S LUTSATSER OCH BEDÖMNINGAR - Rekrytering av legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal

Region Skåne har en decentraliserad organisation vad gäller rekrytering, där det i dagsläget inte finns någon styrande central rekryteringsprocess för legitimerad personal eller personal i övrigt. Det är upp till respektive verksamhetschef hur rekryteringen går till. Region Skånes rekryteringsguide på intranätet är en frivillig vägledning för de offentliga vårdenheterna. Det framgår inte specifikt något om behörighetskontroller av legitimerad personal eller om referenstagning. I listan över vad som ska ingå i en personalakt nämns inte bevis om legitimation, utdrag från Socialstyrelsens och HSAN:s register eller uppgifter om referenstagning. Dessa underlag är så pass avgörande för den legitimera-de personalens bevis om kompetens att legitimera-det är något som Region Skåne bör tydliggöra ska sparas i akten samlat med övriga väsentliga uppgifter om den anställda.

Region Skånes planer på att införa ett mer enhetligt arbetssätt inom rekryteringsområdet och att lägga in obligatoriska moment i rekryteringsprocessen som säkerställer att referenstagning och kon-troller mot Socialstyrelsen/HSAN görs anser vi vara en positiv utveckling. Genom obligatorisk intro-duktionsutbildning inom rekryteringsområdet för nya chefer har Region Skåne möjlighet att i ett tidigt skede tydliggöra vikten av dessa kontroller för en patientsäker rekrytering och vård.

Region Skåne ställer krav på bemanningsföretag och de av Region Skåne finansierade offentliga och privata vårdenheterna via avtalen vad gäller behörighet och kompetens hos legitimerad personal.

Kontroll och uppföljning av att dessa följs görs dock inte mer än vid nystart av verksamhet vad gäll-er vårdenhetgäll-erna och i bästa fall i form av kopior av legitimationgäll-er i samband med anlitande av inhyrd personal från bemanningsföretag. Som beställare bör Region Skåne också genomföra fortlö-pande uppföljning av följsamheten mot behörighetskraven. Det möjliggör också en dialog med utfö-rarna och en medvetenhet hos dessa om vikten av att säkerställa legitimerad personals kompetens och lämplighet.

4 UTBILDNING OCH INFORMATION TILL REKRYTERINGSANSVARIG PERSONAL

Avsnittet omfattar revisionsfråga 3

4.1 Iakttagelser

Idag erbjuds inte någon central utbildning och information från Region Skåne som riktar sig till all rekryteringsansvarig personal hos de olika vårdgivarna.

Offentlig primärvård

Enligt HR-specialisterna inom offentlig primärvård får verksamhetschefer introduktionsutbildning inom HR och ekonomi. Personalfunktion Primärvård Skåne har en rekryteringsgrupp som arbetar med dessa frågor. Vid ett tillfälle har de kallat samtliga verksamhetschefer inom offentlig primär-vård till en omfattande utbildning där en av dagarna handlade om rekrytering. Förutom stöd och information kring rekrytering tar HR-specialisterna hand om övergripande HR-frågor som löner, ar-betsmiljö, osv. Verksamhetscheferna får själva ta kontakt om de har frågor kring rekrytering. Ibland kallas HR-specialisterna till verksamhetschefsmötena om det finns behov av fördjupad information inom något område.

Privat primärvård och privat specialistvård

Inom privat primärvård och privat specialistvård har ingen av intervjupersonerna svarat att rekryte-ringsansvarig personal har fått någon utbildning specifikt inom rekrytering. Däremot erbjuds verk-samhetscheferna ledarskapsutbildning samt får stöd och information från HR-personal på ett liknan-de sätt som inom offentlig primärvård, liknan-det vill säga i liknan-den utsträckning som efterfrågas av cheferna själva. De vårdenheter som tillhör de större privata vårdgivarna i landet har tillgång till centralt framtagen information i form av stöddokument som intervjuguider och olika checklistor där bland annat referenstagning och kontroll av legitimation ingår. Vid intervjuerna framgick att dessa an-vänds i olika utsträckning.

Offentlig specialistvård (sjukhusen)

Vid sjukhusen får verksamhetschefer i allmänhet en introduktionsutbildning inom HR-området som i varierande omfattning, beroende på sjukhus, innefattar rekryteringsfrågor. HR-teamen på sjukhusen ansvarar i likhet med ovanstående vårdgivares HR-avdelningar för stöd av olika slag inom rekrytering i form av muntlig och skriftlig information. De hjälper till i den utsträckning som efterfrågas av che-ferna.

4.2 Slutsatser och bedömningar

Samtliga vårdgivare kan erbjuda sina chefer tillgång till HR-specialister som kan vara delaktiga i rekryteringsprocessen och tillhandahålla stöddokument av olika slag. Samtliga vårdgivare tillhanda-håller också någon slags introduktionsutbildning för cheferna, dock i varierande grad vad gäller re-kryteringsområdet. Hur verksamhetscheferna använder sig av stödet och hur de säkerställer att den legitimerade personalen är behörig och kompetent för sin uppgift är upp till dem.

Specifik information och utbildning om betydelsen av kontroll mot Socialstyrelsens och HSAN:s regis-ter och referenstagning hos tidigare arbetsgivare för en patientsäker rekryregis-tering verkar saknas hos vårdgivarna. Det finns härmed en risk att verksamhetschefer inte uppmärksammar vikten av en for-mell rekryteringsprocess oavsett om ärendet brådskar och/eller om personen har rekommenderats via nätverk. Det bör också ges tillfällen för informationsmöten kring rekrytering utöver introduk-tionstillfället, för att kommunicera dessa frågor med de som varit chefer under en längre tid.

5 DOKUMENTATION OCH SPÅRBARHET AV ENSKILDA REKRYTERINGSPROCESSER

Avsnittet omfattar revisionsfråga 4

Vi har inom vart och ett av de nedan rubricerade vårdgivarområdena granskat mellan 20 och 186 personalakter. Andelen akter för varje vårdkategori har räknats fram utifrån antal legitimerad per-sonal vad gäller läkare, sjuksköterskor och barnmorskor, mot totalt anställda inom dessa yrkeskate-gorier inom Region Skåne. Totalt har närmare 300 akter inom regionen granskats. Eftersom

sprid-13

ningen på olika vårdgivare har varit så stor kan urvalet dock bli begränsat för vissa av de granskade.

Specifika sifferuppgifter skall därför tolkas med viss försiktighet.

5.1 Iakttagelser

Offentlig primärvård

Av de akter som förvaras centralt hos HR-specialisterna för de olika närsjukvårdsområdena innehöll 93 % av de 38 granskade akterna anställningsavtal, 38 % bevis om legitimation och 42 % betyg/intyg om utbildning. 24 % av akterna innehöll dokumentation med referenser från tidigare arbetsgivare, i stort sett uteslutande skriftliga vitsord på tjänsteintyg, inte från aktivt tagna kontakter vid anställ-ningstillfället. Inga akter innehöll spår av kontroller hos Socialstyrelsen eller HSAN. Förklaringen till att akterna som förvaras centralt hos HR-specialisterna ofta saknade underlag i form av bevis om legitimation och betyg/intyg för utbildning var att en del av dessa förmodligen har blivit kvar hos verksamhetscheferna.

Privat primärvård

I 84 % av de 25 granskade akterna fanns anställningsavtal, i 60 % av fallen bevis om legitimation och i 48 % av akterna betyg/intyg om utbildning. 24 % av akterna innehöll dokumentation med referen-ser från tidigare arbetsgivare, framför allt skriftliga vitsord på tjänsteintyg. Inga akter innehöll spår av kontroller mot Socialstyrelsen eller HSN. Förklaringen till att en del dokument saknas har i vissa fall varit att underlag kan finnas kvar på annan ort där den tidigare administrationen av rekrytering-ar låg, eller hos en annan huvudman om t.ex. personal tagits över från andra kliniker eller vid upp-köp av kliniker.

Offentlig specialistvård (sjukhusen)

Sättet att arkivera personalakter skiljer sig åt mellan olika förvaltningar på grund av att en del har centrala arkiv. Vissa har akterna placerade ute i verksamheten medan andra har dem tillgängliga elektroniskt. Generellt är det ganska god ordning som råder. 95 % av de 186 granskade akter inne-höll anställningsavtal, 75 % av akterna inneinne-höll bevis om legitimation, dock sällan nya utdrag från Socialstyrelsen, och 78 % av akterna innehöll betyg/intyg för utbildningar. 31 % av akterna innehöll dokumentation med referenser från tidigare arbetsgivare, nästan uteslutande skriftliga vitsord på tjänsteintyg, inte från aktivt tagna kontakter vid anställningstillfället. 1,5 % av granskade akter innehöll dokumentation av kontroll mot Socialstyrelsens register vid anställningstillfället. Dokumen-terad referenstagning var dubbelt så hög för barnmorskor som för läkare och sjuksköterskor.

Privat specialistvård

Av de 20 granskade akterna hos vårdgivare inom privat specialistvård innehöll 93 % anställningsav-tal, 68 % bevis om legitimation och 66 % betyg/intyg om utbildning. 6 % av akterna innehöll doku-mentation med referenser från tidigare arbetsgivare, framför allt skriftliga vitsord på tjänsteintyg, inte från aktivt tagna kontakter vid anställningstillfället. Inga akter innehöll spår av kontroller mot Socialstyrelsens register.

Resultatet av den ovan redovisade uppgifterna kan sammanfattas i nedanstående tabell.

Dokumentation av rekryteringsprocesser

Andel av granskade akter som innehöll efterfrågad dokumentation

Offentlig verksamhet Privat verksamhet

Typ av dokument Primärvård Specialistvård Primärvård Specialistvård

Anställningsavtal 93 % 95 % 84 % 93 %

Bevis om legitimation 38 % 75 % 60 % 68 %

Betyg/intyg om utbildning 42 % 78 % 48 % 66 %

Referenser/vitsord 24 % 31 % 24 % 6 %

Kontroll mot Socialstyrelsen/HSAN - 1,5 % - -

5.2 Slutsatser och bedömningar

Generellt sett går det sällan att följa hela rekryteringsprocessen i den dokumentation som återfinns i vårdgivarnas personalakter. Anställningsavtal finns i de flesta fall och ofta återfinns även bevis om

legitimation och/eller utbildningsintyg. Verksamhets- och HR-chefer medger att referenstagning i allmänhet inte dokumenteras och sparas i personalakterna. Vidare anger de flesta att kontroller hos Socialstyrelsen sällan görs och att dessa i så fall sällan dokumenteras och sparas i akten. Detta överensstämmer med vår granskning där vi inte fann mer än enstaka exemplar av dokumenterad muntlig referenstagning respektive dokumenterad kontroll av sökandes behörighet hos Socialstyrel-sen.

Aktgranskningen ger inte nödvändigtvis en bild av hur väl verksamhetschefen har säkerställt en pati-entsäker rekrytering utan snarare hur väl den har dokumenterats och i många fall även hur väl verk-samhetscheferna och HR-teamen samlar ihop dokumentationen till ett och samma ställe.

Vårdgivarna har ansvar för patientsäkerheten i sina verksamheter, bland annat genom att säkerstäl-la att legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal som anställs är behörig och kompetent. De undersäkerstäl-lag och bevis för att rekryteringen har föregåtts av noggranna kontroller för att säkerställa detta bör därför alltid dokumenteras och sparas i personalakten.

6 BEHÖRIGHETSKONTROLLER OCH REFERENSTAGNING

Avsnittet omfattar revisionsfrågorna 5 och 6

För de yrkesgrupper som den här granskningen omfattar kan man definiera två typer av kompetens som är avgörande för en patientsäker rekrytering – formell kompetens respektive reell kompetens.

Formellt kompetent är den som har legitimation för yrket och godkänd högskoleutbildning som leder till yrkesexamen enligt särskild examensbeskrivning. Detta kan kontrolleras mot Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal. Uppgiftstagaren ska också vara reellt kompe-tent för den aktuella uppgiften. Han/hon ska genom erfarenhet i sin praktiska yrkesverksamhet kunna visa sig ha kompetens för den uppgift som avses. Detta kan kontrolleras genom referenstag-ning från personens tidigare arbetsgivare, tjänstgöringsbetyg och liknande.

Kontroller av behörighet hos Socialstyrelsen

Socialstyrelsen för ett datoriserat register över all legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal i Sveri-ge. I detta finns uppgifter om legitimation och specialistkompetens och om behörigheten är indra-gen eller begränsad. Uppgifterna är offentliga.

Socialstyrelsen har inlett ett samarbete med dess motsvarigheter i de nordiska länderna för att öka informationsutbytet om när sjukvårdspersonals legitimationer dras in eller begränsas. Dessa uppgif-ter ska också kunna sökas av allmänheten i ett webbregisuppgif-ter. För det krävs en författningsändring.

Socialstyrelsen gjorde i juni 2010 en hemställan till regeringen om att ändra förordningen. I de andra nordiska länderna finns liknande register.

Socialstyrelsen ska också, tillsammans med övriga nordiska länder, aktivt föra ut information till vårdgivarna om vilka uppgifter som finns i registret, var och hur man hittar informationen samt tyd-liggöra att det är arbetsgivarens uppgift att kontrollera behörigheten hos de anställda eller dem som ska anställas. Detta är en fråga om den medicinska säkerheten för patienten. När vårdgivarna lätt kan kontrollera behörighet och legitimering minskar risken att olämplig personal anställs.

Från och med den 1 januari 2011 gör Socialstyrelsen en kontroll mot Rikspolisstyrelsens belastnings-register vid prövning av om legitimation ska meddelas. De uppgifter som Socialstyrelsen får tillgång till vid en kontroll rör vissa brott som har föranlett en annan påföljd än böter. Misshandel, rattfylle-ri, mord, framkallande av fara, olaga tvång, olaga hot och narkotikabrott är exempel på sådana brott.

En legitimation får enligt patientsäkerhetslagen inte utfärdas till en sökande om förhållandena är sådana att legitimationen skulle ha återkallats om personen hade varit legitimerad. Reglerna säger att legitimationen ska återkallas om den legitimerade har varit grovt oskicklig vid utövandet av sitt yrke, i eller utanför yrkesutövningen har gjort sig skyldig till ett allvarligt brott som är ägnat att påverka förtroendet för honom eller henne eller på annat sätt har visat sig uppenbart olämplig att utöva yrket.

Förändringen från 1 januari 2011 innebär att Socialstyrelsen får tillgång till uppgifter ur belastnings-registret gällande de personer som ansöker om legitimation och att uppgifterna inte är begränsade till att avse tiden de har varit hälso- och sjukvårdspersonal. Kontroller görs även i handläggningen av de ansökningar som har inkommit, men inte avslutats, före den 1 januari. Förändringen är en av flera som görs med anledning av den nya patientsäkerhetslagen som trädde i kraft 1 januari 2011.

Den nya lagen innebär bland annat följande:

I syfte att bidra till hög patientsäkerhet får vårdgivare ett tydligt ansvar att utreda händel-ser som lett till eller hade kunnat leda till en vårdskada.

Socialstyrelsen ska i stället för Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN) pröva klagomål från patienter. De nuvarande disciplinpåföljderna varning och erinran ersätts av bland annat en utökad möjlighet för Socialstyrelsen att rikta kritik mot såväl vårdgivare som hälso- och sjukvårdspersonal.

Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal som bedöms utgöra en fara för patientsäkerheten ska av vårdgivaren rapporteras till Socialstyrelsen.

Möjligheterna att föreskriva prövotid och återkalla legitimation utvidgas. I beslut om prövo-tid, som utgör tre år, ska det fastställas en prövotidsplan som den legitimerade ska följa.

Patienter och närstående ska på olika sätt uppmuntras och involveras i patientsäkerhetsar-betet.

Apotekspersonal måste anmäla till Socialstyrelsen om det finns skäl att anta att en läkares eller tandläkares förskrivning av exempelvis narkotiska läkemedel står i strid med vetenskap och beprövad erfarenhet.

6.1 Iakttagelser

Offentlig primärvård

Verksamhetscheferna ansvarar för rekryteringsprocessen och kontrollen av om den personal de an-ställer är behöriga och kompetenta. HR-specialisterna kan bistå med professionell hjälp vid inter-vjuer, referenstagning och kontroller hos Socialstyrelsen om det speciellt efterfrågas av verksam-hetschefen. I ett av närsjukvårdsområdena uppgav en HR-specialist att verksamhetscheferna alltid kontaktar HSAN för kontroll av om den sökande har några anmärkningar. Vi fann ingen dokumenta-tion av kontroller hos varken HSAN eller Socialstyrelsen i någon av de akter vi granskade inom of-fentlig primärvård.

I ett annat av närsjukvårdsområdena har HR-specialisterna som rutin att begära in bevis om legiti-mation och utbildningsintyg från verksamhetschefen innan de utfärdar anställningsavtalet. Vid akt-granskningen i de olika närsjukvårdsområdena kunde vi konstatera att dessa underlag saknades i många av de personalakter vi granskade. Förklaringen som gavs var att den dokumentationen för-modligen ännu inte hade lämnats in av verksamhetscheferna.

Referenstagning genom att ringa upp tidigare arbetsgivare och ställa frågor om hur personen har fungerat i sitt arbete anges av verksamhetscheferna som en av de viktigaste momenten för att sä-kerställa en persons kompetens och lämplighet för en tjänst. Det uppgavs vid intervjuerna att detta sällan dokumenteras och sparas i akten, vilket vi fick bekräftat vid aktgranskningen. Däremot före-kom skriftliga vitsord på tjänstgöringsintyg från tidigare arbetsgivare.

Privat primärvård

Inom privat primärvård svarade samtliga verksamhetschefer att de begär in bevis om legitimation från sökanden. Vissa har som rutin att kontrollera läkare mot Socialstyrelsens register. Vi fann dock inga spår av det senare i de akter vi granskade. Anlitas personal från bemanningsföretag erhålls i de flesta fall kopior på bevisen om legitimation från bemanningsföretagen, men verksamhetscheferna gör ingen egen kontroll mot Socialstyrelsens register. Detta förklaras med att avtalen med beman-ningsföretagen reglerar att bemanbeman-ningsföretagen ansvarar för att den personal som erbjuds har erforderlig legitimation och kompetens. I vissa fall litar man däremot helt på att personalen som tillhandahålls är behörig och begär inte ens in kopia på bevis om legitimation.

Referenstagning väger tungt i avgörandet av vem som rekryteras. Många av dem man rekryterar, speciellt läkare, är kända sen tidigare eller rekryteras via kontakter, vilket många gånger gör att

rekryteringsprocessen blir mindre formell. En av verksamhetscheferna berättade att de inte hade behövt gå ut med annons på väldigt länge. Personal rekryteras via rekommendationer av den egna personalen eller via intresseanmälningar. Referenstagning och legitimationskontroll genomförs inte alltid i dessa fall. En av verksamhetscheferna uttryckte det som: ”Kulturen är mycket så att man litar på varandra”.

Offentlig specialistvård (sjukhusen)

Inom offentlig specialistvård finns riktlinjer om referenstagning och kontroll av legitimation. Vad som verkligen görs styrs av verksamhetscheferna som genomför och har ansvaret för rekryteringen.

Kontroller mot Socialstyrelsens/HSAN:s register görs i allmänhet bara om det finns tveksamheter av något slag. Om personen är välkänd, vilket ofta är fallet när det gäller läkare, speciellt inom ett smalt specialistområde, genomförs inte alltid det momentet i rekryteringsprocessen, då det också ofta är viktigt att det går fort. Även här förlitar sig vissa av vårdgivarna på bemanningsföretagen och gör inga egna kontroller. När rekryteringen görs den formella vägen ska de sökande ta med sig bevis om legitimation och utbildningsbevis i den första intervjuomgången.

Privat specialistvård

Inom privat specialistvård har de vårdenheter vi besökt tillhört de större vårdgivarna som finns på flera orter i Sverige, ibland även globalt. De använder sig av nationellt framtagna stöd- och styrdo-kument som innehåller intervjuguider och checklistor som stöd vid rekrytering. Samtliga vårdenhe-ter förutom en inom den här kategorin hade riktlinjer för kontroll av betyg/intyg samt legitimation.

Det fanns även riktlinjer för referenstagning med frågeguide som stöd i samtalet med referenterna.

HR-specialisterna är ett stöd framför allt med det praktiska kring annonsering, bekräftelser till sö-kanden etc. men kan också vara med vid intervjuerna. Verksamhetscheferna gör urvalet och tar referenser. Kontroll mot Socialstyrelsens register görs bara om det finns några tveksamheter. Ofta känner man till sökanden, eftersom specialistbranschen är så liten. Vi fann ingen dokumentation av referenser i de akter vi granskade, endast skriftliga vitsord på tidigare arbetsgivares tjänsteintyg.

Inte heller dokumentation av kontroller mot Socialstyrelsen fanns i akterna. Vårdenheterna litar på att bemanningsföretagen håller vad de lovar i avtalen och kontrollerar inte mot Socialstyrelsen.

Vissa begär dock kopia av bevis på legitimation från den inhyrda personalen.

Samtliga kategorier av vårdgivare

Ingen av intervjupersonerna hos de olika kategorierna av vårdgivare har svarat att de har som rutin att göra fortlöpande kontroller av personal. Vårdgivarna är skyldiga att ha rutiner för anmälning och utredning vid allvarligare händelser på den egna arbetsplatsen. Vid sjukhusen får chefläkaren rap-port om allvarliga händelser och en speciell rutin för att utreda och diskutera detta tar vid. Vårdgi-varna får också en allmän bevakning av allvarliga händelser utanför den egna arbetsplatsen genom det nyhetsbrev Socialstyrelsen skickar ut, i vilket legitimerad personal som har blivit av med eller fått inskränkningar i sin behörighet listas.

6.2 Slutsatser och bedömningar

Generellt sett görs väldigt sällan behörighetskontroller hos Socialstyrelsen vid rekrytering av legiti-merad personal. Verksamhetscheferna förlitar sig på kopiorna av bevis om legitimation som ofta begärs in vid anställningsintervjun eller på den kännedom de har om personen sedan tidigare eller via kontakt. De förlitar sig även på att bemanningsföretagen säkerställer att inhyrd personal har den behörighet och kompetens som krävs. Referenstagning anges som en av de viktigaste källorna till bedömning av sökandens kompetens. Vid vår granskning framgick dock att detta sällan

In document Rekrytering av legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal (Page 11-17)