finns med. Själva beskrivningen av arkivet görs sedan inom

<archdesc>, varefter en uppsättning element som motsvarar de i ISAD(G) följer.

Officiell sida för EAC (beta):

17 http://jefferson.village.virginia.edu/eac/.

18Fox, Michael, ’Implementing Encoded Archival Desription: An Overview of Administrative and Technical Considerations’ i EAD: Context, Theory and Case Studies ed. Jackie M. Dooley, 1998, s. 68.

’Development of the EAD DTD’ på Official EAD Version 2002 Web Site:

19 http://www.loc.gov/ead/.

Vidare information om EAD på webben, se EAD Sites on the Web:

20 http://www.loc.gov/ead/eadsites.html.

Grundläggande information tas först upp innan beskrivning av underordnade nivåer inleds med <dsc>, description of subordinate components, där elementen från <archdesc> upprepas.²¹

2.2 Forskningsbakgrund

Denna översikt begränsas till studier inom ämnet arkivvetenskap. Den är på inget sätt uttömmande, utan koncentreras till forskning utförd de senaste åren.

En genomgång av uppsatser inom det angränsande ämnet biblioteks- och informationsvetenskap har även gjorts. Dessa har däremot varit mer behjälpliga i utformning och presentation av sökningarna, mer om detta i kapitel 3.2.

Studier rörande söktjänster för arkivmaterial på webben är sällsynt för att inte säga i stort sett obefintlig i Sverige. Att fenomenet är så pass nytt är en anledning till detta. Det som skrivits är introducerande texter i internationella standarder; ISAD(G) och EAD och presentationer av NAD.Direkta kopplingar till ämnet finns däremot i utländska studier, av vilka en del tas upp här. Många studier kretsar kring internationella standarder och framför allt EAD. Men däri hittas också mycket om arkivbeskrivningar på Internet i allmänhet, angående tillgänglighet och utformande.

Anne Gilliland-Swetland ser många fördelar med att använda EAD för sökning av arkivmaterial på webben. Det kan framför allt användas till att tillmötesgå olika användargruppers behov, som inte ska behöva anpassa sina sökningar till det ibland alltför arkivtekniska språket förekommande i arkivbeskrivningar. Med utgångspunkt från kategorierna akademiska forskare, arkivpersonal, historielärare (men även lärare inom andra ämnen) och amatörforskare utmejslar hon tio olika metoder att söka efter information som bör spela in vid utformande av söksidor och konstruerande av EAD-dokument.

Häri finns vanligt förekommande sökmöjligheter, men även bl.a. sökning på hänvisningar till annat material; funktionsgenomgång för arkivbildaren;

dokumenttypsök; geografisk sökning; linjär genomgång av arkivbeskrivningar och sökning på enskilda dokument där man sedan kan ta sig uppåt i hierarkin.²²

Litteraturen om EAD kan enligt Jennifer Marshall delas in i tre kategorier.²³ Den första, historiska förklarar uppkomsten av standarden; den andra riktar sig

Ruth, Janice E., ’Encoded Archival Description: A Structural Overview’ i Dooley (red.), s. 55-65.

21

22Gilliland-Swetland, Anne J., 'Popularizing the Finding Aid: Exploiting EAD to Enhance Online…' ur Encoded Archival Description on the Internet red. Pitti & Duff, 2001 s. 199-225.

23Marshall, Jennifer A., 'The Impact of EAD Adoption on Archival Programs: A Pilot Survey of Early Implementers' ur Journal of Archival Organization (JAO) vol.1, nr. 1 2002, s. 38.

till arkiv och institutioner som har tänkt att börja använda sig av EAD, och som därmed innehåller teknisk och administrativ information för att kunna göra detta samt den tredje som berör fallstudier från redan startade projekt. Alla tre kategorier täcks upp i det amerikanska arkivsamfundets skrift om EAD i samband med att den första versionen släpptes.²⁴ Marshall tycker själv att en aspekt som förbisetts i forskningen är hur satsningen på EAD-baserade söktjänster utvecklats och integrerats i den vardagliga verksamheten på arkiv- institutioner som var snabba med att införa standarden. Genom en enkät- undersökning visar det sig att de flesta, i motsats till Marshalls hypotes, utvärderar sina arkivsöktjänster, och att de också ser användarnas uppskattning som det bästa måttet på framgång. Däremot är det fortfarande en stor brist på användarstudier som talar om vad som behöver förbättras i de olika sökportalerna.

Just användarstudier och användartillgänglighet är ett återkommande tema i de flesta artiklar som behandlar arkivbeskrivningar på Internet. James Roth hävdar att användarna måste utbildas i vad EAD innebär i sina eftersökningar av arkivhandlingar för att de ska kunna övertygas om dess fördelar, så att ett fortsatt satsande på standarden överhuvudtaget ska kunna motiveras. Detta görs däremot inte så lätt om utvärderingar, användarstudier och sökmätningar inte görs regelbundet, vilket hans studie pekar på.²⁵ Archives Hub (AH) har genomfört utvärdering där användarenkäter varit en del. Utifrån den dras två övergripande slutsatser; att mer och bättre marknadsföring behövs och att det utifrån webbsidan är oklart för användarna vad för arkiv som finns där och i vilken utsträckning. Marknadsföring behövs för att locka nya och under- representerade användargrupper (däribland akademiker!). Då studien har ett par år på nacken är det tänkbart att detta nu har åtgärdats. Utvärderingen visar också att användare representerandes olika grupper ser Archives Hub som en mycket användbar resurs. De avancerade sökalternativen (med t.ex.

ämnessökning) var däremot inte speciellt utnyttjade. Användarna är desto mer intresserade av att få reda på vad för slags arkivmaterial som finns bevarat än var, alltså på vilken institution det förvaras.²⁶

Christina Hostetter lyfter fram ett problem med att allt fler arkiv etablerat sig på Internet, nämligen att de arkiv som inte finns representerade där inte

24EAD: Context, Theory and Case Studies ed. Jackie M. Dooley, 1998, även som temanummer i American Archivist (AA), vol. 60, nr. 3-4, 1997.

25Roth, James M., 'Serving up EAD: An Exploratory Study on the Deployment and Utilization of Encoded Archival Description Finding Aids' i AA vol. 64, nr 2, 2001, s. 214-237.

Ramsden, Christopher m.fl., Summative Evaluation of the Archives Hub, 2003.

26

finns alls i många användares medvetande eller att dessa arkiv blir ointressanta då de inte har anpassat sig till nya informationskanaler. Arkivbildare och arkivhandlingar som inte finns med i arkivbeskrivningarna på nätet uppfattas även de som icke existerande. Därför behövs information om vad som finns att hitta på webbsidorna, hur man kontaktar arkivpersonalen ifall material inte hittas och framför allt insikten hos arkivpersonalen (och användarna) att tekniken inte kan ersätta den personliga servicen fullt ut.²⁷ Amanda Hill rekommenderar nya sätt att göra potentiella besökare uppmärksamma på sökportalernas existens. Ett sådant är att göra en del av arkivbeskrivningarna tillgängliga direkt via 'vanliga' sökportaler som t.ex. Google. Hill vill även att beskrivningarna blir så detaljerade som möjligt, då efterfrågan på information på dokumentnivå visat sig vara stor.²⁸ Helen Tibbo & Lokman Meho går ett steg längre och försöker hitta utvalda arkivbeskrivningar utlagda på webben via sökportaler, med gott resultat. Men så erkänner de också att söktermerna valts med stor omsorg, och att beskrivningarna funnits till hands vid experimentet, vilket knappast är vanligt för användarna.²⁹

Att det inte är självklart hur EAD ska integreras, och att institutioner med små resurser har svårigheter vid tillämpningen försöker Michael Fox råda bot på genom EAD Cookbook, bestående av instruktioner, stilmallar och program.³⁰ Christopher Proms studie visar att denna har varit till hjälp för små arkiv- institutioner, men att en del problem fortfarande återstår, bl.a. vid tillämpning av de olika elementen. Han förespråkar därmed bättre riktlinjer för EAD och andra standarder.³¹ Samma linje drivs av Richard Szary, som framför allt efterlyser en lägsta nivå på vad EAD ska redovisa.³² Fler röster för samordning ges i Bill Stocktings redovisning av utformandet av kriterier för arkiv- beskrivningar i EAD för dataleverantörer till Access to Archives. Liksom titeln antyder undrar han ifall det nu kanske är dags att enas kring regler för EAD för att främja samstämmighet arkivbeskrivningar emellan, även om han förstår att det i så fall innebär ett avvikande från vad som framhävts som en av de stora fördelarna med standarden, nämligen dess stora flexibilitet.³³

Hostetter, Christina J., 'Online Finding Aids: Are They Practical?' i JAO vol. 2:1-2, 2004, s. 117-145.

27

28Hill, Amanda, 'Serving the Invisible Researcher: Meeting the Needs of Online Users' i Journal of the Society of Archivists (JSA) vol. 25:2, 2004, s. 139-148.

Tibbo, Helen & Meho, Lokman I., 'Finding Finding Aids in the World Wide Web', AA 64:1, 2001, s. 61-77.

29

EAD Cookbook, version 1 & version 2002':

30 http://www.archivists.org/saagroups/ead/.

Prom, Christopher J., 'The EAD Cookbook: A Survey and Usability Study' i AA 65:2, 2002, s. 257-275.

31

32Szary, Richard V., 'Encoded Finding Aids as a Transformning Technology in Archival Reference Service' i Encoded Archival Description on the Internet, red. Pitti & Duff, 2001, s. 187-197.

33Stockting, Bill, 'Time to Settle Down? EAD Encoding Principles in the Access to Archives Programme (A2A) and the Research Libraries Group’s Best Practice Guidelines' i JAO vol. 2, nr 3, 2004, s. 7-17.

3. Undersökning

3.1 Arkivsökportalernas uppbyggnad

Detta delkapitel fokuserar på bakgrunden till de olika portalerna men tar även upp hur söksystemen är konstruerade ifråga om sökfunktioner och hur webbplatserna ser ut. Någon djupgående teknisk genomgång av systemen handlar det däremot inte om. I kapitel 3.2. följer exempel på hur sökfunktionerna presenteras. Vid utformning av tabeller över befintliga sökfunktioner har Lars Jonssons och Isabelle Midys magisteruppsatser i biblioteks- och informationsvetenskap varit till stor hjälp.³⁴

3.1.1 Ediffah

En digital infrastruktur för forskningsbibliotekens arkiv- och handskrifts- avdelningar är ett samverkande projekt mellan arkivinstitutionerna vid fyra svenska forskningsbibliotek, företrädesvis universitetsbibliotek, med tekniskt stöd från bl.a. RA.³⁵ Projektet har drivits under år 2005 med syfte "att göra det möjligt att skapa allmänt tillgängliga kataloger och arkivbeskrivningar över bibliotekens handskriftssamlingar och personarkiv". Ett annat syfte var att öka kunskaperna om hur arkivbeskrivningar i EAD-format och auktoritetsposter för arkivbildare i EAC-format skapas, vilka senare ska kunna föras över till NAD

och Libris. Förutsättningarna för driften av en gemensam databas utreddes också; den befintliga webbplatsen är endast en prototyp som kommer att ligga uppe tills 1 december 2006. Hittills har 6000 arkivposter omvandlats till EAD, med hjälp av både MidosaXML (program för skapande av XML-dokument) och NoteTab Pro (en textbaserad HTML- och XML-editor). Katalogiseringsregler för

34Jonsson, Lars, 'Söktjänster för akademiskt bruk', magisteruppsats i biblioteks- och informationsvetenskap vid Bibliotekshögskolan, Borås, 2002 s. 32 ff samt Midy, Isabelle, 'Metadata eller fulltextindexering…', magisteruppsats i biblioteks- och informationsvetenskap, Uppsala universitet, 2005, s. 51 f.

35Om inget annat anges så är all information från Ediffahs webbplats: http://www.ediffah.org 2005-12-08. Deltagare i projektet är Göteborgs universitetsbibliotek (GUB), Kungliga Biblioteket (KB), Lunds universitetsbibliotek (LUB) samt Uppsala Universitetsbibliotek (UUB).

personarkiv vid svenska forskningsbibliotek fanns inte innan projektstart, vilket föranledde att handskriftsavdelningen vid KB utformade sådana. De engelska arkivnätverken har stått som förebild, i det att arkivförteckningarna skapats lokalt och att varje förteckning setts som ett dokument. Ett söksystem som använder sig av Z39.50-protokollet har utvecklats.³⁶ Därutöver har även ett webb-baserat publiceringssystem konstruerats där katalogisatörerna bl.a.

kan ladda upp, ta bort och revidera arkivförteckningar.

Intentionen var att ha ett system för utbyte till NAD. Någon enhetlig anpassning har däremot ännu inte genomförts. De arkivbildarposter som har exporterats till NAD har istället gått via GUB:s lokala system. Därmed har Ediffah inte hunnit anpassats till att stödja registrering av arkivbildare enligt

ISAAR(CPF) och EAC; det format som nya NAD kommer att utgå ifrån (mer om detta i kap. 3.2). I slutrapporten uttrycks förhoppningar om att Ediffahs server ska bli ett nav även för förteckningar över privata arkiv förvarade på andra arkivinstitutioner. Enligt inblandad personal på Uppsala UB togs slutrapporten väl emot. Det står nu klart att server och driftansvar ska flyttas från Lunds UB

till det mer resursstarka KB. Därtill ska medel sökas för utveckling och förbättring av tjänsten, bl.a. behöver webbsidorna bli mer användarvänliga.

Auktoritetskontroll för namnformer och handlingstyp behöver också tilläggas.

Katalogiseringsarbetet har följt arkivet hierarkiskt, från det allmänna till det specifika. Terminologi, fältbegränsning samt hur arkivposterna presenterades på webben var stora problem under arbetet.³⁷

- Användarvänlighet och sökfunktioner

Ediffahs webbsida och söktjänst är alltså en första prototyp, och bör därmed inte bedömas på samma villkor som en färdigutvecklad version. Om man vet vad man letar efter så är Ediffahs webbsida lätt att hitta till och den finns representerad hos vanliga sökmotorer.³⁸ Webbadressen är dessutom kort och enkel. Däremot är den ännu inte spridd i större utsträckning via länkning från andra kultur- och arkivsajter.³⁹ Förstasidan är även informativ i hänseendet att besökaren lätt kan se vad webbsidan handlar om. På de övriga sidorna är det däremot inte lika lätt att orientera sig i förhållande till huvudsidan. Användar- vänligheten blir lidande på grund av att webbplatsen riktar sig både till

36Z39.50 är ett standardiserat protokoll som möjliggör sökning i flera databassystem utifrån samma gränssnitt och är flitigt använd inom biblioteksvärlden, bl.a. Libris: http://www.libris.kb.se/tjanster/teknisk_info/z3950.jsp.

E-post från Caroline Chevallier, bibliotekarie, Uppsala Universitetsbibliotek, 2005-12-21.

37

Sökning skedde på Google Sverige, Yahoo, AltaVista och Eniro.

38

t.ex. på Kulturnät Sverige, Nättidningen Svensk Historia och UNESCO Archives Portal.

39

användare och deltagande arkiv. Även fast de olika deltagande arkiven finns listade så finns ingen kontaktinformation till ansvariga för tjänsten att tillgå.

Tabell 1 redovisar olika möjligheter till sökning.

Tabell 1. Sökvägar i Ediffah.

Sökfunktion Sökning sker genom Övriga sökval Enkel: Valfritt sökord Högertrunkering*

+

Val av arkivinstitution Avancerad: Valfritt sökord i fälten:

Handlingstyp, yrkes- beteckning, arkivbildare, personnamn, org.namn, arkivinstitution, titel, ref- erenskod

Högertrunkering * Boolesk sökning: OCH,

ELLER,genom förval i menyer

Indexeringssök: Val av term: Högertrunkering *

Yrkesbeteckning, person- namn, geografiskt namn, arkivbildare

Bläddring i indexerings- termer: t.ex. yrke: arkitekt

Avancerad sökning ger större möjlighet till avgränsning av antalet fält sökningen ska gälla, upp till tre fält kan kombineras. Bläddring i termerna innebär exempelvis att man får upp en lista på alla förekommande geografiska namn. Ediffah arbetar alltså flitigt med indexeringsämnesord. Några utförliga instruktioner för sökning tillhandahålls inte, men då söksidan är enkelt uppbyggd är det ändå lätt att utföra och anpassa sökningarna, under förutsättning att användaren har kännedom om vad termer som 'arkivbildare' och 'typer av handlingar' innebär.

3.1.2 Nationell Arkivdatabas (NAD) på Internet

Undersökningen riktas här in på den första versionen av NAD på Internet.

Denna version ersattes i slutet av december 2005 av NAD 2005, som har ett helt annat upplägg, (vilket förklaras på sidan 23).

Den nationella arkivdatabasen innefattar på cd-rom (1998 års version), som nämnts, uppgifter om både offentliga och privata arkiv. Däremot är den

långtifrån heltäckande, då många arkivinstitutioner ännu inte inkluderats.

Arbetet med NAD inleddes efter 1988 års arkivutredning Öppenhet och minne (SOU 1988:11), som såg behovet av ett nationellt register över arkiv för att få fler människor till att använda arkivbestånden. Till stor del baseras informationen alltså på Nationalregistret över enskilda arkiv som datoriserades inom det s.k. REA-projektet, men även på andra lokala databaser, som till exempel Arkivregistret för Stockholms län. Tillsammans utgör de offentliga och enskilda arkiven i NAD 98 hela 170 000 poster, med betoning på förenings- , organisations- och personarkiv bland de privata arkiven.⁴⁰ Den nätbaserade versionen, lanserad år 2000, är däremot mycket mer begränsad. Den innehåller inte information om några enskilda arkiv på andra arkivinstitutioner utan endast arkiv förvarade inom arkivverket, och tas direkt från det egna arkiv- informationssystemet; ARKIS II. Bakgrunden till detta är att publiceringen av databasen drog ut på tiden på grund av prövning om uppgifterna gick emot Personuppgiftslagen. När tillstånd väl var klart ansågs dock uppgifterna om privata arkiv från NAD 98 vara så pass inaktuella, så att man valde att inte inkludera dessa i nätversionen. Uppdateringen av NAD på Internet sker veckovis. År 2003 fanns där ca 60 000 poster.⁴¹

När arbetet med NAD inleddes på 1990-talet uppstod ett behov av att förteckna arkiv inom arkivverket med hjälp av datorstöd, för att bland annat kunna överse vårdbehov och restriktioner för utlåning. Som vidareutveckling av ARKIA, Landsarkivet i Lunds förteckningsprogram, skapades ARKIS för detta ändamål. Det senaste systemet; ARKIS II, har betydligt fler finesser. Dess huvudfunktion är att registrera metadata om arkiv, dvs. både förteckningar och beskrivningar av dem. Varje arkivenhet; arkiv, serier, volymer osv., redovisas utifrån reglerna i dataelementkatalogen. Arkivens hierarkiska struktur återspeglas väl. ARKIS II är ett webb-baserat system som används inom hela arkivverket och som stödjer 'multilevel description', alltså information gällande flera nivåer i ett arkiv, samt anknyter till ISAD(G) och ISAAR(CPF).I systemet kan även enheter under volymnivå redovisas. EAD stöds genom export och import. Tanken är att ta emot arkivbeskrivningar från myndigheterna via EAD-

DTD:n.⁴²

Bjersby, 'Nationella arkivdatabasen (NAD) och dess föregångare' i Riksarkivets beståndsöversikt del 6, s. 239 ff.

40

Ottosson, 2003 s. 8.

41

42Bjersby, Martin, 'Arkivverkets arkivinformationssystem ARKISII' i Riksarkivets beståndsöversikt del 6 - Särskilda bestånd och allmänna forskningshjälpmedel, 2003, s. 243 ff.

- Användarvänlighet och sökfunktioner

Sökingångar i NAD på Internet syns i Tabell 2 nedan.

Tabell 2. Sökvägar i NAD på Internet.

Sökfunktion Sökning sker genom Övriga sökval Arkiv: enkel, Valfritt sökord

Förval – arkiv- enhetstyp: Alla, arkiv, serie, akt, volym, dokument

från fälten Titel, Ämnesord, Allmän anmärkning, Historik, m.fl.

Träffbegränsning

SVAR-katalogsök, digitala bilder Högertrunkering * Arkiv: Valfritt sökord:

Avancerad

Förval – arkiv- enhetstyp: Alla, arkiv, serie, akt, volym, dokument

se ovan, eller Träffbegränsning

Fältsökning i arkiv: Titel, Referenskod, Tidsomfång, Handlingstyp, Topografi, Ämnes- ord.

SVAR-katalogsök, digitala bilder.

+ (kan kombineras med) Högertrunkering * Fältsökning arkivbildare/upphovsman: Boolesk sökn.: OCH

Referenskod, Namn, Verksamhetstid, Kategori

Person/ Valfritt sökord:

Institution: enkel

i fälten Namn, Alternativt namn och Historik, m.fl.

Träffbegränsning Högertrunkering * Person/ Valfritt sökord:

Institution:

Avancerad

se ovan, eller Träffbegränsning Högertrunkering * Fältsökning: Namn, Referenskod, Verksam- Boolesk sökn.:

hetstid, Kategori, Topografi

OCH

Topografi: enkel Valfritt sökord: i fälten Namn, Alternativt namn och Historik, m.fl.

Träffbegränsning Högertrunkering * Topografi:

avancerad

Valfritt sökord: se ovan, eller Träffbegränsning Fältsökning: Namn, Referenskod, Verksam-

hetstid, Topografityp: (län, fögderi, stift, tingsrätt, m.m.)

Högertrunkering * Boolesk sökn.: OCH

SVAR-katalog Rullista i albetisk ordning inom kategorierna: Träffbegränsning Kyrkoarkiv

Mikrofilmat material eller digitala bilder av arkivmaterial

Domstolsarkiv länsvis Militaria Allmän del

Från Riksarkivets hemsida är det lätt att hitta till NAD på Internet. Länkning finns också från andra kultursidor och webbadressen är dessutom enkel.⁴³ På förstasidan finns en kortfattad, men informativ beskrivning om vad databasen innehåller. Överhuvudtaget är webbsidorna för NAD enkla och översiktliga.

Däremot finns det inte, med undantag för funktionen för köp/lån från SVAR, kontaktinformation till ansvariga för databasen, utan sådan får istället sökas på

RA:s huvudsida. Däremot finns det en mycket utförlig sökhjälp att tillgå som förklarar begreppen tydligt.

De avancerade sökalternativen ger stora möjligheter att anpassa och precisera sin sökning, genom kombination med flera sökfält. Det är dock viktigt att komma ihåg att ju fler fält man fyller i, desto exaktare måste man vara i sina värden för att inte riskera att inte få några träffar alls. I det hänseendet kan det vara en nackdel att ha för många sökfält. Topografi- sökningen ger möjlighet att ta reda på olika administrativa gränser.

Anknytningen till multi-level description syns i att sökningen kan begränsas till antingen hela arkivet, eller en särskild underliggande enhet.

NAD 2005 - övergång till arkivbildarregister

I december 2005 lanserades den nya versionen av NAD — NAD 2005, vilken ersatte den enbart ARKIS-baserade versionen, även om den fortfarande är under utveckling. Då den presenterades så pass tätt inpå uppsatsens deadline så är den inte föremål för undersökningen, men huvuddragen redogörs ändå här.

Den nya databasen skiljer sig på många punkter från den förra versionen.

Viktigast är att det nu är möjligt att importera och visa data från andra system än ARKIS. En annan väsentlig skillnad är att nya NAD är uppbyggd runt information om arkivbildaren istället för arkivmaterialet. Då det ansågs ohållbart att upprätthålla aktuell och detaljerad information om arkivbestånd hos privata arkivinstitutioner, bl.a. på grund av den varierande graden av arkivredovisning och datorstöd ute på institutionerna, bestämdes att informationen istället skulle ges på en grund nivå så att databasen kan ha stor täckning över privata arkivbestånd. På så sätt kan NAD framöver också bättre göra skäl för sitt namn än tidigare, då mycket material hamnade utanför.

Databasen utgör i dagsläget fortfarande främst material förvarade inom arkivverket, men ska successivt byggas ut med information från olika institutioner med privata arkiv. Dataleveransen görs via ett nätformulär på webbplatsen. Internationella arkivstandarder används och EAC är

NAD på Internet:

43 http://www.nad.ra.se 2005-12-15.

utbytesformat. Informationen håller sig ifråga om arkivbildaren till namn samt levnads-/verksamhetstid. Därtill knyts vilka arkiv arkivbildaren har upphov till, referenskod, tid och omfång samt förvarande institution och kontaktuppgifter till denna.⁴⁴ Här syns alltså en klar likhet med det brittiska NRA, som utgår från arkivbildarposter, vilket också har varit ett medvetet val.⁴⁵ Paralleller kan även dras till Ediffah. Söksidorna har förenklats avsevärt i den nya versionen; färre sökparametrar används och benämningarna för dessa är nu mer lättförståeliga.

3.1.3 Danpa

Danmarks Nationale Privatarkivdatabase är resultatet av samarbetsgruppen Privatarkivudvalgets arbete med att sammanställa ett register över privata danska arkiv, oavsett förvaringsplats.⁴⁶ I Privatarkivudvalget finns representanter både från det statliga arkivverket (Statens Arkiver) och företrädare för privata arkivinstitutioner och gruppen är tillsatt på uppdrag av det danska kulturdepartementet (Kulturministeriet). I dagsläget är 150 000 arkiv, förvarade på någon av de 165 olika deltagande arkivinstitutionerna sökbara i Danpa. Initiativ till projektet togs redan 1995 då Privatarkivudvalget började sammanställa information från olika registreringsdatabaser som användes på enskilda arkiv. Pilotprojektet gav mersmak och övertygade kulturdepartementet att utveckling av en databas för ändamålet att sprida kulturarvet i de enskilda arkiven till en större publik var väl värda pengarna.

Därmed har Danpa funnits på Internet sedan år 2000. Exempel på dataleverantörer är näringslivsarkiv, föreningsarkiv och historiska arkiv på lokal nivå.

Även om Danpa är ett landstäckande projekt så utgår det inte ifrån en enhetlig standard för beskrivning av arkiv. Någon sådan finns inte och projektet strävar heller inte mot en sådan. Databasen speglar istället olika traditioner att registrera arkivposter och arkivbeskrivningar bland de olika dataleverantörerna. Danpa tror dock att de deltagande arkiven själva ser projektet som en drivkraft till större samordning av de danska digitala arkivbeskrivningarna. Avsaknad av standarder till trots så tas uppgifterna till Danpa från de icke-statliga arkivinstitutionerna från samma system, nämligen direkt från ARKIBAS, som är utvecklat av det danska samfundet för lokala arkiv, 'Sammanslutningen af Lokalarkiver' (SLA). Rimligt är då att anta att de flesta

NAD 2005 betaversion 2:

44 http://xml.ra.se/nad/ 2006-01-04 delsidorna 'Aktuellt' samt 'Om NAD'.

E-post från Per-Gunnar Ottosson, projektledare NAD, 2006-01-06.

45

All information om Danpa är, om inget annat anges, från Danpas webbsida:

46 http://www.danpa.dk 2005-12-16.

katalogisatörer fyller i samma sorts grundinformation. ARKIBAS 4, den senaste versionen av systemet, innehåller bl.a. en förbättring av möjligheterna att se den hierarkiska strukturen mellan de olika arkivdelarna. I övrigt nämns inget om eventuell anknytning till internationella standarder.⁴⁷

- Användarvänlighet och sökfunktioner Nedan visas sökvägar i Danpa.

Tabell 3 Sökvägar i Danpa.

Sökfunktion Sökning sker genom Övriga sökval Enkel Fritext: i hela arkivbeskrivningen Högertrunkering *

Frassökning

Boolesk/kombinerad

sökning: genom att angiva AND,

OR, AND NOT

Avancerad Fritext, kan kombineras med fältsökning i

Fritext, se ovan

Kombination av två Ämne: Decimalklasser eller

Kategorier

kategorier eller inkludering av allt i intervallet mellan två olika decimalklasser

+

Kommun eller län

+

Årtal/Tidsintervall

+

Institution

Danpa har en lätt webbadress. Den är representerad på ett flertal söksidor och hittas enkelt från Statens Arkivers webbplats. Översiktlig information om webbplatsens innehåll finns på startsidan. Därifrån länkas det vidare till utförligare sidor om databasens innehåll, information om projektet och till en genomgående sökvägledning. Kontaktinformation finns genom e-postadress.

Klickar man sig vidare till 'Om arkiverne' hittas snart också exempel på arkivhandlingar samt kontaktlista över de deltagande arkiven. Webbplatsen

'Om ARKIBAS 4' på SLA:s webbsida:

47 http://www.lokalarkiver.dk/Arkibas/Oma4.htm, 2005-12-16.

synes genomtänkt och väl utformad. En nackdel är däremot att den inte stöds av alla browsers, (den funkade t.ex. inte i Mozilla Firefox), utan främst Internet Explorer och Netscape.

Själva sökformuläret för Danpa ger ett enkelt och lättförståeligt intryck, men har många möjligheter till detaljerad sökning. Användningen av de booleska operatorerna ger möjligheter att kombinera två eller flera sökord, men även till att tala om vad som inte ska eftersökas. De olika kategorierna används för att kunna klassificera arkivbildare utifrån produktion eller verksamhet och är speciellt inriktat att passa privata arkiv, såväl föreningar som företag.

Systemet är väldigt specificerat, det finns t.ex. en kategori för 'handbollsföreningar' och en för 'kakfabriker'. Klassificering utifrån decimalklasser kommer ifrån biblioteksvärlden och riktar först in sig på verksamhetsområde och funktion i större kontext, t.ex.: '20-29: Religion'; under vilken man t.ex. hittar '26.8 Söndagsskolor'. Båda systemen används alltså i Danmark, men oftast inte samtidigt. Oavsett vilka system som används så kan det konstateras att Danpa håller hårt på indexering. I alla fall så indikerar man det från de ansvarigas håll, då det första fältet efter fritext (som alltså kan användas till att söka på arkivbildare), är just ämnesingången.

3.1.4 Samkatalogen for norske privatarkiver

År 1998 lades Samkatalogen ut på Internet.⁴⁸ Då innehöll den endast de ca 1000 enskilda arkiv som förvaras vid Riksarkivet, men kompletterades senare med arkiv förvarade annorstädes. Arbete med register över privata arkiv i Norge inleddes under 1970-talet av Norsk Privatarkivinstitutt, som senare förde över registret till ADB. 1987 gick institutet upp i Riksarkivet och ansvaret för katalogen flyttades över till Privatarkivavdelningen. Samkatalogen innehåller uppgifter om befintliga privata arkiv, var dessa bevaras och kortfattad information om innehåll. Katalogen upplyser också om hur stora arkiven är i omfång, ifall de är ordnade och förtecknade samt ifall de är tillgängliga för bruk. Uppgifter till Samkatalogen hämtas från arkivinformationssystemet Asta.

Den hierarkiska strukturen vad gäller de olika enheterna i ett arkiv är väl tydlig i Asta-systemet. Denna struktur bryts däremot mellan arkivbildaren och arkivet; arkivbildaren får en egen post och kan knytas till flera arkiv och tvärtom. Asta anknyter inte direkt till de internationella standarderna ISAD(G)

Om inget annat anges, är all information om denna databas från webbplatsen för Samkatalogen från privatarkiver:

48

http://www.arkivverket.no/arkivverket/kilder/oversikt/internett/samkatalogen.html 2005-12-17.

och ISAAR(CPF), men det har ändå påpekats att alla 26 olika elementen i

ISAD(G) finns implementerade i systemet, om än på ett mindre flexibelt sätt vad gäller beskrivelsenivåerna. I Asta har det på förhand varit bestämt vilka beskrivningar som kan göras på varje arkivenhet (nivå), medan ISAD(G):s olika element kan användas på alla nivåer.⁴⁹ Den nya versionen av systemet som börjar distribueras under första halvåret 2006 har däremot en mer flexibel upp- byggnad, där det är valfritt vilka nivåer som används, liksom vilken nivå på detaljering av dataelement som används. Detta kommer att ligga som grund till Samkatalogen, men det är ännu inte klart ifall EAD och EAC kommer att användas för utbytet mellan Asta och katalogen.⁵⁰

- Användarvänlighet och sökfunktioner

Det är inte lätt att gissa sig till webbadressen för Samkatalogen. Databasen ligger på det norska arkivverkets webbsida, men hittas även via söksidor på Internet. På Samkatalogens förstasida presenteras all information om databasen i ett långt stycke. Även kontaktinformation är medtagen, även om den hänvisar allmänt till Riksarkivet. Från denna sida kan man förflytta sig till de båda sökingångarna. Där finns också en djupgående sökvägledning till de olika möjligheterna för sökning. Tabell 4 på nästa sida redovisar mer om detta.

I Samkatalogen kan man använda sig av många booleska operatorer för att utöka eller begränsa sin sökning. Trunkering kan användas på tre sätt, på .t.ex.

allt som börjar på and*, allt som slutar på det samma; *and eller allt som innehåller *and*. De olika valen 'arkivskapartyp', 'näringskategori' och 'organisationskategori' som finns tillgängliga i fältsökningen behöver förklaras närmre. I den förstnämnda kan man ange hur arkivbildaren 'valt' att organisera sig — är det ett bolag, en stiftelse eller en person? Närings- respektive organisationskategori är två olika klassificeringssystem för att ringa in verksamhetsområde för arkivbildaren, båda använder sig av indelning på underliggande nivå. Kategorin 'grupptillhörighet' kan användas i de fall arkivbildaren berör en särskild grupp i samhället; barn, kvinnor, män, ungdom, vuxna, pensionärer, och kan vara mycket användbar i sökningar efter arkivmaterial från föreningar. Kategorisering och indexering verkar alltså vara stort inom den norska privata arkivsfären.

Hals, Anne, 'ASTA -et arkivsystem til alle? Eller hvordan beskrive en "gammel dame" ' i ASF 2000:2, s. 24-29.

49

E-post från Ole Myhre Hansen, ansvarig för den dagliga verksamheten med Asta, 2006-01-04.

50

Tabell 4 Sökvägar i Samkatalogen for privatarkiver.

Sökfunktion Sökning sker genom Övriga sökval Fritextsök Valfritt sökord Högertrunkering *

+

Tidsrymd Boolesk sökning genom

användning av '+' för OCH, samt '-' för INTE

+

Förvarande institution

Frassökning genom " "

Standardsök Arkivnamn Trunkering: vänster-, höger-, kombinerad vänster- och höger.

Anges med asterisk * +

Fältsökning: Tidsrymd, förvarande institution, arkivbildartyp, förvaltningsnivå, näringskategori näring: underkategori, organisationskategori, organisation: under- kategori, grupptillhörighet, län/kommun, land

3.1.5 National Register of Archives (NRA)

Storbritanniens National Archives: Historical Manuscripts Commission (TNA:HMC) handhar NRA som listar privata arkiv och samlingar av historiskt värde.⁵¹ Registret gavs ut som katalog första gången 1945, men föregångare fanns redan på 1800-talet. NRA informerar också om samlingar utanför landets gränser men som anknyter till brittisk historia. NRA finns på Internet sedan 1995 och innehåller i dagsläget ca 160 000 poster. Uppgifterna i registret håller sig på en grund nivå; arkivbildare, arkivnamn, datum, ort och kortfattad information om vad arkivet behandlar visas.

TNA:HMC bedriver ett aktivt arbete i inhämtande av kontroll av uppgifter till registret. Man genomför till exempel årliga kartläggningar hos arkiv- institutioner för inkludering i registret, men många arkivregister skickas också självmant in till TNA:HMC. Systemet lägger störst vikt vid arkivbildare där auktoritetsposterna står i centrum. Vid katalogisering knyts arkiv- beskrivningens innehåll till ett (eller flera) index, som sedan fungerar som sökingångar i registret. Målsättningen är att vara ett heltäckande nationellt auktoritetsregister, och som nationalregister över enskilda arkiv anses det som

Information om NRA från dess webbplats:

51 http://www.nra.nationalarchives.gov.uk/nra/ 2005-12-18.