Eftersom vi är på väg in i en ny tid där vi gemensamt måste ta ansvar mot ett kretsloppssamhälle är det viktigt för företag och organisationer att anpassa sig till framtidens villkor. De måste ifrågasätta sin egen verksamhet och sina produkter för att säkerställa sin position på marknaden. Allt fler verksamheter väljer att implementera miljöledningssystem enligt ISO 14001 standarden. Detta är ett verktyg som kan användas för att strukturera miljöarbetet i olika verksamheter. Det har dock ansetts, av framförallt våra informanter me n även till viss del av litteraturen, att det är ett komplext system som behöver anpassas för att kunna integreras i verksamheten och bli en del av det vardagliga arbetet. Eftersom vissa problem kan uppstå vid införandet av systemet har vi i detta arbete redogjort för såväl privat, offentlig som konsulters erfarenheter av miljöarbete. Syftet med arbetet har varit att klargöra vilka hinder som kan uppstå vid införandet av miljöledningssystemet enligt ISO 14001 standarden. Även att finna en djupare förståelse för drivkrafterna och synliggöra vilka fördelar som finns med en implementering. Eftersom vi riktar oss till dem som vill få en inblick i ämnet är vår förhoppning att slutsatserna kan vara till hjälp för dem som vill utföra ett förändringsarbete.
Vilken förändring krävs?
Det finns olika föreställningar om vilka förändringar som behövs för att uppnå hållbar utveckling och ett kretsloppsanpassat samhälle. Vissa menar att avancerad teknik kommer att kunna lösa problemen medan andra menar att det behövs förändringar i våra attityder, värderingar och livsstil. För att nå målen till förändring för en hållbar utveckling krävs ett målmedvetet arbete inom företag, organisationer, kommuner och länder. Det är viktigt med en dialog och samarbete mellan olika parter med respekt för var och en i samhället. Med ett livscykelstänkande kan miljöpåverkan kartläggas och förebyggas med hjälp av styrmedel som ISO 14001 och EMAS. (Kretsloppsdelegationens rapport 1997) Det krävs dock motivation från företagens sida att i förebyggande syfte vilja uppnå en hållbar utveckling. Enligt Ariansen (1993) bör man inte motiveras av en global katastrof för att vårda och ta vara på miljön, man ska överleva i en värld
som är rik och mångfaldig och därför borde grundsynen i företag och organisationer vara att vi alla är individer som lever på en planet med en begränsad förmåga att klara av miljöföroreningar.
Under åren som gått har insikten om att naturresurserna är begränsade vaknat till liv och även att vi kan orsaka oanade miljöeffekter på både kort och lång sikt. Genom en restriktiv miljölagstiftning och förebyggande åtgärder har många förbättringar åstadkommits. Samhällets och företagens synsätt har förändrats och miljöhänsynen är idag viktig vid beslutsunderlag i många frågor. (Brorson m.fl. 1998) Drivkraften till att olika verksamheter vill vara miljöanpassade har flera orsaker. Några av dessa är den ökade miljömedvetenheten vid affärsförbindelser, hos konsumenter och medarbetare. Andra pådrivande drivkrafter kan vara försäkringsbolag, långivare och lagstiftare. Dessutom har ett ökat antal internationella och nationella miljöprogram tillkommit. Även miljölagar och regler har blivit strängare liksom avgifter och skatter på utsläpp. De rättsliga efterspelen vill undvikas liksom det negativa inflytandet på företagets rykte vid felaktig miljöstrategi. (ibid) Företag har på detta vis många intressenter som trycker på för förebyggande åtgärder vilket även kan bidra till en hållbar utveckling. För att undvika de negativa effekterna kan företag med hjälp av styrmedel som ISO 14001 kartlägga och förebygga den egna miljöpåverkan. Eftersom miljöfrågorna idag spelar en allt större roll i samhället har en del företag valt att ta ett aktivt miljöansvar. Företag som vill arbeta med en implementering av miljöledningssystem arbetar därför utifrån sin etiska grundsyn och utefter den upprättar de sin miljöpolicy.
Drivkrafter
Vi har i arbetet haft ambitionen att klargöra vilka drivkrafter som ligger bakom ett miljöledningssystem. Enligt Rasmusson (1998) ha r företag idag möjlighet att tillverka produkter med låg miljöpåverkan och även anlita leverantörer som gör likadant. Eftersom det är genom alla små beslut som görs, av såväl företag som konsumenter, som till slut avgör miljöpåverkan innebär det att det måste ske en förändring hos oss alla. Fler och fler företag har förstått att denna förändring kan vara nyckeln till förnyelse och är därför en av de viktigaste konkurrensfördelarna på marknaden.
Det har funnits många anledningar till att vilja åtgärda ett miljöproblem, enligt våra informanter. Det har visat sig att det externa trycket från marknaden har varit en av de främsta drivkrafterna för företag till att vilja förändra sin verksamhetsmiljö. Några av drivkrafterna till att vilja integrera miljöfrågor är bland annat kraven från myndigheter via de lagar, förordningar och villkor som finns. Eftersom intresset för miljöfrågorna har vuxit kan det även vara krav från kunder eftersom det finns en koppling mellan miljöarbetet och framtida affärer. Det kan även finnas påtryckningar från massmedia, försäkringsbolag och kreditgivare.
Förutom dessa yttre drivkrafter finns det inre drivkrafter som viljan till att minska sin miljöpåverkan och upprätthålla en bättre kontroll. Enligt Globalkonsult AB handlar det för de offentliga företagen om att de vill visa att de tar miljön på allvar, det blir ett sätt att marknadsföra sig och vinna förtroende från medborgare.
Det som framkommit under vårt arbete är att för privata företag handlar miljöledningssystem framförallt om ett konkurrensmedel eftersom de utåt vill visa det på ett sådant sätt som kunden uppfattar det miljövänligt. De vill ligga steget före, eftersom det finns vissa upphandlare som kräver miljöcertifikat från det företag de köper av. Enligt informanterna vill de helt enkelt säkerställa sin position på marknaden och inte riskera att kunderna vänder sig till andra leverantörer. Om företag ISO certifierar sig visar de att de har bättre kontroll och kvitto på ett bra miljöarbete än konkurrenter som inte har ett liknande system. Inom företag är det ofta ägaren som vill upprätta ett miljöledningssystem eftersom miljöpolicyn och de övergripande riktlinjerna anger detta. Ytterligare en drivkraft som har visat sig i analysen har varit att företagen vill få ordning och reda på allt i organisationen.
Hinder och lösningar
Vid implementeringen av systemet bemöts användarna av olika hinder. Huvudsyftet med uppsatsen är att redovisa de olika hinder som företag eller organisationer bemöts av och klargöra hur dessa överbryggs. Vi har analyserat de tänkbara hindren utifrån vårt samlade intervjumaterial och litteratur. Och därefter utforskat vad olika verksamheter bör ha i åtanke för att underlätta implementering av ISO14001.
Resurser
De största hinderna som vi kunnat utläsa utifrån teorierna och analysen är brist på tid och pengar. Det är svårt att lyckas med ett miljöarbete om ledningen inte blir medveten om vilka resurser som behövs såsom tid och personalkostnader. Därför är det viktigt att man inledningsvis tar reda på hur mycket resurser som krävs och hur resurserna bör fördelas. Ledningen måste även tänka på om delar av- eller hela verksamheten ska miljöanpassas för att se hur mycket resurser som kommer att krävas. När detta är klarlagt måste tillräckligt med tid till projek tet avsättas. Likaså måste tillräckligt med ekonomiska medel avsättas och tas med i beräkningen inför implementeringen av ISO 14001 standarden.
Enligt våra informanter så har antalet mantimmar varit svårt att ha total kontroll över, det vill säga hur myc ket tid som lagts till arbetet men det kan, enligt Brorson (m fl. 1998), motsvara ett halvt till ett års arbete för en verksamhet. Detta är oerhört mycket framför allt för ett litet privat företag som redan har begränsade resurser att avsätta. Man måste ha i beaktande att all tid som läggs på arbetet även kostar i löner för ett arbete som i sig inte direkt genererar pengar, vilket däremot den ordinarie arbetsinsatsen gör. Eftersom marknaden tycks vara pådrivande inom vissa verksamhetsområden är det kanske en förutsättning för de företag där dessa krav ställs att upprätta ett miljöledningssystem. Risken finns dock att ”alla vill ha det men ingen vill betala för det” genom ökade produktkostnader.
Det har framgått att kostnaden för Saneringsföretaget, enbart för att bygga systemet och certifiera sig, har varit 150 000 kronor. Därtill tillkommer två revisioner per år och deras egen arbetsinsats för att hålla igång systemet. Detta har motsvarat en kostnad på ungefär 50 000 kronor per år. Vi antar att detta är ett stort hinder, framförallt för mindre företag, eftersom de har en begränsad budget att röra sig med. Saneringsföretaget anser själva att kostnaden är för hög och vi förmodar att detta ligger som ett stort hinder för många mindre företag eftersom de inte ser de direkta fördelarna med införandet i förhållande till omsättningen och vinsten i företaget.
Anta att ett mindre företag, med en omsättning på 5 – 10 miljoner, har 70 000 kronor i vinst per år efter skatt. Vilket generellt kan anses vara bra företagsekonomisk sett. Om företaget inte direkt
kan se de ekonomiska vinsterna borde det rimligtvis vara svårt att motivera ett litet företag att satsa två årsvinster för att införa ett miljöledningssystem. Det kan även finnas hinder för lite större företag som vill införa systemet. Certifieringen i sig behöver förvisso inte vara för dyr eftersom större företag oftast har bättre ekonomiska resurser. Däremot skulle mantimmarna kunna vara det största hindret vid ett införande på ett större företag eftersom det tar längre tid för dem att införa systemet. Dels på grund av att det tar tid att utbilda och engagera personalen och även att komplexiteten ökar i takt med organisationens storlek. Vi såg nämligen stora skillnader i tid för införandet mellan saneringsföretage ts 8 månader och Malmö Brandkårs 18 månader. Utav denna tid så var det en person som jobbade aktivt i saneringsföretaget jämfört med tio personer på Malmö Brandkår. Det har alltså kostat betydligt mer för Malmö Brandkår, i mantimmar att föra in systemet till samtliga i organisationen, än vad det har kostat för saneringsföretaget. Malmö brandkår uppgav att det var en stor mängd resurser som gick åt för att lyckas med projektet.
Vi anser att det företagsekonomiskt sett inte får resultera i ett nollresultat efter ett införande av systemet, i alla fall för de privata företagen. Miljöinvesteringarna borde beräknas på samma ekonomiska grundval som andra långsiktiga investeringar i ett företag. Vi antar att det måste finnas en vision och tro på ekonomiska vinster från företagsledarnas sida, det vill säga att det skall löna sig för att vilja införa systemet i strategisk betydelse som konkurrensmedel.
Kunskap och kompetens
Ytterligare ett av de stora hindren är komplexiteten och det helhetstänkande som måste till för att lyckas få ett bra system. Vid ett införande av ISO 14001 så skall miljöfrågorna ingå i hela verksamheten och beröra alla område som produktutveckling, produktion, inköp och försäljning även administration, ekonomi och personal. Det är sammanlagt ett drygt 100-tal villkor som formellt måste uppfyllas för att uppnå ett certifikat. För att ha en möjlighet till ett trovärdigt miljöarbete måste det, enligt Brorson (m.fl. 1998), ska det finnas kunskap om tillämplig lagstiftning. Det skall även upprättas och underhållas rutiner för att identifiera och ha tillgång till lagkrav och andra krav som verksamheten berörs av enligt ISO 14001. Ett sådant system är, enligt informanterna, väldigt komplext, med mycket pappersarbete, vilket innebär att vissa
problem kan uppstå. Johan, från Globalkonsult uttryckte ett missnöje över att vissa system släpps igenom och blir godkända trots att de inte är tillräckligt bra, vilket riskerar att trovärdigheten för systemet sänks.
För att undvika att få ett dåligt system krävs det därför att vissa delar beaktas vid införandet. Eftersom systemet skall integreras med verksamhetens övriga aktiviteter är det därför viktigt, enligt informanterna, att det sker från företagets högsta till lägsta nivå med god överblick över miljöfrågorna. Hela verksamheten måste stå bakom och känna sig delaktig i miljöledningsprojektet. Därför är det även viktigt med ett genomtänkt informationsflöde så att intresset inte svalnar. För detta krävs det en stark projektledare som har viljan och intresset av att driva igenom frågan och förstå vikten av detta. Erfarenheterna från våra informanter och teoretisk litteratur har visat att det är viktigt att denna projektledare verkligen förstår miljöledningskonceptet och att denna person verkligen själv vill att verksamheten skall förbättra sitt miljöarbete för att det skall fungera. Dessutom måste ledningen ha fullt förtroende för honom för att kunna ge honom sitt fulla stöd. Informanten på Malmö Brandkår påpekade att ledningsgruppen bör handplockas eftersom det behövs personer med ett eget intresse och engagemang för att driva projektet. Utan ett helhjärtat engagemang i hela företaget är det annars svårt att lyckas med miljöarbetet.
Eftersom ISO 14001 systemet är ett komplext system så är det en fördel enligt informanterna att försöka förenkla systemet så mycket som möjligt så att det ekonomiskt blir möjligt att hålla systemet igång. Det får inte heller bli mer komplicerat än att en acceptans kan bibehållas. Henrik Brand på Malmö Brandkår påtalade vikten med att verksamheten inte skall tas över av miljöledningssystemet utan det är systemet som skall integreras i verksamheten. För att lyckas med att integrera miljöfrågorna måste dessa kännas som en naturlig del i företagets verksamhet. Eftersom det kan vara svårare för en stor verksamhet att införa ett miljöledningssystem kan det därför, enligt dåvarande miljösamordnaren för Malmö Brandkår, vara klokt att ha en konsult till hjälp.
Attityder och fördomar
Ett förändringsarbete kan innebära mentala hinder med fördomar och attityder som kan utvecklas till ett hinder. Enligt Linnanen (m.fl. 1996) så är det naturligt med förändringsmotstånd. Däremot måste ledningen aktivt försöka styra de motstånd som finns och försöka att få dem till att förstå varför det är viktigt med förändring. Men som, miljösamordnare för Malmö Brandkår, uppgav så låg inte det största hindret hos övrig personal utan hos honom själv när han fick uppdraget eftersom han hade vissa fördomar. Han betonar även vikten med att alla dessa förutfattade meningar måste överbryggas.
Enligt Lindén (1994) är attityder en produkt av tidigare erfarenheter och för att kunna förändra dessa krävs utbildning, information och fakta för att kunna motivera personalen att utföra miljövänliga handlingar. Motivationen minskar oftast när människor känner sig maktlösa eller när någonting känns obegripligt. Avgörande för att lyckas med miljöarbetet blir därför att alla känner sig engagerade och att det finns en stark ledning som på fullt allvar vill driva igenom frågorna och visar att det här är viktigt. Ett stort hinder, enligt Johan på Globalkonsult AB, är när ledningen inte är intresserad eller förlöjligar det. Men oftast grundar det sig , enligt honom, på ett mentalt hinder eftersom förändringar uppfattas som hot. Föränd ringar i attityder och värderingar kan vara svåra att påverka. Det räcker, enligt Lindén (1994), inte med enbart teoretisk kunskap utan även praktisk kunskap behövs för att ändra våra attityder till miljöfrågor. Utav detta drar vi slutsatsen att det behövs instruktioner och förebilder som översätter teorin till praktiken. Eftersom vi ständigt påverkas av vår sociala omgivning och detta även styr vårt tankesätt är det viktigt med utbildning för förståelse och motivation så att attityder och fördomar överbryggs.
Motivation och kommunikation
För ett lyckat miljöarbete är det viktigt att höja intresset och kunskapen om miljöfrågor för att förbättra de anställdas attityder. Det kan annars uppstå motivationsproblem om företaget eller organisationen inte engagerar och utbildar sin personal tillräckligt. Miljömedvetenheten kan inte heller drivas som en kampanj under en kortare period med tron att trovärdigheten hos personalen bibehålls. Det krävs öppenhet från företagets sida att erkänna de problem som finns i
verksamheten. De måste även vara öppna för de olika hinder som finns vid förändringsarbetet för att komma fram till lämpliga lösningar. Enligt Termén (1996) är det lämpligt att börja med en utvärdering av personalens utbildningsbehov och därefter bör det utvecklas en utbildnings- och personalutvecklingsplan för såväl ledare som övrig personal. Det är nämligen viktigt att alla som skall vara med i projektet utbildas.
Eftersom alla individer har ett behov av att identifiera sig med sitt arbete, för att ge detta en djupare mening och värde, är det viktigt att ledaren tar på sig denna uppgift. Ledaren måste, enligt Termén (1996), vara lyhörd för de behov som finns och förse personalen med rätt morot eftersom att vi alla motiveras av olika saker. Det gemensamma ansvaret för miljön kan ge personalen motivation för att sträva efter att uppnå företagets målsättningar och medverka till hållbar utveckling. Som framgått upplever många att miljöproblem känns diffusa eftersom dessa berör så många områden. Det finns en tendens till att individer känner sig handlingsförlamade eftersom de inte vet hur de kan bidra med någonting i det hela. Eftersom många undrar hur deras handlande kan bidra, blir det viktigt att engagera personalen med utbildning och information om miljöarbetet så att de blir medvetna om sitt personliga ansvar. Miljösamordnare på saneringsföretagets påtalade just vikten med att personalen måste förstå varför de skall implementera ett miljöledningssystem. Enligt Termén (1996) och övriga informanter är det bra att börja med en grundläggande utbildning om allmänna miljöhot eftersom en sådan utbildning frambringar nyfikenhet och engagemang. Därefter skall det undersökas vad som kan göras i den dagliga verksamheten utifrån de resurser de har. Det skall enligt informanterna även finnas möjlighet till förbättringsförslag. Genom att låta personalen komma med egna förslag medför det att de engagerar sig. Det anses således att en verksamhet lyckas bäst om personalen är med vid utarbetandet av mål och miljöprogram. För att motverka missförstånd bör den interna kommunikationen, enligt Linnanen (m.fl. 1996), genomföras ansikte mot ansikte för att kunna ge feedback och försäkra sig om att budskapet har mottagits. Det är sålunda viktigt för en förbättring av människors miljöhandlande att de får feedback eftersom att detta blir en drivkraft för en bättre och varaktig motivation. Det har framkommit att ytterligare sätt att få personalen till att engagera sig kan vara genom en löneökning.
Det har i undersökningen följaktligen framgått att en lyckad integrering av miljöfrågorna kräver att alla utbildas så att rätt grundvärderingar erhålls. Det är även viktigt att företagets redovisade värderingar, som uttrycks genom miljöpolicyn, stämmer överens med deras handlande. För att kunna engagera personalen behövs även det bakomliggande syftet förklaras till införandet av miljöledningssystemet. All personal måste förstå och medverka till förändringen annars finns risk för misslyckande.
Organisering och ansvar
Det har framkommit att tillräckligt med resurser är en förutsättning för ett lyckat miljöarbete. Det behövs även en pådrivande ledning som visar att de förväntar sig att alla medarbetare på alla nivåer i verksamheten tar sitt ansvar. För att lyckas med detta förutsätts det att tillräckligt med tid avsätts och att en bra utbildning ges i tidigt skede så att det utan svårigheter kan integreras rutiner i de olika arbetsprocesserna. Det har även visat sig att det är rekommendabelt att de ansvariga handplockar medlemmarna till ledningsgruppen där samtliga avdelningar är representerade.