Verksamhetsuppföljning arbetslivsnämnden 2021
3 Samverkan och samordning
Sida
6(11)
3 Samverkan och samordning
” Nämnd ska inom ramen för sitt uppdrag samverka internt i kommunen och med externa aktörer för att utveckla kommunens verksamheter(…)
Kommunstyrelsen ska besluta i frågor om samordning mellan nämnder och gränsdragning mellan nämndernas kompetens när något är oklart eller tvistigt”
Arbetslivsnämnden samverkar inom kommunkoncernen med Hemab i Kretsloppsparken, med samhällsnämnden genom uppdrag till
arbetsmarknadsarenorna för exempelvis skötsel av grönområden, med socialnämnden med målgrupper i behov av arbetsmarknadsinsatser eller andra former av stöd som nämnden kan erbjuda, för att nämna några exempel. I dagarna har en ny verksamhetschef för Vuxenutbildningen anställts som kommer att delas med skolförvaltningen och även fungera som verksamhetschef inom skolnämndens verksamheter.
Externt samverkar nämndens verksamheter med Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan och i mindre omfattning med Migrationsverket, för att nämna några aktörer.
Arbetslivsnämnden lyfter upp behovet av att öka samverkan med näringslivet och ingå i samverkansforum som kommunstyrelsens
verksamheter ingår i, för att utveckla arbetsmarknadsinsatserna i det lokala näringslivet. Även samverkan med det kommunala bostadsbolaget
Härnösandshus skulle kunna utvecklas, enligt nämnden.
Ansvarsfördelningen i samverkansområden med alla nämnder och bolag upplevs som tydlig och god och samarbetet med Hemab lyfts särskilt fram som ett bra exempel.
Härnösands kommun
Datum
2021-01-26
Sida
7(11)
4 Arbetsprocesserna
Enligt kommunallagen 6 kap. §6 ska nämnden inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som
kommunfullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten.
Nämnden ska också se till att internkontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt.
Arbetslivsnämnden är delaktiga i kommunövergripande processer såsom exempelvis budgetprocessen och Framtidens Härnösand 2030.
Arbetslivsnämnden har för 2021 egna mål och aktiviteter med indikatorer, utöver resultatuppdragen för att bidra till att kommunens övergripande mål uppnås.
Ett arbete inom nämndens verksamheter för att involvera alla medarbetare i nämndens målarbete har genomförts under 2020 och systematiserats genom att arbeta med effektkedjor som metod att arbeta fram mål och aktiviteter för att nå målen. Målen följs upp i olika intervaller i nämnden. Förvaltningen kommer under 2021 att arbeta fram inåtriktade mål kring exempelvis arbetsmiljö och arbeta med effektkedjor även i de målen.
I arbetet med att ta fram förslag på resultatuppdrag genomförs det i en process som innefattar en dialog mellan förvaltningschef och nämndens ordförande, som därefter övergår i en dialog mellan presidiet och
förvaltningen innan nämnden fattar beslut om förslag till resultatuppdrag.
Arbetslivsnämnden resultatuppdrag 2021:
Andelen elever på Komvux med godkända resultat inom gymnasiala kurser ska öka
Andelen deltagare som efter avslutad arbetsmarknadsåtgärd får egen försörjning ska öka
Arbetsprocessen inom internkontrollerna startar med en översiktlig bruttolista över identifierade risker och blir underlag till förslag till internkontroller i nämnden. Arbetet med att bedöma risker för att
kommunens mål inte uppnås utgår ifrån riskbedömningar i verksamheterna.
I budgetprocessen inför förslag till budget för arbetslivsnämnden har
förvaltningen genomfört en analys och uppföljning av verksamheternas utfall de senaste fem åren. I budgetförslaget genomfördes förändringar utifrån utfallen och omprioriteringar av verksamheternas budgetram i 2021 års budget.
Arbetslivsnämndens verksamheter har stor förmåga till ekonomiska
omställningar utifrån att förändrade förhållanden sker ständigt i ersättningar från exempelvis Arbetsförmedlingen. Vid förändringar i tilldelad budgetram som innebär minskad tilldelning av skattemedel så påverkar det andra förvaltningars ekonomi, exempelvis genom fler i försörjningsstöd.
Härnösands kommun
Datum
2021-01-26
Sida
8(11)
5 (Verksamhets)utveckling
”Kommunstyrelsens uppgift är att utöva ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning(…) Styrelsen leder och fastställer övergripande förutsättningar för planering och uppföljning”
Arbetslivsnämndens verksamheter arbetar löpande med
verksamhetsutveckling. Man har ingen fastställd struktur för hur eller när utvecklingsområden lyfts upp. Förvaltningens ledningsgrupp är en arena för att fånga upp utvecklingsområden. Ambitionen framåt är att systematisera utvecklingsarbetets processer. Framåt planeras för att systematisera utvecklingsprocesserna och införliva budgetprocessen och
verksamhetsplaneringen i utvecklingsprocesserna.
Ett exempel på utvecklingsarbetet under 2020 är arbetet för att utveckla modeller för deltagarnas utveckling inom arbetsmarknadsåtgärdernas område. Grunden för det arbetet lades genom att kartlägga
arbetsmarknadsarenorna och det arbetsmässiga innehållet på arenorna. Målet med utvecklingsarbetet är att det ska leda till utveckling av bland annat validering av kunskaper och förmågor och att involvera näringslivet för att öka mångfalden och antalet platser för sysselsättning.
Arbetslivsnämnden kommer framåt att fördjupa uppföljningen av verksamheternas utveckling som en fortsättning på mandatperiodens utbildningsinsatser om verksamheternas uppgifter.
Kompetensförsörjning
Inom arbetslivsnämndens verksamheter arbetar 85,50 årsarbetare i tillsvidareanställningar samt 201,15 årsarbetare i beredskapsanställningar (december 2020). Arbetsmarknadskonsulenter och lärare är de största yrkesgrupperna. Arbetslivsnämndens verksamheter har en
kompetensförsörjningsplan och avser att komplettera den med mål för att kompetensplanen ska bli en modell för att motivera medarbetare. Det finns ett strategiskt systematiskt arbete kring kompetensförsörjning. Behov finns generellt av att höja den digitala mognaden hos medarbetarna.
Kvalitetsarbetet
Ett arbete inom nämndens verksamheter för att involvera alla medarbetare i nämndens målarbete har genomförts under 2020 och systematiserats genom att arbeta med effektkedjor som metod att arbeta fram mål och aktiviteter för att nå målen. Målen följs upp i olika intervaller i nämnden. Förvaltningen kommer under 2021 att arbeta fram inåtriktade mål kring exempelvis arbetsmiljö och arbeta med effektkedjor även i de målen.
5.1 Säker verksamhet
Arbetslivsnämndens verksamheter har en utvecklad struktur och systematik i det ”mekaniska” arbetsmiljöarbetet med skyddsronder, skyddskommitténs arbete och liknande operationella rutiner. Det verksamheterna själv upplever behöver utvecklas är arbetet med arbetsmiljömål och arbetet med den
psykosociala arbetsmiljön. Medarbetarenkätens resultat utgör ett bra underlag för det fortsatta arbetet.
Härnösands kommun
Datum
2021-01-26
Sida
9(11)
Dataskyddsförordningen ställer idag höga krav på rutiner och processer och på hur vi ska hantera personuppgifter och känslig information om våra anställda och invånare som använder kommunens tjänster. Den digitala säkerheten och en systematisk arbetsprocess har inte kommit nämnden till del. Hittills har ingen dataskyddsincident inkommit till dataskyddsombudet.
Verksamheterna konsulterar dataskyddsombudet när behov uppstår i nämndens verksamheter.
5.2 Uppföljning upphandlad verksamhet
Arbetslivsnämnden har upphandlat kurser inom Vuxenutbildningen. Tidigare upphandlades kurser av andra aktörer tillsammans med Sundsvalls kommun.
Nyligen har en ny upphandling genomförts av nämndens verksamheter och Hermods tillsammans med ABF Göteborg är de största aktörerna som fått uppdraget att ta hand om kurser inom grundläggande kurser och gymnasiala kurser på distans. Uppföljning av uppdragen genomförs en gång i månaden.
Inom Yrkeshögskolan upphandlas konsulter inom olika moment av utbildningar som genomförs. Uppföljningen av konsulternas pedagogiska arbete sker genom elevernas utvärdering av kursmomenten.
5.3 Investeringsbudget
Arbetslivsnämndens investeringsbudget för 2021 är 1,5 mnkr. Nämndens verksamheter har, utifrån verksamheternas skattade behov tio år framåt, en investeringsplan. Det är framförallt utbyte av maskinpark i arenor och nyinköp av densamma som är behovet av investeringar framåt.
Härnösands kommun
6.1 Processer och områden som kan vara lärande exempel för andra verksamheter
Arbetslivsnämndens verksamheter har stor förmåga till ekonomiska
omställningar utifrån att förändrade förhållanden sker ständigt i ersättningar från exempelvis Arbetsförmedlingen. Ett exempel är den helsubventionerade arbetsmarknadsåtgärden Extratjänster som infördes 2015 vars syfte var att erbjuda långtidsarbetslösa sysselsättningar. Hösten 2018 beslutades att Extratjänster skulle upphöra.2 Nämndens verksamheter fick då på kort varsel och med fastlagd budget för 2019 ställa om till nya ekonomiska
förutsättningar med åtgärder som inte var lika fullt ut subventionerade av staten.
Ett annat exempel är hur nämnden på kort varsel ställde om i
verksamheternas förutsättningar från en preliminär tilldelad skattemedelsram på 57 mnkr till 55 mnkr år 2019.
Med ett ekonomiskt utfall där 41 procent bestod av skattemedel och 59 procent av externa intäkter (2020) innebär det att minskad tilldelning av skattemedel påverkar andra förvaltningars ekonomi, exempelvis genom fler i försörjningsstöd.
På det sätt som verksamheterna ställer om till nya förutsättningar och med den korta tiden som behövs för omställning kan det vara av intresse för andra delar av organisationen att ta del av hur nämnden och verksamheterna
arbetar inom en osäker sfär och ställer om till nya förutsättningar.
6.2 Rekommendationer
I alla verksamheter är uppföljning en viktig faktor för att utveckla
verksamheter och innehållet i service och tjänster som kommunen erbjuder invånarna. Inom arbetslivsnämndens verksamheter mäts målgruppernas nöjdhet på olika sätt. Inom utbildningsområdet ger eleverna respons via enkäter och personer i arbetsmarknadsinsatser följs upp via handlingsplaner och genom självskattning. Då det är hög genomströmning av studerande som läser kortare kurser rekommenderas att uppföljningen utvecklas för att säkerställa att alla elever följs upp som en del av utveckling av
vuxenutbildningen.
Målgrupperna för nämndens verksamheter förväntar sig att utbildnings – och arbetsmarknadsinsatserna ska leda till att det ger sysselsättning, vilket leder till en rekommendation om att tydliggöra målet med insatserna för
deltagarna.
Arbetslivsnämnden lyfter upp behovet av att öka samverkan med näringslivet och ingå i samverkansforum som kommunstyrelsens
verksamheter ingår i, för att utveckla arbetsmarknadsinsatserna i det lokala näringslivet. Även samverkan med det kommunala bostadsbolaget
Härnösandshus skulle kunna utvecklas, enligt nämnden. Men utgångspunkt i nämndens uttryckta behov rekommenderas att samverkan inleds alternativt fördjupas för att uppnå de arbetsmarknadseffekterna som kommunen önskar bidra till.
2 Extratjänster finns åter att tillgå i ett av Arbetsförmedlingens arbetsmarknadsprogram