Situationsbeskrivning

Nedan följer en beskrivning över hur det i nuläget ser ut hos GIA gällande inköpsprocessen av artiklar och komponenter för de kundorder som väntas inkomma. Beskrivningen följer en tidslinje för att i kronologisk ordning beskriva processerna. I Figur 23 illustreras de övergripande moment som sker vid anskaffning av material fram till byggstarten.

jan feb mar apr may jun jul aug sep oct nov dec Actual % 70 59 60 51 57 69 56 61 63 72 77 Target % 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 %

Delivery Performance

47

Figur 23 – Ordningsföljd över momenten i materialbeställningsprocessen

Tabell 2 illustrerar ledtider för olika varianter av slutprodukterna, baserat på vilka ingående komponenter de innehar samt dess ledtider. Här kan avläsas att ledtiderna skiljer sig allt från 20 – 27 arbetsveckor beroende på utförande. Ledtiderna är baserade på när kundorder inkommer till GIA. Anledningen till att posten ”genomgång av struktur” skiljer sig markant mellan de båda utförandena är att den maskin med längre ledtid inte är färdigkonstruerad när den säljs och kräver därav ytterligare konstruktionstid. Detta förlänger genomgången av produktstrukturen då den är kundunik och därmed måste nya lösningar införas för att tillgodose kundens önskemål.

Tabell 2 - Ledtider för olika varianter av slutprodukterna (Gärdeman, 2014)

Kvartalsvis sammanställer marknadsavdelningen en pre-SRP (Sales Report Planning) från säljbolagen världen över. Denna pre-SRP beskriver uppskattad försäljning över de kommande 18 månaderna. Vid marknadsavdelningens sammanställning genomförs en kontroll över hur troligt försäljningsutfallet är, vilket medför att pre-SRP oftast skrivs ned då säljbolagen övervärderar marknaden. När pre-SRP är fastställd skickas en förfrågan till produktion och inköp för att bekräfta och verifiera att de har den kapacitet som krävs för att producera den uppskattade kvantiteten. Verifieringen sker i form av att de säkerställer att pre- SRP inte innehåller för många maskiner (med hänsyn till produktionens kapacitet) att producera på kort varsel, då det kan ta månader att höja beläggningen i form av skiftarbete eller nyanställningar. Därefter fastställs den riktiga SRP som fungerar som en prognos för

Första materialbehov Kundorder Komplett produktstruktur Allt material på plats Säkerhetstid Plocktid material Produktionsstart STD SRP maskin, med grundstruktur i Monitor för beräkning av komponenter med ledtid > 30 dagar SRP maskin, med grundstruktur i Monitor för beräkning av komponenter med ledtid > 50 dagar (Konstruktionstid 160 tim) Aktivitet Komponent

Material Order latest MO från CC (Customer Center) 0 0

Konstruktionstid Genomgång struktur 5 20

Planering Godkännna MO uppdatera prod. plan 2 2 Konstruktionstid Justering konstruktion/distribuera underlag 10 10

Beredning Montageberedning 3 3

Inköp

Komponenter med ledtid <30 dagar (<50 för

andra kolumnen) 5 5

Leverans/inleverans Komponenter 30 50

Plock Plock till produktion 5 5

Produktion montage 30 30

Produktion/Skeppning Test/Lev dokument/emballering 5 5

Revision Revision 5 5

Dagar totalt 100 135

Veckor totalt 20 27

48 efterfrågan den kommande tiden. Här bör tilläggas att SRP inte baseras på någon statistik utan byggs endast på säljarnas och marknadsavdelningens känsla och erfarenhet av vad marknaden kommer att efterfråga samt deras vetskap om pågående och kommande projekt eller investeringar. (Aspelin, 2014)

Det finns även en MO-latest lista (Machine Order) som beskriver det senaste datumet en kundorder måste inkomma för att produceras i enlighet med planen i SRP, här är det produktmodell och leveransdatum som är viktigt. Om kundordern inte inkommer innan utgivet datum stryks denna och därmed försvinner även kundordern från SRP, vilket innebär att det totala materialbehovet minskar och inköpsfunktionen undviker att köpa in material för en order som i själva verket inte kommer att produceras. (Bergström, 2014)

4.2.1. Första materialbehov

Baserat på denna SRP genereras inköpsorderförslag, i affärssystemet Monitor, på de artiklar som har längst ledtid (längre ledtid än 45 arbetsdagar). Dessa artiklar kommer från leverantörer med långa ledtider och måste alltså köpas på prognos för att GIA i sin tur ska kunna hålla den utlovade ledtiden på 22 veckor mot sina kunder. (Bergström, 2014)

4.2.2. Kundorder

Då första materialbehovet genererats utifrån SRP (prognosen) är det inte säkert att kundorder inkommer som väntat. I dagsläget inkommer färre kundorder än prognostiserat och därmed sker fler inköp än nödvändigt. Monitor tar hänsyn till aktuella lagernivåer, vilket innebär att ett inköpsorderförslag genereras då systemet upptäcker att det inte finns något lagersaldo eller när lagersaldot inte är tillräckligt stort för att möta behovet av den specifika artikeln. (Bergström, 2014)

När kundorder inkommit kan teknikavdelningen (”Development & design” i Figur 20) avläsa i vilket utförande kunden vill ha sin produkt och exakt vilka artiklar som ingår för att kunna färdigställa slutprodukten. GIA har, som tidigare nämnts, en stor variation i sin produktkatalog och kunden kan ofta specificera sin produkt efter önskemål vilket medför att i princip ingen maskin blir den andra lik. En specifik kundorder kan därför antingen vara av typen ETO (Engineer To Order) eller MTO (Make To Order) beroende på kundens önskemål. (Bergström, 2014)

Innan den kompletta produktstrukturen är färdig vet man i stora drag vilken typ av maskin det är som ska produceras vilket gör att inköpsavdelningen redan då kan påbörja inköpsprocessen för många av de ingående artiklarna. Däremot vet de inte exakt hur strukturen ser ut och kan därmed inte med säkerhet säga att det material som köps in kommer att användas för den berörda kundordern. Inköpsfunktionen köper alltså först utifrån ett prognostiserat behov genererat av Monitor, för att därefter övergå till att köpa in artiklar efter den verkliga produktstrukturen när denna är fastställd och inlagd i Monitor. Det finns därmed en risk att material som köps in blir liggandes i lager utan att användas, vilket medför ökad kapitalbindning. (Bergström, 2014; Nilsson, 2014)

4.2.3. Komplett produktstruktur

Teknikavdelningen säkerställer att alla maskinritningar finns och är kompletta, och bryter ned orderns produktstruktur i de ingående artiklarna för att på så sätt generera ett behov av dessa. Vid ETO måste teknikavdelningen konstruera den specifika komponenten och utfärda nya

49 produktritningar innan att behov kan genereras. Det är inte förrän nu inköparna vet det exakta materialbehovet för den specifika inköpsordern. (Bergström, 2014)

Vid händelse av ändring/makulering av kundorder har inköparen möjlighet att antingen försöka annullera sina materialbeställningar eller tidigare-/senarelägga beställningen. Om leverantören inte godtar en annullering kan senareläggning användas vilket innebär att inleverans från leverantören senareläggs och GIA skjuter upp betalningen, och därmed problemet till framtiden. (Bergström, 2014)

4.2.4. Allt material på plats

Artiklarna som beställs har alla olika ledtider, men senast 2 veckor innan produktionsstart ska allt material finnas på plats hos GIA. Anledningen till detta är att kundledtiden innefattar 5 dagars säkerhetstid för att täcka upp mot oförutsedda händelser, och 5 dagars plocktid (se Tabell 2) för att plocka ingående artiklar till angiven produktionsytan innan produktionsstart. Ambitionen är att reducera dessa tider till ett minimum för att kunna erbjuda kortare ledtider mot kund. (Bergström, 2014)