Samspelet mellan perspektiven

5.4.1 CC-Systems

CC-Systems är ett förhållandevis litet företag som jobbar mycket i projektgrupper över verksamhetsorterna. Då kontoret i Finland öppnades kom de anställda själva med förslaget om att införa IP-telefoni som skulle minska kostnaderna för utlandssamtal. Att valet föll på Skype berodde på att förändringen skulle få en sådan liten omfattning att en större investering förmodligen inte skulle vara lönsam. Eftersom det inte krävdes några stora ekonomiska resurser för införandet så är återbetalningstiden mycket kort. Att användarna själva tog initiativ till

införandet och den lilla omfattningen av förändringen tillsammans med att tekniken var lättanvändbar bidrog till att acceptansen för förändringen var hög. Ett exempel på en negativ konsekvens som förändringen har inneburit är att risken för att de anställda upplever stress har ökat. Ett alternativ, för att undvika detta, skulle kunna vara att införa IME där de anställda enbart är kontaktbara på ett nummer. Detta kräver dock en större investering än vad de har idag och med dagens användning av tekniken är det inte troligt att en sådan investering skulle vara lönsam för dem. Däremot tror vi att CC-Systems skulle kunna göra ytterligare ekonomiska besparingar om de börjar utnyttja Skype för samtliga utlandssamtal och om de installerar Skype på samtliga kontor inom företaget och gör all intern kommunikation via Skype

5.4.2 Softcom

Softcoms har infört en IP-lösning bl.a. för att hjälpa de anställda att arbeta effektivare och för att kunna kontrollera samtalsflödet. Den valda IP-lösningen är väl anpassad till den platsbundna kundserviceverksamhet som de bedriver. Införandet skedde med hjälp av en testmiljö där de anställda fick vänja sig vid det nya arbetssättet innan förändringen genomfördes. Detta verkar vara en bra lösning med tanke på förändringens omfattning och den verksamhet som Softcom bedriver och borde ha ökat acceptansen för tekniken hos de anställda. IP-lösningen omfattar hela verksamheten och möjliggör betydande kostnadsbesparingar om tekniken fungerar tillfredsställande. Eftersom Softcoms verksamhet är känslig för driftsproblem försvårades införandet av IP-lösningen då många problem uppstod. Detta tror vi även påverkade acceptansen av tekniken hos de anställda negativt. Utan IP-lösningen hade Softcom inte kunnat utöka sin verksamhet utomlands, denna fördel tillsammans med flexibilitetsfördelar och effektivitetsvinster som de har fått övertygar oss om att investeringen av IP-lösningen är lönsamt.

5.4.3 ICA

ICAs beslut att införa en IP-lösning var grundat på de kostnadsbesparingar som sammanslagningen av tele- och datanäten förväntades ge. Att även mobiltelefonin integreras i IP-lösningen ger både kostnads- och effektivitetsbesparingar. IP-IP-lösningen omfattar hela deras verksamhet på de 20 centrala kontoren. En förändring med så stor omfattning är svår att genomföra och att få acceptans av alla berörda. Utbildningen bestod bl.a. av manualer där

ansvaret att läsa informationen låg på de anställda själva. Detta uppfylldes inte efter ledningens förhoppningar vilket kan ha bidragit till att införandet försvårades. För att öka de anställdas motivation att använda funktionerna har ICA tagit fram funktioner som ska vara enkla och roliga att använda. Tanken var att IP-lösningen skulle underlätta de anställdas vardag och vara mer nåbara. Detta har till viss del uppfyllts men då de anställda inte utnyttjar dessa funktioner kan de positiva effekterna ännu inte helt belysas. IP-lösningen har däremot möjliggjort kostnadsbesparingar och effektiviseringar för hela företaget.

6 Slutsats

I detta avslutande kapitel kommer analysen att sammanfattas i ett antal slutsatser då frågeställningarna besvaras. Slutligen kommer vi att ge förslag på vidare studier.

I denna studie har vi studerat tre olika företag som har infört olika IP-lösningar. Företagen är verksamma i olika branscher och har olika behov vilket leder till att de ställer olika krav på sin IP-lösning. Lättast för att etablera tekniken i verksamheten har det varit för CC-Systems som ställde minst krav på sin IP-lösning och där förändringen även berörde minst antal personer. När vi tittar på hur de tre företagen har gått tillväga för att etablera tekniken i verksamheten ser vi att de har valt olika strategier och varit olika framgångsrika. De har också lagt ner olika mycket resurser för att lyckas etablera tekniken i verksamheten, både i utbildning och att anpassa tekniken till verksamhetens behov. Detta tror vi beror på att de har valt olika IP-lösningar men också på att verksamheten som IP-lösningen införs i är olika. Problem som har försvårat etableringen har främst grundat sig i tekniken eller att få acceptans hos användarna till förändringen. ICA och Softcom har upplevt dessa problem och vi tror att företagen har underskattat tekniken och de problem som kan uppkomma, både vad gäller att få den att fungera och att få användarna att acceptera den. Om övergången till IP-lösningen hade kunnat göras genom att köra både den nya och den gamla telefoninlösningen parallellt hade förmodligen inte driftproblemen blivit lika påtaliga då den gamla telefonilösningen fortfarande kan användas medan man förbättrar den nya. ICA skulle kunna öka de anställdas kunskap om tekniken och då även deras acceptans till förändringen om de gjorde utbildningen mer praktisk och arbeta mer aktivt för att de anställda ska ta till sig informationen.

Av de tre företagen som vi undersöker upplever vi att Softcom stötte på mest hinder vid införandet men är samtidigt det företag som vi anser att IP-lösningen har varit mest fördelaktig för. Tack vare införandet har de haft möjlighet till att expandera sin verksamhet och blivit mer konkurrenskraftiga på marknaden. Gemensamt för alla företag är att införandet av IP-lösningen har bidragit till kostnadsbesparingar och förändrat arbetssätt, och påvisat främst positiva konsekvenser..

Vilka konsekvenser som införandet av en lösning bidrar till verkar inte bara bero på vilken IP-lösning företag inför utan även på hur de förvaltar möjligheterna med tekniken. Man får dock inte glömma att tekniken måste fungera om möjligheterna ska kunna förvaltas. För alla tre företag har införandet bidragit till främst positiva konsekvenser och ekonomiska vinster, men detta är tack vare att de hinder som uppkom vid etableringen övervanns. Dock är det viktigt att hålla i åtanke att vi för den sakens skull inte kan dra generella slutsatser om detta eftersom vi i denna studie har begränsat oss till tre företag som har olika IP-lösningar.

Studien visar däremot att valet av IP-lösning och dess funktioner är helt beroende av företagets verksamhet och behov. Det är även viktigt för företag, som står inför beslutet att införa IP-lösning, att vara medvetna om att tillvägagångssättet för införandet i företaget, omfattningen av förändringen och utbildning av användarna har en stor inverkan på hur tekniken accepteras i företaget. Detta påverkar i sin tur hur framgångsrikt tekniken etableras i företaget. och därmed också investeringens lönsamhet.