Biblioteks- och informationsvetenskap Sociologiska institutionen
Kandidatuppsats, 15hp Ht 2020
HÅLLBARA PROJEKTRESULTAT PÅ FOLKBIBLIOTEK
En fallstudie med fokus på faktorer som påverkar projekthållbarhet
Hanna Frizén Nordström
Sammanfattning
Med syftet att bidra till en förståelse för vad som påverkar och främjar långsiktigheten av projektresultat inom bibliotekarieverksamhet undersöks i studien ett läsfrämjande projekt med fallstudie som metod. Fenomenet projekthållbarhet studeras med hjälp av ett teoretiskt
ramverk bestående av faktorer som enligt tidigare forskning påverkar projekthållbarhet (Shediac-Rizkallah och Bone, 1998, Schreirer, 2005, Lodl och Stevens, 2002 och Sandin, 2011). Fallprojektet (Give me five) introduceras med en bakgrund där projektets syfte, mål och arbetssätt presenteras för att ge en bild av hur det kan jämföras respektive kontrasteras mot andra projekt. Fallprojektet undersöks på nationell, regional och kommunal nivå och informanterna utgörs av bibliotekarier, projektägare och projektfinansiärer. I empirin redogörs inledningsvis för informanternas uppfattning om vilka projektresultat som lever kvar på verksamhetsnivå samt vilka utmaningar som upplevs i relation till att bibehålla
projektresultat. Därefter analyseras vilka faktorer som påverkat detta i en ansats att bidra med förståelse dels hur projekthållbarhet kan planeras för och dels hur projekthållbarhet kan studeras. Den viktigaste slutsatsen av den aktuella studien är att det går att framgångsrikt bedriva utvecklingsprojekt och organisera arbetet för en långsiktig utveckling. Jag ser i studiens resultat goda exempel på detta där projektets storlek och samverkan med andra professioner ses ha haft störst påverkan på projekthållbarheten. Studiens ramverk med faktorer kompletteras i slutsatserna med ytterligare en: Att projektet följs upp med
systematiska reflektioner med jämna mellanrum. Utöver faktorerna i studiens ramverk, som för den som planerar för ett hållbart projekt kan fungera som en checklista, lämnas slutligen ett par rekommendationer till projektverksamheterna i fallstudien men även till andra projektägare som strävar efter hållbara projektresultat.
Innehållsförteckning
1. Inledning ... 1
Studiens design ... 2
Syfte och frågeställningar ... 3
2. Bakgrund till projektet Give me five ... 4
Projektets mål och syfte ... 5
Projektets resultat och utvärderingar ... 5
3. Tidigare forskning och teori ... 7
Projekt som arbetsform ... 7
Läsfrämjande projekt ... 8
Projekthållbarhet ... 8
Faktorer inom projektet som påverkar hållbarhetsgraden ... 9
Faktorer inom organisationen som påverkar hållbarhetsgraden ... 10
Faktorer inom samhället som påverkar hållbarhetsgraden ... 12
4. Metod ... 14
Dokument som empiriskt material ... 14
Insamling av intervjudata ... 15
Urval ... 16
Analysmetod ... 19
5. Resultat och analys ... 20
Bibehållna projektresultat i verksamheterna - Give me five 2 ... 20
Faktorer som påverkat projekthållbarheten av Give me five ... 21
Att projektet var stort och innehöll samverkan som sammanfört professioner... 22
Att projektmål-/verksamhet uppfattas fördelaktigt, överensstämmer med uppdrag och är möjligt att modifiera ... 24
Att en ”mästare” var/är närvarande ... 25
Att säkra långsiktig finansiering ... 26
Att andra intressenter gav sitt stöd till projektet ... 27
Att projektet systematiskt utvärderas ... 27
Utmaningar att bibehålla projektresultat från Give me five ... 28
6. Slutsatser ... 31
Rekommendationer ... 33
Referenser ... 34 Bilaga 1 Intervjuguide projektägare
2 Intervjuguide projekfinansiär
3 Intervjuguide projektdeltagare
1
1. Inledning
Biblioteks- och informationsvetare genomgår först en formell akademisk utbildning och därefter inleds ett långvarigt lärande på deras arbetsplatser. Lärandet i arbetslivet bedrivs i stor utsträckning i projekt. Denna uppsats undersöker fenomenet projekthållbarhet med en fallstudie av ett läsfrämjande projekt. Förändringar i den offentliga sektorn i syfte att effektivisera verksamheten manifesteras ofta med projekt som arbetsform (Sundin, 2002, 196). Sundin (2002) och Blomberg (2003) problematiserar den samhälleliga utvecklingen som lett till att projekt är en vanlig arbetsform. Gärdén et al. (2010, 1) vittnar om att så är fallet även inom bibliotekssektorn där projekten ofta är externfinansierade med medel från Kulturrådet. Fichtelius et al (2018, 60) problematiserar projektarbetsformens lämplighet för biblioteksverksamhet och menar att tillfällig verksamhet med stöd av externa kortsiktiga projektmedel inte är ändamålsenligt för biblioteksverksamhet. Även Sandin (2011, 50) är till viss del kritisk till arbetsformen men nyanserar bilden och lyfter även fördelar med den. Hon påpekar att projekt kan vara en möjlighet att testa idéer och metoder. I denna uppsats
undersöks hållbarhetsaspekten av arbetsformen och problematiken kring att bibehålla implementerade resultat från utvecklingsprojekt i biblioteksverksamhet efter att externfinansiering upphört. Detta undersöks med hjälp av ett ramverk av potentiellt påverkande faktorer som identifierats i projektforskningslitteraturen.
Projekthållbarhet som forskningsområde är relativt begränsat och spretigt (Öhman Sandberg, 2014, 21). Wiltsey Stirman et al. (2012,2) har studerat hållbarheten av projektresultat och menar att de flesta forskningsstudier fokuserar på framgångsfaktorer för det initiala projektgenomförandet men mer sällan den långsiktiga effekten, något som även Öhman Sandberg (2014, 21) bekräftar.
Hållbarhet som begrepp saknar entydig definition och kan förstås på flera olika sätt. Det kan innefatta att hela såväl som delar av ett projekt fortsätter under annan struktur. Shediac- Rizkallah och Bone (1998, 91) har studerat hur ansvariga inom hälso- och sjukvård planerar för hållbara programresultat och använder tre definitionsmått för hållbarhet. En första aspekt är att individer inom projektet bär med sig fördelar och lärdomar. En andra aspekt är att projektet och/eller dess aktiviteter upprätthålls i identifierbar form (även om de modifierats).
En tredje aspekt är att bibehålla kapacitet att leverera programaktiviteter som svarar mot behoven hos en mottagande verksamhet eller part. Hållbarhet kan således undersökas på tre nivåer: individnivå, organisationsnivå och samhällsnivå. I studien använder jag mig av denna
2
förståelsen av begreppet hållbarhet, jag ämnar främst att undersöka projekthållbarheten avseende bibehållna resultat på individ- och organisationsnivå.
Studiens design
I syfte att vägleda den som försöker bygga hållbara program definierar Shediac-Rizkallah och Bone (1998, 99) ett konceptuellt ramverk med faktorer som potentiellt påverkar
hållbarhetsgraden. Dessa faktorer på projekt-, organisations- och samhällsnivå utgör tillsammans med kompletterande faktorer som tillkommit i senare forskning om
projekthållbarhet ett ramverk för hur den här studiens resultat analyseras. Studiens ramverk tillämpas för att analysera hållbarheten i ett fallprojekt. Tillämpningen ger i sin tur möjlighet att på ett teoretiskt plan få en bättre insikt i faktorer som påverkar projekthållbarhet. Studiens ramverk beskrivs ingående i kapitel 3 och illustreras i tabell 1.
Projektet som studien undersöker heter ”Give me five – ett bok- och berättarprojekt i världen och Västerbotten med femåringarna i fokus”, ett utvecklingsprojekt för läsfrämjande.
Projektet initierades av dåvarande Länsbiblioteket Västerbotten (nu Regionbiblioteket) och finansierades under tre år av Kulturrådet 2010–2013 tillsammans med regionen och
kommunerna. Tolv kommuner medverkade i projektet. Studien avgränsas till Umeå kommun.
Fokus i studien ligger på att bedöma projektets inverkan över tid och spåren som det lämnat efter sig. Det ligger i både finansiärens och verksamhetens intresse att bibehålla goda resultat och effekter av ett utvecklingsprojekt. Även ur ett samhällsperspektiv är det angeläget att undersöka vad som blir kvar av våra gemensamma resurser när offentligt finansierade projektsatsningar når sitt slutdatum.
Studien ämnar undersöka vilka faktorer som förklarar projektresultats hållbarhet. Detta görs genom en fördjupningsstudie av ett specifikt utvecklingsprojekt för läsfrämjande
biblioteksverksamhet som finansierats med offentliga medel. Studien genomförs tio år efter det initiala projektets början och sju år efter att finansieringen upphört. Det specifika projektet undersöks på olika analysnivåer: på nationell nivå (Kulturrådet som projektfinansiär), regional nivå (Regionbiblioteket som projektägare) och kommunal nivå (de verksamheter som stod för det operativa genomförandet av projektet och som benämns som projektdeltagare). Studien är inte en regelrätt effektutvärdering av den läsfrämjande verksamhet som 5-åringarna var med om. Fokus i studien är de faktorer som kan påverka möjligheten att långsiktigt behålla
projektresultat i verksamheten. Studiens empiriska underlag utgörs av projektets ursprungliga ansökan; projektplan; redovisning och utvärderingar och semistrukturerade intervjuer med
3
personer som deltagit i projektet, dels personer i ledningsposition på Kulturrådet och Regionbiblioteket och dels projektledare och bibliotekarier.
Min förhoppning är att studien kan bidra med insikter om hur folkbibliotek kan arbeta för att förvalta och behålla goda resultat för framtiden även efter ett projekt. Genom att visa på goda exempel kan lärdomar från detta arbete ge insikt som kan användas för att optimera
projektformens förutsättningar för god hållbarhet.
Syfte och frågeställningar
Syftet med studien är att bidra till en förståelse för vad som påverkar och främjar
långsiktigheten av projektresultat inom verksamheten på folkbibliotek. Med utgångspunkt i syftet ämnar jag med studien söka svar på följande frågeställningar:
• Vilka faktorer påverkar huruvida projektresultat långsiktigt lever kvar och förvaltas i verksamheten även efter extern finansiering upphört?
• Vilka eventuella utmaningar upplevs i biblioteksverksamheten i relation till att bibehålla resultat efter ett avslutat projekt?
I identifiering och analys av faktorer som påverkar projekthållbarhet inspireras jag av projektledningslitteraturen och utgår i studien från det ovan nämnda ramverket utvecklat av Shediac-Rizkallah och Bone (1998).
För frågeställningarna är tre begrepp centrala: hållbarhet, resultat och effekter. Hållbarhet har ovan definierats i enlighet med Shediac-Rizkallah och Bone (1998, 91) som att antingen på individnivå, organisationsnivå eller samhällelig nivå bibehålla projektresultat och/eller projektaktiviteter. Vad gäller begreppen resultat och effekter, och distinktionen däremellan, avses resultat vara mer kortsiktiga och effekter av långsiktig karaktär (Byström 2010, 117).
Det innebär att med resultat avses kortsiktiga konsekvenser utifrån den operativa verksamheten. Effekter avser samhälleliga förändringar på längre sikt.
Uppsatsen är disponerad på följande sätt: Efter inledningen ges en bakgrund till projektet samt en begreppslig ram till problemområdet med teori och tidigare forskning. Därefter följer en metodredogörelse för studiens genomförande och analys. Studiens resultat och analys redogörs för i ett empiriskt kapitel som inleds med vad som lever kvar av projektet och efterföljs av en analys av vilka faktorer som har påverkat möjligheterna till detta. Slutligen sammanfattas analysen i slutsatser och rekommendationer lämnas.
4
2. Bakgrund till projektet Give me five
– ett bok- och berättarprojekt i världen och Västerbotten med femåringarna i fokus
Projektöversikten bygger på projektdokument författade av Regionbiblioteket, skrivna för att uppfylla Kulturrådets krav på projektdokumentation.
Kulturrådet är en myndighet under regeringen som har till uppgift att genomföra den kulturpolitik som riksdagen och regeringen beslutar om. Årligen delar Kulturrådet ut 2,5 miljarder kronor till kulturen, bland annat till litteratur, läsfrämjande och bibliotek (Kulturrådet, 2020).
Regionbiblioteket i Västerbotten arbetar för att främja utveckling och samarbete. Som en del i sitt litteratur- och läsfrämjande uppdrag driver de ungefär vart femte år biblioteks- och
förskoleprojekt i regionen (KUR, 1a1). Förankringsprocess, planering och förberedelse inför projektet Give me five inleddes 2008/2009 (KUR, 2d). 2010 formulerades den första
projektplanen för projektet Give me five, inspirerat av tidigare projekt i Skellefteå (Sagostafetten) och som en vidareutveckling och påbyggnad efter projekten med
läslustombud och LekaSpråkaLära (KUR, 1b). Give me five planerades vara treårigt med extern delfinansiering från Kulturrådet och fick senare ett bonusår 2014 som finansierades som en del i kulturhuvudstadssatsningen av Umeå kommun (KUR, 2d). Finansieringen uppgick till dryga 6 miljoner kronor (Wiklund, 2014, 6) över tre års tid. Av detta var 1,2 miljoner statliga medel från Kulturrådet, övrigt utgjordes av kommunernas och
Regionbibliotekets egeninsatser (KUR 2c, 3c, 4c). Det fanns tidigt en plan och ambition att integrera projektet i den löpande verksamheten; det fanns även god erfarenhet av att ha åstadkommit detta med tidigare projekt (KUR, 3a).
När projektramen framarbetats av personal från region- och kommunbibliotek och projektledare kontrakterats bjöd Regionbiblioteket in kommunbiblioteken att delta.
Kommunbiblioteken i 12 kommuner bjöd i sin tur in förskolor. Lokala förankringsprocesser och bygge av lokala projektgrupper efterföljdes sedan av lokal fortbildning och handledning utifrån identifierade behov. Även gemensamma regionövergripande fortbildningsträffar och erfarenhetsutbyten arrangerades. Projektgenomförandet modifierades till lokala
förutsättningar. Den gemensamma grunden uttrycks ha varit en fördjupad samverkan mellan
1 Projektdokumentationen har getts koder 1a-d, 2a-d, 3a-d och 4a-g och redovisas i referenslistan med titlar och ärendenummer.
5
förskola och bibliotek där biblioteken bjudit in 5-åringar till en upptäcktsresa i en vald boks värld (KUR, 3d).
Projektets mål och syfte
De initiala formuleringarna kring projektets syfte i planeringsprocessen var att projektet skulle stimulera ett samarbete mellan bibliotek och förskolor och ge nya in- och utblickar kring läsfrämjande och berättande bland barn. Målen och syftet formulerades vara att ge barn utrymme att utveckla nya färdigheter och uttryckssätt, att lyfta bilderbokens status (nationellt och internationellt) samt att vidga användandet av densamma där alla sinnen stimuleras.
Bilderbokens pedagogiska funktion som konstnärlig inspirerande upplevelse var central.
Särskild vikt lades vid att bilderböcker, berättande och estetiska lärprocesser ger redskap att lyfta och stärka språk-, identitet- och värdegrundsfrågor. Ett annat mål var att utveckla läs- och språkstimulerande arbetssätt inom förskola och bibliotek samt att synliggöra FN:s barnkonvention och dess intentioner. Samarbetet mellan bibliotek, förskoleverksamhet och olika kulturpedagogiska aktörer skulle öka genom att bibliotekarier, förskollärare och kulturpedagoger fick möjligheter att utveckla nya gemensamma arbetsmetoder. För det
omgivande samhället förväntades effekterna vara ett synliggörande av barns och ungas rätt till bibliotek och mångfald i kulturlivet (KUR, 2010, 1b).
Målen formulerades i ansökningar och projektplanen till följande:
• Att utforska bilderbokens möjligheter till djup beröring och gränsöverskridande på̊
olika plan.
• Att stimulera barns alla sinnen genom läsning och användning av de nydanande bilderböckerna.
• Att inspirera viktiga vuxna att samarbeta kring ett vidgat användande av bilderboken.
• Att använda och försvara de bilderböcker som skildrar barns inre och yttre världar.
• Att söka och finna de magiska ögonblick då konsten gör att man skälver inombords, de ögonblick då allt stämmer. (KUR, 3b)
Projektets resultat och utvärderingar
I redovisningen till Kulturrådet efter projektets första år beskrevs en stor och smittande
entusiasm och att de lokala grupperna var igång utifrån lokala förutsättningar. I två kommuner försvårades samarbetet av att förskolan inte ansåg sig ha tid; i en kommun fanns inte
bibliotekspersonal att tillgå (KUR, 2d) .
6
Andra året redovisades resultaten med liknande formuleringar med ett tillägg att arbetet rullat på och att en halvtidssummering var genomförd. Ett resultat som lyftes var att nya
arbetsformer utarbetats gällande estetiska lärprocesser. Nedskärningar och ökad
arbetsbelastning inom förskola och kultur lyfts som problematiskt och brist på tid och pengar som utmaningar (KUR, 3d).
I slutredovisningen (KUR, 4e) för projektets tredje år, beskrevs resultaten vara att projektet med små̊ medel hade lyckats att utveckla ett läsfrämjande arbetssätt som utgick från
bilderbokens möjligheter, som lyft barnboken som inspirationskälla, och som stimulerat barns naturliga nyfikenhet att undersöka och lära. De vuxna hade fått och/eller stärkt kunskaper; de hade lust och nyfikenhet att dyka in i bokens värld och undersöka den tillsammans med barnen. Genom ett nyfiket förhållningssätt hade de vuxna fått träna på att ställa frågor och lyssna på barnen. En utmaning som uttrycks är kring förskolesamarbetet, att bibliotekarierna ibland tyckt att ”de fått slita för att få förskolan intresserad”. Bibliotekarier uttryckte att förmågan att uppmuntra barnen att ställa frågor hade utvecklats och att det lett till ett mer medvetet arbetssätt med större delaktighet från barnen. Det beskrevs att det fanns mycket kompetens men att den ibland måste ”dammas av och förnyas”. Projektets metodik hade spridits vidare i olika sammanhang, mässor, festivaler och workshops. Erfarenheter från projektet hade tagits tillvara i flera kommuner och kommundelar; det lyfts exempel på enstaka närbibliotek där fortsatt arbete enligt Give me five-metodiken planerades.
Projektet utvärderades i halvtid under hösten 2012. Något som konstaterades då var att det fanns en ovana bland projektdeltagarna att reflektera och formulera reflektionen skriftligt;
detta identifierades som ett viktigt utvecklingsområde där fortbildning för båda personalgrupperna behövdes. Ett annat konstaterande var att bibliotekarierna behövde stöttning i att utveckla sin ledarkompetens och att våga visa vari bibliotekariekompetensen består. En avslutande erfarenhetskonferens genomfördes hösten 2013 och en utvärderande skrift "En bok, många världar" producerades 2014 av en extern part, Ulla Wiklund. Under hösten 2014 planerades att Regionbiblioteket skulle följa upp kommunerna och identifiera vilket stöd som behövdes för att de skulle kunna fortsätta på egen hand (KUR, 4e).
7
3. Tidigare forskning och teori
För att besvara forskningsfrågorna tar studien sin grund i teorier om projektorganisation samt studier som följt och utvärderat utvecklingsprojekt, detta för att förankra empirin om
fallprojektets framgångsfaktorer och utmaningar i en vidare kontext. Dispositionen av den begreppsliga ramen inleds med projektorganisation i allmänhet och läsfrämjande projekt i synnerhet. Begreppsramen smalnas av till att fokusera på projekthållbarhet specifikt, varefter ett konceptuellt ramverk för att analysera hållbarhet presenteras. Faktorer med potentiell påverkan på hållbarhet identifieras och beskrivs.
Projekt som arbetsform
Ordet ”projekt” kommer från det latinska verbet projicere som betyder att ”kasta fram” och uttrycker en vilja att språngvis föra utvecklingen framåt (Eklund, 2011, 22). Eklund beskriver arbetsformen som kraftfull (2011, 19). Blomberg (2003, 71) menar dock att arbetsformen många gånger medför att läroeffekter blir svåra att införliva i löpande verksamhet, med risken att de går förlorade. Lindberg (2017, 37) lyfter frågan om hur pass uthållig arbetsformen projekt är i längden, efter att fokusgruppdeltagare i hennes studie uttryckt en
viss ”projekttrötthet”. Blomberg (2003, 72) drar slutsatsen att det behövs en kontinuitet mellan projekt och löpande verksamhet för att goda resultat ska kunna införlivas i löpande verksamhet. Blomberg gör en liknelse med en verktygslåda och menar att precis som att en hammare är lämpad för att spika men inte såga är projekt ett lämpligt verktyg för att
underlätta genomförandet av vissa typer av uppgifter men inte andra. Sandin (2011, 50) argumenterar att just eftersom projektformen inte ställer krav på att något ska permanentas erbjuder den möjligheter att testa idéer och arbetsformer som sedan tillfälligt eller långsiktigt kan förändra och utveckla verksamheten. Det råder alltså delade meningar om projekt som arbetsform men icke desto mindre bedrivs en stor del av verksamheter inom projekt; därmed finns anledning att problematisera aspekter av arbetsformen i en studie som denna.
Eklund (2011, 72) definierar målfokusering som ett av projektarbetsformens mest
karaktäristiska drag. För att resonera kring hållbarhet är det en förutsättning att härröra detta till måluppfyllelse. Mål som sätts upp inom utvecklingsprojekt, hävdar Blomberg (2003, 39) bör vara gemensamma och så tydligt formulerade som möjligt; det är också viktigt att alla projektdeltagare är insatta och helst delaktiga i dessa mål. Då projektarbetet genomförs med samarbeten är det däremot inte ovanligt att olika aktörer också har olika, och ibland
motstridiga intressen i ett projekt eftersom de har olika roller och funktioner (Blomberg, 2003,
8
41). För att möjliggöra effektivt samarbete är det viktigt att alla inblandade har en gemensam syn på vad projektets mål är (Eklund, 2011, 26). Eklund (2011, 141) poängterar också vikten av att mål i projekt formuleras SMART, där S står för synliga, M för mätbara, A för
accepterade, R för realistiska och T för tidsatta.
Läsfrämjande projekt
Sandin konstaterar att utveckling av bibliotekens läsfrämjande verksamheter i stor utsträckning sker genom projekt och att projekten blir ett sätt att omsätta politiska mål i verksamheten (2011, 119). Sandin har gjort en resonerande metodgenomgång av 93 läsfrämjande projekt inom biblioteksverksamhet och studerat projektrapporterna till dessa.
Majoriteten av dessa har fått bidrag av Kulturrådet som är den största finansiären av
läsfrämjande projekt för barn (Sandin, 2011, 118). Utifrån projektrapporterna konstaterar hon att det i läsfrämjande projekt är vanligt att kombinera läsning med annan kulturell
uttrycksform, till exempel dramatisering eller skapande. Så är också fallet i projektet Give me five. Sandins studie är en dokumentstudie av ett större antal projekt, och bidrar till att jämföra fallstudiens projekt hur det liknar andra läsfrämjande biblioteksprojekt i Sandins omfattande dokumentstudie. Denna uppsats å sin sida ger istället en fördjupad bild av ett projekt; utöver en dokumentstudie kompletteras bilden med informanters uttryckta upplevelse av projektet i nutid.
Projekthållbarhet
Som tidigare nämnts saknar projekthållbarhet som begrepp en entydig definition. Öhman Sandberg (2014, 9) framhåller att begreppet programhållbarhet2 kan ha en rad olika betydelser och diskuteras i termer av spridning, strukturpåverkan, varaktighet och långsiktiga effekter.
De flesta studier inom projektforskning försöker att identifiera framgångsfaktorer för det initiala genomförandet och mer sällan den mer långsiktiga effekten (Wiltsey Stirman et al.
2012, 2). Wiltsey Stirman et al. (2012, 9) menar att partiell hållbarhet är vanligare än fortsättning av hela programmet eller interventionen, även när denna framgångsrikt implementerats.
I inledningen till denna uppsats nämndes att Shediac-Rizkallah och Bone (1998, 91) har formulerat tre definitionsmått för hållbarhet (min fria översättning):
2 Öhman Sandberg talar både om program och projekt, i detta avseende ser jag begreppen som synonyma och att definitionen för programhållbarhet även gäller projekthållbarhet.
9
- individer inom projektet bär med sig fördelar och lärdomar.
- projektet och/eller dess aktiviteter upprätthålls i identifierbar form.
- bibehållen kapacitet att leverera aktiviteter som mottagande verksamhet har behov av.
Shediac-Rizkallah och Bone (1998, 98) har utifrån definitionen utvecklat ett konceptuellt ramverk med faktorer som påverkar hållbarhetsgraden efter ett projekts avslutade
finansiering. Dessa faktorer har grupperats i tre huvudgrupper. Den första är faktorer inom projektet rörande design och implementering. Den andra är faktorer inom
organisationsmiljön. Den tredje är faktorer i den bredare samhällsmiljön (Shediac-Rizkallah och Bone, 1998, 98). Schreirer (2005, 320) har granskat 19 empiriska studier om hållbarhet av hälsorelaterade program i USA och Kanada och bygger vidare på Shediac-Rizkallahs och Bones forskning. Schreirer (2005, 320) sammanställer utifrån Shediac-Rizkallahs och Bones generella ramverk fem aspekter som bidrar till ökad hållbarhet (min översättning): att
programmet kan modifieras; att det finns en närvarande ”mästare”; att projektmål/-verksamhet stämmer med organisationens uppdrag; att fördelar upplevs; och slutligen att andra
intressenter ger stöd. Shediac-Rizkallahs och Bones (1998, 98) generella ramverk utgör tillsammans med Schreirers fem utvecklande faktorer ett ramverk för hur den här studiens resultat analyseras och tolkas. I studien kompletteras ramverket med ytterligare fyra faktorer som härefter presenteras under Shediac-Rizkallahs och Bones (1998, 98) huvudgrupper:
Faktorer inom projektet som påverkar hållbarhetsgraden
Faktorer inom projektet som Shediac-Rizkallah och Bones (1998) identifierat påverkar hållbarheten är tillgängliga resurser (såväl ekonomiska som personal och tidsmässiga), samt faktorer avseende finansieringskällor och hur lång bidragsperioden är. Gärdén och Nowé Hedvall (2014, 59) identifierar, att folkbiblioteken ofta söker projektmedel för att långsiktigt kunna upprätthålla samverkan efter ett projekt. När biblioteken inte längre får projektmedel stannar resultaten i projektet utan att bibehållas i verksamheten (Gärdén och Nowé Hedvall, 2014, 59). Även aspekter gällande varifrån idéerna till projektet härstammat, om projektet uppfattas effektivt och om det är synligt nämns påverka hållbarhetsgraden (Schediac- Rizkallah och Bone, 1998, 99) men är ej inkluderade i denna studies ramverk. Istället har tillfogats ytterligare en faktor som Sandin (2011, 120) och Svensson och Sjöberg (2009, 23) identifierat påverkar hållbarheten: systematisk utvärdering.
Zetterlund (2004) har i sin avhandling gjort en retrospektiv fallstudie av program för lokal folkbiblioteksutveckling och studerat utvärderingens praktik i kommunala bibliotek. Hon
10
beskriver att utvärderingsforskning inom Bibliotek- och informationsvetenskap behöver utvecklas och förnyas. Eftersom utvärdering bör ha strategisk betydelse för biblioteken är det av stor vikt att den blir vetenskapligt belyst (2004, 309). Svensson och Sjöberg (2009, 23) anser att systematisk återkoppling i form av utvärdering för lärande och reflektion är avgörande både för långsiktigheten och för lärandet inom ett projekt. De påpekar också att utvärdering kan betyda olika saker och användas för skilda syften, också för att finansiären ofta kräver detta (Svensson och Sjöberg, 2009, 23). Zetterlund påpekar att det i
bibliotekssektorn görs för få utvärderingar och de som görs skrivs främst i avrapporterande syfte (2004, 70). Denna bild bekräftas av Sandin (2011, 27) som konstaterar att det främst är utvärderingar i samband med Kulturrådsstödda projekt som skrivs inom bibliotekssektorn.
Utvärderingar till finansiärer fyller oftast en specifik funktion och ger svar på frågor om hur resurser använts och om kortsiktiga mål nåtts, något som är viktigt för beslutsfattare och ansvariga men inte gynnar eller säger något om långsiktighet (Svensson och Sjöberg, 2009, 24). Tvärtom kan denna typ av utvärdering med sitt fokus på kortsiktiga resultat försvåra för en hållbar verksamhetsutveckling där de långsiktiga effekterna är centrala (Svensson och Sjöberg, 2009, 26). Sandin (2011, 120) observerar att projektrapporter används som
utvärderingar även om dessa egentligen ska ha olika syften i ett projekt. Projektdeltagarnas tid kan vara en bristvara och det framstår som en förklaring att dokumentationen då blir lidande och inte tillräckligt utförlig (Sandin, 2011, 230). Sandin indikerar att det tycks finnas en tradition och kultur i biblioteksprofessionen att inte dokumentera och förmedla erfarenheter som görs i verksamheterna, istället spenderas tiden på genomförande. Wiklund (2014, 57) konstaterar vad hon nämner som en ”aktivitetskultur” även i kontexten Give me five där hon menar att vikten i projektets utvärderingar främst lagts vid redovisande av aktiviteter snarare än reflektion kring dessa. De första två faktorerna i studiens ramverk för att analysera
projekthållbarhet är följaktligen:
1. att långsiktig finansiering säkerställs 2. att projektet systematiskt utvärderats
Faktorer inom organisationen som påverkar hållbarhetsgraden
Shediac-Rizkallah och Bone (1998, 99) identifierar faktorer inom organisationen som påverkar projekthållbarheten. Dessa inkluderar: hur väl projektet överensstämmer med befintlig verksamhet och hur modifierbart projektet är. Även aspekter gällande
organisationens styrka och mognad samt om projektet är väl förankrat och stöds uppifrån
11
nämns påverka hållbarhetsgraden (Schediac-Rizkallah och Bone, 1998, 99) men har på grund av studiens avgränsningar ej undersökt i fallprojektet.
Att projektets mål och verksamhet stämmer överens med organisationens uppdrag och att fördelar med projektet uppfattas är två av Schreirers (2005, 320) identifierade faktorer som bidrar till ökad hållbarhet. Lindberg (2017, 35) observerar att utvecklingsprojekt som i hög utsträckning tycks ha kuggat i befintliga intressen, ambitioner och aktiviteter, har bidragit till hög måluppfyllelse (Lindberg, 2017, 35). Detta relaterar både till faktorerna om att projektet överensstämmer med organisationens uppdrag och att fördelar med det uppfattas av
projektdeltagare. Schreirer (2005, 320) poängterar, precis som Shediac-Rizkallah och Bone, vikten av att ett projekt kan modifieras över tid och till lokala förutsättningar. Schreirer (2005, 320) utvecklar förankring- och stödaspekten som vikten av att det finns en ”mästare”
närvarande, i avseende att någon samordnar och leder projektet. I likhet med Schreirer (2005) poängterar Lodl och Stevens (2002) vikten av att någon är ansvarig för att hålla
koalitionssamarbetet fungerande. Särskilt när projektet innehåller samarbeten ökar behovet av samordning.
En kritik Schreirers fem faktorer för projekthållbarhet fått är att de utelämnar
samverkansaspekten (Öhman Sandberg, 2014, 203). Samarbete med andra professioner, både vid planering och genomförande lyfts som en framgångsfaktor för projekthållbarhet (Sandin, 2011, 229). Vad det gäller läsfrämjande projekt inom bibliotekssektorn är samarbete en av de mest framträdande faktorerna i projekten både avseende motiv, syfte, arbetsmetod och resultat (Sandin, 2011, 46). Samverkan och samarbete uttrycks som centrala aspekter av projektet Give me five och tillfogas därför som en kompletterande faktor för den här studien.
En central aspekt i projektet Give me five är att utveckla ett samarbete med förskolor som en institutionell ändring. Sandin (2011, 46) observerar att samarbete är en av det mest
framträdande i biblioteksprojekt både i form av motiv, arbetsmetod och resultat. Samarbete med förskolepersonal fyller för biblioteken också funktionen att nya målgrupper kan nås (ibid, 103). En fördel med samarbete, menar Sandin, är att den egna yrkesrollen kan ifrågasättas, förstärkas och tydliggöras när den kontrasteras mot andra yrkesroller och kompetenser.
Samarbete mellan olika aktörer bidrar till utveckling genom att föra in nya perspektiv och kompetenser och kan skapa en dynamik i arbetet (ibid, 231). Samtidigt är samverkan svår;
Öhman Sandberg beskriver att det kan utgöra hinder för utveckling om motsättningar mellan skilda motiv äventyrar framgång (2014, 203). En framgångsfaktor Sandin identifierar när det
12
gäller samarbete är att involvera samverkansparter i ett så tidigt skede som möjligt för att skapa engagemang och undvika att bjuda in till ett färdigt projekt (2011, 223). Det är tyvärr vanligt att samverkansparter erbjuds delta i ett färdigt koncept och det kan leda till att de inbjudna senare i processen inte engagerar sig i projektet i den utsträckning som
initiativtagaren önskat (Sandin, 2011, 109). Eftersom denna studie i sitt urval inte inkluderar informanter från förskolans sida behandlas samverkan enbart ur bibliotekariernas perspektiv.
Sandin (2011, 229) konstaterar att projektets storlek har betydelse för långsiktig utveckling.
Ett större projekt tenderar innebära mer resurser och möjlighet till metodutveckling (ibid).
Även Lodl och Stevens (2002) menar att koalitioner som sammanför ett större antal enheter visar sig vara mer uppskattade och tenderar upprätthållas i större utsträckning.
Alla aspekter av projekthållbarhet behandlas inte i denna studie. Under faktorer som inom organisationen påverkar hållbarhet diskuteras hur väl projektet Give me five passar med organisationens uppdrag, om fördelar uppfattas av projektdeltagare och ledning, möjligheter att modifiera projektet, samt projektledning och samordning i avseende om det finns en närvarande ”mästare”. Dessa kompletteras med att Sandins (2011) faktor om samarbete med andra professioner samt en diskussion kring projektets storlek, något som Sandin (2011) och Lodl och Stevens (2002) identifierat påverkar hållbarhet. Studiens ramverk utgörs följaktligen av följande faktorer inom organisationen som påverkar projekthållbarheten:
3. att projektmål-/verksamhet stämmer överens med organisationens uppdrag 4. att fördelar uppfattas
5. att projektet är möjligt att modifiera 6. att det finns en närvarande ”mästare”
7. att projektet innehåller samverkan och samarbete som sammanför professioner 8. att projektet är stort
Faktorer inom samhället som påverkar hållbarhetsgraden
Bland samhällsfaktorerna som kan påverka projekthållbarhet som Shediac-Rizkallah och Bone (1998, 99) identifierar nämns politisk och socioekonomisk stabilitet samt om det från en mottagande part finns ett intresse och behov av projektverksamheten. Även Lodl och Stevens (2002) identifierade att fortsatt se samhällsbehovet som en framgångsfaktor för långsiktighet eftersom projektdeltagarna då känner ett ansvar att fortsätta med det åtagande som projektet inlett. Eftersom socioekonomisk och politisk stabilitet är svår att påverka utelämnas den faktorn från studiens ramverk och kommer inte att analyseras. Eftersom studien inte
13
involverar informanter utanför projektet konstateras detta utan att diskuteras vidare än att det kan påverka.
9. att andra intressenter ger stöd
Studiens ramverk bestående av nio faktorer med associerade författare illustreras i tabell 1.
Tabell 1. faktorer som påverkar projekthållbarhet med associerad författare
Faktor Upphovsperson
Inom projektet att säkerställa långsiktig finansiering Shediac-Rizkallah och Bone (1998) att projektet systematiskt utvärderas Sandin (2011) Inom organisationen att projektmål-/verksamhet stämmer överens
med organisationens uppdrag
Schediac-Rizkallah och Bone (1998)
att fördelar uppfattas Schreirer (2005)
att projektet är möjligt att modifiera Shediac-Rizkallah och Bone (1998) att det finns en närvarande ”mästare” Schreirer (2005) att projektet innehåller samverkan och samarbete
som sammanför professioner
Sandin (2011)
att projektet är stort Lodl och Stevens
(2002)
Inom samhället att andra intressenter ger stöd Shediac-Rizkallah och Bone (1998)
14
4. Metod
Sett till forskningsfrågornas substans och form lämpar sig en fallstudie väl som
undersökningsmetod. Med hjälp av en fallstudie kan jag exemplifiera koppling mellan projekt och löpande verksamhet i ett konkret fall. Fallstudiens metodik möjliggör en helhetssyn på verksamheten parallellt med en djupare förståelse för informanternas upplevelser. Studiens design bidrar till att kunna presentera en holistisk bild av arbetet med utvecklingsprojektet i relation till dess kontext. Fallstudien som tillvägagångssätt möjliggör att gå på djupet och beskriva saker i detalj och samtidigt bibehålla ett holistiskt perspektiv (Denscombe, 2016, 103).
En punkt där fallstudien som metod är känsligast för kritik relaterar till dess generaliserbarhet.
Målet med fallstudier är främst att utveckla och generalisera till teorier, inte beskriva frekvenser; resultaten blir generaliserbara avseende teoretiska hypoteser snarare än populationer (Yin, 2006, 28). Fynden från en fallstudie används för att utveckla teori, analysera situationen och komma fram till begrepp och hypoteser som kan förklara vad som händer och varför det händer i den inramning som undersökts (Denscombe, 2016, 100). Att ge efter på generaliseringsanspråk gällande frekvenser och populationer gör att studien istället kan bidra med en djupgående redogörelse för händelser, upplevelser och gemensamma framgångsfaktorer eller processer i ett projekt. Med andra ord är syftet med en fallstudie ofta att belysa det generella genom att titta på det specifika (Denscombe, 2016, 91). För att få en bättre inblick i, bakgrundsförståelse för, och kontinuitet i studien har fallet avgränsats till ett och samma projekt i en och samma kommun.
Dokument som empiriskt material
En särskild styrka i fallstudien som metod, beskriver Yin (2006, 25), är att den kan inrymma och hantera olika slags empiriskt material, i detta fall både dokument och intervjuer. För att få en inledande förståelse för projektverksamheterna som ingår i Give me five, inleddes studien med en genomgång av dokumentation som fanns nedtecknad kring projektet under den tid det finansierades av Kulturrådet. Dokumentationen innefattar formella dokument såsom
projektets ansökningar till Kulturrådet, projektplaner, utvärderingar och slutrapport men även dokument kring policykontexten såsom regleringsbrev, förordningar, beslutsunderlag och statliga utredningar. Dokumentationen ger ett realtidsperspektiv på projektet och ses i studien som en integrerad del i projektverksamheten, studien av dokument följdes upp av intervjuer.
15
Insamling av intervjudata
Med utgångspunkt i ovan nämnda dokument och i tidigare forskning utformades två
intervjuguider med framför allt öppna frågor, en för projektägare och en för projektfinansiärer (se bilaga 1 och 2). Dåvarande chef på Regionbiblioteket och den bibliotekskonsulent som var projektansvarig på Regionbiblioteket kontaktades under hösten 2020, det vill säga tio år efter det ursprungliga projektet planerades och formulerades, nio år efter att projektet inleddes och började finansieras och sju år efter den externa finansieringens slut. Semistrukturerade intervjuer genomfördes med dessa två individer i egenskap av att ha varit projektägare.
Intervjuerna kretsade kring projektets långsiktiga påverkan och metoder de använt för att nå projektmålen. En handläggare och en enhetschef på Kulturrådet kontaktades i egenskap av att ha varit projektfinansiärer. Intervjuer genomfördes även med dessa två individer i ett initialt skede för att ge en policykontext och sin syn på projekthållbarhet och externfinansiering. Med utgångspunkt i dessa intervjuer och den tidigare forskningen utformades därefter en tredje intervjuguide (se bilaga 3). Fyra bibliotekarier från samma kommun men olika närbibliotek som varit med och genomfört projektet intervjuades i egenskap av att ha varit
projektdeltagare. Intervjuerna handlade om i vilken utsträckning de själva upplever att de bär med sig insikter, kunskaper, lärdomar och arbetssätt från projektet och i vilken utsträckning dessa idag berikar deras läsfrämjande verksamhet och yrkesvardag.
En fördel med kvalitativa intervjuer är att intervjuaren kan anpassa frågorna och ordningen på ett annat sätt än vid ett standardiserat frågeformulär och därmed få en bredare bild med fler nyanser och dimensioner (Ahrne och Svensson, 2015, 38). Intervjuer är särskilt lämpade för att producera djupgående och detaljerade data (Denscombe, 2016, 288). Informanternas prioriteringar, åsikter och idéer kan fångas, eftersom informanterna har möjlighet att utveckla sina idéer, förklara sina synpunkter och identifiera vad de anser vara centralt (ibid).
Intervjuerna var alla på grund av den rådande pandemin internetbaserade och genomfördes via Teams och Zoom under cirka en timme vardera. Denscombe (2016, 282) beskriver att sådana intervjuer med hjälp av webkamera till stor del liknar en intervju ansikte mot ansikte och därför kan sägas ha samma för- och nackdelar beträffande personlig interaktion.
Validiteten på intervjudata kan också beaktas, det vill säga med vilken säkerhet metoden undersöker det den har för avsikt att undersöka. Vissa frågor, påpekar Denscombe (2016, 271), kan få människor att känna sig besvärade; risken är att informanterna försöker att antingen infria upplevda förväntningar eller skräddarsy svar till vad de tror forskaren vill höra. I denna studie har detta tagits i beaktning och frågor som informanter skulle kunna
16
uppleva som känsliga har undvikits. Det är heller inte alltid som uttryck och handling stämmer överens, och vad människor säger att de gör eller tänker kan inte med automatik förmodas återspegla ”sanningen” (Denscombe, 2016, 289). Tillförlitligheten av studiens resultat kan också i viss mån påverkas av de individer som kommer till tals i urvalet
(Denscombe, 2016, 289). Med detta i beaktning inkluderar denna studie flera informanter i varje urvalskategori. Etiska frågeställningar som kan väckas vid intervjuer, menar Ahrne och Svensson. (2015, 28), är till exempel respondenters anonymitet och integritet.
Vetenskapsrådets forskningsetiska principer (2020) om informationskrav, informerat
samtycke och nyttjandekrav har alla efterföljts i studien. Konfidentialitet och anonymisering av informanters identitet och arbetsplatser togs upp i början av intervjun och tillåtelse söktes att i studien uppge position/relation till projektet. Informanterna informerades om
frivilligheten i att delta och att de när som helst kunde avbryta sin medverkan.
Urval
En fallstudie är beroende av ett medvetet och noga övervägt val beträffande vilket fall som väljs ut. Projektet som valdes ut för denna studie kan sägas likna många andra i bemärkelsen att det är ett av flera läsfrämjande projekt i biblioteksverksamhet som finansierades med statliga medel. Det kan också likna många andra i bemärkelsen att det beskrivs som ett
fördjupande metodutvecklande program. Även ur ett organisationsperspektiv och institutionell lokalisering kan det sägas vara typiskt i det sätt det är organiserat med mål och finansiering från nationell nivå, till planering och formulering på regional nivå och genomförande på kommunal nivå.
Den primära ingången var att studera ett pågående läsfrämjandeprojekt som passerat för en tid sedan för att följa upp det idag. Wiltsey Stirman et al. (2012, 11) poängterar att för att studera upprätthållandet av ett program eller projekt behöver en längre tidsram väljas för att full implementering bör ha uppnåtts och finansieringen bör vara slut. En projektledare i den aktuella kommunen involverades för att bistå med en lista av projekt som haft ett uttryckt hållbarhetsfokus. Valet att följa upp projektet Give me five gjordes sedan på basis av
forskningsfrågan. Give me five var ett förhållandevis stort projekt som utvärderades med god måluppfyllelse; det liknade i form många andra projekt och hade många deltagare. Tillräcklig tid har passerat för att kunna bedöma eventuella projektresultat som inkorporerats i
verksamheterna efter projektets slut. Projektledarens medverkan har förmodligen påverkat val av fall. Det kan exempelvis tänkas att listan av projekt som presenterades inte var heltäckande
17
eller representativ men i och med att jag opererade med ganska specifika urvalskriterier föll valet på Give me five som ganska naturligt.
Urvalsproceduren av informanter för intervjuerna har varit en kombination av ett strategiskt urval och ett stratifierat urval. Efter urvalet av projekt för fallstudien identifierades
informanter på de tidigare nämnda tre nivåerna: nationell nivå (projektfinansiärer), regional nivå (projektägare), kommunal nivå (projektdeltagare). Inledningsvis identifierades några personer som haft en ledningsposition i projektet: dels handläggare samt enhetschef på Kulturrådet, dels anställda på Regionbiblioteket som initierat, planerat och lett projektet. Den person som varit ansvarig handläggare för det specifika projektet hade gått i pension och ersattes i studien av en annan handläggare på Kulturrådet som handlägger läsfrämjande projekt idag. Den som i egenskap av generaldirektör fattade beslutet om stöd för det specifika projektet arbetade ej kvar på Kulturrådet och ersattes i studien av nuvarande enhetschef som idag fattar beslut om bidrag inom litteratur- och biblioteksenheten. En av de som då arbetade på Regionbiblioteket har idag bytt arbetsplats men deltog i studien i egenskap av dåvarande projektansvarig bibliotekskonsulent på Regionbiblioteket. Detta gav fyra informanter, två på Kulturrådet, två som under projektets externfinansierade år arbetade på Regionbiblioteket.
Bland bibliotekarier som deltagit och stått för det operativa genomförandet av projektaktiviteterna och som kan vittna om vad som idag bibehålls i den löpande
verksamheten, gjordes ett urval utifrån en lista med dåvarande projekt-kontaktpersoner på respektive folkbibliotek i kommunen. Denna lista jämfördes med listor med personal på respektive arbetsplats idag enligt minabibliotek.se.3 Sju av dessa personer arbetar idag kvar på samma arbetsplats och av dessa valdes fyra ut enligt en stratifieringsvariabel som utgjordes av vilka bibliotek som på sin hemsida idag nämner projektets namn. Således tillkom ytterligare fyra informanter på projektdeltagarnivå.
I efterhand visade sig dessa bibliotekarier i de flesta fall vara den enda barnbibliotekarien på respektive närbibliotek som också uppfyllt kriterierna för benämningen kontaktperson och att de var ensamt ansvariga för genomförandet av projektet på sitt närbibliotek. Under
intervjuernas gång uppkom att listan uppdaterats efter 2013 och att två av
bibliotekarieinformanterna inte var med i projektet när det var externfinansierat utan börjat sin tjänst efter att projektet formellt avslutats och lagts till på listan i efterhand. Dessa informanter
3 Minabibliotek.se är Umeåregionens gemensamma bibliotekswebb med bibliotekens digitala tjänster, öppettider, kontaktuppgifter till bibliotekspersonal mm.
18
kunde ändå ge en inblick i hur kunskaper har förmedlats och delats på arbetsplatsen i kölvattnet av projektet. Hur informanterna härefter benämns, vilken organisation de
representerar samt om de deltagit under projektets externfinansierade år illustreras i tabell 2.
Tabell 2. Informanter i fallstudien
Benämning Organisation Deltog under projektets externfinansierade år
projektfinansiär 1 Kulturrådet nej
projektfinansiär 2 Kulturrådet nej
projektägare 1 Regionbiblioteket Västerbotten ja projektägare 2 Regionbiblioteket Västerbotten ja bibliotekarie 1 Närbibliotek, Umeå kommun ja bibliotekarie 2 Närbibliotek, Umeå kommun ja bibliotekarie 3 Närbibliotek, Umeå kommun nej bibliotekarie 4 Närbibliotek, Umeå kommun nej
De olika informanterna i studien spelar olika roller i analysen och redovisningen av resultat.
Bibliotekarierna är de som operativt genomfört projektaktiviteterna och som mest
verksamhetsnära och kunde vittna om vad som lever kvar efter projektet. Därför har deras utsagor givits särskild uppmärksamhet i studien. Att härefter benämna bibliotekarierna som bibliotekarier och inte projektdeltagare i linje med projektägare och projektfinansiärer förklaras av att det framkom att samtliga ej deltagit under de externfinansierade år och att de därmed inte formellt varit projektdeltagare. Det bibliotekarieinformanterna har gemensamt idag är att de alla fyra är bibliotekarier och i sina verksamheter är kontaktpersoner för den verksamhet som idag lever kvar efter Give me five. Jag väljer att inte skilja isär de två som inte var med eftersom de ändå bär med sig och förvaltar projektresultat. Skillnaden är att bibliotekarierna som inte var med under åren gå Give me five externfinansierades bär med sig resultat av ett informellt lärande på arbetsplatsen; bibliotekarierna som var med under dessa projektår tog del av ett formellt lärande i form av fortbildning som var integrerad i projektet.
Data från intervjuerna med projektägare och projektfinansiärer har gett en
bakgrundsförståelse och policykontext till projektet, och även en syn på långsiktiga effekter av projektverksamhet i allmänhet.
19
Analysmetod
Insamling och analys av data pågick inledningsvis parallellt och kontinuerligt. Som
analysmetod har tematisk analys använts, såsom beskriven av Braun och Clarke (2006), för att på ett teoretiskt flexibelt sätt komma närmare betydelsen av insamlade data. Metoden går ut på att systematiskt identifiera, analysera och koda teman utifrån fem steg (Braun och Clarke, 2006, 87). Intervjuerna spelades in, skrevs ut och lyssnades sedan igenom flera gånger. Efter genomlyssning sammanfattades intervjuerna för att ge en fördjupad förståelse. Därefter genererades initiala koder som ett första och andra steg. I ett tredje och fjärde steg söktes och granskades gemensamma teman. Under ett femte steg definierades och namngavs teman.
Teman har identifierades både induktivt och deduktivt i letandet efter meningsfulla mönster.
Begrepp från tidigare forskning har i viss mån påverkat analysen deduktivt. Shediac- Rizkallahs och Bones (1998) ramverk har tillsammans med kompletterande faktorer
identifierade av Schreirer (2005), Sandin (2011) och Lodl och Stevens (2002) legat till grund både i utformandet av intervjuguiderna och i analysen av data. I och med vald teoretisk ansats kan jag ha förbisett faktorer som har påverkat hållbarhetsgraden av projektresultatet, den möjliga nackdelen övervägs av de fördelar som ges av det fokus som den teoretiska ansatsen samt det induktiva inslaget i min analys ger mig.
Eftersom samarbetet med förskolan uttrycktes som centralt i projektet Give me five hade det också varit en fördel att komplettera datainsamlingen med intervjuer med förskollärare. I min studie representeras enbart bibliotekariernas sida av detta samarbete. Förskolepersonalens självrapporterade perspektiv hade kunnat bidra till en mer holistisk inblick i samarbetet och detta är något som kan kompletteras med vidare forskning eller uppföljning.
20
5. Resultat och analys
Empirikapitlet är disponerat med ett kort inledande avsnitt om vad som lever kvar av projektet i de olika verksamheterna idag. Därefter analyseras projekthållbarheten utifrån faktorerna i tabell 1. Kapitlet avslutas med vad som av informanterna uttryckts som utmaningar att bibehålla projektresultat.
Bibehållna projektresultat i verksamheterna - Give me five 2
De resultat som idag lever kvar från projektet Give me five och förvaltas i verksamheterna finansieras inte längre med externa medel. Sedan bidragsperioden avslutats efter tre år inryms det arbetssätt som ses som ett projektresultat inom kommunens ordinarie budget utan stöd från regionen. Det framkommer dock i intervjuerna att det finns en kommunal stödstruktur i form av tvärgrupper, nätverk och en person med en samordnande funktion. Trots att det inte formellt är ett projekt längre utan nu en del i den löpande verksamheten talar både
projektägare och bibliotekarier om aktiviteterna som ett projekt. Kanske bidrar den nu kommunala stödstrukturen i form av nätverket och det som vissa informanter uttrycker som en upplevd förväntan uppifrån att arbetssättet ska fortgå till att de även nu benämner det som ett projekt. Hur övergången från den externfinansierade projektet till den nuvarande
verksamheten upplevdes varierar mellan informanterna och kan också påverka att det idag talas om som ett projekt. En av bibliotekarierna uttrycker att det inte var ett tydligt ”slut”
utöver att de stora festerna inte längre arrangerades. En annan av bibliotekarierna menar att den externa finansieringen inte var tydlig på den lokala nivån eftersom pengarna framför allt gick till fortbildning, samordning och de stora festerna, det bidrog också till att ”slutet” inte var så tydligt och kan också bidra till att verksamheten benämns som projekt även idag. Att de talar om det som ett projekt kan försvåra för läsaren i studien så härefter benämns
verksamheten som idag lever kvar efter det ursprungliga externfinansierade projektet Give me five som Give me five 2 för att underlätta läsningen och särskilja det från verksamheten under de externfinansierade åren. Detta är ett tillägg som jag själv gjort och inget som är formellt i verksamheterna. Give me five avser de externfinansierade åren 2010-2013, Give me five 2 avser det som lever kvar efter 2014.
Både informanterna i egenskap av projektägare och bibliotekarier vittnar om att
arbetsmetoden som projektet utvecklade är något som lever kvar i verksamheterna än idag.
Den dåvarande projektansvariga, som även har viss inblick i hur verksamheterna ser ut idag uttrycker:
21
Just i det här fallet har ju verkligen de statliga pengarna levt vidare, men det är ju många gånger det bara blir dagsländor.
Arbetssättet, värderingar och synen på och hur man lyfter bilderboken som konstform nämns av majoriteten av informanterna som det viktigaste de bär med sig av projektets resultat. Vissa lyfter förhållningssätt och mod att välja utmanande och konstnärliga bilderböcker, andra lyfter aktiva samarbeten. Arbetssättet och metoden preciseras inte explicit i projektdokumentationen men framstår till stor del utgöras av samarbetet med förskolorna och ett särskilt upplägg kring val av bok och arrangerande av sagostund där flera sinnen involveras och där barns rätt till delaktighet betonas. En av bibliotekarierna uttrycker att det numera är en självklar del i verksamheten, ”lite av ett förgivettagande som inte varit upp till diskussion”. Att arbetssättet nu blivit en rutin och en integrerad del av ett årshjul nämns ha lett till att det nu kan fortgå utan att ta så mycket arbetstid i anspråk. En informant på projektägarnivå menar att det oturliga nu är att alla inte minns eller vet varför de vill jobba såsom projektet inlett. En del värden har möjligen gått förlorade i modifieringen av de många små lokala ”projekten” och på en del av biblioteken framstår det enligt henne ”rulla på i en ganska oreflekterad metod”.
Hon utvecklar att ett arbetssätt lever kvar i olika utsträckning men att det inte alltid är
förankrat och tillägger att det skulle behöva blåsas liv i med någon sorts systematik eftersom det finns en upplevelse av att ha ”tappat lite på vägen”.
Att förankring ibland upplevs saknas och att det uttrycks att alla inte vet varför de vill arbeta med projektaktiviteterna kan bero på att målen aldrig operationaliserats till så kallade smarta mål. Mål bör formuleras Synliga, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidsatta (Eklund, 2011, 142). När målen inte är ”smart” formulerade riskerar det att försvåra inte bara för genomförande men även för utvärdering och för studerandet av dess hållbarhet. Målet ”att söka och finna de magiska ögonblick då konsten gör att man skälver inombords, de ögonblick då allt stämmer (KUR, 3b) ” är exempel på ett av projektets icke-mätbara mål som både är svårt att utvärdera om det nåtts eller ej och svårt att i efterhand undersöka hållbarheten av.
Målet är problematiskt ur flera hänseenden: det är omfattande, diffust, subjektivt, svårt att överblicka och problematiskt att definiera. Särskilt problematiskt är att det inrymmer så stora tolkningsmöjligheter vilket blir känsligt när det ska delas mellan så många aktörer.
Faktorer som påverkat projekthållbarheten av Give me five
Härefter presenteras resultaten i ordningen av vilka faktorer som i studien framstår ha haft störst inverkan på projekthållbarheten av Give me five.
22
Att projektet var stort och innehöll samverkan som sammanfört professioner
Två faktorer som Sandin (2011, 229) i sin studie identifierat som framgångsfaktorer för ökad hållbarhet är samarbete med andra professioner samt att större projekt har bättre
förutsättningar att nå hållbara resultat. Eftersom samverkan i kontexten Give me five bidrar till att det blir större har dessa faktorer sammanfogats till en. Samverkan med just
förskola/skola är som tidigare nämnts vanligt i biblioteksprojekt eftersom verksamheternas uppdrag har beröringspunkter men motiveras från bibliotekariernas sida också av att
kontaktytan är värdefull och att de får tillgång till en av sina prioriterade målgrupper (Sandin, 2011, 103).
Projektet Give me five var organisatoriskt stort med sin regionövergripande struktur och upplägg. Det uttrycks ha varit positivt, särskilt för de informanter som är ensamma barnbibliotekarier på sin arbetsplats, att veta att andra arbetar med samma sak samtidigt.
Projektets stora omfattning fyllde också funktionen att inspirera, bibliotekarierna uttrycker det som att det bidragit till engagemanget att arbeta vidare men är också överens om att det inte varit hållbart att fortsätta ha det så stort. Det var också positivt för synligheten, det nämns att politiker bjudits in till de avslutande festerna. Projektets storlek tycks ha påverkat positivt och bidragit till hållbara projektresultat. Med sin regionövergripande struktur och tre nivåer kan projektets organisatoriska storlek dock ha försvårat utvärderingen. Detta utvecklas under faktorn om systematisk utvärdering.
Ett större projekt med olika nivåer ökar kraven på en tydlig rollfördelning och en projektfinansiär uttrycker att det är viktigt för hållbarheten att man ”fortsätter med sina
roller”, eller som samma informant utvecklar: ”Sen när finansiering slutat, att det är viktigt att man är kvar som en stöttande roll, inte bara lämnar”.
Samverkansaspekten är i högsta grad närvarande och eftersom den agerar både syfte och arbetsmetod för att uppnå projektmålen. Som tidigare nämnts framhålls samarbetet mellan förskola och bibliotek som ett av resultaten av projektet och som det tydligaste exemplet på vad som lever kvar i verksamheterna idag. Denna studie undersöker, som tidigare poängterats, endast samarbetet ur en vinkel vilket försvårar en helhetsbild. I intervjuerna med
informanterna på Kulturrådet bekräftas synen på att samverkan framhålls påverka hållbara projektresultat positivt. Detta utvecklas av en projektfinansiär med att samverkan ofta bidrar till att saker görs grundligt och att man inom projektet behöver vara tydlig med vad man vill uppnå och vart man är på väg. Hon utvecklar vidare att samverkan också bidrar till att
23
projektet blir större och mer synligt, något som också enligt Shediac-Rizkallah och Bones (1998) ökar chanserna för hållbara resultat. En av projektfinansiärerna säger:
Professionssamarbete leder till nåt gott eftersom att båda grupperna får mer kunskap, sen kan man ju få ökad förankring på styrande nivå eftersom det blir tydligare för beslutsfattare med stora projekt, många små lägger de aldrig märke till.
Samarbete och reell samverkan och samhandling problematiseras dock av Öhman Sandberg (2014) och beskrivs som svårt, något som kanske försvåras av att det rör olika
politikområden, kultur och utbildning. Just i år har samarbetena (i Give me five 2) försvårats av pandemin men generellt vittnar majoriteten av informanterna om att det även frånsett pandemin minskat efter de externfinansierade åren. En av bibliotekarieinformanterna
uttrycker att samarbetet var bättre under projektets första år och att det nog kunde härledas till att mer tid lades då på besök och samplanering. Samma informant uttrycker att dialogen med förskolorna idag skulle kunna förbättras. Då skulle gemensamma mål (för Give me five 2) kunna formuleras för att förtydliga att projektaktiviteterna kan ingå i stora delar av
verksamheten snarare än att konkurrera med andra mål.
Give me five uttrycks, av en av projektägarna, ha varit ganska bibliotekspräglat, något som kan vara viktigt att bära med sig om en vill starta det på nytt eller utveckla något liknande är att fundera kring jämlikheten mellan samverkansparter. Gällande samverkan med andra professioner utvecklar en av projektfinansiärerna att:
Vi inte kan räkna med att andra yrkesgrupper vet vad vi gör, vi måste läsa varandras styrdokument, att skapa förståelse för varandras uppdrag.
Redan i redovisningen efter projektets första år (KUR, 2d) konstaterades det att samarbetet försvårades av att förskolan inte ansåg sig ha tid. Att på nytt involvera förskolan och de bibliotekarier som tillkommit efter 2013 genom att bjuda in till dialog skulle potentiellt kunna öka jämlikheten och engagemanget i samverkan och nå mer samhandling samt motivation för förskolan att delta. Samhandling förutsätter samsyn och att börja med att uppmuntra till att läsa varandras styrdokument skulle nog ytterligare förstärka att de jobbar mot samma mål (och målgrupp) och undvika att projektet blir för bibliotekspräglat och något förskolan inte anser sig ha tid att prioritera. Förskolans nya läroplan som tillkommit efter projektets avslut innehåller många formuleringar som stämmer väl överens med biblioteksplanerna och
bibliotekslagen och skulle kunna öka motivationen hos förskollärarna att utveckla samarbetet i Give me five 2. I förskolans läroplan uttrycks till exempel att barn ska ges förutsättningar att utveckla intresse för berättelser och bilder samt sin förmåga att tolka, ifrågasätta och samtala
24
om dessa (Skolverket, Lpfö-18, 14). Det står också att barnen i förskolan ska erbjudas en stimulerande miljö där de får förutsättningar att utveckla sitt språk genom att lyssna till högläsning och samtala om litteratur (Skolverket, Lpfö-18, 8).
Att projektmål-/verksamhet uppfattas fördelaktigt, överensstämmer med uppdrag och är möjligt att modifiera
Aspekter kring hur projektmål- och verksamhet uppfattas fördelaktigt, är möjliga att modifiera och hur de överensstämmer med uppdrag har på grund av kontexten kring
fallprojektet sammanfogats till en gemensam faktor. Efter samverkansaspekten kan den antas ha haft störst inverkan på projekthållbarheten av Give me five. Modifiering här avses dels under pågående projekt och dels över tid efter att externfinansiering slutat. Det avser både modifiering av mål och modifiering av verksamhet och strategier för att passa lokala förutsättningar och för att möta förändrade behov över tid.
Vad gäller de olika organisationernas uppdrag har biblioteken sina biblioteksplaner och bibliotekslagen att förhålla sig till; förskolan har sin läroplan, men de har delvis samma målgrupp och delvis överlappande uppdrag. Ett gemensamt och överbryggande uppdrag är FN:s konvention om barnets rättigheter. Informanterna är eniga om att projektets syfte, mål och arbetssätt smälter bra in i verksamheten och med det övergripande uppdraget i
organisationen. När projektet passar väl in i organisationen och målen stämmer överens med organisationens uppdrag gynnas förutsättningarna för hållbarhet menar Schreirer (2005, 345).
Projektmål- och verksamhet ligger i linje med delar av uppdraget i biblioteksplan och
bibliotekslag men täcker förstås inte hela uppdraget så precis som en informant nämner är det nog att rekommendera att kartlägga vilka i målgruppen som nås av projektaktiviteterna och vilka som inte nås.
Bibliotekarierna i studien uttrycker samstämmigt att de uppfattar fördelar med projektverksamheten och att detta motiverar dem till att arbeta vidare med
projektaktiviteterna. När projektdeltagarna uppfattar fördelar med projektmål- och verksamhet ökar chanserna för hållbara projektresultat (Schreirer, 2005, 340) och det kan antas att så varit fallet i projektet för fallstudien. ”Det var en bra verksamhet, vi hade fått målgruppen till biblioteket och den ville vi ju inte släppa”, uttrycker en av bibliotekarierna som menar att de upplevda fördelarna är en av de största anledningarna till att hon fortsätter att arbeta på sättet som projektet inlett. En annan utvecklar ett resonemang om hur hon upplever fördelar för sin yrkesroll genom att arbeta på det sätt som projektet initierat och genom att möta
25
förskolepersonalen. Den fördjupade kontakten med förskolepersonalen är något som lyfts av majoriteten av informanterna som en upplevd fördel, även den uppenbara fördelen att få tillgång till målgruppen för att underlätta för uppdraget i biblioteksplanen i enlighet med bibliotekslagen. Andra fördelar nämns av de av informanterna som har kombinerade tjänster som folk- och skolbibliotekarier. När femåringarna blivit sex år och börjar skolan ses det som en fördel att de delar en gemensam upplevelse och redan har en positiv erfarenhet samt en relation till biblioteket och bibliotekarien.
Att Give me five var möjligt att modifiera är något som bekräftas av samtliga projektägare och bibliotekarier i studien. Informanter på projektägarnivå beskriver att de i planeringen avsåg att göra det möjligt att modifiera både över tid och till lokala förutsättningar och att projektet skulle leda till hållbara strukturer som inte var mekaniska eller bygger på
personer. ”En del gjorde mer, andra mindre” tillägger en informant i projektägarposition. En av bibliotekarierna uttrycker att hon idag, i Give me five 2, ”gör det jag kan utifrån vad som är praktiskt möjligt” och att längden är något som modifierats från Give me five till det nuvarande Give me five 2. Flera av informanterna menar att modifieringsmöjligheterna varit avgörande eftersom att olika närbibliotek har olika förutsättningar, dels logistiskt med avstånd till förskolorna, dels hur många förskolor en har i sitt upptagningsområde. Det uttrycks viktigt också för ”att våga vara med, att man kan göra mindre och att det är ok”.
Modifieringsmöjligheterna konstateras alltså stora och det anses ha bidragit positivt till möjligheten att implementera det i den löpande verksamheten och således också påverka hållbarheten positivt. Jag anser dock att projekts modifieringsgrad inte är oproblematisk. Om projektet modifieras till den grad att det framstår som flera separata projekt som inte liknar varandra, kan de många små projekten få svårt att kommunicera och samverka sinsemellan för att göra gemensam handling. Det blir också svårare att se helheten och paraplymässigt ha den överblick som krävs för att utvärdera på regional nivå. Stora möjligheter till modifiering borde också medföra ett större delegerat ansvar på systematiska analyserande reflektioner med nedtecknade lokala nulägen, mål och lokala utvärderingar.
Att en ”mästare” var/är närvarande
Ett organisatoriskt stort projekt som innehåller samverkan och stora modifieringsmöjligheter ställer höga krav på samordning både för det pågående arbetet och dessa potentiellt långsiktigt hållbara resultat. Lodl och Stevens (2002) poängterar att det för projekthållbarheten är viktigt att någon är ansvarig för samordning. Schreirer (2005, 339) identifierar vikten av
