Uppsatsen inleds med en problematisering av projektarbetsformen och av inledningen framgår det att en entydig definition av begreppet projekthållbarhet saknas. Det finns olika sätt att förstå, förklara och studera hållbarhet av projekt. Jag har tillämpat Shediac-Rizkallahs och Bones (1998) ramverk, ursprungligen utformat inom hälso- och sjukvårdssektorn, på ett projekt inom bibliotekssektorn för att se vilka faktorer som påverkar hållbarheten av
projektets resultat. Shediac-Rizkallahs och Bones generella ramverk med aspekter under de tre huvudgrupperna täckte inte tillräckligt in alla faktorer på ett explicit sätt. Schreirers utvecklande av ramverket var till god hjälp men att komplettera med Sandins samt Lodl och Stevens faktorer gav en mer helhetsomfattande förståelse. Det aktuella projektet för den här studien visade sig ha många hållbara resultat från projektet även tio år efter dess initierande.
Bilden av hållbarhet behöver dock nyanseras och i vissa avseenden problematiseras.
Studiens resultat pekar på att många projektresultat i stor utsträckning bibehålls i den löpande verksamheten på biblioteken trots att tio år har passerat. Den tydligaste effekten på
verksamhetsnivå tycks vara ett mer medvetet användande av bilderboken som konstform och ett samarbete med förskolepersonal. Även effekter som att våga låta barnens delaktighet styra framkommer som projektresultat som bibehålls idag. I resultatet framkommer utmaningar för att bibehålla projektresultat vara främst av tid- och resursträngselkaraktär men även ensamhet.
Studerandet av hållbarhet har dock försvårats av flera faktorer, såsom att projektmålen inte var mätbart formulerade samt att systematiska utvärderingar inte genomförts i önskvärd utsträckning. Vad en lämplig tidsram för att studera projekthållbarhet är en öppen fråga utan tydligt svar. Jag valde en tioårsperiod för att resultat till fullo skulle vara implementerade men det visade sig att många av de som ursprungligen medverkat i projektet bytt tjänster. Icke desto mindre är det av värde att följa upp även efter tio år men det hade med fördel kunnat följas upp även efter ett kortare tidsspann.
Det nämns av informanter att både arbetssätt och värderingar lever kvar men att det är svårt att sortera varifrån de kommer eftersom andra utvecklingssatsningar pågått parallellt, till exempel i arbete med läsombud och studiecirklar. Olika bibliotekarier bär med sig olika resultat också på grund av att de haft olika nulägen, olika bakgrunder och olika förutsättningar på sina lokala bibliotek. Studiens resultat om vad som lever kvar är baserad på informanternas upplevelser och inte observerad eller faktiskt uppmätt i verksamheterna. Fokus har legat på att
32
hitta gemensamma förklaringar till varför projektresultat lever kvar och vad som potentiellt påverkar detta.
Det framgår av analysen av hållbarhet efter faktorerna i studiens ramverk att
samverkansaspekten sammanfogad med storleksaspekten haft störst påverkan på hållbarheten.
Detta förklaras av att samverkan var så centralt i projektet och utgjorde både mål, syfte och även i viss utsträckning också arbetssätt och projektresultat. En rekommendation till uppföljning eller vidare forskning är att bredda studierna till att även omfatta
förskolepersonalpersonalens perspektiv. Faktorerna om storlek och samverkan inryms under Shediac- Rizkallahs och Bones (1998) huvudgrupp ”faktorer inom organisationen”.
Vidare visar studiens resultat att faktorn om hur projektmålen överensstämt, uppfattats fördelaktigt och kunnat modifieras anses ha haft stor inverkan och positivt bidragit till projekthållbarheten, nämnda tre faktorer härrör även de till huvudgruppen inom
organisationen. Även faktorn om närvarande ”mästare” har positivt påverkat hållbarheten.
Samtliga faktorer inom organisationen kan därmed sägas haft positiv påverkan på
möjligheterna för hållbara resultat i fallprojektet. Jämförande slutsatser om faktorerna inom organisationen haft större påverkan på hållbarheten än faktorer inom projektet och inom samhället låter sig dock inte göras. Faktorerna inom samhället har inte systematiskt undersökt och bibliotekarierna i verksamheterna vittnar om bibehållna resultat trots att faktorerna inom projektet inte till fullo var tillgodosedda.
Att projektet inte är systematiskt utvärderat i önskvärd utsträckning har sannolikt berott på olyckliga omständigheter som otillsatta tjänster och nyckelpersoner som bytte roll. Jag menar dock, eftersom det är känt hur känslig för personberoende projektformen är, att alla
organisatoriska nivåer hade kunnat ta ett större ansvar för att projektgenomförandet skulle ha systematiskt analyserats och utvärderats av både projektägare och projektdeltagare.
Kulturrådet skulle kunna ha föreslagit utvärderingsmodeller eller betonat vikten av vem och hur utvärdering skulle göras. Regionbiblioteket skulle kunna ha stöttat den kommunala nivån med att avsätta tid, skapa strukturer och uppmuntra till reflekterande och utvärdering både lokalt och regionalgemensamt. Det är viktigt att poängtera att hållbarhet inte alltid har ett egenvärde i sig själv, med systematiska utvärderingar möjliggörs för verksamheterna att resonera kring vilka (och varför) projektresultat som är önskvärda att bibehålla sträva efter att göra hållbara på sikt.
33
Jag skulle rekommendera, för den som vill planera för projekthållbarhet, men även för den som vill studera hållbarhet, att till studiens ramverk addera ytterligare en faktor som skulle kunna främja att projektresultat bibehålls i verksamheten:
• Att projektet följs upp med systematiska reflektioner med jämna mellanrum
Uppföljning och systematisk reflektion skulle också kunna rymmas under faktorn om utvärdering men eftersom utvärdering ofta avses inom ramen och i samband med avslut tillfogas här ett förtydligande om att det även bör göras återkommande.
Rekommendationer
Utöver faktorerna i studiens ramverk, som för den som planerar för ett hållbart projekt kan fungera som en checklista, lämnas här ett par rekommendationer för att främja
förutsättningarna för projekthållbarhet. Rekommendationerna har utvecklats efter att ha studerat fallprojektet som på många sätt liknar andra läsfrämjande utvecklingsprojekt i bibliotekssektorn. Rekommendationerna inspireras av de utvecklingsområden som
identifierades i fallprojektet. Brister i projektdokumentation och systematiskt reflekterande utvärderingar är vanligt förekommande i bibliotekssektorn (se Sandin, 2011; Zetterlund, 2007 och Gärdén et al., 2010). Detta medför att rekommendationerna utöver fallprojektet även kan riktas till andra läsfrämjande utvecklingsprojekt inom bibliotekssektorn.
Tabell 3. Rekommendationer
Vad? Vem?
Formulera ett nuläge innan, gärna på lokal nivå, för att inventera behov och för att underlätta för utvärdering och uppföljning av långsiktighet
Projektägare och projektdeltagare Formulera ”smarta”, mätbara och konkreta mål för projektet. Om detta görs med
modifieringsmöjligheter, vilket främjar hållbarheten, bör modifieringsmöjligheterna också uttryckas med en förväntan om att lokala mål formuleras och nedtecknas. För att nå samhandling är det viktigt att samarbetspartners bjuds in i ett tidigt skede och deltar även i formulerandet av gemensamma mål
Projektägare och projektdeltagare
Avsätt tid och ge utrymme för systematiskt analyserande och reflekterade vid planering och
utvärdering, både kommunalt och regiongemensamt. Projektägare och
projektdeltagare
Planera in systematiskt reflekterade uppföljningar. Projektfinansiärer,
projektägare, projektdeltagare
34
Referenser
Ahrne, G och Svensson, P (red.). 2015. Handbok i kvalitativa metoder 2. uppl. Stockholm, Liber
Blomberg, J. 2003. Projektorganisationen: kritiska analyser av projektprat och praktik 1.
uppl. Malmö: Liber ekonomi.
Braun, V och Clarke, V. 2006. Using thematic analysis in psychology. Qualitative Research in Psychology, 3:2, s.77-101
Byström, E. 2010. Effekter av kompetensutveckling. I Kock, H (red.) Arbetsplatslärande: att leda och organisera kompetensutveckling. Lund: Studentlitteratur, s.117-139
Denscombe, M. 2016. Forskningshandboken: för småskaliga forskningsprojekt inom samhällsvetenskaperna 3., rev. och uppdaterade uppl. Lund: Studentlitteratur.
Eklund, S. 2011. Arbeta i projekt: individen, gruppen, ledaren 4. uppl. Lund:
Studentlitteratur.
Fichtelius, E., Persson, C. and Enarson, E. 2018. Från ord till handling : på väg mot en nationell biblioteksstrategi : utkast . Stockholm: Kungliga biblioteket, Nationell
biblioteksstrategi.
Gärdén, C. Michnik, K. och Nowé Hedvall, K. 2010. Projekt som biblioteksutveckling. Borås:
Bibliotekshögskolan
Gärdén, C och Nowé Hedvall, K. 2014. Lärande i bibliotek – utvärdering av KUB-projektet.
Region Värmland
Kulturrådet. 2020. Så arbetar vi. https://www.kulturradet.se/om-oss/sa-arbetar-vi/ (hämtad 2020-11-15)
Lindberg, J. 2017. ”Allt vi gör är ju läsfrämjande” – en fokusgruppstudie med deltagare i projektet Dela läslust. Borås: Bibliotekshögskolan
Lodl K, Stevens G: Coalition sustainability: long-term successes & lessons learned. Journal of Extension 2002, volume 40(nr1):1–8) tillgänglig på https://joe.org/joe/2002february/a2.php (hämtad 2020-11-16)
Läroplan för förskolan, Lpfö 18. 2018. Skolverket.
Sandin, A.S. 2011. Barnbibliotek och lässtimulans: delaktighet, förhållningssätt, samarbete.
Stockholm: Regionbibliotek Stockholm.
Schreirer, M.A. 2005. Is Sustainability Possible? A Review and Commentary on Empirical Studies of Program Sustainability. American Journal of Evaluation, Vol. 26 No. 3, September 2005 320-347 DOI: 10.1177/1098214005278752
35
Shediac-Rizkallah, M och Bone, L. 1998. Planning for the sustainability of community-based health programs: conceptual frameworks and future directions for research, practice and policy. Health education research. 13(1), s..87–108. DOI: 10.1093/her/13.1.87
Svensson, L. och Sjöberg, K. 2009. Utvärdering som stöd för hållbar utveckling. I Svensson, L, Brulin, G, Jansson, S och Sjöberg, K (red.). Lärande utvärdering genom följeforskning.
Lund: Studentlitteratur, s.19–35
Sundin, Elisabeth (2002). Regenerated professionalism: The librarian who went out on her own, kap.10 i: Sahlin-Andersson, Kerstin & Söderholm, Anders (red.) Beyond project management: New perspectives on the temporary–permanent dilemma. Liber, Abstrakt, Copenhagen Business School Press.
Vetenskapsrådet. 2020. Forskningsetiska principer inom humanistisk-samhällsvetenskaplig forskning http://www.codex.vr.se/texts/HSFR.pdf (hämtad 2020-10-21)
Wiklund, U. 2014. En bok - många världar: rapport om ett utvecklingsarbete i förskola och bibliotek i Västerbottens kommuner. Umeå: Region Västerbotten, Länsbiblioteket.
Wiltsey Stirman, S; Kimberly, J; Cook, N; Calloway, A; Castro, F; Charns, M (2012). The sustainability of new programs and innovations: A review of the empirical literature and recommendations for future research. Implementation Science, 7:17
Yin, R.K. 2006. Fallstudier: design och genomförande 1. uppl. Malmö: Liber.
Zetterlund, A. 2004. Att utvärdera i praktiken: en retrospektiv fallstudie av tre program för lokal folkbiblioteksutveckling. Göteborg: Enheten för biblioteks- och informationsvetenskap, Göteborgs universitet.
Öhman Sandberg, A. 2014. Hållbar programutveckling: en studie av betydelsen av expansivt lärande och delvis delade objekt. Jönköping: Jönköping University, School of Education and Communication
Dokument från Kulturrådet
KUR 1a. Ansökan om bidrag Läsfrämjande insatser. Kulturrådet, dnr KUR 2009/4995 KUR 1b. Bilaga till ansökan om bidrag. Kulturrådet, dnr KUR 2009/4995
KUR 2c. Bilaga till ansökan om bidrag, budget. Kulturrådet, dnr KUR 2010/4954
KUR 2d. Redovisning av projekt- och utvecklingsbidrag. Kulturrådet, dnr KUR 2010/4954 KUR 3a. Ansökan om bidrag Läsfrämjande insatser. Kulturrådet, dnr KUR 2011/258 KUR 3b. Bilaga till ansökan om bidrag. Kulturrådet, dnr KUR 2011/258
KUR 3c. Bilaga till ansökan om bidrag, budget. Kulturrådet, dnr KUR 2011/258
KUR 3d. Redovisning av projekt- och utvecklingsbidrag. Kulturrådet, dnr KUR 2011/258 KUR 4c. Bilaga till ansökan om bidrag, budget. Kulturrådet, dnr KUR 2012/5309
KUR 4e. Redovisning av projekt- och utvecklingsbidrag. Kulturrådet, dnr KUR 2012/5309
Bilaga 1. Intervjuguide projektägare
Del 1 Din roll, kontexten kring och planeringen av projektet
1. Vad är din nuvarande position? Vad var den då? Vad gjorde du rent praktiskt i din roll i projektet?
- Vilka arbetsuppgifter?
- Vad var din insats?
- Ändrades detta över tid?
2. Om jag förstår det rätt fanns det en debatt 2010 om bilderboken, hur påverkar den kontexten?
3. Minns du de politiska mål som föregick utlysningen, vad var kontexten och sammanhanget kring projektet? Hur var utlysningen?
4. Hur var den önskade effekten uttryckt? Att projektets resultat skulle upprätthållas och bibehållas på samma nivå eller förbättras?
5. Hur resonerade ni när ni fördelade pengarna vidare som ni blivit tilldelade av kulturrådet? Vad var era kriterier?
Del 2 Under projektets gång
6. Om du försöker gå tillbaka i tankarna till alldeles initialt i projektet, kommer du ihåg dina tankar kring projektets mål? Berätta gärna fritt.
7. Vilka mål minns du som centrala i projektet hos er? Varför dessa mål?
Modifieringsmöjligheter?
8. Hur minns du nu de initiala målsättningarna/formuleringarna kring projektets långsiktiga påverkan?
9. . Vilka utvecklingsområden ville ni komma åt på:
- barnnivå?
- personalnivå?
- organisationsnivå?
10. Formulerades det något nuläge innan?
11. Upplever du att det under projektets gång talades om projektets hållbarhet i termer av vad som skulle fortleva i den löpande verksamheten (metod, programaktiviteter, samarbeten, bibehållen kapacitet, fortsatta fördelar för femåringar)?
Del 3 När projektet ”tog slut”
12. Hur upplever du tiden när projektet ”tog slut”?
13. Hur resonerade ni kring utvärderingar?
14. I samband med projektets avslut, fanns det några diskussioner om hur det skulle fortleva inom organisationen och på folkbiblioteken. Pratade ni om strategier för att bibehålla resultaten?
15. Kan du se några processer eller faktorer som du upplevt effektiva för att nå era mål?
Vad var det med projektet som var framgångsrikt?
16. Hur mottogs projektet av förskolorna/samhället/bibliotekarierna?
- Initialt?
- Efter avslut?
- Vilka reaktioner och erkännande det fick?
Del 4 mer analytiskt
17. Kan du se några kärnelement eller komponenter som var kritiska för att uppnå målen?
18. Vilka delar skulle du säga utgör essensen i metoden som utvecklades?
19. Kan du beskriva vad som du upplever lever vidare, eller inte, och eventuellt varför?
(tänk gärna på både arbetssätt, metodik, värderingar och resultat) Del 5 Och för att avrunda –
20. Hur upplever du ”behovet” av projektet då respektive nu? behöver barnboken försvaras på samma sätt idag?
Bilaga 2. Intervjuguide projektfinansiär
Del 1 Din roll och relation till projektet
1. Var är din nuvarande position?
2. Vad var den då?
3. Vad var din relation till projektet då? Vad gjorde du rent praktiskt i din roll i projektet?
Del 2 Policykontext och kulturpolitik kring 2010-2013
4. Hur var regleringsbrev och utlysning formulerade? Vilka direktiv från Kulturdepartementet? Vilken förordning?
5. Vilken förordning styrde bidraget som GiveHur var den önskade effekten uttryckt? Att projektets resultat skulle upprätthållas och bibehållas på samma nivå eller förbättras?
6. Hur resonerade ni när ni fördelade pengarna? Vad är/var era kriterier?
Del 3 Måluppfyllelse och långsiktighet
7. Kan du i din roll se kärnelement eller kritiska komponenter för hög måluppfyllelse?
a. Ni skriver (Kulturrådets handlingsprogram för läsfrämjande) att ni ser positivt på samverkan eftersom det leder till bättre långsiktighet, kan du utveckla? På vilka sätt?
8. Kan du se kärnelement eller kritiska komponenter för hög måluppfyllelse och hållbarhet?
Del 4 Utvärderingar och projektdokumentation
9. Vilket syfte ska redovisningar och projektrapporter fylla? För er? Respektive för verksamheterna?
10. Hur resonerar ni på Kulturrådet kring kritiska och analyserande utvärderingar och dess inverkan på möjligheten att bibehålla resultat?
11. GM5 är ett regionalt projekt där regionalbibliotek skrivit ansökan och slutrapport medan kommunbibliotek haft den operativa delen, genomförandet. Har du några tankar kring ett sånt förfarande och hur det påverkar utvärderingen?
Bilaga 3 Intervjuguide bibliotekarier
Del 1 Initialt i projektet
1. Vad var din position och dina arbetsuppgifter då när projektet begav sig 2011-2013?
Skiljer det sig från den position du har idag?
2. Kan du minnas vad som motiverade dig att arbeta med projektet?
3. Behövde ni i ert delprojekt vara proaktiva för att få projektet, ex. om ni behövde söka pengar någonstans, om ni behövde skriva en projektplan, söka medfinansiering osv.
4. Hade ni egna lokala mål på din arbetsplats? Var ni medvetna om projektets övergripande mål?
5. När ni refererade till projektledning, vem menade ni då? Regionbiblioteket?
Kulturrådet? Eller hade ni en lokal projektledning? Kan du säga mer om detta?
Vilka roller hade dessa olika projektledningsnivåerna?
6. Minns du hur projektet mottogs? Vilka reaktioner och erkännanden det fick bland bibliotekarier, förskolepersonal, samhälleligt?
7. Hur ser du nu på kommunikationen ni hade under projektets gång? Konferenser och fortbildning? Samordning? Mellan bibliotek sinsemellan och mellan bibliotek och ledning?
8. Hur väl smälte projektverksamheten in i er löpande verksamhet?
9. Under tiden som projektet pågick talade ni i något sammanhang om hur projektet skulle kunna fortleva inom verksamheten?
10. Skulle du säga att projektet ledde till en ökad medvetenhet hos dig eller särskilda insikter vad det gäller arbetssätt eller värderingar osv kring arbetet med
läsfrämjande mot åldersgruppen?
11. Vad var det med projektet som var framgångsrikt?
Del 2 När projektet började ”ta slut”
12. Vilka typer av diskussioner kring projektet började ni ha när projektet började närma sig slutet på finansieringen?
13. I vilka sammanhang togs frågan kring utvärdering av projektet upp? Vilka röster var dessa? Fanns det olika åsikter kring detta? Kan du säga lite mer om detta? Hur bestämdes det vilka utvärderingar ni skulle ha, och fokus för dessa?
14. Vad hoppades ni få ut av projektutvärdering?
15. Pratade ni då om önskan att bibehålla resultaten i er verksamhet?
16. Hur kändes det första tiden efter att projektet slutat finansieras?
17. Kände ni er nöjda med projektets resultat? Kan du säga mer om detta?
Del 3 I efterhand
18. Projektet banade väg för samarbeten med förskolor, hur skulle du säga det har varit att bibehålla eller återuppta dessa?
a. Vilka samarbeten är fortfarande aktiva? Hur ser den verksamheten isåfall ut?
b. Vilka är fördelarna med dem?
c. Vilka skäl till framgång ser du?
19. Om det i viss mån lever kvar:
a. Utveckla hur och vad de upplever lever kvar?
b. Vilka fördelar ser du med projektets framgång?
c. Nu är det inte längre ett regionövergripande projekt, har ni på din arbetsplats ett gemensamt mål? Känner du ett ansvar för att fortsätta?
d. Vad är motivationen till att fortsätta?
20. Om det inte upplevs leva kvar:
a. Uppmuntra att dela idéer om varför..
b. Vilka utmaningar ser du i din bibliotekarievardag idag? Beskriv en arbetsdag för dig
21. På vilka sätt skulle du säga att projektet påverkat och satt avtryck i ert sätt att jobba läsfrämjande mot barn i den åldersgruppen idag?
22. Hur har det varit att dela/förmedla kunskaperna på din arbetsplats? I ett vidare nätverk? Har det funnit en strategi eller plan för att undvika att projekterfarenheterna går förlorade?
23. Vad skulle du säga är det viktigaste du bär med dig av projektet idag i termer av arbetssätt, medvetenhet, värderingar eller dylikt? Essensen av projektet..
Del 4 Och för att avrunda
24. Kan du beskriva vad du tror påverkar att ni bibehåller eller inte bibehåller lärdomar och resultat från projektet i er verksamhet?
a. Vad upplever du är viktigast för att kunna fortsätta arbeta på det sätt som projektet lärde er?
b. Vad var det som gjorde att du kände att ni behövde avsluta/hålla i med projektets grundtankar?