tidigare år. De flesta myndigheterna har gjort miljöutredning och formulerat en miljöpolicy. Men i år syns också att arbetet inom vissa områden har stannat av jämfört med föregående år. Nedan diskuteras positiva tendenser som årets miljö- ledningsredovisningar har visat, samt utvecklingsmöjligheter inför kommande år.
10.1 Utvecklingen har avstannat inom några
områden
De senaste åren har miljöledningsarbetet inom de statliga myndigheterna visat en framåtgående trend. Nära 100 procent av myndigheterna har nu gjort miljöutred- ning och formulerat sin miljöpolicy. Inom dessa områden är det naturligt att ut- vecklingen avstannat. Men i årets sammanställning syns också tendenser till att arbetet stannat av en aning inom områden där fortsatt utveckling är önskvärd. Sammanställningen visar exempelvis att färre myndigheter använder övergripande miljömål, att något färre myndigheter har reviderat sitt miljöledningssystem och att andelen myndigheter som tidsbestämt sina miljömål är densamma som föregående år. Det har utförts mycket bra och framgångsrikt arbete inom den statliga miljöled- ningen de senaste åren, och det är angeläget att det arbetet underhålls och fortsätter att utvecklas. Staten utformar och genomför miljöpolitiken, och det är viktigt att de statliga myndigheterna föregår med gott exempel och minskar miljöpåverkan från sin egen verksamhet.
10.2 Uppföljningen ökar men har förbättrings-
potential
Årets sammanställning visar en smärre ökning på 2 procentenheter av myndigheter som använder nyckeltal. Inom grupperna har användningen av nyckeltal förändrats lite, då användningen i år har minskat i grupp 1 men ökat i grupp 2. Intressanta förändringar har förekommit bland de områden inom vilka nyckeltal används. Sammanställningen visar att nyckeltalsanvändningen har minskat en del inom om- råden som exempelvis uppföljning av information, myndighetsbeslut och utbild- ning. En motsvarande ökning kan istället ses i uppföljningen av pappersförbruk- ning, tjänsteresor, energiförbrukning och upphandling. Flera av dessa områden ligger inom ramen för den uppföljning som myndigheterna ska göra enligt de nya riktlinjerna som börjar gälla redovisningsåret 2009. Det är troligt att många myn- digheter har börjat använda de nya uppföljningsmåtten och de tips för genomföran- de som Naturvårdsverket tillhandahåller, vilket är positivt inför nästa års redovis- ning. Men det är angeläget att poängtera att det finns goda anledningar att följa upp sin miljöpåverkan även inom andra områden än de som finns med i de nya riktlin- jerna. Uppföljningen enligt riktlinjerna är inriktad på ett fåtal mestadels direkta
flesta myndigheter andra miljöaspekter, både direkta och indirekta, där uppföljning är viktig för att säkerställa miljöpåverkan.
10.3 Färre revisioner men fler som gör både
intern och extern revision
Av alla myndigheter med miljöledningssystem är det i år 40 procent som har ge- nomgått miljörevision. Det innebär en liten försämring på 2 procentenheter från föregående år. Inom grupperna 1 och 2 visar sammanställningen att andelen myn- digheter som aldrig genomfört en revision minskat inom dessa grupper. Bara 19 procent av dessa myndigheter svarar att man aldrig genomfört revision, jämfört med 32 procent förra året. Utvecklingen är positiv och visar att många myndigheter gör revision, om än inte varje år. Allt fler myndigheter har dessutom gjort både extern och intern revision senaste gången de genomfört revision. Det tyder på att många av dem som gör revision är mycket ingående.
Av miljöledningsredovisningarna framgår att det inte är ovanligt att miljösamord- naren genomför revisionen av myndighetens miljöledningssystem. Men för att revisionen ska vara objektiv och effektiv är det bra om de som genomför den inte jobbar med miljöledningssystemet. För att undvika detta kan det vara lämpligt att utse några interna revisorer. En annan lösning kan vara att kontakta andra myndig- heter för att undersöka möjligheten att revidera varandra. Inom den statliga miljö- ledningen finns ett nätverk för interna revisorer där syftet är att dra nytta av var- andra. Precis som förra året tyder också en del redovisningar på att uppfattningen om vad en revision innebär är mycket olika bland myndigheterna. Vissa myndighe- ter uppger att de genomfört revision då de gjort en granskning av miljöutredning eller policy. Andra myndigheter beskriver goda exempel på en revision enligt ruti- ner, och som är inriktad på de betydande miljöaspekterna och ofta enligt kravele- menten i certifieringsstandarder. För tips om hur en revision går till och enligt vilka kriterier den kan göras rekommenderas skriften Miljöledningsguide för statliga
myndigheter. Den går att beställas eller laddas ner på Naturvårdsverkets hemsida.
10.4 Allt fler säkerställer den indirekta
miljöpåverkan
Svaren på frågan om hur indirekt miljöpåverkan säkerställs visar att kunskapen blir allt större om vad indirekt miljöpåverkan är, och hur den kan hanteras. I grupperna 1 och 2 svarar 89 procent av myndigheterna att de använder en eller flera metoder för att säkerställa sin indirekta miljöpåverkan. Många myndigheter beskriver både arbetet med att kartlägga vilken form av indirekt påverkan som myndighetens verk- samhet kan ge och hur dessa i nästa led minimeras eller förebyggs. I årets redovis- ning har också många myndigheter givit exempel på åtgärder för indirekt miljöpå- verkan när de besvarat frågan om vilka åtgärder myndigheten gjort som ger effek- ter på miljön. Flera myndigheter arbetar exempelvis med utbildande insatser för att höja miljökunnandet hos personalen. Det är en bra metod för att säkra att personal
som arbetar inom olika fält har de miljökunskaper som krävs för att försäkra sig om att verksamhetens indirekta miljöaspekter inte förbises. Utifrån de kunskaperna kan myndigheten sedan bygga vidare på arbetet med att identifiera och säkerställa mil- jöpåverkan.
10.5 Respons från departementen bör
utvecklas
Återkoppling på miljöledningsarbetet från departementet kan ge ett större engage- mang, då positiva och negativa delar av arbetet uppmärksammas, och det kan bidra till att ledningen uppmärksammas mer på systemet. Samtidigt är det också viktigt att komma ihåg att myndigheterna har fått i uppdrag av regeringen att arbeta med miljöledning. Bristfällig återkoppling bör inte vara en ursäkt att nedprioritera mil- jöledningsarbetet. Andelen myndigheter som fått återkoppling från sitt departement i miljöledningsfrågan har i år ökat från 20 till 24 procent. Naturvårdsverket tog för ett par år sedan fram en rankinglista som visar statusen på myndigheternas miljö- ledning. Dessutom skickas sedan två år PM ut till respektive departement, med information om hur långt myndigheterna kommit med sin miljöledning för att un- derlätta återkopplingen. De här insatserna har givit effekt, men återkopplingen är ändå fortfarande relativt låg.
Av de myndigheter som fått återkoppling har två tredjedelar fått 8 poäng eller hög- re i rankinglistan. Av de övriga myndigheterna som fått återkoppling är det bara 3 stycken som ligger under 6 poäng i rankinglistan. Det är svårt att säga om det finns något samband mellan återkopplingen och det goda resultatet i rankinglistan, men resultaten skulle kunna vara ett tecken på att myndigheter som får återkoppling också arbetar bra med sin miljöledning. Resultaten skulle också kunna tyda på att myndigheter som ligger bra till i listan oftare uppmärksammas av departementen. Oavsett dessa möjliga samband är det klart att många myndigheter själva beskriver att återkoppling från departementen är önskvärd och ger miljöarbetet en välkom- men skjuts.
10.6 Svagare utveckling på rankinglistan
Den starka positiva utveckling som syntes i rankinglistan förra året har mattats av. Vid förra årets sammanställning hade hela 41 procent av myndigheterna förbättrat sitt resultat jämfört med föregående år. I år har 31 procent av myndigheterna klätt- rat på listan, medan 35 procent har fallit. Att färre myndigheter har förbättrat sitt resultat är naturligt. Efter den kraftiga förbättringen förra året finns inte längre lika stort utrymme att förbättra systemet. Värre är att så många myndigheter tappat poäng. Vad det kan bero på är svårt att spekulera i, men som nämnts ovan visar sammanställningen att resultaten har försämrats lite inom ett antal områden sedan förra året. Färre myndigheter uppger att de använder övergripande miljömål. Dess- utom har många myndigheter låtit bli att svara på vilket år deras övergripande mål
miljöutbildning ser också annorlunda ut jämfört med föregående år, vilket kan ha påverkat rankingen. Frågan omfattade tidigare även miljöutbildning för nyanställ- da, vilket den inte längre gör. I år svarade 7 procentenheter färre än föregående år att de genomför regelbunden miljöutbildning. Det beror möjligtvis på att miljöut- bildning för nyanställda inte längre definieras som regelbunden miljöutbildning. Det är alltså möjligt att den försämrade poängen inte direkt beror på ett förändrat eller försämrat miljöarbete på myndigheterna, utan snarare på att en del myndighe- ter inte svarat korrekt på frågorna, och att frågeställningen har skärpts. Men det utesluter inte att de försämrade resultaten i rankingen också kan bero på att det faktiska miljöarbetet stannat av i vissa myndigheter. Myndigheter som rasat i ran- kinglistan borde därför fundera på om deras miljöledningsarbete har tappat fart och om det kan vara dags för en nystart i samband med den nya redovisningsformen för 2009 års redovisning.
10.7 Inför nästa års redovisning
För redovisningsåret 2009 ska myndigheterna för första gången svara enligt reger- ingens nya riktlinjer som omfattar en uppföljning av miljöledningssystemets effek- ter. Målsättningen med uppföljningen är att miljöledningssystemen i slutändan ska leda till att den samlade negativa miljöpåverkan från statliga myndigheter minskar. Genom att arbeta med uppföljning förbättras myndigheternas möjlighet att få över- blick över sin miljöpåverkan från tjänsteresor och transporter, energianvändning och upphandling. Redan i år bifogades effektuppföljningen redovisningen och myndigheterna fick frivilligt besvara frågorna. 24 myndigheter utnyttjade tillfället att besvara denna.
De redovisningar av miljöeffekter som kommit in visar att det är viktigt att börja i tid med att ta fram de underlag som behövs för att kunna redovisa enligt riktlinjer- na. Flera svarande kommenterade att mycket av den information som behövs finns på myndigheten, men att det kan vara svårt att hitta rätt kanaler för att få tag på den. När myndigheten väl har börjat kartlägga de uppgifter som behövs för att visa miljöeffekterna är det sannolikt att arbetet blir enklare kommande år.
Det är troligt att vissa myndigheter kommer att uppleva svårigheter att få fram en del av de efterfrågade uppgifterna. Om det är svårt att få in exakta uppgifter så är det bättre att inledningsvis använda sig av schabloner än att inte lämna några upp- gifter överhuvudtaget. Det kan exempelvis vara en utmaning att till en början få tag på alla nödvändiga uppgifter om energiförbrukning. I så fall rekommenderas att redovisa enligt schablonmätningar. På så vis kommer uppföljningen en bit på väg och myndigheten kan inför kommande år undersöka hur dessa uppgifter kan för- bättras. För tips på vägen om uppföljning av miljöeffekter rekommenderas hjälp-
medlet ”Redovisning steg för steg” på Naturvårdverkets hemsida4. Där finns in- formation och tips om uppföljningen inom alla uppföljningsområden.
Det är inte bara effektuppföljningen som skiljer nästa års redovisning från redovis- ningarna de senaste åren. Även frågorna om grundelementen i miljöledningssyste- met är till största delen nya. Det betyder att jämförelser med tidigare år inte blir möjliga. Det innebär också att rankinglistan kommer att förändras då kriterierna bygger på nya frågor. De nya kriterierna kommer att meddelas i god tid inför redo- visningen.
Med tanke på att de flesta myndigheterna redan idag använder nyckeltal för att följa upp sin miljöpåverkan är förutsättningarna lovande inför den kommande upp- följningen. Naturvårdsverket ser därför fram emot nästa års redovisning med för- väntan.
11 Bilagor
Bilaga 1: Modell för redovisning av miljöled-
ningssystemet 2008
Del I. Redovisas årligen av alla myndigheter (grupp 1, 2 och 3)